OP WEG NAAR DE WERKKOSTENREGELING

OP WEG NAAR DE WERKKOSTENREGELING

Hoogste tijd voor actie!

2 De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie!

INLEIDING

De in 2011 ingevoerde werkkostenregeling heeft tot doel de fiscale regels met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden te vereenvoudigen. Kern van deze regeling is dat allerlei bijzondere regels zoals die voor de fiets, fitness, geschenken, vakbondscontributie, personeelsreizen en internet vervallen. Daarvoor in de plaats kwam één algemene vrijstelling die werkgevers kunnen gebruiken om dit soort zaken of geheel andere zaken (!) aan hun werknemers te verstrekken. Zonder al teveel poespas en voorwaarden. Die vrijstelling bedraagt in 2014 1,5% van de loonsom van de werkgever. De werkkostenregeling is nog niet verplicht. Dat zou pas vanaf 2015 gaan gelden. Tot die tijd mogen werkgevers ook nog de oude regels toepassen. Veel werkgevers passen om uiteenlopende redenen dan ook nog steeds die oude regels toe, maar ook voor hen wordt het nu echt de hoogste tijd. Zelfs al zou de regeling pas later verplicht worden (hetgeen op het moment van het schrijven van deze whitepaper een mogelijkheid is). Daarvoor zijn twee redenen.  De eerste is dat overstappen op de werkkostenregeling wel eens veel voordeliger kan zijn dan het gebruik maken van de oude regels.  De tweede reden is dat, of dat de werkkostenregeling nu geld oplevert of (in eerste instantie) kost: het op een juiste en zo voordelig mogelijke wijze anticiperen op en implementeren van de werkkostenregeling vergt de nodige tijd en aandacht. Alleen op die manier kan het ‘optimale’ arbeidsvoorwaardenpakket worden samengesteld. Een arbeidsvoorwaardenpakket waar zowel de werknemer als de werkgever zo blij als maar mogelijk van worden. Zonder gedoe met de Belastingdienst. Met deze whitepaper willen we beide aspecten duidelijk maken en u een handreiking bieden voor een succesvolle overstap. Al realiseren wij ons dat de werkkostenregeling, in ieder geval financieel bezien, niet voor iedere werkgever een verbetering is of kan zijn. mr. Marcel Kawka Partner BDO

De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie! 3

DE WERKKOSTENREGELING 2014

Om met de werkkostenregeling aan de slag te kunnen gaan is het natuurlijk nodig om kennis te hebben van deze regeling. Vandaar dat wij deze whitepaper starten met een uiteenzetting van de werkkostenregeling zoals die momenteel geldt. Elders in deze whitepaper werpen wij een blik op de mogelijke veranderingen die de werkkostenregeling in de toekomst zou kunnen ondergaan. Onder de werkkostenregeling veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven volledig. Ook het loonbegrip is anders geformuleerd. De nieuwe definitie luidt: ‘Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.’ De verandering zit hem in de toevoeging na de komma. Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles (!) wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt. Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel geen beloningselementen bevatten of de werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel tot het loon. De oprekking van het loonbegrip is ingrijpend voor de praktijk. In principe zou bijvoorbeeld ook de vergoeding van vakliteratuur daar onder kunnen vallen, de laptop die een werknemer ter beschikking heeft gekregen, etc. Om dergelijke zaken buiten de loonbelasting te laten, dienen ze afzonderlijk te worden vrijgesteld. Verderop in deze whitepaper zal blijken dat een aantal zaken ook inderdaad is vrijgesteld. Dit geldt echter niet voor alle arbeidsvoorwaarden die in de praktijk vaak voorkomen. Op de regel dat alles loon vormt, bestaat dus wel een aantal uitzonderingen:  1,5% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn personeel. Deze extra 1,5% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen dat verdwijnt;  Intermediaire kosten zijn nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden;  Een zestal kostensoorten is ook nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden; en  Tenslotte wordt een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen op nihil gewaardeerd. Verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever, zijn ook vrijgesteld. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Hierbij zijn als voorbeelden genoemd de fruitmand bij ziekte van de werknemer of een rouwkrans bij overlijden. Inmiddels is duidelijk geworden dat onder deze verstrekkingen worden verstaan geschenken

in natura, dat wil zeggen geen geld en geen cadeaubonnen, mits de factuurwaarde van het geschenk, inclusief btw, maximaal € 25 bedraagt. Bovendien moet het geschenk worden gegeven bij een gelegenheid waarbij de werknemer ook van derden geschenken ontvangt. Intermediaire kosten Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:  de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;  kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);  kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Bij intermediaire kosten kan gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de ter beschikking gestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Andere voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en aldaar kosten voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk etentje zijn intermediaire kosten. 6 gerichte vrijstellingen Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen, zullen naast de intermediaire kosten ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn. Deze worden de gerichte vrijstellingen genoemd. De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld:  Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);  Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer), etc.);  Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;  Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties;  Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten);  Zakelijke verhuiskosten.

4 De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie!

Vaste vergoedingen Eventuele bestaande vaste kostenvergoedingen kunnen ook onder de werkkostenregeling onbelast blijven indien en voor zover de onderbouwing bestaat uit intermediaire kosten en gericht vrijgestelde kostensoorten. In beginsel geldt wel dat voorafgaand aan de overstap op de werkkostenregeling een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijke kosten moet worden gehouden. De Belastingdienst heeft echter het standpunt ingenomen dat de vereiste steekproef achterwege mag blijven als de betreffende vaste kostenvergoedingen in het verleden al zijn onderbouwd door middel van een steekproef dan wel door de Belastingdienst zijn goedgekeurd. Wij adviseren werkgevers overigens altijd het achterwege mogen laten van de steekproef af te stemmen met de Belastingdienst. Werkplek gerelateerde voorzieningen Dan is er nog een categorie voorzieningen die weliswaar binnen het forfait van 1,5% van de loonsom valt, doch hierbij op nihil of een laag bedrag wordt gewaardeerd. Het gevolg is derhalve dat deze voorzieningen, het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden gegeven. Nihilwaardering Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek (niet zijnde de woning, schip, etc. van de werknemer) worden gebruikt of verbruikt:  Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat, etc.). Hieronder vallen ook voorzieningen als een fitnessruimte, een zwembad en het personeelsfeest op de werkplek;  Arbovoorzieningen op de werkplek (en thuis zie hierna);  Consumpties op de werkplek;  Ter beschikking gestelde mobiele telefoon en mobiel internet (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt);  Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen en computers (mits zakelijk gebruik 90% of meer en ook gebruikt op een werkplek niet zijnde in de woning van de werknemer);  Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken;  Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft;  Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt;  Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen cafetariaregelingen);

 De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening. Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid verricht en als de werkgever arboverantwoordelijk is voor dat vervoermiddel. Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis. De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen, wil de vrijstelling van toepassing zijn. De vrijstelling voor arbo-voorzieningen is als enige wel expliciet uitgebreid tot arbo-voorzieningen op de werkplek thuis indien en voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet 1998. Zo wordt een verstrekte of ter beschikking gestelde werkplek in de woning van de werknemer (bureau, bureaustoel en doelmatige verlichting) onder voorwaarden dus ook op nihil gewaardeerd. Lage waardering  Maaltijden in bedrijfsrestaurants (€ 3,15 per maaltijd, bedrag 2014);  Huisvesting of inwoning op de werkplek (€ 5,35 per dag, bedrag 2014);  Kinderopvang op de werkplek. Wordt een verstrekking op meer dan nihil gewaardeerd, dan zal die tot dat bedrag vallen onder de hierna te bespreken ‘werkkostenregeling’, het 1,5%-forfait. Belangrijk voor de praktijk is dat deze bijzondere waarderingsregels alleen zullen gaan gelden voor ter beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (een enkele uitzondering daargelaten, bijvoorbeeld maaltijden en arbo-voorzieningen) en nooit voor vergoedingen. Vergoedingen en de andere verstrekkingen zullen derhalve voor het volledige bedrag moeten worden meegenomen in het 1,5%-forfait dan wel integraal worden belast (voor zover het 1,5%-forfait van de hierna te bespreken werkkostenregeling wordt overschreden). Een duidelijk voorbeeld is de mobiele telefoon die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Staat het abonnement op naam van de werkgever, dan wordt de ter beschikking stelling op nihil gewaardeerd en is deze volledig vrij. Vergoedt de werkgever daarentegen de kosten van deze telefoon aan de werknemer, dan dient het gehele

De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie! 5

bedrag van de vergoeding te worden meegenomen in de forfaitaire regeling van 1,5% van de loonsom. Ook voorzieningen buiten de werkplek zoals internet thuis zullen als zodanig worden belast en derhalve voor de volledige waarde vallen onder de regeling van het 1,5%-forfait. De vrijstelling van 1,5% Voor alle vergoedingen en verstrekkingen, die niet:  Onder het begrip intermediaire kosten vallen, en/of;  Niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en/of;  Niet op nihil worden gewaardeerd, geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/ premie volksverzekeringen zijn onderworpen. Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen geldt echter onder de werkkostenregeling op werkgeversniveau wel een algemene vrijstelling. Deze vrijstelling bedraagt 1,5% van de loonsom van de werkgever. De werkgever kan deze vrijstelling zelf invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een kerstpakket, een personeelsreis of een fiets van de zaak, maar ook met aandelen in het bedrijf van de werkgever. De werkgever hoeft daarbij niet te kijken of (bij een specifieke werknemer) aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Al zal misbruik (als bijvoorbeeld de directeur-grootaandeelhouder het 1,5%-forfait alleen voor zichzelf benut) worden bestreden. Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde vallen onder het 1,5%-forfait (tenzij de werkgever er voor kiest de voorziening ‘gewoon’ te belasten):  Fiets van de zaak;  Vakbondscontributie;  Bedrijfsfitness (buiten de werkplek);  Kerstpakketten;  Internet thuis;  Rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure;  Producten uit eigen bedrijf;  Personeelsfeesten (buiten de werkplek) en -reizen. Vergoedingen (en verstrekkingen) van geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland, wapens en munitie, gevaarlijke dieren, etc., die nu ook niet belastingvrij zijn, vallen niet onder de werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zullen sowieso volledig belast blijven en mogen dus niet worden opgenomen in het 1,5%-forfait. Hierop mag ook niet de eindheffing worden toegepast. Dit geldt ook voor de ter beschikking gestelde auto en een eerste woning (tenzij er sprake is van dubbele huisvesting buiten de woonplaats).

Waardebepaling verstrekkingen Verstrekt de werkgever bepaalde zaken (in natura) dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd moeten worden, waarna de ‘gemeten’ waarde in het 1,5%-forfait valt. Als waardering geldt de prijs die de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten ( inclusief btw) of anders de waarde in het economische verkeer. Voor producten uit het eigen bedrijf wordt de waarde altijd gesteld op ‘de consumentenprijs‘. Een belastingvrije korting geven is (buiten het 1,5%-forfait) in principe niet meer mogelijk. Vallen de verstrekkingen echter onder één van de hiervoor besproken ‘lage’ waarderingsregels voor werkplek gerelateerde voorzieningen, dan geldt die (doorgaans ook lagere) waarde. Eindheffing over meerdere Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,5% van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt. Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, zijn niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Niet voor zover ze binnen de 1,5%-norm vallen en ook niet voor het meerdere voor zover ze met de eindheffing zijn belast. Ze maken ook geen deel uit van de grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen.

6 De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie!

GAAT DE WERKKOSTENREGELING NOG WIJZIGEN? EN ZO JA, HOE DAN? Begin 2013 is aangekondigd de verplichte invoering van de werkkostenregeling uit te stellen tot 1 januari 2015. Tegelijkertijd is aangegeven dat het ministerie van Financiën aanpassingen van de werkkostenregeling overweegt. Er lijken hierbij twee mogelijkheden te zijn: 1. De huidige werkkostenregeling wordt met wat kleine aanpassingen per 1 januari gecontinueerd, of 2. Het noodzakelijkheidscriterium wordt per 1 januari 2015 ingevoerd.

Scenario 1 Dit zullen in de eerste plaats vooral uitvoeringstechnische veranderingen zijn. Zo zal de afrekening van de werkkostenregeling (bij overschrijding van de vrije ruimte) mogelijk gaan plaatsvinden na afloop van het kalenderjaar of boekjaar. Daarnaast zou de werkkostenregeling per concern toegepast kunnen of moeten worden in plaats van per inhoudingsplichtige. Uit evaluaties van de werkkostenregeling is ook nog naar voren gekomen dat in de praktijk met name knelpunten worden ervaren met het huidige werkplekcriterium (alleen voorzieningen die, mede, op de werkplek worden gebruikt of verbruikt worden nu op nihil gewaardeerd). Het ministerie van Financiën denkt er over concreet ervaren knelpunten te gaan oplossen. Als belangrijkste voorbeeld heeft men hier genoemd het parkeren buiten het eigen bedrijfsterrein van de werkgever. Tenslotte overweegt het ministerie een herinvoering van een specifieke vrijstelling voor producten en diensten uit het eigen bedrijf. Dit omdat met name de detailhandel onevenredig hard wordt getroffen door de werkkostenregeling; in verhouding hebben deze werkgevers veel laag betaald personeel en de mogelijkheid onbelast personeelskortingen te geven is vervallen met de huidige werkkostenregeling.

Scenario 2 Wordt het scenario 2, dan zullen waarschijnlijk ook de hiervoor genoemde uitvoeringstechnische veranderingen plaatsvinden. Daarnaast zal het noodzakelijkheidscriterium dan worden geïntroduceerd. Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven. En dus onbelast blijven. Vakliteratuur en gereedschappen, mobiele telefoons en dergelijke kunnen dan op grond van de nieuwe definitie van het loon al onbelast zijn. Om aan te sluiten bij de maatschappelijke opvattingen van wat loon is, zal veel meer de achtergrond van de voorziening een rol moeten spelen. Heeft de voorziening, bijvoorbeeld de verstrekking van een iPad, vooral een zakelijke achtergrond en kan de werkgever in redelijkheid menen dat dit nodig is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan kan het eventuele privévoordeel van die voorziening buiten beschouwing blijven. Andersom kan dit ook; is een voorziening gericht op het belonen van een werknemer, maar kan deze voorziening ook bijdragen aan de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is deze toch volledig belast. Hierbij kan bijvoorbeeld aan een maandelijkse borrel op kosten van de werkgever worden gedacht.

De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie! 7

DE BELANGRIJKSTE MISVERSTANDEN RONDOM DE WERKKOSTENREGELING Hiervoor heeft u uitgebreid kunnen lezen wat de werkkostenregeling inhoudt. Rondom de uitvoering blijken echter in de praktijk nogal wat misverstanden te bestaan. We hebben de belangrijkste voor u op een rijtje gezet. ‘de werkkostenregeling is nadelig’ Een groot en wijdverbreid misverstand is dat de werkkostenregeling nadelig is voor de werkgevers en werknemers. Het algemeen forfait is zo berekend dat het gemiddeld gezien voor werkgevers niets zou uitmaken. Dat betekent dus dat sowieso een deel van de werkgevers baat heeft bij de werkkostenregeling. Daarnaast is bij deze berekeningen er van uitgegaan dat er niets wijzigt in de arbeidsvoorwaarden. Werkgevers die nu al baat hebben bij een overstap kunnen het voordeel soms vergroten en werkgevers die er op achteruit zouden kunnen gaan, kunnen op zijn minst de schade verzachten. Eenvoudig door bepaalde arbeidsvoorwaarden aan te passen of te schrappen. Overigens geven sommige werkgevers ook duidelijk aan de overstap op de werkkostenregeling te gebruiken om weer eens kritisch te kijken naar alle secundaire arbeidsvoorwaarden die in de loop der tijd zijn ontstaan. ‘de eindheffing van 80% kost werkgevers veel geld’ Op het moment dat de forfaitaire ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom wordt overschreden, is belastingheffing verschuldigd. Dit kan door middel van de werkgevers-eindheffing van 80%. Deze eindheffing is echter niet verplicht. Bij overschrijding van het ‘potje’ kan er namelijk ook voor gekozen worden de betreffende arbeidsvoorwaarde ‘gewoon’ te belasten bij de werknemer dan wel deze te bruteren. Wat bovendien nog onvoldoende in de praktijk wordt gerealiseerd echter, is dat het eindheffingspercentage van 80% vaak juist voordelig is. Dit geldt namelijk voor alle netto toegekende (en netto gemaakte) beloningen aan werknemers voor zover die geen onderdeel uitmaken van de pensioengrondslag of uitkeringsgrondslag. Dat komt onder meer omdat er geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn over ‘eindheffingsbestanddelen’. Gerekend over de netto beloning loopt het belastingvoordeel al snel op tot 20-30%. ‘bonussen, gratificaties en dergelijke mogen niet in het 1,5%-forfait’ Op basis van de huidige werkkostenregeling is het wel degelijk mogelijk dit soort uitkeringen onder te brengen in de vrije ruimte (en de uitkeringen zo onbelast te laten plaatsvinden). In eerste instantie deelde de Belastingdienst dit standpunt. Later, in de loop van 2013 was de Belastingdienst het hier, naar onze mening meestal ten onrechte, plotseling niet altijd mee eens. De laatste tijd zien wij echter steeds vaker situaties met bonussen en vergelijkbare uitkeringen waarmee de Belastingdienst, weliswaar onder voor-

waarden, toch akkoord gaat. De voorwaarden hebben dan vooral betrekking op de hoogte van de uitkeringen. ‘mijn werknemer betaalt de fiets van de zaak toch zelf…’ Veel personeelshandboeken (en cao’s) bevatten cafetaria-ruilsystemen; de werknemer krijgt bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakbondscontributie vergoed of verstrekt, maar moet hier tegelijkertijd wel brutoloon, vakantiegeld of bijvoorbeeld vakantiedagen voor inleveren. Onder de werkkostenregeling is echter een fiets van de zaak- of bedrijfsfitnessregeling dan wel een vergoeding voor vakbondscontributie niet langer onbelast. En dit ongeacht of de werknemer hier andere arbeidsvoorwaarden voor moet inleveren. Krijgt de werknemer derhalve in 2015 een fiets ter waarde van € 749 waarvoor hij vervolgens gedurende 12 maanden brutoloon inlevert, dan is de volledige waarde van € 749 belast. En het is derhalve ook dit bedrag van € 749 dat moet worden meegenomen in de vrije ruimte van 1,5%. ‘al mijn vaste kostenvergoedingen moeten in het forfait van 1,5%’ Dit zal bijna nooit het geval zijn. Aan de hand van de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding zal wel beoordeeld moeten worden of en zo ja, voor welk gedeelte de vaste kostenvergoedingen ook onder de werkkostenregeling onbelast kunnen blijven. Slechts voor zover deze vergoeding bestaat uit andere kostensoorten dan intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten auto van de zaak, representatiekosten) en gericht vrijgestelde kostensoorten (bijvoorbeeld verblijfkosten, vakliteratuur) zal de vergoeding belast moeten worden. Er kan uiteraard ook voor gekozen worden dit, bovenmatige, deel in het forfait van 1,5% te laten vallen. ‘mijn personeel informeer ik pas in december 2014 over de overstap op de werkkostenregeling’ Dat kan uiteraard, maar de vraag is of dat altijd verstandig is. Stel dat u nu een vergoeding geeft voor het gebruik van de mobiele telefoon van de werknemer. En dat u dat in 2015 wilt veranderen, door een mobiele telefoon aan de werknemer ter beschikking te stellen omdat dat fiscaal aantrekkelijker is? Het is dan zaak dit tijdig aan de werknemers te communiceren zodat zij er rekening mee kunnen houden op het moment dat ze een nieuw telefoonabonnement moeten afsluiten. ‘mijn accountant/salarisverwerker regelt het allemaal wel’ Veel werkgevers hangen ontspannen achterover en denken dat het wel voor hen wordt geregeld. Dit is helaas niet altijd helemaal juist. Ten eerste zullen de accountant of salarisverwerker niet altijd over voldoende specifieke kennis van de werkkostenregeling beschikken. En dan nog is het vaak niet mogelijk om zelfstandig een volledig (juist) beeld te krijgen van die feiten en omstandigheden bij de werkgever die van belang zijn voor de werkkostenregeling.

8 De werkkostenregeling, hoogste tijd voor actie!

Kennis van de werkkostenregeling is dus ook voor de werkgever essentieel. Het is immers de werkgever die bijvoorbeeld bepaalde arbeidsvoorwaarden zal moeten, en willen, schrappen of aanpassen. ‘de werkkostenregeling is wel moeilijk’ De werkkostenregeling is niet moeilijk maar overstappen op de werkkostenregeling kan dat wel zijn. Onder de werkkostenregeling verdwijnen meer dan 20 specifieke vrijstellingen in ruil voor een pot van 1,5% van de loonsom waar een werkgever mee kan doen en laten wat hij wil. Dus wat dat betreft is het niet zo moeilijk. Maar een juiste overstap, het maken van de juiste keuzes en de juiste handelingen op het juiste moment verrichten, is niet zo eenvoudig.

Deze whitepaper is voor u samengesteld door mevr. mr. Chantal van Oirschot – Van Aerle en mr. Marcel Kawka. Sinds 2010 hebben zij samen meer dan 500 workshops, seminars en andere bijeenkomsten rond de werkkostenregeling verzorgd. Zowel openbare als ‘inhouse‘. Daarnaast hebben zij tientallen werkgevers begeleid bij de overstap op de werkkostenregeling en vele anderen ondersteund bij de voorbereiding daarop. Ze mogen zich dan ook zowel in theorie als praktijk experts noemen op het gebied van de werkkostenregeling. Wilt u met hen in contact komen of heeft u vragen over de werkkostenregeling of andere HR vraagstukken? Bel dan 088-2364848 of mail naar [email protected].

WWW.BDO.NL/HRSERVICES

03/2014 – BB1417