ÚČTOVÁNÍ – úvodní nastavení Postup: V hlavním menu zvolte „Vyúčtování“
Všechna nastavení týkající se účtování, jsou pod tímto odkazem, účetní v podstatě „nepotřebuje“ operovat pod jiným odkazem v menu.
otevře se stránka „Vyúčtování“ – zde klikněte na odkaz „Proces prvotního nastavení účtování“
V horní části stránky jsou 3 nejčastěji používané odkazy podbarvené oranžovým obdélníkem. Ostatní odkazy obsahují všechna důležitá nastavení a přehledy.
Na této stránce je seznam nastavení, které je potřeba provést před rutinním používáním systému. Každý odkaz Vás zavede na stránky, kde budete muset pro každého klienta nastavit příslušné informace, poté je potřeba vrátit se na tuto stránku přes odkaz v menu „vyúčtování“.
1. Nastavení fakultativních a pobytových služeb klientům Každému klientovi je potřeba nastavit, které fakultativní služby využívá. Přednastaveny jsou 4 nejpoužívanější. Pokud v rámci organizace poskytujete nějaké další, je možné je přidat přes následující odkaz:
Na následující stránce je potřeba kliknout na odkaz:
Zobrazí se stránka „Přidat fakultativní nebo pobytovou službu“ – zde napíšete název fakultativní služby a kliknete na tlačítko „Vložit“.
2. Nastavení pravidelných plateb klientů Po kliknutí na odkaz „Nastavení pravidelných plateb klientů“ na stránce prvotního nastavení systému, se dostanete na následující stránku, kde je potřeba vybrat klienta kliknutím na jméno klienta.
Zobrazí se stránka „Účtování – klienti detail“ a vybrána je záložka služby, kde najdete veškeré informace o účtovaných službách pro konkrétního klienta. Stránka obsahuje: seznam poskytnutých služeb – levý sloupec, ve kterém se postupně budou objevovat naúčtované služby, nebo zálohy na služby, seřazené podle měsíce a roku sestupně (poslední položky budou nahoře). měsíční šablonu poskytovaných služeb – v pravém sloupci nahoře. Měsíční šablona slouží k přednastavení pevných částek a záloh, které klient platí pravidelně každý měsíc. individuální tarify poskytovaných služeb - v pravém sloupci dole. Individuální tarify jsou používány pro výpočet úhrady na základě docházky (například částka za den v denním stacionáři).
Nyní nastavíme částky, které klient platí pravidelně každý měsíc. Klikněte na odkaz „Přidat službu do šablony“.
Po vložení se daná částka objeví v seznamu měsíční šablony. Všechny záznamy pak budou hromadně kopírovány pro všechny klienty do seznamu poskytnutých služeb, čímž budou konkrétní částky „naúčtovány“ klientům pro daný měsíc.
Do toho seznamu lze přidávat i zálohy, které klient pravidelně platí. Stejným postupem jako při přidání účtované částky za službu, lze vložit zálohu na jakoukoli službu. Jen je potřeba zaškrtnout políčko „záloha“. Při vyúčtování se pak pro tyto částky vypočítá, kolik se má ze zálohy vrátit na základě docházky klienta u „zálohovaných“ služeb.
Ukázka vložené zálohy:
Pro pokračování v nastavení pro ostatní klienty použijte odkaz seznam klientů:
3. Účtování služeb na základě docházky: Pro účtování na základě denní docházky je možné použít 2 způsoby účtování. A. Každému klientovi nastavíte částku za den odebrané služby. Tento způsob je nutné použít, pokud máte nastavené různé částky za využívání služeb například pro klienty s různým stupněm závislosti. B. Použijete jednu částku pro všechny klienty. To v případě, že máte stanovenu jednotnou cenu za den využívání služeb ve Vašem zařízení. A. Nastavení tarifů za služby pro každého klienta zvlášť. Vraťte se na stránku proces úvodního nastavení přes Menu -> účtování -> proces úvodního nastavení účtování a klikněte na Nastavení tarifů za služby pro každého klienta zvlášť:
V seznamu klientů vyberte klienta, pro kterého chcete nastavit tarif za den využívání služeb.
Zobrazí se stránka „Účtování – klienti detail“ – v pravém sloupci dole, u seznamu „Individuální tarify poskytovaných služeb“ klikněte na odkaz „Přidat částku“
Otevře se stránka „Přidat cenu poskytovaných služeb“ a zde vyplníte potřebné informace. Zvolíte si službu, zvolíte typ ceny – hodinová, denní nebo měsíční sazba, zadáte cenu a cenu při nepřítomnosti klienta, a nakonec zadáte datum od kdy je tato cena platná. Pokud pro danou službu vkládáte cenu poprvé, nastavte datum někam do minulosti, například na začátek aktuálního roku. Pokud vkládáte změnu, například navýšení částky, je potřeba zadat datum, od kdy bude toto navýšení platné
B. Nastavení jednotného tarifu za službu pro celou organizaci. Vraťte se na stránku proces úvodního nastavení přes Menu -> účtování -> proces úvodního nastavení účtování a klikněte na Nastavení jednotného tarifu za službu pro celou organizaci:
Zobrazí se stránka „Ceny poskytovaných služeb“ – klikněte na odkaz „Přidat cenu“
Otevře se stránka „Přidat cenu poskytovaných služeb“ a zde vyplníte potřebné informace. Zvolíte si službu, zvolíte typ ceny – hodinová, denní nebo měsíční sazba, zadáte cenu a cenu při nepřítomnosti klienta, a nakonec zadáte datum od kdy je tato cena platná. Pokud pro danou službu vkládáte cenu poprvé, nastavte datum někam do minulosti, například na začátek aktuálního roku. Pokud vkládáte změnu, například navýšení částky, je potřeba zadat datum, od kdy bude toto navýšení platné
Pro pokračování v nastavení pro ostatní klienty použijte odkaz seznam klientů:
4. Nastavení příjmů klienta Pro kompletní vyúčtování je potřeba vložit také příjmy klienta. Po jejich vložení systém vypočítá na základě zákonem definovaných limitů, jakou část příjmů může organizace nárokovat na pokrytí účtovaných služeb. Vraťte se na stránku proces úvodního nastavení přes Menu -> účtování -> proces úvodního nastavení účtování a klikněte na Nastavení příjmů klienta:
Zobrazí se stránka „Účtování – klienti“ – klikněte na jméno klienta
V záložce „Příjmy“ klikněte na odkaz „ Přidat příjem do šablony“
Zobrazí se stránka „Přidat příjem případu do šablony“ – zde si zvolte typ příjmu a vyplňte částku. Pro uložení musíte kliknout na tlačítko „Vložit“
Pokud vše proběhlo v pořádku, objeví se nový příjem na stránce „Účtování – klient detail“.
Příspěvek na péči je automaticky vypočítáván, pokud je v kartě klienta zadán stupeň závislosti a datum narození. Pro pokračování v nastavení pro ostatní klienty použijte odkaz seznam klientů:
5. Nastavení provozních dní na další měsíce Nastavením provozních dní určíte, ve kterých dnech mají být účtovány částky „při nepřítomnosti“ klienta. Vraťte se na stránku proces úvodního nastavení přes Menu -> účtování -> proces úvodního nastavení účtování a klikněte na Nastavení provozních dní na další měsíce:
Zde si zvolte měsíc:
Otevře se stránka, kde zaškrtáte u jednotlivých služeb provozní dny.(když kliknete na tlačítko „Označit“ – zaškrtnou se všechna políčka (dny) u dané služby). Nakonec musíte kliknout na tlačítko „Uložit“ (je až úplně dole)
