Verslag Directiecomité 1 april 2014 Aanwezig: Rob Van de Velde, voorzitter ; Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur. Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Peter Wouters, ondervoorzitter, Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, bestuurder
1.
Directiecomité: verslag 11 maart 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag 11 maart 2014 Besluit Enig artikel Het verslag van het directiecomité van 11 maart 2014 wordt goedgekeurd.
2.
Personeel: welzijn op het werk (aanstellen preventieadviseurs IGEAN) - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit De preventieadviseurs die belast worden met de coördinatie van het welzijn op het werk en waarvoor PONTES toegetreden is tot IGEAN Milieu & Veiligheid, moeten nominatief worden aangesteld.
Juridische gronden Artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met het dagelijks bestuur van de vereniging. Besluit van 13 december 2012 van de raad van bestuur De raad van bestuur keurt de toetreding tot IGEAN Milieu & Veiligheid goed en vertrouwt de coördinatie van de arbeidsveiligheid en het welzijn op het werk toe aan de gemeenschappelijke dienst PBW.
Besluit Artikel 1 De heer Ivo HELSEN wordt aangesteld als interne preventieadviseur welzijn op het werk. Artikel 2 De heer Gunther VAN DE WIELE wordt aangesteld als preventieadviseur psycho-sociale aspecten als vertrouwenspersoon voor het personeel.
3.
Personeel: toetreding vzw Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit In het kader van de cao besprekingen met de representatieve vakbonden werd een protocol van akkoord afgesloten rond de toetreding tot de vzw Gemeenschappelijk Sociale Dienst Lokale Besturen Vlaanderen. Juridische gronden Koninklijk besluit van 25 mei 1972 tot oprichting van een Gemeenschappelijke sociale dienst ten behoeve van het personeel van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten en het koninklijk besluit van 10 november 1972 betreffende het reglement en het programma van de voornoemde Gemeenschappelijke sociale dienst Deze besluiten regelen de oprichting en de werking van de gemeenschappelijke sociale dienst. Artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met het dagelijks bestuur van de vereniging. Besluit van 19 maart 2014 van de raad van bestuur De raad van bestuur keurt de nieuwe rechtspositieregeling en de collectieve arbeidsovereenkomst 2014-2016 goed.
Motivering De Gemeenschappelijke Sociale Dienst (GSD) werd in 1972 opgericht en heeft zich sinds zijn ontstaan steeds aan de noden van de begunstigden weten aan te passen. Oorspronkelijk richtte de
GSD zich tot de kleine besturen die zich niet konden veroorloven om een eigen sociale dienst op te richten. Vandaag geven ook de grotere besturen de voorkeur aan een aansluiting bij de GSD. Overheidsdiensten die toegang willen tot de voordelen van de GSD, dienen een speciale bijdrage van 0,15% op de brutoloonmassa te betalen. Al deze bijdragen worden verzameld in een gemeenschappelijke pot, die vervolgens wordt verdeeld op basis van de noden van de begunstigden. De begunstigden kunnen zowel actieve werknemers van de aangesloten besturen zijn als gepensioneerden, voor wie geen bijdragen worden betaald. Naast gemeentelijk en gesubsidieerd onderwijzend personeel, politieagenten, vrijwillige brandweermannen, mandatarissen en personen in volledige loopbaanonderbreking, hebben alle werknemers toegang tot de voordelen van de GSD, ongeacht of ze contractueel, geco of vastbenoemd zijn. De raad van bestuur gaf op 19 maart 2014 het akkoord over de toetreding.
Financiële weerslag De bijdrage die moet betaald worden, bedraagt 0,15% op de jaarlijkse bruto-loonmasse. Besluit Artikel 1 De toetreding tot de Gemeenschappelijke sociale dienst ten behoeve van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten wordt goedgekeurd met ingang vanaf 1 juli 2014. Artikel 2 De toetreding die heden wordt beslist, houdt de verbintenis in te voldoen aan de verplichtingen welke aan de aangesloten besturen worden opgelegd bij de koninklijke besluiten van 25 mei 1972 en 10 november 1972, dit vanaf de datum vastgesteld in artikel 1, tweede lid, en tot wanneer een eventueel ontslag een aanvang zou nemen.
4.
Financiën: jaarverslag, balans en resultatenrekening 2013 - verwijzing
Een raadslid vraagt of het jaarverslag ook wordt doorgegeven aan de pers waarop de directeur antwoordt dat dit in het verleden niet gedaan werd maar eerder aan de aandeelhouders, de klanten. Er wordt besloten om dit jaar het jaarverslag bekend te maken aan de pers. Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag over de werking van de vereniging, de balans en de resultatenrekening over het dienstjaar 2013 wordt toegelicht zowel aan het directiecomité als aan de raad van bestuur. Juridische gronden Artikel 65 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De algemene vergadering keurt de balans en de resultatenrekening van de vereniging goed. Artikelen 30, §2 en 35 van de statuten De algemene vergadering keurt de balans en de resultatenrekening van de vereniging goed. De bijeenkomsten van de algemene vergadering worden voorbereid door de raad van bestuur.
Bijlage(n) Ontwerp van jaarverslag 2013
Besluit Enig artikel Het jaarverslag over de werking van de vereniging in het dienstjaar 2013, met inbegrip van de balans en de resultatenrekening, wordt verwezen naar de eerstvolgende bijeenkomst van de raad van bestuur. 5.
Projecten: begraafplaats en kasteel Schoonselhof - toelichting
Een raadslid vraagt of er ook kandidaten kunnen zijn die helemaal niets met de uitvaartsector te maken hebben waarop de voorzitter antwoordt dat dit inderdaad mogelijk is. Het betreft een erfpacht zodat de stad wel eigenaar blijft van het kasteel. De directeur heeft twee bezorgdheden, nl. het neutrale karakter dat moet bewaard blijven en het probleem van de verkeersmobiliteit en eventuele parkeerproblemen. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt toelichting gegeven over de voortgang in het dossier Schoonselhof, in het bijzonder met betrekking tot het beheer van de strooiweiden en de renovatie van het kasteel. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Voorstel samenwerkingsovereenkomst stad Antwerpen m.b.t. strooiweiden begraafplaats Schoonselhof Visienota kasteel Schoonselhof
Besluit Enig artikel Het directiecomité neemt kennis van het voorstel van samenwerkingsovereenkomst met de stad Antwerpen m.b.t. strooiweiden op de begraafplaats Schoonselhof en van de visienota i.v.m. de toekomstige exploitatie van het kasteel Schoonselhof.
6.
Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 16 april 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit
Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 16 april 2014. Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Bijlage(n) Statistieken van de maand maart 2014 Verslag raad van bestuur 19 maart 2014
Besluit Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 16 april 2014 om 17.30 uur in het Crematorium Antwerpen aan de Jules Moretuslei 2 te 2610 Antwerpen-Wilrijk. Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 19 maart 2014 2. Bestuursorganen: uitbreiding samenstelling directiecomité – goedkeuring 3. Financiën: jaarverslag en jaarrekening 2013 - verwijzing 4. Overheidsopdrachten: uitbreiding crematorium Turnhout (lastenboek, raming en gunningswijze) - goedkeuring 5. Algemene vergadering: agenda bijeenkomst 18 juni 2014 - vaststelling 6. Mededelingen: statistieken maart 2014 - kennisname 7. Varia en rondvraag 7.
Financiën: algemene betalingsvoorwaarden facturen - goedkeuring
De voorzitter stelt voor om om eerst al de kortingen aan te kondigen en daarna pas de voorwaarden vast te leggen. Aanleiding Voorwerp van het besluit De facturen van PONTES vermelden nog geen algemene betalingsvoorwaarden. Deze lacune wordt opgevuld met onderhavig voorstel van voorwaarden. Juridische gronden Artikelen 25, §8, 3° van de statuten Het directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging.
Besluit Enig artikel De hierna vermelde algemene betalingsvoorwaarden, die voortaan zullen worden vermeld op de facturen van PONTES en die ter kennis zullen worden gebracht van de klanten, worden goedgekeurd: 1. Tenzij anders uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen, is de opdrachtgever er toe gehouden de uitgaande rekeningen en facturen van PONTES zonder korting en contant te betalen op het adres van de maatschappelijke zetel of binnen een termijn van 14 dagen volgend op de datum van de rekening of factuur door middel van domiciliëring van het verschuldigde bedrag op het rekeningnummer dat op de rekening of de factuur is vermeld. De facturen en rekeningen die betrekking hebben op de cateringactiviteiten van PONTES zijn door de opdrachtgever eveneens onmiddellijk betaalbaar op het adres van de maatschappelijke zetel, behoudens wanneer met de klant andere betalingsvoorwaarden werden overeengekomen. De betaling dient te gebeuren door contante betaling, domiciliëring of overschrijving van het verschuldigde bedrag op het rekeningnummer dat op de rekening of de factuur is vermeld. 2. Alle tarieven in verband met de prestaties en diensten, die door PONTES kunnen worden geleverd, zijn op verzoek verkrijgbaar op het adres van de maatschappelijke zetel, op de website of via e-mail (
[email protected]). 3. De prestaties en diensten van PONTES worden aangerekend op basis van de door de opdrachtgever bestelde diensten en prestaties die hij uiterlijk om 12 uur van de dag voorafgaand aan de dag van de prestatie(s) moet doorgeven. De consumpties verbruikt in de koffiekamers worden aangerekend op basis van het reële verbruik door de deelnemers aan de uitvaartmaaltijd. Bij een verschil van tenminste 25% tussen de bestelde maaltijden en het reëel aanwezige personen kan op verzoek van de opdrachtgever een vermindering van de factuur worden toegestaan van 50% op dit verschil. Indien er meer personen aanwezig zijn dan vermeld bij de bestelling door de opdrachtgever, wordt het reële aantal maaltijden en consumpties in rekening gebracht. 4. Klachten over de dienstverlening of de geleverde prestaties van PONTES moeten schriftelijk aan PONTES worden gemeld binnen een termijn van acht dagen. Het protesteren van een factuur moet eveneens schriftelijk gebeuren binnen een termijn van acht dagen met vermelding van de datum en het nummer van de factuur of rekening. 5. Bij niet-betaling van het verschuldigde bedrag op de vervaldag, is de opdrachtgever van rechtswege en zonder ingebrekestelling vanaf die vervaldag een interest van 12 % per jaar op dat bedrag verschuldigd, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 15 % op dat bedrag, met een minimum van 125 euro als schadebeding. Onkosten verbonden aan onbetaalde of oninbare betalingsinstrumenten, evenals andere inningskosten zijn in deze forfaitaire schadevergoeding niet begrepen en worden de opdrachtgever afzonderlijk aangerekend. Het aanrekenen van voormelde nalatigheidsintrest geeft de klant niet het recht de betaling van zijn schuld uit te stellen. 6. De niet-betaling van een factuur of een rekening op de vervaldag heeft de onmiddellijke opeisbaarheid van alle nog openstaande facturen en rekeningen van de cliënt tot gevolg, zelfs de niet-vervallen, zonder rekening te houden met de voordien toegestane betalingsvoorwaarden. 7. De betaling zonder enig voorbehoud van een gedeelte van het gefactureerde bedrag geldt als aanvaarding van die factuur.
8. Gedeeltelijke betalingen worden door PONTES aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis. Zij worden eerst toegerekend op de eventueel gemaakte gerechtskosten, daarna op de vervallen rente, vervolgens op de forfaitaire schadevergoeding en ten slotte op de hoofdsom. PONTES behoudt zich het recht voor om de nog niet geleverde prestaties te annuleren of de uitvoering ervan op te schorten, op voorwaarde dat zij de opdrachtgever hiervan vooraf schriftelijk op de hoogte brengt. 9. De door PONTES aangerekende prijzen zijn vermeld zowel exclusief als inclusief BTW. De BTW-plicht is voor PONTES van toepassing voor alle verstrekte uitvaartdiensten, in het bijzonder voor de crematies, afscheidsplechtigheden, cateringactiviteiten en aanverwante diensten. 10. PONTES is de eventueel overeengekomen kortingen slechts verschuldigd op de prijs van de gedane en betaalde prestaties. Bovendien is PONTES deze kortingen en andere financiële of materiële voordelen niet verschuldigd en verliest de klant de toegekende termijnen en voordelen als de klant zijn verplichtingen ten aanzien van PONTES niet of slechts gedeeltelijk nakomt. De klant mag in geen geval en zonder voorafgaande toestemming de openstaande facturen en rekeningen van PONTES niet compenseren met bedragen die deze laatste om welke reden dan ook nog verschuldigd zou zijn aan de klant. 11. Wanneer PONTES ten gevolge van overmacht, staking, lock-out, e.d. niet in de mogelijkheid verkeert de overeenkomst uit te voeren, behouden wij ons het recht voor om de overeenkomst te beëindigen zonder dat enige vorm van schadevergoeding kan worden geëist. 12.
PONTES aanvaardt geen enkele vorm van aansprakelijkheid voor gebeurlijke ongevallen.
13. Wanneer PONTES in uitzonderlijke en individuele gevallen instemt met een afwijking van de in deze regels vermelde algemene voorwaarden, dan moet dit beschouwd worden als een tegemoetkoming ten aanzien van de klant waaraan altijd en zonder vooropzeg een einde kan worden gesteld. 14. De algemene voorwaarden van PONTES genieten voorrang wanneer zij in samenloop komen met of tegenstrijdig zijn deze van de klant. 15. Het Belgische recht is van toepassing op de rechtsverhouding tussen PONTES en haar klanten. 16. Alle betwistingen die betrekking hebben op de totstandkoming, de interpretatie, de uitvoering, de niet-uitvoering en de beëindiging van de overeenkomsten van PONTES met haar klanten, vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.
8.
Bestuursorganen: wijziging huishoudelijk reglement (verplaatsingsvergoeding leden bestuursorganen) - weigering
Aanleiding Voorwerp van het besluit
Het directiecomité stelt een wijziging voor van het huishoudelijk reglement waardoor er een verplaatsingsvergoeding wordt voorzien voor de leden van de raad van bestuur. Juridische gronden Artikelen 25, §8, 3° van de statuten Het directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging. Besluit van de algemene vergadering van 21 maart 2013 houdende vaststelling van de presentiegelden voor de leden van de raad van bestuur Voor het bijwonen van een vergadering van de raad van bestuur wordt aan de leden aan een presentiegeld toegekend. Besluit van de raad van bestuur van 15 januari 2014 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement van de bestuursorganen wordt goedgekeurd.
Besluit Enig artikel De toekenning van een plaatsingsvergoeding voor de leden van de raad van bestuur wordt geweigerd.
9.
Mededelingen – kennisgeving
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand maart 2014, over de resultaten van de emissiemetingen 2013 en over de voortgang in een aantal lopende dossiers. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Statistieken maart 2014 Emissieresultaten 2013 Een raadslid vraagt of er vanuit de buurtbewoners ooit een vraag is geweest waarop de directeur een negatief antwoord geeft en dit is zo voor de beide vestigingen. Op de vraag van een raadslid hoe dikwijls die controle en metingen gebeuren antwoordt de directeur dat dit minstens 1 x per jaar is en dat deze controle ook onaangekondigd kan zijn. Besluit Artikel 1
Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand maart 2014. Artikel 2 Er wordt kennis genomen van de resultaten van de emissiemetingen uitgevoerd in de loop van 2013. Artikel 3 Er wordt kennis genomen van de volgende personeelsaangelegenheden: de vacantverklaring van één functie van diensthoofd catering en onderhoud (niveau P3). Artikel 4 Er wordt kennis genomen van de praktische modaliteiten i.v.m. de oprichting van een technische werkgroep die de ontwikkeling van het crematorium van Lommel mee gaat opvolgen.
