Vergaderstuk Algemeen bestuur

Vergaderstuk Algemeen bestuur Vergaderstuk Algemeen bestuur 11 november 2013 Bestuursrapportage 2-2013

Opsteller

Aantal pagina’s

Simon Bouwman

5

Behandelend gremium

Datum voorgelegd

Algemeen bestuur

11-11-2013

Agendapunt, Onderwerp

Agendering

7a, Bestuursrapportage 2-2013

Ter informatie

Kopie aan 13-9-2013 Intern

Kenmerk

V0051/H1989

1 Samenvatting voorstel In deze 2e Bestuursrapportage 2013 wordt per project en product via een stoplicht-rapportage gerapporteerd over Kwaliteit, Tijd, Geld en Risico. Inhoudelijk ligt de uitvoering van activiteiten op koers en doen zich geen grote budgetoverschrijdingen en risico’s voor. Wel heeft het traject HWH 2.0 en de afbouw van IRIS impact op de inhoudelijke voortgang van projecten. In de bestuursrapportage is een eerste inschatting gemaakt van het bedrag dat aan de waterschappen gerestitueerd kan worden. Inclusief de afrekening van AHN 2 is dit een bedrag van circa € 2,1 mln.

2 Inleiding Bijgaand treft u de 2e bestuursrapportage 2013 aan. Met deze rapportage wordt verantwoording afgelegd over de periode januari 2013 - september 2013 (eerste 8 maanden). Het format is conform eerdere bestuursrapportages uit 2012. Deze bestuursrapportage is op 11 oktober besproken in het Dagelijks Bestuur, hetgeen op hoofdlijnen de volgende bevindingen heeft opgeleverd:

1. Op basis van de bestuursrapportage concludeert het Dagelijks Bestuur dat er ten aanzien van de financiële processen de achterliggende jaren een aanzienlijke verbeterslag is gemaakt en dat Het Waterschapshuis “in control” is. 2. De 2e bestuursrapportage laat ten opzichte van de 1e bestuursrapportage op een aanzienlijk aantal programma’s een ontwikkeling zien van “oranje” naar “groen”. Daarmee is in deze periode inhoudelijk een verbetering gerealiseerd ten opzichte van de voorgaande periode. 3. Er wordt naar gestreefd om de bestuursrapportages in 2014 qua omvang te reduceren. 4. Ten behoeve van het Algemeen Bestuur zal een bestuurlijke samenvatting worden geschreven (opgenomen in dit voorstel).

Vergaderstuk Algemeen bestuur

3 Doelstelling Middels de bestuursrapportage informeert de organisatie het bestuur over de voortgang, de afwijkingen en de bijzonderheden ten opzichte van de programmabegroting 2013. Er wordt gerapporteerd over kwaliteit, tijd, geld en risico’s per project en product. Gelijktijdig met de bestuursrapportage wordt een begrotingswijziging aangeboden.

4 Bestuurlijke samenvatting 4.1. Financieel De uitputting van de budgetten vindt binnen de financiële kaders van de begroting plaats. Door afname van het aantal wenswijzigingen en de voorgenomen sanering van IRIS, zien we aanzienlijke onderschrijdingen op diverse programma budgetten. De saldi worden ten tijde van de jaarrekening afgewikkeld. Afrekening waterschappen betreft op hoofdlijnen: 1e indicatie Afrekening waterschappen 2013 per product/Programma

Bedrag

De 1e indicatie budgetoverheveling betreft: 1e indicatie voorstel budgetoverheveling naar 2014 per Product/Programma

Bedrag

Watertoets

€ 130.000

Architectuur&Standaarden

€ 150.000

OLO water

€ 222.000

Z-info

€ 220.000

Iris (Div.)

€ 658.000

Geo voorziening

€ 100.000

€1.095.000

WATIS 2.0

€ 124.000

AHN HWH 2.0 proces

-/- €150.000

Overig per saldo

€ 196.000

Nieuw waterschapsnet AHN kaartverkoop Vergadercentrum

€ 175.000

Kernregistratie waterkw.

€ 150.000

Overig per saldo Totaal

€ 2.151.100

€ 197.000 € 1.000.000

Totaal

€ 99.000 € 2.215.000

De bedragen zoals hierboven benoemd zijn gebaseerd op een prognose van de kosten tot het einde van het boekjaar. Een verdere specificatie is opgenomen in de bestuursrapportage. In de jaarrekening 2013/3e bestuursrapportage 2013 zullen de bedragen definitief worden. Naast bovengenoemde zaken wordt ook een voordelig resultaat verwacht ten aanzien van het resultaat op de reguliere exploitatie, met name door het revolving fund ten aanzien van budgetten business cases/ behoeftemanagement.

Kenmerk: V0051/H1989

Pagina 2 van 5


4.2. Inhoudelijk Bestuurlijk gezien heeft HWH 2.0 veel tijd en aandacht opgeëist in het 1e half jaar 2013. Ook brengt dit traject uiteraard onrust mee voor medewerkers. Ten aanzien van de inhoudelijke projecten blijkt uit de rapportage per programma dat de voortgang van de diverse projecten grotendeels op schema ligt. In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste zaken samengevat. Voor een meer uitgebreide toelichting verwijzen wij naar de Bestuursrapportage zelf (inleiding en stand van zaken per programma). Programma Watersysteem-

Toelichting Resultaat

De aanbesteding van de Watertoets is afgerond, de transitie is gestart.

Aandacht

Voor de digitale watertoets zijn er vertragingen op de technische opwaardering van de applicatie. Geen direct gevolg voor gebruik.

Resultaat

De aanbesteding van Vangstregistratie V2 is vrijwel afgerond

Aandacht

Ten aanzien van de business case Dijk Data Service Center (DDSC) komt commitment in de vorm van concrete deelname moeizaam tot stand. Z-info is per 1 januari 2013 live en wordt dit jaar (gefaseerd) geïmplementeerd bij 15 waterschappen, daarna volgen er nog 5.

beheer

Waterveiligheid

Afvalwaterketen

Resultaat Aandacht

Vergunning en

Resultaat

Handhaving: Aandacht

Diensten Basis

Resultaat


Voor de nieuwe business case Transport- en Rioleringsinformatie systeem, is het noodzakelijk om zorgvuldig alle reeds gestarte initiatieven te beoordelen op landelijke toepasbaarheid inzake de business case. Verplichtingen OLO water richting Ministerie zijn afgerond Het gunningsadvies inzake saw@ is gereed. Conversie en dataschoning zijn in voorbereiding. Voor de bedrijfsfunctie V&H is de focus de afgelopen tijd verlegd van de huidige informatiesystemen IRIS V&H en IRIS KIM naar toekomstige systemen zoals LGR, OLO en SAW@. Er komt betere aansturing en input vanuit de gebruikersorganisaties. IRIS Release 2012 is opgeleverd. Met de afronding van het business case traject ‘Vervolg IRIS’ is inhoud gegeven aan de aanpassing van het producten- en dienstenpakket rondom IRIS én aan de veranderde behoefte van de waterschappen. De 3 benoemde vervolgactiviteiten, het project WATIS 2.0, het saneren van IRIS en de business case voor een centrale datalaag, worden in het najaar 2013 opgepakt.

Pagina 3 van 5


Programma

Toelichting Aandacht

De Beheer en Onderhoud activiteiten rondom IRIS zijn vanaf periode 2 beperkt vanwege de op handen zijnde sanering van IRIS (beperkte ondersteuning en geen wenswijzigingen) en het in de loop van 2014 stoppen van het Beheer en Onderhoud door HWH. Er ontstaat een overcapaciteit van aan IRIS gekoppelde HWH medewerkers. Op basis van de business case vervolg IRIS wordt in periode 3 gestart met een project om een eerste gemeenschappelijke gegevenssets voor de waterschappen te realiseren. In dit project, WATIS 2.0, wordt een toolkit ontwikkeld waarmee waterschappen een database voor watersysteemgegevens in de eigen beheeromgeving kunnen implementeren en vullen met gegevens uit de bestaande IRIS database. De implementatie en het gebruik van deze nieuwe database zal in 2014 een ‘flinke klus’ zijn voor de waterschappen. Het is tevens de bedoeling dat gelijksoortige gegevenssets voor andere bedrijfsfuncties gaan ontstaan

Diensten Externe Dienstverlening

Resultaat

De landelijke voorzieningen voor publicatie van Bekendmakingen en Decentrale Regelgeving (CVDR) zijn in productie genomen en de gebruikers zijn opgeleid.

Diensten Data

Resultaat

Het AHN2 is in juni van dit jaar afgerond. Waterschappen, Rijkswaterstaat en Provincies hebben hun deelname aan het AHN 2014-2019 bevestigd. Er is een samenwerkingsovereenkomst getekend tussen RWS-CIV, IPO en HWH voor de periode tot en met 2019. Beeldmateriaal: De inwinning van zowel de hoge resolutie luchtopnamen als de lage resolutie luchtopnamen voor 2013 is succesvol afgerond. De Europese aanbesteding voor beeldmateriaal 2014 en 2015 is goed doorlopen en de nieuwe contracten worden binnenkort ondertekend.

Architectuur &

Resultaat

De baseline informatiebeveiliging is opgeleverd. Daarnaast is het architectuur-opleidingenprogramma 2013 -2014 voorbereid.

Resultaat

De realisatie van het waterkwaliteitsportaal (de centrale datalaag voor waterkwaliteitsinformatie) heeft hoge prioriteit. Voor waterveiligheid worden de eerste stappen te zetten naar uniforme informatiestromen aan de hand van de landelijke programma’s nieuw Hoogwater Beschermingsprogramma, Wettelijk ToetsInstrumentarium 2017 en Professionaliseren Inspectie Waterkeringen 2.0. Voor de Aquo-standaard wordt binnenkort een geheel nieuwe website gelanceerd.

Aandacht

De continuïteit en de kwaliteit van dienstverlening kan in gevaar komen als gevolg van ontwikkelingen HWH 2.0. Hierop zullen beheersmaatregelen moeten worden genomen.

Standaarden Informatiehuis Water


Pagina 4 van 5


Programma Bedrijfsvoering

Toelichting Resultaat

- Op basis van de jaarrekening is de afrekening waterschappen 2010-2012 ten uitvoer gebracht. - Aangezien HWH vanaf 1 januari functioneert als gemeenschappelijke regeling dienen interne controles op rechtmatigheid uitgevoerd te worden. Hiervoor is een intern controle plan opgesteld en zijn de eerste controles uitgevoerd. - HWH is aangemeld voor Schatkistbankieren. De voorbereidingen voor SEPA liggen op schema. - De begroting 2014 is op 1 juli jl. vastgesteld door het AB - Er is een Personeelsvertegenwoordiging gekozen, een Georganiseerd Overleg ingesteld en een sociaal statuut in concept opgesteld. - Het handboek Projectcommunicatie is afgerond en wordt voortvarend geïmplementeerd. - Vanuit inkoop zijn diverse (Europese) aanbestedingen begeleid, waarvan enkele in nauwe samenwerking met Rijkswaterstaat. - Er is regelmatig contact met de Unie van Waterschappen inzake bedrijfsvoering en het vergadercentrum, n.a.v. HWH 2.0.

5 Risico-analyse In de bestuursrapportage wordt per project gerapporteerd over de risico’s. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen.

6 Conclusie In de 2e Bestuursrapportage 2013 wordt per project en product via een stoplicht-rapportage gerapporteerd over Kwaliteit, Tijd, Geld en Risico. De uitputting van de budgetten is over het algemeen conform de begroting 2013. In de bestuursrapportage wordt melding gemaakt van een indicatief terug te betalen bedrag aan de waterschappen van € 2,1 miljoen en van een indicatieve budgetoverheveling naar 2014 van € 2,2 miljoen. Het dagelijks bestuur is van mening dat de rapportage tot tevredenheid stemt.

7 Gevraagd besluit Kennis te nemen van de 2e Bestuursrapportage 2013.

8 Besluit Positief, conform voorstel Overwegend positief, onder voorbehoud van de volgende aanpassingen Negatief, niet conform voorstel Toelichting


Pagina 5 van 5

Vergaderstuk Algemeen bestuur

Recommend Documents