Voorstelnummef: Qg» ^Lca*jQ> - o^5 ^ E E R H U C5 O W
Agendanr. Voorstelnr. Onderwerp
A A R D
: 12 Ow<>\ : 2009-053 <J : Raadsinformatiesysteem; over te gaan tot het structureel uitzenden van raadsvergaderingen via internet
Aan de Raad, Heerhugowaard, 28 april 2009
Beknopt voorstel In de raadsvergadering van 22 april 2008 heeft de raad besloten bij wijze van proef 4 raadsvergaderingen uit te zenden via internet in 2008. Na afronding van deze proef heeft er een evaluatie plaatsgevonden. De weerslag van deze evaluatie is besproken in het Raadsconvent van 10 februari 2009, met als uitkomst het verzoek om een voorstel aan de raad voor te leggen om structureel over te gaan tot het uitzenden van raadsvergaderingen via internet en het daarnaast mogelijk te maken dat trouwerijen op dvd gezet kunnen worden. Het live uitzenden van raadsvergaderingen is een vorm van dienstverlening aan onze inwoners. Voor onze totale dienstverlening is het uitgangspunt: multichannel (de keus is aan de burger hoe hij of zij diensten wil afnemen van de gemeente (telefonisch, schriftelijk, per mail, via het invullen van een elektronisch formulier of persoonlijk d.m.v. een bezoek aan het gemeentehuis). Dit is een belangrijke overweging om u voor te stellen over te gaan tot het structureel uitzenden van raadsvergaderingen via internet en het daarnaast mogelijk te maken dat trouwerijen op dvd gezet kunnen worden. De hieraan verbonden kosten bedragen in totaal structureel 45.000 euro per jaar. Als volgt opgebouwd: 20.000 voor leasen HD camerasysteem in raadszaal en trouwzaal, 20.000 euro voor contract met leverancier voor het daadwerkelijk uitzenden en circa 5.000 euro loonkosten voor technische ondersteuning tijdens de uitzendingen. Voorgesteld wordt de daarvoor benodigde dekking te betrekken bij de integrale afweging i.h.k.v. de voorjaarsnota 2009. Opzet nota In deze nota zal achtereenvolgens ingegaan worden op: de aanleiding; - de centrale onderzoeksvraag bij de evaluatie; de metingen naar het aantal burgers die de proefuitzendingen live hebben gevolgd op internet en de metingen ten aanzien van het gebruik van de archieffunctie op de website; de uitkomsten van de enquete onder de kijkers naar de raadsvergaderingen via internet; - de uitkomsten van de enquete onder raads- en collegeleden; de communicatie random de proef; de technische aspecten; de kosten van de proef; de conclusies; - het voorstel. Aanleiding In de raadsvergadering van 13 november 2007 heeft de raad een motie aangenomen om te komen tot een pilot uitzenden van raadsvergaderingen via internet. In het raadsconvent van 4 december 2007 is de nadere precisering van de opdracht van de raad aan de orde geweest a.d.h.v. een drietal opties, t.w.: 1. pilot van 4 x uitzenden raadsvergaderingen op internet als proef zonder verder vervolg; 2. pilot plus daama startnotitie hoe verder; 3. ontwikkelen lange termijn visie op Raadsinformatiesysteem (RIS) met korte termijn doelen.
?
Na overleg binnen de fracties hebben de fractievoorzitters in het Raadsconvent van 8 januari 2008 in meerderheid aangegeven te kiezen voor optie 1. In de raadsvergadering van 22 april 2008 heeft de raad vervolgens besloten te kiezen voor optie 1, t.w.: • 4 x uitzenden raadsvergaderingen via internet. Het betreft de volgende raadsvergaderingen: 27 mei 2008, 26 juni 2008 (behandeling voorjaarsnota 2008), 23 September 2008 en 6 november 2008 (begrotingsraad). kosten 20.000,- euro, eenmalig te dekken uit het onderzoeksbudget 2008 van de raad; doel: gewoon even uitproberen hoe het bevalt; onderliggende vragen voor de evaluatie van de proef: werkt de techniek? be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? hoeveel mensen kijken er naar (live en op een ander tijdstip via archieffunctie) en wat vinden ze er van? Daamaast is in de raadsvergadering van 22 april 2008 een amendement (D) unaniem aangenomen door de raad met de volgende strekking: Tijdens de pilot wordt na elke uitzending aan de inwoners uit Heerhugowaard gevraagd een kort vragenlijstje te beantwoorden. Inhoudelijk geeft deze enquete ons inzicht over onder andere: 1. de bevindingen over het audio/visueel archief en de indexehng daarbij; 2. is de techniek laagdrempelig om uitzendingen te kunnen volgen; 3. is deze techniek additiefop de huidige mogelijkheden om politieke afwegingen te kunnen inzien; 4. is het additieften opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging; 5. het kunnen bepalen wat de minimale eisen met betrekking tot beeld en geluid moeten zijn om te voldoen aan de verwachtingen van de inwoners. Toelichtinq op amendement Met deze proef willen wij inzicht krijgen of het archiveren en uitzenden van raadsvergaderingen een grotere politieke betrokkenheid bevordert bij de inwoners van Heerhugowaard. De ervaringen in het land met het uitzenden van raadsvergaderingen via internet zijn nog niet voldoende onderzocht. Eris nog geen "do en don'f'-lijstje voor het toepassen van deze techniek. Voortzetten van het uitzenden van raadsvergaderingen via internet is afhankelijk van de ervaringen van deze pilot met vier uitzendingen. Het instellen van een enquete is daarom een noodzakelijk meetinstrument. Gedaan in de openbare raadsvergadering van 22 april 2008. Getekend door de fracties VVD, GroenLinks, HOP en PvdA De centrale onderzoeksvraag De bedoeling van de proef met het live uitzenden van een viertal raadsvergaderingen via internet is inzicht te krijgen in welke mate het uitzenden en digitaal archiveren een grotere politieke betrokkenheid bevordert bij de inwoners van Heerhugowaard. Om dit inzicht te verkrijgen zijn gedurende het afgelopen jaar metingen verricht naar het aantal personen dat live de proefuitzendingen heeft gevolgd. Daarnaast zijn metingen verricht naar de mate waarin gebruik gemaakt is van de mogelijkheid om na de raadsvergaderingen per agendapunt te kijken op "raad in beeld", met daarbij de mogelijkheid om de onderlinge documenten direct te raadplegen. Daarnaast is er een enquete gehouden onder de kijkers naar de raadsvergaderingen en is er een enquete gehouden onder raads- en collegeleden. De metingen Er zijn gedurende de proef in 2008 metingen verricht naar het aantal personen dat live de uitzendingen heeft gevolgd en naar de mogelijkheid om achteraf via de archieffunctie op "raad in beeld" per agendapunt de uitgezonden raadsvergaderingen te bekijken en desgewenst de onderliggende documenten te bekijken. Hierover zijn een viertal rapportages gemaakt (na elke live uitzending een) die u bijgaand aantreft als bijlagen a t/m d.
Wat valt op in de rapportages? Het aantal malen dat live de uitgezonden raadsvergaderingen is bekeken geeft het volgende beeld: Raadsvergadering op: 27 mei 2008 26 juni 2008 (Algemene beschouwingen) 23 September 2008 (voortgezet op 24 September 2008 6 november 2008 (Begrotingsraad)
Aantal malen live bekeken *): 367 269 183 172
*) betreft netto aantal keren dat door externen is gekeken. Het kan dat een en dezelfde persoon meerdere keren live heeft gekeken tijdens live uitzendingen. Alleen van de eerste uitzending zijn gegevens bekend op niveau IP-adres, t.w. 150.
Uit de gegevens op de bijlagen at/md komt naar voren dat het aantal keren dat de archieffunctie is geraadpleegd een veelvoud is van het aantal live kijkers. Met name het "spreekrecht burgers" scoort hoog bij het bekijken van de raadsagendapunten via de archieffunctie, met een gemiddelde van 1195 keer. Daarnaast blijkt uit bijgaande statistieken dat het raadplegen van de onderliggende documenten bij het bekijken van de agendapunten via de archieffunctie in beperkte mate plaatsvindt, alleen de aanbiedingsnota algemene beschouwingen springt daar duidelijk bovenuit, met 930 raadplegingen. Voor het raadplegen van de overige documenten komt de score niet boven de 105 uit. De enquete onder de kijkers naar de live uitzendingen van raadsvergaderingen Via een pop up scherm zijn aan de kijkers naar raadsuitzendingen de volgende drie vragen voorgelegd: 1. Heeft u de link naar de uitzending en de bijbehorende informatie zoals agenda, onderliggende stukken etc. makkelijk kunnen vinden? 2. Geeft de mogelijkheid om de raadsvergaderingen via internet te bekijken u een beter beeld van waar de gemeenteraad mee bezig is? 3. Zou u vaker een raadsvergadering willen bekijken via internet (live) of op een ander tijdstip via het archief). Doel van deze vragen is inzicht te verkrijgen in: het gebruikersgemak; hoe de toegankelijkheid van de informatie wordt ervaren door de inwoners; - inzicht te krijgen in welke mate het uitzenden en digitaal archiveren een grotere politieke betrokkenheid bevordert bij de inwoners. In totaal heeft de digitale enquete 74 readies opgeleverd. Voor de vier live uitgezonden raadsvergaderingen tezamen was de uitslag als volgt:
Vragen
Aantal reacties
Ja
Nee
Vraag 1
74
86%
14%
Vraag 2
74
91 %
9%
Vraag 3
74
89%
11%
Wat valt op? Hoewel de response aan de magere kant is zijn degenen die wel de enquete hebben ingevuld in overwegende mate positief. De toegankelijkheid en het gebruikersgemak worden in overwegende mate als goed ervaren. Het live uitzenden van raadsvergaderingen geeft de kijker een beter beeld waar de gemeenteraad mee bezig is en het nodigt uit om opnieuw te kijken.
De uitkomsten van de enquete onder de raadsleden en colleqeleden Na afloop van de vier proefuitzendingen is er een enquete onder de raadsleden en collegeleden uitgezet met de volgende vragen: Hoe heeft u de aanwezigheid van camera's ervaren? Hoe heeft u de projectie van de raadsvergaderingen op het scherm ervaren? Heeft het opnemen en uitzenden van de raadsvergaderingen invloed gehad op uw gedrag tijdens de vergadering? Heeft u zelf de archieffunctie van de opgenomen raadsvergaderingen nog geraadpleegd? Doel van deze vragen is inzicht te verkrijgen in: - of de aanwezigheid van camera's de sfeer en werkwijze van de raad be'invloedt; - of het in beeld en geluid vastleggen van raadsvergaderingen additief is ten opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging. In totaal heeft de enquete 15 readies opgeleverd. De uitslag van de enquete onder raads- en collegeleden ziet er als volgt uit: Plezierig
Neutraal
Hoe heeft u de aanwezigheid van camera's ervaren?
27%
73%
Hoe heeft u de projectie van de raadsvergadering op het scherm ervaren.
20%
73%
Ja, positief Heeft het opnemen en uitzenden van de raadsvergadering invloed gehad op uw gedrag tijdens de vergadering?
13%
Nee Heeft u zelf de archieffunctie van de opgenomen raadsvergadering nog geraadpleegd?
33%
Ja, negatief 7%
Storend
7% Nee 80%
Een keer
Meerdere keren
40%
27%
Watvaltop? Bijna de helft van de raadsleden heeft de enquete ingevuld. Voldoende om een beeld te vormen. De aanwezigheid van camera's wordt niet als vervelend ervaren. De projectie van raadsvergaderingen op het scherm wordt in overwegende mate niet als storend ervaren. Het opnemen en uitzenden van raadsvergaderingen heeft volgens 80% van de respondenten geen invloed gehad op hun gedrag. In 7 % van de gevallen was de invloed positief. Genoemd zijn als positieve effecten: beter letten op je houding en langzamer praten. Een ruime meerderheid van de respondenten heeft een of meerdere keren de archieffunctie geraadpleegd. Gelet op de score van 33% (niet geraadpleegd) en 40% (een keer geraadpleegd) lijkt het er (nog) niet op dat het vastleggen in beeld en geluid als additief wordt gezien ten opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging.
De communicatie rondom de proef Voorafgaande aan de proef is er een persbericht verzonden en voorafgaande aan de Begrotingsraad is er opnieuw een persbericht verzonden. Daarnaast is voorafgaande aan de proef en tijdens de proef, voorafgaande aan de uitzendingen, in het Stadsnieuws aandacht besteedt aan het via internet live uitzenden van de raadsvergadering. Tot slot is er voor elke raadsvergadering die onderdeel uitmaakte van de proef een bericht geplaatst op de gemeentelijke website en op intranet. Technische aspecten m.b.t. de proef De proef had tevens als doel om de techniek te testen. Van de vier proefuitzendingen waren er bij twee uitzendingen problemen van technische aard. Niet altijd werd de juiste naam van het raadslid dat in beeld was automatisch in de ondertiteling vermeld. Bij een paar uitzendingen moest dit ter plekke handmatig worden gecorrigeerd. Bij de uitzending op 23 September 2008 werkte alleen de hoofdcamera. Het automische inzoomen op de spreker lukte die avond niet, met als gevolg een "statische" uitzending. Bij de voortzetting van de raadsvergadering van 23 September op 24 September 2008 was dit probleem met technische hulp ter plekke opgelost. Naast bovengenoemde incidentele problemen hebben zich voor het overige geen noemenswaardige technische problemen voorgedaan. Het uitzenden van de raadsvergaderingen via de website van de leverancier, het plaatsen van de onderliggende documenten op de website van de leverancier, het doorschakelen van onze gemeentelijke website naar de website van de leverancier leverde geen problemen op. Daarnaast was altijd vrijwel direct na de raadsvergadering de archieffunctie beschikbaar, waardoor de net uitgezonden raadsvergadering direct per agendapunt was te raadplegen. De beeldkwaliteit van het relatief kleine scherm op de computer was goed. Op groot scherm gezet was het beeld erg korrelig. Dit was voorafgaande aan de proef reeds bekend. De geluidskwaliteit was goed. Wat de proef heeft geleerd is dat technische assistentie in de raadszaal onontbeerlijk is tijdens de uitzending, om direct ter plekke te kunnen corrigeren als er iets mis gaat met de techniek of als er iets fout gaat met de ondertiteling. De kosten van de proef Voor de proef is door de raad een budget van €. 20.000,- euro ter beschikking gesteld. Voor de proef is een programma van eisen opgesteld. Op grand van dit programma van eisen is offerte gevraagd aan drie leveranciers. De offerte van GemeenteOplossingen.nl voldeed het beste aan het programma van eisen en was fmancieel de voordeligste. Door GemeenteOplossingen.nl is aan ons een korting verleend van 25% op de vaste kosten van de proef. De totale kosten van de proef zijn uitgekomen op€. 12.686,59 (inclusief BTW). Conclusies Aan de proef lagen de volgende vragen ten grondslag: 1. werkt de techniek? 2. be'invloeden camera's sfeer en werkwijze raad? 3. hoeveel mensen kijken er naar (live en op ander tijdstip via de archieffunctie) en wat vinden ze ervan? 4. wat zijn de bevindingen over het audio/visueel archief en de indexering daarbij? 5. is de techniek laagdrempelig om uitzendingen te kunnen volgen? 6. is deze techniek additief op de huidige mogelijkheden om politieke afwegingen te kunnen inzien? 7. is het additief ten opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging? 8. geeft de proef inzicht om te kunnen bepalen wat de minimale eisen met betrekking tot beeld en geluid moeten zijn om te voldoen aan de verwachtingen van de inwoners?
Tot slot de kernvraaq: bevordert het live uitzenden van raadsvergaderingen via internet en het digitaal kunnen raadplegen in beeld en geluid van gehouden raadsvergaderingen op de website de politieke betrokkenheid van inwoners van Heerhugowaard? Onderstaand zal worden in gegaan op de antwoorden 1. Werktde techniek? Geconcludeerd kan worden dat de techniek in hoge mate betrouwbaar is, maar dat er incidenteel iets mis kan gaan. Wat de proef ons heeft geleerd is dat technische assistentie in de raadszaal onontbeerlijk is tijdens de uitzending om direct ter plekke te kunnen corrigeren als er iets mis gaat met de techniek of als er iets tout gaat met de ondertiteHng. 2. Bei'nvloeden camera's sfeeren werkwijze raad? Uit de gehouden enquete onder raadsleden en collegeleden kan geconcludeerd worden dat de aanwezigheid van camera's in overwegende mate geen invloed heeft gehad op de sfeer en de werkwijze van de raad. 3. Hoeveel mensen kijken er naar (live en op ander tijdstip via de archieffunctie) en wat vinden ze ervan? Uit de metingen is naar voren gekomen dat er gemiddeld per uitzending 248 keer live gekeken is. Hierbij dient wel te worden aangetekend dat het kan zijn dat een en dezelfde persoon meerdere keren live heeft gekeken tijdens het uitzenden van de raadsvergadering (uitleg: het steeds opnieuw aanklikken van de website via hetzelfde IP adres). Neemt niet weg dat er door meer personen live via internet is gekeken naar de uitgezonden raadsvergaderingen, dan dat er gemiddeld inwoners aanwezig zijn bij raadsvergaderingen. Uit de metingen (zie bijlagen a t/m d) komt naar voren dat het aantal keren dat de archieffunctie is geraadpleegd een veelvoud is van het aantal live kijkers. Met name het "spreekrecht burgers" scoort hoog bij het bekijken van de raadsagendapunten via de archieffunctie, met een gemiddelde van 1195 keer. 4. Wat zijn de bevindingen over het audioA/isueel archiefen de indexering daarbij? Uit de gehouden enquetes en uit de uitkomsten van de metingen kan met enige voorzichtigheid de conclusie worden getrokken dat de archieffunctie en de daarbij gehanteerde indexering in een behoefte voorzien. 5. Is de techniek laagdrempelig om uitzendingen te kunnen volgen? Deze vraag kan bevestigend worden beantwoord. 86% van de kijkers die de enquete hebben ingevuld op de website via een pop up scherm geven aan dat ze de uitzending en de bijbehorende informatie zoals agenda, onderliggende stukken etc. makkelijk hebben kunnen vinden. 6. Is deze techniek additiefop de huidige mogelijkheden om politieke afwegingen te kunnen inzien? Als gekeken wordt naar de archieffunctie van de uitgezonden raadsvergaderingen kan deze vraag bevestigend beantwoord worden. Het past bij de dienstverleningsfilosofie van de gemeentelijke overheid. Net als voor de diensten en producten van de gemeentelijke overheid kan de burger zelf de keuze maken hoe hij of zij informatie vergaart of een product of dienst afneemt van de gemeente. Voor de raadsvergadering heeft de inwoner dan de volgende keuzes; zelf aanwezig zijn bij de raadsvergadering, het live volgen van de raadsvergadering via de website, het raadplegen van de digitale archieffunctie (bekijken van de raadsvergadering per agendapunt met de mogelijkheid om de onderliggende documenten digitaal te raadplegen) of de schriftelijke agenda, stukken en notulen te lezen. 7. Is het additieften opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging? Zie het hiervoor gestelde bij "6" ten aanzien van de inwoners van Heerhugowaard. Uit de gehouden enquete onder raadsleden en collegeleden komt naar voren dat door raads- en collegeleden beperkt gebruik is gemaakt van de archieffunctie. Gelet op de score van 33% (niet geraadpleegd) en 40% (een keer geraadpleegd) lijkt het er (nog) niet op dat het vastleggen in beeld en geluid als additief wordt gezien ten opzichte van de huidige schriftelijke verslaglegging.
8. Gee/? de proefinzicht om te kunnen bepalen wat de minimale eisen met betrekking tot beeld en geluid moeten zijn om te voldoen aan de verwachtingen van de inwoners? De proef heeft t.a.v. beeld en geluid voldaan aan het programma van eisen. De proef heeft geen aanvullende eisen opgeleverd op dit punt. De beeldkwaliteit van het relatief kleine scherm op de computer was goed. Op groot scherm gezet was het beeld erg korrelig. Dit was voorafgaande aan de proef reeds bekend. De techniek m.b.t. de beeldkwaliteit is nog erg in ontwikkeling bij de leveranciers van het live via internet uitzenden van raadsvergaderingen. De verwachting binnen de markt is dat binnen afzienbare tijd een betere beeldkwaliteit kan worden geleverd op een groter scherm op de computer bij de eindgebruiker. De geluidskwaliteit van de uitzendingen leverde geen problemen op en was goed. Tot slot de kernvraag: bevordert het live uitzenden van raadsvergaderingen via internet en het digitaal kunnen raadplegen in beeld en geluid van gehouden raadsvergaderingen op de website de politieke betrokkenheid van inwoners van Heerhugowaard? Uit de gehouden enquete op de website onder de kijkers komt naar voren dat 91% van de respondenten aangeeft dat de mogelijkheid om de raadsvergaderingen via internet te bekijken hun een beter beeld geeft waar de raad mee bezig is. Daarnaast geeft 89% van de respondenten aan vaker een raadsvergadering via internet te willen gaan bekijken, live of op een ander tijdstip via het digitale archief. Hieruit kan worden afgeleid dat het live uitzenden van raadsvergaderingen via internet met daaraan gekoppeld de mogelijkheid om achteraf de raadsvergadering per agendapunt te bekijken via de archieffunctie een bijdrage kan leveren aan het vergroten van de politieke betrokkenheid bij de inwoners van Heerhugowaard. Voorstel Het live uitzenden van raadsvergaderingen is een vorm van dienstverlening aan onze inwoners. Voor onze totale dienstverlening is het uitgangspunt: multichannel (de keus is aan de burger hoe hij of zij diensten wil afnemen van de gemeente (telefonisch, schriftelijk, per mail, via het invullen van een elektronisch formulier of persoonlijk d.m.v. een bezoek aan het gemeentehuis). Dit is een belangrijke overweging om u voor te stellen over te gaan tot het structureel uitzenden van raadsvergaderingen via internet en het daarnaast mogelijk te maken dat trouwerijen op dvd gezet kunnen worden. De hieraan verbonden kosten bedragen in totaal structureel 45.000 euro per jaar. Als volgt opgebouwd: 20.000 voor leasen HD camerasysteem in raadszaal en trouwzaal, 20.000 euro voor contract met leverancier voor het daadwerkelijk uitzenden en circa 5.000 euro loonkosten voor technische ondersteuning tijdens de uitzendingen. Voorgesteld wordt de daarvoor benodigde dekking te betrekken bij de integrale afweging i.h.k.v. de voorjaarsnota 2009.
Advies commissie, Middelen d.d.11 mgf 2009: Bespreekstuk
H E E R H U G O
W
A A R D
Nr. 2009-053
de Raad van de gemeente Heerhugowaard; gelezen hetvoorstel van d.d. 28 april 2009; gelet op het raadsbesluit van 22 april 2008 met voorstelnummer 2008-041; gelet op het verzoek van het Raadsconvent d.d. 10 februari 2009;
besl u i t over te gaan tot het structureel uitzenden van raadsvergaderingen via internet en het daamaast mogelijk te maken dat trouwerijen op dvd gezet kunnen worden en hiervoor structureel 45.000,- euro per jaar beschikbaar te stellen en de daarvoor benodigde dekking te betrekken bij de integrate afweging i.h.k.v. de voorjaarsnota 2009.
Heerhugowaard, 26 mei 2009 De Raad voomoemd,
