Wat als communicatiespecialisten het voor het zeggen hadden? Jan Tilman Communicatieadviseur Programma Vernieuwing Sociaal Domein
Aanpak in historisch perspectief § Commissie Wallage: “rapport in dienst van de democratie (2001) > toekomst Overheidscommunicatie § Communicatie in het hart van beleid en aan begin van het proces § Van communiceren over beleid naar communicatief beleid maken § Tot nu toe een moeizaam proces: Gunnen van nieuwe rol door opdrachtgever en bevechten positie
Aanpak in historisch perspectief § Eendimensionale uitvraag (bv folder, communicatieplan) § Statische aanpak § Korte termijn-aanpak (momentopname) § Conclusie: te weinig communicatie op maat § Veel uitvraag op uitvoering > adviserende rol onderontwikkeld
Rollen van de communicatieadviseur
Aanpak in historisch perspectief § Reorganisatie: splitsing in afdeling Advies en Uitvoering > prikkel tot professionalisering § Bezuinigingen: noodzaak om anders te werken > A,B en C-klussen + operational excellence § Ontwikkelingen in het vak: het communicatieplan kan de prullenbak in (Betteke van Ruler) § Te lineair, te veel een momentopname § Doelstellingen, strategie en acties achteraf realistisch? § Valkuil: vage doelstellingen en niet accountable !
Van statisch volgen naar dynamisch meebewegen § Opdracht van de organisatie (zomer 2014) Informeren over veranderingen + het proces Communiceren over gebiedsgerichte aanpak Intern draagvlak communicatie-aanpak Communicatie: invulling van een nieuwe organisatievorm > WIJ Groningen § Centrumgemeente: stel middelen beschikbaar aan andere stakeholders § Kanteling in de zorg > kantelingsboodschap § § § §
De kantelingsboodschap Vanaf 1 januari 2015 is de gemeente Groningen verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet. En dat doet zij anders dan u gewend bent. Veel meer dan vroeger wordt samen met u gekeken naar wat u zelf kunt en of uw familie, vrienden en buren behulpzaam kunnen zijn. Lukt dat niet dan wordt samen met u gekeken naar een andere vorm van ondersteuning en zorg die het beste aansluit bij uw situatie.
Programmatische aanpak VSD § 3 programmamanagers: 1 voor Jeugd, 1 voor Wmo en 1 voor gebiedsgerichte aanpak § 23 projectleiders op themaniveau (bijv. beschermd wonen, Huishoudelijke hulp, ZIN/PGB) § Organisch ontwikkelen: geen duidelijke programmavisie/strategie § Adagium: dynamisch meebewegen in een ondoorzichtig proces.
De aanpak 1.Inzet communicatie ten dienste van directe klantcontacten. Zorg voor een netwerk/structuur die de klantcontacten ondersteunt. 2.Hanteer een flexibele werkwijze waarbij je mee kunt bewegen met het programma 3.Knip het programma in stukken en creëer je eigen horizon
1. Netwerk/structuur § Verbinding tussen beleidsproces en klantcontact § Contacten met frontoffices, beleidsmedewerkers, programmamanagers, wethouders/woordvoerders § Kennissystemen, Q&A’s en werkinstructies, persberichten, klantbrieven, folders etc. § Doel: tijdige, juiste en uniforme informatie intern verspreiden > de gemeente spreekt uit één mond > groot afbreukrisico > vertrouwen van de stadjer behouden.
2. Flexibele aanpak scrum § Scrumaanpak voor de stadsbrede communicatie § Scrumaanpak ontwikkeling wij.groningen.nl § Scrummethode: - Zelfsturend projectteam - Scrummaster als procesbegeleider - Sprints van 2 weken met tussendoelen en acties - Scrummeetings 2 x per week met alle betrokkenen - Einddoel en tussensprints spreek je vooraf af, voor het overige geen strategie
Flexibele aanpak scrum § Een prettige manier van werken, omdat: - Helpt om gedachten te ordenen + taken te structureren - Inzet en richting bepalen en na voortschrijdend inzicht aan te passen - Geld/menskracht verantwoorden (accountable) - Weg te blijven van het “middelendenken”
§ Het scrumbord: backlog, sprint backlog, mee bezig, akkoord/wacht op, klaar
En wat levert het de organisatie op? § Een website met informatie rondom de vernieuwing sociaal domein, kantelingsboodschap, en platform voor de WIJ-teams § Een goedgekeurde naam voor gebiedsgerichte aanpak met uitgewerkte huisstijl § Communicatiecampagne met een passende en eerlijke boodschap per fase § Gerealiseerd binnen een planning van 3 maanden!
En wat levert het de stadjer op? § Tijdige, juiste en eerlijke informatievoorziening § Maximale uniformiteit in onze boodschap
3. Creëer je eigen horizon § Heb je dan helemaal niets aan planning en strategie gedaan? § Ja! > aansluiten bij fasering programma § Tot 1-1-2015 > De zorg in Groningen gaat veranderen § 1-1 t/m 31-12 2015 > De zorg in Groningen verandert § Na 1-1 2016 > De zorg in Groningen is veranderd
Creëer je eigen horizon § Per fase een communicatiestrategie, een communicatieboodschap/thema en een afgestemde inzet van middelen en toonzetting § Meebewegen met de fasering en rekening houdend met het maatschappelijk humeur in de stad
En wat heeft het de afdeling Communicatie Advies opgeleverd? § Een positie in het hart van het programma verworven en waargemaakt § Een professionelere en meer volwassen adviseursrol § Maximale impact op belangrijke dossiers § “Choose your battle”. Maak gerichte keuzes, want: Communicatie in het hart van beleid is een arbeidsintensieve aanpak!
Wat als communicatiespecialisten het voor het zeggen hadden? ANTWOORD:
Dynamisch blijven meebewegen in het hart van beleid voor al onze A-klussen!
Dank voor jullie aandacht
Zijn er nog vragen?
