AGENDAPUNT
DATUM
ORGANISATIEONDERDEEL
B / V / Vp
22-1-13
Shared Service Center
VOORSTEL IN RAAD
BEHANDELEND AMBTENAAR
CORR.NUMMER
B&W-VERGADERING
Minis/350 4071 ONDERWERP COLLEGENOTA
E-MAILADRES
Vaststellen regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten
[email protected]
MEE TE ZENDEN STUKKEN
o openbaar o openbaar na verzoek o vertrouwelijk
STUKKEN TER INZAGE
PARAAF
DATUM
DOCUMENTBEHANDELING TOETSING CONCERNZAKEN DIRECTEUR/MANAGER GEMEENTESECRETARIS PORTEFEUILLEHOUDER
weth. Aarts
Samenvatting van het onderwerp
Beslispunten Vaststellen van de Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten (opgenomen in de bijlage).
Opmerkingen gemeentesecretaris
Besluit Burgemeester en Wethouders d.d.
PAGINA
1 van 8
Collegenota
Artikel 125, n Ambtenarenwet maakt het sinds kort mogelijk dat rechtspositionele besluiten elektronisch verzonden kunnen worden zonder dat iemand dat kan weigeren. Om dat in het algemeen mogelijk te maken moet bijgaande regeling worden vastgesteld. In de marsroute van e-HRM wordt deze werkwijze voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen, geëffectueerd. Alle medewerkers krijgen een eigen e-mailadres. Wie (nog) geen e-mailadres heeft kan een afdruk krijgen. De medewerkers krijgen per email een signalering, waarna zij in een beveiligde omgeving, via het eigen e-HRM webportaal, het besluit kunnen inzien en/of downloaden. De leverancier is gecertificeerd en voldoet met het aangeboden systeem aan de specifieke beveiligingsnormen en aan de wettelijke voorschriften. Door een systeem van voorschriften, protocollen en controles is de privacy voldoende geborgd. Behalve versneld handelen wordt er ook een substantiële bezuiniging bereikt. De OR is hierover geïnformeerd. Het MTBV was met het voorstel akkoord.
BEHOREND BIJ COLLEGENOTA VAN
DATUM
Shared Service Center
22-1-13
A. Deze nota is in overleg met de volgende disciplines geconcipieerd: B. Er is wel overeenstemming
CORRESPONDENTIENUMMER
FBeheer, PenO, BCZ
KORTE INHOUD (GELIJKDUIDEND AAN VOORBLAD)
Vaststellen regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten
1. Aanleiding. Artikel 125, n Ambtenarenwet maakt het sinds kort mogelijk dat rechtspositionele besluiten in afwijking van artikel 2:14, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) uitsluitend elektronisch verzonden kunnen worden. De wetswijziging betekent dat er afspraken kunnen worden gemaakt over de rechtspositionele besluiten die elektronisch verzonden kunnen worden, alsmede de voorwaarden die daarbij in acht genomen moeten worden. Alleen het aanstellingsbesluit en het ontslagbesluit zijn van elektronische verzending uitgesloten omdat de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Maastricht voor die besluiten expliciet bepaalt dat die op schrift moeten.
3. Gewenst beleid en mogelijke opties. Voorgesteld wordt de “Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten” vast te stellen. Inzet is zoveel mogelijk alle rechtspositionele besluiten elektronisch te verzenden (behalve aanstelling en ontslag) en voor wie meldt nog geen e-mailadres te hebben kan er een afdruk beschikbaar worden gesteld. Gebruikers van de e-HRM webportaal kunnen zelf aangeven of zij via hun zakelijk of privé e-mailadres notificaties willen ontvangen. De medewerkers kunnen hun voorkeur zelf kiezen in hun eigen portaal. Standaard is het zakelijk e-mailadres ingesteld. Per email zal worden bekend gemaakt dat de betrokken medewerker via zijn eigen portaal (met wachtwoord) kennis kan nemen van een rechtpositioneel besluit; deze e-mails zullen met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de betrokkene zelf deze emailpost kan lezen (en degenen die ze eventueel voor privé-berichten hebben gemachtigd). Dus het is niet zo dat medewerkers berichten daadwerkelijk toegezonden zullen krijgen. Zij krijgen per e-mail een signalering, waarna zij in een beveiligde omgeving –via het eigen portaal- het besluit kunnen inzien en/of downloaden. 4. Duurzaamheid en gezondheid. Privacy Elektronische verzending van rechtspositionele besluiten roept een aantal vragen op. Hoe zit het bijvoorbeeld met privacy en beveiliging? En hoe krijgen medewerkers die niet de beschikking hebben
PAGINA
2 van 8
Collegenota
2. Relatie met bestaand beleid. Voorheen was het op grond van artikel 2:14, eerste lid Awb alleen mogelijk om rechtspositionele besluiten elektronisch te verzenden als de geadresseerde medewerker langs die weg voldoende bereikbaar was en daartoe toestemming had gegeven. Aan iedere elektronisch bereikbare medewerker moest dus individuele toestemming gevraagd worden, welke bovendien op elk moment weer ingetrokken kon worden. De gemeente dient te zorgen dat er voldoende voorzieningen zijn voor alle medewerkers, ook die zonder werkcomputer, om van die digitaal verzonden besluiten kennis te kunnen nemen.
over een computer op het werk of een werkgerelateerd e-mailadres hun berichten? Door een systeem van voorschriften, protocollen, technische systemen en controle is de privacy voldoende geborgd: het e-HRM systeem voldoet aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). De leverancier classificeert alle data als de hoogste risicoklasse (klasse drie), hoewel de wet dit niet altijd eist. Daarnaast voldoet het systeem aan de Code voor Informatiebeveiliging volgens de normen ISO27001 en ISO27002, aangevuld met marktstandaarden en best practices zoals COBIT, OWASP en de ICT-Beveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties van het nationaal cyber security centrum. Ook de ISAE3402 type 2 mededeling (voorheen SAS70) is van toepassing. Geen computer Er is en wordt voor gezorgd dat er voldoende pc-s bij de organisatieonderdelen aanwezig zijn, zodat de medewerkers die zakelijk niet beschikken over een pc ook kennis kunnen nemen van berichten. Medewerkers die geen e-mailadres hebben ontvangen alsnog een persoonlijk e-mailadres , ook al hebben zij op het werk geen computer tot hun beschikking.
5. Personeel & Organisatie. Dit voorstel heeft raakvlakken met privacywetgeving/informatiebeveiliging. Meer concreet: het verzenden van rechtspositiebesluiten via e-mail is een geautomatiseerde verwerking in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Zaken uit de Wbp die hierbij op het eerste gezicht van belang zijn: het treffen van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist en nauwkeurig zijn en het treffen van beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking. Aan beide voorwaarden wordt voldaan, zie paragraaf 4 onder privacy. 6.
Informatie en automatisering.
Er worden maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het bericht ook daadwerkelijk en volledig aankomt bij de beoogde ontvanger en niet onderschept kan worden door een onbevoegde, maatregelen m.b.t. het opslaan en bewaren van de rechtspositiebesluiten, maatregelen m.b.t. de
PAGINA
3 van 8
Collegenota
Start bezwaartermijn Zodra in de rechtspositionele regelingen is opgenomen dat besluiten elektronisch verzonden kunnen worden, is de dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de aanvrager. Zodra elektronische verzending is toegestaan, heeft toezending per e-mail te gelden als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb. Ook als er geen sprake is van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet of intranet een besluit is in te zien en te downloaden valt. Artikel 2:17 lid 1 van de AWB is van toepassing: als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden, geldt het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde, nu het bestuursorgaan en de geadresseerde gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking. Wanneer een medewerker echter heeft ingesteld dat zijn privé e-mailadres moet worden gebruikt, geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarvoor het bestuursorgaan geen verantwoordelijkheid draagt. Maken bijzondere omstandigheden dit wenselijk dan kunnen rechtspositionele besluiten via de post worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.
toegang tot de rechtspositiebesluiten (hoe zorg je ervoor dat de besluiten uitsluitend toegankelijk zijn voor degenen die daar uit hoofde van hun functie toegang tot moeten hebben), etc. Een belangrijk punt is ook dat en hoe de elektronisch verzonden berichten worden gearchiveerd. In het kader van e-HRM wordt met dergelijke risico’s en bijbehorende maatregelen rekening gehouden. Voorwaarden voor de uitvoering: • communicatie dat dit besluit is genomen en is opgenomen in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Maastricht; • zorgen voor voldoende pc’s zodat de medewerkers er daar ook kennis van kunnen nemen; • bevorderen dat alle medewerkers van de gemeente een eigen gemeentelijk e-mailadres krijgen; • inventariseren welke medewerkers de besluiten uitgeprint en toegezonden willen hebben (bedoeld voor de medewerkers zonder gemeentelijk e-mailadres); • het treffen van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist en nauwkeurig zijn en, • het treffen van beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking. 7. (Duurzame) aanbestedingen. Niet van toepassing 8. Beheersparagraaf IBOR. Niet van toepassing
10. Voorstel. Voorgesteld wordt bijgaande regeling met toelichting (bijlagen 1 en 2) vast te stellen, waarbij de uitvoering er van in de marsroute van e-HRM stap voor stap voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen wordt geëffectueerd. Het is dus een algemeen besluit om dit te kunnen doen, maar de uitvoering zal zorgvuldig en afgewogen plaatsvinden bij ieder besluit dat zich in het kader van e-HRM aandient. Voor de salarisoverzichten gaat dit bijvoorbeeld ook gelden (nu heeft ongeveer 90% van de medewerkers al aangegeven de salarisoverzichten digitaal te willen ontvangen). De OR zal hierover worden geïnformeerd. Het MTBV was met het voorstel akkoord. Er werden slechts 2 opmerkingen gemaakt: 1. De digitale weg moet worden verplicht. Op die manier maximaal besparen. Alleen in situaties waarin het echt niet anders gaat, kan de gemeente nog via analoge weg communiceren. 2. Sluit zoveel mogelijk aan bij e-HRM. Dus liefst niet via e-mail. Aan deze opmerkingen wordt volledig tegemoet gekomen.
11.
Vervolg / Planning.
PAGINA
4 van 8
Collegenota
9. Financiën Bezuiniging Het zal duidelijk zijn dat behalve het verhogen van de kwaliteit van de HRM-functie met het elektronisch verzenden van rechtspositionele berichten ook beoogd wordt te bezuinigen. Om een voorbeeld uit het verleden te geven: 1600 salarisstroken per maand met printkosten van € 0,21 per strook en verzendkosten van € 0,26 per strook, plus een jaaropgave in januari, gaf een besparing van ongeveer € 10.461,--. Voor andere producten kan mutatis mutandis op vergelijkbare bedragen worden gerekend. Ook het vervallen van handmatige handelingen leidt tot besparingen. De € 30.000,= als structurele efficiencywinst e-HRM (p-administratie), zoals opgenomen in het overzicht invulling efficiencytaakstelling SSC 2013 -2018 betreft 0,5 fte.
Bekendmaking conform artikel 139 van de Gemeentewet door plaatsing in het Gemeenteblad en mededeling daarvan via Internet. Opnemen in Arbeidsvoorwaardenregeling en RAP. 12. Communicatie. Communicatie intern dat regeling is vastgesteld. Zie concept in de bijlage 3.
Collegenota
PAGINA
5 van 8
Bijlage 1
Burgemeester en Wethouders van Maastricht,
Besluiten De ‘Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten”vast te stellen:
Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten
Artikel 2 Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten Lid 1 Rechtspositionele besluiten kunnen uitsluitend elektronisch worden verzonden door of namens het college. Lid 2 Het college draagt er zorg voor dat iedere medewerker een eigen e-mailadres ter beschikking krijgt. Lid 3 Het college treft beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist en nauwkeurig zijn. Lid 4 Het college treft beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking. Artikel 3 Onvoorziene gevallen In afwijking van artikel 2, lid 1 kunnen rechtspositionele besluiten in onvoorziene gevallen ook anderszins worden verzonden door of namens het college. Artikel 4 Slotbepalingen Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten” en treedt in werking op 1 maart 2013. Aldus vastgesteld in de vergadering van 5 februari 2013 Burgemeester en Wethouders van Maastricht, De Secretaris,
De Burgemeester,
PAGINA
6 van 8
Collegenota
Artikel 1 Begripsomschrijving Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. Medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de AGM, alsmede de personen die anderszins in dienst van de gemeente Maastricht werkzaamheden verrichten. b. Rechtspositionele besluiten: alle besluiten die op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Maastricht of andere wettelijke regelingen ten aanzien van de rechtspositie van een medewerker kunnen worden genomen, met uitzondering van aanstellingsbesluiten en ontslagbesluiten. c. ICT-middelen: alle huidige en toekomstige elektronische communicatie faciliteiten en ICT-apparatuur d. Elektronisch verzenden: versturen door middel van ICT-middelen van een signaal dat de medewerker een rechtspositioneel besluit in een beveiligde omgeving, bij voorkeur via het eigen portal, kan inzien en/of downloaden. e. Het college: Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Maastricht.
Bijlage 2 Toelichting bij de Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten
Toelichting bij enkele artikelen Artikel 1. De signalering als bedoeld in artikel 1, d zal zo mogelijk met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de medewerker zelf deze e-mailpost kan lezen (en degene die eventueel voor het lezen van privé-berichten is gemachtigd). Artikel 2. Het woordje “uitsluitend” maakt dat een medewerker met een eigen gemeentelijke emailadres niet kan weigeren om een rechtspositioneel besluit elektronisch toegezonden te krijgen. Het betekent niet dat alle rechtspositionele besluiten alleen maar elektronisch kunnen worden toegezonden. In de marsroute van e-HRM wordt deze wijze van verzenden voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen, geëffectueerd. Artikel 3. Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele besluiten via de post worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.
PAGINA
7 van 8
Collegenota
Wettelijke basis voor deze regeling is artikel 125, n Ambtenarenwet. Het aanstellings- en ontslagbesluit zijn van elektronische verzending uitgesloten omdat de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Maastricht voor die besluiten expliciet bepaalt dat die op schrift moeten. De gemeente zorgt dat er voldoende voorzieningen zijn voor alle medewerkers, ook die zonder werkcomputer, om van digitaal verzonden besluiten kennis te nemen. Gebruikers van de e-HRM webportaal kunnen zelf aangeven of zij via hun zakelijk of privé emailadres notificaties willen ontvangen. Standaard is het zakelijk e-mailadres ingesteld. Iedere medewerker kan zelf een privé e-mailadres instellen. Per e-mail zal worden bekend gemaakt dat de betrokken medewerker via zijn eigen portal (met wachtwoord) kennis kan nemen van een rechtpositioneel besluit; deze e-mails zullen met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de betrokkene zelf deze emailpost kan lezen (en degenen die ze eventueel voor privé-berichten hebben gemachtigd). Dus het is niet zo dat medewerkers berichten daadwerkelijk toegezonden zullen krijgen. Zij krijgen per e-mail een signalering, waarna zij in een beveiligde omgeving –via het eigen portal- het besluit kunnen inzien en/of downloaden. In de eigen webportaal kan de medewerker een functie instellen om op het moment waarop de digitale loonstrook beschikbaar is, een signaal te ontvangen via e-mail. De dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, is de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Dus de toezending per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb ook al is geen sprake van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet of intranet een besluit in te zien en te downloaden valt. Artikel 2:17 lid 1 van de AWB is van toepassing: als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden, geldt het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde, nu het bestuursorgaan en de geadresseerde gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking. Wanneer een medewerker echter heeft aangegeven dat zijn privé e-mailadres moet worden gebruikt geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarvoor het bestuursorgaan geen verantwoordelijkheid draagt.
Bijlage 3 Communicatie met de medewerkers Digitalisering rechtspositionele besluiten Besluiten over je verlofaanvragen, gratificaties en vergoedingen niet meer per brief Vraag jij vanaf nu bijvoorbeeld ouderschapsverlof aan of kom je in aanmerking voor een gratificatie of vergoeding? Dan krijg je vanaf nu geen bevestiging van het collegebesluit meer via brief van Personeel en Organisatie, maar digitaal. Digitaal Het college van burgemeester en wethouders heeft op [datum] besloten om rechtspositionele besluiten alleen nog elektronisch te verzenden. Dat geldt alleen niet voor aanstellings- en ontslagbesluiten. Efficiënter en goedkoper Zo worden aanvragen niet alleen sneller en efficiënter behandeld; het bespaart ons ook het nodige geld. Raet.nl De besluiten worden ontsloten via het e-HRM-portaal van de gemeente (Raet.nl). Je krijgt een e-mail als er een besluit over je aanvraag genomen is. Dat besluit vind je dan terug in de beveiligde omgeving van Raet.nl.
Vragen? Stel ze gerust via
[email protected] of
[email protected]. Shared Service Center
PAGINA
8 van 8
Collegenota
Attenderingsmail Geen computer tot je beschikking of gemeentelijke e-mailadres? Iedereen krijgt een gemeentelijke emailadres. En ontvang je de attenderingsmail liever op je privé-e-mailadres, dan kan dat ook!