Zorgadministratie DOT SPECIAL! jaargang 35 september De krachttour DOT Terug naar de bron, optimalisatie van de verrichtingenregistratie

NTMAomslag2009-137-6.0.qxp

01-09-2009

23:10

Page 1

Zorgadministratie en Informatie

Tijdschrift voor

T O D IAL! C E P S De krachttour DOT

ie at is e al ati im tr pt gis , o re on en br ing de cht ar rri na e g ev ru d Te van

137 jaargang 35 september 2009 een kwartaaluitgave van de Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie

De impact van DOT op sturings- en verantwoordingsinformatie in de zorg

• DBC’s op weg naar transparantie, van uitdaging naar uitvoering • De DBC Grouper, een black box • De bal ligt bij de zorgadministratie

ads137

01-09-2009

23:17

Page 1

Jarenlange ervaring met DBC Trainingen in de praktijk.

TRAINING:

9 september, 14 oktober, 4 november en 2 december 2009.

DBC DOT Transparantie en medische herkenbaarheid zijn de uitgangspunten waarop DOT is gebaseerd en ook exact de redenen waarom is gekozen voor een nieuw systeem. Het gaat de oude systematiek met een groot aantal DBC’s vervangen, echter is DOT geen volledig nieuwe systematiek. In de doelstellingen van DOT is opgenomen dat deze op de positieve aspecten van de DBC’s moet voortgaan. De registratie van verrichtingen en de declaratiewijze blijven gehandhaafd. Maar wat verandert er dan wel? Als je naar de essentie van DOT kijkt zie direct dat deze veranderingen elk aspect van de organisatie raakt. Het afleiden aan de hand van verrichting zorgt dat registratieprocessen en de daadwerkelijke vastlegging van verrichtingen juist, tijdig en volledig moeten zijn. Een verkeerde registratie kan immers betekenen dat het verkeerde tarief wordt declareert. Het verdwijnen van de validatie zorgt dat de huidige controlemechanismen op verkeerde registratie voor een groot deel ophouden te bestaan. Deze twee aspecten gezamenlijk kunnen grote gevolgen hebben voor de financiering van het ziekenhuis en de medisch specialisten. Dan hebben we nog niet eens gesproken over de uitbreiding van de zorgactiviteitentabel en de veranderingen die DOT met zich meebrengt voor het B-segment, de aanspraak, het bepalen van het onderhanden werk, het bepalen van de kostprijs en de onderhandelingen voor 2011 nog niet eens gesproken. U ziet dat u goed voorbereid moet zijn op de introductie van DOT. De “training DOT” geeft u de inzichten en handvaten om dit in uw ziekenhuis op een juiste wijze vorm te geven. Doelgroep De training is gericht op medewerkers in de ziekenhuiszorg dit in 2010 en 2011 te maken krijgen met de financieringssystematiek van DOT. Deze medewerkers hebben een functie die raakvlakken heeft met de AO/IC. Hierbij kunt u denken aan IC-functionarissen, medewerker AO/IC, DBC consulenten, DBC coördinatoren, DBC medewerkers, DBC-DOT projectleider, hoofden zorgadministratie, zorgadministrateurs en financiële beleidsmedewerkers.

Ook is het mogelijk een incompanytraining DBC DOT te organiseren Indien gewenst kan deze training in overleg op maat worden gemaakt. Informatie via de NVMA: [email protected] en [email protected] of via 0650666979 / 0619423024. Q-Consult Sandra Dahmen: [email protected] of via 0263830565 Doel - Kennis van de financieringssystematiek volgens DOT - Kennis van het RSAD-model van DOT - Kennis van de praktische consequenties van DOT - Kennisdeling onderling Duur en data van de training De training bestaat uit een dag en vindt plaats eenmaal per maand op 9 september, 14 oktober, 4 november en 2 december 2009.

Onderwerpen - Inleiding DBC - De rol van de Grouper - De zorgproductstructuur - Het RSAD-model - Het registratieproces en de registratieregels - Consequenties van DOT voor de AO/IC - Financiële impact

INSCHRIJVEN OP WWW.NVMA.NL

opmaak-137-v1-6.0.qxp

01-09-2009

23:05

Page 1

Zorg Administratie en Informatie Een kwartaaluitgave van de NVMA Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie

jaargang 35, nr. 137 september 2009

redactie NTMA eindredactie Han Runnenberg redactie-secretariaat Anneke Bekker redactiemedewerkers Matthieu Dekker Aart van Winkoop

De nieuwe wereld van DOT, het volledige profiel als incentive

redactie-adres Anneke Bekker Groene Hart Ziekenhuis Postbus 1098 / j27 2800 BB Gouda telefoon 0172 617338 E-mail: [email protected] aan dit nummer werkten mee Wybe Dekker en Herman Pieterse

pag. 6

copyright 2009 overname van artikelen is in alle gevallen mogelijk in overleg met de redactie abonnementen leden van de NVMA ontvangen NTMA gratis. Voor niet-leden bedraagt het abonnementsgeld h26,– per jaar, los nummer h9,–. Een abonnement kan op elk gewenst tijdstip ingaan. Abonnementen kunnen alleen schriftelijk tot uiterlijk 2 maanden voor het beëindigen van het lopende abonnement worden opgezegd. Bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch voor een jaar verlengd.

DE BAL LIGT BIJ DE ZORGADMINISTRATIE

lezers service opgave abonnement en adreswijziging bij T.G.R. Király Sint Lucas Andreas Ziekenhuis Medische Administratie Postbus 9243 1006 AE Amsterdam E-mail: [email protected]

pag. 25

vormgeving & productie DesignPeople, Amsterdam/Sittard uitgever NVMA, Hoorn, www.nvma.nl druk Marcelis van der Lee Adu BV, Heerhugowaard fotografie Richard Lotte, Zaandam omslag Ad Werner, Amsterdam advertentie-coördinatie telefoon 072 - 5483916 telefax 072 - 5482170

telefoon 071 - 8906610 telefax 0252 - 531995 distributie NIC.Oud Direct-mail, Heerhugowaard ISSN 1381-3072

Dutch Hospital Data, met beleid uit de startblokken

pag. 44


01-09-2009

23:05

Page 3

inhoud

ntma september 2009

DBC’s op weg naar transparantie, van uitdaging naar uitvoering Steven Oppenheim

4

De nieuwe wereld van DOT, het volledige profiel als incentive Joost Warners

6

De krachttour DOT Jan Plass

10

Bewustwording in de vallei, DBC op weg naar transparatie een bewustwordingsproces Sander Bijl, Rob Kemperman

13

De toekomst vanuit het perspectief van de stichting CBV in relatie tot DOT John van Heukelingen

16

Terug naar de bron, optimalisatie van de verrichtingenregistratie Hans Dietvorst

22

De bal ligt bij de zorgadministratie Jurien van den Broek, Stefan Roskam

25

Is DOT wel zebra genoeg Column Sam Sterk

27

De DBC Grouper, een black box Yoe Kwa

30

De impact van DOT op sturings- en verantwoordingsinformatie in de zorg Reinder Attema, Aiko de Raaf, Danielle Berendsen

36

Portret van koploper Liesbeth van der Loo uit het Waterland Ziekenhuis Liesbeth van der loo

43

Dutch Hospital Data, met beleid uit de startblokken Hans Schaaf

44

Trainingen DBC DOT 2010 Werken als AO/IC medewerker

Tentoonstelling 1 52

Adverteerders

Themamiddag kwaliteitseisen van het elektronisch patiëntendossier Meer informatie pagina 43

Q-Consult (2), Cope Healthcare (14), Inview (18), Chipsoft (28,29), Allgeier Medical Viewer (35), Inforay (38), Allgeier Scanfactory (50), Marcelis van der Lee Adu (53), KPMG (achterzijde)

Meer informatie pagina 51

3

01-09-2009

23:05

Page 4

DBC’S OP WEG NAAR TRANSPARANTIE VAN UITDAGING NAAR UITVOERING


Het loslaten van het oude vertrouwde en je inzetten voor het onbekende is vaak een moeilijke stap. Toch hebben we in 2005 een belangrijke stap gezet, namelijk de introductie van DBC’s. Met de nodige hobbels onderweg is dit gelukt en hebben we meer informatie voorhanden dan ooit tevoren. De invoering van de DBC’s was nodig om de zorg transparanter te maken en om over te gaan van een aanbodgestuurde zorg naar vraaggestuurde zorg. Het onderhandelen over DBC’s was een nieuwe uitdaging. De NZa concludeert dat de prijsstijging in de ‘B-tranche 2005’ lager is dan in het A-segment, dat productievolume gestaag blijft toenemen in lijn met de trend en dat de kwaliteit een steeds grotere rol speelt. Tegelijk wordt geconcludeerd dat de huidige productstructuur niet geschikt is om de prestatiebekostiging verder uit te breiden. Er zijn teveel DBC’s, de medische herkenbaarheid ontbreekt veelal en de DBC’s zijn niet specialisme overstijgend. Om deze knelpunten van het DBC-systeem aan te pakken zijn VWS en de branchepartijen gezamenlijk tot een verbeterplan (DOT: DBC’s op weg naar transparantie) gekomen. 4

WE KUNNEN ER NIET OMHEEN DAT DE UITDAGINGEN DIE ONS IN DE ZORG DE KOMENDE JAREN STAAN TE WACHTEN, VEREISEN DAT WE DE ZORG EFFICIËNTER EN MET NOG MEER OOG VOOR KWALITEIT, VEILIGHEID EN SERVICE ZULLEN MOETEN ORGANISEREN. DE COMPLEXITEIT VAN DE ZIEKENHUISZORG MAAKT DAT CENTRALE AANSTURING NIET MEER DE OPTIMALE WIJZE VAN ORGANISEREN IS. HET WIJZIGEN VAN ZO’N STELSEL KENT ECHTER WEL VOORWAARDEN, NAMELIJK HELDERE ZORGPRODUCTEN EN PRESTATIE-INDICATOREN WAAR ZIEKENHUIZEN OP KUNNEN WORDEN AFGEREKEND. MAKKELIJKER GEZEGD DAN GEDAAN. DE INVOERING VAN DBC’S EN PRESTATIEINDICATOREN EN DE VERDERE INVOERING VAN DE PRESTATIEBEKOSTIGING VRAGEN JAREN VAN FLINKE INSPANNING WAAR VELEN BIJ BETROKKEN ZIJN: ZORGVERZEKERAARS, ZORGAANBIEDERS, POLITIEKE PARTIJEN, MINISTERIES, NZA, DBC-O, CVZ EN BRANCHEPARTIJEN.

Hoe verloopt deze besluitvorming? De invoering van DOT is een traject dat samenhangt met de verdere uitbreiding van de prestatiebekostiging. De planning hiervan is in gezamenlijkheid tot stand gekomen in de zogeheten DBC overleggen. In deze overleggen zijn, onder voorzitterschap van VWS, alle partijen vertegenwoordigd: zorgverzekeraars, zorgaanbieders en de patiënten/consumenten. Onderwerpen komen volgens de ‘Routekaart naar prestatiebekostiging’ op de agenda’s van de DBC overleggen. U kunt deze Routekaart vanaf half juli 2009 vinden op de nieuwe gezamenlijk opgezette website: www.werkenmetDOT.nl. De invoering van de nieuwe zorgproducten is een complexe en veelomvattende operatie. Om deze goed te laten verlopen is een fase van registreren ingevoegd. Deze tussenfase, die loopt van 1 juli 2009 tot 1 januari 2011, is bedoeld om inzicht te krijgen in de effecten van de nieuwe structuur en om de nieuwe productstructuur verder te verbeteren, voordat deze per 2011 als basis voor bekostiging wordt ingevoerd. Dat gebeurt door DOT-Lab. DOT-Lab is het project-


E e n

f l i n k e

S . W . H .

01-09-2009

23:05

Page 5

i n s p a n n i n g

O p p e n h e i m

M S c .

B e l e i d s m e d e w e r k e r

plan voor het testen en simuleren van de nieuwe productstructuur en de nieuwe registratieregels. Ook zal DOT-Lab de financiële effecten van DOT voor instellingen, medisch specialisten en verzekeraars inzichtelijk gaan maken. Om de registratie op basis van de nieuwe productstructuur mogelijk te maken is op 1 april 2009 de nieuwe ZA-tabel (zorgactiviteitentabel) opgeleverd. Het is van groot belang dat zorgaanbieders tijdig de ZA-tabel hebben geïmplementeerd en de software op orde hebben. Indien zorgaanbieders hier hulp bij nodig hebben, kunnen zij zich richten tot hun branchevereniging Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen. Zij bieden ondersteuning via [email protected] (UMC’s kunnen indien nodig ook gebruik maken van dit e-mail adres). Ten behoeve van de declaratie op basis van DOT per 1 januari 2011 zal medio 2010 de productstructuur DOT 2011 (incl. registratieregels, zorgactiviteitentabel en normtijden) worden opgeleverd. In dit kader zal een onderzoek worden uitgevoerd naar de financiële effecten van DOT. Hiervoor zal DBC-Onderhoud eind 2009 de

C u r a t i e v e

Z o r g

m i n i s t e r i e

V W S

tarieven en normtijden uitleveren. In het najaar van 2009 zal daarom een herallocatie van de normtijden worden uitgevoerd. Om de invoering van DOT soepel te laten verlopen is er een externe projectleider, Erik den Teuling (Casemix), aangesteld. Hij zal de implementatie van DOT monitoren en zal de DBC-overleggen voorzien van beslisinformatie. Er is nog veel werk aan de winkel. Extra inspanning nu levert straks veel voordelen op. Heldere medisch herkenbare DBC zorgproducten waar ziekenhuizen en zorgverzekeraars goed over kunnen onderhandelen. Ziekenhuizen zullen dan echt naar prestatie worden beloond. Natuurlijk gaat dit samen met de prestatie indicatoren, waarmee de kwaliteit van zorg wordt gemeten. Het gaat uiteindelijk om betere zorg, toegankelijk en betaalbaar voor elke patiënt.

5


01-09-2009

23:05

Page 6

DE NIEUWE WERELD VAN DOT DOT, de opvolger van het huidige DBC-systeem, leidt tot betere informatie en daardoor tot meer medische herkenbaarheid en betere tarieven voor medisch specialist en ziekenhuis. In de aanloop naar het definitief schrappen van het budget-systeem is DOT daarmee een precisie-instrument waarmee ziekenhuizen zich kunnen voorbereiden op een tijdperk van vollediger prestatiebekostiging. Zorgadministrateurs hebben belangrijke input geleverd bij de opbouw en inrichting van DOT. Joost Warners is bij DBC-Onderhoud projectleider van DOT. Hij geeft in onderstaand verhaal aan wat we van DOT mogen verwachten.

6

Wat vooraf ging

Naar 3.000 DBC’s

De huidige DBC-systematiek die in 2005 werd ingevoerd, is een ferme stap in de goede richting geweest. Joost Warners: ‘De vele belangen waaraan binnen de systematiek recht gedaan moest worden, waren complex. Het systeem kwam er. En het functioneerde. Maar gevolg was wel dat vrij snel na de invoering verschillende disciplines wezen op tekortkomingen in de nieuwe aanpak. En terecht. Werken met 30.000 DBC’s levert een onnodig log systeem op waarbinnen zich snel tegenstrijdigheden kunnen voordoen. Niet in de laatste plaats omdat het systeem zo is opgebouwd dat elk specialisme z’n eigen sub-systematiek aanhoudt. Vergelijkbare zorg die door verschillende specialismen wordt geleverd, leidt tot verschillende registraties, verschillende DBC’s en verschillende vergoedingen’. Vergeleken met de huidige DBC-systematiek wordt DOT eenvoudiger. Ook sluit het nieuwe systeem beter aan op geleverde prestaties. DOT is geen geleidelijke doorontwikkeling van de DBC-systematiek. De nieuwe aanpak is echt een rigoureuze stap vooruit.

Een getalsmatig indrukwekkende verandering is dat het aantal DBC’s teruggaat naar ongeveer 3.000 DBC-zorgproducten. We houden dus, in aantal, 10% over van de aanvankelijke 30.000 DBC’s. Kan dat wel? Warners: ‘Ja dat kan en het is ook beter zo. Op de keper beschouwd gaat het op dit moment zelfs om 100.000 DBC’s. Daarvan worden er ongeveer 30 à 40.000 in de praktijk daadwerkelijk geregistreerd. Maar als je eens goed op die 30.000 inzoomt, ontdek je dat het leeuwendeel van de omzet maar door zeg 800 à 1.000 DBC’s wordt gegenereerd. Alleen al vanuit het oogpunt van goed beheer is het dus verstandig je systeem te bouwen op basis van een overzichtelijker aantal DBC-zorgproducten. De zaak wordt er een stuk hanteerbaarder op. En het biedt naar de toekomst weer meer mogelijkheden tot verfijning’.

Geen ‘onbegrijpelijke’ uitval meer In de DOT-structuur is straks de ingevoerde diagnose leidend (in eerste instantie is dit nog de DBC-diagnose). Als de geregistreerde zorgacti-


01-09-2009

23:05

Page 7

HET VOLLEDIGE PROFIEL ALS INCENTIVE J O O S T

W A R N E R S ,

P R O J E C T L E I D E R

viteiten - bijvoorbeeld diagnostiek, een operatie, ligdagen - aansluiten bij de diagnose, dan leidt de grouper een declarabel DBC-zorgproduct af. Zo niet, dan wordt een zogeheten uitvalproduct afgeleid. In dat geval is – net als nu - handmatige correctie gewenst. Om dit te voorkomen is adequate registratie aan de bron een vereiste. Warners: ‘Dat is dan ook de enige echt tijdrovende inspanning. Als de zorgactiviteiten eenmaal correct zijn ingevoerd, neemt de grouper het werk over. ‘Onbegrijpelijke’ uitval moet daarmee tot het verleden gaan behoren. Zorgadministrateurs kunnen dus de focus leggen op het registreren van de geleverde zorg. De grouper bepaalt vervolgens uit de combinatie van geregistreerde en aangeleverde diagnose en zorgactiviteiten wat de essentiële zorgactiviteiten zijn om het juiste DBC-zorgproduct af te leiden. Het is dus van belang zo compleet mogelijk te registreren’. Afleiden vervangt dus het valideren. Afleiden leidt tot een grotere zuiverheid van de financiële gegevens, meent Warners: ‘De validatie van het huidige DBC-systeem is namelijk niet zo streng.

D O T ,

D B C - O N D E R H O U D

Ook als de registratie niet geheel accuraat is, wordt er in heel wat gevallen toch wel gevalideerd. Het resultaat is dat tussen dat wat goedgekeurd is enerzijds en de geleverde prestaties anderzijds ruis kan zitten die in het nadeel van het ziekenhuis kan werken. Dat kan twee kanten op gaan. Het kan leiden tot onterechte declaraties. Maar als valideren niet lukt, leidt dat tot gemiste declaraties’. ‘Als in de nabije toekomst ziekenhuizen volledig worden afgerekend via DBC-zorgproducten, wordt werken aan een correct en volledig profiel voor een ziekenhuis de incentive bij uitstek’, zo verwacht de DOT-projectleider.

De grouper en het DIS De grouper speelt dus een cruciale rol in het nieuwe DOT-systeem. Aan de hand van de geregistreerde zorg stuurt de grouper binnen maximaal enkele seconden na aanlevering declarabele DBC-zorgproducten naar het ziekenhuis terug. Vervolgens kan het ziekenhuis declareren en stuurt de informatie over de geregistreerde zorg naar het DBC Informatie 7


01-09-2009

23:05

Page 8

Systeem (DIS). Met de in het DIS verzamelde informatie worden in de toekomst dan weer DBC-zorgproducten samengesteld. De DBCzorgproducten worden steeds meer betrouwbaar. Hoe completer DIS gevuld is, des te beter zijn de door DBC-Onderhoud bepaalde zorgprofielen en bijbehorende tarieven in de toekomst. Volledige, tijdige en juiste registratie en dataaanlevering van het ziekenhuis aan het DIS blijft van essentieel belang. Als er onvoldoende compleet wordt aangeleverd en als de aanleverdiscipline van geval tot geval variaties vertoont, ontstaat een gemiddeld profiel dat niet voldoende representatief is voor wat er werkelijk in een ziekenhuis omgaat. Warners: ‘Ziekenhuizen die hun zorgactiviteiten niet consequent volledig en op tijd registreren kunnen uiteindelijk een dief van hun eigen en andermans portemonnee blijken’.

Meer eenheid, meer flexibiliteit Nieuw aan DOT is dat de nieuwe productstructuur specialisme-overstijgend is. Daarmee wordt een ergernis in het huidige systeem ondervangen waarbij elke specialisme een eigen sub-systeem heeft. ‘Werken met dit systeem werkt wel, maar het geeft ook aanleiding tot inconsistenties en niet uit te leggen prijsverschillen’, weet Warners. Ook op ander vlak schaden verschillende interpretaties de eenduidigheid van de berekeningen. De DOT-projectleider: ‘In het huidige systeem zijn bijvoorbeeld verschillende interpretaties mogelijk over wijze en tijdstip van het openen en sluiten van DBC’s. Verschillende interpretaties leiden tot verschil in inkomsten’. DOT voorziet in meer eenduidigheid. Met vaste termijnen en vaste sluitingsmomenten, inclusief duidelijke afspraken over tussentijdse sluitingsmomenten van het registratie-proces, op basis van eenduidige regels voor de zogeheten subtrajecten. Warners: ‘Bij een klinisch traject wordt volgens de nieuwe regels bijvoorbeeld precies 42 dagen na ontslag het traject afgesloten. Je sluit af en biedt het aan aan de grouper. De grouper leidt vervolgens af, waarna declaratie volgt. Als blijkt dat na deze 42 dagen aanvullende handelingen nodig zijn, worden deze aan een nieuw subtraject gekoppeld. Dit wordt vervolgens weer op een vast moment afgesloten, waarna de afrekening volgt voor dit aanvullende subtraject. Bekijken we nu deze nieuwe aanpak met het huidige DBC-systeem, dan valt op dat DOT meer precisie en eenduidigheid levert. Tussentijdse sluitingsmomenten zijn exacter benoemd, waardoor dit uit het oogpunt van beheersing en vergelijking een goed bruikbaar instrument is in het geheel van de administratieve verwerking. Verschillende interpretaties over het openen en sluiten van trajecten moeten hiermee binnenkort tot het verleden gaan behoren’.

Invloed zorgadminstrateurs DOT is geen exclusief product van DBCOnderhoud. Vanuit verschillende disciplines is input geleverd om DOT zo goed mogelijk invulling te geven. En die input gaat door, want ook eerste ervaringen zullen ongetwijfeld aanleiding zijn om geconstateerde onvolkomenheden op te lossen. Op gebruikersbijeenkomsten en andere sessies 8

zijn vanuit verschillende invalshoeken suggesties gedaan om de registratie, ontwikkeling en verwerking van de DBC-zorgproducten te verbeteren. Warners: ‘Van groot belang voor ons waren bijvoorbeeld de clinical expert-meetings gedurende 2008. Ook zorgadministrateurs deden hier aan mee. Zij wezen ons op de herkenbare entiteiten in de systematiek en hoe die terug te vinden zouden moeten zijn in de zorgproducten. Medisch specialisten en zorgverzekeraars hebben hier natuurlijk ook een doorslaggevende inbreng, maar het waardevolle van de inbreng van zorgadministrateurs is juist dat zij bij uitstek gewend zijn heel gestructureerd vanuit het proces te denken. Die inbreng is voor ons cruciaal geweest’. Hij vervolgt: ‘Wij zijn toch primair een technische organisatie. Zorgadministrateurs zijn in dit opzicht een schakel tussen het medische zorgveld en onze activiteiten. Het is goed om te zien hoe vanuit zorgadministratieve hoek wordt meegedacht met nieuwe ontwikkelingen. Onlangs is een enorme stap gezet, waarbij ook zorgadministrateurs een essentiële rol hebben gespeeld, namelijk het in productie nemen van de nieuwe zorgactiviteitentabel per 1 juli 2009. Hierin zijn circa 700 grote mutaties verwerkt en ook nog een hoeveelheid kleinere mutaties. Ondanks aanloopproblemen is deze stap nu gezet in de meeste ziekenhuizen. Dit is de eerste, noodzakelijke, onomkeerbare stap voor het praktisch invoeren van DOT’. DOT is niet het eind van het verhaal. De DOTproductstructuur blijft in ontwikkeling. Verbeteringen zullen vast en zeker nodig zijn. Warners: ‘Essentieel is dat DOT is ontwikkeld om medisch herkenbare en homogene zorgproducten te ontwikkelen, die tarieven krijgen die veel beter aansluiten bij het werk dat in een ziekenhuis wordt geleverd. In dit alles ligt de focus van de zorgadministrateur op het volledig, tijdig en juist registreren en het ‘voeden’ van de grouper met deze juiste gegevens’.

Komende ontwikkelingen Technisch testen van de grouper - DOT is niet voor alle ziekenhuizen fonkelnieuw. Met een tiental koploper-ziekenhuizen is het traject van proefdraaien gestart. Dat heeft zich tot nu toe beperkt tot technische testen. Vanaf 1 april zijn het in eerste instantie de ICT-leveranciers die de verbindingen met de grouper leggen en deze testen op bereikbaarheid. Inmiddels zijn nu de eerste koploperziekenhuizen aangesloten op de grouper. Registreren met de nieuwe zorgactiviteitentabel - Sinds 1 juli 2009 registreren ziekenhuizen conform de nieuwe zorgactiviteitentabel van DOT. Het is een goede beslissing geweest dit in een vroegtijdig stadium verplicht te stellen, want daardoor wordt zoveel mogelijk tijd gecreëerd om ervaring op te doen en affiniteit te krijgen met de nieuwe systematiek. Definitieve vorm van de grouper - Per 1 september 2009 is de definitieve DOTproductstructuur beschikbaar in de grouper


01-09-2009

23:05

Page 9

(dit is de productstructuur die bestuurlijk is vastgesteld in maart 2009; vóór introductie van DOT voor declaratie zal nog een beperkte doorontwikkeling van de productstructuur plaatsvinden). Op de grouper aangesloten instellingen kunnen dan actuele data, namelijk DBC’s geopend vanaf 1 juli 2009, naar de grouper sturen. Uiteraard moet de ICT-leverancier van het ziekenhuis wel eerst de juiste software aan de organisatie beschikbaar hebben gesteld. Hieraan wordt momenteel hard gewerkt door alle ICT-leveranciers. Ziekenhuizen zijn niet verplicht al vanaf september (of zo vroeg als mogelijk in overleg met de ICT-leverancier) te gaan schaduwdraaien, maar verstandig is het wel, omdat je dan tijdig de grouper in kunt passen binnen de processen van het ziekenhuis. Relevant is ook dat je

voorafgaand aan 2011 een goed beeld kunt vormen van hoe de huidige DBCproductie zich verhoudt tot de productie in DBC-zorgproducten. Dit is van essentieel belang om zicht te gaan krijgen op de financiële effecten die de introductie van DOT zal hebben. - Per 15 januari 2010 worden tarieven en normtijden gekoppeld aan de DBCzorgproducten. Daardoor wordt vergelijken nog relevanter. Dan wordt zichtbaar hoe de tarieven van het DBC-tijdperk zich verhouden tot DOT. Op 1 juli 2010 wordt het definitieve DOT-pakket uitgeleverd. Compleet met tarieven, normtijden en honoraria.

De achtergrond van DOT

Bezoek Zorgproductenviewer Tip: bezoek de site zorgproductenviewer.dbconderhoud.nl Het bekijken waard, want daar zie je de volledige productstructuur als een soort van onderlegger van de komende DOT-systematiek. Het oogt complex: 121 beslisbomen met ca. 2.800 producten. Maar als je even de tijd neemt, geeft het een goed inzicht hoe het werkt. De viewer geeft per zorgproduct aan wat de relevante profielonderdelen zijn die leiden tot de gewenste afleidingen. Bij de zorgproductenviewer is een handleiding beschikbaar om verschillende routes door de structuur te kiezen. Zorgadministrateurs kunnen op deze manier ook zien waar de verschillen zitten tussen het huidige en het nieuwe systeem. Overigens zal er in 2010 een meer gebruiksvriendelijke versie van de zorgproductenviewer worden gepubliceerd.

In het plan DBC’s op weg naar Transparantie (DOT) beschrijft DBC-Onderhoud een route naar de toekomstige DBC-systematiek in de zorg. Op 19 juni 2007 stemden overkoepelende organisaties van ziekenhuizen, specialisten, zorgverzekeraars en patiënten in met de voornemens rond dit plan. Alle partijen verwachten dat het project DOT leidt tot een beter werkend en stabieler DBC-systeem. De verbeterde systematiek geeft zorgaanbieders een basis voor medisch management en kwaliteitsverbetering. De clustering in zorgproducten en de extra informatie over kosten en kwaliteit maken onderhandelingen tussen zorginstelling en zorgverzekeraar eenvoudiger. De patiënt krijgt vooraf meer inzicht in welke zorg hij krijgt en wat deze kost, zodat de patiënt bewust kan kiezen. Per 1 januari 2011 is DOT de nieuwe norm voor de administratieve verwerking van zorgactiviteiten.

Koppelen aan andere systemen DOT is zo ontworpen, dat als het EPD eenmaal een feit is, het aan de gegevens van het Elektronisch Patiënten Dossier kan worden gekoppeld. Warners: ‘Medische patiëntenregistratie tot en met registratie met een financieel oogmerk is dan in één integraal zorgsysteem vervat. Dit is in lijn met de visie en gewenste situatie van eenmalige registratie voor meervoudig gebruik’. Ook internationaal zijn er wenkende perspectieven voor DOT. Het huidige DBC-systeem is vooral een erg Nederlands systeem. Dat bijvoorbeeld de polikliniek er als onderdeel inzit, was tot voor kort ondenkbaar in andere Europese zorgdeclaratiesystemen die op de bekende DRG-leest zijn geschoeid. Aan de andere kant, de per specialisme verschillende subsystemen passen niet in de meer uniforme aanpak van de DRG-systematiek. DOT en DRG groeien nu in feite naar elkaar toe. In de DRG-aanpak wordt bijvoorbeeld ook met groupers gewerkt. Niet toevallig. Warners legt uit: ‘We hebben goed gekeken welke voordelen van andere systemen we konden inzetten bij de perfectionering van het Nederlandse systeem. DOT biedt het beste van twee werelden’. Vermeldenswaard is ook dat de nieuwe DOT-structuur is opgehangen aan ICD-10, de International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems van de Wereldgezondheidsorganisatie. Het samen laten gaan van DOT en ICD-10 in de dagelijkse praktijk is een kwestie van tijd. Maar wat is wijsheid? Meteen maar samenbrengen als DOT in 2011 de basis voor declaratie wordt in Nederland? Warners: ‘Mogelijk is een zekere volgordelijkheid verstandiger. Laten we eerst eens zien hoe het veld het werken met DOT gaat ervaren. ICD-10 is dan een logische volgende stap, maar ook een noodzakelijke vanuit de visie van de eenmalige registratie aan de bron’.

9


01-09-2009

23:05

Page 10

DE KRACHTTOUR DOT Prestatiebekostiging is het doel, DOT is het middel De NVZ vereniging van ziekenhuizen (NVZ) gaat voor transparantie in kosten en processen,

voor een gelijkgerichte bekostiging voor ziekenhuis en medisch specialist en reële prijzen voor de ziekenhuiszorg. Dat zijn de achterliggende doelstellingen voor de sector, en de redenen voor het invoeren van DOT; sterker nog, een nieuwe productstructuur is een noodzakelijke randvoorwaarde voor de prestatiebekostiging in de ziekenhuiszorg. 10


J a n

P l a s s ,

01-09-2009

23:05

P r o j e c t l e i d e r

Page 11

D O T

Bij NVZ vormen Jan Plass en Stef Meihuizen de projectleiding; hun focus ligt momenteel op het proefdraaien en schaduwdraaien en het opzetten van het project basisregistratie en administratie. De tijdsplanning van de DOT-implementatie is bijzonder krap en is sterk afhankelijk van andere schakels. Het zogeheten ‘proefdraaien’

b i j

N V Z

v e r e n i g i n g

v a n

z i e k e n h u i z e n

met DOT door ziekenhuizen loopt ruim een halfjaar vertraging op en start nu in september 2009. Dit leidt tot laat inzicht in de nieuwe financiële situatie bij ziekenhuizen. ICT leveranciers vormen een belangrijke schakel; hun prioriteiten liggen ook bij de invoering van het burgerservicenummer; ICD-10, deze technische aanpassingen

11


01-09-2009

23:05

Page 12

kunnen conflicteren met DOT. Het beschikbaar komen van de productstructuur in de grouper is uitgesteld naar september 2009. De normtijden van specialisten moeten worden aangepast aan de nieuwe DBC-structuur. Als de deadline – november 2009 – niet gehaald zou worden, heeft dit consequenties voor het toekennen van tarieven aan de nieuwe zorgproducten en zijn ziekenhuizen niet in staat om de financiële effecten van DOT in relatie met de huidige DBC systematiek te beoordelen. Voor de ziekenhuizen geldt nu voor alles dat de basisregistratie op orde moet zijn. De bestaande Plannen van Aanpak moeten nu worden omgezet in concrete activiteitenplannen. Zorgadministraties en het decentrale management in ziekenhuizen moeten meer en meer bewust worden gemaakt van hun verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen in het DOT-invoeringstraject.

bijvoorbeeld om na te gaan hoe de productie over 2007 zich vertaalt in productie van DBCzorgproducten binnen DOT. Hoe dit DOT-lab er precies gaat uitzien en welke faciliteiten het zal bieden, is nog onderwerp van nadere afstemming tussen de partijen.

Registratie vanuit nieuwe zorgactiviteitentabel

Erik den Teuling, directeur van zorgadviesbureau Casemix, is ingehuurd door VWS om veldpartijen te begeleiden bij de implementatie van DOT. Hij maakt daartoe eerst een overall planning, waaraan alle veldpartijen zich dienen te conformeren, rond 1 juli is deze overall planning definitief. De NVZ heeft deze planning, voor zij haar goedkeuring verleende, eerst aan enkele koploperziekenhuizen voorgelegd. Den Teuling is in overleg met de managers en directies van ICT leveranciers om de communicatie rondom de doorontwikkeling te borgen.

DBC Onderhoud heeft op 1 juni alle tabellen uitgeleverd om de registratie vanuit de nieuwe zorgactiviteitentabel per 1 juli mogelijk te maken. De informatie die de NVZ ontvangt over de tijdige invoering van de tabel in ziekenhuizen zijn positief. Sinds 1 juli kunnen in nagenoeg alle ziekenhuizen de registraties vanuit de nieuwe zorgactiviteitentabel gestart worden. Voor de nieuwe zorgactiviteiten geldt dat de uitvoeringsdatum van de verrichting bepalend is voor de validatie en dus moest de validatiemodule worden aangepast.

Registratievoorschriften Bij de invoering van DOT wijzigen ook de registratievoorschriften. Zijn de huidige DBC’s specialisme specifiek, DOT is specialisme overstijgend. DBC Onderhoud heeft hiervoor samen met alle veldpartijen nieuwe registratieregels opgesteld. Deze regels gaan in per 1 januari 2011, maar worden verwerkt in het DOT-lab om het afleiden van DBC-subtrajecten zo goed mogelijk te waarborgen.

Erik den Teuling landelijk projectleider DOT

Website tips DBC Onderhoud heeft de gewijzigde zorgactiviteiten beschikbaar gesteld, bestaande uit enkele gewijzigde zorgactiviteiten en alle overige tabellen en documenten die noodzakelijk zijn om met de nieuwe zorgactiviteiten in productie te kunnen gaan. Sinds 1 juli 2009 worden deze tabellen gebruikt voor de registratie, validatie en declaratie van de bestaande DBC’s, maar ook voor het proefdraaien in DOT en later ook voor de productie in DOT. Implementatie op een ander moment zou problemen opleveren met de validatie en zouden tot correcties achteraf leiden. Vanaf september zijn de effecten van de nieuwe zorgactiviteitentabel en andere manieren van validatie zichtbaar in de declaratie van DBC’s.

Op het openbare deel van de website van NVZ onder het kopje Ondernemerschap/ ‘DBC en DOT’ worden regelmatig nieuwe teksten geplaatst voor betrokkenen bij het DOT-invoeringstraject. Zo treft u op deze website het voorbeeld ‘Plan van aanpak DOT’ aan, dat destijds op verzoek van de NVZ door Deloitte is gemaakt als een handzaam middel voor ziekenhuizen om de implementatie van het gewijzigde DBC-systeem (DOT) te vergemakkelijken. Het plan van aanpak geeft u aan hoe u stap voor stap dit nieuwe systeem binnen uw organisatie kunt invoeren. De data moeten uiteraard wel geactualiseerd worden.

DOT-lab

De deelnemende partijen aan het DOT-traject hebben afgesproken om éen gezamenlijke website te creëren over DOT, waar iedere betrokkene dezelfde informatie over facts and figures, planning en proces kan terugvinden. In het complexe invoeringstraject is het immers van groot belang dat er een eenduidige communicatie plaatsvindt en dat iedere deelnemer over dezelfde informatie beschikt. Augustus 2009 zal deze website in de lucht gaan. De nieuwe site zal overigens ook verwijzingen bevatten naar de sites van de deelnemende organisaties aan DOT. Ook op de site www.dbconderhoud.nl is al veel actuele informatie te vinden!

Het schaduwdraaien geeft instellingen inzicht in de nieuwe productstructuur en tevens op de financiële consequenties van de invoering van DOT. Het schaduwdraaien kent echter enkele beperkingen. Volledige data over een jaar met de nieuwe zorgactiviteitentabel kunnen immers pas in 2011 beschikbaar zijn, en er worden nieuwe registratieregels ingevoerd per 1 januari 2011 die impact hebben op de productieaantallen en productmix per instelling. Om toch tijdig voldoende zicht te bieden op de financiële consequenties van DOT zal naast het schaduwdraaien het zogenaamde DOT-lab worden ingericht. Dit DOT-lab maakt simulaties en analyses ten behoeve van een impactanalyse mogelijk,

12

Gezamenlijke website DOT: www.werkenmetdot.nl


01-09-2009

23:05

Page 13

SANDER BIJL (FOTO) – ADVISEUR DBC BEDRIJFSVOERING, ZIEKENHUIS GELDERSE VALLEI ROB KEMPERMAN – STAFMEDEWERKER AO/IC, ZIEKENHUIS GELDERSE VALLEI

Bewustwording in de vallei DBC OP WEG NAAR TRANSPARANTIE EEN BEWUSTWORDINGSPROCES SINDS DE INVOERING VAN DE DBC-SYSTEMATIEK IN 2005 HEBBEN MEERMALEN WIJZIGINGEN IN DE SYSTEMATIEK PLAATS GEVONDEN. DE INVOERING VAN DE CONSULT-DBC’S, DE AFSCHAFFING VAN ZORGTYPE 12 EN 25 EN DE INVOERING VAN ZORGTYPE 41 EN 51. GEEN VAN DEZE VERANDERINGEN IS ZO DRASTISCH ALS DE WIJZIGINGEN DIE DE DBC’S OP WEG NAAR TRANSPARANTIE (DOT) MET ZICH MEEBRENGEN. DAT TRAJECT VEREIST EEN ZORGVULDIGE EN GOED DOORDACHTE UITVOERING EN BEGELEIDING. IN EDE WORDT HIER UITGEBREID AAN GEWERKT.

Ziekenhuis Gelderse Vallei Ziekenhuis Gelderse Vallei heeft sinds 2005 veel praktische ervaring met de uitvoering van de DBC-systematiek door de afwezigheid van lumpsum voor haar medisch specialisten. Rondom het DBC-systeem is in Ede een heldere organisatiestructuur opgezet. Zo heeft ieder afzonderlijk DBC-specialisme zijn/haar eigen AO-functionaris (Administratieve Ondersteuning), die als aanspreekpunt fungeert voor DBC zaken. Dit zijn ook de functionarissen, vaak secretaresses van de maatschappen, die de specialist kunnen ondersteunen met specialisme specifieke zaken omtrent registratie van

DBC’s. Deze functionaris is in veel gevallen ook verantwoordelijk voor het verwerken van validatieuitval en het bijhouden van controlelijsten. De zorgadministratie kent specifieke DBC-specialisten, die ieder een aantal AO-functionarissen ondersteunt en begeleidt in de DBC werkzaamheden. Daarnaast bewaken ze de kwaliteit van de registratie en dienen ze als aanspreekpunt voor DBC-vragen. Door deze structuur is op veel plekken inhoudelijke kennis en kunde van weten regelgeving rondom de registratie en validatie van DBC’s aanwezig. Het deelnemen aan het koplopertraject biedt

13


01-09-2009

23:05

Page 15

mogelijkheden om de ervaring met het huidige systeem mee te nemen in de ontwikkeling van het nieuwe DBC-systeem en om mee te denken over de wijze van invoering. Daarnaast biedt het traject mogelijkheden om al in een vroeg stadium samen met ICT-leveranciers na te denken over de wijze waarop DOT vorm moet krijgen in het Ziekenhuis Informatiesysteem. Ook bood het koplopen de kans om snel te signaleren waar de aandachtspunten voor de eigen interne organisatie zouden zitten, zodat deze actief opgepakt konden worden. Een van de aandachtspunten die binnen DOT een essentiële rol speelt, is de mate van volledigheid van de basisregistratie.

Analyse verrichtingenregistratie Met het traject ‘DBC’s op weg naar Transparantie’ neemt het belang van een goede verrichtingenregistratie toe. Bij het afleiden van DBC-zorgproducten spelen de geregistreerde zorgactiviteiten een bepalende rol. Het tijdig, juist en volledig vastleggen van de uitgevoerde zorgactiviteiten wordt essentieel voor zowel de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening, als voor de bekostiging van geleverde zorg. Denk bijvoorbeeld aan de impact voor zorgprofielen en de kostprijzen van zorgproducten. Met deze wetenschap in het achterhoofd is in Ziekenhuis Gelderse Vallei een project rond het verbeteren van de productieregistratie gestart. In de analysefase is onderzocht wat de actuele status is van de verrichtingenregistratie. Een onderzoektraject van twee maanden, waarbij zowel een gegevens- en kennisanalyse als procesanalyse is uitgevoerd, heeft geleid tot veel verschillende inzichten. Veel van deze inzichten hebben een procesoverstijgend karakter, andere zijn specifiek voor processen. Zo is gebleken dat de kwaliteit van de basisregistratie, bestaande uit NAW-gegevens van de patiënt, verzekeringsgegevens, huisarts- en apotheekgegevens, randvoorwaardelijk is voor een goede registratie en declaratie van geleverde zorg en op onderdelen onvoldoende is. Het onderzoek liet daarnaast zien dat er een spanningsveld bestaat tussen het primaire proces en de registratie op de werkvloer. Een goede balans, waarbij het belang van beide aspecten naar voren komt, is onontbeerlijk voor een succesvolle registratie. Het succes is ook afhankelijk van commitment van het management en goede communicatie met het personeel. Het belang van goede registratie van verrichtingen moet op de werkvloer beter duidelijk zijn, waarbij uiteraard de zorg voor de patiënt nooit in het gedrang mag komen. Uit het onderzoek bleek ook dat het standaardiseren van werkwijzen en het formaliseren van taken nodig is om te zorgen voor een betere kwaliteit van de verrichtingenregistratie. Tenslotte blijkt dat het ontbreken van effectieve controles op cruciale onderdelen in de registratieve processen een gemis is. Daar waar risico’s worden beoordeeld als onacceptabel is het verstandig effectieve controles in het proces op te nemen zodat problemen tijdig worden onderkend en aangepakt. Naast bovenstaande punten zijn binnen de onderzochte registraties specifieke onregelmatigheden geconstateerd, zoals bijvoorbeeld het niet tijdig afhandelen van spreek-

uren op de polikliniek, die de kwaliteit van de registratie in meer of mindere mate beïnvloeden. Uiteindelijk zullen de aanbevelingen uit de analysefase leiden tot een plan van aanpak om de aanbevelingen in een tweede fase uit te voeren.

Project Het DOT-traject bestaat natuurlijk niet slechts uit de optimalisatie van basisregistratie, al is deze nog zo belangrijk. Het geeft ook voer voor de discussie over wie de verantwoordelijkheid draagt voor registratie binnen ziekenhuizen. DOT heeft ook gevolgen voor de managementinformatie, het productassortiment, de zorgprofielen en de registratie van DBC’s. Het inventariseren van deze aandachtsgebieden en het bepalen van de impact van de wijzigingen op die gebieden vraagt een stevige projectorganisatie, met input van diverse vakgebieden. Er is daarom hard gewerkt aan een projectplan waarin de diverse gebieden aan bod komen. Er worden in Ede werkgroepen samengesteld om met de verschillende wijzigingen aan de slag te gaan (Basisregistratie, Verkoop & Opleiding, ICT en Datawarehouse, P&C). In de werkgroepen wordt vervolgens gewerkt aan een analyse van de risico’s en wordt de invloed van wijzigingen op de registratieprocessen onder de loep genomen. Daarbij is op dit moment vooral de invoering van de nieuwe zorgactiviteitentabel per 1-7-2009 een belangrijk project, met een ambitieuze deadline. Maar niet alleen de daadwerkelijke invoering van de DOT-systematiek is een project op zich, ook communicatie over DOT is belangrijk.

Commitment De invoering van DOT vraagt veel inzet en energie op verschillende gebieden. Zoals ook blijkt uit de impactanalyse die ‘de Praktijk’ in opdracht van de NVZ gemaakt heeft, waarin aandacht wordt gevraagd voor de brede impact die DOT heeft op de wijze waarop ziekenhuizen hun huidige productieregistratie vorm hebben gegeven. Er zijn veel verschillende aandachtsgebieden, ieder met zijn eigen specifieke aandachtpunten. Dat is projectmatig onder te brengen in verschillende werkgroepen, maar vraagt net zoveel – of misschien nog wel meer - energie op het gebied van communicatie. Veranderingen moeten inzichtelijk gemaakt worden voor betrokkenen, dat betekent het geven van presentaties aan zorgadministraties en secretariaten, het opstellen van nieuwsbulletins voor zijdelings betrokkenen en het voorzien in technische specificaties voor bijvoorbeeld de automatiseringsafdelingen. Het vertalen dus van de grote hoeveelheden verschillende documentatie naar daadwerkelijke informatie. Het gevaar van DOT ligt in het feit dat het project in eerste instantie slechts een ICT-kant lijkt te hebben. Juist een brede aanpak, met veel verschillende betrokkenen met ieder zijn of haar eigen ‘blik’ maakt dat het DOT-project een goede kans van slagen heeft. Het benadrukken van de voordelen van DOT geeft een kans om het project niet alleen te gebruiken als een implementatietraject, maar ook als een bewustwordingsproces rondom registratie en verantwoordelijkheid.

15


01-09-2009

23:06

Page 16

DE TOEKOMST VANUIT HET PERSPECTIEF VAN DE STICHTING CBV IN RELATIE TOT DOT 16

DE ST HOUD CODE VAST DE ST DE ST EEND ONTS HET ( CATIE EN H MATI


01-09-2009

23:06

Page 17

JOHN VAN HEUKELINGEN DIRECTEUR STICHTING CBV, LEIDEN

DE STICHTING CBV BESTAAT BIJNA 30 JAAR, HAAR CORE BUSINESS IS HET ONDERHOUDEN VAN HET CBV-BESTAND EN DE RELATIES NAAR ANDERE CLASSIFICATIES EN CODESTELSELS WAARDOOR HET MOGELIJK WORDT VERRICHTINGEN EENMALIG VAST TE LEGGEN EN DEZE TE HERGEBRUIKEN VOOR VERSCHILLENDE DOELEINDEN. DE STICHTING HEEFT DIT ALS VOLGT OPGENOMEN IN HAAR STATUTEN: DE STICHTING CBV HEEFT TEN DOEL HET MOGELIJK MAKEN VAN HET EENMALIG EN EENDUIDIG VASTLEGGEN VAN ZORGINHOUDELIJKE GEGEVENS EN HET ORDENEN EN ONTSLUITEN VAN DEZE GEGEVENS VOOR TOEPASSINGEN IN DE ZORGSECTOR DOOR HET (MEDE)ONTWIKKELEN, BEHEREN EN TER BESCHIKKING STELLEN VAN CLASSIFICATIES, CODESTELSELS EN TERMINOLOGIEËN (KORTWEG: REFERENTIEBESTANDEN) EN HUN ONDERLINGE RELATIES VOOR TOEPASSING IN GEAUTOMATISEERDE INFORMATIESYSTEMEN.

17


01-09-2009

23:06

Page 19

De kracht van het CBV-bestand is gelegen in de actualiteit, de gedetailleerdheid en de compleetheid van het CBV-bestand. Maar minstens zo belangrijk zijn de koppelingen naar CvV-codes, Kluza-codes, concilium-codes en actuele zorgactiviteiten waardoor hergebruik van vastgelegde CBV-codes, die het primaire proces weergeven, mogelijk wordt. Het CBV-bestand wordt blijvend aangevuld met registratiecodes. Deze registratiecodes worden aangemaakt op basis van aanvragen van specialisten uit de participerende ziekenhuizen en beschrijven nieuwe vormen van zorg en nieuwe methodieken. Momenteel bevat het CBVbestand ongeveer 40.000 verrichtingen, dit is inclusief de zorgactiviteitcodes (ZA-codes) voor de ziekenhuizen en de GGZ. Het CBV-bestand levert een belangrijke bijdrage aan de veel besproken basisregistratie. Het gebruik van CBV-codes geeft het primaire proces weer in de woorden van de specialist. De achterliggende koppelingen naar o.a. ZA-codes maken het mogelijk om het vastgelegde voor meerdere doeleinden te gebruiken. De koppeling naar een ander stelsel zoals bijvoorbeeld de ZA-codes kan achter de schermen worden aangepast naar de op dat moment geldende regelgeving. Dit is één van de werkzaamheden van het CBV. Vanwege deze stabiele registratiemogelijkheid streeft het CBV naar een breed gebruik van het CBV-bestand en de afgeleiden daarvan binnen de zorgsector. Het CBV-bestand wordt nu gebruikt door alle academische ziekenhuizen, vrijwel alle Samenwerkende Topklinische Ziekenhuizen (STZ) en een aantal perifere ziekenhuizen. In totaal 40 ziekenhuizen met bijna 65% van het landelijk aantal bedden. Het CBV en DBCOnderhoud zijn dit jaar een samenwerkingsovereenkomst aangegaan waardoor DBC-O participant van het CBV is geworden. Dit biedt DBC-Onderhoud de mogelijkheid analyses uit te voeren op data die door ziekenhuizen wordt aangeleverd op basis van CBV-registratiecodes. Kortom het CBV-bestand is een up-to-date en veel gebruikt verrichtingenbestand waarmee het mogelijk is om het primaire proces tot in detail vast te leggen. Bovendien is het bestand met zijn relaties goed bruikbaar om vastgelegde informatie te ontsluiten en te analyseren. Daarmee is het CBV-bestand een uitstekend instrument om de basisregistratie aangaande verrichtingen vorm te geven. Het CBV ontwikkelt zich zowel intern als extern. Intern: het CBV ontwikkelt in samenwerking met TietoEnator een nieuwe platformonafhankelijke beheeromgeving en website voor het CBVbestand met als doelstellingen: - aanpassingen in classificaties en codestelsels waaraan CBV-codes zijn gerelateerd, sneller en efficiënter te verwerken; - meerdere classificaties en codestelsels te kunnen beheren; - het uitleveren van het CBV-bestand aan participanten sneller, laagdrempeliger en klantvriendelijker te maken.

Het CBV spreekt met verschillende partijen op het gebied van zorgregistratie om haar ambities waar te kunnen maken: - het streven naar landelijke erkenning als organisatie met kennis van de toepassing van zorginhoudelijke classificaties en codestelsels. - het vervullen van een landelijke hoofdrol als beheerder van classificaties en codestelsels.

Inleiding Om inzicht te krijgen in wat het CBV nu is en in de toekomst kan betekenen is het belangrijk te weten wat de wortels van het CBV zijn.

Historie 1970 De eerste registratievormen worden zichtbaar, ziekenhuizen willen inzicht krijgen in de totale productie binnen het ziekenhuis en de activiteitenregistratie per patiënt completeren. 1980 Ziekenhuizen starten lokaal de opbouw van een verrichtingenbestand om alle verrichtingen uniek te kunnen beschrijven. Academische ziekenhuizen doen dit gezamenlijk hetgeen resulteert in een gemeenschappelijk verrichtingenbestand. 1986 Beheer en onderhoud van het gemeenschappelijk verrichtingenbestand wordt ondergebracht bij Bureau Centraal Beheer Verrichtingenbestand. Het CBV, het gemeenschappelijke verrichtingenbestand, wordt al snel het CBV-bestand genoemd. 1991 Formalisering van de samenwerking door het oprichten van de Stichting CBV. De Stichting CBV heeft ten doel het mogelijk maken van het eenmalig en eenduidig vastleggen van zorginhoudelijke gegevens en het ordenen en ontsluiten van deze gegevens voor toepassingen in de zorgsector door het (mede)ontwikkelen, beheren en ter beschikking stellen van classificaties, codestelsels en terminologieën (kortweg: referentiebestanden) en hun onderlinge relaties voor toepassing in geautomatiseerde informatie systemen. (Bron: Statuten Stichting CBV) Zij tracht dit doel te bereiken door: a het beheren, onderhouden en ter beschikking stellen van de referentiebestanden; b de inzet van deskundigheid op het gebied van zorginhoudelijke referentiebestanden; c het volgen van ontwikkelingen op bovengenoemde gebieden; d het ontwikkelen en beheren van faciliteiten ten behoeve van de verspreiding van de referentiebestanden, als bedoeld in lid 1; e samenwerking met andere instanties die werkzaam zijn op de onder de punten a en c genoemde aandachtsgebieden; f het bevorderen van het gebruik door het geven van voorlichting en het verzorgen van documentatie aangaande bedoelde referentiebestanden ten behoeve van ziekenhuizen en andere instellingen in de gezondheidszorg; g het instandhouden van een bureau. De ambities van het CBV zijn gericht op: - het vervullen van een landelijke hoofdrol als 19


01-09-2009

23:06

Page 20

beheerder van classificaties en codestelsels; - het breed gebruiken van CBV-producten binnen de zorgsector; - het streven naar landelijke erkenning als organisatie met kennis van de toepassing van zorginhoudelijke classificaties en codestelsels.

De Stichting CBV De Stichting CBV heeft een Stichtingsbestuur waarin zijn vertegenwoordigd: de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU), de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ), de Orde van Medisch Specialisten (OMS), het Nederlands Paramedisch Instituut (NPI). Het bestuur heeft een onafhankelijk voorzitter. De Registratie Advies Commissie (RAC) is het controlerend en adviesorgaan van de Stichting CBV. De controle richt zich op de inhoudelijke kant van het bestand in zijn geheel en specifiek op nieuwe codes. De door het uitvoerend bureau aangemaakte codes worden beoordeeld op de aspecten: medisch inhoudelijke, financiële en automatiseringscomponent, tevens worden de koppelingen naar overige classificaties en codestelsels beoordeeld. Het advies richt zich verder op het aanmaken van bijvoorbeeld nieuwe registratiegroepen en het opnemen van nieuwe classificaties. De voorzitter van de RAC is tevens adviseur in het bestuur van het CBV. Het uitvoerend bureau houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken: - het verwerken van aanvragen van de aangesloten instellingen voor het opnemen van nieuwe verrichtingen in het CBV bestand en het toekennen van codes daarvoor; - het onderhouden van de relaties en bewaken van de consistentie tussen de CBV codes en de hieraan gekoppelde landelijke codestelsels. De relatie tussen de CBV code en de landelijke codestelsels dient te worden herzien indien de inhoud en/of structuur van de landelijke codestelsels (CvV, DBC-zorgactiviteitentabel e.d.) wijzigt; - het verwerken van tariefmutaties. In het CBV-bestand worden tarieven bijgehouden op basis van de officiële NZa beleidsregels en de door DBC-Onderhoud (DBC-O) gepubliceerde DBC-Tarieventabel.

Het CBV-bestand Specialisten willen graag hun verrichtingen zeer gedetailleerd vastleggen. Dit heeft geleid tot een verrichtingenbestand van zo’n 40.000 CBV-verrichtingen, het CBV-bestand. Om deze verrichtingen te kunnen gebruiken voor verschillende doeleinden heeft het CBV koppelingen aangebracht naar onderstaande classificaties en codestelsels. Hoe ziet het CBV-bestand eruit? Centraal staat de CBV-code voor de lokale registratie, van daaruit zijn, waar mogelijk, relaties gelegd naar andere classificaties/codestelsels welke ook in het CBV-bestand zijn opgenomen. CBV-verrichtingen zijn o.a. gekoppeld aan zorgactiviteiten welke worden gevalideerd/afgeleid om de juiste DBC te kunnen bepalen. De zorgactiviteitentabel bevat ongeveer 5000 activiteit20

codes. Dit leidt tot de situatie dat meerdere CBV-codes kunnen leiden naar één zorgactiviteit. Om de mate van detail aan te geven zijn aan de zorgactiviteitcode: 038641 Uitgebreide arthrotomie, patellectomie, cheilectomie, synoviectomie en kruisbandplastiek, 66 CBV codes gekoppeld welke weer relaties hebben naar 15 verschillende CvV-codes. Het CBV-bestand kan up-to-date blijven omdat nieuwe methodieken leiden tot nieuwe aanvragen voor codes. Momenteel is alle capaciteit van het uitvoerend bureau ingezet voor de verwerking van de nieuwe zorgactiviteitentabel van DBC-Onderhoud ten bate van DOT. In deze uitlevering wordt een groot aantal ZA-codes afgesloten en uitgesplitst in nieuwe codes. Tevens wordt een aantal geheel nieuwe codes geïntroduceerd en zijn omschrijvingen van ZA-codes en profielklassen aangepast. Dit heeft gevolgen voor de koppelingen van CBV-codes naar ZA-codes. Bijvoorbeeld: van CBV-codes die zijn gekoppeld aan ZA-codes die per 1 juli 2009 worden afgesloten moet worden beoordeeld aan welke nieuwe zorgactiviteitcode zij nu moeten worden gekoppeld om een juiste validatie c.q. afleiding mogelijk te maken. Het CBV-bestand is uitermate gedetailleerd en de zorgactiviteitentabel is veel algemener (N=1 relatie). Dit koppelen maakt het dus mogelijk om in de gedetailleerde CBVcode te registreren en geautomatiseerd de juiste ZA-code af te leiden en aan te bieden aan de validatiemodule of in de toekomst aan de grouper. Deze herbeoordeling van de relatie tussen registratiecode en ZA-code is zeer intensief voor de bureaumedewerk(st)ers (ruim 6000 CBV-codes zijn beoordeeld), maar heeft als groot voordeel dat de participerende ziekenhuizen gebruik kunnen blijven maken van de registratie op CBVcode niveau. De achterliggend relatie naar de zorgactiviteitcode, de financiële afhandeling wordt door het CBV gelegd en kan door participerende ziekenhuizen eenvoudig worden geïmporteerd.

Basisregistratie Iedereen gebruikt tegenwoordig de term basisregistratie, maar het is de vraag of iedereen daar hetzelfde onder verstaat. Ziekenhuizen moeten voldoen aan verschillende registratie-eisen, zoals: - vastleggen voor financiële verantwoording (DBC-systematiek); - vastleggen voor statistiek (LMR); - vastleggen van operaties in het kader van opleiding van artsen (concilium); - vastleggen gegevens ten bate van de interne informatievoorziening. Vaak lijkt het erop dat de registratie een soort noodzakelijk kwaad is. Een behandeling, een verrichting moet geregistreerd worden om ‘een doel’ te dienen. Als de knop om kan gaan en alles wat er met de patiënt gebeurt, wordt geregistreerd hebben we al een basissituatie, een registratie die het gehele zorgproces weergeeft. Indien deze registratie plaats vindt op de plek waar ook de verrichting


01-09-2009

23:06

Page 21

wordt uitgevoerd hebben we tevens een bronregistratie. Het grote voordeel hiervan is dat de bron weet welke verrichting is uitgevoerd. Indien deze basisregistratie compleet is, kan vanuit de basisregistratie alles worden afgeleid wat noodzakelijk is om aan alle separate registratie-eisen te voldoen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de koppelingen van de basisregistratie naar de relevante classificaties en codestelsels correct zijn.

Schematische weergave van de basisregistratie

Alle verrichtingen die tijdens het zorgproces worden uitgevoerd, worden vastgelegd en vormen een belangrijk deel van de basisregistratie. Vanuit de basisregistratie kan de benodigde informatie worden afgeleid.

Positie van het CBV in de zorgadministratie De Stichting CBV beheert het CBV-bestand centraal voor 40 instellingen in de gezondheidszorg, waaronder alle academische ziekenhuizen en 22 STZ ziekenhuizen. Het CBV onderhoudt contacten met verschillende organisaties. In 2008 heeft een intensieve samenwerking plaatsgevonden tussen o.a. NFU, STZ, DBC-Onderhoud en CBV waarbij vanuit het CBV-bestand een analyse heeft plaatsgevonden op de zorgactiviteitentabel. Het resultaat van de exercitie was dat bijna 300 voorstellen zijn gedaan voor nieuwe codes om hiaten in de zorgactiviteitentabel op te vullen. En ongeveer 450 voorstellen voor tekstwijzigingen van ZA-codes om een betere aansluiting op de ziekenhuispraktijk te bewerkstelligen. Een soortgelijke actie zal in de nabije toekomst ook gaan plaatsvinden voor de registratiecodes van de ondersteunende specialismen. Het CBV heeft een samenwerkingsovereenkomst met DBC-Onderhoud. Hierdoor is het mogelijk om nauw samen te werken op het gebied van verrichtingen en zorgactiviteiten. DBC-Onderhoud analyseert nauwkeurig data die door ziekenhuizen is aangeleverd op CBVcode, door gebruik te maken van het CBV-bestand. Samenwerking met Nictiz in het project ‘evaluatie pilots’. Overleg met VWS om aan te geven dat er

behoefte bestaat om coderingen en classificaties op één plaats onder te brengen en te beheren.

Ontwikkelingen bij het CBV Het CBV heeft haar bestand vanuit de historie altijd beheerd en onderhouden in het iSOFT ziekenhuisinformatiesysteem. Dit was gemakkelijk voor de aangesloten participanten die ook over een iSOFT ZIS beschikken voor uitwisseling van exportbestanden, de zogenaamde .R files. Om andere ziekenhuisinformatiesystemen gebruik te kunnen laten maken van het CBV-bestand worden de tabellen ook uitgeleverd in .XML en .DBF format. Het CBV ontwikkelt in samenwerking met TietoEnator een nieuwe platformonafhankelijke beheeromgeving en website voor het CBVbestand met als doelstelling dat de participanten met hun verschillende ziekenhuisinformatiesystemen allemaal gebruik kunnen maken van alle functionaliteiten van het CBVbestand: - in overleg met de softwareleveranciers een uitleverformat te kiezen (.CSV) waarmee het CBV-bestand eenvoudig kan worden geïmporteerd in elk ziekenhuisinformatiesysteem; - in overleg met softwareleveranciers de import zo in te richten dat elk ziekenhuis zelf het CBV-bestand kan importeren; - uitleveringen van derden, b.v. de zorgactiviteitentabel sneller te kunnen verwerken en het CBV-bestand daardoor sneller te kunnen opleveren aan de participanten. Dit neemt niet weg dat het leggen van relaties tussen CBV-codes en andere classificaties en codestelsels, de ruggengraat van het CBVbestand die eenmalige vastlegging van het primaire proces en hergebruik van vastgelegde gegevens mogelijk maakt, altijd een handmatige actie zal blijven, gebaseerd op de expertise van de bureaumedewerk(st)ers. Naast de platformonafhankelijke beheeromgeving zal ook de website worden gemoderniseerd, waarmee het CBV-bestand, of delen daarvan eenvoudig kunnen worden gedownload. Daarnaast krijgt de website een informatieve functie. Het CBV werkt samen met Nictiz in het project ‘evaluatie pilots’. Het CBV-project is: ‘mapping CBV-verrichtingencodes naar SNOMED CT terminologiesysteem en bepalen meerwaarde SNOMED voor hergebruik van brongegevens’. Het doel is het gebruik van SNOMED CT te evalueren in kleine projecten, hierdoor wordt kennis opgedaan over de voor- en nadelen van het gebruik van SNOMED CT en over hoe gemakkelijk of moeilijk interpretatie hiervan is. De opgedane kennis moet voor Nictiz de basis vormen voor toekomstige besluitvorming aangaande SNOMED.

21


01-09-2009

23:06

Page 22

TERUG NAAR DE BRON

Een volledige, juiste en tijdige registratie van de verrichtingen wordt steeds belangrijker door de invoering van DOT, de uitbreiding van het B-segment, het verdwijnen van de lumpsum en de functiegerichte budgettering. Hans Dietvorst, Clustermanager Administratie van het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ), startte begin dit jaar het project ‘Terug naar de bron’. Dit project heeft als doel de verrichtingenregistratie binnen het JBZ te optimaliseren en om de verbeteringen te borgen binnen de organisatie. Het financiële belang van een goede verrichtingenregistratie is groot. Het advies aan andere ziekenhuizen is om de verrichtingenregistratie zo snel mogelijk te stroomlijnen en op orde te brengen.

Interview met Hans Dietvorst, Clustermanager Administratie, Jeroen Bosch Ziekenhuis

22

O V V

UG AR ON


01-09-2009

23:06

Page 23

OPTIMALISATIE VAN DE VERRICHTINGENREGISTRATIE D o o r :

R o b b e r t

M o o r m a n

e n

S a n d r a

D a h m e n

Landelijke ontwikkelingen De registratie van de Diagnose Behandel Combinaties (DBC’s) kreeg de afgelopen jaren veel aandacht. De verrichtingenregistratie was hierdoor vaak het ondergeschoven kindje. Immers, de geregistreerde DBC’s worden gefactureerd en niet de afzonderlijke verrichtingen. Door een drietal ontwikkelingen wordt de verrichtingenregistratie de komende jaren aanzienlijk belangrijker.

1. De invoering van DOT Met de invoering van DOT (DBC’s Op weg naar Transparantie) wordt de zorgproductstructuur ingevoerd. Zorgproducten worden door de grouper automatisch afgeleid uit de vastgelegde diagnose en de geregistreerde verrichtingen. Als er verrichtingen ontbreken kan de grouper een verkeerd zorgproduct afleiden. Hierdoor lopen de inkomsten terug. 2. Uitbreiding B-segment Het B-segment is in 2009 verder uitgebreid naar 34%. Het streven van VWS is om het B-segment tot 70% uit te breiden in 2011. Inzicht in de kostprijzen en profielen van de individuele DBC’s is hierdoor voor onderhandelingen met zorgverzekeraars essentieel. Zonder inzicht en goed gevulde zorgprofielen is het mogelijk dat de afgesproken prijzen voor de DBC’s niet representatief zijn. Marktwaarde en de marges voor het ziekenhuis komen daarmee in gevaar. 3. Afschaffing lumpsum en verdwijning functiegerichte budgettering Belangrijke financiële vangnetten zijn verdwenen met het afschaffen van de lumpsum en zullen verdwijnen met het afschaffen van de parameters van de functiegerichte budgettering. Door de invoering van de grouper wordt de verrichtingenregistratie van groot belang bij het genereren van omzet.

Om vroegtijdig op de ontwikkelingen in te spelen is het voor ziekenhuizen van belang een volledige, juiste en tijdige verrichtingenregistratie te organiseren. Het JBZ loopt hiermee voorop met het project ‘Terug naar de bron’.

Ontwikkelingen binnen het JBZ Het JBZ is een topklinisch ziekenhuis. Het is één van de 26 opleidings-ziekenhuizen die hooggespecialiseerde zorg verlenen. Het ziekenhuis herbergt 29 specialismen en had in 2008 een omzet van 240 miljoen euro. Het werkgebied van het Jeroen Bosch Ziekenhuis is de regio Noordoost-Brabant en de Bommelerwaard. In deze regio wonen ongeveer 635.000 mensen. Binnen het JBZ zijn meerdere verandertrajecten in gang gezet, om de organisatie vanuit een breed perspectief te optimaliseren. Het ziekenhuis legt de lat hoog. In 2011: - dienen poliklinieken en operatiekamers van het JBZ 64 uur per week open te zijn; - moeten artsen op elke plek in het ziekenhuis digitaal informatie over patiënten kunnen oproepen (middels het EPD Alert); - dienen alle zorgprocessen efficiënt ingericht te zijn en is de patiënt waar mogelijk goedkoper af en sneller geholpen in het JBZ. En dit alles in een nieuw gebouw. Het JBZ staat voor een behoorlijke uitdaging, waarbij ambities vertaald worden in uitvoerbare plannen voor de praktijk van de dag.

Terug naar de bron Het project ‘Terug naar de bron’ is dus onderdeel van een breder verandertraject binnen het JBZ. Hans Dietvorst formuleerde de doelen van dit project. Hans Dietvorst: ‘De post onderhanden werk moet teruggedrongen worden, de verrichtingenregistratie dient volledig, juist en tijdig te zijn, we willen goede DBC profielen kunnen

23


01-09-2009

23:06

Page 24

aanleveren en we willen minder administratief werk van DBC uitval hebben.’ Voor de uitvoer van het project werkt het JBZ samen met QConsult. ‘Binnen het JBZ zijn we daarnaast bezig met het introduceren van een nieuw registratiesysteem; Alert. Doordat we de verrichtingenregistratie in kaart brengen, hebben we een goede basis voor het implementeren van Alert.’ Het project ‘Terug naar de bron’ is gekoppeld aan de andere verbeterprojecten, zoals het project Alert en het project DOT.

Draagvlak Het project ‘Terug naar de bron’ loopt enkele maanden. De verrichtingen-administraties van de eerste specialismen zijn doorgelicht middels een nulmeting. Q-Consult gebruikt hierbij een combinatie van onderzoeksmethoden. Met data uit het managementsysteem wordt het verbeterpotentieel bepaald. De dossierchecks en interviews geven inzicht in het registratieproces en de daadwerkelijke registratie van verrichtingen. Het verbeterteam, bestaande uit medewerkers van het specialisme, hebben met de informatie uit de nulmeting verbetermaatregelen per specialismen bepaald en een verbeterplan opgesteld. Voor het slagen van het project is het van belang dat alle specialismen meedoen aan ‘Terug naar de bron’. Er wordt daarom veel geïnvesteerd in communicatie over het project. Hans Dietvorst: ‘Om de specialisten mee te krijgen is het van belang te laten zien wat de financiële voordelen zijn van een volledige, juiste en tijdige verrichtingenregistratie. Ook voor de Clustermanager dient het belang duidelijk te zijn. Vanuit ons Cluster Administratie hebben wij daarom een pilot gefinancierd voor gynaecologie.’ De resultaten van de pilot waren duidelijk: een vermindering van uitval van DBC’s, een heldere werkwijze rondom uitvoering, controle van verrichtingenregistratie en een verhoging van de opbrengst van DBC’s. ‘Verder is het van groot belang dat het project ondersteund wordt door de directie en de Raad van Bestuur. De communicatie voor, tijdens en na het project moet helder zijn.’ aldus Hans Dietvorst.

Afstand verkleinen Hans Dietvorst Hans Dietvorst werkt sinds 2005 als Clustermanager Administratie van het JBZ. Hij is verantwoordelijk voor de administratieve processen binnen het JBZ. Het cluster administratie verricht ook diensten voor derden, zoals andere zorg gerelateerde instellingen, vrijgevestigd medisch specialisten en zelfstandige behandelcentra. Deze diensten genereren aanvullende inkomsten voor het JBZ. Hans is werkzaam geweest in diverse branches. Zijn ervaring past hij toe in de zorg om vroegtijdig te anticiperen op veranderingen. Met het project ‘Terug naar de bron’ speelt Hans in op het toenemende belang van een volledige, juiste en tijdige registratie van verrichtingen. Het JBZ zit hiermee in de kopgroep.

24

Naast het creëren van draagvlak voorafgaand aan het project, wordt tijdens ‘Terug naar de bron’ geïnvesteerd in het ontwikkelen van verbetermaatregelen samen met de werkvloer. De medewerkers die de verrichtingenregistratie uitvoeren zijn van begin af aan bij het project betrokken. Hans Dietvorst: ‘Processen optimaliseer je niet vanachter de tekentafel. Je moet de zorgadministratie naar de zorg brengen en de zorg naar de zorgadministratie om volledig, juist en tijdig te kunnen registreren.’ Om op basis van feiten te sturen wordt tijdens het project met behulp van de ‘Six Sigma methodiek’ data gegenereerd. Deze data, de gegevens uit de dossiercheck en de interviews dienen als uitgangspunt voor het vaststellen van verbeterpunten en het opstellen van een verbeterplan.

Borging Door medewerkers te betrekken wordt tijdens het project al begonnen met het borgen van verbeteringen. ‘De belangrijkste fase van het project is de borgingfase en continue monitoring

van de verrichtingenen DBC registratie, die achteraf plaats moet vinden’, zegt Hans Dietvorst. De monitoring wordt voor heel JBZ ingericht. Er is echter de mogelijkheid om per specialisme in te zoomen op specifieke verbeterpunten. De monitoring van de verrichtingenen DBC regsitratie wordt verbeterd door de introductie van de kubus, Cognos, waarmee analyses op alle niveaus mogelijk zijn. Cognos levert hiermee ook een bijdrage aan het vergroten van de betrokkenheid. Hans Dietvorst: ‘Transparantie van gegevens geeft een positieve impuls. Door bijvoorbeeld te laten zien wat het niveau van de post onderhanden werk is, wordt het mogelijk om actief bij te sturen. De misgelopen opbrengsten zijn voor de meeste medewerkers voldoende motivatie om de registratie te verbeteren.’

Meer opbrengsten Een project als ‘Terug naar de bron’ brengt een investering met zich mee. Deze investering verdient zichzelf echter terug. De verrichtingenregistratie wordt steeds belangrijker bij het declareren van uitgevoerde werkzaamheden. Volledige, juiste en tijdige registratie van de verrichtingen is de randvoorwaarde voor ziekenhuizen om in de toekomst voldoende inkomsten te blijven genereren. Het JBZ gaat nú terug naar de bron en kijkt daarmee nú vooruit in de toekomst.

Samenvatting Hans Dietvorst is Clustermanager Administratie van het JBZ. Met het project ‘Terug naar de bron’ speelt Hans in op het toenemende belang van een volledige, juiste en tijdige registratie van verrichtingen. De verrichtingen-registratie wordt steeds belangrijker door de invoering van DOT, de uitbreiding van het B-segment en het verdwijnen van de lumpsum en de functiegerichte budgettering. Een goede verrichtingenregistratie is de randvoorwaarde voor een ziekenhuis om de inkomsten te genereren waar het recht op heeft. Tijdens het project ‘Terug naar de bron’ bepaalt het Jeroen Bosch Ziekenhuis met behulp van data uit het managementsysteem het verbeterpotentieel. De dossierchecks en interviews geven inzicht in het registratieproces en de daadwerkelijke registratie van verrichtingen. Naast het creëren van draagvlak voorafgaand aan het project, wordt tijdens het project ‘Terug naar de bron’ geïnvesteerd in het ontwikkelen van verbetermaatregelen samen met de werkvloer. Door medewerkers te betrekken begon het ziekenhuis tijdens het project al met het borgen van verbeteringen. De monitoring van de verrichtingenen DBC registratie verbetert door de introductie van de kubus, Cognos. Hiermee zijn analyses op alle niveaus mogelijk. Het JBZ loopt met het project ‘Terug naar de bron’ voorop bij het opzetten van een goede verrichtingenregistratie. Het JBZ werkt in dit project samen met Q-Consult.

z


01-09-2009

23:06

Page 25

Juriën van den Broek consultant, Q-Consult Bedrijfskundig Advies

De bal ligt bij de zorgadministratie

Stefan Roskam consultant, Q-Consult Bedrijfskundig Advies

DOT (DBC’s op weg naar Transparantie) is een abstract traject. Vaak geassocieerd met de landelijke Grouper en een nieuwe zorgproductstructuur. Vele zorgadministraties kregen de opdracht om ´DOT te implementeren´. Al dan niet van hun Raad van Bestuur. De focus lijkt daarbij veelal uit te gaan naar de invoering van de nieuwe zorgactiviteitentabel per 1 juli en het inrichten van de communicatie met de grouper. Q-Consult zet DOT graag in een breder perspectief. Voor de zorgadministratie is DOT namelijk een kans om: - de processen op de afdeling te stroomlijnen; - taken en verantwoordelijkheden te heroverwegen; - de bronregistratie te verbeteren; - een betere ICT–matige ondersteuning in te richten.

25


01-09-2009

‘DOT is een kans voor de zorgadministratie om de processen op de afdeling te stroomlijnen.’

23:06

Page 26

Om de kansen te benutten is een proactieve rol van de zorgadministratie onmisbaar. Dat betekent voor de medewerkers van de zorgadministratie dat zij samen met medisch specialisten en de afdelingen moeten bepalen hoe het ziekenhuis haar registratie moet organiseren. Bovendien is het van belang om zich te beraden over een juiste monitoring van het registratieproces. De rol van de zorgadministratie verschuift van controleren en corrigeren naar signaleren en adviseren. Hieronder gaan wij in op de rol van de zorgadministratie bij de verschillende fasen van het RSAD-model.

Registratie: de rol van de zorgadministratie De implicaties van DOT verschillen per ziekenhuis. De financiële consequenties van ziekenhuizen waarbij een volledige, juiste en tijdige registratie ontbreekt zijn vele malen groter dan bij ziekenhuizen die hun bronregistratie wel op orde hebben. Deze eerste groep moet inzichtelijk maken op welke punten in de bronregistratie verrichtingen niet goed worden geregistreerd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Dit betekent overigens niet dat de tweede groep ziekenhuizen dit aspect van DOT aan zich voorbij kan laten gaan. Veel verrichtingen die op dit moment niet belangrijk zijn voor de validatie van DBC’s gaan wel een rol spelen in de afleiding naar een zorgproduct. Onjuiste of onvolledige registratie van deze verrichtingen betekent dat verkeerde zorgproducten worden afgeleid. Beide aspecten kunnen op een vergelijkbare manier worden opgepakt door de medewerkers van de zorgadministratie. Het is belangrijk dat zij dit traject samen met de afdelingen en de specialismen ingaan. Hiervoor gelden enkele aandachtspunten. Zo zijn vaak de consequenties van DOT niet duidelijk bij ziekenhuizen en medisch specialisten. Hierdoor ontbreekt de urgentie om de bronregistratie te verbeteren. Tevens ontbreken vaak duidelijke afspraken tussen afdelingen, specialismen en de zorgadministratie over wie welke verrichting vastlegt. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn niet beschreven en daardoor niet goed geborgd in de organisatie. DOT is een kans om de bronregistratie te verbeteren. Dit is mogelijk door onderlinge afspraken te maken en deze afspraken ook te borgen. Dit resulteert in een vermindering van de administratielasten voor alle betrokkenen.

Afleiden: de rol van de zorgadministratie Het vervallen van de validatie betekent voor ziekenhuizen dat ze een andere manier moeten introduceren om de bronregistratie te controleren. Veel verschillende initiatieven worden op dit moment uitgedacht en/of in de ICT-systemen verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn de registratie van het verwachte zorgproduct of het uitvoeren van verbandcontroles. Dit soort initiatieven is in feite een soort lapmiddel om een onjuiste en onvolledige registratie achteraf te corrigeren. Door deze controle achteraf wordt de bronregistratie aangepast om tot een bepaald zorgproduct af te kunnen leiden. Dit conflicteert in feite met de uitgangspunten 26

van DOT waarin de behandeling wordt afgeleid vanuit een juiste en volledige registratie van verrichtingen. De focus kan ons inziens beter gericht zijn op een real-time monitoring van juiste en volledige registratie aan de bron. Hierbij is het noodzakelijk om goed inzicht te hebben in het registratieproces, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer een bepaalde verrichting geregistreerd moet worden. Vervolgens kan worden bepaald op welke momenten in het registratieproces gemonitord moet worden en wie op welke manier daarop actie onderneemt. Dit vraagt van de zorgadministratie een goede en intensieve samenwerking met de afdelingen en de medisch specialisten.

Declareren: de rol van de zorgadministratie De consequenties van DOT op de declaratie zijn beperkt. Net als met de huidige DBC’s wordt digitaal en soms op papier gedeclareerd aan de verzekeraar of de patiënt. Daarnaast biedt DOT geen totale oplossing voor de specifieke controles op parallelliteit en serialiteit waarmee veel ziekenhuizen op dit moment te maken hebben. Retourinformatie van de verzekeraar blijft hierdoor aan de orde en het crediteren van DBC’s die opnieuw moeten worden gedeclareerd blijft daarom bestaan. Ook hierbij geldt dat een goed ingericht registratieproces en een goede monitor de totale hoeveelheid retourinformatie reduceert. Correcties door de verzekeraar kunnen wel voor een groot deel worden voorkomen door een juiste communicatie van de nieuwe registratieregels en door het monitoren van de correcties die worden gemaakt. De zorgadministratie kan hierin een leidende rol spelen door periodiek de correcties met de medisch specialisten en de afdelingen te bespreken. Gezamenlijk kunnen zij stappen ondernemen om de registratie aan de bron naar een hoger niveau te brengen.

Investeer in de bron Een juiste, volledige en tijdige registratie van verrichtingen en DBC’s zorgt voor een reductie van administratieve lasten/ handelingen en een vermindering van de kans op verkeerd geregistreerde DBC’s (en in de toekomst zorgproducten). De sleutel tot een goede bronregistratie ligt in deze fase van DOT bij de zorgadministratie. Het is belangrijk dat de medewerkers van de zorgadministratie hun kennis en ervaring proactief inzetten om samen de afdelingen en de specialisten het registratieproces goed in te richten. Een investering in de verdere ontwikkeling van de zorgadministratie kan dan ook niet uitblijven als men de komende jaren de financiële positie van het ziekenhuis wil kunnen borgen.


01-09-2009

23:06

Page 27

Ook DOT blijft een kwestie van het ‘ZEBRA principe’. Het ZEBRA principe kan worden betiteld als de eerlijke variant van het poldermodel. Als een plan of een project naar de beginselen van ZEBRA verloopt dan verloopt het Zorgvuldig, in alle Eerlijkheid (naar alle belanghebbenden), in Billijkheid en Redelijkheid en als laatste connotatie ‘Altijd’ zo uitgevoerd. Dat betekent dat het altijd zorgvuldig, eerlijk moet verlopen in billijkheid en redelijkheid. Als journalist heb ik ergens de DOT klok horen luiden, maar weet van sommige details binnen DOT niet exact waar de klepel hangt. Toch mag dit de pret niet drukken, meen ik te moeten veronderstellen. Degene die betrokken is bij DOT weet dat zeker wel, en hij of zij zal dan ook zeker kunnen inschatten of DOT wel ZEBRA genoeg is.

S A M C O L U M N

Om de neuzen binnen de gezondheidszorg in dezelfde richting te verkrijgen moet je van goede huize komen. Dat is een feit. De belangen van de overheid, de zorgverleners, de zorgverzekeraars en de patiënten lijken op het eerste gezicht niet veel van elkaar te verschillen. Alle belanghebbenden willen een betere kwaliteit van de zorg en een hogere bewustwording van de kosten. Toch verschillen de belangen wel degelijk. Als de dunne vernislaag wordt verwijderd van de ‘consensus’ laag, dan worden de verschillen zichtbaar. En wat gebeurt er dan in een land als Nederland? Dan gaan we er met ons allen heel lang, heel veel, over praten. Dan gaan we plannen schrijven en commissies benoemen. Het plan ‘DBC op weg naar transparantie’ op zich is ook een geesteskind van het befaamde poldermodel. In dit befaamde DOT plan worden aspecten als herkenbaarheid, stabiliteit, gebruikersgemak, innovatie en beschikbaarheid van informatie nader beschreven. Dit alles geheel in het kader van de liberalisering van het Ministerie van VWS en ook het toetsingskader van de NZa. Het uitvoeren van een dergelijk poldermodel vergt echter veel tijd. Dat is al gebleken, want de invoering is zeker met een jaar uitgesteld. Ik ken niet de persoonlijke motivatie van de vertegenwoordigers van de verschillende belanghebbenden die deze klus gaan klaren, maar normaliter duurt een plan dat volgens het poldermodel wordt uitgevoerd net zolang totdat de deelnemers het absoluut beu zijn en er vanaf willen zijn. Een deel van de Nederlandse samenleving betitelt het poldermodel als het model bij uitstek om een consensus te bereiken. Het andere deel van de Nederlandse samenleving is er absoluut van overtuigd dat deze consensus flinterdun is, want de deelnemers aan het poldermodel willen ten langen leste van die ellende af zijn en slikken dan hun bezwaren in. Is dit ook het geval met onze DOT? In ieder geval doet DOT een poging om een totale ombouw van de structuur met 30.000 DBC’s naar een structuur met 3.000 zorgproducten te bewerkstelligen. De invoering van DOT moet nu zijn beslag krijgen per 1 januari 2011. Zo lang hebben we dus niet meer.

S T E R K

IS DOT WEL ZEBRA GENOEG?

Sam Sterk

27


01-09-2009

23:06

Page 30

?

YOE KWA, SENIOR ADVISEUR, INVIEW, BUSSUM

DE DBC GROUPER EEN BLACKBOX Niet meer valideren maar afleiden Met de invoering van het vernieuwde DBC-systeem in 2011 - het resultaat van het project DBC’s op weg naar Transparantie (DOT) - worden nieuwe zorgproducten geïntroduceerd die de bestaande DBC’s gaan vervangen. In de plaats van de 30.000 DBC’s komen er ongeveer 3.000 DBC Zorgproducten die meer medisch herkenbaar en kostenhomogeen zijn. Ziekenhuizen en ZBC’s gaan voor zorgtrajecten die na 1 januari 2011 worden geopend geen DBC’s meer registreren en valideren, maar met behulp van de zogenaamde grouper DBC Zorgproducten afleiden. De DBC grouper is een 30

applicatie op het web (webservice) die uit een diagnose en een zorgprofiel die door het systeem van de zorgaanbieder wordt aangeleverd, een DBC Zorgproduct afleidt. Het DBC Zorgproduct wordt vervolgens weer terugestuurd naar het systeem van de zorgaanbieder die het vervolgens van een prijs voorziet, declareert bij de zorgverzekeraar en verstuurt naar het DIS.

Huidige situatie Het afleiden van DBC Zorgproducten via de grouper is een belangrijk verschil met de huidige situatie. Nu geeft de arts door het invullen van de diagnose en de behandel-as aan welk zorg-


01-09-2009

23:06

Page 31

?

Over de grouper en het werken met de grouper doen vele verhalen de ronde, die niet altijd op de werkelijke feiten zijn gebaseerd. Sommigen beweren dat de grouper een blackbox is waarbij het volstrekt onduidelijk is hoe de afleiding van een DBC Zorgproduct tot stand komt. Anderen vinden dat ziekenhuizen een eigen grouper moeten bouwen zodat ze zelf eerst een zorgproduct kunnen afleiden voordat de gegevensset naar de landelijke grouper wordt gestuurd. Ook zou het gebruik van de grouper tot meer administratieve lasten leiden. Maar hoe zit het echt? Wat zijn de werkelijke feiten over de grouper? En wat is de impact van het werken met de grouper op de administratieve processen en de interne controles?

product (= DBC) is geleverd. Dit gebeurt vaak al bij de start van een DBC-traject. Vervolgens wordt de DBC met het zorgprofiel naar de validatie-module verstuurd waar wordt gecontroleerd of de essentiële verrichtingen (= zorgactiviteiten) voorkomen in het zorgprofiel. Een en ander als bewijs dat de zorg die bij de DBC hoort ook daadwerkelijk is geleverd. Als essentiële verrichtingen ontbreken, ‘valt de DBC uit de validatie’. De ontbrekende verrichting(en) kan dan alsnog worden toegevoegd aan het profiel en de DBC wordt vervolgens opnieuw gevalideerd. De begrippen ‘verrichtingen’ en ‘zorgactiviteiten’ worden hier als synoniemen gebruikt.

Nieuwe situatie Met de introductie van DOT is de registratie meer afgestemd met het primaire zorgproces. De arts vult alleen de diagnose in, en geen behandel-as meer. De verrichtingen worden door anderen in de instelling, vaak in deelsystemen, geregistreerd en worden aan het zorgprofiel toegevoegd. De behandeling (vergelijkbaar met de behandel-as) wordt vervolgens in de grouper afgeleid op basis van het zorgprofiel. In de grouper zijn de beslissingsregels in de vorm van beslisbomen geïmplementeerd die bepalen welk zorgproduct (= DBC Zorgproduct) past bij de diagnose en het bijbehorende zorgprofiel. 31


01-09-2009

23:06

Page 32

Hiermee wordt een meer verfijnde methode geïntroduceerd om verschillen in zorgzwaarte die in het profiel tot uiting komen, ook daadwerkelijk tot verschillende zorgproducten te laten afleiden. De betekent feitelijk dat de arts niet meer van te voren aangeeft welk zorgproduct is geleverd, zoals bij de DBC’s, maar dat het zorgproduct achteraf bepaald wordt door de grouper op basis van werkelijk geleverde zorg. Dat betekent ook dat het ontbreken van essentiële verrichtingen in het profiel leidt tot ofwel uitval in de grouper (de grouper kan uit het zorgprofiel geen zorgproduct afleiden) ofwel tot een goedkoper DBC Zorgproduct. Met essentiële verrichtingen worden hier de zorgactiviteiten bedoeld die in de beslisbomen bepalend zijn voor welk zorgproduct er uiteindelijk wordt afgeleid.

Waarom een landelijke grouper Het is duidelijk dat er software ontwikkeld moet worden om het afleidingsproces met de beslisregels te kunnen uitvoeren. DBC-Onderhoud heeft een aantal mogelijkheden in overweging genomen om de grouper-software te (laten) realiseren. - Een optie is specificaties op te stellen hoe de grouper moet werken en deze aan de software leveranciers verstrekken. Zij zorgen er zelf voor dat de grouper wordt ingebouwd in hun applicaties. De validatie-module in de huidige DBC-systemen is op deze manier gerealiseerd. Het op deze manier laten realiseren van de grouper heeft flinke bezwaren. Het bouwen van de grouper is aanzienlijk complexer dan de validatie-module. Een randvoorwaarde is bovendien dat alle groupers van alle leveranciers tot hetzelfde afleidingsresultaat komen. Om dit te borgen dient de software van elke leverancier te worden gecontroleerd en gecertificeerd alvorens het in productie wordt genomen. Niet eenmalig maar telkens weer wanneer er nieuwe updates komen van de productstructuur en de bijbehorende beslisbomen. Dit alles maakt dat het (veel) langer duurt voordat wijzigingen in de DOT-productencatalogus ook daadwerkelijk in het veld terecht komen. - De andere optie is dat DBC-Onderhoud de grouper zelf laat bouwen en beschikbaar stelt aan alle instellingen. Bij deze optie hoeven de leveranciers hun applicaties ‘slechts’ geschikt te maken om met de grouper berichten uit te wisselen. Het certificeren van de applicaties is ook niet meer nodig; er is immers maar één centrale grouper waardoor het afleidingsresultaat altijd hetzelfde is. Het uitleveren van updates op de DOT-productencatalogus wordt hiermee ook veel eenvoudiger en de wijzigingen komen veel sneller bij het veld terecht.

Figuur 1 De grouper in relatie tot het ZIS

32

DBC-Onderhoud heeft vanwege de voordelen en de beheersbaarheid gekozen voor de laatste optie. De grouper wordt als een landelijke ‘webservice’ aangeboden. De applicaties van de ICT-leveranciers kunnen via het Internet beveiligd van deze grouper gebruik maken. Zo’n webservice is een moderne oplossing die ook in de ICT-zorg in toenemende mate wordt toegepast. Bekende voorbeelden van webservices zijn het controleren op verzekeringsrecht (COV) van Vecozo, het opvragen/controleren van het BSN via webservice van de SBV-Z en het raadplegen van het landelijk Elektronisch Patiëntendossier. Figuur 1 laat zien de hoe de grouper is gepositioneerd ten opzichte van het (DBC-) systeem van de zorgaanbieder. Dit systeem kan het ziekenhuisinformatie systeem (ZIS) zijn, het EPD-systeem en/of een deelsysteem waar de verrichtingen in worden geregistreerd. Voor het gemak wordt dit allemaal ‘het ZIS’ genoemd. In het ZIS vindt de registratie van de diagnose en de verrichtingen plaats. Voor het afsluiten van een zorgtraject worden de verrichtingen die in deelsystemen zijn geregistreerd, via het koppelmechanisme gekoppeld aan het zorgtraject. Na afsluiten van het traject wordt de typerende diagnose en het zorgprofiel van de patiënt als één dataset naar de grouper verzonden. Het DBC Zorgproduct dat vervolgens door de grouper is afgeleid wordt geretourneerd aan het ZIS. Daar wordt het voorzien van een prijs en dan gedeclareerd bij de zorgverzekeraar en verstuurd naar het DIS.

Beveiliging, performance en andere aspecten Instellingen die hun gegevens naar de grouper moeten sturen vragen zich terecht af of dit wel veilig is. Of derden geen misbruik kunnen maken van de gegevens die naar de grouper worden verstuurd. Of de grouper wel genoeg capaciteit heeft om de declaraties van alle ziekenhuizen en ZBC’s binnen een redelijke tijd te kunnen verwerken.

Beveiliging De grouper is te beschouwen als een ‘stuk gereedschap’ waarmee uit de diagnose en het zorgprofiel een DBC Zorgproduct wordt afgeleid; niet meer en niet minder. De gegevens die naar de grouper worden gestuurd zijn geanonimiseerd. Het resultaat van de afleiding in de grouper, het DBC Zorgproduct en eventuele ‘add ons’, wordt vervolgens terug gestuurd naar de applicatie van de zorgaanbieder en daar van een prijs voorzien en gedeclareerd. De grouper zelf heeft geen geheugen: er wordt niets opgeslagen van hetgeen naar de grouper is gestuurd. Misbruik van informatie die door een instelling naar de grouper is verstuurd, is


01-09-2009

23:06

Page 33

niet mogelijk omdat deze informatie gewoonweg niet wordt opgeslagen in de grouper. De communicatie met de grouper gebeurt via een beveiligde verbinding. Het systeem van de zorgaanbieder maakt gebruik van het UZI-servercertificaat als beveiligingsmiddel, waarmee de grouper kan vaststellen wie de zorgaanbieder is (identiteit), of hij ook daadwerkelijk degene is die hij zegt dat hij is (authenticiteit) en of hij gerechtigd is om van de grouper gebruik te maken (autorisatie).

Beschikbaarheid en performance De grouper is continu (24 uur/7 dagen) beschikbaar. Uit informatie van DBC-Onderhoud blijkt dat de grouper 30.000 aanvragen per uur kan verwerken. De responstijd voor een enkele aanvraag is voor 95% van de gevallen maximaal 1,5 seconde, ervan uitgaand dat de netwerkverbindingen geen vertragende factor zijn. De verwerkingscapaciteit is zodanig berekend dat de totale jaarproductie van alle instellingen in een maand te verwerken is. Proef-afleiding (‘trial’) Een dataset met de diagnose en zorgprofiel van een bepaalde patiënt kan ook zonder bezwaar meerdere malen naar grouper worden gestuurd, bijvoorbeeld eerst voor een proef-afleiding en daarna voor de ‘echte’ afleiding. Het verschil is dat na een ‘echte’ afleiding het DBC Zorgproduct wordt voorzien van een ‘zegel’ (= de hashcode) die aangeeft dat het zorgproduct ook daadwerkelijk door de landelijke grouper is afgeleid. Sommige instellingen hebben plannen om een eigen grouper te bouwen waarmee vooraf een proef-afleiding wordt gedaan om te controleren of wel het juiste zorgproduct wordt afgeleid. De grouper biedt deze mogelijkheid al en het zelf bouwen van een grouper om die reden is dus niet nodig.

De grouper is geen blackbox Sommigen beweren dat de grouper een blackbox is: ‘er gaat wat in en je moet maar afwachten wat er uit komt’. Figuur 2 laat zien wat feitelijk in de grouper gebeurt.

Figuur 2 Schematische voorstelling van het afleidingsproces in de grouper.

De grouper ontvangt een dataset met daarin de (typerende) diagnose en de zorgactiviteiten die daarbij zijn geregistreerd (= zorgprofiel). Na een inhoudelijke check of de dataset compleet is, wordt op basis van het kenmerk ‘zorgtype’ uit de dataset bepaald of het om een DBC Zorgproduct of ‘overig product’ (OVP) gaat. Als het om een OVP gaat, dan wordt dit afgeleid en stuurt de grouper het resultaat terug naar het systeem van de zorgaanbieder. In alle andere gevallen wordt uit de dataset bepaald of er sprake is van specifieke zorg die aan de patiënt is geleverd, zoals nierdialyse, thuisbeademing, WBMV-zorg of dat het gaat om een poliklinische, conservatieve behandeling. Zo ja, dan wordt het bijbehorende DBC Zorgproduct afgeleid. Is dat niet het geval, dan wordt in de beslisbomen op basis van de diagnose en het zorgprofiel het bijbehorende DBC Zorgproduct (ZP) afgeleid en mogelijke ‘add ons’. ‘Add ons’ zijn zorgproducten die additioneel bij een DBC Zorgproduct kunnen worden gedeclareerd. Het gaat hierbij om zorg die op de intensive care (IC) is geleverd of om dure/wees geneesmiddelen (DG). Dit resultaat wordt teruggestuurd naar het systeem van de zorgaanbieder. De grouper stuurt als resultaat van de afleiding het DBC Zorgproduct en eventuele ‘add ons’ terug voorzien van de declaratiecode en informatie over de behandelsetting (klinisch minder dan 3 dagen, klinisch meer dan 3 dagen, poliklinisch of dagbehandeling) en een indicatie of het zorgprofiel een of meerdere verrichtingen bevat waar (mogelijk) een machtiging voor nodig is. Het is mogelijk dat de grouper uit de aangeboden diagnose en het zorgprofiel geen zorgproduct kan afleiden (‘geen classificatie’). In dat geval wordt als resultaat een ‘uitval product’ teruggestuurd. Dit is geen echt zorgproduct en kan uiteraard niet worden gedeclareerd. Hoe de grouper uit de diagnose en het zorgprofiel een DBC Zorgproduct afleidt, is te raadplegen in de zogenaamde Zorgproduct-viewer (beschikbaar via http://zorgproductenviewer.dbconderhoud.nl).

Figuur 3 Schermvoorbeeld uit de Zorgproduct-viewer

33


01-09-2009

23:06

Page 34

Figuur 3 geeft een voorbeeld van de informatie uit de Zorgproduct-viewer. Daar is te zien welke zorgactiviteiten uit het zorgprofiel (aangekruist in de kolom ‘Ja’) hebben geleid tot het DBC Zorgproduct ‘nieuwe heup’. In dat scherm wordt de kop ‘Resulterend Zorgproduct’ de werknaam van het DBC Zorgproduct ‘nieuw heup’ getoond. De huidige versie van de viewer is niet bijzonder gebruikersvriendelijk, maar er wordt gewerkt aan een meer gebruikersvriendelijke versie. De grouper is dan ook geen blackbox. Altijd is na te gaan hoe op basis van de aangeleverde dataset het resultaat - het DBC Zorgproduct - in de grouper tot stand is gekomen.

Herinrichten administratieve organisatie en interne controle Met de invoering van DOT verdwijnt de huidige werkwijze met het valideren van een DBC en wordt deze vervangen door een werkwijze waarbij uit het zorgprofiel en de diagnose een DBC Zorgproduct wordt afgeleid; ook wanneer het zorgprofiel nog niet compleet is op het moment dat de dataset naar de grouper wordt gestuurd. Dit vraagt om het herinrichten van de administratieve organisatie en interne controles.

Basisregistratie moet op orde zijn In het DBC-tijdperk leidt een incompleet profiel tot uitval bij de validatie wanneer essentiële verrichtingen ontbreken. Met DOT kan een incompleet profiel leiden tot een ‘uitval product’ of, erger, tot een goedkoper DBC Zorgproduct. Dit laatste gebeurt wanneer verrichtingen in het profiel ontbreken die in de beslisbomen bepalend zijn voor het afleiden van een duurder zorgproduct. De kans dat een incompleet zorgprofiel wordt aangeboden is zeker aanwezig. Immers het uitvallen van DBC’s bij het valideren wordt veroorzaakt doordat essentiële verrichtingen in het zorgprofiel ontbreken. Elke instelling heeft dus op basis van het percentage DBC-uitval een beeld hoe groot de kans is dat een incompleet profiel naar de grouper wordt gestuurd. Dit betekent dat het bij het werken met de grouper nog belangrijker wordt om de basisregistratie op orde te hebben. Ofwel, er voor te zorgen dat verrichtingen in de diverse (deel)systemen juist, tijdig en volledig worden vastgelegd. En waar nodig ook juist, tijdig en volledig worden gekoppeld aan het zorgprofiel. Is de basisregistratie niet op orde, kan dit een instelling geld gaan kosten.

De auteur Yoe Kwa is senior adviseur bij inview en doet ook opdrachten voor De Praktijk. Hij is betrokken geweest bij de tot stand koming van de grouper. Daarnaast is hij betrokken bij opdrachten in ziekenhuizen rond het verbeteren van de basisregistratie en de implementatie van DOT.

34

Herinrichten van het controleproces In de huidige situatie geeft de arts (vaak al bij de start van een DBC-traject) aan geeft welk zorgproduct (= DBC) wordt geleverd. Bij het werken met DOT, hoeft de arts niet meer van te voren op te geven welk DBC Zorgproduct wordt geleverd; deze wordt immers in de grouper afgeleid. Dit betekent dat op geen enkele manier kan worden gecontroleerd of het DBC Zorgproduct dat door de grouper is afgeleid ook daadwerkelijk het zorgproduct is wat de arts beoogd heeft bij de behandeling van de patiënt. Dat er een goedkoper DBC Zorgproduct is afgeleid omdat het zorgprofiel incompleet is, wordt dus ook niet gesignaleerd.

Er zal dus een procedure moeten worden opgezet om te controleren of het zorgproduct dat door de grouper is afgeleid ook werkelijk het zorgproduct is dat had moeten worden afgeleid. De arts zou dus, net als met de huidige DBC’s, moeten opgeven wat het ‘te verwachten DBC Zorgproduct’ is voordat de dataset naar de grouper wordt gestuurd. Als het ‘te verwachten DBC Zorgproduct’ niet overeenkomt met het door de grouper afgeleide DBC Zorgproduct, dan is het zorgprofiel waarschijnlijk incompleet en kunnen dezelfde stappen worden ondernomen als nu wanneer een DBC uitvalt uit de validatie. DBC-Onderhoud zal de tabellen beschikbaar stellen waarin van een bepaalde diagnose kan worden opgezocht welke DBC Zorgproducten daaruit kunnen worden afgeleid. Met behulp van deze informatie kan het ICT-systeem de arts bij het invoeren van de typerende diagnose vragen welk zorgproduct hij verwacht te gaan leveren. Een andere belangrijke reden om het controle proces opnieuw in te richten is het feit dat de regels voor het sluiten van een DBC-traject verandert in DOT. De huidige registratieregels schrijven voor dat een DBC-traject wordt afgesloten wanneer de (initiële) behandeling is afgerond en de patiënt ofwel niet meer terug hoeft te komen, ofwel in een vervolgtraject wordt behandeld. Met de invoering van DOT worden de trajecten op vaste momenten afgesloten en is geen interactie met de arts meer nodig om tot afsluiten over te gaan. De vaste momenten zijn onder meer de 42e dag na ontslag wanneer er sprake is van een traject met een klinische opname en de 42e dag na de operatieve ingreep wanneer er sprake is van een poliklinisch traject of met dagopname met een operatieve ingreep. Het voordeel van de nieuwe regels is dat de arts trajecten niet meer zelf hoeft af te sluiten. Dit kan automatisch gebeuren door het systeem en brengt daarmee een vermindering van de administratieve last met zich mee. Maar er moet wel een procedure worden ingericht om er voor te zorgen dat bij het (automatisch) afsluiten van een traject ook het zorgprofiel compleet is en dat hier controles voor worden opgezet.

Conclusie Met de invoering van de vernieuwde DBC-systematiek in 2011 komt het valideren van DBC’s te vervallen en worden de nieuwe DBC Zorgproducten in de grouper afgeleid uit de diagnose en het zorgprofiel van de patiënt. De grouper is echter geen blackbox. Met behulp van de DBC Zorgproductviewer (zie http://zorgproductenviewer.dbconderhoud.nl) is op te zoeken hoe de afleiding van zorgproducten via de beslisbomen gebeurt. De grouper biedt de mogelijkheid eerst proef-afleidingen uit te voeren en daarna pas de definitieve afleiding. Het feit dat zorgproducten worden afgeleid en niet meer gevalideerd heeft evenwel grote impact op administratieve processen en de interne controles. Het is belangrijk te zorgen dat een volledig zorgprofiel naar de grouper wordt gestuurd wanneer de definitieve afleiding plaatsvindt; een onvolledig profiel kan als resultaat hebben dat een goedkoper zorgproduct wordt afgeleid. Het op orde hebben van de basisregistratie is een noodzaak.


01-09-2009

23:06

Page 36

DE IMPACT VAN DOT OP STURINGS- EN VERANTWOORDINGSINFORMATIE IN DE ZORG 36

HET P

VAN E

ANDE DIT P OOK TIEK

DBC-

VANA

OM V

MOM

HET V


01-09-2009

23:06

Page 37

DRS. AIKO DE RAAF ADVISEUR BIJ KPMG GEZONDHEIDSZORG EN HOUDT ZICH BEZIG MET FINANCIËLE EN PRESTATIEVRAAGSTUKKEN IN DE CURE SECTOR.

DRS. DANIËLLE BERNDSEN RA SENIOR MANAGER BIJ KPMG GEZONDHEIDSZORG EN HOUDT ZICH BEZIG MET CONTROLE- EN FINANCIËLE VRAAGSTUKKEN IN DE CURE SECTOR.

IR. REINDER ATTEMA ADVISEUR BIJ KPMG IT ADVISORY EN HOUDT ZICH BEZIG MET IT- INRICHTINGSEN BEHEERSINGSVRAAGSTUKKEN BIJ ZIEKENHUIZEN EN ZORGVERZEKERAARS.

HET PROJECT DBC OP WEG NAAR TRANSPARANTIE (DOT) BETEKENT VOOR EEN ZIEKENHUIS EEN AANTAL VERANDERINGEN. HET ZIEKENHUIS GAAT GEBRUIK MAKEN VAN EEN NIEUWE PRODUCTSTRUCTUUR (MET MAAR 3.000 DBC ZORGPRODUCTEN) EN ZAL IN PLAATS VAN VALIDEREN DE DBC’S AFLEIDEN EN SAMENVATTEN. (EEN ANDERE TECHNIEK). OM TE KUNNEN AFLEIDEN ZAL HET ZIEKENHUIS EEN FLINK AANTAL EXTRA ZORGACTIVITEITEN VAST GAAN LEGGEN (PLUSMINUS 800). DOEL VAN DIT PROJECT IS HET VERBETEREN VAN DE DBC-SYSTEMATIEK DOOR DEZE TRANSPARANTER, MEER MEDISCH HERKENBAAR, STABIELER EN EENVOUDIGER TE MAKEN. OOK DIENT HET SYSTEEM BETER AAN TE SLUITEN OP DE ICD 101 SYSTEMATIEK EN INNOVATIE MOGELIJK TE MAKEN2. ACHTERLIGGEND DOEL VAN DE DBC-SYSTEMATIEK IS DE BETAALBAARHEID VAN DE ZORG TE WAARBORGEN, MET BEHOUD VAN DE KWALITEIT EN VEILIGHEID VAN DE PATIËNTENZORG. IN 2005 IS HIERVOOR DE DBC-SYSTEMATIEK INGEVOERD EN DOT DIENT DEZE TE VERBETEREN. VANAF 1 JULI KAN HET ZIEKENHUIS PROEFDRAAIEN MET DOT. PER 1 JULI 2010 DIENEN ALLE ZIEKENHUIZEN TE GAAN REGISTREREN VOLGENS HET DOT-PAKKET 2011, OM VERVOLGENS PER 1 JANUARI 2011 HAAR ZORGPRODUCTEN TE DECLAREREN AAN DE HAND VAN HET DOT-PAKKET 2011. DE INVOERING VAN DOT ROEPT OP DIT MOMENT NOG VEEL VRAGEN OP BIJ ZIEKENHUIZEN. OP MOMENT VAN SCHRIJVEN ZIJN DEZE VRAGEN NOG NIET BEANTWOORD. VOOR EEN GERUISLOZE INVOERING IS HET VAN BELANG DAT HIER DUIDELIJKHEID IN KOMT.

37


01-09-2009

23:06

Page 39

Leeswijzer In dit artikel betogen de auteurs dat DOT niet alleen effect heeft op het ziekenhuis, maar op de gehele zorgketen. Ook willen de auteurs met dit artikel benadrukken dat de invoering van DOT geen louter technische aangelegenheid is, maar om een integrale projectaanpak vraagt. Daarom bespreken we eerst op hoofdlijnen de wensen van de spelers in de zorg om vervolgens de uitwerking van DOT op de zorgketen aan de hand van het performance model toe te lichten (paragraaf 3). Duidelijk is dat DOT invloed heeft op sturings- en verantwoordingsinformatie van de zorgketen. Het eenduidig vastleggen van geleverde zorg is randvoorwaardelijk voor de uitwisseling van verantwoordingsinformatie (paragraaf 4). Deze dient juist en betrouwbaar te worden vastgesteld en getoetst. Het artikel wordt afgesloten met randvoorwaarden voor een succesvolle invoering van DOT (paragraaf 5).

Wensen van spelers in de zorgketen De zorgketen kent een aantal spelers. Naast het ziekenhuis en de zorgverzekeraar als direct betrokken partijen, spelen ook de medisch specialist, de consumenten / patiënten en verschillende toezichthouders een belangrijke rol in de zorgketen. Iedere speler heeft bij de (door)ontwikkeling van DOT verschillende belangen en wensen. Het bestuur van een ziekenhuis streeft naar een gezonde financiële huishouding en het leveren van goede patiëntenzorg. De patiënt wil een goede keuze voor zorg tegen een betaalbare prijs kunnen maken. Hiervoor heeft hij juiste en begrijpelijke informatie nodig. De medisch specialist wil beloond worden voor het werk dat zij doet (loon naar werken). Zorgverzekeraars willen hun schadelast beperken en meer verzekerden aantrekken. Toezichthouders hebben belang bij inzicht in het functioneren van de zorgketen, zodat zij hun taken goed kunnen uitoefenen.

invullen. Het beperken van de hoeveelheid DBC Zorgproducten draagt hier naar verwachting aan bij. Daarnaast is de zorgmarkt gebaat bij medisch herkenbare en hanteerbare Zorgproducten die internationaal uitwisselbaar zijn.

- Het belang van een vlotte schadelastafrekening Door de invoering van de DBC-systematiek is het systeem van schadelastafrekening gewijzigd. Door lange doorlooptijden van DBC’s, lange administratieve doorlooptijden van budget- en opbrengstvaststellingen en door de hoge omvang van opbrengstverschillen, brengt het huidige proces grote onzekerheden met zich mee voor zorgverzekeraars. De Nederlandse Bank, die toeziet op het risicobeheer bij zorgverzekeraars heeft dan ook in haar jaarverslag over 2008 een kritische noot geplaatst bij de doorlooptijden en de onzekerheden in het declaratieproces. - Een soepeler proces van zorgcontractering De zorgketen heeft belang bij een soepeler en sneller proces van zorgcontractering. Een snelle afhandeling van de geleverde zorg draagt bij tot een vermindering van financiële risico’s van ziekenhuizen en zorgverzekeraars. Een voorbeeld hiervan is de uitbreiding van het B-segment in 2008. Na deze uitbreiding rondden ziekenhuizen en verzekeraars pas in het najaar van 2008 hun prijsafspraken af. De verlate facturatie leidde tot een forse toename van de onderhand werk positie van het ziekenhuis. - Een betere afstemming van de controles leidt tot meer doelmatigheid Ziekenhuizen voeren interne controles uit op de DBC facturatie, daarnaast voeren zorgverzekeraars controles uit op de DBC facturatie door het uitvoeren van data-analyses en specifieke materiële controles. De interne controles van het ziekenhuis en de controles door de zorgverzekeraars sluiten niet goed op elkaar aan. Gevolg is dat ziekenhuizen veel menskracht besteden aan het uitzoeken van de uitkomsten van de data-analyses zoals deze door verzekeraars zijn aangeleverd en de afwikkeling van nota’s en eventuele creditnota’s lang op zich laat wachten.

Uitwerking DOT op zorgketen Figuur 1 Spelers in de zorgketen en hun wensen in het kader van DOT

In het kader van DOT springt een aantal wensen daar prominent uit (zie figuur 1):

- Stabiele en betrouwbare informatiestromen essentieel voor functioneren zorgketen Een goed functionerende zorgketen is afhankelijk van betrouwbare informatiestromen die toegankelijk zijn voor alle spelers. Ook kan de toezichthouder haar monitorfunctie beter

De Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) heeft onlangs een impactanalyse laten uitvoeren met als doel de consequenties van het project DOT in de Nederlandse Ziekenhuizen inzichtelijk te maken. De NVZ heeft de resultaten van dit onderzoek op 1 november 2008 gepubliceerd in het rapport genaamd ‘Het DOT-effect’3. Op basis van dit document en onze ruime ervaring lichten wij de uitwerking van DOT op de totale zorgketen toe aan de hand van het performance model. Middels het performance model illustreren we het integrale karakter van de invoering van DOT.

39


01-09-2009

23:06

Page 40

In figuur 2 is het performance model geïllustreerd. Het performance model bestaat uit vier perspectieven. De perspectieven worden hierna nader toegelicht.

Figuur 2 DOT en het performance model

Organisatie & besturing In het performance model gaat het perspectief Organisatie en besturing in op veranderende taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, de aansturing van betrokken spelers en hun relatie met de klanten. Inherent aan DOT is de nieuwe productportfolio, bestaande uit maximaal 3.000 verschillende DBC zorgproducten, geënt op de ICD 10 codering. Dit leidt tot wijzigingen in de taal waarmee een ziekenhuis zich verantwoordt over de in het ziekenhuis geleverde zorg. De ‘nieuwe’ DBC zorgproducten zijn gebaseerd op nieuwe zorgprofielen met beperkte ervaringscijfers. Parallel aan de invoering van DOT wordt het B-segment ten koste van het Asegment verder uitgebreid. Processen & diensten De processen en diensten zijn de spil in de organisatie van een ziekenhuis. In dit perspectief benoemen we zowel het primaire proces (inrichten zorgproces) als de verschillende ondersteunende processen (bijvoorbeeld financiën, HRM, facilitair en control).

Figuur 3 DOT effect op managementinformatie

Figuur 4 Ziekenhuis versus grouper

40

Voor het afleiden van de nieuwe DBC zorgproducten dienen extra zorgactiviteiten te worden geregistreerd. Ook dient het ziekenhuis te stoppen met het registreren van bepaalde zorgactiviteiten die tot nu toe werden vastgelegd voor het valideren van een DBC. Een voorbeeld van een zorgactiviteit die wordt beëindigd is 031294 ‘Vitrectomie’ van het specialisme oogheelkunde. Een zorgactiviteit die nieuw dient te worden vastgelegd is bijvoorbeeld de zorgactiviteit: 031293 ‘Voorsegmentsvitrectomie’ ook voor het specialisme oogheelkunde4. In de huidige systematiek bepaalt de medisch specialist het zorgproduct en controleert het systeem het zorgproduct. In de DOT systematiek bepaalt het systeem het zorgproduct en controleert de medisch specialist het afgeleide zorgproduct. Met deze verandering komt de


01-09-2009

23:06

Page 41

bepaling van het zorgproduct te liggen bij een externe partij (de partij die de grouper beheert). Ook komt een belangrijke interne controle (de validatiemodule) op de juistheid van de vastgelegde DBC te vervallen. Een ziekenhuis moet dan ook kunnen controleren dat de grouper zijn werk goed doet en de controle op de juiste verwerking zelf kunnen vaststellen. In de overgangssituatie dient de gehele zorgketen rekening te houden met een duaal systeem van valideren/afleiden en declaratieafhandeling.

IT De inzet en toepassing van informatiesystemen spelen een zeer belangrijke rol in de performance van een organisatie. De invoering van DOT raakt het Ziekenhuis Informatie Systeem, het datawarehouse en de validatie- en facturatiemodule. In deze systemen dienen de gewijzigde diagnoses, de aanvullende zorgactiviteiten en de af te leiden DBC zorgproducten te worden verwerkt. Ook dient de communicatie met grouper en andere spelers in de zorgketen te worden gerealiseerd. Het verwerken van de typeringslijsten zal deels geconcentreerd worden in de grouper. Tot slot zal IT een belangrijke rol moeten spelen in het controleren van de juistheid en volledigheid van het proces van het registreren van zorgactiviteiten tot het factureren van de afgeleide zorgproducten op basis van deze zorgactiviteiten. Mensen & cultuur Het laatste perspectief van het performance model is Mensen & cultuur. Uiteindelijk zijn het mensen en de culturele aspecten die een cruciale rol spelen in de prestatie van een organisatie. De invoering van DOT zal een direct voelbaar effect hebben op de dagelijkse handelingen van de medewerkers van de ziekenhuizen en zorgverzekeraars. Van belang hierin is het opbouwen van kennis en kunde met het werken met de nieuwe systematiek. Voor het vastleggen van de extra zorgactiviteiten en de declaratie van DBC zorgproducten dienen medisch specialisten en zorgadministratie medewerkers te worden opgeleid en geïnstrueerd. Aandachtspunt hierbij is de verwerking van uitval van het afleidingsproces in de grouper.

Verantwoordingsinformatie in de zorgketen Het is van belang dat er vroegtijdig inzicht bestaat in de verantwoordingsstructuur, de betrouwbaarheidseisen en de in de keten ingebouwde controles en daarmee de eisen aan de accountantscontrole. Er zal een controleraamwerk voor de zorgketen moeten worden opgesteld om te waarborgen dat de verantwoordelijkheid bij de verschillende schakels in de keten voldoende helder is en dubbele (inefficiënte) controles worden voorkomen. Het controleraamwerk dient aan de volgende stappen in de gegevensverwerking aandacht te besteden: - In de grouper zijn samenvattings- en afleidingsregels opgenomen. Het eigenaarschap van deze regels en de procedure van vaststelling zal landelijk geregeld moeten worden. Tevens zullen er changemanagement proce-

dures moeten zijn die transparant zijn voor ziekenhuizen en zorgverzekeraars; - Gebruik van SAS 70 verklaringen binnen de zorgketen (zie kader voor toelichting SAS70). De afleiding van het DBC zorgproduct wordt verricht door de centrale grouper service. Door deze ‘uitbesteding’ heeft de zorgketen de behoefte te controleren of de processen van de serviceorganisatie en de grouper op een beheerste en betrouwbare wijze zijn ingericht en worden uitgevoerd. Ervaring in andere sectoren leert dat uitbesteding een organisatie niet ontslaat van haar verantwoordelijkheid voor een proces waar het als organisatie geen directe invloed op heeft. Een SAS 70-rapport kan het voor het ziekenhuis/ de zorgverzekeraar en de accountant mogelijk maken zich een oordeel te vormen over de beheersing van de uitbestede processen zonder verdere diepgaande controlewerkzaamheden bij de serviceorganisatie te verrichten. Een type II of B SAS 70 rapportage met toereikende scope en diepgang is hiervoor een belangrijke randvoorwaarde. - Bij een systeem van afleiden vervalt de registratie van de behandelas en daarmee de validatie van de DBC. Hierdoor loopt het ziekenhuis een groot risico dat bij onvolledige registratie van zorgactiviteiten het ziekenhuis een volledige vergoeding voor haar activiteiten realiseert. Zonder registratie van de behandelas zal daarnaast een deel van de operationele sturingsinformatie komen te vervallen (plannen o.b.v. verwachte inspanning behorende bij de behandelas). Een mogelijke oplossing is het invoeren van een order management module in het ZIS, waarbij op basis van standaard zorgpaden de behandeling kan worden ingepland en de volledigheid van de geregistreerde zorgactiviteiten gewaarborgd is. Er zijn echter nagenoeg geen ziekenhuizen die gebruik maken van ordersturing en de invoering van een ordergestuurde ziekenhuis registratie zijn intensieve en dure trajecten. Een meer haalbaar alternatief op korte termijn is het vooraf registreren van de behandelas of het verwachte zorgproduct. Op deze wijze kan achteraf getoetst worden of het afgeleide zorgproduct overeenkomt met het verwachte zorgproduct. Ook kan op basis van de sturingsinformatie n.a.v. de geregistreerde behandelas de zorg efficiënt gepland en bewaakt worden. Wel vergt het registreren van de behandel-as of het verwachte zorgproduct een extra registratie-inspanning. Een ‘second-best’ oplossing zou kunnen zijn om interne controles uit te voeren op bronregistraties van dure zorgactiviteiten, zoals het aansluiten van de operaties in het OK-systeem met de geregistreerde zorgactiviteiten. Om meer zicht te krijgen op de effectiviteit van deze controles zal echter eerst meer zicht moeten komen op de activiteitenstructuur. - Zorgverzekeraars verrichten verschillende controles op de DBC facturatie. Zo worden er zogenaamde verbandcontroles uitgevoerd en worden periodiek materiële controles uitgevoerd. Het is van belang dat de timing van de uitvoering van deze controles en het bereik waarmee dit gebeurt voldoende is afgestemd op de ingebouwde controles in de grouper en 41


01-09-2009

23:06

Page 42

de interne controles binnen het ziekenhuis, zodat controles doelmatig kunnen worden uitgevoerd. De ervaring met de huidige DBC’s leert dat de controlepunten van de zorgverzekeraars niet altijd goed aansluiten op het interne controleproces binnen de ziekenhuizen, waardoor ziekenhuizen en zorgverzekeraars veel tijd kwijt zijn met het analyseren van de geconstateerde verschillen en het versturen van creditnota’s. Het zoveel mogelijk onderbrengen van deze controles in het controleraamwerk kan bijdragen aan het efficiënter uitvoeren van controles en het wegnemen van de verschillen in interpretaties tussen de zorgverzekeraar en het ziekenhuis.

zijn groot. Een groot deel van de ziekenhuizen lijkt vooralsnog de implicaties van DOT in beperkte mate te onderkennen.5 DOT is niet alleen een technische exercitie, maar de organisatie en materie vragen om een integrale projectaanpak. Hiervoor dienen daadwerkelijk personeel, tijd en financiële middelen te worden vrijgemaakt. Lang niet alle ziekenhuizen en zorgverzekeraars zijn dan ook begonnen met het opzetten van een projectorganisatie om DOT in te voeren. Wil een ziekenhuis/zorgverzekeraar daadwerkelijk structureel invulling kunnen geven aan DOT, dan dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen.

Randvoorwaarden - formeer een krachtig en leidend team met vertegenwoordigers van alle geledingen en werk met een projectplan; - ontwikkel een heldere route hoe te komen tot het gewenste eindresultaat (zonder duidelijke route geen actie); - betrek in de oplossingsrichting alle gebieden van het hierboven beschreven performancemodel; - communiceer deze route breed in de organisatie, want DOT is geen zaak van alleen de administratieve functie (zonder betrokkenheid van de rest van de organisatie zal er geen succes zijn); - rust de betrokkenen toe om de route te kunnen bereiken (zonder adequate hulpmiddelen en een voldoende beschikbaarstelling van financiën en personeel zal het niet lukken); - plan en zorg voor korte termijn resultaten, realiseer binnen twee maanden een eerste beeld van waar de organisatie staat (plan van aanpak, de wijze waarop te organiseren, het aantal afhankelijkheden en de risico’s die hiermee samenhangen); - reserveer projectcapaciteit na 1 januari 2010 om onvoorziene zaken op te lossen. (institutionaliseer de nieuwe aanpak om verder te komen).

Referenties

Randvoorwaarden voor een succesvolle invoering Om een goed inzicht te verkrijgen in de controles in de keten is het van belang dat een ketenbrede beoordeling op de risico’s in de informatieverwerking wordt uitgevoerd. Per informatieverwerkingsstap zal omschreven moeten worden door wie en op welke wijze de risico’s worden ondervangen door geautomatiseerde of handmatige controles. Op korte termijn zal het duale systeem de gewenste lastenverlichting nog niet realiseren en zal extra tijd gaan zitten in kennisopbouw en afhandeling van incidenten. Het invoeren van de wijzigingen die met de invoering van DOT gepaard gaan lijkt niet eenvoudig te zijn, de tijdslijnen zijn kort en de onderlinge afhankelijkheden 42

1 De ICD-10 is de tiende editie van de International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems. Het is een internationaal gehanteerde lijst van ziekten, bijgehouden door de Wereldgezondheidsorganisatie. http://www.who.int/classifications/icd 2 www.dbconderhoud.nl , 13 mei 2009 3 Kwa, H.Y., Hooftman, P., en Sliedrecht, A. (2008) Het DOT effect, Onderzoek naar de impact van de invoering van DOT in Nederlandse ziekenhuizen. De Praktijk, 1 november 2008. Een opdracht van de Nederlandse vereniging van ziekenhuizen (NVZ). 4 Voor meer informatie over welke nieuwe zorgactiviteiten moeten worden vastgelegd en welke worden beëindigd zie: Stichting DBC-Onderhoud (2009). Toelichting op de DBC Zorgactiviteiten Tabel v20090401. Ingangsdatum tabel: 20090701. www.dbconderhoud.nl, 27 mei 2009. 5 Kwa, H.Y., Hooftman, P., en Sliedrecht, A. (2008) Het DOT effect, Onderzoek naar de impact van de invoering van DOT in Nederlandse ziekenhuizen pag. 38. De Praktijk, 1 november 2008. Een opdracht van het Nederlandse vereniging van ziekenhuizen (NVZ).


01-09-2009

23:06

Page 43

Portret van koploper Liesbeth van der Loo uit het

Waterlandziekenhuis DITMAAL IS DAT LIESBETH VAN DER LOO, VAN HET WATERLANDZIEKENHUIS IN PURMEREND. LIESBETH IS 30 JAAR OUD, SINDS 5 JAAR WERKZAAM BIJ HET ZIEKENHUIS, EERST BIJ PLANNING EN CONTROL, EN IS SINDS 1 JAAR ALS DBC ADVISEUR (ONDERDEEL VAN DE AFDELING COMMERCIE).

Wat gaat er goed in jouw ziekenhuis wat betreft de invoering van DOT? ‘We zijn bezig om de toekomstige administratieve processen goed door te lopen, en in kaart te brengen. Dat is belangrijk. Want in dit proces moeten we onze ICT goed op orde zien te houden. We streven naar een goede samenwerking met onze softwareleverancier. DOT staat op ons netvlies en we zijn er druk doende mee’.

Wat gaat er nu minder goed? ‘Het schuiven met de planningen geeft veel onduidelijkheid. Ik vind dat de ziekenhuizen niet de dupe mogen worden doordat andere partijen zich niet aan de afgesproken planning houden’. DeDOT werkzaamheden komen bovenop het reguliere proces. En dan is het moeilijk om iedereen betrokken te krijgen en te houden bij het DOT traject. Daarom treffen we nu al voorbereidingen voor bijvoorbeeld het opleiden, omdat straks iedereen met de nieuwe DOT-systematiek te maken krijgt’.

Wat zijn de leerpunten? ‘Bied als NVZ meer duidelijkheid; geef bijvoorbeeld duidelijk aan wat schaduwdraaien in gaat houden, wat houdt het DOT-lab precies in, of zorg ervoor dat

er een plek is waar ziekenhuizen deze vragen neer kunnen leggen. Bied ook alsjeblieft duidelijkheid over de planningen, geef één planning, en stel één woordvoerder aan die dat bewaakt. Intern hanteren we in ons ziekenhuis ook heel strakke planningen. Wij ontwikkelen voor alle SAP ziekenhuizen de nieuwe functionaliteit, omdat dit door alle betrokken ziekenhuizen gevalideerd moet worden, zijn we gebonden aan strakke planningen. Daar hebben we ook goede ondersteuning van Deloitte bij en dat helpt! Daarnaast moet alles natuurlijk ook nog geïmplementeerd worden in ons ziekenhuis. We hebben momenteel natuurlijk nog meer projecten lopen: we hebben als ziekenhuis ook met de invoering van het Burgerservicenummer (BSN) te maken, NEN 7510 en we hebben een release wissel. DOT is een groot project en het is niet iets wat je er even bij doet.’

Kan je de voordelen van het DOT traject schetsen? ‘DOT moet uiteindelijk transparantie-voordelen hebben, maar die zie ik op dit moment nog niet helemaal… maar dat kan gaan veranderen natuurlijk, het is een meerjaren plan. Voordeel is wél dat je gedwongen wordt om je basis registratie op orde te hebben.

Verder is het nu nog lastig om de effecten precies te zien; hoe gaat bijvoorbeeld de grouper precies werken? Als iedereen tegelijkertijd aanlevert , krijg je dan op tijd je gegevens terug, en kan je dan wel je declaraties op tijd versturen? Wat voor effect heeft het op de liquiditeit, omzet ziekenhuis en de honorarium van de specialisten. Dat soort vragen.’ Wat mogen de leden wel en niet van hun branche organisatie verwachten in dit traject. ‘Ik vind dat de NVZ wel wat tekortschiet in de coördinatierol van DOT. Bijvoorbeeld bij het afspraken maken met externe partijen bleek dat juiste documenten nog niet waren uitgeleverd. We hebben intern tijd nodig voor het implementeren, en dan heb je de juiste documenten van externe partijen tijdig nodig. Ik verwacht dat NVZ een wat meer sturende rol vervult, en afdwingt dat ziekenhuizen voldoende tijd krijgen voor de ontwikkeling van de functionaliteit en de implementatie daarvan. Verder vind ik dat de NVZ als projectleider de grenzen van planning en proces goed moet bewaken. Tot slot wil ik benadrukken dat de NVZ zijn achterban goed moet informeren. Organiseer dus regelmatig koploper overleggen. En communiceer ook regelmatig met updates per mail.’

THEMAMIDDAG

VERENIGING VOOR ZORGADMINISTRATIE EN INFORMATIE NVMA

Algemeen In toenemende mate zullen ICT-systemen in de zorg gaan communiceren met andere deelsystemen omdat in het kader van bijvoorbeeld Zichtbare Zorg de zorg aan de patiënt verleend zal gaan worden door z.g. Zorggroepen. Zorggroepen zijn samenwerkende zorgverleners, en daarmee hun ICT-systemen, die zorg verlenen aan een patiënt met een chronische ziekte. Alle betrokken systemen zullen aan minimale vereisten moeten voldoen om zorgverleners voldoende vertrouwen te laten krijgen en houden in hun ondersteunende registratieve systemen. Wat kunt u verwachten Het onderwerp ‘Kwaliteit van ICT in de Zorg’ gaat op de nationale agenda gezet worden. Deze themamiddag zal de eerste zijn in een reeks van sessies over dit belangrijke onderwerp. De uitgenodigde sprekers zullen het onderwerp van verschillende kanten belichten. - de Inspecteur voor de Gezondheidszorg - de consultant met kennis van EMD-systemen in het geneesmiddelenonderzoek - en verder de ervaringen van een systeem integrator en van enkele ziekenhuizen met een aanbestedingsprocedure - tot slot ervaringen van EuroRec om met hulp van de functionele eisen EMD-systemen te certificeren.

INSCHRIJVEN OP WWW.NVMA.NL

43


01-09-2009

23:06

Page 44

De Stichting Dutch Hospital Data (DHD) is begin 2008 opgericht door de brancheorganisaties NVZ en NFU om de regie te gaan voeren over de landelijke gegevensverzamelingen in de Nederlandse ziekenhuiszorg. Een belangrijke overweging daarbij is geweest dat de vele gegevens die door de gezamenlijke ziekenhuizen worden gegenereerd zowel voor de ziekenhuisbranche zelf als voor de gezondheidszorg in brede zin een belangrijke informatiebron vormen.

DUTCH HOSPITAL DATA MET BELEID UIT DE STARTBLOKKEN

doelmatige en slagvaardige organisatie voor het verzamelen, beheren en bewerken van deze ziekenhuisgegevens. Daarmee is DHD het eerste aanspreekpunt voor iedereen die gebruik wil maken van de landelijke gegevensverzamelingen. Voor DHD is beheren echter meer dan op de winkel passen. DHD staat ook voor het onderhoud en de innovatie van de beheerde verzamelingen. Het meest tot de verbeelding sprekende actuele voorbeeld hiervan is de ombouw van de aloude Landelijke Medische Registratie (LMR) tot een nieuwe geïntegreerde Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg (LBZ). DHD is dus meer dan een uitvoeringsorganisatie. Voor zover het de beleidsafstemming met betrekking tot de gegevensverzamelingen en daaraan gerelateerde onderwerpen betreft, vormt DHD voor NVZ en NFU een belangrijk coördinatiepunt. In nauwe samenhang hiermee vertegenwoordigt DHD de beide brancheorganisaties op specifieke deelgebieden aan verschillende overlegtafels. Met recht kan dus worden gesteld dat DHD het afgelopen jaar met beleid uit de startblokken is gekomen. In dit artikel richt het vizier zich vooral op de inhoud van dat beleid en de daaraan gerelateerde ambities van DHD.

Functieprofiel Kort samengevat hebben de oprichters het statutaire doel van DHD omschreven als het (doen) verzamelen, verwerken en distribueren van gegevens met een relatie tot de Nederlandse ziekenhuiszorg, het (doen) uitvoeren van gegevensbeheer met betrekking tot deze registraties en al hetgeen hiermee in de ruimste verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. De oprichters hebben daarbij voorzien dat DHD 44

voor het bereiken van haar doel vorm en inhoud moet geven aan de navolgende deelfuncties: - het (doen) verzamelen en verwerken van gegevens; - het (doen) ontwikkelen en beheren van geautomatiseerde systemen en classificatiesystemen; - het (doen) faciliteren van koppelingen tussen de registraties; - het (doen) zorg dragen voor een zorgvuldig en

Dr.J.H. (Hans) Schaaf, voorzitter bestuur DHD

DHD rekent het tot haar taak om te voorzien in een

01-09-2009

23:06

Page 45

Dr.J.H. (Hans) Schaaf, voorzitter bestuur DHD


transparant gegevensbeheer; - het (doen) zorg dragen voor een adequate opslag van de verzamelde gegevens; - het (doen) toepassen van optimale technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de verzamelde gegevens en de privacy van degenen die aan de registraties deelnemen.

Hoewel minder expliciet verwoord in de statuten stelt DHD zich in meer algemene zin mede ten doel om de doelmatigheid van het landelijke gegevensbeheer in de ziekenhuisbranche te bevorderen. Voorgaande weergave van het statutaire functieprofiel maakt duidelijk dat DHD uitdrukkelijk de vrijheid is gelaten om onderdelen van het takenpakket aan derden uit te besteden. Inmiddels maakt DHD in de praktijk maximaal 45


01-09-2009

23:06

Page 46

Diagnosegegevens gebruik van deze mogelijkheid. Een groot deel van de uitvoeringstaken is uitbesteed en ook bij de meeste ontwikkeltaken worden derden ingeschakeld. Overigens maakt DHD bij de ontwikkeltaken tevens dankbaar gebruik van de deskundigheid die in de ziekenhuizen aanwezig is. DHD is dus een netwerkorganisatie bij uitstek. In nauwe samenhang hiermee is het DHD bureau bewust zeer beperkt van omvang gehouden. Deze beleidskeuze heeft echter ook zijn grenzen. Immers, om de regie over de gegevensverzamelingen te kunnen voeren, moet DHD tenminste over de benodigde deskundigheid beschikken om de rollen van eigenaar, opdrachtgever en verantwoordelijke in het kader van de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens) effectief te vervullen. De ervaringen tijdens het startjaar hebben verder geleerd dat samenwerking en innovatie kernvoorwaarden zijn voor het welslagen van DHD. Vandaar dat het DHD bestuur begin dit jaar heeft besloten om binnen de directiefunctie meer ruimte te creëren voor de strategische dimensies en binnen het bureau een nieuwe functie te creëren voor het beheer van de registraties. Op uitvoeringsniveau bestaat verder de ambitie om de centrale loketfunctie van het DHD bureau nog wat meer gezicht te geven.

Startpositie Bij de start begin 2008 heeft DHD de verantwoordelijkheid voor het beheer op zich genomen van een aantal reeds bestaande gegevensverzamelingen, te weten de Landelijke Medische Registratie (LMR) en de Landelijke Ambulante Zorgregistratie (LAZR), de Enquête Jaarcijfers Ziekenhuizen (EJZ), de Databank Kwaliteit (IGZ indicatoren), het Loonkostengegevensbestand (LKG) van de algemene ziekenhuizen en de Incidentmeldingen Radiotherapie. Tevens heeft DHD het afgelopen jaar de eerste ervaringen opgedaan met de uitlevering aan derden van gegevens uit het DBC Informatie Systeem (DIS). Helaas heeft ook DHD ervaren dat de animo om gegevens aan te leveren voor verzamelingen waarvan het rendement niet direct zichtbaar is, de afgelopen jaren flink is afgenomen. Dit geldt in het bijzonder voor de gegevensaanlevering voor de reeds lang bestaande EJZ (1980) en LMR (1964). De hierdoor ontstane onvolledigheid van deze verzamelingen vormt niet alleen voor de overheid (VWS, CBS, RIVM) en de wetenschappelijke wereld een groot probleem. Ook de ziekenhuisbranche zelf dreigt hierdoor op achterstand te komen. DHD staat dan ook voor de ambitie van NVZ en NFU om de deelname van de ziekenhuizen aan beide registraties weer richting 100% te krijgen. Hiertoe wordt maximaal ingezet op het terugdringen van onnodige administratieve en registratieve handelingen, dit op basis van het uitgangspunt: eenmalige vastlegging aan de bron ten behoeve van meervoudig gebruik. Tegelijkertijd zet DHD in op een nuttig en tot de verbeelding sprekend gebruik van de verzamelde gegevens. Alleen dan mag immers worden verwacht dat de beheerde landelijke registraties zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin op het gewenste niveau kunnen worden gebracht en gehouden. 46

Lange tijd heeft Nederland de luxe gekend van een vrijwel complete landelijke verzameling van diagnosegegevens gekoppeld aan klinische ziekenhuisopnamen en dagopnamen, de thans door DHD beheerde LMR. Tot op de dag van vandaag is de LMR dan ook een veel bevraagde verzameling (wetenschap, overheid, industrie). Hierbij moet worden aangetekend dat de LMR zich niet tot diagnosegegevens beperkt. Van oudsher worden in de LMR (met behulp van de CvV codering) tevens de belangrijkste diagnostische en therapeutische verrichtingen vastgelegd. Anders dan de LMR heeft de registratie van de ambulante diagnosegegevens in de LAZR overigens nooit een 100% participatiegraad gekend. Al in januari 2007 hebben het CBS en het RIVM de minister van VWS in een brandbrief gewezen op de negatieve gevolgen van de afnemende continuïteit en kwaliteit van met name de LMR. Aannemelijk is dat deze trend tenminste gedeeltelijk verband houdt met de invoering van het relatief gedetailleerde DBC systeem enkele jaren geleden (ruim 30.000 DBC’s). Ten onrechte heeft toen even de gedachte postgevat dat het separaat vastleggen van de diagnoses hierdoor overbodig was geworden. Aan dit DBC systeem is immers nooit een eenduidig en uniform specialisme overstijgend classificatiesysteem ten grondslag gelegd. Inmiddels wordt er sinds kort in registratieve zin proefgedraaid met DOT (DBC’s op weg naar transparantie). Het aantal onderscheiden DBC’s in dit nieuwe systeem is met ongeveer een factor 10 gereduceerd en het geheel is gebaseerd op goed onderhouden uniforme classificatiesystemen voor diagnoses (International Classification of Diseases – version 10) en verrichtingen/zorgactiviteiten (CBV). Hoewel de ICD-10 internationaal al vele jaren de standaard is, wordt deze in ons land vrijwel nog niet gebruikt. Ook de LMR is in dit opzicht niet met de tijd meegegaan. Medio 2008 is DHD een van de initiatiefnemers geweest van een besloten conferentie over dit onderwerp. Het resultaat hiervan is geweest dat alle betrokken partijen zich hebben gecommitteerd aan de implementatie van de ICD-10. De feitelijke uitrol hiervan moet echter nog beginnen. Mede om die reden is het nu nog niet mogelijk om de nieuwe DBC’s af te leiden uit de basisregistraties in de ziekenhuizen (diagnoses, verrichtingen en zorgactiviteiten). Voor de ziekenhuissector is dit niettemin een inspirerend perspectief waarmee op termijn vele doelen worden gediend. Steeds duidelijker wordt echter dat dit perspectief wel eens achter de horizon zou kunnen verdwijnen als de bestaande diagnoseregistratie (LMR) in kwalitatieve en kwantitatieve zin niet snel op het oude niveau wordt gebracht. In dit opzicht heeft DHD de brief van de minister van VWS van 5 september 2008 over dit onderwerp als een forse steun in de rug ervaren. Overigens zijn voor de betrokken ziekenhuizen ook actuele redenen om te overwegen om de deelname aan de LMR te hervatten, dan wel de kwaliteit van de gegevensaanlevering te verbeteren. Steeds meer prestatie-indicatoren en risico-indicatoren waarmee ziekenhuizen zich publiekelijk verantwoorden voor de geleverde kwaliteit zijn gebaseerd op


01-09-2009

23:06

Page 47

een combinatie van gegevens, waaronder vaak de ontslagdiagnose. Een tot de verbeelding sprekend voorbeeld hiervan is de Hospital Standardized Mortality Ratio. Deze HSMR zet de werkelijke sterfte in een ziekenhuis af tegen de sterfte die op basis van de geregistreerde patiëntkenmerken wordt verwacht en is daarmee een indicator voor de vermijdbare sterfte. Zonder diagnoseregistratie is echter geen correctie voor de case-mix mogelijk en kan een ziekenhuis dus geen sterftecijfers laten zien die vergelijkbaar zijn met die van andere ziekenhuizen. Een deugdelijke basisregistratie dient dus meer doelen dan het op orde houden van de traditionele verlies- en winstrekening.

Basisregistratie Het is evident dat de kansen op succes van het DOT project, de ICD-10 uitrol en de LBZ niet alleen nauw met elkaar samenhangen, maar ook dat het welslagen van deze drie projecten direct afhankelijk is van een deugdelijke inrichting van de basisregistratie in de ziekenhuizen. Doel is immers om de landelijke gegevensverzamelingen een afgeleide te laten zijn van de gegevens die in de ziekenhuizen aan de bron worden vastgelegd. Voor DHD is dit besef eerder dit jaar aanleiding geweest om in samenwerking met NVZ en NFU een interactief debat tussen ervaringsdeskundigen en beleidsmakers over dit onderwerp te organiseren. Vooruitlopend op het verschijnen van het conferentieverslag in september aanstaande ligt het voor de hand om in dit artikel reeds enkele relevante punten aan te stippen. Zo is aan de hand van een functionele weergave van de zorgprocessen, werkeenheden en werkrelaties (zie bijgaand schema) nog eens geïllustreerd dat een ziekenhuisorganisatie vele gegevensbronnen kent. Het inrichten van een deugdelijke basisadministratie en basisregistratie vraagt daarom altijd om maatwerk. Bepleit is verder om de basisregistratie zijn verankering te geven in de zorgdocumentatie. Verder is er nog eens op gewezen dat een deugdelijke vastlegging van gegevens vooral voor een ziekenhuis zelf van groot belang is. Niet alleen in het kader van de financiële huishouding, maar ook ten behoeve van het kwaliteitsmanagement, het risicomanagement, het inrichten van zorgpaden, het bevorderen van de doelmatigheid en het afleggen van interne en externe verantwoording. Het inrichten van een deugdelijke (geautomatiseerde) basisadministratie en basisregistratie is een investering die zichzelf later dubbel en dwars terugverdient. De keerzijde hiervan is dat de vastgelegde gegevens de gegevensverschaffer zichtbaar rendement moeten opleveren. Zo wordt door menigeen gevreesd dat de diagnoseregistratie op basis van de ICD-10 pas goed op gang zal komen als de mogelijkheid is gecreëerd om DBC’s echt af te leiden en het rechtstreeks registreren van DBC’s achterwege kan blijven. Alle reden derhalve om de ontwikkeling van de afleidmogelijkheid met de nodige voortvarendheid ter hand te nemen.

Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg Voor DHD is de ombouw van de bestaande

LMR tot een moderne geïntegreerde en flexibele LBZ van meet af aan de belangrijkste uitdaging geweest. Het afgelopen jaar is dan ook hard gewerkt aan een datamodel dat in de verschillende behoeften voorziet. In het voorjaar is het ontwikkelde datamodel zowel in NFU als in NVZ verband op zijn merites beoordeeld en begin juli is het door de stuurgroep LBZ formeel aan het bestuur van DHD aangeboden. DHD wil met de ombouw van de LMR tot LBZ een landelijke registratie van basisgegevens creëren die de ruggengraat gaat vormen van alle ziekenhuiszorg gerelateerde gegevensverzamelingen. Het beoogde geïntegreerde karakter van de LBZ kent dan ook verschillende dimensies. Zo zullen in de LBZ op patiëntniveau onder meer alle diagnoses, verrichtingen en zorgactiviteiten (kliniek, dagbehandeling en polikliniek) worden vastgelegd (op basis van ICD-10 en CBV). Nieuw is ook dat deze gegevens in de LBZ worden gekoppeld aan het gepseudonimiseerde BurgerServiceNummer (BSN). Ervan uitgaande dat de participatiegraad van de ziekenhuizen weer richting 100% zal gaan, wordt het hierdoor mogelijk om de ziektegeschiedenis van een patiënt te volgen onafhankelijk van de plaats waar de behandeling heeft plaatsgevonden. Hiermee wordt een informatiebron gecreëerd met vele nieuwe mogelijkheden. Niet alleen voor het genereren van stuurinformatie voor de ziekenhuizen, maar ook voor wetenschappelijk onderzoek en beleidsonderbouwing op macroniveau. Het geïntegreerde karakter komt verder tot uiting in de mogelijkheid om deelregistraties in de LBZ te integreren, dan wel op een zodanige wijze te koppelen dat de doelmatigheid van de gegevensverzameling en het gegevensbeheer hiermee zijn gediend. Uitgangspunt is dat de ziekenhuisbranche zelf de verantwoordelijkheid draagt voor de kwaliteit van de LBZ en dat DHD daarvoor het eerste aanspreekpunt is. Allereerst betekent dit dat DHD hoge eisen zal stellen aan de architectuur van de LBZ. Het betekent echter ook dat DHD eisen zal stellen aan de kwaliteit van de gegevensaanlevering aan de LBZ. Voorop staat dat DHD bij de doorlevering van gegevens aan de ziekenhuizen, de overheid en andere belanghebbenden garant moet kunnen staan voor de kwaliteit daarvan. Het tot stand brengen van een goed functionerende LBZ is daarmee ook voor DHD zelf een kritische succesfactor.

Functionele weergave van de zorgprocessen, werkeenheden en werkrelaties in een ziekenhuisorganisatie

47


01-09-2009

23:06

Page 48

INVITATIONAL

CONFERENCE DHD 26 MEI 2009 : OPENING DOOR DE VOORZITTER D R . J . H .

( H A N S )

S C H A A F ,

V O O R Z I T T E R

B E S T U U R

D H D

als op het niveau van patiëntengroepen. Daarbij maakt het niet uit op basis van welke kenmerken en op welk moment een patiëntengroep wordt samengesteld. Zo bepaalt de verwijzend huisarts in eerste instantie naar welk poortspecialisme of naar welke specifieke polikliniek (bv. mammapoli, diabetespoli, geheugenpoli) een patiënt wordt verwezen. Bij binnenkomst in het ziekenhuis kunnen patiënten op basis van hun verwijsindicatie, klachtenpatroon, of voorlopige diagnose worden gegroepeerd. Bedrijfsmatig kan het onderscheid naar acute, chronische en electieve patiënten interessant zijn. Achteraf is de DBC (of DRG) groepering vanuit financieel economisch perspectief van belang. Wetenschappelijk is vooral een groepering op basis van de einddiagnose(s) interessant.

Bovenstaand multipele matrix model van het ziekenhuis biedt de mogelijkheid om een groot aantal relevante relatiepatronen op de werkvloer gestructureerd in kaart te brengen: 1 de relaties tussen patiënten/patiëntengroepen en de poortspecialismen; 2 de relaties tussen patiënten/patiëntengroepen en de patiëntgebonden afdelingen; 3 de relaties tussen de poortspecialismen en de patiëntgebonden afdelingen; 4 de relaties tussen de poortspecialismen en de facilitaire afdelingen; 5 de relaties tussen de patiëntgebonden afdelingen en de facilitaire afdelingen.

Kenmerkend voor patiëntgebonden afdelingen is dat de activiteiten die hier plaatsvinden goeddeels aan individuele patiënten kunnen worden toegerekend. Van belang is dat hierbij twee soorten patiëntgebonden afdelingen kunnen worden onderscheiden: afdelingen waar de patiënten zelf participeren in de zorgprocessen (eerste hulp, verpleegafdeling, operatiekamers etc.) en afdelingen waar op afstand activiteiten ten behoeve van individuele patiënten plaatsvinden (laboratoria, apotheek etc.). Voor een aantal patiëntgebonden afdelingen geldt bovendien dat deze de thuisbasis vormen van een ondersteunend specialisme (radiologie, farmacie, klinische chemie etc.). Kenmerkend voor de facilitaire afdelingen (personeelszaken, financiële administratie, technische dienst etc.) is dat de activiteiten hiervan als regel niet rechtstreeks aan individuele patiënten kunnen worden toegerekend.

Het model is zowel bruikbaar op het niveau van de individuele patiënt (voorzien van BSN en NAW gegevens)

Tilburg, 20 mei 2009, Dr. J.H. (Hans) Schaaf

Achtergronddia : Het ziekenhuis als meervoudige matrix

NIEUWE DIRECTEUR DHD 48

Per 1 juli 2009 is tot directeur van de Stichting Dutch Hospital Data benoemd, mevrouw Dr. Inez M.A. Joung. Begin dit jaar heeft het bestuur van DHD vastgesteld dat er binnen de directiefunctie meer ruimte nodig is voor de strategische dimensies. In dat kader is er binnen het DHD bureau een nieuwe functie gecreëerd voor het beheer van de registraties. In deze functie van manager registraties is eveneens met ingang van 1 juli 2009 benoemd, de heer Dr. Jan Jozef Pool, zoals bekend één van de grondleggers van DHD.


01-09-2009

23:06

Page 49

PILOT ICD-10 VAN START Op korte termijn wordt gestart met een pilot voor de invoering van ICD-10 in drie ziekenhuizen. Het doel van de pilot is kennis en ervaring op te doen met de implementatie van het vernieuwde codesysteem en registratie. Met de inzichten uit de pilot wordt de verdere soepele invoering van de ICD-10 gestalte gegeven. . Zo wordt er een voorbeeld draaiboek voor implementatie voor de andere ziekenhuizen opgesteld. Bovendien wordt een Business Case opgesteld zodat kosten en baten duidelijk worden. Geklasseerde diagnose gegevens gebaseerd op ICD-10 zullen gebruikt gaan worden bij de dagelijkse zorg voor de patiënt. Daarmee wordt de betrouwbaarheid en volledigheid van de informatie verbeterd. De regiegroep Implementatie ICD-10 heeft ingestemd met een invoeringsplan met dat doel. In de regiegroep zitten vertegenwoordigers van het ministerie van VWS, de Orde van Medisch Specialisten, Zorgverzekeraars Nederland, NVZ, NFU, het RIVM en Prismant. Binnen het project vindt afstemming plaats met DOT, SNOMED, CBV, DHD. Inmiddels is samen geconstateerd dat ICD-10 de basis is voor deze registraties. Het project is erop gericht alle Nederlandse ziekenhuizen in staat te stellen met ingang van 1 januari 2011 met de ICD-10 te werken.

ICD-10 en terug opgesteld. Conversietabellen maken het mogelijk registratie en rapportage naar keuze in ICD-9 of ICD-10 te doen. Uiteraard verdient ICD-10 daarbij de voorkeur. Na de pilotfase (oktober 2009) wordt een besluit genomen hoe de landelijke implementatie van de ICD-10 vervolgd wordt. Hierover zal in een NVMA congres gerapporteerd worden. Vanaf de zomer van 2009 worden omscholingscursussen door Prismant aangeboden voor ervaren ICD-9-CM codeurs. De cursus leert ze omgaan met ICD-10. Bovendien wordt aandacht geschonken aan de verschuivende rol van codeurs. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met drs Joan Verweij, [email protected]

Voorafgaande aan de start van de pilot, worden conversietabellen van de ICD-9 CM naar de

Inez Joung heeft Geneeskunde en Beleids- en Bestuurswetenschappen gestudeerd aan de Radboud Universiteit in Nijmegen. Aansluitend heeft Inez Joung op de afdeling Maatschappelijke Gezondheidszorg van het Erasmus Medisch Centrum promotieonderzoek verricht naar de relatie tussen burgerlijke staat en gezondheid. In de daarop volgende jaren is zij aan genoemde afdeling verbonden gebleven als universitair docent. Vanaf 2005 is Inez Joung als hoofd van de afdeling Regionale Samenwerking Oncologie werkzaam geweest bij het Integraal Kankercentrum Rotterdam (IKR).

49


01-09-2009

23:06

Page 51

27 september 2009 t/m 10 januari 2010

Het Scheringa Museum voor Realisme te Spanbroek (Noord-Holland) stelt tentoonstellingen samen over kunstenaars die het realisme in de twintigste eeuw een nieuw gezicht gaven. Een van de kerngebieden van het verzamelbeleid van het museum is het werk van de Nederlandse magisch realisten en hun tijdgenoten; Jan van Tongeren (Oldebroek 1897 – 1991 Amsterdam) is zo’n tijdgenoot. In 2000 werd een eerste schilderij van Jan van Tongeren verworven: Stilleven met vijzel (1943). Inmiddels bevat de collectie tien stillevens van zijn hand, variërend van een vroeg werk uit 1934, tot een van zijn latere werken uit 1976. Veel schilderijen van Jan van Tongeren bevinden zich in particulier bezit, waardoor ze zelden voor het publiek te zien zijn. Zijn laatste solotentoonstellingen vonden plaats in 1989 in het Singer Museum te Laren en in zijn geboorteplaats Oldebroek. Het Scheringa Museum brengt met een overzichtstentoonstelling en een catalogus deze belangrijke twintigste-eeuwse stillevenschilder opnieuw onder de aandacht van het Nederlandse publiek.

Jan van Tongeren Componist van kleurvlakken Al vroeg in zijn loopbaan kiest Van Tongeren voor het traditionele genre van het stilleven. Aanvankelijk schildert hij in donkere tinten en met veel aandacht voor stofuitdrukking. Vanaf de jaren vijftig worden zijn schilderijen helderder, de kleuren frisser en de composities abstracter. Steeds meer benadert Van Tongeren de voorwerpen als kleurvlakken, waarvan hij de onderlinge rangschikking tot zijn grootste uitdaging ziet. Jan van Tongeren geeft het stilleven in de beeldende kunst een nieuwe dimensie, door niet in de eerste plaats te verwijzen naar morele of kunsthistorische betekenissen (zoals vanitasmotieven in zeventiende-eeuwse stillevens) of door een realistische stofuitdrukking na te streven. Van Tongeren ‘ontstoffelijkt’ zijn voorwerpen en geeft ze in uitgebalanceerde composities een betekenis die bovenal is terug te voeren op vorm en kleur. Zijn realistische schilderijen krijgen hierdoor een unieke abstracte dimensie, die verwijst naar het werk van de kubisten Georges Braque en Juan Gris en naar de abstractie van kunstenaars als Piet Mondriaan. Jan van Tongeren was bijna veertig jaar docent aan de Rijksnormaalschool voor Tekenleraren in Amsterdam (later onderdeel van de Gerrit Rietveldacademie) en heeft tientallen kunstenaars opgeleid. Vanaf 1936 was hij lid van de kunstenaarsvereniging Arti et Amicitiae in Amsterdam, waarvan hij ook enkele jaren bestuurslid was. Van Tongerens vroegere stillevens vertonen overeenkomsten met de bijna fotografisch realistische stijl van de magisch realisten Raoul Hynckes, Dick Ket en Pyke Koch. Na zijn pensionering in 1963 kan hij zich volledig concentreren op het schilderen en maakt zijn werk nog een opvallende ontwikkeling door. Steeds meer beschouwt hij het maken van een schilderij als het oplossen van een probleem op het gebied van compositie, vorm en kleur. Door zijn nauwgezette en vasthoudende werkwijze is deze artistieke ontwikkeling prachtig te volgen. Binnen de beperkte ruimte van zijn atelier – die tevens opslagplaats is van talloze voorwerpen - stelt hij keer op keer verrassende composities samen, waarin voorgrond, voorwerpen en achtergrond op schijnbaar eindeloos veel manieren een relatie met elkaar kunnen aangaan. Deze artistieke ontdekkingstocht is aan de hand van ruim veertig werken in de tentoonstelling ‘Jan van Tongeren, componist van kleurvlakken’ te volgen. Informatie over de kunstenaar: korte biografie Jan van Tongeren wordt op 28 juni 1897 geboren te Oldebroek (Gelderland). Het gezin Van Tongeren was Nederlands-Hervormd en bestond uit zeven kinderen. Na het overlijden van zijn vader, die klompenmaker en kuiper was, neemt Jan diens werkzaamheden over en wordt kostwinner. Omdat hij in die periode al goed kan tekenen, verdient hij bij met het maken van portrettekeningen en lukt het een studiebeurs te krijgen om aan de Rijksnormaalschool voor Tekenleraren in Amsterdam te gaan studeren. In 1924 behaalt hij hier zijn akte MO Tekenen en blijft als assistent-docent en later als docent verbonden aan de opleiding. Naast zijn dienstverband schildert hij stillevens en landschappen waarmee hij regelmatig exposeert, voornamelijk bij de Amsterdamse kunstenaarssociëteit Arti et Amicitiae, waarvan hij in 1936 lid wordt. In 1947 ontvangt hij de Arti-medaille en is ook enkele jaren bestuurslid van het genootschap. In de jaren zestig en zeventig neemt de belangstelling voor zijn werk toe en via galerie Siau in Amsterdam verkoopt hij vele schilderijen tegen steeds hogere prijzen. Op latere leeftijd vermindert Van Tongerens gezichtsvermogen sterk, uiteindelijk resulterend in blindheid. In 1986 wordt het daardoor voor hem onmogelijk te blijven schilderen. Van Tongeren overlijdt op 1 januari 1991 in Amsterdam. Vaste collectie Tijdens de tentoonstelling ‘Jan van Tongeren, componist van kleurvlakken’ is onder meer werk te zien van tijdgenoten als Carel Willink, Raoul Hynckes, Pyke Koch, Dick Ket, Jan Mankes, Johan Mekkink, Johan Ponsioen en Ger Langeweg. Ook is een presentatie van creaties van Fong-Leng ingericht. Publicatie Bij de tentoonstelling ‘Jan van Tongeren, componist van kleur-vlakken’ verschijnt een rijk geïllustreerde tentoonstellingscatalogus. ISBN 9789078607045, verkoopprijs h19,95.

51


01-09-2009

23:06

Page 52

NVMA i n f o r m a t i e Verkorte missie NVMA: De NVMA bevordert de kwaliteit van de zorgadministratie en -informatie en wil daarvoor een ontmoetingspunt zijn voor alle betrokkenen en belanghebbenden in de gezondheidszorg. Visie NVMA: Sturing van zorgprocessen bij verantwoorde aanwending van de middelen vereist geïntegreerde informatie, verkregen uit de gegevens van de zorgprocessen. De NVMA ziet het als haar taak om de zorgadministratie te bevorderen door verbetering van classificaties en coderingen en door standaardisatie en uniformering van begrippen. Zij streeft naar een register voor gekwalificeerd opgeleide medewerkers binnen de zorgadministratie. Bestuur NVMA Mevr. N. Steeman, secretaris Postbus 750 1782 GZ Den Helder M.J.G.M. Dekker T.G.R. Király H. Pieterse, voorzitter J. Runnenberg, vice-voorzitter, penningmeester Mevr. N. Steeman, secretaris W.A.M. Tromp M.J.S.M. Verhoeven

E-mail: [email protected] NVMA-site: www.nvma.nl

Het bestuur wordt terzijde gestaan door een aantal commissies. Financiële commissie Mevr. H. Baars H.W.E. Ö. Heijmans PR commissie M.J.G.M. Dekker Rivierduinen Schuttersveld 9 Postbus 405 2300 AK Leiden

Commissie informatiebeveiliging Mevr. A. Hulshof- Buurman J. van der Kamp, secretaris C. de Keizer H. Nabavi, voorzitter J.J.N. van der Palen, adviseur G. Stroeve J. van der Wel Symposiumcommissie W.A. Dekker Arkin GGz en verslavingszorg Amsterdam Postbus 75848 1070 AV Amsterdam

M.J.G.M. Dekker, secretaris W.A. Dekker, voorzitter J. Runnenberg

W.A. Dekker, voorzitter P.J.M.M. Epping S.A.M. Schermer Voest, secretaris/penningmeester

Commissie Opleidingen M.J.G.M. Dekker R. Klap H. Pieterse J. Runnenberg M.J.S.M. Verhoeven

Commissie Definities, Classificaties en Coderingen P. van Halem Academisch Medisch Centrum Meibergdreef 9 Kamer D.3-330 1105 AZ Amsterdam

Redactie NTMA mevr. A. J. Bekker Groene Hart Ziekenhuis Postbus 1098 / j27 2800 BB Gouda mevr. A. J. Bekker M.J.G.M. Dekker, voorzitter W. A. Dekker J. Runnenberg, eindredacteur A. van Winkoop

mevr. M.G.T. Beentjes, voorzitter mevr. A. J. Bekker L.C.A.P. van den Bergh P. van Halem, secretaris A.H.G. Volman

NOG GEEN NVMA LID? SURF NAAR WWW.NVMA.NL

TRAINING: WERKEN ALS AO/IC MEDEWERKER TRAINING 1 - 22 & 29 SEPTEMBER 2009 TRAINING 2 -17 & 24 NOVEMBER 2009

‘OP NADRUKKELIJK VERZOEK VAN ZORGINSTELLINGEN EN VERZEKERAARS GAAT DE REGELING ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE (AO/IC) VOORLOPIG NIET VERDWIJNEN. DE NEDERLANDSE ZORGAUTORITEIT HEEFT DAT BESLOTEN’. De komende periode is het nog van groot belang dat uw medewerkers op de hoogte zijn van de inhoud van de kaderregeling AO/IC én daar naar handelen. Op deze manier zorgt u ervoor dat uw DBC’s juist, tijdig en volledig worden gefactureerd. U krijgt dus betaalt voor wat u doet en ook nog eens op tijd! Het risico van fout- en/of onderregistratie wordt geminimaliseerd en u loopt geen rente-inkomsten mis. Om dit gehele proces te beheersen, is het belangrijk dat betrokken medewerkers goed op de hoogte zijn van hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zij moeten weten hoe de verschillende taken ingevuld worden en wat hierbij de risico’s zijn. Om die reden organiseert de NVMA is samenwerking met Q-Consult een training ‘werken als AO/IC medewerker’. De tweedaagse training bestaat uit de onderdelen: Interne controle functie, interne audits en vergroten van de vaardigheden.

Voor wie is deze training? De training is gericht op medewerkers in ziekenhuizen en GGZ-instellingen die de rol van AO/IC medewerker vervullen in het kader van de AO/IC DBC. U kunt hierbij denken aan IC-funtionarissen, medewerker AO/IC, hoofden medische- en zorgadministratie, zorgadministrateurs, hoofden medische registratie, DBC staf- en beleidsmedewerkers en financieel economische leidinggevenden en medewerkers. Welke onderwerpen worden behandeld? - Inleiding: Kernbegrippen AO/IC - Rol en functie van de medewerker AO/IC - Wat is een interne audit? - Auditvaardigheden - Wat is een steekproef? - Steekproefvaardigheden Duur en data van de training Training 1 - 22 & 29 september 2009. Training 2 - 17 & 24 november 2009 De training bestaat uit twee dagen.

Meer informatie en inschrijven op www.nvma.nl 52

Zorgadministratie DOT SPECIAL! jaargang 35 september De krachttour DOT Terug naar de bron, optimalisatie van de verrichtingenregistratie

Recommend Documents