DRAAIBOEK WIJKFEEST STAD VILVOORDE

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

DRAAIBOEK WIJKFEEST STAD VILVOORDE Hieronder vind je de handleiding voor de organisatie van een evenement dat plaatsvindt in je wijk. Er kunnen muziek-, dans,- en theateroptredens plaatsvinden met drank- en eetmogelijkheden. Vergeet echter de veiligheid niet uit het oog! Dit draaiboek moet je op de juiste weg zetten naar een geslaagd evenement. Bovendien kan je steeds bij de wijkmanager van jouw wijk terecht voor bijkomende vragen. Op het einde van dit document vind je bovendien een lijst met adressen en contactgegevens van de organisaties, verenigingen en (stads)diensten die in deze gids werden vermeld. Daarnaast kan je met behulp van een handige checklist de organisatie van het evenement nauwgezet opvolgen.

6 maanden of meer vooraf Het programma Wat wil je programmeren: theater, straattheater, muziek, dans, cabaret? Je vindt ze in allerlei soorten en budgetten, van plaatselijk talent tot professionelen. De deejay, het orkest of de artiesten moeten tijdig gecontacteerd worden, vooral als het gaat om veelgevraagde mensen. Zorg dat je een contract hebt waarin staat om wie het gaat, waar en wanneer de activiteit zal plaatsvinden, hoelang ze zal duren en hoeveel ze zal kosten. Voor deejays moet je na een bepaald uur vaak meer betalen, hou hiermee rekening. Sinds 1 januari 1991 zijn alle buitenlandse artiesten onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing. Dit wil zeggen dat bij het boeken van buitenlandse artiesten boven op de uitkoopsom nog bedrijfsvoorheffing dient betaald te worden. Dit percentage is afhankelijk van het land van herkomst. De regeling geldt eveneens voor een liefdadigheidsoptreden. Elk optreden dient dus gemeld te worden. Meldingsfiches zijn steeds te verkrijgen op de dienst Cultuur. •

Plaatselijk of semi-professioneel talent: je bereikt publiek uit eigen buurt en hebt minder budget nodig. Info en adressen: het cultuurcentrum of wijkcentrum, de stedelijke jeugddiensten, muziekacademies, Poppunt Vlaanderen en natuurlijk mensen uit de buurt zelf.

•

Professionele groepen: je bereikt een breder publiek, het vraagt meer budget. Info en adressen: bij de de dienst Cultuur, Poppunt Vlaanderen, in de Gids voor Muzikanten, Artiesten en Spektakel (GMAS), …

Op de website van de Stad Vilvoorde vind je een overzicht van de Vilvoordse verenigingen en hun contactgegevens. 1 Het doelpubliek Welk publiek wil je bereiken (jongeren, senioren, bewoners uit een straat)? Ga na of er in de wijk voldoende interesse bestaat. De locatie De locatie is belangrijk voor de sfeer en de opkomst van je wijkfeest. Denk eraan dat je voor elk evenement op de openbare weg een toelating moet aanvragen (zie verder onder de hoofding 'Toelatingen'). Zoek uit of er voldoende parkeermogelijkheden zijn. Bekijk of de locatie goed bereikbaar is (bus, fiets, auto, pendeldienst). Je kan een onderscheid maken tussen de volgende mogelijkheden: 1. Openluchtmanifestaties / Tenten 1

http://www.vilvoorde.be/asp/news/vrije_tijd_verenigingen.asp

Pagina 1

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

Wanneer je een buitenactiviteit organiseert, dien je met volgende zaken rekening te houden: - een geschikte locatie zoeken; - toestemming voor openluchtactiviteiten vragen aan het stadsbestuur minimum 30 dagen vooraf (voor een vlotte afhandeling minimum 60 dagen vooraf); - reserveren van podia, toiletten,…; - huren van een tent (contract nalezen op bepaalde voorwaarden); - brandweer contacteren om de brandveiligheid van de tent na te gaan; - een tent mag maximaal twee maal per jaar op hetzelfde stuk grond staan; - activiteiten in een tent moeten 1 maand vooraf gemeld worden aan het stadsbestuur. 2. Manifestaties in zalen
Stedelijke zalen: De stad beschikt zelf over een aantal zalen. Al naargelang de noden kan je sportinfrastructuur, een polyvalente zaal, een theaterzaal,… huren. Daarnaast zijn er nog een aantal kleinere vergaderzaaltjes en hobbylokaaltjes. Hierover kan je meer info krijgen bij de dienst Cultuur en bij de dienst Sport.
Privé-zalen: In Vilvoorde zijn verschillende privé-zalen. Elke zaaluitbater bepaalt zelf wat hij doet met zijn zaal en aan wie hij de zaal verhuurt. 3. Prioriteitenregeling voor dansactiviteiten in Vilvoorde Onder dansactiviteiten wordt elke dansgelegenheid verstaan (dus ook als je danst na een etentje of dergelijke). In Vilvoorde zijn 3 stedelijke zalen waar dansactiviteiten toegestaan zijn, namelijk CC Het Bolwerk (onbeperkt), CC Faubourg en het Ruiterijcomplex (12 per jaar en maximum 2 per maand). Dansactiviteiten zijn enkel mogelijk voor Vilvoordse verenigingen. Elke vereniging kan per jaar slechts 2 dansactiviteiten organiseren. Ingeval op 1 juli zou blijken dat voor het lopende kalenderjaar nog geen 12 dansfeesten werden vastgelegd, kunnen de betrokken verenigingen een derde aanvraag indienen. Men kan maximum 1 jaar voor datum een optie nemen voor eender welke activiteit. Zoek vrijwilligers • • •

Coördinator/verantwoordelijke: leidt alles in goede banen en draagt de eindverantwoordelijkheid. Denkers: helpen je bij het organiseren van je wijkfeest (contacten leggen, vergunningen aanvragen) Doeners: helpen bij de opbouw, de dag zelf en de afbraak van je wijkfeest

Budget Hoeveel gaat je feest kosten? Maak een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Hou de bewijsstukken en kasbonnetjes bij. Mogelijke bronnen om aan geld te geraken: • Verenigingen en mensen uit de buurt • Steun van de overheid, meer informatie over subsidies kan je verkrijgen bij de wijkmanager van jouw wijk. • Sponsoring door de plaatselijke middenstand • Eventueel een inkomprijs vragen Aanvragen en toelatingen Breng deze op tijd in orde, anders loop je het risico dat je wijkfeest niet door kan gaan. Voor manifestaties in openlucht dien je steeds 30 dagen voor de activiteit een toelating te vragen aan het stadsbestuur. Activiteiten in gesloten ruimten dienen ten minste 30 dagen vooraf gemeld te worden aan het stadsbestuur. Een meldingsformulier kan je verkrijgen op de dienst Cultuur en de dienst Jeugd.

Pagina 2

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

Ook voor het afsluiten van een straat, het laten gelden van een tijdelijk parkeerverbod of voor het plaatsen van een tent moet je toelating vragen. Vermeld bij deze aanvraag de aard van het evenement, locatie, datum, uur, tijdsbepaling opbouw en afbraak. Voor het schenken van drank heb je ook een vergunning nodig: • Tapvergunning voor gegiste dranken (bier en wijn) is afgeschaft • Vergunning voor sterke dranken: kost 12 € per 24 uur Je hebt een vergunning nodig wanneer je etenswaren verkoopt. Vrijgesteld hiervan is het (eenmalig) jaarfeest van je vereniging. De meeste zalen die je huurt (met keuken) zullen hierover zelf beschikken.. Wat de Verzekeringen betreft ga je best na bij je makelaar welke polis je moet afsluiten. In Vilvoorde is er geen sluitingsuur. Er is wel een maximum toegelaten muziekuur vastgesteld. Dit wil zeggen dat je geen muziek kan maken voor 9 uur en na 1uur. Dit laatste uur wordt verschoven tot 3uur ’s morgens in de nacht van vrijdag op zaterdag, van zaterdag op zondag, van zondag op maandag, op wettelijke feestdagen, op de vooravond van wettelijke feestdagen, op carnaval dinsdag en de troostkermis. Steeds onder voorwaarde dat je de buren niet hindert. Omwonenden van een plaats waar een activiteit plaatsvindt, kunnen namelijk klacht indienen voor verstoring van de nachtrust. Om problemen te voorkomen legt het KB van 24/02/1977 een geluidsbeperking op de elektronisch versterkte muziek vast. Videofilms mag je niet zomaar in het openbaar vertonen, hiervoor dien je over een vertoningsvergunning te beschikken. Materiaal verzamelen: Maak eerst een lijst met alles wat je nodig hebt: tenten, kraampjes, podium, vuilbakken, WC, tafels en stoelen, tapinstallatie, drankbonnetjes, inkomkaarten, geluids- en lichtinstallatie (ook wel PA genoemd). De Stad Vilvoorde beschikt over een beperkte uitleendienst voor audiovisueel materiaal zoals een geluidsinstallatie en spots en logistieke materialen zoals podia, dranghekken, tafels, stoelen, vlaggen,… De materialen zijn enkel beschikbaar voor Vilvoordse verenigingen.2 Daarnaast zijn er eveneens heel wat mogelijkheden in de particuliere sector. Probeer ook eens bij andere verenigingen, zij beschikken soms ook over materialen zoals tenten, kookmateriaal,…. Sportmateriaal kan je gratis ontlenen op de uitleendienst van Bloso. Voor het huren van tenten kan je in de privé terecht of bij de uitleendienst voor kampeermateriaal van de Vlaamse Gemeenschap. Bij de uitleendienst van de provincie Vlaams-Brabant vind je onder meer ook een klein aanbod tenten. Zorg ook voor gepaste decoratie. Elke Vilvoordse vereniging kan voor zijn evenement groenversiering aanvragen bij de stad Vilvoorde. Hiervoor dien je een schriftelijke aanvraag te doen. De planten worden geleverd. Meer informatie kan je krijgen bij de dienst Groenvoorziening. Promotie: Een goede promotie doet je evenement al voor een stuk slagen. Een uitgebreid promotieplan is dus zeker geen verloren moeite. Zoek steeds naar aandachtstrekkers en vernieuwende manieren om promotie te maken en begin er minstens 3 maanden op voorhand aan. 2

http://www.vilvoorde.be/asp/vrije_tijd_verenigingen_uitleen.asp

Pagina 3

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

1. Affiches Een affiche moet minimum het volgende vermelden: De plaats, datum, wat, met wie, organisator, toegangsprijs en eventueel de sponsors. Vermeld steeds de verantwoordelijke uitgever. Dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Als er iets fout loopt, dan zal deze verantwoordelijke uitgever worden aangesproken, in tweede instantie de vereniging en in laatste instantie de drukker. Affiches mogen niet gedrukt worden in: - zwart op wit (gereserveerd voor de overheid), - zwart op geel (gereserveerd voor notariële berichten). Affiches moeten een takszegel dragen. Deze zegels zijn te verkrijgen op het postkantoor en kosten 0,02 euro. Affiches groter dan 40x60 cm of affiches die publiciteit bevatten moeten een zegel van 0,04 euro dragen. Deze zegels moeten vernietigd worden d.m.v. een handtekening en de datum van vernietiging. VRIJ VAN ZEGEL zijn affiches voor een activiteit met een liefdadig karakter. Je moet dan vermelden: ‘vrij van zegel, art. 198.7e wetboek der taksen’. Indien je affiche publiciteit van een commerciële sponsor bevat is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is. Affiches kunnen niet zomaar overal aangeplakt worden. Plakken mag in geen geval op etalages, bushokjes of andere privédomeinen. 2. Panelen Om een activiteit bekend te maken kan je niet zomaar reclameborden langs de weg plaatsen. Voor het plaatsen van panelen langs gewestwegen moet je toelating vragen bij de Vlaamse Gemeenschap, administratie Wegen en Verkeer. Voor reclame langs wegen onder Vilvoords bestuur dien je een schriftelijke aanvraag te doen bij de stad Vilvoorde. 3. Geluidswagen Wanneer je reclame wil maken met een geluidswagen, dien je toestemming te vragen aan het stadsbestuur. De wagens mogen rijden van: - 1 oktober tot 31 maart: 8-12u en 14-18u - 1 april tot 30 september: 8-12u en 14-20u - niet op zon- en feestdagen Er dient eveneens een aanvraag bij Sabam te gebeuren. 4. Infoborden

Stad Vilvoorde beschikt over 12 locaties waar grote infoborden (2.44m-0.80m) kunnen opgehangen worden. Meer info kan je krijgen bij de dienst Cultuur. 5. Infozuilen

De stad Vilvoorde beschikt over 4 infozuilen verspreid over het stadscentrum. Elke Vilvoordse vereniging kan hierin zijn affiches kwijt. Je bezorgt gewoon 4 affiches op de dienst Cultuur. De affiches dienen binnen te zijn donderdag vóór 17u. Elke dinsdag worden ze uitgehangen. 6. Weekkalender / weetjes / jeugdkalender / cultuuragenda De diensten Cultuur en Jeugd beschikken over verschillende kanalen waar activiteiten kunnen bekend gemaakt worden. Voor meer informatie hierover kan je terecht op de dienst Cultuur en de dienst Jeugd. Sabam en billijke vergoeding:

Pagina 4

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

Wanneer je bij je activiteit versterkte muziek wil maken dien je hiervoor een toelating aan te vragen bij Sabam. Deze organisatie zorgt ervoor dat artiesten 'auteursrecht' krijgen d.w.z. een financiële vergoeding voor openbare uitvoeringen van hun werk (zowel live als opgenomen). Dit geldt voor muziekstukken maar ook voor theater, beeldende kunst, dans, enz. Je kan de formulieren krijgen bij Sabam of op de dienst Jeugd. Wanneer je niet binnen de 10 dagen voor de activiteit een aanvraag doet moet je 30% meer betalen. Naast de auteursrechten moet er ook betaald worden voor de rechten van de uitvoerende kunstenaars en producenten, dit noemt de billijke vergoeding. Het formulier kan je downloaden op de website van de billijke vergoeding. Deze vergoeding is niet van toepassing op live muziek maar als je vb. een CD opzet tussen live optredens door, moet je hiervoor wel billijke vergoeding betalen. Voor aangifteformulieren, tarieven en informatie bel naar 070 66 00 16. Bezorg uw aanvraag ten laatste een week voor de activiteit. Het adres vind je onderaan dit document. Eten/drank: Voor het publiek: • Drank: vraag aan de brouwer om een tapinstallatie en een toog; bij het schenken van sterke drank, heb je een vergunning nodig (zie boven). • Eten: ofwel zorg je zelf voor alles (materiaal: bakplaten, gasvuren, borden, bestek) en gebeurt de bereiding door vrijwilligers, ofwel besteed je het eten uit aan vb. een hotdogkraam of een frietkraam of aan de plaatselijke middenstand. Maak met hen goede afspraken over de opbrengst. Vergeet ook niet voor vrijwilligers en artiesten eten en drank te voorzien! Veiligheid Als organisator van een evenement (particulier of als vereniging) ben je verantwoordelijk voor het verzekeren van de veiligheid op het evenement. De afwezigheid van incidenten levert een belangrijke bijdrage tot het welslagen van het evenement. Voor het verzekeren van de veiligheid van de bezoekers dien je o.a. aandacht te hebben voor de brandveiligheid, de aanwezigheid van een EHBO-post, geluidsbegrenzing, enz…, maar ook voor het vermijden van overlast, geweld, vandalisme,… verstoring van de openbare rust. Wat de eerste aspecten betreft, kan de organisator verschillende initiatieven nemen. Voor de andere veiligheidsbehoeften kunnen er wel preventieve maatregelen genomen worden, maar als er zich tijdens het evenement ernstige problemen voordoen, zijn de bevoegdheden van de organisator(en) erg beperkt en zijn het de politiediensten die moeten optreden. Hierna volgen een aantal richtlijnen en tips welke je kunnen helpen in het veilige verloop van het evenement. 1. Organisatorische maatregelen Alles begint met een goede voorbereiding. Een goede voorbereiding houdt meer in dan het opstellen van een medewerkerslijst voor de inkom en de tap. Waarop moet er dan gelet worden? Alle medewerkers en derden betrokken bij het evenement (deejay, band,…) dienen de zaal goed te kennen, en dus ook de nooduitgangen. Van primordiaal belang is het maken van goede afspraken met de medewerkers. De medewerkers dienen ook voldoende zichtbaar aanwezig te zijn. Door de medewerkers een uniform te geven (bijvoorbeeld een T-shirt), wordt de herkenbaarheid vergroot. Als organisator ben je niet alleen verantwoordelijk voor de veiligheid in de zaal, maar ook rondom de zaal en op de parking. 2. Veiligheid en security Veiligheid en security is geen onbelangrijk thema voor organisatoren van een evenement. De functies en de privileges van portiers en securitypersoneel zijn niet onbesproken. In 1999 werd een nieuwe wet op de bewakingsondernemingen, beveiligingsondernemingen en interne bewakingsdiensten gestemd.

Pagina 5

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

De wet omschrijft persoonscontrole als “het toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op voor het publiek toegankelijke plaatsen”. Het betreft hier een brede waaier van activiteiten en omhelst ondermeer de functie van portiers aan de ingang van uitgaansgelegenheden en de uitoefening van security-diensten bij concerten of deze van stewards bij fuiven en bals. Toezicht door vrijwilligers Het toezicht kan uitgeoefend worden door zowel professionele bewakingsagenten als door vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen uitsluitend ingezet worden als een interne bewakingsdienst, dit belet dus dat groeperingen hun diensten ter beschikking stellen aan derden. Dit is een voorrecht voorbehouden voor professionele ondernemingen. Opgelet! De vrijwilligers kunnen enkel deze functies waarnemen als deze occasioneel en onbezoldigd gebeuren en pas nadat de burgemeester van de gemeente waar de organisatie van het evenement plaatsvindt hiertoe zijn toestemming heeft gegeven. Er dient bijgevolg een aanvraag met vrijwilligerslijst ingediend te worden bij het stadsbestuur. Controle van kledij en handbagage Een bewaker/toezichter heeft geen enkele bijzondere bevoegdheid, behalve dat men nu personen die zich een toegang wensen te verschaffen tot een publiek toegankelijke plaats kan onderwerpen aan een oppervlakkige controle van kleding en handbagage. Het is echter noodzakelijk dat de burgemeester hiervoor eerst zijn toestemming verleent! Op voorhand aanvragen dus. De controle van de kledij en de handbagage is onderworpen aan een aantal strenge voorwaarden. Controles naar drugs zijn verboden. Dergelijke controles blijven een bevoegdheid van de politiediensten. Je kan met de politionele diensten op voorhand afspraken maken betreffende mogelijke interventies en je kan hen vragen om tijdens het evenement enkele keren langs te komen. Het houden van toezicht beperkt zich tot de locatie waar het evenement plaatsheeft. 3. Veiligheidstips Hier volgen een aantal handige tips die je kunnen helpen indien er zich ondanks alle voorzorgen toch een ‘noodgeval’ zou voordoen. Wat er ook gebeurt, blijf vooral altijd rustig en lees (liefst op voorhand) onderstaande tips er eens op na. Zorg er voor dat je medewerkers ook op de hoogte gebracht worden van deze informatie. … in geval van nood Een noodgeval kan zijn vandalisme aan het gebouw, vandalisme aan eigendom van derden, serieuze vechtpartij, een ongeval (gekwetsten), brand, kwaadwillig opzet / groep van personen die problemen veroorzaken,…. Uiteindelijk moet je dit zelf ook een beetje inschatten!!! … in geval van brand
Bij elke activiteit worden 4 personen opgegeven bij de brandweer als brandwacht. Zij zijn verantwoordelijk, dus gelieve altijd hun aanwijzingen volgen.
De aangeduide verantwoordelijke verwittigt de brandweer.
In geval van brand moet de zaal zo vlug mogelijk ontruimd worden. Dit gebeurt via de gewone en nooduitgangen. In- en uitgangen moeten vrij blijven: geen tafels, stoelen, versieringen,… voor de deur.
De personen die op het moment dat er brand uitbreekt eventueel toezicht houden aan de nooduitgangen blijven op hun post. De verantwoordelijken van de nooduitgangen moeten erop toezien dat iedereen zo vlug mogelijk en op de gepaste wijze het gebouw verlaat.
Verzamel alle mensen op een veilige afstand van de brand, controleer of er geen vermisten zijn en wacht op de brandweer.

Pagina 6

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

… in geval van conflict Wat als je opmerkt dat er spanningen zijn of dat er zich een potentieel conflict aandient?
Als je jezelf niet zeker of geroepen voelt om tussen te komen, kom er dan zelf niet tussen maar verwittig dan een ander.
In het geval dat je opmerkt dat de gemoederen een beetje verhit beginnen te geraken kan je trachten met 2 of 3 personen naar de betrokkenen toe te stappen. Stap niet met een groot aantal personen op hen af, want dit komt bedreigend over en zal de situatie alleen maar verergeren.
Benader de personen niet langs achter. Loop desnoods in een boog, maar stap langs voor naar hen toe (in hun gezichtsveld), dit komt minder bedreigend over.
Tracht dan op de hoogte te komen van wat er zich afspeelt en probeer de gemoederen te kalmeren en eventueel de individuen of groepen te scheiden door middel van een gesprek.
Als je in een hevige discussie raakt, wissel dan regelmatig van persoon. Zo heeft de agressor niet de kans om zijn woede op één van de toezichters te richten.
Tracht ook niet tegen beter weten in te discussiëren met personen die omwille van dronkenschap, drugs, of een andere reden niet vatbaar zijn voor rede. Breng onmiddellijk de verantwoordelijken op de hoogte van de situatie en wacht af wat zij beslissen alvorens zelf actie te ondernemen.
Vrouwelijke toezichters kunnen een kalmerend effect hebben op mogelijke agressors en komen ook minder bedreigend over.
Lukt dit niet of verergert de situatie, tracht er dan zelf niet meer tussen te komen, maar verwittig dan onmiddellijk de verantwoordelijken van de organisatie. Zij zullen dan beslissen welke actie er moet ondernomen worden (security inzetten, muziek afzetten, licht aandoen, ordediensten verwittigen,…)
Indien de politiediensten arriveren, geef je steeds een duidelijke situatieschets en ruim je de baan. Bemoei je niet meer met het voorval en laat de ordediensten hun werk doen. 4. Fuifbox Voor organisatoren van fuiven en nachtelijke activiteiten heeft de stad Vilvoorde een fuifbox samengesteld. Deze box kan gratis ontleend worden. De box bevat herkenningsmateriaal voor organisatoren en veiligheidsmensen, kassa’s, een stempel, nuttige telefoonnummers,… Meer info bij de dienst Jeugd. Walkie talkies kunnen bij grotere evenementen zeer nuttig zijn. Wanneer je deze nodig hebt kan je deze best in de privé huren. Vraag zeker na of de walkie talkies over een zendvergunning beschikken. 5. Verzekeringen en aansprakelijkheid Als organisator word je voor alles wat je evenement aangaat aansprakelijk gesteld. Je kan je dan ook voor 1001 dingen verzekeren. Je moet zelf overwegen wat voor jouw evenement de noodzakelijke verzekeringen zijn. Uiteindelijk kan je je voor alles verzekeren, maar de vraag is of dit noodzakelijk is. We onderscheiden drie grote groepen van verzekeringen. Lichamelijke ongevallen Als je een evenement organiseert dan komen de risico’s op ongevallen om het hoekje loeren. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst raken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent,… Je sluit hiervoor best een ongevallenverzekering. De dekking van eventuele kosten is afhankelijk van de polis. Brandverzekering Als je een zaal huurt, informeer je bij de zaaluitbater of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. Hierin moet vermeld staan dat de eigenaar afstand doet van verhaal t.a.v. de inrichters. Als dit niet het geval is moet je zelf een verzekering afsluiten. De brandpolis van de verhuurder kan uitgebreid worden met een verzekering voor vandalisme en diefstal en dit voor materiaal dat eigendom is van de verhuurder. Dit kan je best ook nagaan.

Pagina 7

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

Voor stadsgebouwen is er alvast afstand van verhaal t.a.v. de huurder en zijn vandalisme en diefstal verzekerd. Burgerlijke aansprakelijkheid Zonder verzekering burgerlijke aansprakelijkheid kan je als organisator opdraaien voor de schade die voortvloeit uit je organisatie. De verzekering dekt twee soorten schade: materiële en lichamelijke. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid zal je echter niet ontlasten van mogelijke schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat je organisatie goed is opgezet en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. Heel wat organisaties hebben reeds een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, maar lang niet alle activiteiten zijn hierdoor gedekt. Desnoods laat je je polis uitbreiden. Je kan je polis laten uitbreiden met een verzekering voor contractuele aansprakelijkheid. Deze verzekering vergoedt de schade aan de zaal (uitgezonderd brand) die ontstaan is tijdens de activiteit. Een tweede uitbreidingsmogelijkheid is een verzekering tegen vandalisme en diefstal van eigen materialen of materialen die je bij derden huurt. Een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid is het minimum dat elke organisator zou moeten hebben. Deze verzekering dekt ook de meeste risico’s, afhankelijk van je polis. 6. EHBO Indien je manifestatie risico’s inhoudt, neem je best contact op met het Rode Kruis, afdeling Vilvoorde. Zij zorgen voor bijstand op maat. Indien er slechts een klein risico is en men denkt het zelf aan te kunnen, kan men bij de stad een gratis EHBO-koffer ontlenen. De koffer dient wel volledig in orde terug bezorgd te worden. Meer info bij de dienst Jeugd. Milieuactieplan De keerzijde van een evenement is vaak de ongelooflijke afvalberg. Je kan het allemaal samen opruimen of er preventief iets aan doen. Het opstellen van een milieuactieplan kan helpen. Het beoogt enerzijds een vermindering van de hoeveelheid afval, anderzijds een selectieve inzameling met het oog op recyclage. Meer info en tips kan je vinden in de ‘Gids voor afvalarme evenementen’ van OVAM.

3 weken vooraf











Promotie voeren. Zorg voor drankbonnetjes. Voorzie EHBO. Verdeel de taken onder de vrijwilligers ( d.w.z. opbouw, afbraak, tappen, koken). Stel een draaiboek samen, waarin vermeld wordt wanneer welke artiest optreedt, met uren van pauze, soundcheck. Stel ook een draaiboek op voor de levering van materialen. Controleer alle gemaakte afspraken in verband met materiaal, afsluiten straten, enz. Signalisatieborden maken (wc, parking, podium). Contacteer de artiesten om de laatste afspraken te maken. Voorzie kleedkamers voor de artiesten (clublokaal). Stel iemand aan die verantwoordelijk zal zijn voor het geld.

2 - 1 dag op voorhand



Laat de obstakels op de weg weghalen door de bevoegde stadsdiensten. Versier de locatie, buurt.

Pagina 8

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest







dienst Wijkwerking

Verzamel het materiaal en zorg voor bewaking. Bouw en stel op wat mogelijk is. De eindverantwoordelijke overloopt nog eens alle belangrijke zaken. De verantwoordelijke gaat na of elke vrijwilliger zijn taak kent en volgt de ganse organisatie op. Voorzie voldoende wisselgeld en geld om de artiesten, PA, enz. te betalen.

De dag(en) van het wijkfeest






Plaats het materiaal: podium, geluidsinstallatie, tafels, stoelen, tentjes, vuilbakken. Hou een soundcheck ( werken wel alle micro's?). Vang artiesten, prominenten (den burgemeester), pers op. De verantwoordelijke volgt de gang van zaken op en moet steeds bereikbaar zijn. De geldverantwoordelijke betaalt de artiesten uit.

Na het evenement





De verantwoordelijke coördineert afbraak en opkuis. Breng het ontleende materiaal terug. Wat heeft het wijkfeest gekost: financiële afrekening. Evalueer het wijkfeest met de vrijwilligers, vergeet ze niet te bedanken!

Pagina 9

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

Adressen en diensten: Stad Vilvoorde Dienst Cultuur

Tel. 02 255 46 91

cc Het Bolwerk Bolwerkstraat 17 1800 Vilvoorde

Dienst Werken in Eigen Beheer

Tel. 02 255 47 00

Dienst Groenvoorziening

Tel. 02 255 47 30

Uitvoeringsdiensten site Asiat Cyriel Buyssestraat 25 1800 Vilvoorde

Dienst communicatie, evenementen Tel. 02 255 45 55 en PR

Stadhuis Grote Markt z/n 1800 Vilvoorde

Dienst Jeugd

Tel. 02 255 46 92

Administratief centrum Campion Leuvensestraat 117 1800 Vilvoorde

Dienst Wijkwerking

Tel. 02 255 46 88

Wijkmanagers: Els Bockstael (Tel: 0499 51 86 24) − Wijkcentrum Koningslo, Streekbaan 189. Tel: 02 254 82 82 − Wijkcentrum Kassei, Vlierkensstraat 83a. Tel: 02 254 82 99 Hylke Schaepherders (Tel: 0499 51 86 25) − Wijkcentrum Centrum, Parkstraat 28/2. Tel: 02 254 82 86 Niki Steylemans (Tel: 0499 51 86 26) − Wijkcentrum Far-West, M. Duchéhof 104/a. Tel: 02 254 82 84 − Wijkcentrum Faubourg, Fresiaweg Tel: 02 254 82 85 Mark Borremans (Tel: 0499 51 86 23) − Wijkcentrum Peutie, Aarschotsestraat 124, 02 254 82 83 − Wijkcentrum Houtem, Eggenpad 1. Tel: 02 254 82 81 Uitleendienst Vlaams Brabant: ( http://www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst ) Uitleenbalie Asse: Luc Beeckmans, tel. 02-454 82 41, John Kestens, tel. 02-454 82 42, fax 02-454 82 40, [email protected] Uitleenbalie Leuven: Jef Van Cortenberg, tel. 016-26 76 91, Peter Hermans, tel. 016-26 76 92, fax 016-26 76 90, [email protected]

Sabam: ( http://www.sabam.be ) Aarlenstraat 75-77 1040 Brussel Tel: +32.2.286.82.11 Fax: +32.2.230.05.89 [email protected]

Pagina 10

18/12/2012

Draaiboek wijkfeest

dienst Wijkwerking

Billijke vergoeding: ( http://www.bvergoed.be ) Outsourcing Partners N.V. PB 10.181 9000 Gent 12 Tel.: 070/66 00 16, elke werkdag van 9u tot 15u30. Fax: 070/66 00 12 Bloso: ( http://www.bloso.be/public/bloso/dienstverlening.asp#3 )

Contactpersoon uitleendienst: Fons Vercalsteren Tel.: 02/251 70 63 Fax: 02/251 70 99 [email protected] Bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten;

Administratie der directe belastingen Bedrijfsvoorheffing Kruisstraat 28 9470 Denderleeuw OVAM: ( http://www.ovam.be ) Stationsstraat 110 B-2800i Mechelen Tel: 015 284 284 Fax: 015 203 275

[email protected]

Disclaimer: Gebaseerd op het draaiboek wijkfeest van de stad Antwerpen. Meer informatie bij de cultuurantennes van de stad Antwerpen. ( http://www.antwerpen.be )

Pagina 11

18/12/2012