De wetenschappelijke bibliotheek. op weg naar the cloud

universiteitsbibliotheken & Koninklijke Bibliotheek samenwerkingsverband

De wetenschappelijke bibliotheek op weg naar ‘the cloud’

beleidsplan 2011 - 2015

UKB Beleidsplan 2011 - 2015 De wetenschappelijke bibliotheek op weg naar ‘the cloud’ samenwerkingsverband

universiteitsbibliotheken & Koninklijke Bibliotheek

2

UKB Beleidsplan 2011 - 2015

Inhoudsopgave 5

Voorwoord

7

Managementsamenvatting

8

1 Terugblik

9

2 Omgevingsverkenning

10

3 Beleidskeuzen 3.1 Uitgangspunten en onderwerpen 3.2 Strategische doelen 3.2.1 Nationale Informatie Infrastructuur in internationaal perspectief 3.2.2 Inkoop van wetenschappelijke informatie 3.2.3 Digitalisering van collecties 3.2.4 Duurzame toegang tot collecties 3.2.5 Bevordering van open access 3.2.6 Nationale repository-infrastructuur 3.2.7 The embedded library 3.2.8 Datamanagement 3.2.9 Elektronische content in discovery tools 3.2.10 Academic skills 3.2.11 Nieuwe competenties 3.2.12 Impactmeting als aanvulling op de benchmarking

11 12 13

14 15

16

4 Strategische partners van UKB

17

5 Werkwijze

19

BIJLAGE: UKB Leden

20

colofon


3

Utrecht, 15 september 2011 (foto: Dennis Sies) staand v.l.n.r.: Kurt de Belder, Bas Savenije, Wilma van Wezenbeek, Ger Spikman, Peter Daalmans, Dick van Zaane, Jeanne Figdor, Paul Soetaert, Graham Jefcoate, Nol Verhagen, Marc van den Berg zittend v.l.n.r. Martina Borghmans, Anja Smit, Maria Heijne, Marjolein Nieboer, Ingrid Wijk

4


Voorwoord

De bibliotheek is een sterk merk. Zelfs in tijden waarin de functie van bibliotheken revolutionair verandert, is ‘de bibliotheek’ nog steeds voor bijna iedereen een vertrouwd begrip. De overheersende associatie is die van een stille ruimte vol boeken die inspireert tot studie. Is die ruimte nog steeds een bibliotheek als de boeken eruit verdwijnen? Want dat is wat er gebeurt: de boeken verdwijnen geleidelijk uit de bibliotheek omdat de meeste wetenschappelijke informatie te raadplegen is via ‘het internet’, opgeslagen ‘in the cloud’. Bibliotheken bedienen hun klanten op een breed terrein: zij bieden studiefaciliteiten van hoge kwaliteit en geven toegang tot informatie (en hulp bij het gebruik ervan), die zij voor hun klanten hebben ingekocht in de vorm van gedrukte werken of, steeds vaker, in elektronische vorm. Maar de zichtbaarheid van de bibliotheek als merk is ‘in the cloud’ niet langer vanzelfsprekend. Hoe vinden onze klanten de bibliotheek, de juiste artikelen, boeken en databases, hoe komen ze bij de hulp die ze nodig hebben? Zijn ze zich eigenlijk nog wel van ons bestaan bewust? Onze klanten hebben vanuit ‘the cloud’ een hele wereld aan informatie beschikbaar en worden in toenemende mate bediend door wereldwijd opererende spelers. Dit is onmiskenbaar de nieuwe context waarbinnen bibliotheken hun diensten aanbieden. De Nederlandse universiteitsbibliotheken, verenigd in UKB, opereren dan ook op een internationaal speelveld. Dat vereist meer dan ooit samenspel en soms ook samenwerking. Dit beleidsplan schetst daarvoor de contouren en de prioriteiten zoals die UKB voor ogen staan. Anja Smit Voorzitter UKB


5

De ontwikkelingen in onderzoek, onderwijs, technologie en op financieel-economisch terrein maken duidelijk dat samenwerking voor bibliotheken een cruciaal instrument blijft voor een betrouwbare en optimale dienstverlening, die aansluit bij de wensen van gebruikers en die past binnen de aanwezige context en kaders. Zo vragen de beschikbaarheid van wereldwijd geleverde diensten en het wereldwijd optreden van leveranciers ook van bibliotheken schaalvergroting. Daarom is het steeds belangrijker deel te nemen in en aan te sluiten bij een internationale informatie infrastructuur. UKB vindt de modernisering van de landelijke informatie infrastructuur en de aansluiting daarvan op een internationale context dan ook van het grootste belang.

6


Managementsamenvatting De afgelopen beleidsperiode is ingezet op kwaliteitsverbetering, zowel op het terrein van beschikbaarstelling van wetenschappelijke informatie als op het vlak van de landelijke informatie infrastructuur en innovatie van de dienstverlening. Professionalisering van processen (bijvoorbeeld van de inkoopfunctie) en samenwerking waren hiertoe de middelen. Dit heeft goede resultaten opgeleverd, zoals verdubbeling van het aantal gezamenlijk ingekochte informatiepakketten (de zogenaamde ‘big deals’), oprichting van een landelijk consortium ter versterking van de gemeenschappelijke informatie infrastructuur, afspraken over verdere standaardisering op het terrein van metadata, en uitvoering van een opleidingsprogramma voor ‘high potentials’ binnen UKB. Innovatie van dienstverlening werd veelal in gelegenheidscoalities gerealiseerd, waarbij ook het niveau en de regelmaat van de kennisdeling werden verhoogd. De ontwikkelingen in onderzoek, onderwijs, technologie en op financieel-economisch terrein maken duidelijk dat samenwerking voor bibliotheken een cruciaal instrument blijft voor een betrouwbare en optimale dienstverlening, die aansluit bij de wensen van gebruikers en die past binnen de aanwezige context en kaders. Zo vragen de beschikbaarheid van wereldwijd geleverde diensten en het wereldwijd optreden van leveranciers ook van bibliotheken schaalvergroting. Daarom is het steeds belangrijker deel te nemen in en aan te sluiten bij een internationale informatie infrastructuur. UKB vindt de modernisering van de landelijke informatie infrastructuur en de aansluiting daarvan op een internationale context dan ook van het grootste belang. Vanwege krimpende middelen houdt UKB in al zijn activiteiten vanzelfsprekend het oog gericht op efficiencyverbetering en kostenreductie. Daarom werkt UKB de komende periode onder meer aan het opzetten van een nationale repository infrastructuur voor elektronische materialen in open access (ter vervanging van de bestaande decentrale infrastructuur) en worden onderlinge afspraken over het bewaarbeleid ten aanzien van tijdschriften uitgebreid naar de fysieke boekencollecties. Digitaliseren van collecties gebeurt eveneens in afstemming om verdubbeling te voorkomen. Grootschalige digitaliseringprojecten zullen overigens naar verwachting samenwerking met commerciële partijen vergen. Wetenschappelijke informatie is tegenwoordig bijna vanzelfsprekend elektronisch, gemakkelijk, duurzaam en onder goede condities toegankelijk. De UKB-bibliotheken breiden daarom de inkoop van elektronische content uit tot e-books en introduceren nieuwe discovery tools om hun gedrukte en elektronische boeken, tijdschriften en databases beter vindbaar te maken. Duurzame toegang tot e-content wordt verzekerd via contracten met internationale archieven zoals het e-Depot van de Koninklijke Bibliotheek. Bevordering van beschikbaarheid van informatie in open access blijft een belangrijke gezamenlijke focus. Onderzoek en onderwijs worden steeds data-intensiever. UKB richt zich daarom op gezamenlijke ontwikkeling van online diensten, maximaal geïntegreerd in de workflow van onderzoeker, docent en student: the embedded library. Faciliteiten voor datamanagement en –opslag zijn hiervan een vanzelfsprekend onderdeel. Studenten hebben belang bij goede academic skills ter ondersteuning van hun leerproces in een steeds veranderende digitale leeromgeving. UKB ondersteunt zijn leden door middel van een ‘marktplaats’ voor academic skills modules en een scriptiewerkplaats voor studenten. In deze radicaal veranderende omgeving is het ten slotte van groot belang de impact en meerwaarde van de bibliotheken te expliciteren. UKB werkt daarom aan uitbreiding van de jaarlijkse benchmark met een model voor impactmeting.


7

1

Terugblik De belangrijkste resultaten uit de beleidsperiode 2007–2010 zijn: In het kader van het bevorderen van open access zijn afspraken gemaakt met twee grote uitgevers. Met Springer is een nieuw licentiemodel afgesproken, waarbij alle Nederlandse auteurs de mogelijkheid hebben hun artikelen zonder extra kosten in open access te publiceren. Daarnaast loopt vanaf 2010 met Elsevier een pilot voor ‘delayed open access’ in samenwerking met de VSNU: medische artikelen van Nederlandse wetenschappers komen na een embargoperiode van maximaal 12 maanden in open access beschikbaar. Binnen het kader van het internationale samenwerkingsverband Knowledge Exchange is met 50% subsidie van OCW een pilot gestart met een nationale licentie voor drie bestanden. De bestanden BioOne, Multi-Science en The Scientific World Journal zijn gedurende de periode 2009-2011 landelijk beschikbaar voor alle bibliotheekgebruikers. Daarnaast was er sprake van een internationale overeenkomst over (korting op) de aanschaf van e-books van uitgever Wiley. In de erfgoedsector hebben verschillende initiatieven geleid tot een grotere beschikbaarheid van gedigitaliseerd materiaal, zoals het door de Koninklijke Bibliotheek gecoördineerde Geheugen van Nederland, de StatenGeneraal Digitaal en Databank Digitale Dagbladen (DDD). In samenwerking tussen de KB en de universiteitsbibliotheken van Amsterdam en Leiden is Early Dutch Books Online (EDBO) ontstaan, een digitale database met ruim 10.000 titels (en 2.2 miljoen pagina’s) uit de periode 1780-1799. In 2008 is het Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII) van start gegaan met als deelnemers de UKB-bibliotheken en de WSF-bibliotheken, op basis van een overeenkomst met OCLC tot 2010. De overeenkomst is inmiddels met 1 jaar verlengd tot en met 2011. De eerste fase van het project SLIM (Sluit Nederland aan op Internationale Metadata standaarden), gefinancierd door Stichting Pica, heeft geleid tot een breed draagvlak voor invoering van de internationale standaard MARC21 als uitwisselingsformaat voor bibliografische gegevens. UKB heeft met de KB en uitgeversorganisatie STM een overeenkomst gesloten over preservering en verzekering van toegang tot gelicenseerd, elektronisch materiaal. STM verplicht zich de bij haar aangesloten uitgevers aan te moedigen hun publicaties te deponeren in het e-Depot van de KB. De KB van haar kant garandeert UKB-leden toegang tot het e-Depot in geval van zogenaamde trigger-events, of anderszins voor zover betrokken uitgevers daarmee instemmen. UKB heeft met het High Potentials Programme gezamenlijk gewerkt aan vergroting van managementvaardigheden en leiderschapskwaliteiten van bibliotheekmedewerkers. In totaal namen 16 geselecteerde ‘young potentials’ van UKB instellingen hieraan deel. Het programma werd zeer positief geëvalueerd en heeft geleid tot een vervolg op Europese schaal in LIBER verband (het samenwerkingsverband van Europese wetenschappelijke bibliotheken).

8


2

Omgevingsverkenning

De stormachtige ontwikkelingen in en om het bibliotheekveld als gevolg van de digitale revolutie laten zich nauwelijks in kort bestek beschrijven. Het besef dat vernieuwing een noodzakelijke voorwaarde is voor het voortbestaan van bibliotheken gaat gepaard met de overtuiging dat de bibliotheek als instituut bestaansrecht heeft: het is een ‘sterk merk’, maar vernieuwing van dienstverlening en ‘branding’ is hoognodig. De recente ontwikkelingen bieden daarbij nieuwe kansen. Technologische ontwikkelingen Technologische innovaties (systemen, apparaten en diensten) en de beschikbaarheid van vrij toegankelijke informatie via internet zijn razendsnel ingeburgerd. Smart phones en andere mobile devices zijn gemeengoed geworden en ook bibliotheken doen hun uiterste best om via online diensten en apps tegemoet te komen aan de wensen van de gebruiker. Interactieve webtoepassingen en sociale media maken van informatie-afnemers tevens informatie-aanbieders. Mensen verwachten dat allerhande informatie in een fractie van een seconde overal en op elk gewenst moment beschikbaar is ‘vanuit de cloud’. De verwachting is bovendien dat door het aanbod van systemen als Software-as-a-Service (SaaS) in combinatie met cloud computing op termijn lokale processen efficiënter ingericht kunnen worden of zelfs helemaal kunnen worden afgebouwd. De onafhankelijkheid van tijd en plaats faciliteert wereldwijde samenwerking en werkt verdere internationalisering en innovatie van onderwijs en onderzoek in de hand. Het werken met grote hoeveelheden data, beschikbaar in grote ‘datafarms’, stimuleert de ontwikkeling van data-intensief onderzoek en omgekeerd. Onderzoeksresultaten slaan neer in publicaties, verrijkt met datasets en audiovisueel materiaal en de wijze van zoeken, vinden, verwerken en publiceren (delen) van informatie verandert. Daarmee wordt een volgende stap gezet in een radicale ontwikkeling naar virtuele leer- en onderzoekomgevingen en e-content. De wetenschappelijke informatievoorziening moet in toenemende mate naadloos geïntegreerd zijn in dergelijke virtuele samenwerkingsomgevingen. Het economisch tij Als gevolg van de wereldwijde economische crisis worden de universiteiten geconfronteerd met bezuinigingen. Ook de wetenschappelijke informatievoorziening ondervindt hiervan de gevolgen. De jaarlijkse prijsstijgingen voor licenties op digitale content trekken een zware wissel op de bibliotheekbudgetten . Dit probleem is niet nieuw, maar wordt wel steeds nijpender. Weliswaar rechtvaardigen uitgevers van wetenschappelijke tijdschriften die prijsverhogingen met het argument dat de pakketten steeds uitgebreider worden en dat bibliotheken dus meer waar voor hun geld krijgen, maar dit betekent niet dat er extra budget beschikbaar komt: veel bibliotheken zijn uiteindelijk genoodzaakt uiterst kritisch naar hun collectieopbouw én hun bedrijfsprocessen te kijken.


9

3

Beleidskeuzen

3.1

Uitgangspunten en onderwerpen Samenwerking en uitwisseling van kennis en expertise blijven de komende periode de leidende principes voor UKB. De noodzaak om samen te werken lijkt onder invloed van de in hoofdstuk 2 beschreven ontwikkelingen zelfs alleen maar groter te worden. Wereldwijd beschikbare diensten en leveranciers ‘in the cloud’ vragen van bibliotheken ook een zekere mate van schaalvergroting door samenwerking op allerlei terreinen, zoals inkooptrajecten, en vooral aanpassing aan internationale standaarden. Krimpende middelen nopen tot verdere rationalisering van interne processen, het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe diensten en het structureel delen van kennis en capaciteit. Data-intensief onderzoek en onderwijs vragen om online diensten, dicht bij het primaire proces, (duurzame) toegang tot e-content en facilitering van datamanagement. Studenten hebben belang bij goede academic skills als ondersteuning van hun leerproces in een steeds veranderende digitale leeromgeving. In deze snel veranderende omgeving tenslotte, is het van groot belang de impact en meerwaarde van de bibliotheekvoorziening te expliciteren. Voor de periode 2011 - 2015 heeft UKB daarom de volgende onderwerpen op de agenda gezet: • Landelijke informatie infrastructuur in internationaal perspectief • Inkoop wetenschappelijke informatie • Digitalisering collecties • Duurzame toegang tot collecties • Bevordering open access • Nationale repository infrastructuur • The embedded library • Datamanagement • Discovery tools • Academic skills • Nieuwe competenties • Impactmeting Hieronder volgen per onderwerp de strategische doelen voor de komende beleidsperiode.

3.2 Strategische doelen 3.2.1 Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur in internationaal perspectief Het doel van de gemeenschappelijke informatie infrastructuur (GII)1 moet bibliotheken ondersteunen in het goed en goedkoper uitvoeren van hun taken. In de huidige situatie wordt onvoldoende ingespeeld op gewenste veranderingen in de back office van universiteitsbibliotheken, die tot doel hebben de efficiency in het uitvoeren van taken voor de eigen doelgroepen te verhogen en processen verder te rationaliseren. UKB zoekt actief naar mogelijkheden om, mede via samenwerking in GII, deze doelen te realiseren. Daarvoor is een internationaal perspectief onontbeerlijk.

1 In 2008 is een Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII) gevormd. UKB en de Plusbibliotheken (samenwerkingsverband van veertien openbare bibliotheken met Wetenschappelijke Steunfunctie) vormen de kernleden van dit consortium. Het consortium is een overeenkomst aangegaan met OCLC voor levering van een basispakket aan diensten: een catalogiseersysteem en een IBL-systeem. OCLC is een internationale coöperatieve organisatie van en voor aangesloten leden (voornamelijk bibliotheken). In 2010 heeft de Stuurgroep van het Consortium GII een visiedocument opgesteld waarin de gewenste toekomst van de informatie-infrastructuur is verwoord.

10


De Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur bestaat over enkele jaren idealiter uit een aantal samenwerkende instellingen, met ieder een eigen front office en back office (en mogelijk gecombineerd), die gezamenlijk gebruik maken van systemen in de cloud. Dit zijn systemen die internationaal en door vele deelnemers worden gebruikt, aangevuld met lokale systemen. De focus van de samenwerking ligt nadrukkelijk op het terrein van de back office van de digitale bibliotheek: uitleen, landelijk IBL, documentleverantie, acquisitie en licentie- en toegangsbeheer (de basis voor beschikbaarheid van informatie) met aansluiting op het identity management van de instellingen. Content en metadata die instellingen lokaal produceren - repositories en cultureel erfgoed – worden beschikbaar gesteld voor gebruik door service providers (internationaal of nationaal, zoals Bibliotheek.nl). Het aansluiten op internationale metadatastandaarden en regelgeving is van cruciaal belang voor die samenwerking, ook op landelijk niveau, en heeft voor UKB dan ook hoge prioriteit. Van groot belang is dat de GII gemakkelijk gekoppeld kan worden aan services van andere leveranciers. Ook daarvoor is het hanteren van open internationale standaarden een vereiste, alsmede helderheid aangaande de mogelijkheden voor hergebruik van metadata. 3.2.2 Inkoop van wetenschappelijke informatie Door gezamenlijk digitale content in te kopen heeft UKB de afgelopen jaren de toegang tot e-journals voor haar gebruikers enorm vergroot. De jaarlijkse prijsstijgingen liggen echter nog altijd boven de prijsindex, wat in combinatie met krimpende budgetten in toenemende mate tot problemen leidt. Tegelijk komt er relevante content beschikbaar in de vorm van e-books, maar is de veelheid van businessmodellen nog een probleem2. De aankoop van wetenschappelijke tijdschriften is op dit moment al grotendeels landelijk georganiseerd; het aanbod van de meeste grote uitgevers wordt landelijk aangeschaft in de vorm van digitale tijdschriftenpakketten. Deze trend tot landelijke samenwerking zal zich de komende jaren versterken en uitbreiden naar de collectievorming van e-books en gedrukte boeken. Daarbij gaat het zowel om licentie- en leveringsvoorwaarden, als om de modernisering van de workflow rond collectievorming. UKB stelt de volgende prioriteiten voor de inkoop van e-content: • creëren van flexibiliteit binnen big deals • bevorderen van het beschikbaar komen van e-books voor een redelijke prijs en functionaliteit • vergroten van het aantal in open access beschikbare publicaties via de uitgevers. Aanbesteding boeken In 2010 heeft een groep UKB-leden het voortouw genomen in het onderzoeken van de haalbaarheid van een Europees aanbestede collectievorming van gedrukte boeken. Doelen zijn een zo gunstig mogelijke prijs bedingen en het verkrijgen van faciliteiten die modernisering van verwerkingsprocessen bij de bibliotheken mogelijk maken (zoals levering van titelbeschrijvingen). De onderzoeksfase zal uitwijzen of het effectief is een gezamenlijke aanbesteding te starten voor een aantal bibliotheken.

2 In sommige gevallen kunnen bibliotheken e-books kopen, in andere gevallen uitlenen aan één klant te gelijk; soms wordt een heel fonds zichtbaar gemaakt aan bibliotheekbezoekers en wordt een titel pas daadwerkelijk aangekocht als een klant de titel opvraagt. Het is op deze manier lastig bibliotheekgebruikers duidelijk te maken wat zij kunnen verwachten.


11

3.2.3 Digitalisering van collecties Een klein deel van de in UKB-bibliotheken aanwezige collectie gedrukte werken is of wordt inmiddels gedigitaliseerd, al dan niet in samenwerking met externe partijen als Google of ProQuest, zoals in het geval van de KB. Binnen de bibliotheken is er in principe nauwelijks budget voor grootschalige digitalisering. Of er vanuit de overheid middelen beschikbaar komen voor grootschalige digitalisering, bijvoorbeeld in de vorm van het project Libratory 3, is zeer onzeker. Afstemming op dit terrein binnen UKB is essentieel om verdubbeling van inspanningen te voorkomen. Naast afstemming ten behoeve van de digitalisering zelf is optimale ontsluiting van gedigitaliseerd materiaal een aandachtspunt. Hierbij spelen vragen als: hoe kan gedigitaliseerd erfgoed worden benut voor nieuwe onderzoeksmogelijkheden? Wat is er nodig om verbreding van toegankelijkheid te bereiken? Hoe kunnen gebruikers, met of zonder wetenschappelijke achtergrond, een actieve rol spelen bij de verbetering van de ontsluiting en de bruikbaarheid van gedigitaliseerd erfgoed (crowdsourcing)? Hoe kan de ontsluiting zo geregeld worden dat automatisch aansluiting ontstaat bij hogere aggregatieniveaus zoals Europeana? UKB zal op dit terrein verkenningen uitvoeren. 3.2.4 Duurzame toegang tot collecties Duurzame toegang e-content De vanzelfsprekendheid waarmee bibliotheken de bewaartaak voor geschreven en gedrukte informatie eeuwenlang hebben vervuld, ontbreekt met betrekking tot digitale informatie. De wetenschappelijke uitgevers slaan de digitale informatie op hun eigen servers op en stellen die binnen de termen van de afgesloten licenties ter beschikking. Het is echter zeer de vraag of deze oplossing houdbaar is voor de langere termijn. Sinds 2010 staat de Koninklijke Bibliotheek garant voor toegang voor UKB tot digitale tijdschriften via het e-Depot (met daarin de digitale bestanden van een groot aantal wetenschappelijke uitgevers) in geval zich calamiteiten voordoen in de online systemen van de leveranciers. Voor UKB is het van belang dat zoveel mogelijk uitgevers aan het e-Depot van de KB meewerken, ook buiten de sfeer van STM. UKB zal daarom bij (her)onderhandelingen aandringen op participatie aan het e-Depot, of anders participatie in een vergelijkbaar internationaal initiatief zoals het aan JSTOR gelieerde Portico. De rechten van UKB op ‘perpetual access’ dienen in licentiecontracten ondubbelzinnig vastgelegd te worden. UKB heeft afspraken gemaakt over verdeling van de bewaarplicht voor tijdschriften. Elke bibliotheek behoudt in elk geval al het materiaal dat behoort tot het domein waarvoor die bibliotheek bewaarplicht heeft aanvaard, ook als zich in andere bibliotheken nog een of meer kopieën van dat materiaal bevinden. Bewaarbeleid voor boeken UKB is voornemens de lijn van het bewaarbeleid van tijdschriften door te trekken naar de boekencollecties. Uitgangspunt kan daarbij zijn dat van elk gedrukt boek in de gezamenlijke collecties ten minste één of (waar mogelijk) twee exemplaren behouden blijven en dat tevens het verplaatsen van exemplaren tot een minimum wordt beperkt. Najaar 2011 zal hierover worden besloten. Gegeven de druk op bibliotheekmagazijnen en de hoge kosten daarvan zal UKB zich buigen over: • landelijk of regionaal gecoördineerde deselectie van boeken • onderzoek naar herinrichting van bestaande magazijnen • verkenning van gezamenlijke off-site storage van incourante collecties.

3 Projectvoorstel uit 2010 door bibliotheken, vertegenwoordigd in de Stichting Academisch Erfgoed, met als doel een aanzet vormen tot een landelijk plan van aanpak voor de grootschalige digitalisering van de bijzondere collecties in Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken.

12


3.2.5 Bevordering van open access UKB ziet het bevorderen van open access als een belangrijk middel voor het verkrijgen van toegang tot wetenschappelijke content tegen zo gunstig mogelijke condities. UKB zet zowel in op de ‘green road’, via de institutionele repositories, als op de ‘golden road’, via afspraken met uitgevers (zie ook 3.2.2). De rectoren van de instellingen hebben zich in het najaar van 2009 uitgesproken voor open access via de ‘green road’. De bibliotheken nemen zich voor om actief te streven naar: • een verplichting tot archiveren (deponeren) voor elke instelling • verruiming van de toegankelijkheid van de inhoud van de repository • opslag en beschikbaarstelling van onderzoeksdata • nadrukkelijk samen te werken in het uitgeven van open access tijdschriften. 3.2.6 Nationale repository infrastructuur In de afgelopen jaren heeft elke instelling een repository ontwikkeld, waarin de wetenschappelijke productie van de instelling (al dan niet in open access) gedeponeerd kan worden. In deze repositories worden vooral artikelen en proefschriften verzameld. Een goede aansluiting op het onderzoeksregistratiesysteem is van cruciaal belang voor het gemak waarmee auteurs hun full tekst content kunnen aanleveren. Landelijke invoering van een nieuw onderzoeksregistratiesysteem bij alle HO-instellingen vanaf 2012 (project NLRIS) is dan ook een kans voor bevordering van de ‘green road’ tot open access. UKB-leden participeren in het overleg dat Surf hiervoor organiseert (BIK). Doelstellingen voor de komende periode zijn: • optimale aansluiting op het nieuwe onderzoeksregistratiesysteem • ontwikkeling van één gezamenlijk repository-systeem, in aansluiting op de landelijke samenwerking m.b.t. NLRIS, met als doel verhoging van de efficiency in de processen rondom deze diensten in de bibliotheken. 3.2.7 The embedded library De universiteitsbibliotheken zijn bij uitstek toegerust om een ondersteunende rol te vervullen voor onderzoek en onderwijs met als streven het koppelen van de bibliotheekinfrastructuur aan virtuele omgevingen, het ontwikkelen van tools voor het integreren van content en het bieden van service op het terrein van datamanagement of datacuration. Daarom stimuleert UKB projecten die gericht zijn op de integratie van bibliotheekdiensten met virtuele werken leeromgevingen: de ‘embedded library’. Daarvoor wordt aansluiting gezocht met relevante onderdelen van het Meerjarenprogramma van SURF 4. Samenwerkingsomgevingen voor onderzoekers In eerste instantie zal de focus liggen op de werkomgevingen voor onderzoekers. Doel van de te ondernemen activiteiten is het integreren van bibliotheekdiensten in virtuele onderzoeksomgevingen (virtuele kenniscentra, VKC’s). Het werk hiervoor kan verdeeld worden tussen de bibliotheken en onderzoekers in verschillende instellingen kunnen gebruik maken van de resultaten. Deze infrastructuur zal in nauwe samenspraak met onderzoekers worden ontwikkeld en vormgegeven. Diensten die in de open onderzoeksomgeving aangeboden kunnen worden zijn: repository, content, attendering, NLRIS, tools voor verrijkte publicaties, citatieomgevingen. Het moet mogelijk zijn deze werkomgeving te integreren in oplossingen ‘in the cloud’. Het hanteren van open standaarden is hierbij essentieel.

4 Samen excelleren, Meerjarenplan Surf 2011-2014, zie http://www.surffoundation.nl/SiteCollectionDocuments/SURF%20MJP%202011%202014.pdf


13

Als vervolg hierop zal integratie van diensten t.b.v. onderwijs in de elektronische leeromgeving (ELO) volgens dezelfde werkwijze worden verkend. Daarom is het nu voor UKB niet opportuun te investeren in gezamenlijke ontwikkeling van diensten in Blackboard of andere ELO omgevingen, maar is het juist nodig de onderzoeksomgeving en de ELO naar elkaar te laten toegroeien. 3.2.8 Datamanagement In de afgelopen jaren heeft het onderwerp datamanagement (het vergaren, duurzaam opslaan en toegankelijk maken van primaire onderzoeksdata) een duidelijke ontwikkeling doorgemaakt. In veel universiteiten biedt de bibliotheek diensten aan op dit terrein. DANS en 3TU Datacentrum zijn twee partijen die dit onderwerp in Nederland ‘dragen’. Zij hebben ieder een eigen werkterrein: humaniora en sociale wetenschappen enerzijds en technische wetenschappen anderzijds. Deze twee partijen gaan de mogelijkheden voor nauwe samenwerking onderzoeken. Mogelijk ontstaat een expertisecentrum dat voor Nederland toepassingen ontwikkelt op het gebied van het vergaren, opslaan en toegankelijk maken van primaire onderzoeksdata en dat lange termijn opslag van data faciliteert binnen een gezamenlijke infrastructuur. Omdat een centraal expertisecentrum geen directe verbinding heeft met de lokale onderzoeksgroepen, maakt UKB zich sterk voor het tot stand brengen van een netwerk van lokale ‘front offices’ bij de instellingen (bij voorkeur bij de bibliotheken), die een directe verbinding hebben met de centrale expertise die door het DANS/3TU Datacentrum wordt geleverd. Beoogde resultaten: • alle universiteiten beschikken over de benodigde faciliteiten voor datamanagement en dataopslag (allereerst beschrijven uitgangspositie) • gedeelde kennis ten aanzien van de mogelijkheden tot hergebruik • uitwerken van best practices • verkennen van mogelijkheden voor (de)centrale opslag. Uiteraard zal hier aansluiting worden gezocht bij lopende projecten, o.a. Surf Cards en Podium+ en met het in juli 2011 gestarte eScience Centre. 3.2.9 Elektronische content in discovery tools Bibliotheken ervaren al langere tijd de noodzaak om hun rijke informatieaanbod op een eenvoudige, google-achtige manier doorzoekbaar te maken zonder af te doen aan de kwaliteit van het zoeken en het zoekresultaat. Met de vorige generatie instrumenten voor ‘metasearch’ is dit doel bij lange na niet bereikt, maar nieuwe discovery tools zetten een belangrijke stap in de goede richting. Een aantal bibliotheken heeft inmiddels een keuze gemaakt uit het aanbod (Summon, Primo, OCLC WorldCat, etc.). In UKB-verband zijn ideeën en ervaringen uitgewisseld en zijn gelegenheidscoalities ontstaan waarin producten werden getest, beoordeeld en aangekocht of zelf ontwikkeld. In de komende planperiode zullen naar verwachting ook alle andere UKB-bibliotheken een keuze maken in het kader van vernieuwing van zoekfaciliteiten voor hun gebruikers. Samenwerking in dit kader zal daarom vooral vorm krijgen in het samen optrekken bij het beschikbaar maken en krijgen van full tekst content en indexen daarop. Dit is essentieel voor het goed functioneren van deze systemen. De wens tot uitwisselbaarheid van gegevens tussen verschillende systemen zal worden meegenomen in de licentieonderhandelingen voor elektronische content.

14


3.2.10 Academic skills Academische vaardigheden, academic skills, omvatten naast de traditionele informatievaardigheden (zoeken, vinden, beoordelen en verwerken van wetenschappelijke informatie) het aanleren van vaardigheden om gebruik te maken van nieuwe technische mogelijkheden (internet research, online samenwerking, social media etc.). Daarnaast behoren ook andere onderwerpen, zoals het aanvragen van subsidies en andere vormen van onderzoeksfinanciering, publicatiestrategieën, kennis over in open access publiceren en Open Courseware, datamanagement en impactmeting van onderzoek tot de benodigde vaardigheden van studenten (en docenten). UKB streeft op dit terrein de volgende doelstellingen na: • inventarisatie van academic skills modules bij de universiteitsbibliotheken (internetresearch, trainingen etc.) met het oog op kennisuitwisseling, best practices, opzetten nieuwe services en maatwerk • opzetten van een ‘marktplaats’ voor modules academische vaardigheden (VU, UvA): cursusmateriaal op een virtuele marktplaats zetten, bedoeld voor medewerkers • een scriptie-atelier ter ondersteuning van zoeken, vinden en bewerken van informatie, met daarnaast een state of the art repository voor scripties in allerhande vakgebieden (scriptiebank). 3.2.11 Nieuwe competenties Competenties In het kader van de veranderende rol van de wetenschappelijke bibliotheek moeten bibliotheekmedewerkers over nieuwe competenties beschikken. Om de diensten van de bibliotheek te laten aansluiten op onderzoek en onderwijs, wordt de bibiotheekmedewerker in toenemende mate een ‘embedded librarian’. Binnen UKB kan de benodigde expertise op nieuwe terreinen zoals datacuration en datamining nog sterker gedeeld worden, zodat bibliotheken efficiënter kunnen werken. Doelstellingen: • afstemming en consensus over de invulling van de nieuwe functieprofielen voor invoering van UFO 6 • afspraken over uitwisseling van personele capaciteit en gezamenlijke inzet. Functieprofielen De binnen de universiteiten vigerende UFO-functieprofielen voor bibliotheekfuncties passen niet meer bij de huidige ontwikkeling van de ‘embedded library’. Op het niveau van UFO centraal is een discussie gaande over de modernisering van deze profielen. Er is ook een voorstel voor een variantprofiel voor data librarian. Naar verwachting zullen de nieuwe functieprofielen medio 2012 worden opgenomen in UFO 6 die medio 2012 verschijnt. 3.2.12 Impactmeting als aanvulling op de benchmarking In deze periode van verandering is het des te meer noodzakelijk om de toegevoegde waarde van de bibliotheek duidelijk te maken voor de instelling waarvan zij deel uitmaakt, zeker in een tijd waarin de competitie om middelen in de instelling sterker wordt. Doelstelling: • Uitbreiding van het huidige systeem van benchmarking van de universiteitsbibliotheken met vormen van impactmeting om de toegevoegde waarde van de bibliotheek voor onderwijs en onderzoek beter meetbaar en zichtbaar te maken. Een eerste stap zal zijn oplevering van een rapport met aanbevelingen en een plan van aanpak voor impactmeting van de universiteitsbibliotheken in Nederland op basis van een internationale omgevingsverkenning middels literatuuronderzoek; ook een pilot onderzoek kan onderdeel zijn van dit onderzoeksproces.


15

4

Strategische partners van UKB Als consortium beschikt UKB over voldoende kritische massa om relevante onderwerpen en ontwikkelingen op landelijk niveau te agenderen en te zorgen voor de benodigde bestuurlijke afstemming en inbedding. In de afgelopen jaren is op verschillende momenten succesvol actie ondernomen in de richting van OCW en VSNU met betrekking tot open access en nationale licenties. UKB zal zich op verschillende terreinen blijven manifesteren als belangenbehartiger, bijvoorbeeld in de contacten met wetenschappelijke uitgevers en leveranciers, als pleitbezorger van open access en direct of indirect, via SURF en de afzonderlijke UB’s, op andere relevante onderwerpen.

Om effectief te kunnen samenwerken en om de rol van belangenbehartiger goed te kunnen vervullen zal het nodig zijn strategische allianties aan te gaan en de banden met verwante bibliotheeken wetenschappelijke organisaties te verstevigen. Dit veronderstelt ook actieve participatie in verschillende netwerken of bredere consortia (bijv. GII). Op instellingsniveau is er onder invloed van open access publishing en de institutionele repositories veel aandacht voor auteursrecht gekomen. Via de FOBID Juridische Commissie is UKB actief in de voorlichting en lobby op dit terrein, ondersteund door Surf. UKB is goed vertegenwoordigd in landelijke gremia zoals SURF, GII, FOBID en Stichting Pica (voor de volledige weergave zie hoofdstuk 5) en onderhoudt relaties met de HBO bibliotheken (SHB), Plusbibliotheken (voorheen WSF) en via GII met de openbare bibliotheekorganisaties (SIOB, VOB, Bibliotheek.nl). Van strategisch belang zijn de regelmatige contacten met het Ministerie van OCW en NWO. Naast contacten met internationale organisaties zoals LIBER, ICOLC, SPARC, IFLA en EBLIDA onderhoudt UKB informele contacten met de Vlaamse en Duitse zusterorganisaties VOWB en AGUB. Via SURF Foundation participeert UKB voorts in Knowledge Exchange. Dit is een internationaal samenwerkingsverband met Denemarken (DEFF), Duitsland (DFG) en Groot-Brittannië, dat gebruik en ontwikkeling van de ICT-infrastructuur in het hoger onderwijs en onderzoek ondersteunt en stimuleert. UKB heeft toegevoegde waarde als platform voor uitwisseling van kennis en expertise tussen de participerende instellingen op het terrein van de wetenschappelijke informatievoorziening in Nederland. Nieuwe ontwikkelingen en innovaties binnen de afzonderlijke instellingen of voortkomend uit kleinschalige samenwerking en Europese projecten worden met de UKB-leden gedeeld via plenaire themabijeenkomsten en via de verschillende UKB werkgroepen.

16


5

Werkwijze Met het oog op een voortvarende en effectieve uitwerking van de voornemens worden de collectieve beleidsthema’s zoveel mogelijk belegd bij reguliere UKB-werkgroepen. In opdracht van UKB dragen zij zorg voor de beleidsvoorbereiding, afstemming en kennisuitwisseling en het uitbrengen van adviezen, gevraagd en ongevraagd. Zo behoudt de werkgroep Innovatie een belangrijke functie als platform op het terrein van ontwikkeling van innovatieve diensten als datamanagement. Voor andere onderwerpen worden zo nodig nieuwe werkgroepen opgericht. Zoveel mogelijk zijn UKB leden zelf direct of indirect als UKB liaison bij de voortgang in de verschillende commissies en werkgroepen betrokken. Elke werkgroep stelt een werkplan op met een uitwerking van de beleidsdoelstellingen in concrete acties en resultaten en rapporteert hierover aan UKB. De voorzitters van de gelegenheidscoalities dragen zelf de verantwoordelijkheid voor de invulling en voortgang van hun respectievelijke projecten. Het onderstaande schema laat zien welke UKB werkgroepen betrokken zijn bij het uitvoeren van de beleidsagenda. Beleidsthema Nationale Informatie Infrastructuur GII Inkoop wetenschappelijke informatie Digitalisering collecties Duurzame toegang tot collecties Bevordering open access Nationale Repository Infrastructuur The Embedded Library Datamanagement Discovery tools Academic Skills Nieuwe competenties Impactmeting

UKB Werkgroep Werkgroep Innovatie Werkgroep Licenties Werkgroep Europese Aanbesteding boeken Werkgroep Collectiemanagement Commissie Bijzondere Collecties Werkgroep Collectiemanagement Werkgroep Open Acces p.m. UU (vz), LEI, TUD, UM, TU/e, UT TUD (vz), 3TU, VU, UU WUR (vz), RUG, VU, UU Werkgroep Learning Spaces (EUR vz) UvT (vz), UvA, RUG, TU/e, UT UM (vz), RU, TUD, UT


17

UKB kent daarnaast een aantal vaste commissies en expertisegroepen die activiteiten uitvoeren en/of als doel hebben kennisdeling onder UKB-leden. Overige UKB Expertisegroepen Groot Benchmark Team Hoofden Back Office Processen Overleg Hoofden Publieksdiensten Commissie Bijzondere Collecties

Doel van het overleg Doorontwikkeling jaarlijkse benchmark Afstemming met werkgroep Impactmeting Bijdragen aan UKB-brede en vakspecifieke beleidsthema’s Kennisdeling Bijdragen aan UKB-brede en vakspecifieke beleidsthema’s Kennisdeling Bijdragen aan UKB-brede en vakspecifieke beleidsthema’s Kennisdeling

Tenslotte is UKB vertegenwoordigd in een aantal andere gremia in het land. Hieronder een overzicht. Vertegenwoordiging UKB in andere gremia in Nederland GII: Stuurgroep, Advieswerkgroep Kwaliteit Databank Surf IR Managers overleg FOBID - Bestuur - FOBID Juridische Commissie (FJC) - FOBID Commissie Ontsluiting - FOBID Commissie Opleidingen Surf Algemeen Bestuur Surf Platformbestuur ICT en Onderzoek Surf Platformbestuur ICT en Onderwijs Stichting Pica CAMBIN GOO-Stuurgroep (wordt uitgefaseerd)

18


Doel van het overleg Ontwikkeling landelijke informatie infrastructuur Landelijke afstemming institutional repositories Afspraken aangaande landelijke activiteiten voor alle bibliotheeksectoren in Nederland

Beleid SURFFoundation bepalen Afstemming activiteiten Surf platform ICT en Onderzoek Afstemming activiteiten Surf platform ICT en Onderwijs Subsidie aanvragen beoordelen Overleg medische bibliotheken in Nederland Landelijke afspraken over gemeenschappelijke onderwerpsontsluiting

BIJLAGE: UKB Leden Leden K.F.K. de Belder MA MLIS ir. M.J. van den Berg (lid dagelijks bestuur) drs. P.G.G.M. Daalmans mw. drs. J.C.M. Figdor mw. drs. J.H.M. Frijns mw. drs N.J. Grygierczyk mw. drs. M. Nieboer (lid dagelijks bestuur) drs. J.S.M. Savenije mw. drs. H.PA. Smit (voorzitter) dr. P.E.L.J. Soetaert ir. G. Spikman drs. A.J.H.A. Verhagen Mw. ir W.J.S.M. van Wezenbeek Mw. drs. I. Wijk

Universiteit Leiden http://bibliotheek.leidenuniv.nl/ Universiteit van Tilburg http://www.tilburguniversity.edu/nl/ Universiteit Twente http://www.utwente.nl/ub/ Technische Universiteit Eindhoven http://w3.tue.nl/nl/diensten/bib/ Vrije Universiteit http://www.ubvu.vu.nl/ Radboud Universiteit Nijmegen http://www.ru.nl/ubn/ Rijksuniversiteit Groningen http://www.rug.nl/bibliotheek/index Koninklijke Bibliotheek http://www.kb.nl/ Universiteit Utrecht htp://www.uu.nl/university/library/ Erasmus Universiteit Rotterdam http://www.eur.nl/ub Wageningen UR http://library.wur.nl/ Universiteit van Amsterdam http://cf.uba.uva.nl/nl/ Technische Universiteit Delft http://www.library.tudelft.nl/ Universiteit Maastricht http://www.maastrichtuniversity.nl/library

Geassocieerde leden

Open Universiteit http://www.ou.nl/ Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen http://www.knaw.nl/ Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken http://www.nvb-online.nl/afdelingen/speciale-bibliotheken/

Staf mw. drs. M.L. Borghmans mw. Y. Stigter

beleidsmedewerker / ambtelijk secretaris management assistent

Secretariaat UKB • Postbus 90407 • 2509 LK Den Haag (070) 31 40 772 / (070) 31 40 496 e-mail: [email protected] • www.ukb.nl


19

colofon © UKB, Den Haag september 2011 tekst en redactie UKB ontwerp Joke Mestdagh druk Printvisie, Rotterdam foto’s binnenzijde omslag voor:

1

3

achter: 10 11 13 14

2

4

5

6

7

8

9

15

17

12

16

18

1: UB Amsterdam (UvA), 2: UB Leiden, 3: UB Rotterdam, 4: UB Nijmegen, 5: UB Utrecht, 6: UB Maastricht, 7: UB Utrecht, 8: UB Leiden, 9: TU Delft Library 10: Koninklijke Bibliotheek, 11: TU Delft Library, 12: UB Groningen, 13: UB Wageningen, 14: UB Tilburg, 15: UB Twente, 16: UB Rotterdam, 17: Koninklijke Bibliotheek, 18: UB Leiden fotografie Dick van Aalst (4), Ben Bergmans (14), Agnes Booijink (15), Jeroen Bosman (5, 7), Marc de Haan (8, 18), Jan van der Heul (9), Arie Kers (3, 16), Jacqueline van der Kort (17), Monique Kooijmans (1), Hetty Oostergetel (12), Paula Orme (2), Marleen Sleeuwits (11), Susanne Snijders (6), Jos Uljee (10)

Secretariaat UKB Postbus 90407 2509 LK Den Haag (070) 31 40 772 / (070) 31 40 496 e-mail: [email protected] www.ukb.nl

20


De wetenschappelijke bibliotheek. op weg naar the cloud

Recommend Documents