De gemeente Kapellen is een dynamische gemeente van ca. 26.000 inwoners, gelegen midden in het groen. Kapellen beschikt over heel wat troeven, zowel op sportief, cultureel als sociaal vlak. Voor de verdere ontwikkeling van de organisatie zijn wij op zoek naar een:
2 deeltijds front-office medewerkers (m/v) Ruimte en Wonen – contractuele aanstelling (niveau C1-C3) onbepaalde duur
3/5e en 3,5/5e per week Functie: De front-office medewerker zorgt voor een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening aan de burger wat betreft alle topics die verband houden met het domein ruimte en wonen. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt voor de burger voor het domein ruimte en wonen. De front-office medewerker rapporteert aan het diensthoofd vergunningen. Hij/zij werkt nauw samen met de andere administratief medewerkers van de balie Ruimte en Wonen alsook met de back-office administratief medewerkers en deskundigen van de dienst vergunningen en de dienst publieke ruimte en leefmilieu.
Profiel:
In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig
Beschikken over volgende competenties: samenwerken, klantgerichtheid, flexibiliteit, stressbestendigheid, communicatief vermogen, snelle informatieverwerking.
Vaktechnische kennis en vaardigheden: vaardig kunnen omgaan met computersystemen (Windows, MS Office,…).
Selectieprocedure:
De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte (week van 14/12) en een mondeling gedeelte.
Ons aanbod voor deze functie
Een aangename werkomgeving en interessante vakantieregeling
Glijdende werktijden
Aansluiting hospitalisatieverzekering
Maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling openbaar vervoer woon- werk
Relevante privé- jaren kunnen in aanmerking genomen worden voor uw loonberekening
Solliciteren voor deze functie Kandidaturen (cv, motivatiebrief en kopie van het gevraagde diploma) moeten uiterlijk op woensdag 2 december 2015 verstuurd worden naar de personeelsdienst. Dit kan via ons e-loket (vacature front-office medewerker (m/v)) op onze website: www.kapellen.be
PERSONEELSDIENST ADMINISTRATIEF CENTRUM ANTWERPSESTEENWEG 130 2950 KAPELLEN
[email protected]
FUNCTIES: 2 DEELTIJDS CONTRACTUEEL FRONT-OFFICE MEDEWERKERS RUIMTE EN WONEN AANSTELLING ONBEPAALDE DUUR NIVEAU C1 – C3 (3/5e EN 3,5/5e)
INHOUD: 1. ALGEMENE AANWERVINGSVOORWAARDEN 2. BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN 3. FUNCTIEBESCHRIJVING 4. EXAMENPROGRAMMA 5. HOE SOLLICITEREN?
1. ALGEMENE AANWERVINGSVOORWAARDEN De algemene aanwervingsvoorwaarden zijn opgenomen in de rechtspositieregeling van toepassing op het gemeentepersoneel. Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, dan mag de kandidaat een schriftelijke toelichting voorleggen; 2. a. Voor een statutaire functie: Belg zijn als de uit te oefenen functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur, of in de andere gevallen, Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse bondstaat; b. Voor een contractuele functie: Belg zijn als de uit te oefenen functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur, of in de andere gevallen, is er geen nationaliteitsvereiste; 3. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Taalkennis: Om in aanmerking te komen voor de aanwerving, moeten de kandidaten: 1. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2.
Slagen voor de selectieprocedure.
Diplomavereiste: In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig.
2. BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN De bijzondere aanwervingsvoorwaarden zijn opgenomen in de rechtspositieregeling van toepassing op het gemeentepersoneel. Voor deze functie zijn er geen bijzondere aanwervingsvoorwaarden van toepassing.
3. FUNCTIEBESCHRIJVING Weddenschaal: niveau C, salarisschaal C1 – C3 Cluster en dienst: cluster grondgebiedszaken, dienst vergunningen Plaats in het organogram: De front-office medewerker rapporteert aan het diensthoofd vergunningen. Hij/zij werkt nauw samen met de andere administratief medewerkers van de balie Ruimte en Wonen alsook met de back-office administratief medewerkers en deskundigen van de dienst vergunningen en de dienst publieke ruimte en leefmilieu. Doel van de functie: De administratief medewerker zorgt voor een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening aan de burger wat betreft alle topics die verband houden met het domein ruimte en wonen. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt voor de burger voor het domein ruimte en wonen. Inhoud van de functie: Als front-office medewerker ben je het eerste contact van de cluster grondgebiedszaken voor externen. De taken van de functie bestaan onder meer uit:
Het op een klantgerichte en klantvriendelijke manier behandelen van eerstelijnsmeldingen en -vragen (zowel per telefoon, aan de balie als per mail) met als doel een efficiënte oplossing te garanderen voor de klant.
De informatie, nodig om de klant verder te helpen, vlot opzoeken in de daartoe voorziene systemen en deze op een vlotte en begrijpbare manier communiceren naar de klant.
Afleveren van allerlei administratieve producten/brochures aan de balie verkrijgbaar op de cluster grondgebiedszaken.
Het analyseren van meldingen/vragen en deze autonoom afhandelen of gericht doorgeven aan de ‘back-office’ medewerkers van de cluster ter afhandeling. Bij het doorgeven ervan aan de back-office de stand van zaken opvolgen.
Het administratief ondersteunen van de back-office medewerkers bv. inzake archiefbeheer, inzake kapvergunningen, invoer notarisbrieven,…
Het voortdurend opvolgen en integreren van nieuwe informatie over producten in de algemene werking van de dienst
Functie-eisen: Specifieke functiecompetenties:
Voor indiensttreding: o
Vaardig kunnen omgaan met computersystemen (Windows, MS Office,…)
Na indiensttreding: o
Grondige kennis hebben van de procedures en producten binnen de cluster grondgebiedszaken
Persoonlijke competenties:
Samenwerken: o
zowel individueel als in teamverband kunnen werken
o
kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen
Klantgerichtheid: o
klanten op een vriendelijke, passende en respectvolle wijze voorthelpen
o
zich hulpvaardig opstellen
o
kunnen omgaan met een divers publiek
Flexibiliteit: zowel op gebied van taakinvulling als uurrooster zich flexibel opstellen, alsook je werktempo kunnen verhogen indien de situatie dit vereist
Stressbestendigheid: o
gestructureerd blijven werken bij piekmomenten, onder tijdsdruk en bij negatieve feedback/kritiek of problemen
Communicatief vermogen: o
zowel verbaal als non-verbaal zich vlot en genuanceerd kunnen uitdrukken
o
informatie (ook complexere) op een correcte en begrijpelijke manier overbrengen
o
gericht doorvragen zodat de nodige informatie vergaard wordt
Informatie verwerken: o
nieuwe wetgeving, wijzigingen aan bestaande producten,… juist kunnen interpreteren en zich snel eigen maken
o
verbanden tussen verschillende soorten informatie zien
o
het efficiënt en effectief opzoeken en verwerken van grote hoeveelheden informatie
Omgaan met taken: o
Het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van een oplossing
4. EXAMENPROGRAMMA De selectieprocedure bestaat uit: - een schriftelijk gedeelte (week van 14/12) - een mondeling gedeelte De beschreven competenties in de functiebeschrijving zullen hierin getoetst worden. De kandidaten dienen ten minste 50% te behalen op elk gedeelte afzonderlijk en ten minste 60% op het totaal om te slagen.
5. HOE SOLLICITEREN? Gelieve het inschrijvingsformulier via het e-loket samen met uw CV, motivatiebrief en een kopie van uw diploma aan ons te bezorgen. Het inschrijvingsformulier kan u terugvinden via volgende link: http://www.kapellen.be/eloketdetail.aspx?id=230
Uw kandidatuur kan alleen aanvaard worden indien deze volledig is (inschrijvingsformulier, CV, motivatiebrief en kopie gevraagde diploma). Uw kandidatuur dient ten laatste op woensdag 2 december 2015 verstuurd te worden. Laattijdig of onvolledig ingediende kandidaturen worden niet aanvaard. Iedere kandidaat krijgt een ontvangstmelding van zijn kandidatuur. Meer informatie over de selectie wordt gegeven na uiterste inschrijvingsdatum.
