Westfries Archief Begroting 2015 Inclusief meerjarenraming 2016-2019
1. Inhoudsopgave 2. Inleiding en besluitvorming ......................................................................................... 3 3. Beleidsbegroting ......................................................................................................... 4
3.1 Samenstelling bestuur............................................................................................ 4 3.2 Missie en kerntaken ............................................................................................... 4 3.3 Collecties .............................................................................................................. 5 3.5 Visie op de toekomst ............................................................................................. 5
4. Paragrafen ................................................................................................................. 8
4.1 Weerstandsvermogen ............................................................................................ 8 4.2 Financieringsparagraaf ........................................................................................... 8 4.3 Risicoparagraaf ..................................................................................................... 9 4.4 Bedrijfsvoering ...................................................................................................... 9
5. Financiële begroting.................................................................................................. 10
5.1 Exploitatie........................................................................................................... 10 5.3 Bijdrage 2015-2018 ............................................................................................. 12 5.5 Bestuurlijke Besluitvorming .................................................................................. 15
2
2. Inleiding en besluitvorming Hierbij bieden wij u de ontwerpbegroting voor 2015 aan alsmede de meerjarenraming 2016-2018. De begroting 2015 is opgesteld op basis van “ongewijzigd” beleid. De ramingen uit de voorgaande begroting (2014) zijn als basis genomen. Voor de begroting 2014 vindt een indexering van 0,5% op de loonontwikkeling en 0,75% op de prijsontwikkeling van de daarvoor in aanmerking komende posten conform de regionaal gemaakte afspraken. Op de valreep is een brief binnengekomen van de gemeente Hoorn waarin een extra taakstelling van 0,575% wordt opgelegd. Omgerekend betekent dit een ombuiging van 4,4% op de beïnvloedbare posten. Het Westfries Archief heeft tot 1 september de tijd om met voorstellen te komen. In de vergadering van 27 juni 2011 heeft het Algemeen Bestuur het beleids- en informatieplan vastgesteld. In de loop van 2014 zal een nieuw beleidsplan met dekkingsplan voor de komende jaren aan het bestuur worden aangeboden.
3
3. Beleidsbegroting 3.1 Samenstelling bestuur Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Drechterland Dhr. R.J.H. van der Riet (plv. Voorzitter) Enkhuizen Dhr. J.G.A. Baas Hoorn Dhr. P. Westenberg (voorzitter) Koggenland Dhr. R. Posthumus Medemblik Dhr. D. Kuipers Opmeer Dhr. G.J.A.M Nijpels Stede Broec Mw. A.A.C. Groot Westfries Archief Dhr. D. Dekema (secretaris)
3.2 Missie en kerntaken Het Westfries Archief draagt bij aan het gezond houden van de lokale democratie in West-Friesland en het levend houden van het verleden. Dat doen we op twee manieren. Het WFA helpt de aangesloten gemeenten om goed met hun informatie om te gaan ten behoeve van doelmatige bedrijfsvoering en adequate verantwoording. Bovendien bewaart het WFA de historische bronnen en maakt deze laagdrempelig toegankelijk voor geïnteresseerden binnen en buiten de regio. De kerntaken van het Westfries Archief zijn: -
Het beheren, bewaren en ter beschikking stellen van de historische archieven en collecties van de aangesloten Westfriese gemeenten (= wettelijke taak). Het (als toekomstig archiefbeheerder) adviseren en inspecteren van de aangesloten gemeenten op het gebied van (digitaal) duurzaam archiefbeheer (= wettelijke taak). Een kennis- en informatiecentrum zijn op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en door deze collectie op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar te stellen aan en dienstbaar te maken voor een breed publiek.
Bij het vervullen van de missie en de kerntaken dient het Westfries Archief rekening te houden met de volgende maatschappelijke en politieke ontwikkelingen: -
Het cultuurbeleid van rijk, provincie en gemeenten, dat is gericht op een breder publieksbereik, aandacht voor erfgoededucatie en het sluiten van samenwerkingsverbanden met andere erfgoedinstellingen. De overgang van een leescultuur naar een beeld- en beleveniscultuur. Internet als belangrijkste informatiekanaal. Een groeiende belangstelling voor historie. Een sterke vraag naar digitaal beschikbare informatie (digitalisering). Archieven die digitaal gevormd en overgedragen worden.
4
3.3 Collecties Het Westfries Archief verzamelt en beheert een breed spectrum aan archieven en bibliotheek- en beeldmateriaal. De oudste archiefstukken dateren uit de veertiende eeuw. Die zijn te vinden in de stadsarchieven van Hoorn, Enkhuizen en Medemblik. De jongste stukken zijn slechts enkele jaren oud. De basis wordt gevormd door de archieven van de overheid maar is aangevuld met collecties van maatschappelijk en historisch relevante instellingen en personen. Van de archieven is meer dan 90 procent ontsloten door middel van een inventaris en dat is een zeer hoog percentage. Vrijwel alle ruim 2059 archieven zijn toegankelijk via een database met zo’n 140.000 beschrijvingen, die raadpleegbaar is via internet. Het Westfries Archief bezit met ruim 26.500 titels de meest complete bibliotheek op het gebied van de regionale en lokale geschiedenis van het werkgebied. De basis van de bibliotheek wordt gevormd door de oude stadsbibliotheken van Hoorn en Enkhuizen en bevatten vele unieke en kostbare werken. Topstukken uit de bibliotheek zijn bijvoorbeeld de eerste druk van de kroniek van Velius en een bijzonder fraai exemplaar van de Stedenatlas van Joannes Blaeu uit 1649, waarin alle Hollandse steden in gekleurde gravures zijn weergegeven. De catalogus van de bibliotheek is gedigitaliseerd en via internet te raadplegen. Het Westfries Archief beheert tevens een grote verzameling lokale en regionale kranten vanaf het begin van de negentiende eeuw. Deze vormen een rijke bron van informatie over het leven in WestFriesland, waar veel gebruik van wordt gemaakt. De collectie beeld en geluid omvat meer dan 160.000 afbeeldingen: foto’s, prenten, tekeningen en topografische kaarten Topstukken zijn de kaart van Holland en Utrecht door Balthazar Florisz van Berkenrode uit 1621, de manuscriptkaarten van de West-Friese zeedijken uit 1638 en van het gebied binnen de West-Friese Omringdijk uit 1651-1654 door Johannes Dou. Het grootste deel van de collectie afbeeldingen is gedigitaliseerd en via de website te raadplegen. Het Westfries Archief beheert ook geluidsopnamen, films en video’s. Van dit deel van de collectie is nog maar een klein gedeelte gedigitaliseerd.
3.5 Visie op de toekomst Informatieplan.
Op 27 juni 2011 heeft het Algemeen Bestuur het Informatieplan vastgesteld. Dit plan laat zien hoe de doelstellingen van het beleidsplan de komende jaren kunnen worden gerealiseerd. Er zijn 17 projecten geformuleerd en in het plan zijn verschillende financiële scenario’s uitgewerkt. Het bestuur heeft gekozen voor de variant waarbij het Informatieplan gedeeltelijk wordt gefinancierd uit de eigen begroting en gedeeltelijk uit de reserves. Daartoe zijn de reserves gesplitst in een algemene reserve en enkele bestemmingsreserves. Op deze manier zal de uitvoering de komende jaren geen invloed hebben op de gemeentelijke bijdrage. De financiële gevolgen zijn, conform het dekkingsplan (scenario 3B van het Informatieplan), in dezelfde lijn in de begroting verwerkt als in 2013. Voor de periode vanaf 2015 zal een nieuw beleidsplan aan het bestuur worden voorgelegd. De verdergaande digitalisering biedt kansen om het publieksbereik sterk uit te breiden. De doelgroepen van het archief - gemeenten en burgers - zullen straks een groot deel van hun informatie op afstand kunnen vinden. De nieuwe website maakt dat mogelijk. Deze zal zich steeds verder ontwikkelen tot een essentieel onderdeel van de infrastructuur in de communicatie tussen het archief en zijn gebruikers. In deze nieuwe omgeving vindt de communicatie met de gemeenten interactief plaats. Grote groepen vrijwilligers kunnen ons op afstand om de collecties verder te ontsluiten. Historische informatie wordt op deze manier veel beter bereikt, gedeeld en benut. Zo wordt voorzien in een bestaande en groeiende behoefte. Het digitaliseringsproces voltrekt zich niet alleen bij ons, maar overal om ons heen. Om mee te kunnen komen, is een verdere professionalisering van het Westfries Archief nodig. We we moeten tijdig kunnen inspelen op veranderingen. In dat kader hebben we eind 2012 een informatiemanager aangesteld. In 2011 zijn een groot aantal stukken gedigitaliseerd. Er wordt hard gewerkt aan het op internet plaatsen van deze gegevens. Eind 2012 stonden er de gegevens van bijna 650.000 personen op (het jaar daarvoor ruim
5
300.000 personen). In 2013 zal het aantal ingevoerde en op internet geplaatste gegevens verder groeien. Wij streven ernaar om dit project in 2014 grotendeels afgerond te hebben. Ombuigingen: Taakstelling van 10% is gerealiseerd, nieuwe taakstelling aangekondigd. Door de deelnemende gemeenten was gevraagd een de periode van 2012 – 2014 een ombuiging te realiseren van 10% ten opzichte van de begroting 2011. Dat was voor een kleine organisatie als het WFA een zeer zware opgave, temeer omdat wij aan de vooravond staan van ingrijpende veranderingen als gevolg van de digitalisering van de overheid. De primaire wettelijke taak van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een archiefdepot. Om die reden is verhoudingsgewijs de kosten voor huisvesting veel hoger als bij andere gemeentelijke instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn de beïnvloedbare kosten bijzonder gering. Het Westfries Archief heeft zijn verantwoordelijkheid in de gemeentelijke ombuigingen genomen en de taakstelling loyaal uitgevoerd. Er zijn moeilijke keuzes gemaakt. Zo is bijvoorbeeld besloten om de taak inventarisatie van archieven, waarin het WFA een grote expertise heeft opgebouwd, afgestoten. In de begroting van 2014 is vastgesteld dat het Westfries Archief aan zijn verplichting heeft voldaan. Al met al was dit voor onze organisatie een enorme opgave, waarvoor alle ruimte in de begroting is benut. Verdere ombuigingen zullen onmiddellijk grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van de wettelijke taken ten aanzien van beheer en beschikbaarstelling. Ook de uitvoering van het beleidsplan zal daar grote gevolgen van ondervinden. Vlak voor het versturen van deze begroting is een nieuwe taakstelling opgelegd aan het Westfries Archief. Ditmaal van 0,575% in euro’s uitgedrukt ongeveer €8.000,00. Een fors bedrag op de geringe beïnvloedbare kosten. De gevolgen hiervan zijn op deze korte termijn nog niet te overzien. Het Westfries Archief wordt gevraagd om de ombuiging voor 1 september in te vullen. In de loop van het zomer zal een voorstel worden gedaan en aan het bestuur voorgelegd. Indexering In de uitgangspunten GR is vastgelegd dat voor de loonontwikkeling wordt uitgegaan van de caogemeenten (CAR-UWO). In geval er geen CAO-ontwikkeling bekend is wordt uitgegaan van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers (CPB). Volgens de meest recente raming is dit voor de begroting 2015 0,5% voor loonontwikkeling en 0,75% voor prijsontwikkeling. Op 3 februari 2014 is dit via de brief van de gemeente Hoorn aan het Dagelijks Bestuur van het Westfries Archief bekrachtigd. De werknemers van het Westfries Archief zijn in dienst van de gemeente Hoorn. In de begroting 2014 van de gemeente Hoorn waren de salarislasten gebaseerd op de formatie per 1 jan 2013. In de kadernota 2014 van de gemeente Hoorn worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 maart 2014) in overeenstemming met de CAR-UWO. Er heeft dus een inhaalslag van een jaar plaats gevonden. Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2014 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt genomen voor de begroting 2015 van het Westfries Archief. De lasten zijn hoger ten opzichte van de begroting 2014 omdat hier de hogere kosten als gevolg van CAO-resultaat 2012 (2%), aanpassing premies en sociale lasten en de invoering van de Wet WUL (2%) zijn verwerkt. Met Hoorn zijn afspraken gemaakt dat de cijfers van de Kadernota eerder gecommuniceerd zullen worden. De afgelopen jaren is gebleken dat de doorberekening van de loonkosten zoals afgesproken in de Uitgangspunten ingewikkeld is, zodat telkens nadere uitleg nodig is. De kosten voor DVO en huur zijn, in afwijking van de brief van 3 februari 2014 van de gemeente Hoorn, geïndexeerd met 1,5%. Deze autonome stijging, die het gevolg is van de overeenkomst die het bestuur met de gemeente Hoorn heeft gesloten, wijkt af van de methodiek die is afgesproken in de centrale uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen. Doordat deze indexeringen uit elkaar lopen zal er structureel een gat gaat ontstaan tussen inkomsten en uitgaven. Dit is een gevolg die niemand zich bij het afsluiten van de overeenkomsten heeft gerealiseerd. Voorgesteld wordt om in overleg met regionale adviescommissie voor financiën en de gemeente Hoorn de wijze van doorberekening en indexering van loonkosten en dienstverlening te bespreken. Zodat voor de begroting van 2016 daarover geen misverstanden meer kunnen ontstaan. 6
Huur- en serviceovereenkomst De gemeente Hoorn heeft een dubbele rol in de Gemeenschappelijk Regeling. Hoorn is naast de grootste deelnemer en centrumgemeente van het WFA tevens eigenaar van het gebouw en leverancier van diensten. De centrumgemeente ondersteunt het WFA bij de uitoefening van zijn taken. Dat moet effectief en efficiënt in gebeuren “in the best interest” van het WFA. Daarbij gaan wij er van uit dat Hoorn vanuit zijn rol als centrumgemeente geen kosten doorberekent die toch al gemaakt worden in het kader van zijn eigen bedrijfsvoering. En dat compensatie die de centrumgemeente hiervoor uit het gemeentefonds ontvangt, tot uitdrukking komt in de doorberekende kosten. Afgesproken is dat de ondersteuning van Hoorn en de kosten die op basis daarvan worden doorberekend transparant gemaakt zullen worden middels een huur- en serviceovereenkomst. Deze overeenkomsten zijn na jaren van overleg op 13 juli 2012 ondertekend. De huurovereenkomst is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2009, de datum waarop de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling van kracht is geworden.
7
4. Paragrafen 4.1 Weerstandsvermogen Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin het Archief in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van het Archief moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen. Het Algemeen Bestuur heeft de aard hoogte van de reserves, inclusief de algemene reserve bij besluit van 27 juni 2011 vastgesteld. In dezelfde vergadering heeft het bestuur besloten om de reserves aan te wenden voor de realisering van het Beleids- en informatieplan. Mede daarom heeft het bestuur de hoogte van de algemene reserve hoger vastgesteld als de norm van 2,5%. In najaarsvergadering van 2014 zal een nieuw beleidsplan worden aangeboden aan het Bestuur inclusief een dekkingsplan en een nieuwe nota reserves. De financiële gevolgen hiervan zullen worden verwerkt een voorstel voor een begrotingswijziging. Hieronder een overzicht van de vrij aanwendbare middelen op grond van de laatst vastgestelde begroting. Naam Reserves
Begrote stand per 01-012015
Algemene Reserve Bestemmings-reserve Inhalen achterstanden
125.626 55.000
Bestemmingsreserve uitvoeren Informatieplan
189.950
Bestemmingsreserve uitvoering digitaliseringsplan
88.694
Totaal
459.270
Bij het aangaan van de nieuwe gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2009 zijn de tot dan toe gereserveerde middelen overgegaan in het nieuwe openbaar lichaam WFA, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland. Deze vermogenspositie is aanvaardbaar en zal worden gebruikt om de doelstellingen van het beleidsplan te realiseren.
4.2 Financieringsparagraaf Momenteel wordt ruim 98% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en de bijdrage van het Hoogheemraadschap en 2% met eigen inkomsten uit leges. Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2014 ten tijde van het opstellen van deze begroting nog niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor begroting 2015 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari 2013. In hoofdstuk 5 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.
8
4.3 Risicoparagraaf Ontwikkelingen met eventuele financiële gevolgen. Door de gemeente Medemblik is gevraagd om ingevolge artikel 3.1 van de uitgangspunten Gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s in beeld te willen brengen. Hieronder staat een eerste aanzet hiervoor. Voor de volgende begroting zal een uitgebreidere analyse worden gemaakt. Ombuigingen bij Westfries Archief RISICO: HOOG OMVANG: € 8200,00 voor 2015 Over de periode 2011 – 2014 heeft het Westfries Archief een taakstelling van 10% gerealiseerd. Voor 2015 is een taakstelling aangekondigd van 0,575%. Dat lijkt een gering percentage. Maar omgerekend naar een percentage van de posten die enigszins beïnvloedbaar zijn door het Westfries Archief zelf bedraagt het percentage 4.4%. Dat is, na de eerdere ombuigingen waarmee alle lucht uit de begroting is verdwenen, een zware opgave.
4.4 Bedrijfsvoering Automatisering Het WFA is aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en de vervanging van de apparatuur en software wordt door de gemeente Hoorn gerealiseerd. De kosten hiervoor zijn verdisconteerd in een opslag van de personeelskosten. Het in 2012 vastgestelde Informatieplan voor het WFA verschaft inzicht in de positie van het WFA ten opzichte van de aangesloten gemeenten, in de digitale wereld in het algemeen en in de ontwikkelingen waar de dienst de komende jaren mee te maken krijgt. Personeelsontwikkeling De formatie van het WFA bedraagt 9,5 fte. Bij de opbouw van het personeelsbestand is sprake van vergrijzing. In 2015 en 2016 zullen twee archiefmedewerkers met pensioen gaan. Daardoor zal een grote hoeveelheid kennis en ervaring wegvloeien. In een kleine organisatie als die van het WFA is het van belang dat de personeelsformatie bestaat uit professionele breed inzetbare mensen. Bij het invullen van vacatures wordt hierbij zoveel mogelijk rekening gehouden. Het Informatieplan houdt rekening met de hiervoor genoemde mutaties in de formatie. Een eventuele “overlap” in de bezetting, waardoor een “warme overdracht” van kennis en expertise mogelijk is, maakt daar deel van uit.
Voormalige ID-baan
Eén van de medewerkers van het Westfries Archief is een voormalige ID-er. De gemeente Hoorn heeft besloten het dienstverband van de vier voormalige ID-ers van de gemeente Hoorn te continueren. De kosten hiervoor komen te laste van de gemeentelijke organisatie. Huisvesting In 2006 is het WFA verhuisd naar het nieuwe gebouw aan de Blauwe Berg. Hiermee is een goede en veilige bewaring van de archieven en collecties conform de wettelijke regels gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de centrumgemeente Hoorn en wordt gehuurd van de centrumgemeente. In 2012 is een huurovereenkomst afgesloten met terugwerkende kracht tot 2009. De huurprijs bestaat uit een bedrag voor kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud. Voor 1 januari 2016 zal de component onderhoud opnieuw worden vastgesteld.
9
5. Financiële begroting 5.1 Exploitatie Begroting 2014 Begroting 2015 in meerjarenraming
Begroting 2015 met index en index aanpassing
Begroting 2016
Begroting 2017
Begroting 2018
Begroting 2019
Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente (a)
578.813
578.813
0,50
595.830
595.830
595.830
595.830
595.830
DVO – diensten (b)
133.287
133.287
1,50
135.287
135.287
135.287
135.287
135.287
Kapitaalslasten (c)
10.616
10.269
0,75
10.269
10.269
Overige personele kosten
82.082
82.082
0,75
82.697
82.697
82.697
82.697
82.697
374.110
374.110
1,50
379.721
379.721
379.721
379.721
379.721
DVO – huisvesting (b)
88.176
88.176
1,50
89.499
89.499
89.499
89.499
89.499
Inventaris/Materialen
10.242
10.242
0,75
10.319
10.319
10.319
10.319
10.319
Accountantskosten
6.212
6.212
0,75
6.258
6.258
6.258
6.258
6.258
Contributies
3.877
3.877
0,75
3.906
3.906
3.906
3.906
3.906
26.400
26.400
0,75
26.598
26.598
26.598
26.598
26.598
7.105
7.105
0,75
7.158
7.158
7.158
7.158
7.158
Restauratiekosten archivalia
24.019
24.019
0,75
24.199
24.199
24.199
24.199
24.199
Digitalisering
31.059
31.059
0,75
31.292
31.292
31.292
31.292
31.292
8.000
8.000
0,75
8.060
8.060
8.060
8.060
8.060
1.383.998
1.383.651
1.411.094
1.411.094
1.400.825
1.400.825
1.400.825
Huur
Educatie en voorlichting Opbergmiddelen archiefdienst
Onvoorzien Totaal lasten
Baten Bijdrage Hoogheemraadschap
28.988
28.988
0,75
29.206
29.206
29.206
29.206
29.206
Leges
3.106
3.106
0,75
3.129
3.129
3.129
3.129
3.129
Rente opgebouwde reserve
4.141
4.141
4.141
4.141
4.141
4.141
4.141
10.353
10.353
10.353
10.353
10.353
10.353
10.353
Gemeentelijke bijdragen
1.326.793
1.326.793
1.353.996
1.353.996
1.353.996
1.353.996
1.353.996
Totaal baten
1.373.382
1.373.382
1.400.825
1.400.825
1.400.825
1.400.825
1.400.825
10.616
10.269
10.269
10.269
0
0
0
10.616
10.269
10.269
10.269
0
0
0
0
0
0
0
Verhuurd Archiefruimte
Saldo Stortingen Reserves Onttrekking Reserves
Resultaat na bestemming
10
Uitgangspunten -
Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen raadsbesluit Hoorn 15/2/2012 Brief d.d. 3 februari 2014, nr 1024190 uitgangspunten begroting 2015GR Nota reserves Archiefdienst vastgesteld 27 juni 2011 Informatieplan vastgesteld dd 27 juni 2011. Hierin zijn budgetten gealloceerd voor de uitvoering van dit plan. Deze projecten hebben een lange looptijd en zullen gedeeltelijk doorschuiven. Middels een nieuw beleidsplan zal hiervoor in 2014 besluitvorming plaatsvinden. Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn, dd. 13 juli 2012
Toelichting a. b. c.
Omdat de medewerkers van het Westfries Archief in dienst zijn van de gemeente Hoorn is is de kadernota van de gemeente Hoorn als uitganspunt genomen voor de loonkosten. Zie ook opmerking in hoofdstuk 4 onder indexering. In 2015 zal voor de laatste maal een bedrag van ruim 10.000 euro worden onttrokken om de aanschaf van de z.g. Juke-box te financieren. Voor 2015 is een indexering van 1,5% gehanteerd ten aanzien van Huur en Dienstverlening ingevolge de Huur- en Dienstverleningsovereenkomst. In 2014 zal overleg worden gevoerd met de gemeente Hoorn over het uiteenlopen van de indexeringen aan de inkomsten- en uitgavenzijde.
11
5.2 Bijdragen per gemeente
Totale gemeentelijke bijdragen
Deelnemers Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal
1.353.996 Aantal Bijdrage per inwoners per inwoner: 01-01-2013 19.298 18.315 71.360 22.376 43.248 11.379 21.430 207.406
2015
6,53
125.981,93 119.564,67 465.855,03 146.075,84 282.333,22 74.284,81 139.900,13 1.353.996
5.3 Bijdrage 2015-2018
Totale gemeentelijke bijdragen
Deelnemers Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal
1.353.996 Aantal Bijdrage per inwoners per inwoner: 01-01-2013 19.298 18.315 71.360 22.376 43.248 11.379 21.430 207.406
12
125.981,93 119.564,67 465.855,03 146.075,84 282.333,22 74.284,81 139.900,13 1.353.996
2016 e.v.
6,53
5.4 Vermogenspositie De reserves van het Westfries Archief zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur in zijn vergadering van 27 juni 2011. Hieronder wordt een overzicht weergegeven van de reservepositie van het WFA. Allereerst wordt de aansluiting zichtbaar gemaakt vanuit de laatst opgestelde jaarrekening (2012) en de notitie reserves. Naam Reserves
Stand per 31122012
Begrote Begrote Begrote dotaties onttrekkingen stand 2013 2013 per 31122013 124.022 34.694 33.090 125.626
Algemene Reserve Bestemmings-reserve Inhalen achterstanden
55.000
55.000
Bestemmingsreserve uitvoeren informatieplan
214.950
25.000 189.950
Bestemmingsreserve uitvoering digitaliseringsplan Totaal
152.000 545.972
42.421 109.579 100.511 480.155
2014 Begrote Begrote Begrote Begrote stand dotaties onttrekkingen stand per 31- 2014 2014 per 3112122013 2014 125.626 0 0 125.626 55.000
55.000
189.950
189.950
109.579 480.155
0
10.616 98.963 10.616 469.539
13
34.694
2016 – 2019 Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote stand dotaties onttrekkingen stand dotaties onttrekkingen stand dotaties onttrekkingen per 31- 2015 2015 per 31- 2016 2016 per 31- 2017 2017 1212122014 2015 2016 125.626 0 0 125.626 0 0 125.626 0 0 55.000
55.000
55.000
189.950
189.950
189.950
98.963 469.539
0
10.269 88.694 10.269 459.270
0
0 88.694 0 459.270
Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote Begrote stand dotaties onttrekkingen stand dotaties onttrekkingen stand per 31- 2018 2018 per 31- 2019 2019 per 311212122017 2018 2019 125.626 0 0 125.626 0 0 125.626 55.000
55.000
55.000
189.950
189.950
189.950
88.694 459.270
0
0 88.694 0 459.270
0
14
0 88.694 0 459.270
0
0 0
Algemene Reserve De reserve wordt gevoed door positieve exploitatieresultaten aan de reserve te doteren en dient als buffer voor onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt er voor, dat de organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan zorgen voor consistente (stabiele) tarieven. Zoals reeds in hoofdstuk 4 vermeldt is een deel van deze middelen bestemd voor de uitvoering van het beleidsplan. Over de opgebouwde Algemene Reserve vindt geen rechtstreekse rentetoevoeging plaats. Dit heeft de volgende reden: De gelden van het WFA zitten in de kasstroompositie van de centrumgemeente. Het archief ontvangt hiervoor rente op grond de dagelijkse kasgeldpercentages. Doordat deze ontvangsten niet worden begroot zorgen zij voor een positief exploitatieresultaat en worden hierdoor toegevoegd aan de algemene reserve. Rentetoevoeging vindt daardoor indirect plaats via het exploitatieresultaat.
5.5 Bestuurlijke Besluitvorming Het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief; Besluit: 1. de begroting 2015 vast te stellen 2. de meerjarenraming 2016-2019 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de vergadering van 30 juni 2014
Hoorn, De secretaris,
De voorzitter,
15
