1 Waarom Erwin Vercammen Accountant-Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB2 Waarom Beroepsorganisaties O V E R H E I D Beveiliging Connectie Informa...
Waarom www.e-accounting.org Leden: • Digitaal kantoor is modern: – Begon met boekhoudingen – Administratie – Volledig PAPERLESS DESK?
• Voordelen: – – – –
Ontvangstmelding 24/24 & 7/7 Archivering Economische en Ecologische voordelen
Waarom www.e-accounting.org Mogelijkheden of Middelen: • • • • •
Beveiliging: enorm belangrijk – kritieke gegevens Connectie: van waar ook Informatie: databanken met wetten en gegevens Applicatie: op onze PC of in ASP Platform: onbelangrijk
Digitaal Archief BELANGRIJK IN ONZE DAGELIJKSE PRAKTIJK: Verzamelen en bewerken van informatie Permanent dossier Variabele gegevens
Verzamelen van eigen en vreemde documenten Bewaren van die gegevens Toegankelijkheid gegevens Archieven: Traditioneel: in ordners – in hangmappen – in klassement Elektronisch: op vaste schijf – op netwerk – op servers In huis: eigen netwerk – denk aan back-ups Extern: bij ASP-provider
Digitaal Archief Elektronische organisatie: Vaste gegevens: permanent dossier – Identificatie klanten: Inzake verzamelen van informatie: CFI: Identificatie van de klant Bewaren van die gegevens Aansprakelijkheid
Briefwisseling, Faxen en Mails Boekhouding en basisstukken Lonen BTW Belastingen Rapporten en Balansen Aangiften
Digitaal Archief Naam van de klant _Permanent dossier 1. Akten vennootschap 2. Beslissingen RvB 3. KBO BTW ed 4. Akten onroerend 5. Leningen 6. Andere contracten 7. Diversen Jaar 2005 Aangiften 325.20 325.50 BTW e.d. BV Inkomstenbelastingen Loondossier Andere bv bezwaar Balans en bijlagen Briefwisseling Brieven Faxen E-mails Boekhoudbestanden Controledossier Diverse documenten Jaar 2006 Aangiften
Digitaal Archief
Digitaal Archief Hoe organiseren? • Logisch: vertrek van je traditioneel archief • Onveranderlijkheid: in pdf of jpg of tif of … • Basisinformatie: in orgineel formaat: word – excel, zodat ze herbruikbaar zijn • Toegankelijkheid: op kantoor of van buitenaf • Veiligheid: toegang tot de gegevens: – Toegang tot de servers op eigen kantoor of bij een ASP provider – Toegang tot de data op de servers: wie mag wat consulteren? – Logboek van de toegang
• Omvang: oudere gegevens eventueel comprimeren
Digitaal Archief Vereiste software: – Traditionele programma’s: word, excel, andere: voor het invoeren van gegevens – Bewaar programma’s: software om onveranderlijke gegevens te creeëren • Programma om PDF bestanden aan te maken • Programma om TIF of JPG bestanden aan te maken
– Compressie programma’s: ZIP en RAR programma
Benodigdheden elektronisch archief 1. Een goede scanner: best een fotokopiemachine met een scanner en een netwerkkaart 2. software die toelaat om bestanden te creëren die onveranderlijk zijn: http://www.primopdf.com/ 3. Een zoekrobot om de documenten terug te vinden http://www.copernic.com/ 4. Een software om faxen om te zetten in elektronische bestanden: Zetafax: (betalende software) http://www.equisys.com/products/index.html Er zijn ook gratis programma’s voor stand alone PC’s.
5. Winzip: http://www.babantwerp.be/Winzip.htm of http://www.winzip.com/downwzeval.htm 6. Winrar: http://www.winrar.nl/
Een zoekrobot • http://www.copernic.com/
Een zoekrobot
Voordelen van een elektronisch archief Het is mogelijk om: – – – –
wanneer ook van waar ook door wie ook welk document dan ook
te consulteren in het elektronisch archief. Via internet
Voordelen van een elektronisch archief • • • •
Hard-copy archieven: niet toegankelijk voor meerdere personen Elektronisch archief via een connectie internet ideaal Locale servers: enkel binnen het kantoor (via netwerk) Toegang van buitenaf: veiligheden zelf inbouwen met paswoorden en toegangsrechten Inspanningen niet gering en niet bevoegdheden van accountants, belastingconsulenten, erkende boekhouders en bedrijfsrevisoren
• Externe partner = noodzakelijk: goede afspraken inzake toegankelijkheid (bestanden niet openstellen voor derden) • Mogelijkheden zijn uitgebreid in ASP met automatische back-up Vb: ASPEX, PORTHUS, BELGACOM en andere Veiligheid van hoog niveau Kwaliteit van toegankelijkheid = kwaliteit van de internetverbinding
Digitaal Archief Voordelen van een portaal-site:
Locatie is onbelangrijk – vlot toegankelijk Back up is automatisch geregeld Simultane toegang (meerdere gebruikers) Communicatie mogelijkheid met de klant Logische en consequente toegang tot de gegevens Doorlinken is mogelijk Eventueel up- en downloaden van bestanden Archief is 24/24 en 7/7 toegankelijk
Het nemen van back-ups • Zeer belangrijk: een goed back-up systeem • Back-up = een kopij van de ganse structuur van de gegevens • Ook een kopij buiten het kantoor! – Externe provider: procedure instellen: • ’s nachts • geëncrypteerde back-up via internet • naar een andere locatie
• Voordeel: bij een totaal verlies van de gegevens (brand, diefstal van de PC’s, crash van de harde schijven, enz …) kan de externe back-up opgehaald worden en opnieuw geïnstalleerd op nieuwe PC’s. • Garantie voor de continuïteit
Elektronische aangiften – Tax-On-Web – Intervat – Ven Soc – Neerlegging jaarrekening via internet
Tax-On-Web
Tax-On-Web
Tax-On-Web
Tax-On-Web
Digitale BTW aangifte
VenSoc
VenSoc TABEL 2: Bijlagen waarvan het model niet door de FOD Financiën wordt vastgelegd. • Omschrijving Verplichte bestandsnaam 1. Jaarrekening 1I_05jaarrek.pdf 2. Verslagen aan en besluiten van de algemene vergadering 1I_05versAV.pdf 3. Interne jaarrekening 1I_05intjaarrek.pdf 4. Afschrijvingstabellen 1I_05afschr.pdf 5. Detail verworpen uitgaven 1I_05detvu.pdf 6. Diverse 1I_05diversen.pdf
VenSoc
VenSoc
Neerlegging van de jaarrekeningen
Elektronische Aangiften Inlichtingen: • Site IAB: https://www.ieciab.be/ned/nieuws_mededelingen.aspx?id=1982 • Site FOD Financiën: http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/vensoc/05/Welco meVensoc05NL.htm
Elektronisch Kantoor Web – accounting Het kantoor boekt via web Ter beschikking stellen van de boekhouding via het web Klanten laten boeken via het web = meerdere toegangen tot dossier Data is altijd en overal toegankelijk Geen hosting procedure Geen back-up procedure Probleem bij “geen netwerk”!
Elektronisch Kantoor Andere mogelijkheden portaal site: Communiceren met de klanten – o.a. bestanden en documenten ter beschikking stellen Bestanden up- downloaden (FTP) door klant Andere programma’s in ASP runnen ASP is altijd (?) beschikbaar
Onafhankelijk van de aanwezigheid van een medewerker van het kantoor
Bedoeling: niet enkel naam, ook kwalificatie wordt bij de handtekening vermeld !
Niet enkel leden, ook medewerkers Veilig communiceren – via mail Trust² Aangifte bij overheid MyCertipost: aangetekend Elektronisch Stagedagboek Neerlegging van jaarrekeningen Toegang tot Intranet en andere sites
Elektronisch Kantoor •
My Certipost: aangetekende zendingen en e-invoicing
Elektronisch Kantoor
Elektronisch Kantoor
CertiONE e-Worker: Trust² Read access
Distributor defines document rights & sends via e-mail
