Algemeen bestuur Veiligheidsregio Groningen

AGENDAPUNT 8a

Algemeen bestuur Veiligheidsregio Groningen 3 juli 2015

Toelichting bij het jaarverslag en de jaarrekening van de Veiligheidsregio Groningen 2014 Hierbij bieden wij u een samenvatting aan van het eerste Jaarverslag en de Jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen (VRG). De VRG is opgericht op 15 november 2013 en is ontstaan na de samenvoeging van 18 brandweerorganisaties. Het belang van de doorontwikkeling van de veiligheidsregio was een belangrijke reden voor de ontvlechting uit de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen. In het jaarverslag wordt op hoofdlijnen verantwoording afgelegd over het behalen van de in de begroting 2014 opgenomen doelen. In het jaarverslag komen onder meer de volgende onderwerpen terug: weerstandsvermogen en de risico’s en ontwikkelingen. De jaarrekening is voornamelijk financieel van aard en geeft inzicht in het financiële resultaat en de besteding van de middelen. In de jaarrekening komen onder meer de volgende onderwerpen terug: balans, resultatenrekening en de reservepositie. In deze toelichting wordt ingegaan op de belangrijkste onderwerpen uit de jaarrekening. De nieuwe organisatie is vanaf 1 januari 2014 van start gegaan. Voor 1 januari 2014 moesten verschillende administratieve handelingen afgerond worden, waaronder het overnemen van het materieel van de 23 Groninger gemeenten, hierdoor is de oprichtingsdatum 15 november 2013 geworden. Er is over 2013 geen aparte jaarrekening opgesteld waardoor de nu voorliggende jaarrekening loopt van 15 november 2013 tot en met 31 december 2014. Er is eenmalig sprake van een verlengd boekjaar. Vanaf 2015 loopt het boekjaar gelijk aan een kalenderjaar. De accountantscontrole heeft geleid tot een goedkeurende accountantsverklaring. Het accountantsverslag met daarin opgenomen de bevindingen en aandachtspunten voor 2015 is ter informatie toegevoegd. 1.Het financiële resultaat Het jaar 2014 was een opstartjaar voor de VRG. Alle programma’s hebben minder uitgegeven dan in de begroting was vastgesteld. We zijn met name in het eerste halfjaar terughoudend geweest met een aantal bestedingen, dit vanuit voorzichtigheidsprincipe en het ontbreken van een financieel historisch perspectief. We zullen in 2015 nader inzicht moeten verkrijgen in de wijze waarop activiteiten zich in structurele zin verhouden tot de financiën. In grote lijnen kunnen wij vier componenten uitlichten die tot het positieve financiële resultaat in 2014 hebben geleid. •

Personele lasten Gaandeweg 2014 zijn nog vacatures ingevuld, zoals opgenomen in het formatieplan. In de begroting is uitgegaan van bezetting van deze vacatures vanaf 1 januari. We waren nog niet geheel op formatieve sterkte en ook nu worden er nog regelmatig vacatures uitgezet. Er is bewust voor gekozen een aantal vacatures later in te vullen, omdat anders een probleem zou ontstaan in de aansturing en begeleiding van den nieuwe mensen. Hierdoor vallen ook de hieraan gerelateerde personeelskosten, waaronder reis- en verblijfkosten, opleidingen, keuringen c.a. lager uit.

Toelichting bij het jaarverslag en de jaarrekening van de Veiligheidsregio Groningen 2014

1

AGENDAPUNT 8a •

Materiële lasten Ook de materiële kosten zijn achter gebleven bij de begroting als gevolg van de opstartfase. Voorgenomen investeringen kwamen later tot stand vanwege het hebben van onvoldoende (inkoop-)capaciteit. De grootte van de organisatie verplicht ons in het kader van rechtmatigheid tot meer en veelal langere aanbestedingstrajecten. Door het later aangaan van investeringen zijn zowel de afschrijvingslasten als de rentelasten lager dan begroot. Veel van de gestarte initiatieven hebben in 2014 nog niet of nog niet volledig tot uitstroom van middelen geleid. Vanwege het opstarten van de organisatie waren vooral in het eerste half jaar de uitgaven lager dan begroot.

•

BTW De BTW compensatie die we van het Rijk hebben gekregen leidt tot een incidenteel voordelig resultaat. Er is sprake van een incidenteel voordeel vanwege compensatie van het Rijk van de BTW van de meldkameractiviteiten. Dit voordeel valt naar verwachting weg bij het opgaan van de meldkamer in de landelijke organisatie. Daarnaast is sprake van een incidenteel voordeel vanwege de BTW compensatie die de VRG ontvangt van het Rijk aangezien de BTW niet meer gecompenseerd kan worden. Dit voordeel zal omslaan naarmate we verder in de vervangingscyclus zijn en op investeringen de BTW niet meer gecompenseerd kan worden.

•

Getroffen voorzieningen Naast incidentele voordelen was er in 2014 ook sprake van incidentele nadelen. Er zijn voorzieningen getroffen voor de afbouwregeling vrijwilligers, de afwikkeling van gezondheidsschade bij een tweetal medewerkers en de vergoeding voor de herziene BTW ten aanzien van de kazernes die na 1 januari 2004 zijn gebouwd of significant verbouwd.

Het financiële resultaat is als volgt verdeeld over de programma’s: Brandweerzorg en meldkamerfunctie 2.505 duizend euro Crisisbeheersing 177 duizend euro Gemeentelijke Kolom 122 duizend euro GHOR 286 duizend euro Totale VRG 3.089 duizend euro De resultaten per programma zijn in de jaarrekening verder toegelicht. 2. De financiële positie van de VRG De besluitvorming over het jaarverslag en de jaarrekening 2014 richt zich voor een belangrijk deel op de bestemming van de resultaten en het beoordelen van het weerstandsvermogen. 2.1 Voorstellen voor de bestemming van het resultaat Het voorstel is om de resultaten van de programma’s als volgt te bestemmen: Programma brandweerzorg en meldkamerfunctie • 1.897 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve veiligheidsregio. • 461 duizend euro toe te voegen aan de bestemmingsreserve frictiekosten. • 129 duizend euro toe te voegen aan de bestemmingsreserve BTW gemeentelijke kolom. • 18 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve gemeentelijke kolom. Programma Crisisbeheersing • 177 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve veiligheidsregio. Programma Gemeentelijke Kolom • 122 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve gemeentelijke kolom. Programma GHOR • 286 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve veiligheidsregio.


2

AGENDAPUNT 8a

Daarnaast wordt voorgesteld de bestemmingsreserve oefenen gemeentelijke kolom (17 duizend euro) vrij te laten vallen en toe te voegen aan de algemene reserve gemeentelijke kolom. Deze voorstellen leiden tot de volgende reservepositie en weerstandsvermogen voor de VRG: Stand 15-112013 Algemene reserve: Veiligheidsregio Gemeentelijke kolom Bestemmingsreserve: Materieel VRG Oefenen Gemeentelijke Kolom BTW Gemeentelijke Kolom Frictiekosten Totaal

Onttrekking Bestemming 2014 2014

In Stand 31- weerstands 12-2014 vermogen

778 100

-183 -100

2.360 157

2.955 157

2.955 157

2.011 27 700 3.616

-10 -599 -892

-17 129 461 3.089

2.011 129 562 5.814

3.112

Algemene reserve Veiligheidsregio De algemene reserve Veiligheidsregio is beschikbaar voor alle programma’s om een tekort in de exploitatie op te vangen en ter dekking van de risico’s. Algemene reserve Gemeentelijke Kolom De algemene reserve Gemeentelijke kolom is gevormd om het verwachte negatieve resultaat in de begroting van 2015 op te vangen. Bestemmingsreserve Materieel VRG Deze reserve is bestemd om de kapitaallasten op de toekomstige investeringen te kunnen dekken. Het gaat hierbij om activa die door het Rijk zijn geschonken waarvoor vervanging voor eigen rekening komt. De VRG stelt een meerjareninvesteringsbegroting op, die inzicht geeft in toekomstige uitputting van deze reserve. Bestemmingsreserve BTW gemeentelijke kolom Deze reserve is bestemd om de btw lasten van de gemeentelijke kolom uit 2014 te dekken wanneer de fiscus geen toestemming geeft om dit te verrekenen met het BCF. Bestemmingsreserve Frictiekosten Deze reserve is bestemd om de in het algemeen bestuur vastgestelde ontmantelingskosten van de voormalige regionale brandweer binnen de gemeente Groningen voor de jaren 2015 en 2016 te vergoeden. 2.2 Het weerstandsvermogen Ultimo 2014 bedragen de reserves die tot het weerstandsvermogen worden gerekend 3.112 miljoen euro. Er is sprake van een aantal risico’s en ontwikkelingen waarvan de omvang op dit moment niet in te schatten is: • Aanpassingen brandweerzorg Eemshaven • Landelijke ontwikkelingen LMO • Huisvestingsdossier • Paraatheid vrijwilligers • Herijking financieringsstromen cluster OOV en BDuR Deze risico’s zijn toegelicht in de jaarrekening en kunnen tot incidentele en structurele nadelen leiden waarbij het weerstandvermogen ingezet kan worden om deze op te vangen.


3

AGENDAPUNT 8a

Met name de herijking van de financieringsstromen willen wij hier apart noemen. Het cluster OOV middelen in het gemeentefonds en de BDUR zijn momenteel onderwerp van financieel onderzoek door het Rijk. Zowel de totale omvang als de verdeelmethodiek van de middelen wordt bediscussieerd. De voorlopige resultaten hiervan zijn nog niet definitief vastgesteld. Deze onzekerheid en gelet op de overige benoemde risico’s maakt het wat ons betreft noodzakelijk om het resultaat over 2014 toe te voegen aan de algemene reserve en hiermee aan het weerstandsvermogen. In oktober 2015 wordt afhankelijk van de ontwikkeling van de risico’s (voornamelijk herijking financieringsstromen en het huisvestingsdossier) aan het algemeen bestuur voorgesteld een bedrag van 1 miljoen euro terug te geven aan de gemeenten. Wordt de teruggave vastgesteld dan vindt de uitkering plaats in dezelfde verhouding als de gemeentelijke bijdrage in 2014. Gelijktijdig wordt aan het algemeen bestuur een nieuwe bandbreedte van het weerstandsvermogen voorgesteld. Het algemeen bestuur besluit: 1. het jaarverslag en de jaarrekening VRG 2014 (inclusief resultaatbestemming) vast te stellen; 2. het accountantsrapport ter kennisgeving aan te nemen.


4

Jaarverslag & Jaarrekening 2014 Veiligheidsregio Groningen


21 mei 2015

Inhoudsopgave

Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 1 1.1 1.2 1.3 1.4

Programmaverantwoording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Brandweerzorg inclusief meldkamerfunctie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Crisisbeheersing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Gemeentelijke Kolom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Paragrafen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Lokale heffingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Weerstandsvermogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Onderhoud kapitaalgoederen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Financiering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Bedrijfsvoering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Rechtmatigheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Verbonden partijen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

3

Jaarrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 Balans en toelichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

4

Staat van baten en lasten en toelichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

5

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

6

Bestemming resultaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Reserves en voorzieningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Vaste activa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Geldleningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 Bijdragen deelnemende gemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Wet Normering Topinkomens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 Rijksbijdragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 Single Information Single Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Controleverklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Jaarverslag & Jaarrekening 2014 | Veiligheidsregio Groningen

3

Jaarverslag

Voorwoord

De jaarrekening van de Veiligheidsregio Groningen over 2014 is gereed en u leest nu de eerste bladzijde. Het jaar 2014 zelf kan ook beschouwd worden als een eerste bladzijde; namelijk die van onze nieuwe organisatie. Op 1 januari gestart na een omvangrijke reorganisatie- c.q. veranderingsproces met twee dimensies. Allereerst de samensmelting van 18 brandweerorganisaties in een nieuwe regionale samenhangende structuur en gebaseerd op een gemeenschappelijke eigentijdse visie op organisatie en het brandweervak. Daarnaast kreeg het concept van een Veiligheidsregio in Groningen haar eerste vorm en werd de verdere doorontwikkeling ervan van belang gevonden. De Veiligheidsregio Groningen staat voor de uitvoering van een aantal wettelijke taken, zoals beschreven in de Wet veiligheidsregio’s en andere relevante wet- en regelgeving, aangevuld met bestuurlijke regionale afspraken. Onze eerste prioriteit ligt bij het uitvoeren van deze taken, waarbij de nadruk ligt op het waarborgen van het primaire proces. Het primaire proces wordt uitgevoerd door onze vakmensen op straat, zoals de hulpverleners en toezichthouders. Zij moeten hun werk goed kunnen uitvoeren en daarin goed ondersteund worden. Op basis van deze prioriteitsstelling komen wij tot de volgende strategische doelstellingen: • Het voorkomen en bestrijden van rampen en crises samen met onze crisispartners. • Een optimaal (brand-)veiligheidsniveau in onze regio, op het gebied van brandweerzorg kiezen wij voor een integrale benadering van de veiligheidsketen. • Een effectieve en ondersteunende bedrijfsvoering.

ten worden ingevuld. Het huis stond weliswaar, maar de inrichting moest in 2014 nog bijna volledig worden gerealiseerd. Het was daardoor een jaar met ongelooflijk veel beweging. Zowel op het personele vlak als op het vlak van organisatie & bedrijfsvoering. Onlosmakelijk met elkaar verbonden. Met een aantal grote, nieuwe uitdagingen. Ik noem de uitvoering van de salarisadministratie per 1 januari, de totstandkoming van een volledig nieuwe ICT- en telefonieomgeving voor de hele organisatie en een flink pakket aan vernieuwing ten behoeve van de totale financiële huishouding. Belangrijke randvoorwaarden om als nieuwe organisatie te kunnen opereren. Naast de inrichting van de organisatie, wat veel capaciteit en inspanning heeft gekost van velen, moest onze ‘winkel’ uiteraard open blijven. Dat is gelukt, hoewel het lang niet altijd makkelijk was. En ja, in sommige gevallen zijn we wat meer dan we zouden willen ‘met onszelf’ bezig geweest. Maar alleen daardoor heeft ons regionale huis de kleur, inrichting & sfeer gekregen die nodig is om met het vizier open onze inwoners, bestuurders en partners te ondersteunen in dat waar we met elkaar goed in zijn: samen alert en daadkrachtig. Erik van Zuidam Directeur Veiligheidsregio Groningen

Het eerste jaar kenmerkte zich als opstartjaar. Ondanks alle goede preparaties in de projectfase bleken nog veel basale zaken en processen kwetsbaar. Dit kwam mede doordat nog veel vacatures moes-


5

1. Programmaverantwoording

Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Groningen (hierna: VRG) heeft in het programmaplan in de begroting 2014 de opdrachten en de daarop gebaseerde activiteiten vastgesteld die de VRG in dat jaar moest uitvoeren. In deze programmarekening wordt verantwoording afgelegd over deze opdrachten. De programmarekening bestaat conform de vastgestelde begroting 2014 uit vier programma’s. Deze programmaverantwoording geeft antwoord op drie vragen: • Wat wilden we bereiken in 2014? • Wat hebben we ervoor gedaan? • Wat heeft de uitvoering gekost?

1.1

Brandweerzorg inclusief meldkamerfunctie

Programma:

Brandweerzorg

Portefeuillehouder:

A. van de Nadort

Commandant:

jan - sept: E. van Zuidam okt - dec: R. Knoop

Wat wilden we bereiken? Vanaf 1 januari is er één brandweer Groningen, onderdeel van de VRG, werkend vanuit onderstaande visie. Brandweer Groningen is expert in fysieke veiligheid en partner in integrale veiligheid. We zijn en blijven een maatschappelijk betrokken organisatie. We staan open voor innovaties en stimuleren het lerend vermogen van organisatie en medewerkers. Met slimme repressie kunnen we doeltreffender optreden. Met brandveilig leven investeren we vooral méér in het voorkómen van branden, slachtoffers en het beperken van schade. De brandweermedewerkers vormen de ruggengraat van de organisatie. We zetten in op het vakmanschap van alle medewerkers. We werken aan een open cultuur en handelen op basis van vertrouwen en integriteit. Brandweer Groningen is een aantrekkelijke werkgever met een adequaat personeelsbeleid.

We bouwen voort op bestaande succesfactoren en stellen het vak centraal. Onze organisatie wordt gekenmerkt door: • maatschappelijke legitimatie; • sturing vanuit de kernwaarden; • aantrekkelijk werkgeverschap; • optimale aansluiting op en verbinding tussen dagdienst, vrijwilligers en beroeps; • aansturing laag in de organisatie. Wat hebben we ervoor gedaan? Binnen het programma brandweerzorg werken wij vanuit 3 sectoren en 2 ondersteunende diensten: • Incidentbestrijding, inclusief meldkamerfunctie; • Risicobeheersing; • Operationele Ondersteuning; • Personeel en Organisatieontwikkeling; • Bedrijfsvoering. We hebben een organisatieplan vastgesteld waarin de structuur van de nieuwe organisatie is beschreven. In dit organisatieplan is beschreven welke doelstellingen de sectoren en diensten nastreven en hoe ze deze willen bereiken. Daarnaast is een strategische koers vastgesteld voor de periode 20142016. Hieronder is per sector of dienst opgenomen wat er in 2014 is gedaan.


7

VRG, maar wordt samen met de regio’s Drenthe en Fryslân vormgegeven. De kosten voor de huisvesting, ICT en de operationele leiding en staf van de MkNN, worden volgens een verdeelsleutel doorberekend aan de VRG. Daarnaast brengt Veiligheidsregio Drenthe kosten in rekening in verband met het werkgeverschap van de centralisten. In 2014 zijn alle werkzaamheden rondom het aannemen en verwerken van meldingen en het alarmeren en ondersteunen van de hulpdiensten uitgevoerd door de MkNN. De MkNN heeft tevens haar rol in de registratie en verwerkingen van incidentgegevens en uitrukken vervuld. Het Rijk heeft aangekondigd in 2016 het aantal meldkamers terug te brengen naar maximaal tien en rechtstreeks in aansturing te brengen onder het ministerie van Veiligheid en Justitie. De MkNN blijft bestaan als een van de tien landelijke meldkamers. In 2014 is gestart met een onderzoek naar de gevolgen van deze transitie, deze zal in 2015 worden vervolgd.

cidenten in 2014 en een lichte stijging in het aantal incidenten met gevaarlijke stoffen (OGS) die in lijn ligt met de stijging in de afgelopen jaren. Helaas waren er in 2014 vier dodelijke slachtoffers bij brand te betreuren. Vanuit het thema brandveilig leven is de focus gezet op dit onderwerp met als doel minder slachtoffers bij brand.

Foto: MkNN

Incidentbestrijding, inclusief meldkamerfunctie Vanuit het interne beleidsplan Incidentbestrijding en de Strategische koers 2014-2016 waren voor het afgelopen jaar de volgende doelstellingen aangegeven: • Het leveren van een snelle en adequate brandweerzorg aan inwoners, ondernemers en bezoekers in de provincie Groningen. • Dat doen we met voldoende gemotiveerde en goed gekwalificeerde vrijwilligers en beroepskrachten die toegerust zijn voor de taken. • De clustercommandant heeft een centrale rol: het regelen van de dagelijkse brandweerzorg. Vanuit de rol als portefeuillehouder draagt hij met de andere tactisch leidinggevende bij aan de ontwikkeling van een moderne, repressieve organisatie (sneller, innovatiever en slimmer). Vanuit 40 brandweerposten hebben we de brandweerzorg verleend. Het aantal incidenten in 2014 in de VRG was 4.071. Opvallende zaken die zijn te melden: geen Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure (hierna: GRIP) 3 of 4 in-

In 2014 is het aantal beschikbare vrijwilligers afgenomen van 706 naar 689. Oorzaken voor de daling zijn met name te vinden in vertrek in verband met leeftijd, verhuizing en verandering van werkgever. Er zijn in 2014, aan de hand van nieuw wervingsmateriaal, regionale en lokaal gerichte initiatieven gestart om vrijwilligers te werven. Een aandachtspunt is de leeftijdsopbouw in de korpsen. Veel medewerkers in cruciale functies (bevelvoerders en chauffeurs) bevinden zich in de leeftijdscategorie van 50 - 60 jaar. Prestaties De prestatie van de brandweer wordt vaak enkel uitgedrukt in de opkomsttijd. Er wordt, terecht, gezocht naar meer balans in de veiligheidsketen, wat betekent dat meer wordt geïnvesteerd in risicobeheersing (bijvoorbeeld brandveilig leven & ondernemen) en innovatieve repressie (denk aan landelijk geïnitieerde trajecten als Rembrand, Uitruk op Maat e.d.) Dankzij nieuwe systemen die in 2014 zijn ingevoerd krijgen we steeds beter inzicht in de verwerkingstijd van een melding, de uitruktijden en de rijtijden die bij elkaar de opkomsttijd van de brandweer bepalen. De gegevens dienen als input voor een nieuw Regionaal Dekkingsplan en bijbehorende kazerne

Grote brand in de haven van Delfzijl - December 2014

8


Een zeer grote brand bij vishandel Sterkenburg in de haven van Lauwersoog - September 2014

volgorde tabel. (medio 2015 gereed). De opkomsttijd van totaal 1.523 prio 1 incidenten (brandbestrijding met normtijd) geeft aan dat we in 61% van de incidenten binnen de daarvoor gestelde normen op tijd waren. De gemiddelde opkomsttijd bedroeg 9,8 min. Jaarplannen en portefeuilles Medio 2014 zijn we van start gegaan met het uitwerken van jaarplannen waarin we op lokaal niveau de te behalen resultaten concretiseren. Na de eerste verkenningen op dit gebied, zijn nu de jaarplannen voor 2015 gereed. In de jaarplannen zijn de doelstellingen en de prioriteiten voor 2015 per cluster vastgelegd. Daarnaast is een start gemaakt met de strategische ontwikkelportefeuilles. Meldkamer De alarmcentrale brandweer maakt vanaf eind 2011 deel uit van de Meldkamer Noord-Nederland (hierna: MkNN). De alarmcentrale blijft een verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur van de

Risicobeheersing De VRG werkt onder andere samen met 23 gemeenten, de provincie, de Omgevingsdienst Groningen en omliggende veiligheidsregio’s. Belangrijk bij deze samenwerking is enerzijds een goede balans tussen het aanbieden van een takenpakket dat dicht ligt bij wat gemeenten gewend zijn van de brandweer en anderzijds het geven van invulling aan de nieuwe organisatiekoers waarin het begrip risicosturing accent krijgt. Om dit te bereiken is in 2014 gestart met het opstellen van het Handboek Risicobeheersing, deze moet in 2015 verder zijn beslag krijgen. Binnen de sector Risicobeheersing werken verschillende teams. Hieronder worden deze verder toegelicht. Specialistisch advies Hier ligt de verantwoordelijkheid voor het toezicht en handhaving op Brzo-gebied (Besluit Risico’s Zware Ongevallen), het adviseren op omgevingsvergunning, (complexe) bouwvergunningen en evenementen en op het gebied van omgevingsveiligheid. Brzo wordt steeds meer gedomineerd door landelijke ontwikkelingen. Groningen is een van de zes regio’s die toezicht houdt op Brzo-bedrijven. Wij


9

Operationele Ondersteuning Veiligheidsregio Groningen is expert in fysieke veiligheid en wil dat ook blijven. In een snel veranderende wereld vereist dat aandacht en aanpassingsvermogen, zorgvuldige communicatie en continue ‘vakontwikkeling’. Operationele ondersteuning speelt hierin een sleutelrol.

doen dit voor de veiligheidsregio’s Drenthe, Fryslân en Groningen. Dit gaat in goede samenspraak met de Omgevingsdienst Groningen en de Inspectie SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid). Onlangs is er een audit geweest waar we kwalitatief goed beoordeeld zijn. Het advies aan de gemeenten is een proces dat veel overleg heeft gevraagd om te komen tot een gedeelde wijze van samenwerken. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een Handboek Risicobeheersing waarin de processen worden beschreven tussen gemeenten en Brandweer. Nagenoeg alle adviezen zijn binnen de daarvoor gestelde termijnen geleverd. De advisering rondom bestemmingsplannen is gecontinueerd en er is beleidsmatig en inhoudelijk advies gegeven op bijvoorbeeld het thema ‘aardbevingen’. Brandveilig Leven en Toezicht Dit team bestaat uit toezichthouders die over de regio in acht clusters zijn verdeeld en een team dat zich bezig houdt met het concept ‘Brandveilig Leven’. Dit concept gaat onder andere over be-

10

wustwording van inwoners en bedrijven in onze regio van brandrisico’s en hun eigen rol daarin. Het ‘traditionele’ toezicht heeft zich het afgelopen jaar gebogen over alle geplande objecten en daarnaast zijn we in staat geweest om een Handhavingsuitvoeringsplan per gemeente voor 2015 te maken op basis van risicosturing. Openbaar Meldsysteem Een blik op de CBS-cijfers van het Openbaar Meldsysteem (hierna: OMS) en het aantal hieraan gerelateerde uitrukken leert dat de VRG iets beter presteert ten aanzien van nodeloos uitrukken dan het landelijk gemiddelde. Landelijk is 42% van het totaal aantal meldingen afkomstig van het OMS, in Groningen is dat procentueel iets minder. In Groningen leidt dat tot 659 uitrukken, dit is ongeveer een kwart van het totaal aantal OMS meldingen. Dit ligt landelijk beduidend hoger. In Groningen vindt tijdens een melding verificatie plaats door de MkNN. Uiteindelijk ging het bij 7 uitrukken op basis van een OMS melding daadwerkelijk om brand.


Expertise Het team Expertise is in januari 2014 begonnen als ‘nieuw’ team binnen de VRG. Het is de spin in het web van de kennisontwikkeling in onze organisatie. Het team heeft zich onder meer bezig gehouden met planvorming en doctrines, brandonderzoek en evaluaties. Ook de verdere ontwikkeling van specialismen als waterongevallenbeheersing en incidentbestrijding gevaarlijke stoffen behoorden afgelopen jaar tot het takenpakket. Verder houdt het team zich bezig met de ‘vraag- en vernieuwingskant’ van de techniek; waar moeten materieel en materiaal en operationele ICT (bijv. alarmerings- en verbindingsmiddelen) in de toekomst aan voldoen om ons vak verder te helpen.

De energie heeft in de eerste helft van 2014 gezeten in het vormen van het team, de taakverdeling tussen de verschillende medewerkers en de afstemming met andere onderdelen in de organisatie. Vooral ook met het programma crisisbeheersing waarvoor een groot deel van de menskracht uit de teams Expertise en Vakbekwaamheid geleverd wordt. Tenslotte heeft ook een interne verhuizing naar een ander gebouw en de overstap naar een andere digitale omgeving aandacht gevergd.

Een greep uit de werkzaamheden & activiteiten in 2014: • Voorbereiden visie op waterongevallenbeheersing. • Dossier aardbevingen; van voorbereiden zienswijze VRG, gaswinningsbesluit minister Kamp en ondersteuning rond het programma aardbevingen tot ontwikkelen van werkwijze verkenningsteams (eyes on the ground). • Voorbereiden en begeleiden van mono- en multi-leertafels. • Trekken van en meewerken aan aanbestedingstrajecten; tankautospuiten, warmtebeeldcamera’s, mobiele commando-unit (samen met de veiligheidsregio Fryslân), mobiele data-terminals, waterschapsvoertuig en redgereedschap. • Verdere ontwikkeling bevingsmonitor, geresulteerd in een tweede plaats bij verkiezing Don Berghuijs Award. • Menskracht voor het programma crisisbeheersing op het gebied van, onder andere, multidisciplinaire planvorming, informatiemanagement en voorbereiding en verwerking ten behoeve van de systeemtest 2014. • Verder ontwikkelen en vullen van de digitale bereikbaarheidskaart. • Deelname aan landelijke en interregionale overleggen op het gebied van Kennisregie, crisisbeheersing, C2000, LCMS, materieel, afspraken Bosbrandweer, waterongevallen, meldkamer, etc.


11

Vakbekwaamheid Het afgelopen jaar is gebruikt om de organisatie in te regelen. Daarbij is met betrekking tot de werkzaamheden en activiteiten die vallen onder vakbekwaamheid de lijn van vorige jaren doorgezet. Concreet betekent dit dat: • In de clusters gewerkt is aan zo gestructureerd mogelijk oefenen op de basistaken en korpsspecialismen. • Cluster-overstijgend monodisciplinair gewerkt is aan realistisch oefenen, grootschalig optreden en commandovoering. • Vanuit de sector de brandweeropleidingen via BON zijn begeleid en ondersteund waar nodig. • Vanuit de sector multidisciplinair gewerkt is aan opleiden en met name beoefenen van multiteams en -functionarissen. • De organisatie op opleidings- en oefenaangelegenheden geadviseerd is. • De samenwerking met de omliggende veiligheidsregio’s voortgezet is. • Er geparticipeerd is in landelijke ontwikkelingen rondom vakbekwaamheid. Communicatie Binnen het team Communicatie kunnen we een aantal mijlpalen onderscheiden die in 2014 bereikt zijn. Zo is het team inmiddels op volle sterkte met een teamleider, drie adviseurs, drie medewerkers en een trainee Social Media. Hieronder lichten we een aantal mijlpalen verder toe.

Werving vrijwilligers Binnen alle clusters is het binnenhalen en -houden van brandweervrijwilligers een belangrijk thema. Voor de regionalisering deed elk cluster dat op zijn eigen manier. Voor het hele korps is een wervingscampagne ontwikkeld met verschillende middelen en voldoende aanknopingspunten om in de toekomst verder uit te bouwen. Elk cluster kan de middelen inzetten die passen binnen het cluster en bij de lokale behoefte. De campagne is intern enthousiast ontvangen. Reacties en concrete sollicitaties op advertenties in lokale huis-aan-huisbladen laten zien dat de doelgroep bereikt is. De campagne heeft de potentie om nog verder te groeien en kan een belangrijke rol gaan spelen in het voorkomen van een tekort aan vrijwilligers. Social Media Iedereen is tegenwoordig journalist en een hype is snel geboren. Social media zijn niet meer weg te denken, ontwikkelen zich razendsnel en spelen een grote rol in de beeldvorming over de organisatie. Omdat iedereen communiceert en een ambassadeur is van de organisatie, is er door team Communicatie in 2014 veel tijd besteed aan de verdere ontwikkeling van het social media beleid, het inzetten van social media en de interne bewustwording van kansen en negatieve effecten. Er is een trainee social media aangetrokken, actieve webcare vindt plaats binnen het Team Online Media (TOM) en er is een workshop ontwikkeld die wordt gegeven binnen de verschillende ploegen. Om enerzijds te laten zien hoe we als organisatie met social media omgaan en vooral om medewerkers te stimuleren hun ambassadeursfunctie te benutten en hen bewust te maken van het effect van deelname aan social media. Actie WAUW Brandweer Groningen heeft in samenwerking met de brandwonden stichting rondom het hardloopevenement de 4 mijl van Groningen diverse acties georganiseerd. Met de opbrengst hiervan (ruim 100 duizend euro) wordt een kindvriendelijke verbandwisselkamer in het Brandwondencentrum van het Martini Ziekenhuis opgezet.

12


Vroegtijdig betrokken Team Communicatie heeft zich de afgelopen tijd ontwikkeld van vooral reactief en uitvoerend, naar meer proactief, strategisch/adviserend en faciliterend. Door vroegtijdig betrokken te zijn bij ontwikkelingen in de clusters, portefeuilles en dossiers lukt het ons om het primaire proces te ondersteunen. Daardoor kan een belangrijke bijdrage worden

geleverd aan de missie en het uitdragen van de visie van de organisatie. Naar iedereen om ons heen maar ook naar de medewerkers. We delen daarom actief verhalen en voorbeelden in de verschillende media die we tot onze beschikking hebben, die onze missie, visie en ambities onderstrepen. Daarnaast willen we nauw betrokken zijn bij ontwikkelingen die de potentie hebben de reputatie te schaden en proberen dit door zorgvuldig geplande communicatie naar de juiste doelgroepen tot een minimum te beperken. Operationeel piket communicatie op sterkte In 2014 is er hard gewerkt aan het piket communicatie dat bij incidenten en crises de woordvoering aan de pers en de informatie naar de inwoners van onze veiligheidsregio verzorgt. Dit piket is flink veranderd, er zijn ervaren mensen doorgestroomd naar andere piketten waardoor er veel nieuwe mensen in het piket zijn gekomen. Inmiddels is iedereen ingewerkt en draaien we weer met een volledige bezetting van zes personen. Personeel en organisatieontwikkeling De dienst Personeel en OrganisatieOntwikkeling (hierna: DPOO) ondersteunt en adviseert leidinggevenden bij het realiseren van de gewenste organisatiestructuur en -cultuur en de daarbij horende kwalitatieve en kwantitatieve bezetting. Daarnaast adviseert DPOO medewerkers bij vragen die niet door de leidinggevende beantwoord kunnen worden. Hiermee draagt DPOO bij aan het realiseren van de organisatiedoelen.


13

Basis op orde In 2014 lag de nadruk op het verder inrichten van de nieuwe organisatie waarin veel opnieuw vastgesteld en ingericht moest worden (‘de basis op orde’). Voorbeelden hiervan zijn: • De inrichting van een nieuw personeelssysteem en de koppeling met andere informatiesystemen. • De uitvoering van het Sociaal Statuut. • De ontwikkeling van standaarden • Het toepassen van personeelsinstrumenten. • De werving en selectie van personeel. • Het afleggen van de ambtseed/belofte door alle medewerkers. • De implementatie van het periodiek preventief medisch onderzoek (PPMO). Vanaf 1 oktober 2014 vinden de keuringen van repressief brandweerpersoneel plaats conform het landelijk protocol PPMO. Dit alles is uitgevoerd terwijl de reguliere werkzaamheden ‘gewoon’ doorgingen. Hierdoor lag de werkdruk het afgelopen jaar hoog. Steeds meer activiteiten worden nu ‘going concern’, zoals evaluatie en bijstelling van het formatieplan. Organisatieontwikkeling In het kader van de organisatieontwikkeling heeft DPOO een bijdrage geleverd aan het ontwikkelen van de Strategische Koers 2014-2016, het opstellen van jaarplannen per team en cluster en de implementatie van het werken met portefeuilles. De por-

14

tefeuilles integriteit, overlegvormen, beroeps 2.0 en fit, gezond & veilig vallen onder verantwoordelijkheid van het hoofd DPOO. Daarnaast heeft DPOO beleid ontwikkeld op het gebied van presteren & belonen, werkbegeleiding, piketten, opleiden & ontwikkelen en leiderschap. OR Vanaf 1 januari 2014 is er middels een verkiezing een dertien koppige ondernemingsraad tot stand gekomen. Die er voor staat om op een positief kritische wijze met de directie mee te denken. De samenstelling ondernemingsraad is een goede afspiegeling van de organisatie. Inmiddels zijn binnen de OR verschillende commissies opgericht om de belangrijkste aandachtsgebieden van de VRG optimaal te bedienen. Aandacht voor werkloze vrijwilligers In 2014 is expliciet aandacht geschonken aan werkloze vrijwilligers; zeven van hen hebben mede dankzij inspanning van de VRG (tijdelijk) werk gekregen. Daarnaast heeft de VRG aan tien werkzoekende vrijwilligers de mogelijkheid geboden om workshops en trainingen te volgen en/of testen te ondergaan om hen een stapje verder te brengen op de arbeidsmarkt. Verbinding met omgeving DPOO werkt voor de hele organisatie en zoekt dan ook voortdurend afstemming met betrokken collega’s. Daarnaast zoekt DPOO ook verbinding met andere organisaties binnen onze regio. Hieronder een overzicht van organisaties en netwerken waarmee DPOO verbonden is: • Stadspartners (een partnership van grote(re) werkgevers en instellingen in Groningen en omgeving en vormt een belangrijke schakel tussen arbeid en ondernemers). • GOA Publiek (faciliteert en detacheert lerende medewerkers op leerplekken bij organisaties uit de (semi) publieke sector). • Instituut Fysieke Veiligheid en Academie voor Leiderschap Veiligheidsregio’s, DPOO neemt actief deel aan landelijke overleggen. • VNG, specifiek brandweerkamer, DPOO neemt deel aan het ambtelijk vooroverleg.


• Veiligheidsregio Fryslân, samenwerking op het gebied van salarisadministratie. • Noorderlink, de VRG is onderdeel van Noorderlink en het hoofd DPOO maakt deel uit het algemeen bestuur van Noorderlink. Bedrijfsvoering De dienst Bedrijfsvoering verleent organisatiebrede ondersteuning ten aanzien van financiën, facilitaire zaken en informatiemanagement. Voor de dienst Bedrijfsvoering stond 2014 in het teken van het uitvoeren van zeer omvangrijke en complexe projecten. Projecten waar je als organisatie zeker niet ieder jaar mee te maken krijgt. Maar die wel cruciaal zijn voor het inrichten van een nieuwe organisatie. Met name de migratie naar een compleet nieuwe ICT-omgeving voor de nieuwe organisatie was zowel technisch als communicatief zeer uitdagend. In de slipstream van die migratie-operatie was er de overgang naar een andere telefonie-regeling. Een nieuw, centraal telefoonnummer voor de VRG en de overstap van vaste telefoons naar een (nagenoeg) volledig mobiele telefoonomgeving. Voor de medewerkers van de VRG flinke veranderingen en voor de betrokken projectmedewerkers een enorme klus. Ook binnen de onderdelen financiën en facilitair waren er grote klussen te klaren: nieuw financieel pakket, gebouwenbeheer (waaronder de huur en inrichting van gebouw Sontweg 8A) en verschillende aanbestedingstrajecten. Hieronder noemen we de belangrijkste projecten voor de dienst Bedrijfsvoering: Baten / lasten Brandweer

• De implementatie van een basis financieel beheer, waaronder financiële administratie en inkoopregistratie. • De migratie van IM/ICT, waarbij we nu in de gehele regio gebruik maken van onze eigen ICT- en telefonie voorzieningen. • De opstart en eerste uitkomsten van het onderzoek naar huisvesting. • De opstart van diverse (Europese) aanbestedingstrajecten (tankautospuiten, warmtebeeldcamera’s, archiefsysteem). Al met al heeft het afgelopen jaar vooral in het teken gestaan van het op orde krijgen van de basis, zowel in organisatie, processen als systemen. Zo zijn de drie teams (Facilitair, Financiën en IM/ICT) in de loop van het jaar qua formatie op sterkte gebracht. We kunnen met elkaar terugkijken op een geslaagde (technische) inrichting van de organisatie, waarbij de overlast voor medewerkers, leveranciers, partners en inwoners tot een minimum beperkt is gebleven. Verbinding met omgeving Maatschappelijk verantwoord bedrijfsvoeren is als thema benoemd in de Strategische koers 20142016. In onze bedrijfsvoering houden wij, bijvoorbeeld in de keuze van leveranciers, rekening met duurzaamheid, lokale betrokkenheid en maatschappelijke bijdrage. Wat heeft de uitvoering gekost? In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten binnen het programma brandweer inclusief meldkamerfunctie opgenomen:

Primitieve begroting

Actuele begroting

Realisatie

Verschil

Baten

37.173

37.453

37.773

319

Lasten

37.173

38.235

36.051

2.186

Resultaat voor reserve mutaties

-

-782

1.722

2.505

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

782

782

-

Reserve mutaties

-

782

782

-

Resultaat na reserve mutaties

-

-

2.505

2.505

Het financiële resultaat van 2,505 miljoen euro wordt toegelicht in de jaarrekening


15

1.2

Crisisbeheersing

Programma:

Rampenbestrijding en Crisisbeheersing

Portefeuillehouder: E. Groot Directeur:

E. van Zuidam

De multidisciplinaire taken op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing maken vanaf 1 januari 2014 deel uit van de VRG. Een groot deel van deze taken is – als programma – binnen de gehele VRG belegd. Daarnaast heeft de VRG een regie- en platformfunctie voor de multidisciplinaire samenwerking tussen verschillende partners waarmee ten tijde van crises kan of moet worden samengewerkt. Collega’s van verschillende afdelingen van de VRG werken samen in het programma crisisbeheersing. Daarnaast leveren ook de verschillende crisispartners een bijdrage aan o.a. multidisciplinair opleiden en oefenen, planvorming en evalueren. Deze samenwerking wordt gecoördineerd door de programmacoördinator crisisbeheersing.

Wat wilden we bereiken? De activiteiten binnen het programma crisisbeheersing zijn er in beginsel op gericht om de hoofdstructuur van de crisisbeheersing operationeel te houden én mee te laten groeien met de eisen die de samenleving eraan stelt. Wat hebben we ervoor gedaan? In het jaar van 2014 heeft de nadruk met name gelegen op de voorbereiding op een mogelijke zware aardbeving, het multidisciplinaire opleiden, trainen en oefenen, het zorgdragen voor een adequaat functionerende crisisorganisatie en het ontwikkelen van een Strategische Agenda voor de komende jaren. Aardbevingen In het complexe krachtenveld van partijen die betrokken zijn bij de gaswinning in Groningen wil de VRG als organisatie en samenwerkingsverband beter aansluiten op de relevante bestuurlijke en maatschappelijke netwerken, kennis- en onderzoeksin-

stituten. Dit vergt van de VRG naast een operationele scope op crisisbeheersing en risicocommunicatie ook strategisch en bestuurlijk inzicht. Dit beleidsintensieve aspect van het risico aardbevingen vraagt extra investering in de ontwikkeling van de organisatie, in haar netwerk en deskundigheidsbevordering. Daartoe is door betrokken departementen tijdelijk extra financiële steun toegezegd. In 2014 is daarmee een programmaleider Aardbevingen aangesteld en is gericht aandacht besteed aan het opbouwen van een (kennis)netwerk, en specifieke voorbereiding op het risico aardbevingen door middel van multidisciplinaire oefeningen en planvorming (Incidentbestrijdingsplan Aardbevingen). Tevens is gewerkt aan verzorgen van informatie en risicocommunicatie, onder andere door actieve deelname aan lokale informatiebijeenkomsten.

Aardbevingsmonitor De VRG heeft samen met haar partners een geautomatiseerd systeem ontwikkeld dat 24 uur per dag op social media zoekt naar berichten van Groningers die een aardbeving hebben gevoeld. Bij een toename van het berichtenverkeer verstuurt het systeem een alerteringsbericht, waardoor hulpdiensten en andere betrokken organisaties direct op de hoogte zijn, en daarmee in staat om snel te handelen wanneer dat nodig is. Sinds 1 mei 2014 werkt de VRG een half jaar lang aan de verbreding van de pilot zodat de monitor ook ingezet kan worden voor andere incidenten zoals brand, hoog water, gaslekken of incidenten met gevaarlijke stoffen. Deze bevingsmonitor was in 2014 een van de drie finalisten voor de Don Berghuijs Award. Deze landelijke award wordt jaarlijks uitgereikt aan het

16


meest innovatieve project dat bijdraagt aan een veilige samenleving op het gebied van multidisciplinaire crisisbeheersing. Planvorming In 2014 zijn met multidisciplinaire betrokkenheid rampbestrijdingsplannen opgesteld, geactualiseerd en herzien conform de ‘nieuwe stijl’ planvorming. In 2014 zijn vijf rampbestrijdingsplannen geactualiseerd en twee nieuwe rampbestrijdingsplannen ontwikkeld. Naast deze wettelijk verplichte plannen kent de VRG ook de incidentbestrijdingsplannen. Dit zijn plannen voor bedrijven of calamiteiten waarvoor er bij wet geen rampbestrijdingsplan benodigd is, maar waarvan het algemeen bestuur van de VRG het wenselijk acht een dergelijk plan te hebben. In 2014 is het Incidentbestrijdingsplan Aardbevingen vastgesteld. Het geactualiseerd Regionaal Crisisplan van de VRG is in juli 2014 door het algemeen bestuur vastgesteld. Dit crisisplan beschrijft de functiestructuur van de crisisorganisatie, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden die daarbij horen en de afspraken over randvoorwaarden als alarmering en opschaling, leiding en informatievoorziening. Multidisciplinair Opleiden, Trainen en Oefenen De oefeningen van de multidisciplinaire crisisteams CoPI, ROT en RBT stonden in het teken van het oefenen van het Incidentbestrijdingsplan Aardbevingen. Ook de systeemtest kende een aardbevingsscenario. De gemeentelijke beleidsteams werden in 2014 voor het eerst alle 23 multidisciplinair geoefend. Voor (nieuwe) deelnemers in de crisisorganisatie is vanuit de verschillende kolommen in


17

Project Mobiele Commando Unit (MCU) In 2014 is samen met Veiligheidsregio Fryslân een project gestart om de komen tot een ontwerp voor een MCU ter vervanging van de huidige CoPI-haakarmbak. In een intensief traject waarbij gebruikers en specialisten van beide Veiligheidsregio’s en crisispartners betrokken waren is een gezamenlijk gedragen ontwerp gerealiseerd. Dit ontwerp wordt in 2015 aanbesteed.

totaal 8 keer de basismodule crisisbeheersing georganiseerd en werden vier themacolleges gegeven. Tenslotte is er in december een begin gemaakt met de opleiding voor informatiemanagers en leiders CoPI en ROT. Deze opleiding loopt door in 2015. Evalueren en Leren In 2014 heeft een beperkt aantal GRIP-1 opschalingen plaatsgevonden. Deze inzetten zijn geëvalueerd door middel van ‘leertafels’ onder begeleiding van evaluatoren uit onze multidisciplinaire evaluatorenpool. Hierbij evalueren de deelnemers aan een inzet gelijktijdig en gezamenlijk hun inzet. Deze nieuwe methode bevalt goed. Er wordt open en actief gedeeld en geleerd van elkaars ervaringen. Baten / lasten Crisisbeheersing

Strategische Agenda Samen met onze crisispartners hebben wij gewerkt aan een Strategische Agenda crisisbeheersing als basis voor het toekomstig beleid. Deze bevat onderwerpen met betrekking tot het verder ontwikkelen van samenwerking tussen de crisispartners en de doorontwikkeling van de crisisorganisatie. Deze agenda geeft op hoofdlijnen aan waar wij gezamenlijk voor staan – ‘wat is kenmerkend voor crisisbeheersing in Groningen’ – en aan welke thema’s wij de komende jaren bijzondere aandacht geven. Voorop staat onze gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het in beeld brengen en houden van de regionale risico’s. Het bepalen van beleid ten aanzien van het omgaan met deze risico’s en het adequaat functioneren van de crisisorganisatie in onze regio. Wat heeft de uitvoering gekost? In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten binnen het programma crisisbeheersing opgenomen:


Actuele begroting

Realisatie

Verschil

Baten

922

922

992

70

Lasten

922

922

816

106


-

-

177

177

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

-

-

-

Reserve mutaties

-

-

-

-


-

-

177

177

Het financiële resultaat van 177 duizend euro wordt toegelicht in de jaarrekening.

18


1.3

Gemeentelijke Kolom

Programma:

Gemeentelijke Kolom

Portefeuillehouder: L. Kompier Directeur:

F. Wiertz

De Gemeentelijke Kolom (hierna: GKG) is het onderdeel van de VRG dat zowel in de voorbereiding als in de uitvoering is belast met de zorg voor de gemeentelijke- of bevolkingszorgprocessen van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Eén efficiënte, effectieve en doelmatige organisatie voor 23 gemeenten als volwaardige crisispartner. De GKG valt onder de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur met een portefeuillehouder GKG. De GKG wordt gevormd door het Netwerkteam en Team Bevolkingszorg en staat onder leiding van de Directie GKG, bestaande uit twee directeuren. Het Netwerkteam, dat tijdelijk is gehuisvest bij de centrumorganisatie gemeente Hoogezand-Sappemeer, is belast met zowel de regionale als lokale voorbereiding op en organisatie van bevolkingszorgprocessen (communicatie, publieke zorg, omgevingszorg, informatie en ondersteuning). Dit betreft advisering, planvorming, beheer, opleiding, training en oefening. Het Netwerkteam heeft een formatie van 7,5 fte verdeeld over negen personen: vijf adviseurs crisisbeheersing, twee oefenfunctionarissen, een secretaresse en een teamleider. Medewerkers zijn in dienst van of gedetacheerd naar de gastorganisatie.

Het regionale Team Bevolkingszorg geeft tijdens een ramp of crisis uitvoering aan de bevolkingszorgprocessen. Het team bestaat uit medewerkers van de 23 Groninger Gemeenten en is op het gebied van communicatie aangevuld met medewerkers van de samenwerkende crisispartners. Naast het regionale team heeft iedere gemeente ook lokaal nog een klein team van medewerkers die voornamelijk een lokale ondersteunende rol hebben voor het Gemeentelijk Beleidsteam in hun gemeente. Wat wilden we bereiken? De gemeente vervult binnen crisismanagement een centrale rol. Alle voorbereidingen voor effectief optreden worden vastgelegd in het regionaal crisisplan. Het doel is dat er tijdens een ramp of crisis snel een goed functionerende crisisorganisatie tot stand komt, waarin alle deelnemers hun taken adequaat kunnen uitvoeren. Wat hebben we ervoor gedaan? De doelstelling van de GKG betrof voor 2014 het realiseren van een goed functionerende regionale organisatie (Netwerkteam en Team Bevolkingszorg) en een goede voorbereiding op incidenten, rampen en crises door planvorming, opleiden – trainen – oefenen, advisering en evaluatie. Opstartjaar In mei 2013 heeft het algemeen bestuur besloten dat in 2014 de uitvoeringscapaciteit voor zowel de voorbereidende (koude) als de uitvoerende (warme) crisistaken geregionaliseerd moest worden. Per 1 januari 2014 is het regionale Netwerkteam gestart.


19

In april 2014 is het regionale Team Bevolkingszorg van start gegaan. Beide regionaliseringen hebben geleid tot een forse reductie in de personele capaciteit; met minder mensen werken aan meer professionaliteit en kwaliteit. Het jaar 2014 kenmerkt zich als opstartjaar. Er is veel energie gestoken in de relatie met de gemeenten en de werving van medewerkers uit de gemeenten voor het regionale Team Bevolkingszorg. Naast de regionalisering is ook gewerkt aan de implementatie van de nieuwe werkwijze van bevolkingszorg welke is voortgekomen uit de door het algemeen bestuur vastgestelde visie-elementen en de nieuwe inzichten die zijn voortgekomen uit het landelijke rapport Bevolkingszorg op Orde. Kenmerken voor de nieuwe werkwijze van bevolkingszorg in de veiligheidsregio zijn bijvoorbeeld: • zelf (en samen)redzaamheid; • risico- en crisiscommunicatie (voor, tijdens en na); • snelheid, deskundigheid en capaciteit; • veerkracht en improvisatie; • aansluiten bij reguliere taken/organisaties; • met en zonder GRIP; • professionele regionale expertteams volgens GROOTER en prestatie-eisen.

Opleiding en training Vooral in het tweede deel van 2014 is veel aandacht besteed aan het opleiden en trainen van het team Bevolkingszorg. Een begin is gemaakt maar, zo werd ook ervaren bij de jaarlijkse systeemtest, er moet ook nog veel gebeuren. In 2014 is een nieuw Plan Bevolkingszorg vastgesteld inclusief de onderliggende draaiboeken voor de verschillende taakorganisaties. Hierin zijn de prestatie-eisen voor bevolkingszorg verwerkt. Verbondenheid partners De GKG is van en voor de gemeenten binnen de VRG. De capaciteit is geregionaliseerd, de verantwoordelijkheid voor de bevolkingszorg ligt bij de colleges van B&W. Met name de adviseurs crisisbeheersing hebben de taak de verbinding met gemeenten te borgen. Gemeenten willen daarom beschikken over (onafhankelijke) adviseurs crisisbeheersing voor de voorbereidingstaken en de rechtstreekse en integrale advisering over de veiligheidsregio en multidisciplinaire crisisbeheersing. Daarnaast is de GKG een van de crisispartners binnen het samenwerkingsverband. De GKG werkt op vele fronten nauw samen met de crisispartners en andere relevante organisaties binnen en buiten de regio.

1.4

Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen

Programma:

Uit een onderling vergelijk tussen de veiligheidsregio’s in Nederland blijkt dat de VRG voorop loopt in de regionalisering als ook de borging van de nieuwe werkwijze van bevolkingszorg. Baten / lasten Gem. kolom

Wat heeft de uitvoering gekost? In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten binnen het programma gemeentelijke kolom opgenomen:


Actuele begroting

Realisatie

Verschil

Baten

800

800

808

8

Lasten

800

910

796

-114

-

-110

12

122


Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

110

110

-

Reserve mutaties

-

110

110

-


-

-

122

122


20


Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio

Portefeuillehouder: R. Michels Directeur:

M. ter Harmsel

Sinds 2014 valt de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie bij Ongevallen en Rampen (hierna: GHOR) onder twee gemeenschappelijke regelingen. De bestuurlijke inbedding is belegd in de VRG. De burgemeesters van de 23 Groninger gemeenten vormen het algemeen bestuur en zijn daarmee onze opdrachtgever. De organisatorische inbedding is geregeld in de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Zorg (hierna: PG&Z). De GHOR is een onderdeel van de GGD en valt daarmee organisatorisch onder PG&Z. In deze regeling fungeert de gemeente Groningen als centrumgemeente. Om binding tussen beide gemeenschappelijke regelingen en de daarbij behorende werkvelden te

behouden, neemt de portefeuillehouder GHOR deel aan de vergadering van het dagelijks bestuur van PG&Z en het dagelijks bestuur van de VRG. Wat wilden we bereiken? De GHOR wil: • Effectieve en efficiënte coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening in het kader van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. • Hoogwaardige advisering van andere overheden en organisaties binnen het taakveld. Wat hebben we ervoor gedaan? Netwerkwerkorganisatie De GHOR is de verbindende schakel tussen veiligheid en zorg. Binding en samenhang zijn wat de GHOR betreft de leidende principes. Met de multidisciplinaire partners binnen de VRG wordt de samenwerking verder vormgegeven. Op het gebied van de zorg is de GHOR de verbindende schakel tussen de verschillende partners in de witte keten. Hierin ligt een belangrijke rol voor de GHOR weg-


21

gelegd: coördinatie, sturing en regie van de geneeskundige hulpverlening. In de vorm van convenanten zijn afspraken gemaakt met de acute zorgpartners alsook met de partners in de Verpleging en Verzorging-sector. Borging van deze afspraken heeft in 2014 centraal gestaan.

2. Paragrafen

2.1 Inzetten en oefenen In 2014 hebben zich (gelukkig) nauwelijks grote incidenten voorgedaan waardoor er niet vaak is opgeschaald. Toch staan we er steeds klaar voor. Om bekwaam te blijven hebben de GHOR-functionarissen aan diverse trainingen en oefeningen deelgenomen, zowel mono- als multidisciplinair. Hoewel het aantal aardbevingen in 2014 is afgenomen en de bevingen niet tot opschaling hebben geleid heeft dit onderwerp wel prominent op de agenda gestaan. De GHOR/GGD heeft – nadat het Incidentbestrijdingsplan Aardbevingen is vastgesteld – een plan van aanpak maatschappelijke onrust opgesteld. Naast bijeenkomsten met bijv. huisartsen en theologen is ook een folder opgesteld waarin beschreven wordt hoe gezond omgegaan kan worden met spanningen bij aardbevingen. Project Sociale media en gezondheidsprocessen Beeldvorming bij incidenten is in de praktijk vaak lastig. De sociale media leveren vaak een extra stroom aan informatie op bij incidenten. In 2014 is door de GHOR in samenwerking met adviesbureau VDMMP onderzocht op welke wijze deze informatie te gebruiken is om de acute en publieke hulpverlening beter te ondersteunen. Onder meer is stilgestaan bij de informatiepositie binnen de organisatie

én het netwerk. Ook is een goede basis gelegd voor een operationele omgevingsanalyse. Een omgevingsanalyse die niet alleen relevant voor de GHOR is, maar ook voor haar partners in de crisisbeheersing. 2015 staat in het teken van verdere ontwikkeling en positionering hiervan binnen de crisisbeheersingsorganisatie. Een innovatieve ontwikkeling waar ook in de rest van Nederland vraag naar is. Advisering bij evenementen In de gehele regio vinden veel evenementen plaats. De GHOR/GGD adviseert hierbij over de gezondheidskundige aspecten. Als bijzonder evenement stond The Passion op de agenda en heeft het Oud & Nieuw feest op de Grote Markt van Groningen de nodige aandacht gevraagd. Wat heeft de uitvoering gekost? In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten binnen het programma GHOR opgenomen:

Lokale heffingen

In het besluit begroting en verantwoording (hierna: BBV) is voorgeschreven dat in het jaarverslag wordt ingaan op de lokale heffingen. Het belangrijkste doel van de VRG is de uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van brandweerzorg, rampenbestrijding & crisisbeheersing voor gemeenschappelijke kosten. Daarnaast maken bestuurlijk gezien de GHOR en de GKG deel uit van de gemeenschappelijke regeling. De GHOR maakt organisatorisch onderdeel uit van de GGD. De GKG voert haar taken zelfstandig uit vanuit een centrumorganisatie. In de gemeenschappelijke kosten zijn ook de kosten van de GHOR en GKG opgenomen. De voor de uitvoering van de taken van de VRG gemaakte kosten worden onder aftrek van rijksbijdragen toegerekend via een vooraf overeengekomen verdeelsleutel aan de afnemende gemeenten. De verdeelsleutel is een mix van inwonerbijdrage en een verdeelsleutel die samenhangt met het fictief aandeel brandweerzorg in het gemeentefonds. De gemeenten zijn in 2014 zelf verantwoordelijk voor de huisvestingskosten, deze zijn niet meegenomen in deze jaarrekening. Naast genoemde kostenverrekening komen geen door het Veiligheidsbestuur, vast te stellen vrij besteedbare lokale heffingen voor. Weerstandsvermogen

Baten / lasten GHOR


Actuele begroting

Realisatie

Verschil

Baten

1.893

1.843

1.843

-

Lasten

1.893

1.843

1.557

286

-

-

286

286


2.2

Weerstandsvermogen

Het BBV schrijft voor dat er in de jaarrekening een beoordeling geven wordt van het weerstandsvermogen die aangeeft hoe robuust de begroting is. Een robuuste begroting houdt, volgens de BBVvoorschriften in dat niet elke financiële tegenvaller in de begroting de organisatie dwingt tot bezuinigen. De beoordeling van het weerstandsvermogen bestaat uit de volgende componenten: • Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit: de weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. • Een inventarisatie van de risico’s. • Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s. • Beoordeling van het weerstandsvermogen. Weerstandscapaciteit van de VRG In onderstaand overzicht staan de reserves waarover de VRG ultimo 2014 beschikt. Daarin zijn de nog door het algemeen bestuur goed te keuren bestemmingsvoorstellen van 2014 zoals in de jaarrekening opgenomen reeds verwerkt, resulterende in het weerstandsvermogen.

Stand 31-12-2014

Bestemming 2014

Stand 1-1-2015 Weerstandsvermogen

595

2.360

2.955

2.955

-

157

157

157

2.011

-

2.011

-

-

129

129

-

17

-17

-

-

101

461

562

-

2.724

3.089

5.814

3.112

Algemene reserve Veiligheidsregio Gemeentelijke kolom

Bestemmingsreserve Toevoeging reserve

-

-

-

-

Materieel VRG

Onttrekking reserve

-

-

-

-

BTW gemeentelijke kolom

Reserve mutaties

-

-

-

-

Oefenen Gemeentelijke Kolom Frictiekosten


-

-


22


286

286 Saldo na reservemutatie


23

Tot het weerstandsvermogen worden beide algemene reserves gerekend. De algemene reserve Veiligheidsregio is beschikbaar voor alle programma’s om een tekort in de exploitatie op te vangen en ter dekking van de risico’s. De algemene reserve Gemeentelijke kolom is expliciet benoemd om het beoogde tekort op de exploitatie in de begroting 2015 te compenseren. Dit is bestuurlijk vastgelegd in de begroting 2015. Niet tot het weerstandsvermogen worden gerekend: • De bestemmingsreserve materieel VRG is (grotendeels) bestemd om de kapitaallasten op de toekomstige investeringen te kunnen dekken. Het gaat hierbij om activa die door het Rijk zijn geschonken waarvoor vervanging voor eigen rekening komt. De VRG stelt een meerjareninvesteringsbegroting op, die inzicht geeft in toekomstige uitputting van deze reserve. • De bestemmingsreserve BTW gemeentelijke kolom is bestemd om de btw-lasten van de gemeentelijke kolom uit 2014 te dekken wanneer van de fiscus geen verrekening met het BCF mag plaatsvinden. • De bestemmingsreserve frictiekosten is bestemd om de ontmantelingskosten van de voormalige regionale brandweer voor de jaren 2015 en 2016 aan de gemeente Groningen te vergoeden.

Algemene reserve • Aan de algemene reserve Veiligheidsregio 2,360 miljoen euro toe te voegen uit het resultaat van de programma’s brandweerzorg (1,897 miljoen), crisisbeheersing (177 duizend) en GHOR (286 duizend). • Aan de algemene reserve Gemeentelijke kolom 157 duizend euro toe te voegen uit het resultaat van het programma gemeentelijke kolom (122 duizend), uit de vrijval van de bestemmingsreserve oefenen gemeentelijke kolom (17 duizend) en uit het resultaat programma brandweer (18 duizend). Hiermee kan het begrotingstekort voor 2015 worden opgevangen. Bestemmingsreserve • Een reserve BTW gemeentelijke kolom te vormen voor een bedrag van 129 duizend euro uit het resultaat van het programma brandweer. Hiermee is de reserve afdoende om de btw-lasten van de gemeentelijke kolom uit 2014 te dekken wanneer van de fiscus geen verrekening met het BCF mag plaatsvinden. • De reserve oefenen gemeentelijke kolom van 17 duizend euro vrij te laten vallen en toe te voegen aan de algemene reserve gemeentelijke kolom. • Aan de reserve frictiekosten een bedrag van 461 duizend euro toe te voegen uit het resultaat van het programma brandweer. Hiermee is de reserve afdoende voor de afwikkeling van de ontmantelingskosten met de gemeente Groningen, zoals vastgesteld in het algemeen bestuur op 4 juli 2014. Toelichting op de risico’s De risico’s voor uitvoering van de veiligheidsregiotaken worden voortdurend gemonitord in het kader van de begrotingscyclus. Onderstaand overzicht geeft een beeld van de risico’s die de VRG onderkent.

Risico’s

Actueel vanaf

Bedrag Incidenteel

Bedrag Structureel

Kans

Aanpassingen brandweerzorg Eemshaven

2013

PM

100%

Herijking financieringsstromen cluster OOV en BDuR

2013

PM

100%

Huisvestingsdossier

2014

PM

100%

Paraatheid vrijwilligers

2013

PM

100%

Landelijke ontwikkelingen LMO

2014

PM

100%

Aanpassingen brandweerzorg Eemshaven

Huisvestingsdossier

Omschrijving

Binnen de DEAL-gemeenten (Delfzijl, Eemsmond, Appingedam en Loppersum) is onderzocht welke aanpassingen nodig zijn voor een toekomstbestendige brandweerzorg in deze gemeenten. Onderdelen hierin zijn het verbeteren van de dekking in de Eemshaven en in Delfzijl. Over de wijze van invulling vindt in 2015 nadere afstemming plaats. De uitkomsten hiervan zijn onvoldoende inzichtelijk om deze financieel te kwantificeren.

Omschrijving

Risico

PM

Kans

100%

Actie

In samenwerking met de DEAL-gemeenten verder uitwerken

De huisvestingskosten van de brandweer zijn, uitgezonderd de kosten voor het dagdienstpersoneel, geen onderdeel van de begroting van de VRG. Wij vergoeden alleen de voor gemeenten niet meer compensabele BTW op de exploitatiekosten huisvesting. In 2014 heeft een extern bureau in opdracht van het algemeen bestuur een inventarisatie gemaakt van de huisvesting. Hierin zijn een aantal voorstellen opgenomen voor verhuur en verkoop aan de Veiligheidsregio. Besluitvorming heeft nog niet plaatsgevonden, waardoor geen inschatting is te maken van de gevolgen voor de VRG.

Risico

PM

Kans

100%

Actie

Besluitvorming volgen in 2015

Herijking financieringsstromen cluster OOV en BDuR Omschrijving

In 2015 wordt door Rijksoverheid de financieringsstromen binnen het cluster Openbare Orde en Veiligheid herijkt. Dit heeft naar verwachting gevolgen voor zowel de hoogte van de BDuR als de middelen die beschikbaar zijn in het gemeentefonds. De resultaten van deze herijking zijn naar verwachting in medio 2015 beschikbaar.

Risico

PM

Kans

100%

Actie

Monitoren en waar mogelijk beïnvloeden landelijke besluitvorming

Paraatheid vrijwilligers Omschrijving

Ook bij Veiligheidsregio Groningen staat de beschikbaarheid van vrijwilligers onder druk. Door de toenemende kwaliteitseisen en de veranderende samenleving is het lastiger om brandweervrijwilligers te vinden en voor langere tijd te houden. Deze ontwikkeling leidt naar verwachting tot hogere kosten voor: • Paraatheid (kosten voor opleiden en oefenen) • Consignatie • Kazernering • Ondersteuning

Risico

PM

Kans

100%

Actie

Monitoren en waar mogelijk beïnvloeden van verloop onder vrijwilligers

Via resultaatsbestemming 2014 worden de volgende voorstellen gedaan:

24



25

Landelijke ontwikkelingen LMO Omschrijving

Op 1 januari 2016 treedt naar verwachting het wetsvoorstel in werking dat leidt tot een landelijke meldkamerorganisatie met tien lokale meldkamers. De MkNN wordt een van deze tien meldkamers. In 2015 wordt met de landelijke projectorganisatie onderhandeld over de overname van de MkNN. De VRG stelt zich met de noordelijke partners op het standpunt dat bij de oprichting van de MkNN in 2011 al kritisch is gekeken naar inzet van mens en materieel en naar de huisvesting. Landelijke besluitvorming kan opnieuw leiden tot frictiekosten en een verhoging van structurele kosten doordat meebetaald moet worden aan nieuwe werkwijzen en systemen. Daarnaast wordt landelijk maar beperkt budget beschikbaar gesteld voor projectkosten en deze overdracht betekent dat we opnieuw een projectgroep moeten instellen, dit maal voor overdracht.

Risico

PM

Kans

100%

Actie

Druk uitoefenen op landelijk beleid

Beleid betreffende weerstandscapaciteit en risico’s De VRG hanteert de volgende begrotingsdiscipline: De exploitatie van de VRG bestaat uit gemeenschappelijke taken, gefinancierd volgens de verdeelsleutel middelen cluster OOV in het gemeentefonds. Voor deze taken is egalisatie van niet-begrote baten en lasten via een algemene reserve toegestaan. Als de afwijkingen op gemeenschappelijke taken de grenzen van de algemene reserve te buiten gaan, worden deze ook met de deelnemende gemeenten verrekend. Het financiële beleid is erop gericht dergelijke nacalculatorische verrekeningen tot een minimum beperkt te houden.

26

2.3

Binnen de exploitatie van de gemeenschappelijke taken wordt een ‘gesloten circuit’ onderkend. Met gesloten circuit wordt bedoeld dat voor- en nadelen in de exploitatie van een bepaalde activiteit als gevolg van risico’s en andere onzekerheden, afgedekt dienen te worden binnen de middelen, die voor deze activiteit beschikbaar zijn. Het volgende gesloten circuit wordt onderkend. Omschrijving

Reden gesloten circuit

Subsidie aardbevingsdeskundigheid

Taken in opdracht van subsidiegever

Niet-bestede subsidiegelden worden toegevoegd aan de post vooruit ontvangen middelen, waarvan de besteding gebonden is aan de voorwaarden van de subsidiegever.

Omdat er nu nog geen inzicht is in de mogelijke financiële consequenties, is het wat ons betreft noodzakelijk het weerstandsvermogen aan te vullen met het resultaat over 2014. In oktober 2015 wordt afhankelijk van de ontwikkeling van de risico’s (voornamelijk herijking financieringsstromen en het huisvestingsdossier) aan het algemeen bestuur voorgesteld een bedrag van 1 miljoen euro terug te geven aan de gemeenten. Wordt de teruggave vastgesteld dan vindt de uitkering plaats in dezelfde verhouding als de gemeentelijke bijdrage in 2014. Gelijktijdig wordt aan het algemeen bestuur een nieuwe bandbreedte van het weerstandsvermogen voorgesteld.

Onderhoud kapitaalgoederen

De gebouwen waarin de VRG is gehuisvest zijn in eigendom van de gemeenten. De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van deze gebouwen ligt bij deze gemeenten. In 2014 is een extern onderzoek gestart om een integraal afwegingskader op te stellen voor de omgang met het vastgoed van de huisvesting, kazernes en dagdienstpersoneel. De uitkomsten van dat onderzoek worden in 2015 verwacht. De VRG is wel verantwoordelijk voor het onderhouden van het van de gemeenten overgenomen materieel. Het onderhoud van dit materieel is voortvarend opgepakt en vindt plaats conform de onderhoudskalender.

2.4

Financiering

Het treasurystatuut van de gemeenschappelijke regeling is vanaf 1 januari 2014 van toepassing. Hierin is bepaald dat de VRG haar investeringen in beginsel financiert uit eigen middelen. Daarnaast regelt het statuut dat wanneer de eigen financieringsmiddelen ontoereikend zijn, voor investeringen aanvullende financiering kan worden aangetrokken. Het statuut is 6 december 2013 vastgesteld door

Beoordeling toereikendheid weerstandsvermogen Ultimo 2014 bedragen de reserves die tot het weerstandsvermogen worden gerekend 3,193 miljoen euro. Er is sprake van een aantal risico’s en ontwikkelingen waarvan de omvang op dit moment niet in te schatten is. Deze risico’s kunnen tot incidentele en structurele nadelen leiden waarbij het weerstandvermogen ingezet kan worden om deze op te vangen. Met name de herijking van de financieringsstromen willen wij hier apart noemen. De cluster OOV middelen in het gemeentefonds en het Besluit doeluitkering bestrijding van rampen en zware ongevallen (hierna: BDuR) zijn momenteel onderwerp van financieel onderzoek door het Rijk. Zowel de totale omvang als de verdeelmethodiek van de middelen worden bediscussieerd. De uitkomsten hiervan worden medio 2015 verwacht.



27

het algemeen bestuur. In 2014 zijn twee leningen aangetrokken, voor een totaalbedrag van 5 miljoen euro, om een deel van de overgenomen activa van de gemeenten te kunnen financieren.

2.5

Bedrijfsvoering

Per 1 januari heeft de VRG haar eigen ondersteunend apparaat. Binnen de diensten DPOO en Bedrijfsvoering worden alle ondersteunende taken verricht ten aanzien van financiën, personeelszaken, archivering en documentmanagement, facilitaire zaken en informatiemanagement. In 2014 is de aandacht vooral gericht geweest op: • afronding reorganisatietraject; • invulling personeelsbeleid; • inrichting bedrijfsprocessen; • inrichting bedrijfssystemen; • opstellen van een werkbegroting; • nadere afspraken maken over (bijvoorbeeld overdracht van huisvesting).

2.6

Rechtmatigheid

Uit oogpunt van rechtmatigheid zijn per 1 januari 2014 een financiële- en een controle verordening (ex. Artikel 212 en 213 van de Gemeentewet) van toepassing, deze zijn vastgesteld in de vergadering van 6 december 2013 van het algemeen bestuur.

2.7

Verbonden partijen

In 2014 heeft de VRG via de Samenwerkingsovereenkomst MkNN een belang in de Stichting Beheer Openbare Voorziening Meldkamer Noord-Nederland, gevestigd te Drachten. De Stichting MkNN heeft als doel: het verwerven, het beheren en verhuren van een register goed ten behoeve van de MkNN. Vanaf 2011 is gestart met de activiteiten van de stichting. De stichting is een onderneming zonder winststreven en keert het overgebleven resultaat uit aan de deelnemende partijen. Het eigen vermogen einde boekjaar 2014 en het resultaat over het boekjaar 2014 zijn derhalve nihil.

Nog niet alle genoemde aandachtspunten zijn in 2014 volledig afgerond, deze krijgen in 2015 hun vervolg.

28


Jaarrekening

3. Balans en toelichting Activa (* € 1.000)

15 nov. 2013

31 dec. 2014

Passiva (* € 1.000)

15 nov. 2013

31 dec. 2014

• algemene reserve

0

595

• bestemmingsreserves

0

2.128

• resultaat voor bestemming

0

3.089

Voorzieningen

0

1.030

Vaste activa

Vaste passiva

Materiële vaste activa

Eigen vermogen

• investeringen met economisch nut

0

13.880

Vaste schulden met een rentetypische looptijd langer dan één jaar

Totaal vaste activa

0

13.880

• binnenlandse banken en overige financiële instellingen

0

5.000

Totaal vaste passiva

0

11.842

Vlottende activa

Vlottende passiva

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

• overige vorderingen

0

170

• overige schulden

0

1.998

Liquide middelen

0

1.542

Overlopende activa

0

1.083

Overlopende passiva

0

2.834

Totaal vlottende activa

0

2.795

Totaal vlottende passiva

0

4.832

Totaal activa

0

16.676

Totaal passiva

0

16.676


31

-

-

-

-

-

-

-

-

b) Woonruimten

-

-

-

-

-

-

-

-

c) Bedrijfsgebouwen

-

-

-

-

-

-

-

-

d) Grond, weg- en waterbouwkundige werken

-

-

-

-

-

-

-

-

e) Vervoermiddelen

-

9.806

1.593

-

1.217

-

-

10.181

f) Machines, apparaten en installaties

-

1.532

410

-

300

-

-

1.642

g) Overige materiële vaste activa

-

2.182

231

-

355

-

-

2.057

Totaal

-

13.520

2.234

-

1.872

-

-

13.880

Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar

15-11-2013

31-12-2014

Overige vorderingen

0

170

Totaal

0

170

Vlottende activa Per einde jaar bestaat de post overige vorderingen volledig uit openstaande posten bij debiteuren. Gelet op het karakter en kredietwaardigheid van deze debiteuren hoeft hiervoor geen voorziening te worden getroffen. Liquide middelen

15-11-2013

31-12-2014

Bank (Schatkistbankieren)

0

1.226

Bank (BNG en Triodos)

0

313

Kas

0

3

Totaal

0

1.542

Overlopende activa

32

Gemeentelijke kolom

15-11-2013 31-12-2014

Vorderingen op gemeenten / partners

0

710

Overige vorderingen

0

373

Totaal

0

1.083

Er is een overeenkomst met de BNG inzake de toepassing van het schatkistbankieren. Automatisch wordt het saldo op de lopende rekening dagelijks door de BNG afgeroomd, zodra dit boven het plafond van 300 duizend euro uitkomt. De balanspost overlopende activa bestaat per einde jaar voor een belangrijk deel uit vorderingen op gemeenten en andere partners, zoals de GHOR en de MkNN. In deze post is de nacalculatie inzake de opleidingskosten van brandweervrijwilligers opgenomen. Onder overige vorderingen is met name de vordering op de belastingdienst opgenomen inzake BPM.

Dit betreft de saldi op de rekeningen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (hierna: BNG), de Triodos bank en het kassaldo.


15-11-2013

Inbreng vanuit de V&GR per 1-1-2014

Toevoeging

Onttrekking

31-12-2014

0

778

-

-183

595

0

100

-

-100

0

878

-

-283

Veiligheidsregio Boekwaarde 31-12-2014

Investeringen 2014

Boekwaarde 15-11-2013

Voor een specificatie van de materiële vaste activa wordt verwezen naar de bijlage vaste activa. Per 1 januari 2014 heeft de VRG het brandweermaterieel overgenomen van de 23 Groninger gemeenten en de Veiligheids- & Gezondheidsregio Groningen (hierna: V&GR). Deze overgenomen activa worden afgeschreven conform de afschrijvingstermijnen van de VRG. Dat geldt ook voor de activeringsgrens.

Afschrijvingen 2014

a) Gronden en terreinen

Overgenomen activa van de gemeenten 1-1-2014

Afwaardering wegens duurzame waardevermindering

Algemene reserve

Bijdrage van derden direct gerelateerd aan het actief

Boekwaarde Desinvesteringen 2014

Materiële vaste activa

Vaste passiva De onttrekking uit de algemene reserve van de Veiligheidsregio is gedaan om de lagere waardering van het overgenomen materieel op te vangen. Deze lagere waardering in de vaste activa opgenomen en hiervan wordt de komende tien jaar jaarlijks 18 duizend euro ten laste van het resultaat gebracht. De onttrekking uit de algemene reserve van de gemeentelijke kolom is gedaan om het verwachte negatieve resultaat van 2014 op te vangen. De onttrekkingen uit de bestemmingsreserves in 2014 zijn bij de actualisatie van de begroting vastgesteld. Het betreft voornamelijk dekking voor de afwikkeling van frictiekosten die zijn ontstaan bij ontvlechting van de brandweer uit de Hulpverleningsdienst van de gemeente Groningen. Afbouwregeling vrijwilligers Begin 2014 is de regeling vrijwilligers vastgesteld met hierin opgenomen de vergoedingen voor verrichtingen binnen de brandweer. Hiermee zijn eerdere regelingen van de gemeentelijke brandweerBestemmingsreserve

- Totaal 595

korpsen vervallen. Via het sociaal statuut worden vrijwilligers in de periode 2014-2017 gecompenseerd voor een eventuele inkomstendaling. BTW herziening kazernes De VRG compenseert de gemeenten die een brandweerkazerne hebben (ver)bouwd na 2004 voor het bedrag aan BTW dat zij terug moeten betalen. De gesprekken met de belastingdienst zijn grotendeels gevoerd maar dit heeft nog niet tot een beschikking geleid. Vooruitlopend op deze beschikking is in 2014 reeds een bedrag opgenomen. Schade door ongeval Twee medewerkers van de VRG hebben gezondheidsschade opgelopen door het uitoefenen van hun beroep. De verzekeraar weigert vooralsnog over te gaan tot een schade-uitkering. In het kader van goed werkgeverschap zal de VRG dit voor haar rekening nemen.

15-11-2013


Toevoeging

Onttrekking

31-12-2014

Materieel VRG

0

2.011

-

-

2.011

Oefenen Gemeentelijke kolom

0

27

-

-10

17

Frictiekosten

0

700

-

-599

101

Totaal

0

2.738

-

-609

2.128

15-11-2013


Toevoeging

Vrijval

31-12-2014

Afbouwregeling vrijwilligers

0

0

109

-

109

BTW herziening kazernes

0

0

612

-

612

Schade door ongeval

0

0

309

-

309

Totaal

0

0

1.030

-

1.030

Voorzieningen


33

Vaste schulden met een rente typische looptijd langer dan één jaar

15-11-2013

Opgenomen

Afgelost

31-12-2014

Banklening BNG 1

0

2.500

-

2.500

Banklening BNG 2

0

2.500

-

2.500

Totaal

0

5.000

-

5.000

De ingangsdatum van beide leningen is 28 februari 2014. De aangegane looptijd bedroeg respectievelijk 2 en 5 jaar met de bijbehorende rentepercentages van 0,79% en 1,50%. Beide leningen zijn aflossingsvrij aangetrokken bij de BNG zonder verstrekking van een onderpand. De rentelasten per einde jaar op deze leningen bedroeg 48 duizend euro.

van de betalingen voor functioneel leeftijdsontslag van oud-medewerkers voor een bedrag van 165 duizend euro. Voor de verrekening van BTW op de huisvestingslasten kazernes is 85 duizend euro opgenomen. Tenslotte is voor de verrekening van ICT op werkplekken 72 duizend euro opgenomen. Overige overlopende passiva Dit betreft voornamelijk de afwikkeling van de ombouwkosten van de ademluchttoestellen.

4. Staat van baten en lasten en toelichting Het resultaat na reserve mutaties van de vier programma’s is: Programma

Resultaat

Brandweerzorg

2.505

Crisisbeheersing

177

GKG

122

GHOR

286

Totaal VRG

3.089

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar

15-11-2013 31-12-2014

Overige schulden

0

1.998

Totaal

0

1.998

De post overige schulden bestaat volledig uit het crediteurensaldo. Overlopende passiva

15-11-2013 31-12-2014

Personeelskosten

0

1.903

Schuld aan gemeenten/partners

0

640

Overige overlopende passiva

0

291

Totaal

0

2.834

Personeelskosten Het saldo per einde jaar bestaat voor 1,9 miljoen uit nog af te dragen loonheffingen en pensioenlasten over de salarisbetaling van december en de nog te betalen salarissen aan de vrijwilligers over het vierde kwartaal. Schuld aan gemeenten/partners In deze post zijn de vergoedingen voor het gebruik van werkplekken in gemeentehuizen op genomen voor een bedrag van 148 duizend euro. Tevens zijn hier de gevolgen van de nacalculatie van opleidingskosten opgenomen voor een bedrag van 168 duizend euro. Daarnaast is een schuld aan de gemeente Groningen opgenomen voor de afwikkeling

34

Niet uit de balans blijkende verplichtingen De VRG onderkent een viertal verplichtingen die niet uit de balansposten naar voren komen: • Voor één locatie is een huurovereenkomst gesloten tot december 2016, de totaal hiermee gemoeide verplichting is 100 duizend euro. • Er is een vierjarige overeenkomst gesloten met een optie voor nog één jaar om gebruik te maken van ICT faciliteiten. Deze overeenkomst loopt tot en met juni 2018. De hieruit voortvloeiende totale verplichting bedraagt 2,5 miljoen euro. • Voor het onderhoud van ademluchtapparatuur is een overeenkomst gesloten die loopt tot 18 maart 2021. De onderhoudskosten zijn variabel waardoor het niet mogelijk is de omvang van de verplichting weer te geven. • Binnen de VRG is een regeling vastgesteld over het aantal verlofuren die een individuele medewerker maximaal mag meenemen naar het volgende kalenderjaar. Deze ‘overlopende’ vakantiedagen vertegenwoordigen een niet nader bepaald bedrag.



Actuele begroting

Realisatie

Verschil

33.133

33.133

33.133

-

6.747

7.027

7.036

9

908

858

1.231

373

Totale baten

40.788

41.018

41.400

382

Lasten

40.788

41.910

39.138

2.773

Totale lasten

40.788

41.910

39.138

2.773

Incidentele baten

-

-

16

16

Incidentele lasten

-

-

81

-81


-

-892

2.196

3.089

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

892

892

-

Reserve mutaties

-

892

892

-


-

-

3.089

3.089

Bijdrage gemeente BDuR Overige baten

Het resultaat van de VRG in het eerste jaar van haar bestaan bedraagt ruim 3 miljoen euro. Dit resultaat is opgebouwd binnen de vier programma’s. De verklaring voor het resultaat wordt hieronder per programma uitgewerkt.


35

Programma Brandweerzorg Bijdrage gemeente BDuR Overige baten Totale baten

Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting


Actuele begroting

Realisatie

Verschil

31.332

31.332

31.332

-

5.018

5.298

5.307

9

823

823

1.118

295

BDuR

Voordeel

9

37.173

37.453

37.757

304

Detacheringsopbrengsten

Voordeel

190

Locatievergoeding

Voordeel

46

Omschrijving

Voordeel / nadeel

Bedrag

Lasten

37.173

38.235

35.970

2.266

Overig

Voordeel

59

Totale lasten

37.173

38.235

35.970

2.266

Totaal

Voordeel

304

Incidentele baten

-

-

16

16

Incidentele lasten

-

-

81

-81


-

-782

1.722

2.505

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

782

782

-

Reserve mutaties

-

782

782

-


Binnen het programma Brandweerzorg onderscheiden wij: Brandweerzorg Binnen brandweerzorg worden alle brandweertaken uitgevoerd, van preventie, pro-actie en preparatie tot aan repressie en nazorg. Dat betekent dat we preventieplannen ontwikkelen en uitvoeren, toezicht houden en handhaven, repressief personeel opleiden en beoefenen, materieel aanschaffen en onderhouden en uitrukken. Dit doen we vanuit de drie sectoren Incidentbestrijding, Risicobeheersing en Operationele Ondersteuning. Deze sectoren worden door twee stafdiensten ondersteund: DPOO en Bedrijfsvoering. Verreweg het grootste deel van het budget gaat op aan personeelskosten, kosten voor opleiden en oefenen en kosten voor de aanschaf en het onderhoud van materieel. Voor de totale organisatie hebben in 2014 gemiddeld 697 vrijwilligers gewerkt en 280 dagdienstpersoneel. Externe Veiligheid Van de provincie Groningen wordt een subsidie externe veiligheid verkregen. Hiervoor worden activiteiten verricht op het gebied van adviseren bij

36

-

-

2.505

2.505

bestemmingsplannen, zelfredzaamheid van de bevolking en het beoordelen van de bereikbaarheid van een locatie en bestrijdbaarheid van een eventuele brand. De hoogte van de subsidiebeschikking in 2014 bedroeg 216 duizend euro. De hiervoor verrichte werkzaamheden en de hiermee gepaard gaande salariskosten overschrijden dit subsidiebedrag omdat wij medewerkers met een hogere functieschaal dan de provincie aan ons vergoed voor deze taak inzetten. Meldkamerfunctie De kosten die in 2014 gemoeid zijn met de MkNN bedragen 1,2 miljoen euro. Dit bedrag bestaat uit de salariskosten van de centralisten en ondersteunend personeel, de huisvesting en ICT gerelateerde kosten. De Veiligheidsregio Drenthe, de nationale politie en de stichting MkNN hebben een rol in de uitvoering. Er wordt gewaarborgd dat er een 24uurs parate schakel is tussen de burgers die om hulp vragen en de diverse brandweerkorpsen. Daarnaast worden hulpverleners begeleid en voorzien van informatie en wordt er voor gezorgd dat er verbindingen is bij grotere calamiteiten.


BDuR (voordeel 9 duizend euro) De BDuR bevindt zich nagenoeg op het in de begroting opgenomen bedrag. De BDuR-uitkering is in december 2014 nog 9 duizend euro hoger vastgesteld. Detacheringsopbrengsten (voordeel 190 duizend euro) In 2014 zijn een aantal medewerkers van de VRG gedetacheerd bij onder andere de politie en Brandweer Nederland. Deze detacheringsovereenkomsten zijn na het vaststellen van de begroting aangegaan en worden in 2015 gecontinueerd. Locatievergoeding (voordeel 46 duizend euro) Brandweer opleidingen Noord organiseert de opleidingen voor vrijwilligers. Een aantal hiervan wordt gegeven in een aantal gemeentelijke kazernes gezien de faciliteiten en het materieel dat daar aanwezig is. De VRG krijgt een vergoeding voor het gebruik van het materieel. Overig (voordeel 59 duizend euro) Dit betreffen verschillende meeropbrengsten met name ten aanzien van het doorbelasten van kosten naar overige veiligheidsregio’s en het vullen van ademluchtflessen voor bedrijven. Personeelskosten (voordeel 875 duizend euro) Het jaar 2014 was een opstartjaar voor de VRG. Gedurende het jaar zijn vooral binnen de overhead nog een groot aantal medewerkers geworven. Dit heeft geresulteerd in 2,675 miljoen euro lagere salariskosten. Tegenover de lagere salariskosten staat een hogere uitgave aan inhuur van personeel derden van 1,8 miljoen euro. Om de bedrijfsvoering

te garanderen is middels inhuur van derden direct invulling gegeven aan een aantal functies. Onder meer de volgende sleutelfuncties zijn in 2014 geheel of gedeeltelijk via inhuur ingevuld: Directeur VRG, teamleider communicatie, teamleider financiën en control, twee projectleiders ICT, medewerker ICT ondersteuning en de volledige salarisadministratie. Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting Omschrijving

Voordeel / nadeel

Bedrag

Personeelskosten

Voordeel

875

Landelijke Meldkamer

Voordeel

400

Nadeel

1.030

Rentelasten

Voordeel

340

BTW investeringen

Voordeel

400

Afschrijvingen

Voordeel

500

Overige materiele kosten

Voordeel

781

Totaal

Voordeel

2.266

Getroffen voorzieningen

Landelijke Meldkamer (voordeel 400 duizend euro) Sinds 2011 beschikt de VRG over een BTW voordeel ten aanzien van de door het Rijk gegeven BTW compensatie op meldkamer activiteiten. Deze middelen zijn door de jaren heen ingezet voor de vorming van de MkNN en de projectkosten regionalisering. In 2014 zijn ze niet ingezet. Het aantal meldkamers in Nederland wordt teruggebracht naar tien en de meldkamer in Drachten wordt overgedragen aan het Rijk. Na overdracht valt dit jaarlijkse BTW voordeel weg. Getroffen voorzieningen (nadeel 1.030 duizend euro) Voor de afbouwregeling vrijwilligers is een voorziening van 109 duizend gevormd. Begin 2014 is de regeling vrijwilligers vastgesteld met hierin opgenomen de vergoedingen voor verrichtingen binnen de brandweer. Hiermee zijn eerdere regelingen van de gemeentelijke brandweerkorpsen vervallen. Via het sociaal statuut worden vrijwilligers in de periode 2014-2017 gecompenseerd voor een eventuele inkomstendaling. De voorziening heeft betrekking op de periode 2015-2017. De kosten voor het jaar 2014 zijn onder de overige schulden opgenomen.


37

Twee medewerkers van de VRG hebben gezondheidsschade opgelopen door het uitoefenen van hun beroep. De verzekeraar weigert vooralsnog over te gaan tot een schade-uitkering. In het kader van goed werkgeverschap zal de VRG dit voor haar rekening nemen. Hiervoor is een voorziening gevormd van 309 duizend euro. Gemeenten zijn gehouden de BTW over huisvesting van de brandweer ten aanzien van nieuw- en significante verbouw van kazernes na 1 januari 2004. Het bestuur heeft besloten dat de Veiligheidsregio de gemeenten die het betreft moet compenseren. Na intensief overleg met de betreffende gemeenten en de fiscus komt de voorlopige schatting van de te herziende BTW uit op 612 duizend euro. Rentelasten (voordeel 340 duizend euro) De verklaring voor dit verschil is tweeledig: In de begroting 2014 is met 3% rente binnen de kapitaallasten gerekend. In werkelijk bedroeg de rente op de twee aangegane leningen 0,79% respectievelijk 1,50%. Dit had een positief effect van 340 duizend euro. Er zijn leningen aangetrokken voor een bedrag van 5 miljoen euro waar in de begroting rekening was gehouden met een hoger bedrag.

Overige materiele kosten (voordeel 781 duizend euro) Ook hier geldt dat 2014 een opstartjaar was voor de nieuwe organisatie en er veel initiatieven nog niet hebben geleid tot uitstroom van middelen. Dit geld specifiek voor PPMO, opleidingskosten en kosten voor facilitaire zaken. Overzicht incidentele baten en lasten. De incidentele baten houden verband met de verkoop van een viertal voertuigen voor een hoger bedrag dan de boekwaarde van het voertuig. De incidentele last wordt veroorzaakt door de overname van de vaste activa van de 23 Groninger gemeenten. Het hiervoor betaalde bedrag is hoger geweest dan waartegen deze in de administratie is opgenomen. Dit heeft onder andere te maken met afwijkende afschrijvingstermijnen en grensbedragen waaraan een activum moet voldoen om opgenomen te worden.

BTW investeringen (voordeel 400 duizend euro) De VRG krijgt een lump sum compensatie van het Rijk voor het niet meer kunnen compenseren van de BTW. Het gehele bedrag aan BTW compensatie wordt pas ingezet naar mate de VRG door haar herinvesteringscyclus heen gaat. De gevolgen van het niet meer kunnen compenseren van de BTW komt pas geheel tot uitdrukking in hogere kapitaallasten als alle activa een keer vervangen is. Op basis van de huidige kapitaallasten bedraagt het voordeel in 2014 400 duizend euro. Afschrijvingen (voordeel 500 duizend euro) De afschrijvingskosten vallen lager uit omdat we nog in het proces van het vormen van een visie op het meerjareninvesteringsbeleid. Daarnaast komen voorgenomen herinvesteringen later tot stand omdat we als veel grotere organisatie in het kader van rechtmatigheid vaker te maken krijgen met vaak tijdrovende aanbestedingstrajecten.

38


Programma: Crisisbeheersing Programma: Crisisbeheersing


Actuele begroting

Realisatie

Verschil

Bijdrage gemeente

418

418

418

-

BDuR

469

469

469

-

35

35

105

70

Totale baten

922

922

992

70

Lasten

922

922

816

106

Totale lasten

922

922

816

106

Incidentele baten

-

-

-

-

Incidentele lasten

-

-

-

-


-

-

177

177

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

-

-

-

Reserve mutaties

-

-

-

-


-

-

177

177

Overige baten

Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting Omschrijving Aardbevingsdossier Multidisciplinair oefenen Totaal

Voordeel / nadeel

Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting

Bedrag

Omschrijving

Voordeel / nadeel

Bedrag

Voordeel

105

Aardbevingsdossier

Nadeel

105

Nadeel

35

Opstart organisatie

Voordeel

211

Voordeel

70

Totaal

Voordeel

106

Aardbevingsdossier (voordeel 105 duizend euro) Na het vaststellen van de geactualiseerde begroting is vanuit het ministerie van Veiligheid en Justitie de subsidietoezegging ontvangen. Dit naar aanleiding van informatie over het toegenomen risico van aardbevingen voor inwoners van de provincie Groningen. Multidisciplinair oefenen (nadeel 35 duizend euro) Deze opbrengsten staan begroot bij het programma crisisbeheersing, maar zijn gerealiseerd bij het programma brandweer aangezien hier de kosten zijn gemaakt.

Aardbevingsdossier (nadeel 105 duizend euro) Nadat de subsidie is verkregen zijn hiervoor ook kosten gemaakt. Zo is vanaf augustus een programmamanager aangesteld en vanaf juli een communicatiemanager. Opstart organisatie (voordeel 211 duizend euro) Gelet op het opstartjaar waarin de VRG zich in 2014 heeft bevonden zijn er een groot aantal activiteiten nog niet volledig tot uitvoering gekomen.


39

Programma: GHOR

Programma: Gemeentelijke kolom Programma: Gemeentelijke kolom


Actuele begroting

Realisatie

Verschil


Actuele begroting

Realisatie

Verschil

800

800

800

-

Bijdrage gemeente

583

583

583

-

BDuR

-

-

-

-

BDuR

1.260

1.260

1.260

-

Overige baten

-

-

8

8

Overige baten

50

-

-

-

Totale baten

800

800

808

8

Totale baten

1.893

1.843

1.843

-

Lasten

800

910

796

114

Lasten

1.893

1.843

1.557

286

Totale lasten

800

910

796

114

Totale lasten

1.893

1.843

1.557

286

Incidentele baten

-

-

-

-

Incidentele baten

-

-

-

-

Incidentele lasten

-

-

-

-

Incidentele lasten

-

-

-

-


-

-110

12

122


-

-

286

286

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Toevoeging reserve

-

-

-

-

Onttrekking reserve

-

110

110

-

Onttrekking reserve

-

-

-

-

Reserve mutaties

-

110

110

-

Reserve mutaties

-

-

-

-


-

-

122

122


-

-

286

286

Bijdrage gemeente

Personeelskosten (voordeel 59 duizend euro) De salarislasten zijn lager uitgevallen vanwege een aantal openstaande vacatures bij het Netwerkteam.

Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting Omschrijving

Voordeel / nadeel

Bedrag

Personeel

Voordeel

8

Totaal

Voordeel

8

Personeel (voordeel 8 duizend euro) Vanwege personele inzet is hiervoor één factuur verzonden. Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting Omschrijving

Voordeel / nadeel

59

Piketkosten

Voordeel

40

Opleidingskosten

Voordeel

15

Totaal

Voordeel

114

40

Piketkosten (voordeel 40 duizend euro) Van een aantal piketten was de verwachting dat deze in 2014 operationeel zouden zijn. Deze ambitie is niet gerealiseerd waardoor de kosten die hiervoor begroot waren achtergebleven zijn. Daarnaast zijn er lagere kosten gemoeid geweest met de daadwerkelijke inzet.

Bedrag

Voordeel

Specificatie verschil baten ten opzichte van de actuele begroting Omschrijving

Opleidingskosten (voordeel 15 duizend euro) Verschillende opleidingen zijn later van start gegaan.

Personeelskosten

Programma: GHOR


Voordeel / nadeel

Bedrag

Taken wet Veiligheidsregio’s

Voordeel

286

Totaal

Voordeel

286

Taken wet Veiligheidsregio’s (voordeel 286 duizend euro) De GHOR heeft in 2014 geen inzet hoeven plegen bij calamiteiten van enige omvang. Daarnaast zijn enkele nieuwe taken in het kader van de wet Veiligheidsregio’s nog niet ingevuld tegen de verwachte kosten, door deze oorzaken vallen de kosten mee in 2014.


41

5. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het BBV daarvoor geeft. De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Resultaatbepaling • De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. • Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. • Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Het is niet toegestaan om voorzieningen en schulden op te nemen uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichting van vergelijkbare omvang. Vakantiegelden en verlofaanspraken worden toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt.

• Het eigen vermogen betreft het saldo van de bezittingen en schulden en bestaat uit de reserves, het resultaat voor bestemming van het lopende jaar. • De reserves bestaan uit algemene reserves en bestemmingsreserves. • De algemene reserve heeft geen bepaalde bestemming en dient als buffer voor het opvangen van financiële tegenvallers of andere niet te kwantificeren risico’s in toekomstige jaren. Aan een bestemmingsreserve is door het algemeen bestuur een specifiek doel gekoppeld. • Voorzieningen zijn vreemd vermogen en geven een schatting van voorzienbare lasten in verband met toekomstige risico’s en verplichtingen. De omvang hiervan is op balansdatum min of meer onzeker even als het tijdstip van optreden. De oorzaak ligt echter in het verleden. • Zowel de vaste als vlottende passiva wordt opgenomen tegen de nominale waarde.

Waardering • De vaste activa van de VRG heeft een economisch nut en is gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. De activa wordt lineair afgeschreven vanaf het jaar na ingebruikname waarbij geen rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn vastgelegd in de financiële verordening. De vaste activa van de GHOR staat niet in de administratie van de VRG maar in die van de gemeente Groningen. • De vlottende activa wordt opgenomen tegen de nominale waarde. Dit geld voor de kortlopende vorderingen, liquide middelen en de overlopende activa.

6. Bestemming resultaat

Bij het vaststellen van de jaarrekening is de bestemming van het resultaat een wezenlijk onderdeel. Hieronder staat een samenvattende verklaring over de opbouw van het resultaat over 2014. Een uitgebreidere verklaring is te vinden in de programmaverantwoording. Het dagelijks bestuur doet de volgende voorstellen om het resultaat van 2014 te bestemmen. Voorgesteld wordt om de resultaten over 2014 als volgt te bestemmen: • Van het resultaat van het programma brandweer van 2.505 duizend euro: • Een bedrag van 1.897 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve veiligheidsregio. • Een bedrag van 461 duizend euro toe te voegen aan de bestemmingsreserve frictiekosten. Hiermee is de reserve afdoende om de frictiekosten (ontmantelingskosten met de gemeente Groningen) in de jaren 2015 en 2016 op te vangen. Dit is door het algemeen bestuur op 4 juli 2014 in de notitie actualisatie begroting 2014 vastgesteld. • Een bestemmingsreserve BTW gemeentelijke kolom te vormen voor een bedrag van 129 duizend euro. Hiermee is de reserve afdoende om de BTW lasten van de gemeentelijke kolom 2014 te dekken wanneer Programma Brandweer


2.505 V

In oktober 2015 wordt afhankelijk van de ontwikkeling van de risico’s (voornamelijk herijking financieringsstromen en het huisvestingsdossier) aan het algemeen bestuur voorgesteld een bedrag van 1 miljoen euro terug te geven aan de gemeenten. Wordt de teruggave vastgesteld dan vindt de uitkering plaats in dezelfde verhouding als de gemeentelijke bijdrage in 2014. Gelijktijdig wordt aan het algemeen bestuur een nieuwe bandbreedte van het weerstandsvermogen voorgesteld.

Resultaat bestemming 1.897 Algemene reserve veiligheidsregio 461 Bestemmingsreserve frictiekosten 129 Bestemmingsreserve BTW gemeentelijke kolom 18 Algemene reserve gemeentelijke kolom

Crisismanagement

177 V

177 Algemene reserve veiligheidsregio

GHOR

286 V

286 Algemene reserve veiligheidsregio

Gemeentelijke kolom

122 V

122 Algemene reserve gemeentelijke kolom

Totaal

42

Resultaat

van de fiscus geen verrekening met het BCF mag plaatsvinden. • Een bedrag van 18 duizend euro toe te voegen aan de algemene reserve gemeentelijke kolom. • Het volledige resultaat van 177 duizend euro van het programma Crisisbeheersing toe te voegen aan de algemene reserve veiligheidsregio. • Het volledige resultaat van 286 duizend euro van het programma GHOR toe te voegen aan de algemene reserve veiligheidsregio. • Het volledige resultaat van 122 duizend euro van het programma Gemeentelijke kolom toe te voegen aan de algemene reserve gemeentelijke kolom.

3.089 V

3.089


43

Bijlagen

I. Reserves en voorzieningen Reserves en voorzieningen

Stand Inbreng vanuit Onttrekking Bestemming 15-11-2013 de V&GR per 2014 2014 1-1-2014

Stand 1-1-2015

Weerstandsvermogen

Algemene reserve Veiligheidsregio

-

778

-183

2.360

2.955

2.955

Gemeentelijke kolom

-

100

-100

157

157

157

Materieel VRG

-

2.011

-

-

2.011

-

BTW gemeentelijke kolom

-

-

-

129

129

-

Oefenen Gemeentelijke Kolom

-

27

-10

-17

-

-

Frictiekosten

-

700

-599

461

562

-

Saldo na reservemutatie

-

3.616

-892

3.089

5.814

3.112

Bestemmingsreserve


45

II. Vaste activa

III. Geldleningen

Totaaloverzicht van de vaste activa samengevat naar de verschillende groepen activa zoals deze bij de VRG worden onderkent.

De algemene gegevens met betrekking tot de leningen zijn. Leningen BNG

AW 15-11-2013

AW overgenomen activa van de gemeenten 1-1-2014

Cum. Afschr. overgenomen activa van de gemeenten 1-1-2014

BW overgenomen activa van de gemeenten 1-1-2014

Investeringen

AW desinvesteringen

Cum afschrijvingen desinvesteringen

Aanschafwaarde 31-12-2014

Afschrijvingen 2014

Cum afschrijvingen 31-12- 2014

Boekwaarde 31-12-2014

Vaste activa

Tankautospuit

0

11.284

5.342

5.942

-

-

-

11.282

672

6.014

5.268

Hoogwerker

0

3.316

1.381

1.935

-

-

-

3.316

214

1.596

1.720

Personeel-/ materieelwagen

0

1.114

471

643

275

-

-

1.389

95

566

824

Hulpverleningsvoertuig

0

774

617

157

1.138

-

-

1.912

42

659

1.252

Dienstauto

0

1.005

805

200

180

-102

102

1.084

78

781

303

Container/ haakarmbak

0

650

340

310

-

-

-

650

43

384

266

Inventaris

0

1.679

949

730

30

-

-

1.709

128

1.078

632

Vaartuig

0

64

32

32

9

-

-

73

3

35

37

Overige vervoersmiddelen

0

1.575

659

916

-

-

-

1.575

101

760

815

Ademlucht

0

1.603

469

1.135

98

-

-

1.702

151

619

1.082

Communicatiemiddelen

0

715

393

322

-

-

-

715

94

487

229

Kleding

0

1.333

700

633

94

-

-

1.427

146

846

581

ICT

0

107

27

80

201

-

-

308

24

51

256

Overig

0

941

455

486

208

-

-

1.149

81

536

614

Totaal

0 26.161 12.641 13.520 2.234

-102

46

lening I

lening II

40.109.032

40.109.033

2.500.000

2.500.000

2 jaar

5 jaar

Aflossing

29-2-2016

28-2-2019

Rentevast

ja

ja

0,79%

1,50%

aflossingsvrij

aflossingsvrij

geen

geen

Nummer

102 28.291


Hoofdsom Looptijd

Rentepercentage Soort Zekerheden

Gelet op het karakter van de financiering van de VRG worden er door de BNG geen zekerheden gevraagd voor de verstrekte leningen. De leningen zijn aangetrokken voor de financiering van een deel van de vaste activa zoals is overgenomen van de gemeenten.

1.872 14.441 13.880


47

IV. Bijdragen deelnemende gemeenten Gemeente

V. Wet Normering Topinkomens

Brandweer incl. Meldkamerfunctie

Crisisbeheersing

Gemeentelijke Kolom

GHOR

Totaal

Appingedam

507.960

8.655

16.563

12.069

545.247

Bedum

422.378

7.557

14.461

10.538

454.934

Bellingwedde

402.497

6.466

12.372

9.015

430.350

De Marne

661.835

7.427

14.213

10.356

693.831

1.460.926

18.696

35.776

26.069

1.541.467

Eemsmond

846.526

11.562

22.126

16.122

896.336

Groningen

13.341.668

140.617

269.080

196.071

13.947.436

Grootegast

415.729

8.770

16.782

12.229

453.510

Haren

864.758

13.398

25.638

18.682

922.476

1.527.070

24.808

47.471

34.591

1.633.940

Leek

787.665

14.066

26.916

19.613

848.260

Loppersum

556.885

7.396

14.152

10.312

588.745

Marum

459.441

7.470

14.295

10.416

491.622

Menterwolde

578.257

8.903

17.037

12.414

616.611

2.117.378

27.842

53.277

38.822

2.237.319

Pekela

624.138

9.177

17.562

12.797

663.674

Slochteren

837.075

11.198

21.429

15.615

885.317

1.266.023

23.600

45.161

32.908

1.367.692

Ten Boer

320.490

5.384

10.303

7.507

343.684

Veendam

1.211.126

20.050

38.368

27.958

1.297.502

Vlagtwedde

662.430

11.578

22.156

16.144

712.308

Winsum

615.658

9.975

19.087

13.908

658.628

Zuidhorn

844.214

13.415

25.671

18.706

902.006

31.332.127

418.010

799.896

582.862

33.132.895

Delfzijl

Hoogezand

Oldambt

Stadskanaal

Totaal

De Wet Normering Topinkomens (hierna: WNT) is per 1 januari 2013 in werking getreden. Beloningen van bestuurders en overige topfunctionarissen in de (semi)publieke sector dienen wettelijk genormeerd, respectievelijk gemaximeerd te worden. De WNT voorziet in een democratisch gelegitimeerd instrument waarmee normen en verplichtingen kunnen worden opgelegd voor de bezoldiging van bestuurders en andere topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. De gemeente is verplicht om jaarlijks in het financieel jaarverslag de bezoldiging van iedere topfunctionaris en gewezen topfunctionaris op persoonsnaam op te nemen, ongeacht een eventuele overschrijding van het bezoldigingsmaximum. Ten aanzien van interim-functionarissen die geen topfunctie vervullen hebben wij gebruik gemaakt van de mogelijkheid die paragraaf 6 van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze functionarissen. Het bezoldigingsmaximum voor 2014 is vastgesteld op 230.474 euro inclusief belaste kostenvergoedingen en pensioenbijdrage werkgever.

In 2014 hebben geen bezoldigingen boven deze bezoldigingsnorm plaatsgevonden. Zowel niet bij vast als bij tijdelijk personeel. De WNT geeft aan dat de gemeenschappelijke regeling verplicht om de leden van de hoogste uitvoerende en toezichthoudende organen alsmede de hoogste ondergeschikte of de leden van de groep hoogste ondergeschikten aan dat orgaan, en degene of degenen belast met de dagelijkse leiding van de gehele rechtspersoon op te nemen, ongeacht een eventuele overschrijding van het bezoldigingsmaximum. Dit houdt in dat de leden van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de directeur van de gemeenschappelijke regeling opgenomen worden in het financieel jaarverslag.

De bijdrage aan de VRG gaat in vijf jaar tijd van een verdeelsleutel op basis van aantal inwoners en historische kosten naar een verdeelsleutel op basis van het aandeel voor brandweerzorg in het gemeentefonds.

48



49

VI. Rijksbijdragen

Omvang dienstverband

Beloning

Voorziening betaalbaar op termijn

Totale bezoldiging

Functie Duur dienstverband

Functionaris

Dhr. E. van Zuidam*

Regionaal Commandant/Directeur VRG

12 mnd

1 fte

€ 121.135

€ 23.960

€145.095

Dhr. R. Knoop

Plv Regionaal Commandant/Plv Directeur VRG

12 mnd

1 fte

€104.437

€ 15.970

€120.407

Mevr. H.K. Pot

Burgemeester Appingedam

Dhr. H.P. Bakker

Burgemeester Bedum

Mevr. J.F. Snijder

Waarnemend Burgemeester Bellingwedde

Dhr. F.H. Wiersma

Burgemeester De Marne

Dhr. E.A. Groot

Burgemeester Delfzijl

Mevr. M. van Beek

Burgemeester Eemsmond

Dhr. R.L. Vreeman

Waarnemend Burgemeester Groningen

Dhr. K.B. Dijkstra

Burgemeester Grootegast

Mevr. J. Vlietstra

Waarnemend burgemeester Haren

Dhr. P.M.M. de Jonge

Waarnemend burgemeester Hoogezand-Sappemeer

Dhr. B.C. Hoekstra

Burgemeester Leek

Dhr. A. Rodenboog

Burgemeester Loppersum

Dhr. H. Kosmeijer

Burgemeester Marum

Dhr. E.A. van Zuijlen

Burgemeester Menterwolde

Dhr. P. Smit

Burgemeester Oldambt

Dhr. M. Schollema

Burgemeester Pekela

Dhr. G.J. ten Brink

Burgemeester Slochteren

Mevr. B.A.H. Galema

Burgemeester Stadskanaal

Dhr. N.A. van de Nadort

Burgemeester Ten Boer

Dhr. S.B. Swierstra

Waarnemend burgemeester Veendam

Mevr. L.A.M. Kompier

Burgemeester Vlagtwedde

Dhr. M.A.P. Michels

Burgemeester Winsum

Dhr. L.K. Swart

Burgemeester Zuidhorn

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt jaarlijks vast welk bedrag de brandweeren GHOR vanuit het Rijk aan BDuR gelden ontvangen. Dit betreft de jaarbijdrage voor 2014 welke afkomstig is uit de BDuR-circulaire van december 2013.

Deze bijdrage betreft de loonbijstelling voor het jaar 2014.

* Dhr. E. van Zuidam werkt op basis van detachering vanuit de Nationale Politie bij de VRG. Aan de politie is € 165.955 exclusief BTW vergoed. Het in bovenstaand overzicht opgenomen bedrag betreft zijn bezoldiging bij de politie. De burgemeesters van de 23 Groninger gemeenten zijn onbezoldigd bestuurslid.

50



51

VII. Single Information Single Audit

V&J

A2

VIII.

Controleverklaring

SiSa bijlage verantwoordingsinformatie 2014 op grond van artikel 3 van de Regeling informatieverstrekking sisa - d.d. 2 januari 2015 Brede DoelUitkering Besteding (jaar T) Rampenbestrijding (BDUR)

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Besluit veiligheidsregio's artikelen 8.3 en 8.4 Veiligheidsregio's Aard controle R Indicatornummer: A2 / 01

Aan: het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Groningen

7.027.551

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Groningen te Groningen gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten over 2014 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, alsmede de SISA-bijlage met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Groningen is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Controleprotocol WNT in de Beleidsregels toepassing WNT. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

52



53

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze goedkeuringstolerantie is gebaseerd op artikel 2 lid 7 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Groningen een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Controleprotocol WNT in de Beleidsregels toepassing WNT. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Groningen, 21 mei 2015 BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

w.g. W.M Jacobs RA

54



ACCOUNTANTSVERSLAG 2014

Veiligheidsregio Groningen

woensdag 13 mei 2015

Pagina 1

© 2014 BDO

VERTROUWELIJK Aan het bestuur van Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen Sontweg 10 9723 AT GRONINGEN Groningen, 13 mei 2015

Kenmerk: 104376201/WJ

Accountantsverslag 2014 Geachte leden van het algemeen bestuur, Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2014 van Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Groningen (hierna: “Veiligheidsregio Groningen”). Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2014. Met dit verslag willen wij u zo goed mogelijk informeren en ondersteunen in de uitoefening van uw kaderstellende en controlerende taak. De onderwerpen, die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2014. Onze bevindingen en aanbevelingen in deze brief hebben wij afgestemd met de organisatie en op 29 april 2015 in concept besproken met uw plaatsvervangend directeur de heer Knoop en uw penningmeester de heer Swart. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van Veiligheidsregio Groningen bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V.

W.M. Jacobs RA


Pagina 2

© 2014 BDO

INHOUDSOPGAVE 1.

Dashboard bevindingen controle 2014

2.

Strekking controleverklaring en bevindingen

3.

Resultaat en weerstandsvermogen

4.

Belangrijkste bevindingen 2014

5.

Top 3 aandachtspunten 2015

Bijlagen: 1. SiSa-bijlage 2. Opmerkingen in relatie tot onze controle


Pagina 3

© 2014 BDO

1. Dashboard bevindingen controle 2014


Pagina 4

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE Ons oordeel  

Top 3 aandachtspunten voor 2015

De jaarrekening 2014 is getrouw en rechtmatig Wij hebben geen bevindingen in de SiSabijlage.

Analyse resultaat 2014

1. Inrichting administratie organisatie en interne beheersing 2. Inrichting IT omgeving 3. Overname brandweerkazernes

Resultaat 4000 3000 2000 1000 0 -1000 -2000

Begroting 2014

Programma's



 

Overnames van materiële vaste activa en personeel per 1-1-2014 is juist verwerkt. Verantwoorde voorzieningen zijn juist verantwoord. WNT voldoende toegelicht. Er is voldaan aan de aanbestedingswetgeving.


 

Begroting verder in detail uitwerken. Risico’s benoemd in het weerstandsvermogen kunnen nader gekwantificeerd worden. Daarnaast kunnen risico’s meer op incidenten gericht worden.

Mutaties in reserve

Resultaat

Weerstandsvermogen ultimo 2014 Weerstandsvermogen



Overige aanbevelingen

Begroting 2015

Stand 31-12-14

 Af Belangrijkste bevindingen

Werkelijk 2014

2.955 157

2.955 157

Materieel VRG BTW gemeentelijke kolom Oefenen Gemeentelijke Kolom Frictiekosten

2.011 129 562

-

Saldo na reservemutatie

5.814

3.112

Algemene reserve Veiligheidsregio Gemeentelijke kolom

Bestemmingsreserve

Pagina 5

© 2014 BDO

2. Strekking controleverklaring


Pagina 6

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

2. Strekking controleverklaring Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening 2014 van Veiligheidsregio Groningen een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid.

De jaarrekening is getrouw

Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2014 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 en in overeenstemming is met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor Provincies en Gemeenten.

De jaarrekening is rechtmatig

Een goedkeurende verklaring met betrekking tot rechtmatigheid betekent dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen en in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving.

Geen bevindingen in de SiSa-bijlage

Jaarverslag verenigbaar

Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2014. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

Ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.


Pagina 7

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

2. Strekking controleverklaring Ongecorrigeerde verschillen Post/omschrijving van de toelichting

Fouten (in euro’s)

Onzekerheden (in euro’s)

Verwijzing

Getrouwheid

Onvolledig verantwoorde schulden

€ 25.000

Rechtmatigheid We hebben geen onrechtmatigheidsfouten geconstateerd. Totaal Tolerantie (1% voor fouten / 3 % voor onzekerheden)

€ 391.000

€ 1.173.000

De geconstateerde fouten hebben geen invloed op ons oordeel.


Pagina 8

© 2014 BDO

Bijlagen

3. Resultaat en weerstandsvermogen


Pagina 9

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

3. Resultaat en weerstandsvermogen Resultaat 2014 bedraagt € 3.089.000

Resultaat 2014 Het saldo van baten en lasten (na bestemming) over het jaar 2014 bedraagt € 3.089.000 voordelig. In de begroting na wijziging was een resultaat ad nihil begroot, er is derhalve sprake van een afwijking van de begroting van € 3.089.000 voordelig. Het resultaat 2014 kan als volgt worden weergegeven: Resultaat

Begrote

Begrote

Werkelijk

Werkelijke Werkelijk

Bedragen x €1.000

baten

lasten

baten

lasten

Programma's Mutaties in reserves Resultaat na bestemming

verschil

41.018

41.910

41.416

39.219

892

-

892

-

41.910

41.910

42.308

39.219

2.197 892 3.089

Er is sprake van een relatief grote afwijking tussen begroting en realisatie. Deze afwijking wordt voornamelijk veroorzaakt, doordat de organisatie in 2014 nog volop in opbouw en ontwikkeling was. Een deel van de begrote kosten is hierdoor niet gemaakt of pas vanaf een later moment in het boekjaar gemaakt. Dit heeft per saldo geleid tot een voordeel van € 3.089.000 ten opzichte van de begroting. Het verschil tussen het begrote resultaat van nihil volgens begroting en het gerealiseerde resultaat van € 3.089.000 kan als volgt worden verklaard vanuit de verschillende programma’s: - Brandweerzorg: € 2.505.000 - Crisisbeheersing: € 177.000 - Gemeentelijke kolom: € 122.000 - GHOR: € 285.000 De voordelige realisatie ten opzichte van de begroting wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere personeelskosten en bedrijfskosten. Anderzijds zijn (eenmalige) voordelen gerealiseerd vanuit BTW op investeringen.


Pagina 10

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

3. Resultaat en weerstandsvermogen Het begrotingsbeheer is voor verbetering vatbaar.

Begrotingsbeheer Over 2014 is sprake van een aanzienlijke afwijking tussen begroting en realisatie. Deze afwijking wordt enerzijds veroorzaakt doordat de organisatie nog volop in opbouw en ontwikkeling is. Hierdoor zijn de begrote kosten niet in alle gevallen gemaakt of zijn de kosten lager uitgevallen. Anderzijds wordt de begroting op een hoog niveau per programma opgesteld. Een uitwerking in verschillende kostensoorten is geen onderdeel van de begroting. Om begrotingsafwijkingen nader in detail te kunnen analyseren en budgethouders gedurende het jaar de mogelijkheid te geven de kosten te monitoren adviseren wij u de begroting nader in detail uit te werken. Het uitwerken van de begroting naar een werkbegroting leidt tot een verbetering in de beheersing van kosten en het monitoren en verklaren van begrotingsafwijkingen.

Onze rol i.r.t. weerstandsvermogen

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen De analyse van het weerstandsvermogen is een onderdeel van het jaarverslag (paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing). Vanuit onze controlerende rol hoeven wij alleen vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening. Omdat de omvang en inschatting van het weerstandsvermogen voor de continuïteit en toekomst van de Veiligheidsregio van groot belang is, besteden wij (vanuit onze natuurlijke adviesfunctie) in dit accountantsverslag hier uitgebreid aandacht aan.

Veiligheidsregio Groningen heeft ultimo 2014 een weerstandsvermogen van € 3.112.000.

Weerstandsvermogen ultimo 2014 Het aanhouden van weerstandsvermogen is voor een Gemeenschappelijke regeling niet verplicht, omdat de deelnemende gemeenten verplicht zijn om eventuele tekorten te financieren. U heeft echter gekozen om wel weerstandsvermogen aan te houden om belangrijkste risico’s binnen de organisatie zelf te kunnen opvangen. Het aanhouden van weerstandsvermogen achten wij begrijpelijk en tevens wenselijk, omdat de organisatie op deze wijze eventuele tegenvallers (grotendeels) zelfstandig kan opvangen.

Wij adviseren u de onderkende risico’s nader te kwantificeren.

Uit de paragraaf weerstandsvermogen blijkt een weerstandsvermogen van € 3.112.000. Het weerstandsvermogen wordt niet als ratio weergegeven in de jaarrekening, omdat de risico’s niet gekwantificeerd zijn. Doordat risico’s niet gekwantificeerd zijn is het niet mogelijk om een doelvermogen te berekenen om tegenvallers op te vangen in het geval de risico’s zich daadwerkelijk voordoen. Wij adviseren u de risico’s nader te kwantificeren, zodat Veiligheidsregio Groningen haar weerstandsvermogen kan toetsen aan het doelvermogen op basis van de risico-inventarisatie. Hierbij adviseren wij u om bij de risico-inventarisatie ook rekening te houden met mogelijke incidenten, zoals ontoereikende verzekering of aansprakelijkheidsstelling bij calamiteiten. Daarnaast adviseren wij u om de huidige risico-inventarisatie te heroverwegen. De huidige risico’s hebben allen een kansinschatting van 100%, waarmee feitelijk geen sprake meer is van een risico. De onderkende situaties zullen zich in de toekomst gaan voordoen, alleen zijn de uitkomsten hiervan nog onzeker.


Pagina 11

© 2014 BDO

4. Belangrijkste bevindingen 2014


Pagina 12

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

4. Belangrijkste bevindingen 2014 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk gaan wij in op de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze controle. Hierbij besteden wij aandacht onder meer aandacht aan de waardering van de materiële vaste activa en rechtmatige totstandkoming van de transacties.

Inleiding

De inbreng van overgenomen materiële vaste activa per 1 januari 2014 heeft juist plaatsgevonden.

4.2 Inbreng materiële vaste activa Per 1 januari 2014 heeft de Veiligheidsregio Groningen het brandweermaterieel overgenomen van 23 Groninger gemeenten en de Veiligheids- & Gezondheidsregio Groningen. De materiële vaste activa zijn voor een totaalbedrag van € 13.520.000 overgenomen. Daarnaast is nog circa € 900.000 betaald voor activa in uitvoering, dit betroffen investeringen welke reeds deel door de gemeenten waren gedaan en zijn afgerond door Veiligheidsregio Groningen. De overgenomen activa worden afgeschreven conform de afschrijvingstermijnen van de Veiligheidsregio Groningen. Op grond van de afschrijvingssystematiek van Veiligheidsregio Groningen zou de boekwaarde van de overgenomen activa € 185.000 lager zijn dan de betaalde overnameprijs. Dit verschil is in de jaarrekening wel geactiveerd, omdat activering plaatsvindt tegen kostprijs. Uit praktische overwegingen wordt de aanvullende betaling ad € 185.000 in 10 jaar afgeschreven ten laste van het resultaat. Daarnaast heeft Veiligheidsregio Groningen activa ad € 80.000 wel overgenomen, maar niet geactiveerd, omdat deze activa op grond van de activeringscriteria van Veiligheidsregio Groningen niet geactiveerd zou mogen worden. Wij achten bovenstaande verwerkingswijze akkoord. De materiële vaste activa zijn ultimo 2014 derhalve getrouw weergegeven.

Het overgenomen personeel is juist en volledig opgenomen in de personeels- en salarisadministratie

4.3 Overname personeel Per 1 januari 2014 heeft de Veiligheidsregio Groningen tevens het brandweerpersoneel van de 23 Groninger gemeenten overgenomen. Om een juiste en volledige overgang van het personeel te waarborgen zijn intern meerdere controles uitgevoerd op de ingevoerde personeelsgegevens. Hierbij zijn onder andere de gegevens gecontroleerd door de medewerkers zelf. Wij hebben middels een deelwaarneming op de invoer van het overgenomen personeel vastgesteld dat het overgenomen personeel juist en volledig is opgenomen in de personeels- en salarisadministratie van Veiligheidsregio Groningen.


Pagina 13

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

4. Belangrijkste bevindingen 2014 De voorzieningen zijn ultimo 2014 juist en volledig verantwoord

4.4 Voorzieningen Ultimo 2014 zijn door Veiligheidsregio Groningen een drietal voorzieningen getroffen met een totale omvang van € 1.030.000. De voorzieningen hebben betrekking op de volgende zaken: 

Afbouwregeling vrijwilligers ad € 109.000 Begin 2014 is de regeling vrijwilligers vastgesteld met hierin opgenomen de vergoedingen voor verrichtingen binnen de brandweer. Hiermee zijn eerdere regelingen van de gemeentelijke brandweerkorpsen vervallen. Via het sociaal statuut worden vrijwilligers in de periode 2014-2017 gecompenseerd voor een eventuele inkomstendaling. Bij de controle van deze voorziening hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd.



BTW herziening brandweerkazernes ad € 612.000 Veiligheidsregio Groningen compenseert de gemeenten die een brandweerkazerne hebben verbouwd na 2004 voor het bedrag aan BTW dat zij terug moeten betalen. De gesprekken met de belastingdienst zijn grotendeels gevoerd, maar dit heeft nog niet tot een beschikking geleid. Vooruitlopend op deze beschikking is in 2014 reeds een bedrag opgenomen. Het voorziene bedrag ad € 612.000 achten wij juist ingeschat op grond van de onderliggende correspondentie met de Belastingdienst.



Schade door bedrijfsongevallen ad € 309.000 Enkele medewerkers van Veiligheidsregio Groningen hebben gezondheidsschade opgelopen door het uitoefenen van hun beroep. Op basis van de verzekeringsvoorwaarden van de bijbehorende bedrijfsongevallenverzekering is voorzichtigheidshalve een voorziening gevormd voor de schadevergoedingen die aan de betreffende medewerkers betaald moeten worden. Wij achten de voorziening uit het oogpunt van voorzichtigheid aanvaardbaar.


Pagina 14

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

4. Belangrijkste bevindingen 2014 WNT is juist toegelicht in de jaarrekening

4.5 Wet Normering Bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De WNT is op 1 januari 2013 in werking getreden. Dit betekent dat Veiligheidsregio Groningen in haar jaarrekening de bezoldigingen van haar topfunctionarissen dient te vermelden. Voor Veiligheidsregio Groningen worden de leden van het algemeen en dagelijks bestuur, alsmede de directeur en plaatsvervangend directeur aanwezen als topfunctionaris. In de jaarrekening van Veiligheidsregio Groningen voldoet de toelichting omtrent de WNT aan de daaraan te stellen vereisten. In 2014 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen.

Op programmaniveau is geen sprake van kostenoverschrijdingen

4.6 Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door het bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de goedgekeurde begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het bestuur, zodat het bestuur hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota van de commissie BBV (voorheen het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten). Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegenomen in ons oordeel. Essentieel is dat het bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijding die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door ons niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. Daarnaast moeten wij in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde te stellen. Uw organisatie heeft op programmaniveau geen kostenoverschrijdingen. Er is derhalve voldaan aan de vereisten inzake begrotingsrechtmatigheid.


Pagina 15

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

4. Belangrijkste bevindingen 2014 4.7 Bevindingen interne beheersing Tijdens onze interim-controle hebben wij de inrichting van de processen en interne beheersing bij Veiligheidsregio Groningen beoordeeld. De bevindingen per proces hebben wij onderstaand weergegeven.  De inrichting van de rechten in Proquro vormt een aandachtspunt De aanbestedingswetgeving kan verder ingebed worden in het inkoopproces

Daarnaast adviseren wij u om de aanbestedingsregels in te bedden in het inkoopproces. Dit kan gerealiseerd worden door een inkoopaanvraag te laten autoriseren door een budgethouder, waarbij tevens het verwachte inkoopbedrag en het type aanbesteding moet worden aangegeven. 

Controle van de volledigheid van doorgevoerde personeelsmutaties kan verbeterd worden

Aansluiting van gewerkte uren en verloonde uren vrijwilligers wordt niet ieder kwartaal uitgevoerd.

Inkopen en betalingen Het proces van inkopen en betalen is in de basis voldoende ingericht. De autorisatie van inkoopfacturen vindt digitaal plaats in Proquro. Om de juistheid en betrouwbaarheid van deze digitale autorisatie te waarborgen is het van belang dat de rechtenstructuur in Proquro goed is ingericht en dat de toegangsbeveiliging tot Proquro middels een goed wachtwoordbeleid is geregeld. Wij adviseren u om deze punten mee te nemen bij de verdere inrichting van de IT-omgeving.

Personeel Het personeelsproces is in de basis voldoende ingericht. Personeelsmutaties worden verwerkt middels een 4ogenprincipe, waarmee een juiste verwerking is gewaarborgd. Middels het 4-ogenprincipe op mutaties wordt echter de juistheid van mutaties gewaarborgd en niet de volledigheid. Wij adviseren u om maandelijks een lijst te genereren welke alle doorgevoerde mutaties bevat. Door middel van autorisatie van deze mutatielijst wordt tevens de volledigheid van de mutaties gewaarborgd. Voor de uren van vrijwilligers wordt gebruik gemaakt van AG5. De ingevoerde uren door vrijwilligers worden geautoriseerd door de clustercommandant. De verloning vindt plaats in AFAS, waarbij middels een export uit AG5 de gewerkte uren worden geïmporteerd. Wij adviseren u ieder kwartaal aansluiting te maken tussen de gewerkte uren volgens AG5 en de verloonde uren volgens AFAS.


Pagina 16

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

4. Belangrijkste bevindingen 2014 4.8 Bevindingen IT omgeving Tijdens onze interim-controle hebben wij tevens de IT-omgeving bij Veiligheidsregio Groningen beoordeeld. De bevindingen ten aanzien van de IT-omgeving hebben wij onderstaand weergegeven. 

Wachtwoordbeleid Het wachtwoordbeleid voor toegang tot de gebruikte applicaties AFAS en Proquro is momenteel nog niet geformaliseerd. Om tot een adequaat wachtwoordbeleid te komen adviseren wij u een wachtwoordbeleid in te stellen met minimaal de volgende vereisten: - Wijzigen wachtwoord: Iedere 90 dagen - Aantal wachtwoorden dat onthouden wordt: 12 - Minimale wachtwoordlengte: 6 - Wachtwoord complexiteit vereist: Ja - Lock-out policy: Account blokkeert na 3 foutieve inlogpogingen



Inrichting autorisaties AFAS Bij de start van de organisatie per 1 januari 2014 zijn de autorisaties in AFAS zodanig ingericht dat de medewerkers hun werkzaamheden konden uitvoeren. Dit heeft ertoe geleid dat enkele medewerkers meer rechten hadden dan op basis van hun functie wenselijk was. Medio 2014 is dit gewijzigd door de kritische gebruikersrechten te beoordelen en waar nodig in te trekken. Een totale beoordeling van toegekende rechten in relatie tot de functie moet echter nog plaatsvinden in 2015.

Het wachtwoordbeleid voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen

De inrichting van autorisaties in AFAS kan verder verbeterd worden

Wij adviseren u in 2015 in kaart te brengen welke rechten medewerkers mogen hebben in relatie tot hun functie. Wij adviseren u om de aanpassing van de rechten in AFAS hierna zo spoedig mogelijk door te voeren. Om te monitoren of misbruik wordt gemaakt van teveel toegekende rechten adviseren wij u logging in te stellen op de meest kritische gebruikersrechten, zoals het muteren van crediteurenstamgegevens en het muteren van personeelsgegevens.


Pagina 17

© 2014 BDO

5. Aandachtspunten voor 2015


Pagina 18

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

5. Top 3 Aandachtspunten Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen weergegeven. Daarnaast willen wij vanuit onze natuurlijke adviesfunctie de volgende top 3 van aandachtspunten voor het komende jaar 2015 benoemen.

Inleiding

Top 3 aandachtspunten: Top 3 aandachtspunten: - Inrichting AO/IB - Inrichting IT omgeving - Overname brandweerkazernes

1. Inrichting administratie organisatie en interne beheersing Bij de start van de organisatie per 1 januari 2014 is de administratieve organisatie op hoofdlijnen ingericht. Gedurende het boekjaar zijn zaken verder geformaliseerd en is de interne beheersing verder vormgegeven. Sinds augustus 2014 is een medewerker interne controle werkzaam. Deze medewerker voert interne controles uit en doet naar aanleiding hiervan verbetervoorstellen. Wij adviseren u om dit traject voort te zetten en de interne beheersing verder te formaliseren door middel van het opstellen van procedurebeschrijving. Daarnaast adviseren wij u regelmatig interne controles uit te voeren om naleving van de procedures te beoordelen. Bij bijzonderheden kan tijdig bijgestuurd worden. 2. Inrichting IT omgeving Uit de jaarrekeningcontrole 2014 is gebleken dat de automatiseringsomgeving gedurende 2014 grotendeels onvoldoende is ingericht. Een groot deel van het jaar hadden medewerkers teveel gebruikersrechten in onder andere AFAS. Medio 2014 is gestart met het inventariseren van de verschillende rollen binnen de organisatie en de bijbehorende rechten in AFAS. Wij adviseren u om in 2015 de rechtenstructuur in AFAS verder in te richten en aan te passen op de functiescheiding binnen de organisatie. Daarnaast adviseren wij u om het wachtwoordbeleid nader te formaliseren en procedures in te stellen voor het aanmaken van nieuwe gebruikers en het toekennen van gebruikersrechten. 3. Overname brandweerkazernes Momenteel wordt onderzocht of Veiligheidsregio Groningen de brandweerkazernes gaat overnemen van de gemeenten in de provincie Groningen. Met de overname van de brandweerkazernes zou een grote hoeveelheid activa toegevoegd worden aan het bezit van Veiligheidsregio Groningen. Deze activa dienen bij overname tevens gefinancierd te worden. Wij adviseren u tijdig te onderzoeken wat de gevolgen van deze mogelijke overname zijn voor Veiligheidsregio Groningen en wat de effecten zijn op de toekomstige exploitatie.


Pagina 19

© 2014 BDO

Bijlage 1: Bevindingen SiSa-bijlage


Pagina 20

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

SiSa-bijlage SiSa bijlage is juist opgenomen in de jaarrekening.

Inleiding Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. De SiSa-verantwoording heeft betrekking op de Brede Doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR). Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2014 in het kader van SiSa worden verantwoord. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Per regeling wordt aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Deze tabel is onderstaand weergegeven. Nummer specifieke uitkering conform SiSa-bijlage 2014 V&J A2


Specifieke uitkering of overig Brede DoelUitkering Rampenbestrijding (BDUR)

Omvang subsidie

€ 7.027.551

Pagina 21

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro's

Toelichting fout of onzekerheid

Geen

Geen

N.v.t.

© 2014 BDO

Bijlage 2: Opmerkingen in relatie tot onze controle


Pagina 22

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

Opmerkingen in relatie tot onze controle Opdracht en reikwijdte

Wij zijn onafhankelijk

De jaarrekening is opgesteld op basis van continuïteit

De schattingen van het bestuur zijn aanvaardbaar

Opdracht Het bestuur heeft ons op 21 november 2014 opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen. Voor een uitleg van de opdracht en reikwijdte verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat wij hebben voldaan aan deze eisen. Dit geldt ook voor de (nieuwe) Nederlandse regelgeving inzake onafhankelijkheid. Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De belangrijkste wijzigingen uit de ViO betreffen: • Het (her)overwegen van het verstrekken van aanvullende diensten naast de controleopdracht. • Nadere toetsing van ontvangen of verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid van € 100 of hoger. • Verbod op sponsoring van een cliënt ten behoeve van naamsbekendheid. • Een gelijke behandeling van (de beoordeling van) onafhankelijkheidsaspecten voor zowel controleopdrachten als andere assurancediensten. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de gemeenschappelijke regeling als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. Als de omstandigheden zodanig zijn dat duurzame voortzetting onmogelijk is, dan kan niet van dit continuïteitsbeginsel worden uitgegaan. In dat geval worden de activa en passiva tegen liquidatiewaarde opgenomen. De inschatting of een duurzame voortzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het bestuur. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar. Schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Wij hebben geen andere bevindingen dan opgenomen in dit accountantsverslag.


Pagina 23

© 2014 BDO

Dashboard

Controleverklaring

Weerstandsvermogen

Bevindingen

Aandachtspunten

Bijlagen

Opmerkingen in relatie tot onze controle Wij hebben geen aanwijzingen voor materiële fraudes

Geen bevindingen inzake de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking

Fraude Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning en uitvoering van de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Betrouwbaarheid geautomatiseerde gegevensverwerking Ingevolge artikel 2:393, lid 4 BW, dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van Veiligheidsregio Groningen uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.


Pagina 24

© 2014 BDO

Algemeen bestuur Veiligheidsregio Groningen

Recommend Documents