Timemanagement Annemarie van der Zeeuw www.focusoptekst.nl
Programma v Structuur § doelen, taken en stappen § belangrijk-‐urgent § principes voor plannen § verwerkingsschem a § e-‐mail
v Gedrag § perfec@onisme § delegeren § nee-‐zeggen § feedback geven § uitstelgedrag
DE BASIS 1. 2. 3. 4. 5.
Ken je doelen en je taken Splits taken op in concrete stappen Bepaal de prioriteiten Maak een planning + te-‐doen-‐lijst Voer uit met rust en focus
Wat kun JIJ doen? 1. Verander je eigen gedrag 2. Beïnvloed gedrag van anderen: treed asser@ever op, geef feedback, verbeter 3. Verander en organiseer je omgeving waar je grip hebt 4. Accepteer het onveranderbare
TAKEN en STAPPEN TAAK: memo schrijven, planning maken, notuleren afdelingsoverleg, las@ge mail beantwoorden, gesprek voeren, vergadering voorbereiden STAP = enkelvoudige handeling Jan bellen voor de cijfers, gegevens casus X verzamelen, Anja naar haar mening vragen, ar@kel lezen, tekst corrigeren, geluidsopname uitwerken, powerpoint samenstellen
Plannen • Hoe concreter hoe beter: hak taken in stukken.
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent
Belangrijk
Niet belangrijk
Urgent
Niet urgent
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent
Belangrijk
Urgent
Telefoon Aanvragen van klanten Post Werk met deadline nu
ProjecYaken Archief ordenen Je @memanagement Vakinhoud bijhouden Professionalisering Beleidsontwikkeling Langetermijndoelen
Niet belangrijk
De roddels Veel telefoon, veel e-‐ mails, sommige post Klusjes die eigenlijk niet voor jou zijn
Niet urgent
Kletsen bij de koffieautomaat Veel nieuwsbrieven cc-‐mails van anderen
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent Urgent
Belangrijk
Niet belangrijk
Niet urgent
Doe het nu!
Plannen.
Delegeren. Noodzaak?
Wie? Prullenbak?
Plannen • • • • •
Hoe concreter hoe beter: hak taken in stukken. Plan al@jd 30% te ruim bij grote taken. Minstens één langer @jdblok per dag. Cluster gelijksoor@ge ac@viteiten. Plan @jd in voor Belangrijk-‐Urgent-‐Onvoorzien.
Weekplan 9.00 -‐11.30
Post Frog
Frog Project X
Post Frog
11.30 – 12.30 telefoon en
telefoon en urgent
telefoon en telefoon en telefoon en urgent urgent urgent
13.00 – 13.40 e-‐mail
e-‐mail
e-‐mail
e-‐mail
e-‐mail
13.40 – 17.00 Project Y
Project X
Taak Z
Overleg
Overleg
urgent
Frog Taak Z
Frog Project Y
Uitstellen? No way: eat that frog
Slimmer met e-‐mail
Onderzoek McKinsey ² Hoeveel procent van je werk@jd ben jij bezig met e-‐mail? ² Hoeveel e-‐mails ontvang jij per dag? ² Voel jij stress bij het woord ‘e-‐mail’? ² Hoe vaak per dag check jij je e-‐mail op je telefoon als je niet bij je computer bent? ² Er komt een mailtje binnen. Reageer jij direct of voel je de drang daartoe? ² Er pingelt een mailtje binnen: ben je ook een beetje blij?
Cijfers McKinsey ² 28% van de werk@jd bezig met mail ² gemiddeld 121 per dag ² 1/3 voelt stress bij het woord e-‐mail ² 30 x per uur: een mailcheck ² 1/3 reageert direct ² 1/5 is ook een beetje vblij met mail-‐ onderbreking
Opdracht: reflec@e • Wat voor mails krijg jij? • Wat voor mails stuur jij? Denk bij beide situa@es aan: • DOEL van de mail en • ACTIE ontvanger.
Jij als ontvanger • • • • •
Informerend & cc’s: afspraken maken Nieuwsbrieven: afmelden of regel instellen E-‐mail = takenlijst? Gebruik TAKEN E-‐mail als overlegvorm? FOUT Exploreer mogelijkheden Whatsapp, Yammer, Onenote of Evernote
Jij als zender • • • • • •
Vraag je al@jd af: wat wil ik van de ontvanger? Heb ik mijn doel duidelijk gemaakt? Is e-‐mail wel het beste medium? 1-‐op-‐1-‐schrin voor efficiën@e Urgent? Loop langs of spreek voicemail in Maak afspraken over bereikbaarheid
ELKE DAG EEN LEGE INBOX
TAAK PRULLENBAK
ACTIE?
NEE ARCHIEF
JA
< 2 minuten: NU DOEN
< 30 min: to-do-lijst >30 min: agenda
De e-‐mailviersprong
De viersprong voor je e-‐mail 1. 2. 3. 4.
Prullenbak Archief Antwoord nu Takenlijst (to-‐do-‐lijst) of agenda
Outlook Op@maal • • • • • • •
Werk offline. Verwerk je e-‐mail max 2 keer per dag. Bouw geen of een heel simpel mappensysteem op. Hang TAKEN aan e-‐mails met ac@es. Stel REGELS in. Manage verwach@ngen van je collega’s. Beperk je e-‐mail: ac@e = reac@e! Achterstand? Begin met een schone lei.
E-‐mail-‐e@queYe • • • • • • • •
CC: alleen op afspraak Reply to all: hoogst zelden High priority: hoogst zelden Een item of vraag per mail Kort en bondig: kern of vraag voorop Handtekening Onderwerpregel Proac@eve inhoud
Onderwerpregels Ter goedkeuring | nieuw design website Ter info | werkoverleg verplaatst naar 20 maart Verzoek | Feedback nodig offerte Zeilstra Beves@ging | Timemanagement training 18 jan.
Outlook Op@maal • • • • •
Gebruik sneltoetsen Muizen is inefficiënt en veroorzaakt RSI TAB-‐toetsen Gebruik de spa@ebalk bij lezen Meer: hYp://www.sneltoetsen.com/ sneltoetsen_outlook.html
Voorbeelden sneltoetsen • • • • • • •
Inbox : CTRL + SHIFT + I Postvak UIT (Outbox): CTRL + SHIFT + O Nieuw bericht : CTRL + N Beantwoorden (Reply) : CTRL + R Allen beantwoorden : CTRL + SHIFT + R Doorsturen (Forward): CTRL + F Verplaatsen naar map: CTRL + SHIFT + V
Tips • Plan een dagdeel per maand om je archief bij te werken. • Schrap de rondvraag bij vergaderingen. • Zet vergader@ps op de agenda. • Train crea@eve nieuwe gewoontes in. • Maak afspraken met collega’s (mail, storen) • Kijk terug op vrijdagen: wat ging goed? • Never be mister of mrs PERFECT – Be GOOD ENOUGH
NEE-‐ZEGGEN
Nee-‐zeggen 1. Opdracht Zou jij misschien…? Je gaat een collega vragen iets voor je te doen of van je over te nemen. Bedenk dit verzoek. Als de collega ‘ja’ zegt, gaat hem of haar dat wel wat @jd kosten. Het is belangrijk voor je dat je collega instemt. Je neemt je voor dat ook duidelijk te maken. Als voorbereiding zet je je verzoek voor jezelf kort op papier. 2. Opdracht Nee-‐zeggen Straks gaat een collega je vragen iets voor hem of haar te doen of over te nemen. Jij gaat nee-‐zeggen. 3. ObservaEes Noteer je observa@es bij de simula@es. Wat valt je op aan de wijze waarop de collega nee-‐zegt? Verbaal, non-‐verbaal? Lengte van het antwoord, overtuigingskracht, accepta@e?
Gedrag: nee-‐zeggen
-‐ Zeg nooit ‘nee’ zonder -‐ korte -‐ uitleg. -‐ Neem de @jd om ‘nee’ te zeggen -‐ Vraag eventueel bedenk@jd, maar: houd mensen niet aan het lijntje (wees duidelijk) -‐ Verschuil je niet (wees asser@ef)
RET: RATIONEEL EMOTIEVE THERAPIE
RET
Gebeurtenis
Gedachten
Gevoel en gedrag
Gedachten Niet-‐helpende gedachten versterken ineffec@ef gedrag. • In dit verslag mag geen enkele fout ziYen. • Ik moet dit alleen maar doen omdat het in mijn takenpakket zit. • Ik ben iemand die een hekel heen aan…. • Ik kan deze taak pas aanpakken als ik echt inspira@e heb. • Ik word chagrijnig van saaie dingen doen.
Gedachten uitdagen • • • • • • •
Is het waar? Is het al@jd waar? Heen iedereen die overtuiging? Wat als het niet waar is? Wat als het waar is? Helpt de overtuiging mij? Welke overtuiging zou mij helpen?
UITSTELGEDRAG
Uitstellen? No way: eat that frog
Ac@verende Tips Uitstelgedrag • Hou je @jd bij voor meer inzicht en realis@sch plannen • Avondmens of ochtendmens? • Nieuwe gewoonte: de dag beginnen met een klusje dat je meestal uitstelt • Het vijf-‐minutenplan • Stukje bij beetje • Verbind je via anderen • Beloon jezelf
Overtuigingen Welke overtuigingen liggen ten grondslag aan jouw TM-‐gedrag? Denk aan de overtuigingen die je aanzeYen tot perfec@onisme, niet-‐delegeren, niet-‐nee-‐zeggen, geen feedback durven geven en uitstellen.
Feedbackregels 1. Beschrijf veranderbaar gedrag 2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord 3. Geef aan welk effect dat gedrag op je heen 4. Laat je gesprekspartner reageren 5. Vraag om het gewenste gedrag 6. Verken samen oplossingen of achtergronden
Communiceer • Ander gedrag? Andere voornemens? Vaker nee-‐zeggen? Je grenzen beter bewaken? -‐> -‐> COMMUNICEER <-‐ <-‐ -‐ ik-‐boodschap -‐ uitleg, geen excuses -‐ herhaling
Veranderplan Schrijf hier je voorgenomen ac@es op. Waar ga je mee oefenen, wat ga je anders doen, in welke situa@e?
Vergader over het vergaderen • Waarom vergaderen we? • Wat zijn taken en verantwoordelijkheiden van de voorziYer? • En van de deelnemers? • Houding, gedragsregels • Maak agenda met doel per agendapunt • Ac@e / besluitenlijst • Omgaan met afspraken • Begin op @jd • Schaf rondvraag af
Wat gaat nog niet goed?
Overtuigingen Welke overtuigingen liggen ten grondslag aan jouw TM-‐gedrag? Denk aan de overtuigingen die je aanzeYen tot perfec@onisme, niet-‐delegeren, niet-‐nee-‐zeggen, geen feedback durven geven en uitstellen.
RET-‐oefening (3 x 1 kwar@er) In drietallen (doe de oefening 3 x) 1. 1 beschrijn probleem op gebied van TM 2. 2 bevraagt 1: exploreer de situa@e en de gedachten die 1 over de situa@e, zichzelf en betrokken anderen heen 3. 3 luistert en noteert 4. 1, 2 en 3 formuleren in overleg de gedachten die 1 over de situa@e en zichzelf heen 5. Selecteer de belemmerende gedachten 6. Hoe kunnen ze uitgedaagd worden?
MINI-‐INTERVISIE 1. Inbrenger beschrijn het probleem 2. Ieder groepslid stelt een vraag om het probleem duidelijker te krijgen (Let op: in je vraag mag geen oplossing verstopt ziYen) 3. Inbrenger beantwoordt de vragen 4. De groep bespreekt het probleem van de inbrenger 5. De inbrenger vertelt of dit hem een nieuw inzicht heen opgeleverd
