CHEOPS REPORT
Til uw onderneming naar een hoger niveau
Stel de juiste vragen op weg naar de cloud
Cloud computing is aan een sterke opmars bezig. Tegelijk roept het bij vele bedrijven nog vragen op. Is mijn bedrijf klaar voor cloud computing? Hoe zorgt de cloud ervoor dat ik als bedrijf productiever, klantgerichter en rendabeler kan werken? Op welke manier helpt de cloud mij om mijn zakelijke doelen te bereiken? Welke overwegingen dien ik te maken? In dit rapport gidsen we u op weg naar de cloud in drie delen: Deel 1: De cloud: 6 mythes & voor(oor)delen Deel 2: 7 strategische overwegingen voor u in de cloud stapt Deel 3: In 8 stappen naar uw business case voor de cloud Voor elke onderneming loopt de weg naar de cloud over een verschillend parcours. Dit rapport helpt u mee dat parcours te bepalen.
DEEL 1
De cloud: 6 mythes & voor(oor)delen
De cloud heeft vele voordelen. Zo kan je kosten besparen door schaalvoordelen, kosten beter spreiden en kapitaalinvesteringen vermijden (capex wordt opex). Cloud computing laat bovendien toe eenvoudig te schalen naar een grotere (of kleinere) infrastructuur en je hoeft zelf niet in te staan voor het beheer en het onderhoud,... Vooral voor KMO’s klinken deze voordelen als muziek in de oren. Toch roept cloud computing ook veel vragen op, die vandaag onvoldoende of niet worden beantwoord. Is cloud computing echt een ‘alles of niets’ verhaal? Wat leent zich het best tot cloud computing en wat helemaal niet? Hoe goed zijn gegevens beveiligd? Wat als de internetverbinding of software niet beschikbaar is? Waar zijn mijn gegevens eigenlijk opgeslagen? En hoe begin ik eraan? Vragen die onbeantwoord blijven, creëren vooroordelen en zelfs mythes. In dit deel overlopen we er een aantal. Maar eerst leggen we u graag uit wat cloud computing precies is.
Wat is cloud computing? Cloud computing is een breed begrip en omvat vele technologieën en modellen. Maar in essentie gaat het steeds om het buiten de bedrijfsmuren plaatsen van hardware en/of software. Cloud computing wordt vaak geassocieerd met het huren van opslagcapaciteit en/of rekenkracht voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld wanneer u tijdelijk capaciteit nodig hebt voor een testomgeving of een proefproject.
Van 30% naar 64% Op vijf jaar tijd is de cloud dubbel zo groot geworden. In de perceptie van de CIO tenminste: in 2009 noemde slechts 30% de cloud als een cruciale technologie in relatie met klanten. Nu is dat aantal gestegen tot 64%, of bijna 2/3 van de CIO’s. Bron: IBM Institute for Business Value
En meestal wordt cloud computing aangeboden als dienst met een abonnement: net als bij water, gas of elektriciteit hoeft men zich alleen maar aan te sluiten om de dienst te kunnen gebruiken, facturatie gebeurt op basis van het abonnement en (in de meeste gevallen) het verbruik. Tijdens perioden van nietgebruik kan men de meter vaak gewoon dichtdraaien.
Naar 235 miljard dollar in 2017 milj. USD
250
200
100
’11
’12
’13
’14
’15
’16
’17
Het totale bedrag dat door bedrijven wordt besteed aan clouddiensten zal tegen 2017 toenemen tot 235 miljard dollar, wat neerkomt op een verdrievoudiging sinds 2011. Bron: IHS 5
De 4 belangrijkste voordelen van cloud computing 1. Minder investeringen vooraf en geen overcapaciteit. Wie gebruik maakt van cloud computing voor specifieke toepassingen of ICT-functies zoals servers of storage, hoeft hiervoor geen eigen ICT-infrastructuur te voorzien. U maakt gebruik van de infrastructuur van derden en betaalt maandelijks en enkel voor hetgeen u nodig hebt. In plaats van meteen meer dan voldoende hardware te voorzien, die dikwijls jaren ongebruikt blijft.
2. Capex wordt Opex. Voor vele bedrijven, zeker voor KMO’s, is cloud computing een aantrekkelijk model. Kapitaalinvesteringen (capex) maken plaats voor operationele kosten (opex). Dit heeft een positieve invloed op de financiële ratio’s van de organisatie, vooral op de solvabiliteit en de liquiditeit.
3. Beheer en onderhoud worden uitbesteed. U hoeft geen uitgebreid team in te zetten voor het beheer en onderhoud van de infrastructuur. Doordat u dit overlaat aan derden, die ook voor de infrastructuur van andere klanten instaan, kunt u hiermee al heel wat besparen. Bovendien kunt u uw eigen IT-team inzetten voor activiteiten met meer toegevoegde waarde, zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen van nieuwe toepassingen. Zo creëert u een concurrentieel voordeel.
4. Altijd en overal. Door de infrastructuur buiten de bedrijfsmuren te plaatsen, wordt het gebruik van op afstand van toepassingen en gegevens het standaardmodel. Dit maakt het veel eenvoudiger om ook thuiswerkers en mobiele medewerkers te voorzien van alles wat ze nodig hebben om zo productief mogelijk te zijn.
Drivers voor cloud computing: top 3
Mobiel gegevensverkeer = 83% cloud Wist u dat vandaag al het merendeel van het mobiel gegevensverkeer via de cloud verloopt? 83% blijkt via de cloud te passeren. Tegen 2018 zou dat aandeel groeien tot 90%. Bron: Cisco VNI
Minder kosten
Kortere time-to-market
Hogere efficiëntie
In een wereldwijde enquête bij (IT-)beslissingsnemers werd gepolst naar de belangrijkste redenen om naar cloud computing te stappen. Bovenaan prijkt kostenreductie (52%), gevolgd door een kortere time-to-market (41%) en grotere operationele efficiëntie (39%). Bron: Capgemini 7
6 mythes en vooroordelen over de cloud Ondanks de onmiskenbare voordelen, twijfelen nog vele ondernemingen om de stap te zetten. De belangrijkste reden hiervoor is een gebrek aan kennis en inzicht over de huidige stand van zaken. Een aantal van de hardnekkigste vooroordelen en achterhaalde mythes zijn de volgende: Mythe 1: “Bedrijfsgegevens horen in het bedrijf.” Deze opvatting horen we vaker dan verwacht. Bedrijven hebben hun gegevens graag binnen de eigen bedrijfsmuren, uit vrees voor wat ermee zou kunnen gebeuren in handen van derden. Dat hun geld intussen ook buiten de bedrijfsmuren verblijft, vinden ze dan weer geen bezwaar. In sommige gevallen is de bezorgdheid terecht. Als het (wettelijk) verboden is om bedrijfsgegevens buiten de landsgrenzen te bewaren, vallen sommige (internationale) cloudleveranciers uit de boot. Overigens, ‘binnen de bedrijfsmuren’ is erg relatief. IT-omgevingen van bedrijven bevinden zich vandaag al in een netwerk, waarbij de verbindingen tussen de sites via het internet gemaakt worden. Mythe 2: “Wat als het netwerk uitvalt?” Beschikbaarheid van toepassingen en gegevens wordt steeds belangrijker in een “realtime en always on”-economie.
Downtime is voor de meeste ondernemingen geen optie. Daarom wordt er soms argwanend gekeken naar cloud computing. Maar hoeveel bedrijven kunnen een betere beschikbaarheid garanderen binnen de eigen bedrijfsmuren, vooral met het stijgend aantal mobiele medewerkers? Mythe 3: “De beveiliging laat te wensen over.” Sommige leveranciers aarzelen om te strikte beveiliging uit te oefenen, omdat dit potentiële klanten kan wegjagen. Maar andere klanten hebben net die beveiliging nodig om zich gerust te voelen dat hun gegevens en toepassingen in goede handen zijn. Daarom hebben de meeste lokale en internationale aanbieders van clouddiensten zwaar geïnvesteerd in alle mogelijke vormen van veiligheid. De realiteit is dat uw gegevens meestal veel beter beveiligd zijn in een professioneel datacenter. Bovendien dient veiligheid breed bekeken te worden. Want 8
ook al bevinden uw gegevens zich ‘veilig’ bij u op het bedrijf, bent u zeker dat ze beveiligd zijn tegen calamiteiten als brand, stroompanne of menselijke fouten? En wat met back-ups? Mythe 4: “Cloud computing doe je vooral om kosten te besparen”. Wie de cloud instapt enkel en alleen om kosten te besparen, dreigt bedrogen uit te komen. Het totale kostenplaatje is inderdaad goedkoper. Maar dan vooral omdat er heel wat is inbegrepen waar u anders afzonderlijk voor moet betalen: beheer, onderhoud, gratis updates, enzovoort. U kunt veel beter voor cloud computing kiezen om de strategische voordelen te benutten zoals flexibiliteit, schaalbaarheid en continuïteit.
Mythe 6: “Ik moet meteen met mijn hele ICTinfrastructuur in de cloud.” Cloud computing is heus niet zo’n revolutionair en radicaal concept dat u meteen al uw eigen infrastructuur overboord moet gooien. Voor sommige toepassingen bestaat er zelfs nog geen oplossing in de cloud. Dus is het sowieso aan te raden om een geleidelijke aanpak te hanteren, waarbij de combinatie van private datacenters en de cloud – de zogenaamde hybrid cloud – de beste garantie biedt op een geslaagde transitie.
Bezwaren tegen cloud computing: top 3
Mythe 5: “De cloud is een ondoorzichtig fenomeen waar ik geen controle over heb”. Bij de public cloud aanbiedingen van internationale leveranciers is het niet altijd even duidelijk waar gegevens zich bevinden. Soms hebt u zelfs geen garanties dat u eigenaar Mogelijke Eigendom van Integratie lekken gegevens problemen bent van die gegevens. Maar er bestaan intussen voldoende lokale cloudleveranciers die u perfect inzicht kunnen bieden In een wereldwijde enqûete bij (IT-)beslissingsnemers werd gepolst naar de belangrijkste bezwaren tegen cloud computing. Bovenaan prijkte de in waar uw gegevens staan, wat ermee gebeurt en hoe ze vrees voor beveiligingslekken (41%), gevolgd door bekommernissen rond beveiligd worden. eigendom van gegevens (35%) en mogelijke integratieproblemen (33%). Bron: Capgemini 9
To cloud or not to cloud? Herkent u de mythes en vooroordelen die we hierboven schetsen? De realiteit is minder beangstigend dan wat sommigen vrezen, en gelukkig maar. U hoeft niet meteen alles in de cloud te plaatsen. Een model waarbij u een deel van uw infrastructuur binnenshuis houdt terwijl u de eerste stappen in de cloud zet, is perfect te realiseren. Het vereist expertise en ervaring om een hybride IT-omgeving te beheren. Maar met het juiste advies van een gedegen partner kunt u een plan opstellen waarmee u stap voor stap en met de nodige gemoedsrust richting cloud evolueert.
Maar first things first. De stap naar de cloud zet u beter niet ondoordacht. Er zijn heel wat factoren die u in overweging moet nemen voor u uw keuze maakt. Pas dan weet u welk type cloud het beste bij u past. En vooral hoe en wanneer u het best uw cloudplannen realiseert.
Opletten bij onweer
Uit een enquête in opdracht van Citrix blijkt dat 51% van de Amerikaanse volwassenen gelooft dat cloud computing kan worden beïnvloed door onweer. 54% van de ondervraagden denkt dat ze nooit cloud computing gebruiken, ook al gebruikt 95% onder hen wel een of andere vorm van cloud. Bron: Citrix, Wakefield Research 10
DEEL 2
7 strategische overwegingen voor u in de cloud stapt
Misschien denkt u erover om als bedrijf uw IT - of een deel ervan - ‘in de cloud’ te zetten. Als u vandaag al een idee hebt van wat de cloud voor uw bedrijf kan betekenen, kan dit deel u helpen om die opportuniteit scherper te stellen. De stap naar de cloud zet u immers best niet ondoordacht. Er zijn heel wat factoren die u in overweging moet nemen voor u uw keuze maakt. Dan pas kan u verder bepalen welk type cloud het beste bij u past, en hoe en wanneer u het best uw cloudplannen realiseert. Hier volgen de zeven vragen die u zich best over uw IT stelt voor u in de cloud stapt…
1. Hoe belangrijk is IT voor uw bedrijfscontinuïteit? Voor steeds meer organisaties is een continue beschikbaarheid van de bedrijfssystemen, gegevens en toepassingen cruciaal voor de dagelijkse werking, het succes en de reputatie van de onderneming. Daarom is het belangrijk dat u ook voor uw bedrijf overweegt hoe belangrijk die beschikbaarheid is. De antwoorden op de vragen hieronder kunnen u helpen bij de keuze voor cloud computing. Hoe cruciaal is de beschikbaarheid van IT vandaag voor uw onderneming? Kan u dat concreet maken? Hoe zorgt uw team er vandaag voor dat IT-systemen en gegevens permanent beschikbaar zijn? Hebt u een plan van aanpak wanneer zich een calamiteit voordoet? Is dit plan al getest?
25 uur downtime
25 Uit een wereldwijde studie blijkt dat bedrijven jaarlijks gemiddeld met 25 uur of 3 werkdagen aan downtime te maken krijgen. Bron: EMC Global Data Protection Index, 2014
De cloud biedt mogelijkheden om de beschikbaarheid van uw IT danig te verhogen, dankzij betrouwbare, beveiligde en ontdubbelde infrastructuur, back-upmogelijkheden en gegarandeerde uptime.
13
2. Hoe beheer(s)t u de IT-kosten? De prijs voor hard- en software blijft dalen. Maar omdat IT complexer wordt, we steeds meer gegevens verzamelen en meer afhangen van IT voor onze bedrijfsvoering, blijft het IT-budget vaak toch stijgen. Mede daarom is kostenbeheersing voor de IT-afdeling steeds belangrijker. In een recent onderzoek is het drukken van de IT-kosten gestegen tot de vierde plaats in de lijst van belangrijkste bekommernissen van de CIO. De overwegingen hieronder geven u een idee van hoe het in uw organisatie met de IT-kostenbeheersing is gesteld. Opnieuw een belangrijke factor in uw mogelijke keuze voor cloudinfastructuur en –diensten.
3250 miljard euro in 2015 IT-uitgaven voor 2015 worden wereldwijd geschat op 3250 miljard euro, een stijging met 2,4% vergeleken met 2014. Bron: Gartner
Zijn de IT-kosten in kaart gebracht en onder controle? Wilt u die kosten beter kunnen voorspellen en beter afstemmen op de IT-behoeften van de onderneming? Streeft u naar een model waarbij u enkel betaalt voor wat u echt nodig hebt op het vlak van IT? Is uw onderneming geïnteresseerd in het omzetten van kapitaalinvesteringen naar operationele kosten ( ‘capex’ naar ‘opex’), bijvoorbeeld om de cashflow te verbeteren?
Cloud computing laat u toe om gebruik te maken van de laatste hard- en software, zonder dat u zelf moet investeren in de aankoop en het onderhoud ervan. Bovendien betaalt u enkel voor wat u gebruikt, en bespaart u kosten omdat u snel en flexibel kan inspelen op uw bedrijfsnoden.
14
3. Hoe goed hebt u uw IT in kaart? Toen Microsoft begin 2014 de ondersteuning van het besturingssysteem Windows XP stopzette, werd het eens te meer duidelijk hoe krampachtig bedrijven soms vasthouden aan hun oude software en/of hardware. Vandaag kunnen heel wat bedrijven niet eens bij benadering zeggen welke pc’s welk besturingssysteem gebruiken, of welke servers waarvoor precies dienen. Een goed beheer en overzicht van alle software en hardware binnen uw IT-omgeving kan u heel wat geld besparen. U vermijdt bijvoorbeeld boetes bij te weinig licenties en nodeloos betalen van licenties die niet gebruikt worden. Als u een idee wil hebben hoe het bij u is gesteld, en of clouddiensten of -infrastructuur iets voor u zijn, kan het antwoord op de hieronder gestelde vragen een eerste richting geven.
Besparen op ongebruikte servers
Barclays Bank nam recent op twee jaar tijd zo’n 15000 ongebruikte fysieke servers uit gebruik. Dat leverde de multinational een besparing op van 8 miljoen dollar enkel al aan elektriciteit. Ook kleine en middelgrote ondernemingen kunnen flink besparen op ongebruikte IT-infrastructuur. Bron: Uptime Institute
Hebt u een volledig en up-to-date overzicht van al uw IT assets waaronder software, servers, storage, netwerk,… ? Is uw hardware of een deel ervan aan vervanging toe? Is de cloud dan een alternatief? Welke applicaties gebruikt u? Hoeveel capaciteit en connectiviteit hebben uw systemen nodig? Hoe beschikbaar en snel is uw internetverbinding?
Een goed overzicht, een gestructureerde aanpak en proactief beheer van de levenscyclus van uw IT, levert u naast besparingen ook meer productiviteit en een veiligere IT-omgeving op. Een goede cloudprovider kan u ook daarbij helpen.
15
4. Hoe veilig zijn uw bedrijfsgegevens? Papieren documenten maken in sneltempo plaats voor elektronische documenten. Meer en meer gegevens bestaan enkel in digitale vorm en verdienen dus extra bescherming. Bij heel wat ondernemingen is dit besef nog niet voldoende doordrongen. Of er wordt geen onderscheid gemaakt tussen bedrijfskritieke gegevens en minder belangrijke data. Hoe is het bij u gesteld? Stel uzelf even de volgende vragen: Bent u zeker dat uw bedrijfskritieke data veilig en beschermd zijn? Hebt u een back-upstrategie? Hoe vaak wordt er een back-up genomen en wordt die getest? Kunnen gegevens snel terug gezet worden? Worden uw data gerepliceerd en naar welke locatie? Zijn uw servers beschermd door geavanceerde en ontdubbelde veiligheidssystemen (UPS, koeling, branddetectie, noodgenerator,…)?
Professionele aanbieders van clouddiensten investeren permanent in fysieke en digitale beveiliging van gegevens. Ze beschikken over professionele datacenters die voorzien zijn van alle mogelijke veiligheidssystemen en –processen, ontdubbeling en back-upmogelijkheden. Als u kiest voor een lokale partner, worden uw gegevens bovendien in België bewaard.
Verlies van geld en vertrouwen Uit een wereldwijde studie blijkt dat bijna 2 op de drie bedrijven (64%) tijdens de laatste 12 maanden getroffen werd door dataverlies of ongeplande downtime. De top 5 gevolgen bij bedrijven die zo’n incident te verwerken kregen, waren een verlies van productiviteit van de medewerkers (47%), verlies van omzet (36%), vertraging in ontwikkeling van producten/diensten (34%), verlies van vertrouwen of loyauteit van klanten (24%) en verlies van zakelijke opportuniteiten (20%). Bron: EMC Global Data Protection Index, 2014
5. Hoe goed is uw netwerk beschermd? Netwerkbeveiliging is even belangrijk als of nog belangrijker dan de fysieke beveiliging van uw bedrijfsgebouw. Overdreven, zegt u? Denk maar eens aan alles wat u via uw bedrijfsnetwerk communiceert en verhandelt. Financiële transacties verlopen via uw netwerk. De meerderheid van de bedrijfsgegevens wordt via het bedrijfsnetwerk over en weer gestuurd. Bij vele bedrijven wordt nog te weinig aandacht besteed aan de beveiliging van het netwerk. Als dit ook bij u het geval is, is het de hoogste tijd om hier verandering in te brengen. Te beginnen met een antwoord op de volgende vragen:
Aanbieders van cloudinfrastructuur en -diensten maken gebruik van de meest moderne IT-beveiliging – zoals antivirus- en antispamprogramma’s en firewalls - en zorgen ervoor dat door goede configuratie, permanent beheer en patch management die beveiliging steeds up-to-date en operationeel is.
Is uw netwerk beveiligd door firewalls en is er redundantie? Worden die firewalls goed en permanent beheerd (intrusiedetectie, patch management,…)? Is er overal antispam- en antivirussoftware voorzien? Wordt die goed beheerd en geüpdatet? Is er voldoende toegangscontrole op uw netwerk en servers? Hoe zit het met uw paswoordenbeleid?
Malware treft iedereen
100% van de 30 grootste multinationals vertoont dataverkeer naar websites die malware hosten. Dat stemt dat tot nadenken. Bron: Cisco Annual Security Report 2014
17
6. Hoe efficiënt is uw IT-service en beheer? Het volstaat niet om uw software en hardware grondig onder de loep te nemen en aan te passen aan de bedrijfsbehoeften en de hedendaagse technologie. Zonder een goed beheer van de IT-diensten dreigt u nog steeds hopeloos achter de feiten te hollen. Wanneer er problemen opduiken, moeten die snel en efficiënt worden aangepakt. Beter nog: als u proactief werkt, kunnen ze worden vermeden. Bij het upgraden van uw infrastructuur kan een goed servicebeheer een heel verschil maken in het kostenplaatje. En een goede opvolging van klachten en verzoeken van de eindgebruikers kan leiden tot een algemene verbetering van de dienstverlening. Daarom stelt u zich best al volgende vragen: Wordt uw IT-omgeving efficiënt en proactief gemonitord? Hoe beheert u de IT-dienstverlening aan interne gebruikers? Worden problemen vandaag proactief of enkel reactief aangepakt? Wordt er gerapporteerd over incidenten en systemen? Worden er verbetervoorstellen geformuleerd? Maakt u gebruik van ITIL of andere methodes of best practices? Als u beslist in de cloud te stappen, checkt u best ook of uw provider u performante beheer- en servicediensten kan aanbieden, zoals proactieve monitoring en beheer van incidenten.
De ROI van ITIL Information Technology Infrastructure Library (ITIL) is de meest gebruikte aanpak voor IT Service Management ter wereld. Gebaseerd op een reeks best practices, biedt het een praktisch raamwerk om IT-diensten af te stemmen op de zakelijke noden van bedrijven. De return on investment (ROI) van ITIL valt vaak moeilijk te meten. Toch heeft Gartner enige tijd geleden berekend dat de klanten die hun serviceprocessen hebben verbeterd door het consequent (lees: meer dan twee jaar) gebruik van ITIL, hier ook de vruchten van plukten met 50 tot 75% minder ongepland werk voor bedrijfskritieke diensten, 10 à 25% hogere productiviteit van de IT-dienstenafdeling en 20% verbetering in de klantentevredenheidsenquêtes. Bron: Gartner
7. Zet u IT al strategisch in? Alle bovenstaande overwegingen zijn uiterst belangrijk. Maar ze verliezen aan relevantie als deze laatste drijfveer wordt verwaarloosd: het afstemmen van de IT-strategie en –investeringen - en dus ook uw cloudplannen - op de behoeften van de onderneming. Het strategisch inzetten van IT om de organisatie te ondersteunen bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen, maakt het verschil tussen IT als kostenpost en IT als toegevoegde waarde. Het is hierbij van het allergrootste belang dat u uw IT-infrastructuur zo flexibel mogelijk alle veranderingen binnen en buiten de organisatie ondersteunt. Volgende vragen helpen u op weg om te zien hoe ver u hierin al staat en of de cloud past in uw IT-strategie: Zorgt IT ervoor dat u zich beter kunt focussen op toegevoegde waarde: uw strategie, dienstverlening, kwaliteit, innovatie, time-to-market,…? Hoe belangrijk is mobiliteit in uw organisatie? Hebt u een strategie voor “het nieuwe werken”? Hoe snel kunt u schakelen om uw IT aan te passen in functie van de bedrijfsnoden, bijvoorbeeld bij forse groei, of bij piek- en dalmomenten? Speelt u voldoende in op nieuwe evoluties in de markt? Of innoveert u enkel reactief?
Wanneer u het operationele van uw IT verhuist naar de cloud, komt er ruimte vrij voor strategische focus op vernieuwing en verbetering van uw kernactiviteiten. Bovendien kan u in de cloud uw IT-noden perfect en zeer snel synchroniseren met uw bedrijfsnoden.
Een slaapmuts voor de CIO Uit recente cijfers van CIOnet blijkt eens te meer: wat de CIO het meeste wakker houdt ’s nachts is het aligneren van de ICT-infrastructuur met de businessbehoeften en –prioriteiten. Nog meer dan beveiliging of de eigen leiderschapsrol. Bron: CIOnet
Op weg naar uw cloud business case In dit deel hebben we u een heel aantal pertinente vragen voorgelegd. Wie de tijd heeft genomen om alle bovenstaande overwegingen toe te passen op de eigen onderneming, zal wel begrijpen dat voor elke organisatie de weg naar de cloud over een verschillend parcours loopt. Er bestaat geen ‘one-size-fits-all’-aanpak. Voor ieder bedrijf is er een geschikt model. De keuzes die u maakt op het vlak van cloud computing, hangen af van de bestaande ITomgeving, maar ook van de eigenheid en de doelstellingen van uw bedrijf. Een goede IT-partner kan u helpen die zaken in kaart te brengen. Zodra alle strategische drijfveren voor uw bedrijf zijn opgelijst, kunt u werk maken van een cloud business case.
DEEL 3
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud De sterke opmars van cloud computing toont aan dat steeds meer bedrijven er gebruik van maken om hun strategische doelstellingen te behalen. Flexibiliteit, schaalbaarheid, kostentransparantie en scherpere focus op de kernactiviteiten zijn slechts enkele van de vele voordelen. In dit laatste deel doorlopen we de verschillende stappen om uw business case voor de cloud te maken. Welke stappen zet u best om uw traject richting cloud te laten slagen? Of hoe overtuigt u het bedrijfsmanagement van de voordelen van de cloud? Met volgend stappenplan zetten we u op weg.
22
In 8 stappen naar uw business case voor de cloud
4. Maak een lijst met voordelen
5. Maak een lijst met mogelijke risico’s
3. Breng uw concrete doelstellingen in kaart 6. Schets de mogelijke scenario’s 2. Ontwikkel uw visie rond de cloud
7. Werk uw plan van aanpak uit 1. Analyseer waar uw organisatie vandaag staat op vlak van IT
8. Licht het kostenplaatje toe
23
1. Analyseer waar uw organisatie vandaag staat op vlak van IT Een beslissing rond cloud computing staat nooit los van de IT-strategie van uw bedrijf. Om te weten waar u naartoe wil, ook met de cloud, brengt u best eerst in kaart waar u vandaag staat. Hoe matuur is uw IT-omgeving? Hoe paraat en bereid is uw organisatie om de cloud in te stappen? Dat kan gaan om bepaalde financiële aspecten, zoals investeringen in IT-beveiliging, die enkel voor uw eigen infrastructuur moeilijk te dragen zijn. Het kan ook gaan om operationele zaken zoals het niveau van het IT-servicebeheer: hoe beter geformaliseerd uw serviceprocessen, hoe eenvoudiger het wordt om in de cloud te stappen. Een grondige analyse van de bestaande situatie biedt u een goed zicht op de troeven die u al hebt en de aspecten die u nog moet uitwerken voor u definitief richting cloud stapt.
Een audit als startpunt Vandaag bestaan er beproefde methodes om uw IT in zijn geheel zowel op technisch en operationeel (maturiteit) als op financieel (Total Cost of Ownership) vlak volledig door te lichten. Zo’n audit biedt u voldoende informatie als basis voor een analyse in het kader van uw cloudplannen.
24
2. Ontwikkel uw visie rond de cloud Er zijn vele redenen om cloud computing te omhelzen. Sommige bedrijven zien er een kostenbesparing in, andere een manier om de eigen ICT-medewerkers vrij te maken voor strategische projecten. Nog andere zien de cloud als een mogelijkheid om snel te schakelen wanneer nodig of als een drijfveer voor meer mobiliteit in de organisatie. In de meeste gevallen is het echter een combinatie van deze factoren. Omdat zoveel facetten een rol spelen is het dus uiterst belangrijk dat u en het management van de organisatie duidelijk bepalen waar u met de cloud naartoe wil. Bepaal duidelijk en expliciet de rol van de cloud in uw IT-strategie en hoe de cloud helpt om de strategische en zakelijke doelstellingen van uw organisatie te realiseren. Dit heeft een grote impact op de keuzes die u in de volgende stappen maakt.
over visie en verandering Onderschat de noodzaak van het formuleren van een duidelijke visie niet. Volgens John Kotter zijn het onderschatten van de kracht van visie en het te weinig communiceren ervan belangrijke valkuilen bij veranderingsprojecten.
Bron: Leading Change, John Kotter
25
3. Breng uw concrete doelstellingen in kaart Het lijkt vanzelfsprekend maar het is niettemin noodzakelijk om deze stap afzonderlijk te behandelen: het concreet definiëren van wat u met de cloud precies wil bereiken. Doelstellingen zijn wat dat betreft veel concreter dan een visie. In deze stap lijst u concrete parameters op om te bepalen wat u met cloud computing wil realiseren. In welke mate verwacht u bijvoorbeeld dat de cloud zal bijdragen op financieel vlak, bijvoorbeeld door kostenefficiëntie dankzij operationele kosten (opex) in plaats van kapitaalinvesteringen (capex), of het optimaliseren van marges. Is het een doelstelling om tevredenheid bij medewerkers en klanten te verhogen, en zo ja wat is die dan? Welke tijdswinsten of rendement verwachten we bijvoorbeeld onder de vorm van een kortere time-to-market of snellere doorlooptijden van bepaalde projecten?
BE SMART Een veel gebruikte richtlijn voor het bepalen van doelstellingen is het SMART-principe: Specifiek - Is de doelstelling gericht en specifiek? Meetbaar - Onder welke meetbare voorwaarden is het doel bereikt? Acceptabel - Wordt de doelstelling door iedereen gedragen? Realistisch - Is het doel haalbaar?
Die doelstellingen zijn voor elke organisatie verschillend en ook welomlijnd.
Tijdgebonden - Wanneer moet het doel bereikt zijn?
26
4. Maak een lijst met voordelen Het is vanzelfsprekend dat uw doelstellingen normaal gezien resulteren in positieve effecten. Maar om een volledig en accuraat beeld te vormen van wat u van cloud computing mag verwachten, moet u ook een lijst opstellen van alle voordelen die de cloud u mogelijk kan opleveren. Dit kunnen opnieuw voordelen van operationele aard zijn – vb minder behoefte aan gespecialiseerd personeel (security, storage, …) – als strategische voordelen zoals bedrijfscontinuïteit, concurrentiële voordelen, enzovoort.
Competitief voordeel cloud onderbenut Slechts 4 op de 10 Europese bedrijven die cloud computing inzet doet dat vandaag om een competitief voordeel te halen, terwijl daar net de echte voordelen van cloud computing liggen.
Bron: IDC CloudTrack Survey
27
5. Maak een lijst met mogelijke risico’s Naast de voordelen moet u ook expliciet oplijsten welke risico’s met de cloud verbonden kunnen zijn. Op voorhand in kaart brengen van valkuilen kan u ervan weerhouden om overhaaste beslissingen te nemen en bijvoorbeeld niet-sluitende contracten of Service Level Agreements (SLA’s) te ondertekenen. Zo kan het zijn dat een keuze voor een buitenlandse cloudleverancier niet conform is met de wetgeving of regelgeving voor uw sector. Of wat met garanties voor de controle over, toegang tot en recuperatie van uw bedrijfsgegevens? Is het te allen tijde duidelijk waar uw data is opgeslagen, hoe ze wordt beveiligd en hoe goed de dataverbinding naar de cloud is? Zowel de voordelen als de risico’s kunt u altijd bespreken met een expert ter zake.
CLOUD EXPERTISE “Cloudproviders moeten de nodige beveiliging implementeren om data te beschermen en ze zijn verantwoordelijk voor de gevolgen die hun beveiligingsactiviteiten hebben. Om toezicht te houden op het correcte gebruik van dataverwerkende programma’s en persoonlijke data moeten cloudproviders geschikt personeel hebben dat specifiek instaat voor beveiliging, naleving en privacy.” Bron: European CloudScout
28
6. Schets de mogelijke scenario’s Als u de vorige stappen hebt doorlopen, wordt het eenvoudiger om mogelijke scenario’s uit te tekenen. Met de bedrijfsvisie voor ogen kunt u beter kiezen uit de vele mogelijkheden. Welke software u in de cloud zet en welke u binnen eigen beheer houdt, bijvoorbeeld. Of de keuze tussen een private, public of hybride cloud. Bekijk ook de alternatieven: wat zijn de gevolgen als u niet voor de cloud kiest? Als u alle scenario’s hebt uitgewerkt en welbepaalde pro’s en contra’s van elke keuze hebt bepaald, kunt u gefundeerd en beredeneerd uw voorkeurscenario naar voren schuiven en uitwerken.
hybrid cloud wordt snel groter Volgens een recente studie zal de markt van het hybride cloud computing wereldwijd groeien van 21 miljard dollar in 2013 tot van 80 miljard dollar in 2018. Bron: Research and Markets
29
7. Werk uw plan van aanpak uit Als al het voorgaande is gebeurd, is het tijd voor het plan van aanpak. Nu begint de concrete invulling van uw cloudstrategie. U stelt een concrete timing op voor het hele project, inclusief milestones die de voortgang zullen bepalen. U bepaalt ook de modaliteiten van het project: wie binnen de organisatie is verantwoordelijk, welke externe partners worden aangezocht, en wat is de rolverdeling tussen beiden? Ook heel belangrijk is een concrete invulling van de verwachte impact van het cloudproject. Welke werklast voorziet u voor uw team? En voor de gehele organisatie? Is dit te rijmen met de timing die u hebt opgesteld? Pas als dit plan voldoende uitgewerkt en realistisch is, maakt u een echte kans op slagen. Opnieuw kan een externe cloudpartner u bijstaan om dit plan vorm te geven.
7 tips om slaagkansen van uw cloudproject te verhogen 1 Definieer duidelijke scope 2 Houd rekening met belangen van alle stakeholders 3 Stel een gedetailleerd communicatieplan op 4 Houd de risico’s in de gaten 5 Schat beschikbare middelen in 6 Creëer een projectcultuur 7 Leer van je fouten, maar zeker ook van je successen
30
8. Licht het kostenplaatje toe Last but not least: als alles naar behoren is gedefinieerd, komt misschien nog de hoogste horde: het overtuigen van het management en de financieel verantwoordelijke dat dit een project is met een toegevoegde waarde voor de organisatie. U begint met de kostenraming, met zo concreet en zo volledig mogelijke cijfers van alle aspecten. Dan maakt u werk van de ROI: hoe en op welke termijn zal de organisatie deze investering terugverdienen? Hou hierbij vooral rekening met de verborgen kosten wanneer u zelf deze toepassingen en omgevingen moet beheren: fysieke infrastructuur, kosten voor beheer en onderhoud, opleiding van gespecialiseerd personeel, upgrades van software,...
return on cloud Volgens een Amerikaanse studie zijn dit de vijf belangrijkste factoren die bedrijven meenemen in hun ROI-berekening van cloud computing: ∙ Initiële kapitaalinvesteringen of besparingen (64%)
Denk ook na hoe u het project gaat financieren. Meestal hebben CFO’s wel oren naar een kapitaalinvestering die plaats maakt voor operationele kosten, maar het is toch best om ook dit zo concreet mogelijk uit te werken.
∙ Operationele kosten tijdens de levensduur van het project (55%) ∙ Toekomstige kapitaalinvesteringen of besparingen (50%) ∙ Hogere of lagere vereisten op het vlak van personeelsbezetting (33%) ∙ Tijdsbesparingen voor medewerkers of IT-personeel (29%)
Bron: Informationweek Reports
Tot slot kunt u ook al nadenken over ‘quick wins’: projecten die een snel rendement kunnen opleveren, en die u helpen om het management te overtuigen. 31
Elk parcours is verschillend Het mag ondertussen duidelijk zijn dat voor elke onderneming de weg naar de cloud over een verschillend parcours loopt. De keuzes die u maakt, hangen af van de bestaande infrastructuur en de technische ambities, maar ook van de eigenheid en de strategische doelstellingen van uw bedrijf. Uw IT volledig in de cloud zetten is niet altijd de beste optie, maar overweeg ook de nadelen van het geheel in-house beheren en onderhouden van alle software en hardware. Voor de meeste ondernemingen gaat de voorkeur uit naar een hybride cloud. Maar ook als u voor een hybride cloud kiest, is een doordachte aanpak aan de orde. Hoe beheert u zo’n gemengde omgeving? Welke elementen blijven in uw eigen gecontroleerde omgeving, welke mogen in een service provider cloud of eventueel public cloud? En hoe krijgt u dit alles geïntegreerd? Een goede ICT-partner kan hierin het verschil maken. Een partij die u de keuze laat uit alle mogelijkheden in functie van uw behoeften. En die u bovendien betrouwbaar advies kan geven over de beste keuzes, op basis van uw prioriteiten in plaats van hun eigen aanbod. Cheops is zo’n partner: bij ons kunt u terecht voor elk type cloud en voor advies van experten over welke cloud voor u het meest geschikt is. Neem gerust met ons contact op voor vrijblijvend advies. 32
Over Cheops Het is de missie van Cheops om - samen met onze klanten - IT strategisch in te zetten en zo meetbaar bij te dragen tot hun doelstellingen. Met een uniek aanbod van Managed en Cloud Services, een ervaren team van IT-experten en unieke tools zorgen we voor meer bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en productiviteit. Silver Partner
Cheops is Cloud partner van HP.
Service Provider
Bronnen Deel 1 CIO insights from the Global C-suite Study, IBM Institute for Business Value, 2013 Cloud & Big Data Report - A Paradigm Shift in the ICT Industry, IHS, 2014 Cisco Visual Networking Index: Global Mobile Data Traffic Forecast Update 2013–2018, 2014 Business Cloud: The State of Play Shifts Rapidly, Capgemini, 2012 Citrix Cloud Survey, Wakefield Research, 2012
Deel 2 The Gartner Worldwide IT Spending Forecast, 2015 Server Roundup, Uptime Institute, 2014 EMC Global Data Protection Index, 2014 Cisco Annual Security Report 2014 European key IT and Management Issues & Trends for 2014, CIOnet, 2014 Gartner 2011
Deel 3 Leading Change, John Kotter, 2012 IDC CloudTrack Survey, 2014 European CloudScout, 2014 Research and Markets: Global Hybrid Cloud Market Report, 2013-2018 Informationweek Reports, 2014 Cloud ROI Survey, 2014
33
Voor meer informatie, neem contact op met Cheops: +32 3 880 23 00
[email protected]
www.cheops.be
