Draaiboek Maatschappelijke stages voor stagebieders De Vrijwilligerscentrale Deventer, oktober 2009
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Oriëntatie op de maatschappelijke stage Eigen visie ontwikkelen Afstemming zoeken Intern draagvlak creëren, de eigen organisatie informeren Concrete stageklussen beschrijven Partners zoeken De stageplaats promoten De stages voorbereiden Leerlingen begeleiden Evalueren
1. Oriëntatie op de maatschappelijke stage Onderzoek de lokale situatie. Voordat u kunt beslissen op welke manier u precies aan de slag gaat als stagebieder, is het goed u te verdiepen in de maatschappelijke stage. Dat betekent dat u uiteindelijk antwoord vindt op de volgende vragen: - Wat houdt de maatschappelijke stage precies in? - Op welke manier worden de stages op dit moment in uw regio ingevuld? Hoe is het lokaal georganiseerd? - Welke eisen en voorwaarden stellen de scholen in uw regio nu? - Wat voor soort stageplaatsen en opdrachten worden er nu aangeboden in uw regio? - Welke organisaties zijn al actief met maatschappelijke stage aan de slag? Tips -
Kijk verder op de website www.samenlevenkunjeleren.nl; dé landelijke site over maatschappelijke stage voor informatie, voorbeelden en hulpdocumenten. Kijk op de website www.masexperience.nl; de lokale website voor de maatschappelijke stages Informeer bij de Vrijwilligerscentrale Deventer, uw lokale de makelaar voor maatschappelijke stage voor informatie over de stages en ondersteuningsmogelijkheden. Vraag in de eigen vrienden- en kennissenkring na of iemand ervaring heeft met de maatschappelijke stage en wat de ervaringen zijn.
2. Eigen visie ontwikkelen Het is belangrijk dat binnen uw organisatie nagedacht wordt over de visie die u heeft op de maatschappelijke stage. Wat vindt u van de maatschappelijke stage? Waarom wilt u stageplaatsen bieden? Wat levert het u en de leerlingen op? Maak een globaal plan van de mogelijkheden die u ziet om met maatschappelijke stage aan de slag te gaan. Denk aan het formuleren van een aantal mogelijke klussen en het formuleren van randvoorwaarden. Tip -
Ga een aantal medewerkers of afdelingen langs om eens te peilen welke mogelijkheden zij zien om jongeren te betrekken bij hun huidige activiteiten. Op deze manier agendeer je de maatschappelijke stage. Verwerk de eerste ideeën in het globale plan.
3. Afstemming zoeken Afstemming is belangrijk. U wilt immers niet een stageopdracht voorbereiden waar vervolgens geen leerlingen op af kunnen komen, omdat de stage niet aansluit bij de wensen en mogelijkheden van de jongeren en de school. Zorg daarom dat u tijdig en vooraf afstemming bereikt over de invulling van de
maatschappelijke stage. Voordeel is dat de school of stagemakelaar de leerlingen nu goed kan voorbereiden op de stage bij uw organisatie. Bovendien ontvangt u leerlingen die gemotiveerd en goed geïnformeerd zijn. Het resultaat van de stage wordt daar alleen maar beter van! Ga nu met dit globale plan in gesprek met de lokale stagemakelaar (de coördinator van maatschappelijke stages) en bespreek of dit aansluit bij de wensen van de school/ scholen. Belangrijke vragen zijn: -
-
Tips -
Komen de ideeën van activiteiten en wensen overeen met die van de school? o Denk aan de duur, tijdstip van uitvoering, leeftijd leerlingen, aantal leerlingen per klus, voorbereiding, begeleiding van leerlingen en evaluatie. Sluiten de opdrachten aan bij de capaciteiten en mogelijkheden die de jongeren hebben? Afspraken over definitieve invulling van plan van de organisatie en taakverdeling; o Hoeveel stageplaatsen kunt u realiseren? o Wie zorgt er voor begeleiding? o Wie is verantwoordelijk voor de leerling tijdens uitvoering van de stage? o Wie bereidt de leerling voor op de stage? o Wie zorgt voor de verzekering van de leerling? Afspraken over planning; o Wanneer moeten de klussen aangeleverd worden? o Wanneer weet u wanneer en hoeveel leerlingen de klus komen uitvoeren? De coördinatie en functie van stagemakelaar is ondergebracht bij de Vrijwilligerscentrale Deventer. Informeer bij de makelaar naar de lokale werkwijze. Leg de afspraken op papier vast, zodat daar geen onduidelijkheid over kan ontstaan op latere tijden. Zorg voor één vast contactpersoon binnen de eigen organisatie. Deze persoon is het aanspreekpunt voor de school en de makelaar.
4. Intern draagvlak creëren, de eigen organisatie informeren U heeft nu afspraken gemaakt over uw betrokkenheid als stagebieder. Het is belangrijk dat u uw collega’s nu informeert om zo draagvlak te creëren voor de komst van jongeren en medewerking te vragen. Informeer uw collega’s over wat u afgesproken heeft. Laat hen reageren en zelf nadenken over concrete stageplaatsen en –opdrachten. Tips -
Neem de afspraken op in het algemene activiteitenplan van uw organisatie. Dit biedt mogelijkheden om medewerkers te betrekken en op hun medewerking aan te spreken. Op deze manier maakt u maatschappelijke stage iets van de hele organisatie. Zorg voor goede, makkelijk beschikbare informatie voor medewerkers over maatschappelijke stage en het standpunt en de visie van uw organisatie.
5. Concrete stageklussen beschrijven Deze vijfde stap is cruciaal! Met het bedenken en formuleren van klussen kunt u daadwerkelijk leerlingen binnenhalen en projecten realiseren. Betrek een aantal (creatieve) collega’s bij het bedenken van geschikte stageklussen. Zet uw stageplaats nu helder op papier: - Welke taken gaat de leerling / gaan de leerlingen uitvoeren? - Hoeveel leerlingen heeft u nodig? - Hoe ziet het programma eruit? - Wat is de gewenste duur van de stage? - Op welke dagen en tijdstippen wordt de stage aangeboden? - Wie ontvangt de leerlingen? - Wie is de begeleider? - De grootte van de groep; wilt u één stagiair tegelijk ontvangen of mogen het er meerdere zijn om de klus te doen? Of heeft u liever dat de stagiairs elkaar aflossen?
Tips -
-
Voor een overzicht van leuke stageklussen; zie de projectenbank op de website www.samenlevenkunjeleren.nl Maak gebruik van de Klussenwaaier van de Vrijwilligerscentrale Deventer. Voorkom dat u jongeren klusjes laat uitvoeren die erg veel weg hebben van een taakstraf zoals papier prikken of graffiti verwijderen. Zoek naar taken waarin creativiteit wordt aangesproken en die ook leuk zijn en zichtbaar resultaat hebben! Hou bij het bedenken van klussen rekening met het tijdstip van uitvoering. Kost de klus wel wat voorbereidingswerk en dus tijd? Zorg dan dat er voldoende voorbereidingstijd gevonden wordt. Het is jammer als jongeren zich inschrijven en de klus is niet goed voorbereid of kan niet doorgaan wegens te kort tijdsbestek. En bovendien: een goede voorbereiding zorgt voor een goed beeld dat u uitstraalt naar de jongeren én naar de cliënten of bewoners voor wie de klus uiteindelijk ook profijt heeft. Laat jongeren meedenken over de invulling van de stageopdracht: sta open voor nieuwe ideeën. Dus regel eerste kennismaking waarbij jongeren kunnen aangeven wat ze zouden willen doen. Of laat de invulling van de stage nog enigszins vrij.
6. Partners zoeken Heeft geschikte stageklussen bedacht? Dan is het tijd om aan de slag te gaan met de voorbereidingen. Maar voordat u dat kunt doen, is het goed om contact op te nemen met andere stagebiedende partijen bij u in de buurt. Wie dit zijn, kunt u achterhalen via de stagemakelaar. Kijk eens welke klussen zij organiseren, wellicht kunt u samenwerken! Tips -
Informeer eens bij gelijksoortige organisaties naar het typen klussen dat zij aanbieden en het tijdstip waarop zij het uitvoeren. Stem daarin af.
7. De stageplaats promoten Geef de stageopdrachten door aan de centrale stagemakelaar. Meld de stage aan voor de website www.masexperience.nl. Leerlingen kunnen zich via deze website inschrijven voor de stageplaats. Promoot de klus zo aansprekend mogelijk, gericht op het ‘nieuwe’ dat de leerling zal gaan meemaken. Leerlingen zijn nu eenmaal nieuwsgierig. Speel daar op in. Tips -
Vraag hulp van de stagemakelaar bij het formuleren van de klus voor in de vacaturebank. Indien u voorwaarden stelt aan de stagiair, denk aan een bepaalde leeftijd of bijvoorbeeld kennis van computer (bij het maken van een website), zorg dan dat deze ook vermeld staan in de vacature.
8. De stages voorbereiden Wanneer duidelijk is welke stage u wilt gaan aanbieden en wie er vanuit de organisatie verantwoordelijk zijn, kan gestart worden met de voorbereidingen van de stageopdracht. Dit betekent: Contract en verzekering regelen De school is eindverantwoordelijk voor de veiligheid van de leerling tijdens de stage. Tijdens lesuren is de leerling via de school verzekerd. Soms wil een school graag gebruik maken van de verzekeringsmogelijkheden die u biedt aan werknemers en vrijwilligers. Spreek duidelijk af met de school hoe de verzekering geregeld wordt. Voorkom dat er onduidelijkheden zijn en bij problemen geen verzekering blijkt te zijn geregeld! Neem deze afspraken mee in de opstelling van het stagecontract dat u het beste voor elke leerling apart kunt opstellen. Hiermee voorkomt u onduidelijkheden in het geval er (onverhoopt) toch iets met een leerling zou gebeuren. Collega’s informeren
Informeer uw collega’s die (zijdelings) te maken hebben met de maatschappelijke stage over de komst van leerlingen, de taak die ze krijgen, het doel van de opdracht en het tijdstip van de komst van de jongeren. Collega’s zijn dan voorbereid op de jongeren en zullen dan ook positiever reageren. En dat is weer belangrijk voor het verloop van de stage en het beeld dat de jongeren krijgen van uw organisatie! Materialen voor stage voorbereiden Voorbereiden betekent ook: het verzamelen van materialen voor de uitvoering van de stageklus. Denk aan het op papier zetten van de opdracht, het verzamelen van werkmaterialen en het informeren van betrokken medewerkers en andere partijen. Tips -
-
Denk tijdig na over de introductie die u de jongere(n) geeft bij binnenkomst in de organisatie. Wordt dit een klein praatje, een filmpje of een rondleiding? Is het promotiemateriaal al voorhanden of moet dat ook nog meegenomen worden in de voorbereiding? Probeer wel een aantal vaste medewerkers te hebben die verantwoordelijk zijn voor de maatschappelijke stage. Zoek hiervoor personen uit dit met jongeren kunnen omgaan. Betrek zeker ook andere collega’s, al is het maar dat ze zijdeling met de jongeren in contact komen. Persoonlijk contact tijdens de stage maakt de stage leuk voor jongeren.
9. Leerlingen begeleiden Jongeren zijn snel en weten veel. Maar ze zijn nog wel jong. Nieuwe situaties zijn spannend. Ze zijn zelfstandig, maar hebben wel begeleiding nodig. Met de juiste begeleiding maakt u jongeren goed bekend en enthousiast voor hun eigen inzet voor de samenleving. Bovendien voorkomt u gevaarlijke situaties. Ruim hier dus tijd voor in! Begeleiden betekent in dit geval: Leerlingen ontvangen en uitleg over organisatie en stageopdracht De stagiair maakt door zijn maatschappelijke stage kennis met de werkzaamheden en werkterreinen van uw organisatie. Laat de leerling zich welkom en gewaardeerd voelen. Pak gerust de kans om de leerling enthousiast te maken voor het werk van uw organisatie door hem of haar te vertellen wat er door de medewerkers gedaan wordt, waarom en hoe. Zorg dat de uitleg van de stageopdracht niet te moeilijk is en duidelijk is bij wie ze terecht kunnen voor vragen en hulp. Zorg voor een centraal aanspreekpunt en begeleider. En geef aan wat de stage uiteindelijk oplevert, voor henzelf, maar zeker ook voor de andere partij: de bewoners, de samenleving, uw organisatie. Maak ook vooraf afspraken over veiligheid. Grenzen stellen mag! Leerlingen adviseren, helpen, ondersteunen Als de leerlingen bezig zijn met hun opdracht, is het goed als de begeleider in de buurt is. Die kan gewoon meehelpen of in de buurt met iets anders bezig zijn. Jongeren vinden het fijn om enige werkvrijheid te hebben, dus zit ze niet op de lip, maar zorg dat de begeleider in de buurt is en indien nodig zo kan adviseren, sturen of helpen. Begeleiden betekent ook: tussentijds vragen of alles nog goed gaat. Zeker als de stage meerdere dagen duurt, is het belangrijk om tussentijds even te evalueren. Laat ze zien dat hun inzet van waarde is! Let bij het bieden van begeleiden op de volgende punten: -
De begeleiding begint met een introductiepraatje over de opdracht; Hoe jonger de leeftijd, hoe meer begeleiding nodig is; Hoe hoger het opleidingsniveau, hoe zelfstandiger de jongeren vaak kunnen werken; Hoe meer afgebakend de klus, hoe zelfstandiger de jongeren kunnen werken; Bij groepsgewijze stages moet begeleiding dicht in de buurt zijn. Jongeren kunnen gaan ‘dollen’. Een enthousiaste begeleider en contactpersoon vergroot de kans op een positieve beleving van de stage door jongeren; De begeleider moet feeling hebben met jongeren; Een jonge begeleider is voor de leerlingen leuk (maar niet altijd haalbaar of noodzakelijk).
Leerlingen beoordelen Omdat de stage een vast onderdeel van het lesprogramma is of wordt, willen veel scholen de leerling wel een beoordeling voor de stage geven. Bespreek van te voren met de school of en zo ja, op welke manier de leerling beoordeeld wordt en welke rol u daarin heeft. Leerlingen bedanken Na afloop van de stage moet u de leerlingen te bedanken voor hun inzet. Omdat het een maatschappelijke stage is, hoeven ze geen financiële beloning te ontvangen. Maar u kunt er wel over nadenken om de leerlingen op een andere manier te bedanken. Denk aan het geven van een cadeaubon, een certificaat, een gebakje, een foto van het resultaat van de stage. Maar het kan ook heel simpel, gewoon met een welgemeend schouderklopje! Tips -
Zet de uitleg van de stageklus kort op papier. Dan weten jongeren wat van hen verwacht wordt. En vermeld ook bij wie ze terecht kunnen voor vragen en hulp. Zit u krap in tijd voor begeleiding? Zoek dan naar een creatieve oplossing. Zoek bijvoorbeeld samenwerking met andere partijen bij u in de regio. Vraag eventueel advies aan de stagemakelaar. Is er een begeleider van school betrokken bij de uitvoering van de stage? Zorg dan voor duidelijke afspraken over de begeleiding. Wie is de echte begeleider van de jongeren? Overleg met de makelaar of coördinator vanuit school op welke manier de leerlingen eventueel beloond worden of kunnen worden. Het is vervelend als leerlingen op een heel verschillende manier beloond worden door de verschillende stagebieders. Dus zoek naar afstemming hierover.
10. Evalueren Als de stage voorbij is, doet u er goed aan te evalueren. Omdat u met verschillende partijen hebt samengewerkt, zult u meerdere evaluaties hebben. Bedenk: evaluaties zijn de start voor verbeteringen! Evalueren met leerlingen Bespreek na afloop van de stage met de jongeren hoe het is gegaan en of de stage goed bevallen is. Dit hoeft niet veel tijd te kosten. Drink bijvoorbeeld even wat met de jongere(n) en vraag naar de ervaringen en tips. Hier leert u veel van wat betreft de activiteiten voor jongeren, het beeld dat u uitstraalt en over het aantrekkelijk maken van uw organisatie voor jongeren! Werk aan antwoorden op de volgende vragen: - Wat vond je van de stageklus? Was de stageklus leuk, moeilijk of te makkelijk? - Wat heb je geleerd van de stage? - Wat vond je van de mensen die je hebt leren kennen tijdens je stage? - Heb je nog tips of leuke ideeën voor de volgende keer dat wij meehelpen aan de maatschappelijke stage? Evalueren met collega’s Evalueer ook intern, met collega’s die (zijdelings) betrokken waren bij de maatschappelijke stage middels een persoonlijk gesprek of vragenlijstje. Een persoonlijk gesprek levert meer op, omdat u dan ideeën voor het vervolg goed kunt uitwisselen. Neem in de evaluatie de uitkomsten van de leerlingenevaluatie mee. Uiteindelijk wilt u een paar dingen van hen weten: -
Is de stageopdracht goed uitgevoerd? Waren de leerlingen enthousiast? Hoe was het om de leerlingen te begeleiden? Heb je tips voor verbeteringen in de stageopdracht of begeleiding?
Evalueren met stagemakelaar en school In de evaluatie met de stagemakelaar is de begeleiding en ondersteuning het centrale thema. De evaluatie met de school draait vooral om de voorbereiding en houding van leerlingen, de voorwaarden
die de school stelt aan de stage en de werkafspraken. Deze evaluaties kunnen in een gezamenlijke overleg gedaan worden. Persoonlijk contact en aanwezigheid van alle betrokkenen verdient de voorkeur. -
Hoe is de stage over het algemeen verlopen? Hoe vonden de leerlingen de klus? Wat heeft de stage ons opgeleverd? Is dat voldoende? Zijn er verbeterpunten voor de verdeling van de taken en de stageklus?
Eindig de evaluatie in het maken van nieuwe werkafspraken en verbeterpunten waar aan gewerkt gaat worden. Tips -
-
De volgende shift maatschappelijke stage is mogelijk pas een jaar later en afspraken kunnen dan verwateren of vergeten worden. Voorkom dit en zet de nieuwe werkafspraken op papier. Maak echt tijd voor evaluatie. Het zet verschillende partijen weer even op een lijn. Begin de evaluatieronde altijd met de evaluatie van leerlingen. Dit is het een goed uitgangspunt om uw eigen project intern en met andere te evalueren. Vraag de school ook zelf te evalueren met leerlingen. Wellicht komen uit deze evaluatie nog punten naar voren die leerlingen niet helemaal eerlijk durfden te zeggen. Het is goed om deze punten wel te horen, om zo verbetering aan te kunnen brengen. Doe zoveel mogelijk de evaluaties in persoonlijk contact. Schriftelijk kan ook, maar dan is er geen ruimte voor discussie en is het lastiger om direct tot verbeterpunten te komen. Streef altijd naar een klein plan voor verbetering, versterking, vooruitgang van de stages.
