Elektronische archivering Praktische benadering Erwin Vercammen Accountant Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB
Voorafgaande afspraken • Geen gebruik van systeemsoftware voor documentbehandeling • Geen gebruik van software met rechtenbehandeling van de bestanden • Wel: standaard software die de meeste kantoren gebruiken: – Word – Excel – andere
Hoever wil je gaan in digitale archivering 1. Welke archieven worden er nu reeds aangehouden 2. Welke documenten worden er nu reeds geproduceerd 3. Welke rechten of bevoegdheden bestaan er rond deze documenten inzake • • •
Archivering toegang en toegangsrechten bewaringstermijnen
4. Hoe wordt ons klassement bijgehouden 5. Welke zal dan de structuur zijn van ons elektronisch archief? 6. Welke bestandsstructuur gaan we gebruiken voor ons archief? 7. Benodigdheden voor een elektronisch archief 8. Opzoekmogelijkheden in ons elektronisch archief 9. Welke bestanden moeten worden opgeslagen 10. Gestandaardiseerde benamingen? 11. Het nemen van back-ups
Wettelijke bepalingen • Wettelijke verplichting om documenten bij te houden – Aan- en verkoopfacturen, bankuittreksels, kasbladen, …
• • • •
Basis archief blijft (jaarbasis) Inkomende documenten nummer VOOR inscannen Elektronische archivering verkoopfacturen: zie wet Andere wetgeving moet nog volgen
Inventaris bestaande archivering 1. De documenten van de boekhouding van de klant 2. De listings van het boekhoudpakket 3. Jaarlijkse rapporten: Jaarrekeningen, bijlagen, balans NBB en eveneens tussentijdse rapporteringen inzake winstberekeningen, staat van actief en passief, enz. 4. Fiscale aangiften 5. Controlelijsten van de activiteiten van het kantoor 6. Identificatiedossier van de klant 7. Permanentdossier van de klant
Bestaande archivering •
De documenten van de boekhouding van de klant 1. Aankoopfacturen 2. Verkoopfacturen 3. Uittreksels van financiële instellingen met bijlagen 4. Kasbladen en bijlagen 5. Diverse boekingen en hun bijlagen
Bestaande archivering •
De listings van het boekhoudpakket 1. Dagboeken 2. Grootboek algemene rekeningen, klanten en leveranciers 3. Proef- en saldibalansen 4. BTW aangiften, listings, intracommunautaire listings, e.a., …
Bestaande archivering •
Jaarlijkse rapporten: 1. Jaarrekeningen 2. Bijlagen 3. Balans NBB 4. Tussentijdse rapporteringen: winstberekeningen 5. Staat van actief en passief 6. enz.
Bestaande archivering •
Fiscale aangiften: 1. Fiches 281 2. Finform documenten 3. Aangifte in de inkomstenbelastingen (Ven B en PB) 4. Ander bijlagen
Bestaande archivering •
Controlelijsten van de activiteiten van het kantoor 1. Lijst “Te doen” 2. Lijst “Gedaan” 3. Lijst “Op te volgen”
Bestaande archivering •
Identificatiedossier van de klant: 1. Kopij van de identiteitskaart of print-out van de eID 2. Andere identificatiegegevens
Bestaande archivering •
Permanentdossier van de klant: 1. Akten van de vennootschap 2. Beslissingen van de Raad van Bestuur 3. KBO documenten, BTW aanvraag, registratiecommissie, erkenningen, vergunningen 4. Akten met betrekking tot onroerende goederen 5. Akten van lening en waarborgcontracten 6. Andere contracten – Huurcontracten met verhuurder(s) – Huurcontracten met huurder(s)
7. Andere
Welke documenten zijn er? 1. Uitgaande documenten – – – –
Brieven Faxen Mails Rapporten: jaarrekeningen, tussentijdse resultaten, aangiften, …
2. Inkomende documenten – – – –
Brieven Faxen Mails Attesten e.d.
3. Boekhoudkundige documenten van het kantoor zelf: zie hiervoor
Bevoegdheden op de documenten • WIE klasseert • WAT • WAAR? – – – –
Bevoegd bestuursorgaan Secretaresse Dossierverantwoordelijke …
Opbouw van het klassement • Permanent dossier • Lopend boekjaar • Afgewerkte boekjaren • Archivering Deze inventarisatie zal uw elektronisch archief bepalen
Beslissing aangaande opbouw archief • Elektronisch: – Gestructureerd – Niet-gestructureerd Dit is ondermeer belangrijk om latere consultaties te organiseren
• Voordelen van een gestructureerd archief zijn: – Vlot terug te vinden – Overeenkomst met uw archieven in hard-copy
• Nadeel: – Het archiveren op zich zal tijd en routines vragen
Raadplegen van het dossier • Hoe zullen wij ons archief consulteren? – In een gestructureerd archief: op basis van de structuur of via een zoekrobot – In een niet-gestructureerd archief: enkel via een zoekrobot
Structuur van het archief •
Structuur: 1. Bepalen van het formaat van de archiefbestanden 2. Bepalen van de structuur van de mappen 3. Bepalen van de benaming van de bestanden
Structuur van de bestanden 1. Onveranderlijke bestanden: archiefbestanden – Foto bestand: TIF of JPG bestanden – Acrobat bestand: PDF formaat
2. Veranderlijke bestanden: werkbestanden – – – – –
Word bestand: DOC formaat Excel bestand: XLS formaat Tekst bestand: TXT formaat NBB bestand XBRL bestand
Benodigdheden elektronisch archief 1. Een goede scanner: best een fotokopiemachine met een scanner en een netwerkkaart 2. software die toelaat om bestanden te creëren die onveranderlijk zijn: http://www.primopdf.com/ 3. Een zoekrobot om de documenten terug te vinden http://www.copernic.com/ 4. Een software om faxen om te zetten in elektronische bestanden: Zetafax: (betalende software) http://www.equisys.com/products/index.html Er zijn ook gratis programma’s voor stand alone PC’s.
5. Winzip: http://www.babantwerp.be/Winzip.htm of http://www.winzip.com/downwzeval.htm 6. Winrar: http://www.winrar.nl/
Een zoekrobot • http://www.copernic.com/
Een zoekrobot
Een gestructureerd elektronisch archief Naam van de klant _Permanent dossier 1. Akten vennootschap 2. Beslissingen RvB 3. KBO BTW ed 4. Akten onroerend 5. Leningen 6. Andere contracten 7. Diversen Jaar 2005 Aangiften 325.20 325.50 BTW e.d. BV Inkomstenbelastingen Loondossier Andere bv bezwaar Balans en bijlagen Briefwisseling Brieven Faxen E-mails Boekhoudbestanden Controledossier Diverse documenten Jaar 2006 Aangiften
Een gestructureerd elektronisch archief
Een gestructureerd elektronisch archief • Probleem bij boekhoudingen “te paard” = boekhoudingen die niet samenvallen met het kalenderjaar.
• Bijkomende splitsing: – niet enkel de kalenderjaren – maar ook de aanslagjaren Voorbeeld: • 2006 Kalenderjaar • 2006 Aanslagjaar
Welke bestanden in mappen bewaren? • In een “Permanent dossier” • Daarnaast: per jaar • Eventueel – Per kalanderjaar – Per aanslagjaar
Welke bestanden in mappen bewaren? • Permanent dossier: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Akten van de vennootschap Beslissingen van het bevoegd bestuursorgaan KBO, BTW aanvragen, erkenningen, enz Akten onroerend goed Leningen Andere contracten Diversen
Welke bestanden in mappen bewaren? • Per jaar: 1. Aangiften (zie detail) 2. Balans en bijlagen 3. Briefwisseling Brieven – E-mails – Faxen
4. Boekhoudbestanden 5. Controledossier 6. Diverse documenten
Welke bestanden in mappen bewaren? • Per jaar: Aangiften 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
325.20 325.50 Andere BTW BV Inkomstenbelastingen Lonen Andere
Welke bestanden in mappen bewaren? • Per jaar: 1. Aangiften (zie detail) 2. Balans en bijlagen 3. Briefwisseling Brieven – E-mails – Faxen
4. Boekhoudbestanden 5. Controledossier 6. Diverse documenten
Standaard benaming voor de bestanden •
YYMMDD WW VV Omschrijving 1. 2. 3. 4. 5. 6.
YY = jaartal MM = maand DD = dag WW = soort document (zie detail) VV = verantwoordelijke Omschrijving
061013 MI EV Aanpassing statuten.pdf 061013 BU EV Ontwerp van de jaarrekening 30062006.pdf
Standaard benaming voor de bestanden •
YYMMDD WW VV Omschrijving WW = soort document – UF uitgaande fax & IF inkomende fax – UB uitgaande brief & IB inkomende briefwisseling – UM uitgaande mail & IM inkomende mails – EB eindbalans – TB tussentijdse winstberekening of balans – AF aankoopfactuur & UF uitgaande factuur – BB bank en aangevuld met KBC, ING, FORTIS, enz – KB kasboek – BD diverse boeking – DB dagboek – GB grootboek, aangevuld met AR, KL en LV – PS Proef- en saldibalans – BTW – INTR staat voor intracommunautair
Standaard benaming voor de bestanden •
Voorbeelden van bestandsnamen: 1. Een inkomende mail aan Erwin Vercammen dd 13 oktober 2006 aangaande de aanpassing van de statuten: 061013 MI EV Aanpassing statuten.pdf
2. Uitgaande briefwisseling dd 13 oktober 2006 met het ontwerp van de jaarrekening per 30/06/2006: 061013 BU EV Ontwerp 1 jaarrekening 30062006.pdf
3. Het ontwerp van de jaarrekening per 30/06/2006 in PDF of Acrobat formaat: 061013 EB EV ontwerp 1 jaarrekening 30062006.pdf
4. Het ontwerp van de jaarrekening per 30/06/2006 in Excel of XLS formaat: 061013 EB EV ontwerp 1 jaarrekening.xls
Doorlinken naar een bestand • Een map bevat de aankoopfacturen in PDF • In de map “Balans en bijlagen” een link leggen naar een ingescande factuur • Bestand éénmaal opgeslagen en toch in de map “Balans en bijlagen” zichtbaar • Voorbeeld: het bestand 060531 AF Ikea Meubelen.pdf in map inkomende of investeringsfacturen • In een map kies voor “Bestand” en vervolgens “Nieuw” en kies voor “Snelkoppeling maken” • Het bestand is opgenomen in de map doch is geen bestand op zichzelf, het is een link naar het originele bestand. • Deze werkwijze laat u toe om een aantal bestanden op verschillende plaatsen voor te stellen zonder dat ze ook effectief op die plaats worden opgeslagen. • Bespaart plaats en indien het originele document wijzigt, zullen alle linken naar het document de gewijzigde vorm tonen.
Het nemen van back-ups • Zeer belangrijk: een goed back-up systeem • Back-up = een kopij van de ganse structuur van de gegevens • Ook een kopij buiten het kantoor! – Externe provider: procedure instellen: • ’s nachts • geëncrypteerde back-up via internet • naar een andere locatie
• Voordeel: bij een totaal verlies van de gegevens (brand, diefstal van de PC’s, crash van de harde schijven, enz …) kan de externe back-up opgehaald worden en opnieuw geïnstalleerd op nieuwe PC’s. • Garantie voor de continuïteit
Voordelen van een elektronisch archief Het is mogelijk om: – – – –
wanneer ook van waar ook door wie ook welk document dan ook
te consulteren in het elektronisch archief. Via internet
Voordelen van een elektronisch archief • • • •
Hard-copy archieven: niet toegankelijk voor meerdere personen Elektronisch archief via een connectie internet ideaal Locale servers: enkel binnen het kantoor (via netwerk) Toegang van buitenaf: veiligheden zelf inbouwen met paswoorden en toegangsrechten Inspanningen niet gering en niet bevoegdheden van accountants, belastingconsulenten, erkende boekhouders en bedrijfsrevisoren
• Externe partner = noodzakelijk: goede afspraken inzake toegankelijkheid (bestanden niet openstellen voor derden) • Mogelijkheden zijn uitgebreid in ASP met automatische back-up Vb: ASPEX, PORTHUS, BELGACOM en andere Veiligheid van hoog niveau Kwaliteit van toegankelijkheid = kwaliteit van de internetverbinding
Praktisch raadgevingen • • • • • •
Begin op kleine schaal, doe het zelf (alleen) of delegeer het aan één personeelslid evalueer de evolutie en het gebruik implementeer een volledig systeem na proefperiode consulteer deze pagina’s Deel de opmerkingen en vragen mee via
[email protected] Een FAQ en forum over dit onderwerp volgt via www.e-accounting.org
Elektronische archivering Praktische benadering:
VRAGEN? Erwin Vercammen Accountant Belastingconsulent Ondervoorzitter IAB
