Verslag ledenvergadering v.v. Kollum d.d. 18-01-2011 Aanwezig: 29 leden inl. bestuur. Er zijn afmeldingen ontvangen van T. de Jong en A. van der Meulen. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Vaststellen agenda Voorgesteld wordt om ‘het clubblad’ te agenderen. Dit komt in de presentatie wel aan de orde. Presentatie De voorzitter geeft een toelichting op de agenda. Terugblik op uitgangspunten en doelstellingen Belangrijkste doelstellingen zijn: Adequaat technisch kader en verbeteren van de accommodatie. Hiervoor is een goede organisatie nodig, gebaseerd op voldoende vrijwilligers en uiteraard een gezond financieel huishoudboekje. In de presentatie komen de uitbreiding van de inkomsten en de verlaging van de kosten ter sprake. De verdeling van de taken binnen het bestuur wordt toegelicht. Voetbalzaken Gerealiseerde zaken: Trainers & leiders geregeld voor 25 teams. Clinic voor E en F pupillen. 4x4 straattoernooi (Cv100). Nieuwe hoofdtrainer: Ronnie Pander. FVVK. Aandacht voor opleiding van eigen trainers. De nieuwe trainer zal binnenkort in de vereniging worden gepresenteerd. Beheer Gerealiseerde zaken: Eén sleutel voor alle kleedkamers. Scorebord hersteld. Kettingen om hoeken A-veld. Onderhoud verlichting (nog niet af). Overleg gemeente & voetbalclubs. NNRD (grijze container) ± €300,- per jaar goedkoper. 3 Klokthermostaten geplaatst: doel minder gasverbruik. Afgelopen jaar 15.000 m3 i.p.v. 9.000 m3, extra kosten ± €2.000,-. Overstap naar andere gasleverancier (moet nog). Bij hetzelfde energieverbruik ± €400,- per jaar besparing. Er wordt een éénjarig contract afgesloten. Stoeltjes + regengoot tribune. Klusochtend 15 januari jl. Onderhoud verlichting moet nog worden gerealiseerd. Dat gaat in de komende weken gebeuren. Gasverbruik moet teruglopen als gevolg van de installatie van de thermostaatklokken. Het verbruik over 2010 was helaas ca. 6000 m3 hoger dan het jaar ervoor. Kleedboxen zijn afgelopen zaterdag schoongemaakt. Commerciële zaken Gerealiseerde zaken: Hogere sponsorbijdragen vastgesteld. Sponsorbrieven en facturen verstuurd. Begrote netto “sponsor” winst: ± € 23.000,==. Snert actie uitgevoerd: ± € 1.000,== winst. Suikerbroodactie & grote verloting volgen nog. Dreamteam☺ opgericht voor het organiseren van een grote activiteit.
Festiviteiten Gerealiseerde zaken: Op de vrijwilligerslijst staan ± 150 mensen. Wedstrijd SC Heerenveen bezocht. Penaltyschieten jeugd (jeugdcommissie). Sinterklaas feest (jeugdcommissie). Kerstattentie rondgebracht. Nieuwjaarsloop & Nieuwjaarsreceptie georganiseerd. Tea en Wieger pakken dit samen op. Secretariaat Gerealiseerde zaken: Samen met clubblad redactie besloten tot stoppen met papieren clubblad vanaf volgend seizoen. Besparing ± € 5.000,== per jaar. Website verder ontwikkeld. Overstap naar Kabel Noord “3 in 1” abonnement. Besparing ± € 480,== per jaar op vaste lasten Telefonie en internet waren via KPN. Aanvraag bij Kabel Noord is in behandeling Wedstrijdsecretariaat is nog niet opgesplitst. Clubblad: er komen dit seizoen nog 2 edities à 50 stuks op papier, daarna zal alles digitaal zijn. De besparing is groot en de website biedt een heel goed alternatief. F. Holwerda: wie heeft de beslissing genomen: het bestuur. Volgens F. Holwerda is in de vorige vergadering is besloten om in deze vergadering de beslissing te nemen. Hij is verklaard tegenstander van het afschaffen van het clubblad. De voorzitter zegt zich dat niet te herinneren. Er is een enquête gehouden onder alle leden, waarop maar 2 reacties zijn gekomen. Alle leden hebben dus de gelegenheid gehad om ideeën naar voren te brengen, maar daar is vrijwel geen gebruik van gemaakt. F. Holwerda denkt dat er mogelijkheden zijn om het clubblad in eigen beheer te blijven uitgeven in een papieren versie, tegen redelijke kosten, die mogelijk gesponsord kunnen worden. De sponsors zullen worden geïnformeerd op korte termijn. Mochten er veel negatieve reacties van sponsoren komen, dan zullen we de beslissen nog eens tegen het licht houden. Financieel Ondernomen activiteiten Lopende financiële verplichtingen nakomen. Contributie + ledenadministratie: zijn ondergebracht bij Siebe de Jong Boekhouding: Douwe de Bruine heeft deze overgenomen. Kantinecommissie opgericht Nader onderzoek naar de oorzaken van het slechte financiële resultaat over vorig seizoen laat zien dat er geen sprake is van een bewuste actie. Kantine Analyse van inkoop en verkoop Gerealiseerde inkoop: ·€ 42.000,==, Gerealiseerde omzet: € 62.000,== Wel ingekocht, maar geen omzet (frituurvet, plastic bekers, bestek, bakjes etc.: ± € 5.000,== Eigen verbruik: geschat ± € 2.000,== Wel ingekocht, maar geringe opslag (verkoop ~ inkoop) Cv100 + Kollum 4 + vrijwilligersavond: ± € 2.000,== 65% van de inkoop heeft een opslag van 98% en 35% van de inkoop heeft een opslag van 55%: geeft gemiddelde opslag van 82,95% Conclusie Inkoopprijzen door leverancier zijn wel jaarlijks aangepast. We kopen te duur in, teveel onkosten bij de inkoop. Verkoopprijzen niet voldoende aangepast. Verkoopprijzen veel te laag om opslag van 100% te halen
Er heeft een analyse plaatsgevonden op de financiën in het vorige seizoen, vooral op de kosten van de inkoop de kantine en de verkoopprijzen. Er was een scheve verhouding tussen inkoopkosten en de verkoopprijzen bij veel producten. De inkoopprijzen waren gestegen terwijl de stijgingen niet in de prijzen zijn doorberekend. Vanuit de vergadering wordt dit als geruststellende informatie ervaren. Begroting & realisatie De penningmeester geeft een toelichting op de cijfers. Hij licht de gang van zaken rond de obligaties, waarvan nog € 1400 opeisbaar is. De ledenadministratie en de contributie-inning is overgegaan naar Siebe de Jong. Hij memoreert de totstandkoming van de kantinecommissie, deze zal een goed toezicht op de gang van zaken in de kantine moeten organiseren. De financiële situatie ziet er goed uit. De marge tussen verkoop-inkoop bedraagt ca. 106% De kantinecommissie stelt maandelijks rapportage op over omzet, kasstroom, voorraden etc. Overstap op hoofdzakelijk kratten bier levert mogelijk € 3000,== besparing op, we maken zoveel mogelijk gebruik van aanbiedingen in supermarkten. We zijn voor andere zaken overgestapt naar Sligro, als goedkoopste aanbieder. Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat je bij dergelijke aanbieders wel steeds de vinger aan de pols moet houden om de prijsontwikkelingen in de gaten te houden. Eind deze maand zal de contributie weer worden geïnd. De verwachting is dat we ca. € 18.000== als resultaat zullen kunnen boeken, maar er zijn nog wel onzekerheden: Bijvoorbeeld de energiekosten, die behoorlijk hoger zijn. Begroting
De inkomsten liggen goed in lijn van de begroting. De uitgaven zijn behoorlijk binnen de begroting gebleven. De begroting zal nu niet worden bijgesteld, het beeld is dat de realisatie redelijk in lijn van de verwachting ligt. Het is dan niet logisch om de begroting bij te stellen. Het streven is er op gericht om jaarlijks € 25.000,== over te houden. Er zijn geen vragen meer. Hierna last de voorzitter een pauze in.
Benoeming bestuurslid De ledenvergadering gaat akkoord met de benoeming van Tea Schotanus tot bestuurslid en bekrachtigd dit met applaus. Besluit over broeken en sokken Hierover is al een aantal malen besproken, met verschillende uitkomsten. Het volgende voorstel wordt in stemming gebracht Nu broeken en sokken nog eenmaal gratis beschikbaar stellen aan de spelers. Daarna vervanging voor rekening van de spelers. Om de eenheid te bewaren hebben we een deal gesloten met Siebe Bos voor levering van eenduidige materialen. Met betrekking tot de shirts verandert er niets. Er kan hierdoor een besparing worden gerealiseerd van ca. € 2.500,== per jaar. Voor de sponsoren wordt het gemakkelijker om alleen een shirt te sponsoren ipv volledige tenues. Het voorstel is in overleg met de sponsorcommissie tot stand gekomen. Dit geldt voor alle elftallen, m.u.v. het 1e elftal. De keepers vallen hierbuiten zeker v.w.b. de handschoenen. Merk en uitvoering van de kleding zullen door de vereniging worden vastgesteld, dat mag men elders kopen. Vragen uit de vergadering: Wat gebeurt er als iemand iets anders koopt dan ‘voorgeschreven’? Dat geldt nu nog niet, wel voor nieuwe leden. Het weggeven van de sokken leidt nu tot een probleem, want er zijn veel kapotte sokken aanwezig. Waar dit moet, zal er een oplossing worden gezocht. Wat gebeurt er met leden waarvoor de nieuwe regeling een financieel probleem oplevert? Als er leden zijn waar deze regeling tot financiële problemen gaat leiden dan zal er naar oplossingen worden gezocht, bijvoorbeeld via de Lauwerspas. De huidige tenues zijn 3-4 jaar oud, je geeft dan wel oud spul weg. Is het mogelijk nieuwe broeken en sokken te schenken? We zullen er voor zorgen dat iedereen een fatsoenlijk tenue heeft. Idee van ruilbeurs wordt geopperd. Dat zal worden onderzocht. Waarom a-selectie niet, ze hebben dan geen broekje en sokken als ze met het 2 e mee moeten. Dat zal opgelost moeten worden. Niet iedereen deelt de mening dat dit voorstel tot uniformiteit zal leiden en dat er toch spelers met verschillende tenues in het veld rondlopen. Uitgangspunt blijft dat er een verenigingstenue is voorgeschreven en dat er daardoor niet of weinig afwijkingen zullen komen. Het voorstel wordt aangepast: Toevoeging: om ruilbeurs te houden De uniformiteit waarborgen. Goed materiaal leveren bij de start van deze werkwijze. Het aangepaste voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. Trainingspakken Voorgesteld wordt om alle teams een trainingspak te laten aanschaffen op vrijwillige basis. De jeugdteams kunnen hun eigen pakken verdienen d.m.v. een sponsorloop. Algemene mening in de vergadering: is een goed idee. Aanvullend idee van Peter Zijlstra om uniforme tassen er bij aan bieden. Dit wordt een goed idee gevonden. Suggestie Sytze Zandberg: sponsoren die een naam of initialen op de pakken laat zetten. Dit idee wordt overgebracht aan degenen die hier mee bezig zijn.
Aflossen lening Friesland Bank Het bestuur stelt voor om het restant van deze lening, die voor de bouw van de kantine is gebruikt, in twee jaar af te lossen in plaats van nog 5 jaar. De financiële ruimte is er voor. De ledenvergadering gaat hier unaniem mee akkoord. Gele & rode kaarten Het bestuur stelt voor om de bestaande regeling te wijzigen: De vereniging betaalt geen boetes meer als gevolg van gele of rode kaarten. De reden is, dat het bestuur gaat voor Fair Play en vindt dat de vereniging niet moet opdraaien voor slecht gedrag. Dit wordt vanaf heden ingevoerd. De ledenvergadering gaat hiermee na discussie akkoord. Vooruitblik komend halfjaar De dia ‘normen en waarden’ is voor kennisgeving aan de leden en wordt onderaan dit verslag toegevoegd. De voorzitter vraagt aandacht voor de volgende zaken: Parkeren van fietsen: deze horen in de fietsenstalling. Er horen geen auto’s op de parkeerplaatsen voor gehandicapten Roken in de kantine: er gold en geldt een rookverbod in de hele kantine. Dit moet gehandhaafd worden. Bij de verbouwing worden plannen ontwikkeld om een fatsoenlijke rookruimte te creëren. Aan de rokers wordt gevraagd om ook met ideeën te komen. De suggesties om de functionele ruimte als rookruimte te gaan gebruiken is door het bestuur afgewezen. Grote verbouwing Informatie: Werkgroep “Grote verbouwing” gaat los: Piet de Vries (bouw), Jan de Vries (financiën), Piet van der Kloet, Anne Spijkstra Opdracht: Realiseer een accommodatie, die de komende 25 jaar dienst kan doen Een accommodatie waar Kollum trots op zal zijn en waar met veel plezier en met voldoende faciliteiten de voetbalsport beoefend kan worden. Voldoende capaciteit voor 400 spelende leden. Ruime kleedkamers, voldoende berg- en vergaderruimten. Energieneutraal, dus kostenbesparend en duurzaam. Verbouwing gereed vóór 1 augustus 2013 De commissie zal deze week met de activiteiten starten. De leden zullen regelmatig worden geïnformeerd en waar nodig zal gevraagd worden om besluitvorming. Er komt een onderzoek, in samenwerking met de gemeente, om te kijken naar de mogelijkheden van aanzienlijke besparingen op het energieverbruik. Activiteiten komend halfjaar Wél vrijwilligersavond, informatie volgt. 2e seizoenshelft: Uitstralen dat voetbal leuk is: “een belangrijke bijzaak”. Eerlijk en open. Kinderen moeten plezier hebben en vaardigheden leren. Opstellen technisch voetbalplan 2011-2013. Clinic voor keepers. Ronald Lopez (KNVB): Coachen. Trainingspakken verkopen en feestelijk presenteren. Familiedag. Voorbereiding volgend seizoen. Er zijn nog geen concrete ideeën over eigen toernooien.
Rondvraag Sjoukje de Vries: de besparing op het wasgeld, hoeveel bedraagt die. Wat wordt de nieuwe vergoeding voor de wasdames? Dit zal door het bestuur met de wasdames afzonderlijk worden besproken. Dit heeft niets te maken met de waardering voor de inzet van de huidige wasdames, want die wordt alom gewaardeerd. Freerk Holwerda: Er komt een avond voor sponsoren, waar Romke Kooyenga een praatje zal verzorgen. Tinus Veenstra: planning van de ledenvergaderingen, dat valt nu net slecht ivm de trainingen. Zou dit op een woensdag of maandag kunnen. Is voor het bestuur geen probleem, wordt nader onderzocht. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.
Gepresenteerde dia over normen en waarden De normen en waarden van vv Kollum: onze "spelregels" hoe we met elkaar willen omgaan Spelers/speelsters • Respecteer de voetbalsport en iedereen die daarmee bezig is. • Behandel alle deelnemers op een gelijke manier. • Gebruik geen (fysiek, mentaal en verbaal) geweld bij de sport. • Zorg ervoor dat je samen staat voor een faire sport. • Gele en rode kaarten willen we niet zien (boetes zijn voor rekening van speler zelf) • Wees zuinig op de spullen van vv Kollum, medespelers en de tegenstander. • Wens voor aanvang van de wedstrijd de tegenstander een prettige wedstrijd en bedank ze na afloop ook, of feliciteer ze met het behaalde succes. • Na de training of wedstrijd is douchen verplicht. Ouders • Stimuleer je zoon of dochter altijd om naar de trainingen en de wedstrijden te gaan. • Toon belangstelling voor je zoon of dochter en ga dus zoveel mogelijk mee naar de club. • Verliezen hoort ook bij de sport. • Als je zoon of dochter talent heeft merken we het echt wel op. • Laat het coachen over aan de coach of begeleiding. Trainers/ begeleiders • Wees redelijk in de eisen wat betreft de tijd, de energie en het enthousiasme van de jeugdige spelers/speelsters. • Bedenk dat jongeren ook andere interesses hebben. • Leer de spelers/speelsters dat de spelregels afspraken zijn waaraan iedereen zich heeft te houden. • Zorg voor goede scheidsrechters en voor een goede ontvangst en begeleiding. • Geef de tegenstanders een goede en gastvrije ontvangst. • Bedenk dat kinderen voor hun plezier spelen en iets willen leren. Winnen is maar een onderdeel van het spel. • Verliezen is dat trouwens ook. • Demotiveer rookgedrag en alcoholgebruik bij de jeugd.
