TIME COMPRESSION SOLUSI MENANTANG QUALITAS Disusun oteh: Wawaa Parwaato Drs, SE, MM
Kenntangan dari penghematan wakta
Dewasa ini keadaan bisnis mengalami ketidak teraturan. Dunia menjadi semakin sempit Perlombaan meraih
Apa yang dimaksud dengaa "Time Compression?
keunggulan dengan belajar di berbagai
M Pengnrangan wakta yang tak efbien melalni kegiatan bisnis M
tempat edukasi
membawa pebisnis
kearah semakin cerdik dalam berbisnis.
Bisnis dianggap sebagai tantangan untuk bermain. Kapiawaian seorang pebisnis terlihat bagaimana mereka mendapatkan keuntungan yang lebih dari para pesaingnya dalam arena pasar. Ada beberapa strategi atau teori yang mungkin mereka terapkan. Sebagai contoh MRPII & Total Quality Management and Business Process Re-
engineering diaharapkan dapat membantu kesuksesan pengelola dalam mengalakukan bisnis, tetapi kenyataannya model tersebut hanya dapat membawa kesuksesan dengan hasil 20-30 %. Oleh karenanya mulai di akhir tahun 90 an dan membawanya di tahun 2000 an
Mungkin anda berpikir bahwa karyawan anda telah benar-benarbekerja keras dan agak sulit untuk mengurangi waktu yang kegiatan bekerianya. Tetapi bila melihat dari kaca mata lain, anda akan dapat melakukan berbagai perubahan pada pengurangan waktu di aspek dari aliran barang, dan bukan dari sisi pekerjanya. Sebagai contoh Product lead time (pemesanan produk). Bagaimana anda dapat mempercepat barang mencapai tangan konsumen tanpa harus berlamalama dalam tempat penyimpanan. Sebagai contoh data kasus pada tabel berikut
model lain dikenalkan
yaitu Time Compression Programme. Model ini pertama kali dikenalkan di UK. Awalnya metode ini diperkenalkan untuk membantu para industriawan di UK dalam bersaing. Ternyata hasilnya
Roll-Roys (aero Peningkatan lead engine) time component Time to prototype yang berkurang dari 3,5 th menjadi 1
telah membawa industriawan UK ke
Terjadi peningkatan kemampuan dalam
arah kemampuan bersaing tidak hanya di dalam negeri tetapi ke luar negeri. Model Time Compression Programme telah membawa kedekatan antara proses dalam perusahaan dengan orang-orang yang telibat dalam time-compress programe.
Forums No. 012/Th. X1A//2007
tahun
meredisain produk H
&
R Johnson
(ceramic tile) Time to Suply
Lead
time
berkurang dari 10 hari menjadi 2 hari Inventory pipa berkurang menjadi 3minggu
Coats Viydla Lead time pada (knitwear) disain berkurang Time to market menjadi 75% Dpt meningkatkan qualhas informasi Mengurangi proses produksi Short
Brother
(aerospace) Time to receive
Lead time supplier berkurang 16 minggu menjadi 2 hari
400
komponen
dapat membuat bagaimana orang dapat bekerja lebih cepat Berbeda dengan teori time compression tidak membuat
bagaimana orang bekerja lebih cepat, tetapi berkenaan dengan mempercepat aliran produk melalui pabrikasi dan administrasi. Pendekatan yang dilakukan adalah bagaimana aliran produk dapat dipersingkat pada saat produk tersebut tidak mendapatkan perlakuan proses. Waktu yang terbuang ini ternyata dapat lebih lama dari waktu yang benar-benar
terjadi pada^proses pengerjaan barang.
dapat dibuang
Massey Ferguson Dapat
mengurangi
Program Time Compression
(tractorO
proses pada 29 item Waktu pembuatan Meningkatkan rasio inventroy 24 % Mengurangi
1
1inventory 10 %
Jadi dari beberapa fakta kejadian di lapangan bahwa Time Compression tidak hanya dapatdilakukan dalamprose proses produksi tetapi dapat dilakukan pula dalam proses administrasi bahkan
di bagian rantai distribusi (suply chain). Hasil suatu penelitian yang dilakukan oleh Warwick Manufacturing Group menyimpulkan 3 hal menyangkut
Pendekatan yang harus dilakukan adalah
bagaimana program ini dapat secara nyata dilakukan dalam praktek sehingga dapat meningkatkan kinerja bisnis. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan program:
1. Tidak ada peyingkatan metodologi dan ada hal yang dapat di analisa dari objek yang mungkin sederhana sampai yang komplek.
2. Ada kesiapan penerimaan perubahan dalam organisasi sehingga tidak mengganggu
secara
fundamental
berkenaan dengan kultur dan perilaku karyawan
program ini:
1. Waktu adalah hal yang terpenting diperhitungkan dalam berbisnis 2. Waktu adalah sumber utama dalam
melakukan keunggulan kompetitif 3. Waktu adalah alat yang paling efektif dalam menerapkan strategi
3. sebagai salah satu alat strategi yang dapat dilakukan secara menyeluruh baik pada tingkat bawah sampai tingkat manajemen paling atas. Kinerja Bisnis dan Waktu
Para pebisnis telah menemukan bahwa
Kapan
Time
Compression
tidak
dilakukan
Adabeberapa teori yang dapat dilakukan tidak hanya dengan time compression seperti, time and motion studies atau
time management techniques. Teknik ini
Time Compression dapat dilakukan dalam berbagai cara. Hal ini dapat dilakukan dalam melakukan berbagai strategi pelayanan pada konsumen, atau sebagai cara untuk mengurangi biaya dalam suatu program , atau juga dilakukan untuk mengatasi berbagai
ISSN : 0854 - 9745
masalah dalam kegiatan operasi harian di perusahaan. Sehingga Time Compression ini dapat dikelompokkan dalam 2 ketompok, yaitu: 1.Waktu sebagai suatustrategi 2. Waktu sebagai alatmanajemen
strategi bam bagi bisni&Hal ini terlihat pada gambar berikut
Kedua hal tersebut dapat menjadikan
kegiatan bisnis menjadi lebih kompetitif. Wakra sebagaisuatu strategi Bila berbicara soal strategi, hal yang
penting harus dilihat adalah, apakah mempunyai nilai keunggulan kompetisi. Secara tndisional tujuan bisnis adalah menyampaikan nilai-nilai pada konsumen pada biaya rendah dibandingkan para pesaingnya. Tetapi bila dilihat dari sisi waktu kita dituntut
harus lebih baik yaitu bagaimana
menyampaikan nilai-nilai dengan biaya yang rendah dan sampai ketangan konsumen secapat mungkin. Jadi disini sudah telihat bagaimana mengalihkan fokus biayake fokus waktu. Bebagai strategi telah lama dilakukan untukdapat meningkatkan kinerja bisnis. Beberapa hal secara tradisional telah mendapat angapan yang benar seperti jika ingin berkualitas berarti harus mengeluarkan biaya tinggi, tidak mungkin dapat melayani konsumen dengan cepat tanpa menaikkan biaya atau bila ingin berkualitas maka tidak mungkin untuk dapat cepat mengirimnya ke konsumen. Melihat anggapan ini maka kita harus berada pada pandangan yang berlainan. Berbicara pada waktu, bukan berarti biaya akan naik atau kualitas menurun. Kita dapat melakukan pengelolaan ketiga aspek waktu, biaya dan kualitas sehingga memberi manfaat bagi manajemen. Berdasarkan usia perkembangan strategi bisnis, maka time compression adalah
Forums No. 012/Th. XI/V/2007
Cost Focus yaitu dengan menggunakan kemampuan perusahaan menghasilkan produksi masal sehingga dapat menurunkan biaya produksi Quality focused, pelanggan tidak akan puas hanya dengan memperoleh manfaat produk, tetapi mereka makin lama membutuhkankualitas produk/jasa Technology (novation focused, memperoleh keunggulan dengan menyampaikan keunikan. Fokus pada pelanggan, yaitu menganalisa kebutuhan dan keinginan pelanggan dan memenuhinya sesuai harapannya.
Time Compression, adalah menyampaikan nilai yang tertinggi dengan cara biaya rendah dan waktu yang singkat Time Management sebagai alat
Waktu sebagai alat yang dipakai untuk meningkatkan hasil kerja dalam perusahaan, sudah sejak lama dherapkan di berbagai industri di Inggeris sejak jaman Manajemen ilmiah dari Taylor. Melalui pengukuran waktu gerak dan kecepatan kerja, diukur bagaimana tingkat ratio kesesuaiannya. Oleh karena itu dasar pemikiran ini menjadi sumber inspirasi ditemukannya program time compression. Sisi beda yang disampaikan oleh program baru ini terletak pada bagaimana menghemat
proses manajemen seperti pekerjaanpekerjaan menyangkut berkas, dokumen atau proses rantai kerja (suply chain). Jadi keutamaan dari program ini adalah
bagaimana meningkatkan mutu waktu sebagai ukuran yang umum sehingga diperoleh hasil kerja yang paling optimal. Hasil kerja yang paling optimal dengan mutu tinggi dan biaya rendah adalah sesuatu yang sulk dicapai, tetapi
dengan time compression hal itu dapat lebih cepat tercapai bila dilakukan dengan sungguh-sungguh. Biaya dapat dikatakan sebagai alat ukuran efiesiensi yang utama. Biaya adalah hal yang abstrak, dapat diukur secara aritmatik tetapi dapat membingungkan bila seseorang tidak menguasai proses akuntansi dan keuangan secara benar. Kadang biaya menjadi tidak terlihat karena di suatu waktu
sulit dikendalikan
bila sudah
terjadi. Knoliias,ada banyak cara untuk mengukur kualitas. Hampir rata-rata orang mengatakan kualitas adalah hantaran nilai yang diterima oleh konsumen
Time,Waktu adalah ukuran yang sudah dikenal oleh semua orang. Mereka dapat membedakan rentang waktu sedetik, semenit, sejam dan berikutnya. Ukuran waktu adalah sama di semua negara. Hampir semua orang merasa penting dengan waktu. Jika kita memfokuskan pada pembicaraan waktu maka time compression akan lebih melihat ke dalam sehingga menjadi dasar dalam proses pengerjaan akuntansi (standar costing), scheduling, perhitungan inventory, penanganan produk dalam proses dan sejenisnya.
mengerjakannya lebih cepat dibanding pesaing. Jadi jika visi perusahaan anda sadar akan berbuat lebih cepat, maka program time compression adalah sangat tepat Mengurangi waktu kerja dalam berbagai proses perkerjaan produksi, akan memberi dampak terhadap cepatnya respon perusahaan terhadap permintaan pelanggan. Hal ini dapat terjadi dengan cara: • Mengurangi waktu antara waktu pesan dengan waktu penyampaian. • Mengurangi waktu respon bila pelanggan bertanya, menyampaikan masalah atau komplain • Mengurangi waktu pelayanan yang diberikan pada produk • •
• •
Mengurangi waktu proses pengajuan tender Mengurangi waktu dalam proses order konsumen dan kelangkaan produk. Mengurangi waktu dalam proses pengecekan kredit Mengurangi waktu inovasi produk baru karena permintaan konsumen.
Fokus pada waktu yang akan dikurangi dapat dilakukan pada semua aspek bisnis dalam semua kegiatan. Penghematan dan pemangkasan dapat keseluruh departemen fungsional. Time Compression Programe akan meningkatkan proses produksi dan rantai suplai.
STRATEGI ATAS DASAR WAKTU
Beberapa nilai keunggulan bersaing biasanya berkenaan dengan bagaimana
ISSN : 0854 - 9745
Gambar kegiatan supply chain dalam perusahaan
total
Suply Chain
Manajemen yang efektif akan selalu melakukan perbaikan dalam rantai proses produksi/operasi perusahaannya agar memperoleh keunggulan usaha dan mengurangi biaya. Dalam proses pabrikasi rantai suplai merupakan kegiatan logistik internal. Dalam gambar yang terlihat di halaman berikut akan dapat didari pada titik mana proses pemangkasan waktu dapat dilakukan. Ada beberapa langkah dalam maendapatkan tujuan yang kita inginkan melalui time compression: • Mengurangi lead time • Meningkatkan kehandalan pengiriman • Memberikan keragaman produk dengan lead time yang diterima • Menyampaikan produk pesanan dengan lead time yang diterima • Mengurangi biaya
Gambar strategi atas dasar waktu Gambar di atas menunjukkan bagaimana
proses penerapan strategi time based dalam bisnis.
COMPANY
Inbound logistic*
"
Internal
INFRASTRUCTURE S*rvle*
Outbound
S*l«* * m«rfc*tlng
]=f •I'sy ^p Sh&S
Ij.ihiuh'I
m
s
HEH—M Sal—fpumtmmtna proo««
^
Forums No. 012mi. XI/V/2007
6
Bagaimana Time Compression dapat mengurangibiaya proses: • Kurangi biaya dengan mengurangi waktu yg timbul karena kesalahan
• •
•
Dapat
cepat meniru
produk
pesaing
• •
Tingkatkan produktivitas Kurangi modal kerja, yang umumnya dapat dikurangi karena lead times yang berkukrang. Kurangi risiko, estimasi permintaan yang tepat, sehingga dapat mengurangi inventory ,dan biayakerusakan inventory.
Bagaimana hubungan waktu keuntungan dari suply chain:
•
•
Menjadi lebih responsifterhadap pengembangan produkbaru Mengurangi risiko kegagalan produk baru Mengurangi pengembangan
biaya
time compression dapat meningkatkan efektivitas peluncuran produk baru dengan cara meningkatkan masa product life cycle atau mempredeksi usia p.l.c tsb. Perusahaan dapat masuk pasar lebih dini dibanding pesaing atau
dan
TIME
COMPRESSION
PROFIT
Gambar hubungan antara waktu dan keuntungan Dalam suply chain
Ada 5 keuntungan dalam memperoleh keunggulan bersaing dalam pengembangan produk baru: • Memberi inovasi produk baru yang up to date
memperpanjang. usia produk akibat efisiensi sehingga harga jual dapat lebih murah pada saat penurunan. Mengurangi risiko kegagalan dapat diperoleh dari proses pembelajaran sehingga kebutuhan waktu yang tepat dalam menilai selera
ISSN : 0854 - 9745
konsumen, usia produk dan proses produksi dapat disesuaikan. Sedangkan
pengurangan biaya yang lebih optimal masih didapat dari mengurangi pengerjaan ulang, menggunakan bahan yang masih dapat digunakan kembali-Gambar
berikut
Gambar berikut
adalah bagaimana
proses pemberian keuntungan akibat penerapan time compresed dalam pengembangan produkbaru.
adalah
bagaiman rantai nilai dalam proses pengembangan produkbaru.
Gambar kegiatan proses pengembangan produk baru
Technology acquisition
Innovation
Capability acquisition
Project management
(Background) (Foreground)
t
MirtwUnfl rtQulraiiMnt
Concept davwopiMM
Product
Product definition
/
Conftgunbon fiwraQMnwit
\
Dari rantai proses ini manfaat salah satu time compresed program adalah mengoptimalkan pengembangan produk baru. Program ini telah sukses digunakan
pada berbagai industri termasuk Asea Brown. Bovery, Atlas Doors, Bleck A Decker, Ralp Wilson Plastic. Peningkatan kinerja bisnis dapat memperoleh keuntungan lebih dari 34 %.
Forums No. 012/Th. XIA//2007
TIME COMPRESSION
Development
t_ of Capabilities
Meet Customer Needs
PROFIT
Gambar hubungan waktu dengan keuntungan pada pengembangan produk baru Beberapa contoh lain yang dapat efektif oleh perusahaan dalam
diterapkan
menggunakan timecompression adalah:
• masuk dalam pasar lebih cepat
Camp, R.C., Benchmarking The Search for Industry Best Practice That Leads to
Superior Performance, Qualilty Press 2003
dan memberi pelayanan terbaik
• menaikkan pangsa pasar dikancah persaingan • Meningkatkan pelayanan •
Chuck, Stogel, Quality for mor profit, Value chain arrangement for operation design, Ilinois Press Ltd, 2002
konsumen, inventori yang rendah dan penghematan biaya
James Cox, Oualitv and Cost in Contrary
Memfokuskan
with Time. MA- Hnnphw Mifflin
pelayanan
ke
agen, distributor dengan cepat
Company: 2004
dan tekendali.
Referensi:
Gregory. C. I, Profit from Time, Speed Up Business Improvement by Implementing Time Compression, Macmillan Press LTD, London 2005
ISSN : 0854 - 9745
