VAN HEE & Co
b.v.b.a.
beheer en management van gebouwen
www.syndicvanhee.be
OVEREENKOMST SYNDICUS VAN MEDE-EIGENDOM RESIDENTIE ………………… Tussen de ondergetekenden :
Vereniging van Mede-eigenaars van de Residentie ………………………….., gelegen te ………………………, vertegenwoordigd door de leden van de Raad van Beheer : ………………………………. [naam en voornaam ] ………………………………. [naam en voornaam ] ………………………………. [naam en voornaam ]
partij enerzijds en hierna de "Opdrachtgever" genoemd,
en
BVBA VAN HEE & Co, met maatschappelijke zetel te 9300 Aalst, Leo De Bethunelaan 17, vertegenwoordigd door de heer HEMELSOET Ronny, in zijn hoedanigheid van zaakvoerder.
partij anderzijds en hierna de "Syndicus" genoemd,
WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN :
Artikel 1 : Aanstelling Partij enerzijds geeft hierbij opdracht aan partij anderzijds om het syndicschap waar te nemen van het appartementsgebouw : Residentie : ................................................................................................ gelegen te : ................................................................................................ omvattend :
.... winkels, kantoren e.d., .... woongelegenheden (appartementen, studio's) .... garages, parkings, standplaatsen e.d. .... kelders e.a.
De Syndicus aanvaardt deze opdracht.
Artikel 2 : Aanvang en duur van de opdracht 2.1.
De opdracht gaat in op ........, voor een minimumduur van 3 jaar.
1
VAN HEE & Co
b.v.b.a.
beheer en management van gebouwen
www.syndicvanhee.be
2.2.
Bij gebrek aan een aangetekende vooropzeg, verstuurd door de op dat ogenblik in functie zijnde beheerraad, na uitdrukkelijke beslissing van de Algemene Vergadering, en verzonden minimum drie maanden voor de voorziene einddatum, wordt deze overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met een periode van 1 jaar
2.3.
Mochten de opdrachtgevers deze overeenkomst voortijdig wensen te verbreken omwille van grove nalatigheid vanwege de syndicus in het uitoefenen van zijn beheerstaken, bedrog of aan bedrog grenzende fout(en), dan zal dit slechts mogelijk zijn nadat het BIV (Beroepsinstituut van de Vastgoedmakelaar), eveneens oordeelt. Is dit evenwel niet het geval, dan zal voor contractbreuk een schadevergoeding aan de syndicus verschuldigd zijn gelijk aan zes (6) maanden remuneratie.
2.4.
Indien de syndicus zelf een voortijdig einde wenst te maken aan onderhavige overeenkomst, dan zal hij een vooropzeg moeten in acht nemen van minimum drie (3) maanden voor de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars. Deze vooropzeg zal geldig gedaan worden bij aangetekende brief gericht aan de voorzitter van de beheerraad.
Artikel 3 : Prestaties 3.1.
Beperkte opdracht : Het syndicschap omvat de gewone verrichtingen verband houdend met het administratiefen financieel beheer inzake de gemeenschappelijke delen van het gebouw, te volbrengen als een goed huisvader en overeenkomstig de deontologische verplichtingen hem opgelegd door het BIV, waarbij uitdrukkelijk verwezen wordt naar het gedetailleerde lastenboek, dat inhoudelijk integraal deel uitmaakt van onderhavige overeenkomst.
3.2.
Gewone prestaties : Het syndicschap omvat de gewone verrichtingen verband houdend met het administratief-, financieel - en technisch beheer inzake de gemeenschappelijke delen van het gebouw, te volbrengen als een goed huisvader, zoals : 1. Het organiseren, bijwonen en notuleren van de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars; 2. Het bijwonen van maximum drie beheerraadsvergadering per jaar; 3. Het samenstellen van een werkingskapitaal, het betalen van de gemeenschappelijke lasten, het verdelen ervan over de mede-eigenaars en het incasseren van hun kostenaandeel; 4. Afsluiten en beheren van de verzekeringspolissen; 5. Voorzien in de bewaring van de gemeenschappelijke delen en het uitbaten van de technische installaties e.d., 6. Waarbij uitdrukkelijk verwezen wordt naar het gedetailleerde lastenboek, dat inhoudelijk integraal deel uitmaakt van onderhavige overeenkomst.
3.3.
Buitengewone prestaties & dienstbetoon : Het buitengewoon beheer omvat de verrichtingen die op de syndicus rusten, maar zich slechts voordoen, ofwel : 1. toevallig (rampen, geschillen, e.d.); 2. onregelmatig (bijkomende vergaderingen, werken, e.d.); 3. uit hoofde van de wil van een mede-eigenaar (mutaties, invorderingen, geschillen, e.d.); 4. Het andere dienstbetoon houdt geen verband met het gemeenschappelijk belang, maar wel met het privé-belang van de mede-eigenaars. De syndicus heeft een 2
VAN HEE & Co
b.v.b.a.
beheer en management van gebouwen
www.syndicvanhee.be
essentiële rol in het vervullen van deze. Ook hier wordt verwezen naar het gedetailleerde lastenboek dat integraal deel uitmaakt van onderhavige overeenkomst. Artikel 4 : Vergoedingen 4.1. 1.
Beperkte/Gewone opdracht De remuneratie voor het waarnemen van het syndicschap, overeenkomstig de prestaties zoals vermeld onder sub 3.1./3.2. (en zoals gedetailleerd in bijgaand lastenboek), van de genoemde residentie bedraagt : ...................,- EURO (zegge : ................................................................ euro) per maand vrij van BTW, en dit overeenkomstig de door het BIV aanbevolen tarificatie, gekoppeld aan de index der kleinhandelsprijzen van de maand die het ondertekenen van onderhavige overeenkomst voorafgaat. Naast deze beheersvergoeding zullen volgende extra kosten aangerekend worden : · 100,00,- EURO, per Algemene of Bijzondere Algemene Vergadering · 50,00,- EURO, per vergadering Raad van Beheer
2.
Op 1 januari van elk jaar en zonder voorafgaandelijke verwittiging, zal een indexaanpassing gebeuren als volgt : basis-remuneratie x nieuwe index = nieuwe remuneratie basisindex
De basisindex is deze die de maand van aanstelling voorafgaat. De nieuwe index in deze van die de maand van de indexaanpassing voorafgaat. 4.2.
Buitengewone prestaties & dienstbetoon : Extra-prestaties of diensten die niet in het gewone syndicschap zijn inbegrepen (zie sub 3.2. en het bijhorend lastenboek), geven aanleiding tot vacatiegelden of bijzondere erelonen. Deze vergoedingen zullen door de syndicus aangerekend worden, rekening houdend met het belang van het dienstbetoon, het werk dat ze meebrengen en de aansprakelijkheid en/of verantwoordelijkheid die er kan uit voortvloeien.
4.3. 1.
Betaling remuneratie : De syndicus wordt gemachtigd om zijn remuneratie, andere vergoedingen en uitgaven, bij voorrang af te nemen van het door de mede-eigenaars betaald werkingskapitaal (residentie-rekening).
2.
Inzake zijn vergoeding(en) zal steeds, en per afrekening ten overstaan van de mede-eigenaars, een gedetailleerde staat worden meegedeeld.
4.4.
Administratiekosten : Alle administratiekosten zullen aan de syndicus vergoed worden, buiten de hoger vermelde remuneraties, op volgende wijze : volgens reëel verbruik. Voor het administratieve luik van het beheer wordt beroep gedaan op de Coöperatieve Vennootschap Da Va Pro , met zetel te 9300 Aalst, Leo de Bethunelaan 17, met ondernemingsnummer 0462.036.932, deze laatste zal derhalve de administratiekosten factureren.
3
VAN HEE & Co
b.v.b.a.
beheer en management van gebouwen
www.syndicvanhee.be
Artikel 5 : Nodige documenten bij overname 5.1.
De opdrachtgevers zullen, voor zover onderhavige overeenkomsten geen vernieuwing van een reeds bestaande of vervallen overeenkomst betreft, ervoor zorgen dat, binnen de acht dagen vanaf heden, overhandigd worden aan de syndicus : 1. Kopij van de akte van Basisakte en het Algemeen Reglement van Mede-eigendom; 2. Het Huishoudelijk Reglement, met alle eventuele bijlagen; 3. Het Register van de Algemene Vergaderingen; 4. De lijst met de juiste identiteitsgegevens en adressen van alle mede-eigenaars, met vermelding van de hen toebehorende bouwdelen en overeenstemmende aandelen in de gemeenschap; 5. Een kopij van de afrekeningen van de uitbatings-, verbruiks- en investeringskosten over het voorbije boekjaar; 6. Een financieel verslag met gedetailleerde balans, die de correcte overname van de geldmiddelen van de gemeenschap moet toelaten; 7. Het saldo aan beschikbare geldmiddelen van de gemeenschap conform de goedgekeurde balans, door overschrijving ervan op de door de syndicus nieuw geopende residentie-rekening.
5.2.
Mocht de syndicus niet in het bezit gesteld worden van de hierboven genoemde documenten en geldmiddelen, zal hij toch het syndicschap waarnemen, waarbij hij ontslagen wordt van mogelijke aansprakelijkheden voor vergissingen, laattijdige betalingen e.d., begaan ten gevolge van het niet ontvangen ervan.
Artikel 6 : Volmachten In uitbreiding en ter aanvulling van de akte van splitsing en/of de algemeen reglement van mede-eigendom, wordt hierbij uitdrukkelijk volmacht verleend aan de syndicus, zonder dat hij van andere volmachten vanwege de andere mede-eigenaars moet doen blijken, om : 6.1.
Een residentie-rekening te openen, mede op naam van de residentie, bij de financiële instelling van zijn keuze, langs dewelke alle financiële verrichtingen van de gemeenschap zullen geschieden;
6.2.
De nodige verzekeringspolissen af te sluiten, (of de bestaande polissen over te nemen), via zijn verzekeringsmakelaar, betreffende : globale brandverzekering, met bijkomende risico's zoals waterschade, glasbreuk, enz. burgerlijke aansprakelijkheid gebouw; wetsverzekering & B.A. personeel
6.3.
Dringende en noodzakelijke werken te (laten) verrichten;
6.4.
Contracten af te sluiten namens en voor rekening van de mede-eigenaars voor : - automatische levering brandstof; - onderhoud centrale verwarmingsinstallatie; - onderhoud waterverzachter; - onderhoud lift(en); - technische controle lift(en) - onderhoud poederblusapparaten;
4
VAN HEE & Co
b.v.b.a.
beheer en management van gebouwen
www.syndicvanhee.be
- chemisch reinigen & ontsmetten vuilniskokers; - de levering van uniforme naamplaatjes; - .............................................. 6.5.
Mede-eigenaars aan te manen, en desnoods te dagvaarden namens en ten laste van de gemeenschap van eigenaars.
6.6.
De eerstvolgende algemene vergadering van de mede-eigenaars zal deze volmachten, voor zover ze niet reeds ter gelegenheid van de aanstelling van de syndicus werden besproken en aanvaard, bekrachtigd worden met de vereiste meerderheden.
Artikel 7 : Woonstkeuze De mede-eigenaars/opdrachtgevers kiezen woonst in de residentie, voorwerp van deze overeenkomst, en de syndicus in zijn maatschappelijke zetel of adres zoals in hoofding onder B. aangeduid.
Artikel 8 : Décharge 8.1.
Aan de syndicus wordt geacht stilzwijgende décharge te zijn verleend bij het einde van zijn opdracht, behoudens aangetekend tegenbericht, binnen de maand na het verstrijken van de overeenkomst, vanwege de in hoofding onder A/1 vermelde personen/opdrachtgevers en/of de op dat ogenblik in functie zijnde beheerraad.
8.2.
Dit bericht moet met redenen omkleedt zijn, en alle elementen bevatten die de syndicus (eventueel) moeten toelaten gemaakte fouten te verbeteren of begane vergissingen recht te zetten.
8.3.
Eenmaal deze maand verstreken, kunnen geen verdere aanspraken geformuleerd worden, behoudens bedrog en aan bedrog grenzende fout. Ondergetekenden vrijwaren desbetreffend de uittredende syndicus.
8.4.
Eventueel antwoord op, en nazicht van opmerkingen, zelfs mochten deze geformuleerd zijn door niet alle onder sub A/1 vermelde personen en de beheerraad, impliceren onder geen beding een afstand van niet-ontvankelijkheid of onregelmatigheid van de opmerkingen.
Opgemaakt te ......................., op ................ 20..
in zoveel originelen als er partijen zijn die een onderscheiden belang hebben, en die erkennen elk één exemplaar ervan te hebben ontvangen, één met het oog op de eventuele neerlegging ter griffie van het vredegerecht waar de residentie gelegen is, en één bestemd voor het archief van de gemeenschap.
de Opdrachtgever,
de Syndicus,
5
VAN HEE & Co
b.v.b.a.
beheer en management van gebouwen (gelezen en goedgekeurd)
www.syndicvanhee.be
(gelezen en goedgekeurd)
6
