C O N CL US I E S algemeen bestuur Veiligheidsregio Fryslân Datum Locatie
: :
11 juli 2012 Sneek
Aanwezig: F. Crone (voorzitter) A. Aalberts (pfh. financiën) H. Apotheker (plv. vz/pfh. veiligheid) H. Oosterman (pfh. gemeentelijke processen) F. Ravestein (pfh. GGD) F. Veenstra (pfh. personeel) P. Adema T. Baas W. van den Berg B. Bilker W. Hoornstra N. Ketelaar (plv. Polderman) E. ter Keurs G. van Klaveren Afwezig: A. de Hoop J. Boertjens T. van Mourik J. Stellinga
1. •
G. Krol J. Liemburg M. Looman-Struijs W. Sluiter D. Stellingwerf M. Waanders T. van der Zwan F. Bolhuis (provinsje) W. Kleinhuis (directeur/secretaris) J. Postma (regionaal commandant) H. de Vries (directiesecretaris)
J. Visser Y. Haan A. Bronsvoort (OM) P. van Erkelens (wetterskip)
Onderwerp Opening en mededeling Het algemeen bestuur: • neemt de besluiten van de Auditcommissie van 21 maart 2012 en de omgevingsanalyse bij Koninginnedag 2012 voor kennisgeving aan.
2. •
Conclusies van de vergadering van 23 mei 2012 Het algemeen bestuur besluit: de conclusies ongewijzigd vast te stellen.
3. •
Visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen” De heer Apotheker merkt op dat het project met de aanbieding van het visiedocument op schema ligt en dat het advies van de BOR de daarin gemaakte keuzes ondersteunt. Naar zijn mening is het project daarmee goed op weg. De heer van der Zwan benadrukt dat de verantwoordelijkheid voor de omgevingsvergunning en de handhaving altijd bij de gemeente ligt. Wie welke rol daarin speelt is aan de gemeente. Ook de heer Ter Keurs onderschrijft die opmerking en verwijst daarbij naar het gestelde op blz. 26 van het document. De heer Stellingwerf geeft aan dat als uitgangspunt is vastgesteld dat gebouwen in eigendom van gemeenten blijven. Met het oog op investeringen in een brandweerkazerne in zijn gemeente wil hij graag heldere afspraken maken met de veiligheidsregio. Hij vraagt zich verder af of vanuit dit gremium niet een brief gericht moet worden aan het kabinet in verband met de BTW-problematiek. Mevrouw Waanders mist concrete aandacht voor de Friese Norm. Wat is de stand van zaken? En hoe
verhoudt de uitwerking van de Friese Norm zich tot de nieuwe brandweerorganisatie? Verder wil zij nogmaals wijzen op het cultuuraspect van een dergelijke reorganisatie en hiervoor aandacht vragen. Een actualisatie van het processchema lijkt haar ook zeer gewenst. Wanneer kan zij concreet naar de raad met voorstellen? De heer Krol zegt dat hij het gevoel heeft dat de budgetten van gemeenten vergroot moeten worden. Gelet op de huidige financiële situatie bij de gemeenten, roept hij op uit te gaan van de bestaande budgetten. Mevrouw Ketelaar en de heer Adema bevestigen de vrijheid van gemeenten met betrekking tot de keuze waar de adviserende en toezichthoudende taken worden belegd. De heer Adema pleit er voor alle gebouwen onder te brengen bij de veiligheidsregio met het oog op eenduidigheid. Mevrouw Ravestein blijft het een omissie vinden dat de harmonisatie van de inwonerbijdrage buiten beschouwing blijft. Naar haar mening moet hierover op korte termijn een discussie worden gevoerd. Zij is tevens van mening dat de frictiekosten ten laste kunnen worden gebracht van de BDUR-middelen. De heer van den Berg sluit wat betreft de financiën aan bij de opmerkingen van de heer Krol. Naar aanleiding van het gestelde over het onderzoek Capgemini in het document (blz. 15) concludeert hij dat er geen gemeenten meer in kwalitatief opzicht achterlopen met betrekking tot de brandweer. Een keer in de vier jaar in gesprek gaan met de gemeenteraad over de brandweerzorg is hem een te lage frequentie. De heer Apotheker geeft aan dat ook de Stuurgroep nog niet helder heeft hoe de bandbreedte met betrekking tot advisering en toezicht omgevingsvergunning precies moet worden ingevuld. Gedacht wordt aan het cafetariamodel maar ook dan is de vraag hoe smal of breed de uitvoering wordt opgepakt. Wat de gebouwen betreft is niet alleen de BTW-problematiek van belang. In veel gevallen is er in het gebruik sprake van verwevenheid met andere gemeentelijke taken. Primair blijft voor de Stuurgroep het uitgangspunt dat de huidige situatie met de gebouwen wordt voortgezet; budgetneutraliteit kan dan op dit punt in ieder geval worden gerealiseerd. Het is de insteek van de stuurgroep om een totaalpakket voor te leggen aan de raden dus inclusief het uitzicht op een organisatie die voldoet aan de Friese Norm. De uitwerking daarvan kan later en zelfs na 1 januari 2014 plaatsvinden. Maar de opzet, met de voorziene sluiting van kazernes en versterking risicobeheersing (voorkant), zal zichtbaar moeten zijn, ook in de kostenopzet. Een actualisatie en concretisering van het bestuurlijk stappenplan zal worden opgesteld. Wat betreft financiën heeft hij dezelfde ambitie als de heer Krol. Maar er zit wel spanning op. Hij maakt onderscheid in de organisatiewijziging (die moet zeker budgetneutraal) en de met elkaar af te spreken kwaliteitsverbetering. Mevrouw Waanders wijst op de communicerende vaten, minder repressie en meer preventie, waardoor ook in kwalitatieve zin budgetneutraliteit mogelijk is. De heer Apotheker zegt dat de keuze voor een kostenverdeling over de gemeenten (en een mogelijke harmonisatie) gemaakt zal moeten worden. Of dit binnen het project moet plaatsvinden is voor hem de vraag. De heer Postma zegt dat in principe alle gemeenten als vervolg op het Capgemini-onderzoek een plan aanpak hebben opgesteld. Hij geeft aan dat binnen het project cultuur zeker de aandacht heeft. De heer Rozendal (projectleider project SN1B) merkt op dat de frictiekosten betrekken hebben op de achterblijvende kosten van gemeenten. Deze zijn zeer divers en praktisch nauwelijks goed te duiden omdat er sprake is van sterke verwevenheid met andere gemeentelijke processen. Het oplossen zal met name door de gemeenten zelf moeten worden opgepakt. Met betrekking tot de BTW-problematiek merkt de heer Postma op dat hierover landelijk al de nodige acties lopen. Voor een concrete investering kunnen via overleg tussen gemeente en veiligheidsregio nadere afspraken worden gemaakt. De voorzitter wijst nog op het positieve advies van de BOR. De BOR draait actief mee in het project en kan daardoor op korte termijn advies uitbrengen hetgeen de voortgang van het project ten goede komt. •
Het algemeen bestuur besluit: • in te stemmen met het visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen" als richting voor het op te stellen organisatieplan (dat in november ter besluitvorming wordt voorgelegd) en daarbij • kennis te nemen van het advies van de BOR met betrekking tot het visiedocument "Brandweer Fryslân over morgen"; • de projectleider opdracht te geven het BOR-advies en de in deze vergadering gemaakte opmerkingen te betrekken bij de uitwerking van de visie in het nog op te stellen organisatieplan.
4. •
Jaarverslag en jaarrekening 2011 De heer Aalberts verwijst naar de oplegger en de uitvoerige reactie nota van het dagelijks bestuur. De
auditcommissie adviseert, in afwijking van het dagelijks bestuur, de beleidslijn bestemmingsreserve vakantietoeslag te heroverwegen in het kader van een separate en integrale benadering van de reservepositie veiligheidsregio. De heer van der Zwan vult als voorzitter van de auditcommissie aan dat de commissie kiest voor een (technisch) correcte wijze van besluitvorming over een wijziging van de Nota Reserves. De heer Sluiter geeft aan dat de gemeente Harlingen zowel met de ontwerprekening als de ontwerpbegroting kan instemmen. De heer Adema kan zich vinden in de argumentatie zoals verwoordt in de brief van Súdwest Fryslân en stelt voor overeenkomstig te besluiten. De heer Krol sluit zich daarbij aan. De heer Bilker verwijst naar de brief van zijn gemeente en kan zich vinden in het voorstel van de heer Adema, met name in samenhang met de krappe financiële situatie bij de gemeenten. Mevrouw Waanders verwijst naar haar opmerking in de vorige vergadering over de volgordelijkheid van besluiten. Zij geeft aan thans in te stemmen met de reservering Ver-/nieuwbouw HTW. Zij is wel geschrokken van het verslag van bevindingen van de accountant over de bedrijfsvoering. Zij stelt voor dat het algemeen bestuur vanuit de auditcommissie wordt voorgelicht over de stand van zaken en de vorderingen op dat terrein. Zij vraagt zich ook af of de algemene reserve, in combinatie met de post onvoorzien, nu niet meer bedraagt dan de afgesproken limiet. De heer Hoornstra zegt dat de brief van zijn gemeente helder is, geen onnodige reserves bij gemeenschappelijke regelingen. Hij kan zich vinden in het advies van de auditcommissie zonder overigens afbreuk te willen doen aan de richting zoals door het dagelijks bestuur voorgesteld (terugstorten bestemmingsreserve vakantietoeslag). Onder verwijzing naar het rapport van bevindingen is de heer van Klaveren tegen de dotatie aan de algemene reserve. Mevrouw Looman zegt dat Skarsterlân overeenkomstig Gaasterlân-Sleat heeft besloten. De heer van der Zwan wil de gemeenschappelijke regeling complimenteren met de voorgelegde stukken. Er zijn enorme slagen gemaakt in transparantie. De gemeente Heerenveen kan dan ook instemmen met de stukken. Hij is het eens met mevrouw Waanders over het meenemen van het algemeen bestuur in het verbeteringstraject dat thans loopt. De auditcommissie zal dat oppakken. Namens Leeuwarden complimenteert ook de heer Crone de veiligheidsregio. De voorgelegde stukken zijn veel inzichtelijker geworden. Misschien wel de reden dat deze discussie thans plaatsvindt. De gemeente Leeuwarden wil overigens een en ander wel relativeren, feitelijk gaat het om kasverschuivingen. En in die zin kan de gemeente zich vinden in de reactienota van het dagelijks bestuur, ook in relatie met het feit dat het wel een lastig verhaal blijft de gemeenten om een extra bijdrage te moeten vragen. De heer Apotheker geeft aan dat inderdaad sprake is geweest van een ambtelijke keten van voorbereiding waarbij koel en analytisch is gekeken naar de jaarrekening. De heer Aalberts acht een ambtelijke afstemming een prima zaak, alleen, hij is geen boekhouder maar een bestuurder die alles afwegende, verleden en toekomst, tot een beleidsmatige keuze komt. En hij kan niet anders dan constateren dat de organisatie in de afgelopen jaren veel ontwikkelingen heeft opgevangen en op dit moment weer voor een verdubbeling van de organisatie staat, financieel en personeel. De organisatie heeft daar niet om gevraagd maar wil wel voor de gemeenten de wet uitvoeren. Nog geen jaar geleden heeft dit bestuur met dezelfde ambtelijke ondersteuning in de gemeenten beleid vastgesteld met betrekking tot de reserves en de voorzieningen van deze organisatie. En het dagelijks bestuur heeft het vastgestelde beleid in de jaarrekening tot uitdrukking gebracht. Overigens, de bespreking van de jaarstukken in de Bestuurscommissie GGD leidde tot volledige instemming met een voorbehoud van de gemeente Boarnsterhim (in verband met nog te voeren intern beraad). Hij doet een oproep thans vooral bestuurlijk naar de vaststelling van de jaarrekening te kijken. Vervolgens geeft de heer Aalberts aan de hand van de zienswijze van Súdwest Fryslân de reactie van het dagelijks bestuur op de voorstellen tot wijziging van de ontwerpjaarrekening, zoals ook verwoord in de toegezonden reactienota. De heer Krol zegt dat de zienswijzen wel zijn vastgesteld in colleges en raden en dus niet alleen ambtelijke standpunten zijn. Hij acht het wenselijk dat in deze in het vervolg zorgvuldiger wordt gehandeld omdat door de actie van Leeuwarden, Smallingerland en Súdwest Fryslân nu bij veel raden het beeld is ontstaan van een gemeenschappelijke regeling waar teveel wordt gereserveerd. Naar de mening van de voorzitter worden in dit bestuur besluiten genomen, gehoord hebbende de gemeenten. Het is een goede zaak de raden te informeren over de besluitvorming in dit bestuur en de argumenten die daarbij zijn gewisseld. De heer van Klaveren geeft aan content te zijn met de beantwoording door de portefeuillehouder financiën. Hij is wel van mening dat de post onvoorzien geschrapt moet worden in de ontwerpbegroting 2013. De heer Adema is van mening dat het bestuurlijke brieven zijn. De organisatie gebruikt de middelen van de reserveringen BDUR overal voor maar wil de frictiekosten brandweer ophalen bij
gemeenten. Hij wil graag de voorstellen van Súdwest Fryslân in stemming brengen. Mevrouw Liemburg wil zich nadrukkelijk distantiëren van de opmerking dat de gemeenschappelijke regeling het geld maar overal voor gebruikt. Zij vindt het juist goed dat er op zaken geanticipeerd wordt en dat dit inzichtelijk is gemaakt en zal het amendement zeker niet steunen. De heer van Klaveren doet het dringende verzoek de toonhoogte te matigen; over deze gemeenschappelijke regeling hoeven de gemeenten zich financieel gezien geen zorgen te maken. De heer Stellingwerf zegt met de voorstellen te kunnen instemmen gelet op de adequate inhoudelijke reactie van het dagelijks bestuur. De heer Hoornstra zegt ook niet te houden van geld teruggeven en vervolgens weer extra middelen te vragen. Hij is ook tevreden met de beantwoording. Hij vraagt zich wel af of het handig is een bedrag op te nemen voor een mogelijke naheffing belastingdienst. Namens het College van Dantumadiel spreekt de heer Aalberts zijn verbazing uit over het verschil in gemeentelijke benadering van gemeenschappelijke regelingen. Hij zou daarover graag in VFG-verband van gedachten willen wisselen. Mevrouw Ketelaar wil namens Smallingerland de organisatie ook complimenteren met de stukken. De gemeente acht het opheffen van de bestemmingsreserve vakantietoeslag een goede eerste stap, maar verwacht wel dat het dagelijks bestuur kritisch blijft kijken naar reserveringen. De heer Aalberts merkt nog op dat de voorziening BDUR geen gemeentelijk geld is maar is gevormd uit niet bestede rijksbijdrage. Gelet op ervaringen elders is de voorziening hard nodig voor de opbouw van de nieuwe organisatie. Hij voegt hieraan toe dat het onderbrengen van de brandweerzorg bij de veiligheidsregio ook van enorme invloed zal zijn op de balanspositie. Het overnemen van kapitaalgoederen van de gemeenten en het financieren van die overname heeft nogal wat gevolgen voor de financiële positie van de regeling. Op het verzoek van de heer Adema te komen tot ambtelijk vooroverleg wordt geantwoord dat een dergelijk overleg reeds bestaat. •
Het algemeen bestuur besluit: • kennis te nemen van de goedkeurende controleverklaring inzake getrouwheid en rechtmatigheid; • kennis te nemen van het rapport van bevindingen van Pricewaterhousecoopers (PWC); • het dagelijks bestuur te machtigen het jaarverslag 2011 aan te vullen naar aanleiding van de opmerkingen van de gemeente Leeuwarden; • de jaarrekening 2011 ongewijzigd vast te stellen en daarover de gemeenteraden middels een brief te informeren; • in de volgende vergadering de beleidslijn met betrekking tot de bestemmingsreserve vakantietoeslag te heroverwegen met de intentie de betreffende reserve in 2012 vrij te laten vallen en terug te storten naar de deelnemende gemeenten; • het dagelijks bestuur opdracht te geven om zorg te dragen voor een deugdelijke verlofregistratie; • het dagelijks bestuur opdracht te geven om, in samenhang met de versterking van de Planning & Controlcyclus, ook een ontwikkelingstraject ten aanzien van verslaglegging en verantwoording in te zetten. e
5. •
Viermaandsrapportage 2012 met 1 begrotingswijziging 2012 Het algemeen bestuur besluit: de viermaandsrapportage 2012 voor kennisgeving aan te nemen en de 1e begrotingswijziging 2012 vast te stellen.
6. •
Begroting 2013 De heer Kleinhuis licht toe dat de post onvoorzien binnen de ontwerpbegroting is opgenomen ter voorkoming van het voorleggen van begrotingswijzigingen aan gemeenten in verband met incidentele tegenvallers. Omdat de algemene reservering nu op niveau is, valt deze post, ingeval tegenvallers uitblijven, in het kader van de jaarrekening vrij ten gunste van de gemeenten. Het algemeen bestuur besluit: de begroting 2013 en tarieventabel 2013 vast te stellen.
• 7. •
Uitstel terugbetaling lening door de Stichting BON Het algemeen bestuur besluit: de looptijd van de achtergestelde lening aan de Stichting Brandweeropleidingen Noord met een jaar te verlengen onder de voorwaarden dat • de stichting voor 15 augustus 2012 een plan van aanpak met betrekking tot de
•
implementatie van de adviezen Berenschot voorlegt aan de veiligheidsregio’s en de verschuldigde rente per 1 september 2012 wordt voldaan.
10. •
Rondvraag De voorzitter geeft een toelichting op de besluitvorming nationale politie in de Eerste Kamer der StatenGeneraal.
11.
Sluiting
