TEAM FINANCIEEL De softwareoplossing voor de boekhouder

TEAM FINANCIEEL

De softwareoplossing voor de boekhouder

AccountView BV H.J.E. Wenckebachweg 200 Postbus 9400 1006 AK Amsterdam Tel. 020 355 29 10 Fax 020 617 14 78 E-mail: [email protected] Internet: www.accountview.com AccountView is onderdeel van Visma AS

TEAM FINANCIEEL

De softwareoplossing voor de boekhouder

Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, AccountView Go en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Visma is een handelsmerk van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Outlook, .NET en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Copyright © AccountView BV, 2011

TEAM FINANCIEEL

3

inhoud

inhoud

AccountView voor uw financiële administratie De softwareoplossing voor de boekhouder Financiële modulelijn

39

Aanmaningen

40

Budgettering I

42

Consolidatie I

43

Dynamic Office

44

G-rekening

46

Kostenverdeel I

48

Periodieke boekingen

50

Relatiebeheer: - Contact Manager

51

- Verkoopinformatiesysteem

52

- AccountView SuperOffice CRM Online

54

Telebankieren: Boekhoudsoftware voor optimale aansluiting administratieve processen

6

- Automatische betalingen

56

Uw boekhoudpakket: standaard op maat

9

- Automatische incasso

57

Klant aan het woord: Braams&Partners bv

14

- Inlezen bankmutaties

58

Kasstroom en liquiditeit verbeteren: cash is king

18

Transitorische posten

60

Klant aan het woord: Ripperda Vastgoedbehoud

22

Uitgebreide kostenanalyse

62

Inzicht en financiële grip

26

Uitgebreide vreemde valuta

64

Klant aan het woord: Panorama Mesdag

32

Vaste activa I

66

Optimale ondersteuning bij aanschaf, implementatie én uitbreiding

36

Overzicht uitbreidingsmogelijkheden AccountView Team

68

Meer informatie en contact

4

Accountview

69

TEAM FINANCIEEL

5

inleiding

Boekhoudsoftware voor optimale aansluiting administratieve processen Boekhouden wordt al bijna vijfentwintig jaar door AccountView vereenvoudigd door het automatiseren van de administratieve processen. De boekhouding bestaat uit verschillende deelprocessen. Automatiseren van een deelproces biedt een zeker voordeel, maar pas als al deze processen goed op elkaar aansluiten haalt u optimaal rendement uit uw administratie. De boekhouding wordt dan een middel om het management op elk moment te kunnen informeren met juiste en actuele cijfers.

Boekhouden is boekhouden

Boekhouden is boekhouden; de journaalposten moeten aansluiten en een grootboek ziet er in elk boekhoudprogramma nagenoeg hetzelfde uit. Bij de ontwikkeling van het programma heeft AccountView expliciet gekeken naar hoe we uw werk kunnen ondersteunen als er verschillende medewerkers aan de administratie werken en de boekhouding dus wat complexer wordt. Uiteraard moet de basis op orde zijn. Het onderscheidende voordeel van AccountView is dat we de controletaak van de boekhouder centraal stellen. Dat hebben we in de boekhoud­ software uitgewerkt in vier deeltaken: zoeken, controleren, corrigeren en rapporteren.

ZOEKEN

Afnemer



Bank­ mutaties verwerken



BANK

Stam­ gegevens

Budgetten

Betalen

Controletaak Boekhouder



Rapportage

r a pp

Debiteuren­ beheer

TROLEREN CON

Accountant

Verkoop­ facturen

orteren

Bank

Leverancier

corrigeren

Belastingdienst

BTWaangifte

Back-ups

Inkoop­ facturen

In dit overzicht ziet u de verschillende deelprocessen van boekhouden en de onderlinge relaties. Deze processen vormen de basis van de onderneming en communiceren al dan niet via internet met de buitenwereld.

6

Accountview

Zoeken: snel een post terug kunnen vinden in het journaal. Hulp bij het boeken zodat boekingen altijd op dezelfde grootboekrekening worden gemaakt.

Controleren: snel posten vinden die door een medewerker foutief zijn geboekt en die dan eenvoudig kunnen corrigeren. Corrigeren: corrigeren zonder tegenboeken is door AccountView ‘bedacht’ en zorgt voor gebruiksgemak en schone grootboekkaarten. Rapporteren: met de directe verwerking in AccountView bent u altijd up-to-date en kunt u op elk moment iedereen in de organisatie voorzien van de juiste cijfers. Handige rapportage per kostenplaats zorgt ervoor dat iedereen geïnformeerd is over het reilen en zeilen van elke afdeling. Uw boekhoudpakket: standaard op maat

AccountView is een boekhoudprogramma dat standaard op maat is gemaakt voor het Nederlandse midden- en kleinbedrijf en not-for-profitorganisaties. U als boekhouder bent daarbij de spil in de administratieve processen. AccountView streeft ernaar u zo goed mogelijk te ondersteunen bij uw dagelijkse werkzaamheden. U kunt onze standaardsoftware naar wens inrichten en uitbreiden zodat u over een systeem op maat beschikt. Met AccountView Team beschikt u over een goed stuk gereedschap zonder poespas waarmee u efficiënt kunt werken en dat altijd actuele cijfers weergeeft. Kasstromen en liquiditeit verbeteren: cash is king

Soms lijkt het misschien alsof de organisatie een mooie marge maakt, maar als debiteuren niet betalen is dit niet terug te zien in het rendement. Daarom is het beter te sturen op de kasstroom. Door maximaal gebruik te maken van de ruimte die leveranciers bieden en uw debiteuren aan de betalings­termijn te houden, kunt u zelf een actieve bijdrage leveren aan een positieve kasstroom. AccountView biedt u de

TEAM FINANCIEEL

7

juiste tools om uw kasstroom te verbeteren, met een hoger rendement als resultaat. Inzicht en financiële grip

Om direct te kunnen bijsturen is het van groot belang om altijd inzicht te hebben in de financiële situatie van het bedrijf. U wilt het management via heldere, complete en actuele rapportages op de hoogte kunnen houden. AccountView ondersteunt u hierbij. U beschikt over actuele data en kunt deze met de uitgebreide standaardrapportagemogelijk­

heden op allerlei manieren weergeven. U kunt bijvoorbeeld een uitsplitsing maken per afdeling of subsidieverstrekker en direct zien hoeveel omzet er is geboekt ten opzichte van het budget of dezelfde periode in het vorige jaar. Waardevolle inzichten waarmee u financiële grip op de organisatie krijgt. In deze brochure gaan we dieper in op bovenstaande onderwerpen en zullen wij u aan de hand van voorbeelden laten zien hoe u met AccountView uw bedrijfs­ processen optimaal kunt laten aansluiten en zo het meeste rendement haalt uit uw boekhoudsoftware.

Uw boekhoudpakket: standaard op maat Als boekhouder bent u de spil in de administratieve processen. AccountView streeft ernaar u zo goed mogelijk te ondersteunen bij uw dagelijkse werkzaamheden. U kunt onze standaardsoftware naar wens inrichten en uitbreiden zodat u over een systeem op maat beschikt. Met AccountView Team beschikt u over een goed stuk gereedschap zonder poespas waarmee u efficiënt kunt werken en dat altijd actuele cijfers weergeeft.

Gericht op de dagelijkse praktijk

In de dagelijkse praktijk maakt u meer en meer gebruik van koppelingen met externe partijen, zoals de banken. Toch blijft het registreren van gegevens en verwerken van transacties nog steeds een belangrijke component van uw werkzaamheden. Daarom is gebruiksgemak een van onze speerpunten. Dankzij de overzichtelijke menustructuur en handige functies – zoals de mogelijkheid om AccountView zonder muis te bedienen en de gegevensuitwisseling via e-mail en met Microsoft Office – is AccountView Team zeer toegankelijk en helder van opzet. Het handige navigatievenster is naar wens in te delen. Zo kunt u snel door uw dagelijkse werkzaamheden heen klikken. U kunt er, behalve het direct

8

Accountview

openen van veelgebruikte vensters, een indeling in hoofd- en subgroepen maken en met een druk op de knop uw rapportages raadplegen. U maakt als het ware uw eigen bureaublad. Het is zelfs mogelijk om verwijzingen toe te voegen naar websites, documenten of applicaties. Zo kunt u direct vanuit AccountView uw telebankierlespakket starten, of kan uw directeur vanuit zijn navigatievenster de algemene leveringsvoorwaarden in Word starten. Vanuit het navigatievenster bent u er met één druk op de knop. Makkelijk en snel! Net als bij uw internetbrowser wordt elk venster in een nieuwe tab geopend. Daardoor is uw schermindeling overzichtelijk en informatie snel toegankelijk. Onderling gerelateerde vensters zijn ook altijd allemaal volledig zichtbaar. Handig is de mogelijkheid

TEAM FINANCIEEL

9

Snel en foutloos boeken Valveco -logistics & services- B.V.

“Door de keuze voor AccountView kunnen wij nu snel en gebruiksvriendelijk boeken.”

om bijvoorbeeld meerdere gerelateerde vensters van debiteuren tegelijk te openen (stamgegevens, openstaande posten, grafieken). Ze worden automatisch zo gerangschikt dat álles zichtbaar is én alle vensters worden bijgewerkt als u een andere debiteur kiest. AccountView onthoudt de laatste vensterindeling. Zo kunt u de volgende keer meteen starten met uw ideale indeling!

U hebt snel en eenvoudig overzicht per grootboekrekening. In het voorbeeld ziet u de omzet met de onderliggende mutaties.

10 Accountview

U wilt snel en foutloos kunnen boeken? AccountView kenmerkt zich door slimme functionaliteit waarmee u veel tijd kunt besparen. U kunt de invoer van een boekingsregel herhalen of in één keer kopiëren. Ook kunt u standaardboekingen – zoals uw maandelijkse huur of elektriciteitsnota – automatisch aanmaken door de herkenning op de omschrijving. Bent u een boekingsregel vergeten of mist u stamgegevens? Dan voegt u deze gewoon tijdens het boeken toe. AccountView vult vooraf al veel gegevens automatisch op de boekingsregel in. Dat scheelt u veel invoerwerk. Vlot zoeken op elk gewenst gegeven is geen enkel probleem. Zo springt u bijvoorbeeld in het grootboek door het simpel intoetsen van het cijfer vijf snel naar alle rekeningen beginnend met dat cijfer.

Wilt u zo min mogelijk boeken? Ook dan zit u goed met AccountView. Om de hoeveelheid invoer te verkleinen maakt AccountView snelle en eenvoudige koppelingen met bijvoorbeeld uw bank, uw kassa­ systeem of uw brancheoplossing. Salarismutaties en afschrijvingen worden direct ingelezen en inkoopfacturen kunnen eenvoudig door middel van een scanoplossing worden gedigitaliseerd en aan de inkoopboeking worden gekoppeld. Boekingen centraal opgeslagen en altijd schone grootboekkaarten

In AccountView worden alle boekingen centraal in het Journaal opgeslagen. Wij verdichten deze mutaties niet, zodat u altijd tot op het diepste niveau uw boekingen kunt raadplegen. Met de eenvoudige selecties

en zoekopties ziet u bijvoorbeeld direct of een inkoop­ factuur is ingeboekt. Vraagt u zich af of een bepaalde factuur wel is ingeboekt dan sorteert u in het journaal op document/factuurnummer, u geeft het nummer in en ziet direct of de factuur is geboekt en wáár deze is ingeboekt. Schone grootboekkaarten bevorderen het inzicht in uw administratie. AccountView biedt daarom de mogelijkheid om correcties te maken zonder dat u hier een tegenboeking voor nodig heeft. Vanuit de grootboekkaart zoomt u met een toetscombinatie of muisklik door naar de journaalpost en past u de boeking direct aan in het dagboek. Controle

Wilt u volledige controle? AccountView maakt controleren zo eenvoudig mogelijk. Van alle informatie

Autocodering helpt u om efficiënter in te boeken.

TEAM FINANCIEEL

11

Van de Laar Beheer B.V.

“Door de overstap naar AccountView zijn wij verlost van dubbele invoer en hebben wij geen verschillen meer tussen de cijfers in ons branchepakket en in de financiële applicatie.”

hebt u namelijk direct de herkomst op het scherm. Zo kunt u met een druk op de knop van een openstaande post de complete journaalpost oproepen en de kopiefactuur bekijken. AccountView biedt u vele eenvoudige controlemogelijkheden aan om uw admini­ stratie te controleren zoals een saldocontrole in uw dagboeken of een controle op lege BTW-codes, en nog veel meer handige controles direct vanuit het Journaal. U maakt een selectie en controleert snel uw uitgaven. Deze selecties en weergaven kunt u zelf eenmalig aanmaken en bewaren en zo op elk gewenst moment toepassen in de praktijk. Uw accountant en leverancier kunnen u hier ondersteuning bij geven. Processen sluiten naadloos aan

AccountView is een open systeem dat zich uitstekend leent voor gegevensuitwisseling en koppelingen met brancheoplossingen, webapplicaties en softwarepakketten van derden. U hebt te maken met meerdere bedrijfsadministratieve processen zoals een reserverings- of kassa­ systeem. AccountView zorgt ervoor dat ook deze processen naadloos aansluiten op uw administratieve systeem. Met de standaard koppelingstechnieken worden de gegevens automatisch verwerkt. Ook koppelingen met webapplicaties maken hiervan onderdeel uit; uw bedrijfskritische gegevens zijn

12 Accountview

veilig in huis maar andere gegevens kunnen eenvoudig via het web gedeeld worden. Als u gebruik wilt maken van een gehoste omgeving dan kan dat ook. AccountView biedt de mogelijkheid om de software voor u te hosten, waarbij u per maand op abonnementsbasis afrekent. Dit heeft als voordeel dat u nooit meer zelf een back-up hoeft te maken en dat het systeembeheer buiten de deur wordt verzorgd. Daarbij zijn er veel accountantskantoren die deze online variant aanbieden. Accountants kunnen zo direct met u meekijken en mutaties gemaakt door de accountant zijn direct zichtbaar in uw administratie. Dit maakt bijvoorbeeld het aanvragen van een krediet sneller en eenvoudiger, uw accountant beschikt immers direct over uw financiële status.

invoer bespaart u tijd, de foutkans neemt af en door de directe verwerking hebt u altijd inzicht in de actuele situatie. Zo houdt u meer tijd over om de cijfers te analyseren. U weet altijd hoe u ervoor staat en hebt financiële grip op uw bedrijf! Door de integratie van systemen beschikken medewerkers op elk moment over actuele en juiste informatie. Handmatige uitwisseling van gegevens behoort tot het verleden. Wilt u dit net als onze klanten Qumey Metaal en schildersbedrijf Ripperda zelf ervaren, neem u dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.

Een geïntegreerde oplossing

AccountView werkt samen met een groot aantal gerenommeerde branchepartners, partijen met een specifieke brancheoplossing die vanwege de openheid van onze business software gekozen hebben voor integratie met AccountView. Zo zijn er realtime-koppelingen en koppelingen op basis van importroutines beschikbaar. Ook uitwisseling van journaalgegevens, stamgegevens of een combinatie daarvan behoort tot de mogelijkheden. Hierbij worden vaak technieken als XML en webservices gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan specifieke software voor de bouw- en schildersbranche en reserveringssystemen voor campings en vakantieparken. Met uw brancheoplossing gekoppeld aan AccountView hebt u alle functionaliteit in één toepassing. U ziet niet eens waar de brancheoplossing ophoudt en waar AccountView begint. Door de eenmalige

TEAM FINANCIEEL

13

Braams&Partners bv

Lezen en schrijven met AccountView Braams&Partners kan lezen en schrijven met AccountView. Het in dyslexie en andere leerstoornissen gespecialiseerde instituut voert met groot gemak en op professionele wijze de financiële administratie met AccountView Team, ondanks zeer uiteenlopende activiteiten. Daarbij heeft de organisatie controle over de kasstroom en goed inzicht in de cijfers. Uit heel Nederland komen ouders naar Braams&Partners in Deventer om hun kinderen te laten onderzoeken op leerstoornissen. Het instituut, opgericht door kinder- en jeugdpsycholoog en dyslexieautoriteit Tom Braams, is toonaangevend op dit gebied. Kinderen die in het oosten van het land wonen, volgen vaak aansluitend op het onderzoek een behandeling bij een van de drie vestigingen van Braams&Partners. Anderen laten zich op basis van de adviezen van de organisatie in de buurt van hun woonplaats behandelen. “Jaarlijks krijgen we ongeveer 1.000 cliënten over de vloer voor onderzoek en diagnostiek en wekelijks behandelen we circa 450 cliënten. Daarnaast werken we met franchisepartners, die gebruikmaken van onze zelfontwikkelde behandelmethode”, vertelt Jolande Ruitenberg-van den Berg, financieel manager van Braams&Partners. Nog een activiteit van Braams&Partners, ondergebracht in de aparte BV Mr Woto, is de ontwikkeling en

verkoop van software voor leerstoornissen. Zo is er Woordenhaai voor dyslexie en Cijferhaai voor dyscalculie. Deze producten worden via de web­ winkel www.woordenhaai.nl verkocht. Duidelijke en beheersbare financiële structuur

Sinds het voorjaar van 2007 maakt Braams&Partners gebruik van AccountView Team voor de financiële administratie. De activiteiten van Braams&Partners en Mr Woto zijn daarbij elk in een zelfstandige boekhouding ondergebracht. Ruitenberg-van den Berg: “De financiële administratie loopt erg soepel. We kunnen die met drie parttimers af, terwijl we een organisatie zijn met vijftig medewerkers en onze verschillende activiteiten een verschillende afhandeling vragen. Zo leveren we via Braams&Partners BTW-vrije diensten die we rechtstreeks aan cliënten factureren, maar ook aan zorgverzekeraars. Met

TEAM FINANCIEEL

15

deze debiteuren hebben we vaak langere relaties, net als met onze franchisepartners. De producten van Mr Woto, waarvoor we wel BTW-plichtig zijn, verkopen we via onze webwinkel. Onze afnemers zijn bijvoorbeeld particulieren, scholen en praktijken voor remedial teaching in Nederland en daarbuiten. Meestal gaat het om eenmalige verkopen, waarbij het weinig zin heeft om klanten te registreren met een debiteurennummer. AccountView biedt ons een duidelijke en goed beheersbare structuur voor beide BV’s, waarmee we heel goed uit de voeten kunnen.” Zonder handleiding aan de slag

Voor Braams&Partners was het een bijzondere gewaarwording om met AccountView aan de slag te gaan. Ruitenberg-van den Berg vertelt: “Toen ik in 2006 bij het instituut ging werken, hadden we een online boekhoudpakket waarmee we de financiële administratie maar niet onder controle kregen. We hadden voortdurend problemen, bijvoorbeeld met de verbinding. Er waren ook veel handelingen nodig om zaken voor elkaar te krijgen en de administratie was niet inzichtelijk. Iedereen had er last van. Met AccountView deed alles gewoon wat het moest doen en dat vanaf dag één. Alles sprak voor zich.” Financieel-administratief medewerkster Marieke Stegeman beaamt: “Ik kwam in 2008 bij Braams&Partners binnen en moest met AccountView gaan werken. Hoewel ik de software helemaal niet kende, kon ik er direct mee aan de gang, zonder handleiding of instructie. Het is een heel toegankelijk programma, dat vanzelf de weg wijst. Je ziet meteen hoe processen lopen.” Koppeling met cliëntregistratiesysteem

Ruitenberg-van den Berg vindt het mooie van AccountView dat de software zich door de jaren

16 Accountview

heen met de behoeften van de organisatie heeft mee ontwikkeld. “We zijn begonnen met een basisversie en hebben die steeds verder uitgebreid om nog meer efficiency te behalen. Bijvoorbeeld met functio­ naliteit voor factureren, aanmanen, betalen, …” Als voorbeeld van de flexibiliteit van AccountView noemt ze ook de overstap naar een nieuw cliëntenregistratiesysteem. “In 2009 werden onze diensten opgenomen in het basispakket van de zorgverzekeraars. Dit betekende dat we aan nieuwe eisen moesten voldoen. Een gevolg daarvan was onder meer dat we gingen werken met Medicore, een cliëntregistratiesysteem met contactinformatie, medische en verzekeringsgegevens. We moesten ook vanuit dit systeem gaan factureren, zowel naar particuliere cliënten als naar zorgverzekeraars. Met AccountView bleek het geen enkel probleem om de factuurgegevens vanuit Medicore binnen te halen in de financiële administratie. Account Software Groep, de automatiseringspartner die Accountview bij ons installeerde, bood daarvoor direct een oplossing. Onze franchise­ partners konden we gewoon vanuit AccountView blijven factureren.” Debiteurenbeheer goed geregeld

De koppeling tussen AccountView en Medicore maakt het debiteurenbeheer gemakkelijk voor Braams&Partners, zeker in combinatie met de functionaliteit van AccountView voor automatisch incasso en aanmaningen. “Vanuit Braams&Partners factureren we één keer per maand. Na het inlezen van de factuurgegevens, selecteren we in AccountView de cliënten die per automatisch incasso betalen. Dat zijn er vrij veel. Het bestand gaat via een upload naar het programma voor telebankieren van onze bank waar het automatisch wordt verwerkt. Zo zijn we er zeker van dat we een groot deel van ons geld op

tijd binnenkrijgen”, aldus Stegeman. Zijn er debiteuren achter met betalen, dan geeft AccountView dat aan en wordt er in het programma een aanmaning gemaakt. “Op deze manier hebben we onze kasstroom goed onder controle”, concludeert Ruitenberg-van den Berg.

ten zelf maken we nog niet in AccountView. Dat is eveneens een stap die we nog kunnen zetten. Maar tot nu toe hebben we al een grote professionaliseringsslag met AccountView gemaakt. We hebben nog geen dag spijt gehad van onze aanschaf”, aldus Ruitenberg-van den Berg.

Efficiënt betaalproces

Voor Mr Woto liggen de zaken anders. Stegeman: “Bij Mr Woto worden facturen direct in de webwinkel aangemaakt en krijgt de klant pas geleverd na betaling. De facturen boeken we niet in AccountView, wel de betalingen. Die verwerken we direct in het bankboek op de juiste grootboekrekening onder vermelding van het factuurnummer. Nu gaat dit nog niet automatisch. Dat is iets wat we kunnen verbeteren.” De betalingen aan de crediteuren van beide administraties lopen wel automatisch via AccountView. Ruitenberg-van den Berg: “We maken per BV een lijst van crediteuren die ook weer via een upload naar ons telebankierprogramma gaat. Van daaruit worden onze leveranciers automatisch betaald. Daarmee hebben we een belangrijke efficiencyslag gemaakt. Die was hard nodig, omdat onze activiteiten de laatste jaren enorm zijn uitgebreid.” Tussentijds bijsturen

AccountView is voor Braams&Partners ook een belangrijk sturingsinstrument geworden. “We maken ondertussen ook gebruik van de krachtige rapportagefunctionaliteit van AccountView. Daarmee kunnen we vanuit één scherm controleren, corrigeren en rapportages maken. Dat werkt erg efficiënt. Ook hebben we op ieder willekeurig moment en zoals wij dat willen inzicht in onze cijfers. We kunnen eenvoudig zien of we in de pas lopen met de budgetten en als dat nodig is tussentijds bijsturen. De budget-

Krachtige financiële basis

Account Software Groep (ASG) adviseerde Braams&Partners over te stappen op AccountView om controle te krijgen over de financiële processen. Na een korte demonstratie was het instituut voor leerstoornissen al voor de software gewonnen. Account Software zette met AccountView een krachtige financiële basis neer voor Braams&Partners. Ook na de initiële implementatie bleef Account Software de ontwikkelingen bij Braams&Partners volgen en adviseren over de inzet van AccountView. “Vanuit onze kennis van de administratieve processen en van AccountView proberen we altijd het maximale uit de software te halen voor onze klanten”, zegt Lennard Bloch, verantwoordelijk voor de verkoop bij Account Software. “Bij Braams&Partners hebben we bijvoorbeeld voorgesteld om het debiteurenbeheer te professionaliseren door het cliëntregistratiesysteem Medicore met AccountView te koppelen en het proces voor aanmaningen vanuit de financiële administratie aan te sturen. Ook hebben we geholpen bij de inrichting van de rapportagefunctionaliteit. Daarbij hebben we ervoor gezorgd dat Braams&Partners met de standaard beschikbare mogelijkheden over optimale stuurinformatie kan beschikken.”

TEAM FINANCIEEL

17

Kasstroom en liquiditeit verbeteren: cash is king Soms lijkt het misschien alsof u een mooie marge maakt, maar als uw debiteuren niet betalen ziet u dit niet terug in uw rendement. Daarom is het beter te sturen op de kasstroom. Door maximaal gebruik te maken van de ruimte die leveranciers bieden en uw debiteuren aan de betalingstermijn te houden, kunt u zelf een actieve bijdrage leveren aan een positieve kasstroom. AccountView biedt u de juiste tools om uw kasstroom te verbeteren, met een hoger rendement als resultaat.

Automatiseren van de uitgaande facturen

Maakt u nog facturen in Word of Excel? Dat is met AccountView niet meer nodig. De factuur wordt, naar uw eigen lay-outwensen, in AccountView gemaakt en van daaruit verstuurd. Uw financiële gegevens worden direct bijgewerkt. Dubbele invoer behoort tot de verleden tijd; u werkt sneller en efficiënter. Efficiënt factureren

Het optimaliseren van de kasstroom begint bij uzelf. Met de meest actuele adresgegevens van uw klanten zorgt u ervoor dat de facturen op het juiste adres en bij de juiste contactpersonen terechtkomen. In AccountView kunt u uw adresgegevens up-to-date houden via een webdienst ontwikkeld in samenwerking met Cendris, de grootste adressenbeheerder

18 Accountview

van Nederland. Door deze onlinekoppeling worden de adresgegevens met één druk op de knop via de website van Cendris gecontroleerd en aangevuld. Dat elektronisch factureren leidt tot een algemene lastenverlichting voor het mkb wordt nu steeds duidelijker zichtbaar. Er worden meer facturen elektronisch verstuurd en organisaties worden er ook op ingericht om deze stromen te verwerken. Met AccountView slaat u de factuur op als pdf en verstuurt deze per e-mail. Dit leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen en tijdwinst. Uw facturen komen sneller in de administratie van uw klant zodat ze ook vlot verwerkt kunnen worden en u het geld eerder op uw bankrekening heeft staan. Voor nog meer efficiency kunt u met de module Aanmaningen ook het aanmaningsproces elektronisch laten verlopen.

Facturen zijn naar wens in te delen en vorm te geven. Ter controle kunt u eenvoudig de proeffactuur in beeld opvragen.

Actief debiteurenbeleid

Ook al weet u zeker dat de facturen naar het juiste adres verstuurd zijn en dat de juiste contactpersoon deze onder ogen heeft gekregen, is dit nog geen garantie voor tijdige betaling van uw factuur. Om uw geld binnen te halen zult u een actief debiteurenbeleid moeten voeren. Hoe eerder de debiteuren betalen hoe beter de liquiditeit van uw onderneming. Spreek voor de kleine of terugkerende bedragen een automatische incasso af zodat de kosten van het debiteuren­beheer snel kunnen dalen en u het geld eerder op de rekening hebt staan. Maak op een eenvoudige manier een overzicht van het betalingsgedrag van uw debiteuren en maak op deze manier per specifiek geval de juiste afspraken. Is de klant met de hoogste omzet

wel uw beste klant? Voor een goede liquiditeitspositie is inzicht in uw kasstromen essentieel. AccountView biedt u hiervoor het gereedschap.

Yellow-online:

“Voor ons als jong en snelgroeiend internet marke­tingbedrijf is AccountView de perfecte oplossing voor onze bedrijfsadministratie. We hebben nu vanaf elke locatie toegang tot onze financiële gegevens. De voordelen ervaren we elke dag: direct zicht op onze inkomsten en uitgaven, beter debiteurenbeheer en veel tijdwinst met factureren! En het pakket kan bovendien eenvoudig met ons meegroeien.”

TEAM FINANCIEEL

19

FBM Holding:

“AccountView zorgt er met eenvoudige oplossingen voor dat we onze cash in en out steeds beter op orde hebben.”

Minimale betalingstermijn voor uw klanten

AccountView biedt u de mogelijkheid om iedere openstaande factuur individueel te monitoren. Dit gaat verder dan enkel het automatisch versturen van een herinnering. Per openstaande post legt u uw acties vast. Op basis van vaste selecties krijgt u dage­

lijks of wekelijks inzicht in de openstaande posten waarvoor actie noodzakelijk is. Het is bewezen dat actief debiteurenbeheer de gemiddelde betalingstermijn verbetert zonder dat dit ten koste gaat van de relatie met klanten. AccountView biedt u de juiste middelen voor een professionele aanpak. Automatische incasso

Wilt u meer controle hebben op de betaling van uw facturen, dan is automatische incasso het overwegen waard. U incasseert de facturen dan zelf en bent minder afhankelijk van het betaalgedrag van uw klanten. Hiermee hebt u uw geld eerder op uw rekening en bespaart u tijd op debiteurenbeheer.

Uitgaande kasstroom - maximale betalingstermijn benutten

U kunt u een belangrijke rol spelen bij de kasstroom die de organisatie uitgaat. Zo kunt u bepalen dat de maximale betalingstermijn die leveranciers u bieden ook gebruikt wordt, zonder dat dit een dagtaak wordt. Met behulp van automatische betalingen maakt u in één keer een betaalbestand aan waarin u alle posten opneemt met de bijbehorende agen­ deringsdatum. Deze agenderingsdatum zorgt ervoor dat u per betaling de maximale ruimte benut die u wordt geboden. Hiermee houdt u de euro’s zo lang mogelijk op uw rekening. Bankmutaties automatisch verwerkt

U kunt betalingen klaarzetten per agenderingsdatum. De bank weet precies wanneer welke bedragen overgemaakt dienen te worden.

Om goed zicht op uw liquide middelen te houden is het zaak ervoor te zorgen dat bankmutaties tijdig in uw administratie verwerkt worden. Met AccountView haalt u de mutaties vanaf het internet op een eenvoudige manier binnen. AccountView biedt standaardkoppelingen met nagenoeg alle Nederlandse banken waarmee de mutaties van uw rekeningen automatisch ingelezen kunnen worden. Verder heeft AccountView met alle drie de grote banken inmiddels een automatische bankkoppeling waarmee bankmutaties automatisch voor u worden klaargezet en uw administratie altijd bij is. Dit is naast een mooie tijdsbesparing ook dé manier om de relatie met uw klanten goed te houden. U voorkomt immers dat uw klanten ten onrechte aanmaningen krijgen terwijl de factuur allang betaald was, en ook dit zal uiteindelijk bijdragen aan een positieve kasstroom.

MPA:

“Niet één maar al mijn processen zijn geautomatiseerd, hierdoor krijg ik direct een helder beeld van de stand van zaken.”

uw bedrijfsadministratie echt een geoliede machine! U verstuurt uw facturen sneller en hebt uw geld eerder op uw rekening. Ontvangen facturen zijn direct inzichtelijk in de administratie en u profiteert optimaal van de betalingstermijn. En met de automatische bankkoppeling is uw administratie altijd up-to-date. U hebt optimaal inzicht en alle tools in handen voor een actief debiteurenbeheer. U hebt uw zaken op orde zodat iedereen zich kan bezighouden met de kerntaken van de onderneming en er zo weinig mogelijk tijd wordt besteed aan administratieve rompslomp. U bent minder afhankelijk van vreemd kapitaal en, omdat u uw zaken zo goed op orde hebt, is een kredietaanvraag eenvoudig voor te bereiden. U hebt alle informatie waarnaar gevraagd kan worden altijd paraat. Met AccountView kunnen ondernemingen strakker debiteurenbeheer voeren en efficiënter met betalingsverkeer en bankstaten omgaan, waardoor de liquiditeit optimaliseert. Wilt u net als het Nationaal Gevangenis Museum en Skydreams ook uw liquiditeit verbeteren, neemt u dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.

Pure winst door aansluiting processen

Het automatiseren van verschillende deelprocessen biedt u een zeker voordeel. Maar door deze processen goed op elkaar te laten aansluiten maakt u van

20 Accountview

TEAM FINANCIEEL

21

Ripperda Vastgoedbehoud

al bijna 100 jaar op streek

Schildersbedrijf Ripperda Vastgoedbehoud opereert al bijna een eeuw lang vanuit het oude centrum van Haarlem. Het bedrijf houdt zich bezig met allerhande schilderswerkzaamheden en klein bouwkundig onderhoud. Klanten zijn onder andere scholen, gezondheidscentra, uiteenlopende bedrijven en vooral woningbouwverenigingen. Wouter Schaafsma is sinds drie jaar werkzaam voor Ripperda, als controller. In totaal zijn er 45 mensen in vaste dienst. Acht daarvan werken op kantoor, de overige in de buitendienst. Daarnaast zijn er nog zo’n vijf mensen op freelancebasis aan Ripperda verbonden.

Verschillende applicaties, één systeem

Schaafsma: “in de schildersbranche heb je te maken met heel veel verschillende artikelen, materialen en kosten. Daarbij wordt iedere opdracht gezien als een project. Om dat alles goed te kunnen managen heb je een specifieke oplossing nodig. Die hebben wij gevonden in de software van Bartels Datastore, branchepartner van AccountView. In hun pakket ‘Topman’ kunnen we alles ten aanzien van onze opdrachten uitvoeren en onderbrengen, van begrotingen,

planning, werkvoorbereiding en materiaal­beheer tot facturatie. Daarnaast hebben we ook ‘Topcalc’ en ‘Toprel’, respectievelijk om professionele calculaties te maken en voor ons relatiebeheer. Deze systemen zijn gekoppeld aan AccountView. Alle specifieke informatie ten aanzien van de opdrachten is ondergebracht in Topman en in AccountView zien we de ‘grote bulk’ terug, zoals de totale loon- en materiaalkosten. Het mooie is dat door de koppelingen van de pakketten wij met één geïntegreerd systeem werken.

TEAM FINANCIEEL

23

Ik vind het pakket heel prettig om mee te werken, het is gebruiksvriendelijk, je vindt er vanzelf je weg in. Alle mensen op kantoor maken er in meer of mindere mate gebruik van, de projectleiders, werkvoorbereiders en de boekhoudster die de facturen inboekt. Mijn voornaamste taak is controle te houden op dat wat uiteindelijk in de boekhouding terecht komt, aansluit op wat wordt ingevoerd.” perfecte ondersteuning

Toen ik in dienst kwam bij Ripperda was dat mijn eerste kennismaking met AccountView. Ik vind het pakket heel prettig om mee te werken, het is gebruiksvriendelijk, je vindt er vanzelf je weg in. Bovendien

24 Accountview

zijn eventuele fouten eenvoudig te herstellen. Een groot voordeel van het werken met een geïntegreerd systeem is dat alle informatie samenkomt. Dat bespaart veel invoerwerk en controles en dus tijd. Over de ondersteuning van Bartels Datastore ben ik zeer tevreden. Niet dat het vaak voorkomt, maar als zich eens een probleem voordoet dan helpen ze ons razendsnel weer op weg, of ze het nu telefonisch af kunnen handelen of langs moeten komen. De helpdesk van AccountView zelf hebben we zelfs nog nooit nodig gehad.

TEAM FINANCIEEL

25

Inzicht en financiële grip U hebt inmiddels uw processen op orde, van debiteurenbeheer tot betalingsverkeer, op basis van een door u gekozen inrichting. De verschillende deelprocessen sluiten naadloos op elkaar aan. Nu is het tijd om het optimale rendement te halen uit de door u ingevoerde gegevens; u creëert financiële grip. U kunt nu eenvoudig afwijkingen signaleren en waar nodig direct bijsturen.

Dagelijks inzicht

Het is voor u van groot belang om altijd inzicht te hebben in de financiële situatie van het bedrijf zodat u, waar nodig, direct kunt bijsturen. Ook wilt u de directie via heldere, complete en actuele rapportages op de hoogte kunnen houden. AccountView ondersteunt u hierbij. U beschikt over actuele data en kunt deze met de gebruiksvriendelijke en uitgebreide rapportagemogelijkheden op allerlei manieren weergeven. Zo hebt u een solide basis voor gefundeerde beslissingen. U kunt bijvoorbeeld door gebruik te maken van een volledig geautomatiseerde bankenkoppeling dagelijks zien of en welke betalingen zijn binnengekomen. Ook kunt u door middel van standaardrapportages direct zien hoeveel omzet er is geboekt ten opzichte van het budget of dezelfde periode in het vorige jaar.

26 Accountview

Samen zorgen voor een optimaal resultaat

Inzicht in het ondernemingsresultaat is van groot belang. Maar als u de winst- en verliesrekening bespreekt, weet u dan ook hoe het resultaat is opgebouwd? Welke debiteuren leveren geld op? Hoe kunt u inzicht krijgen in de resultaten en direct tot de kern doordringen? Met AccountView kunt u vanuit de financiële administratie overzichten maken vanuit allerlei door u zelf te bepalen invalshoeken. Als u inzoomt op de omzet kunt u direct resultaten herleiden naar de juiste grootboekkaarten. Binnen de grootboekkaart ziet u meteen welke kosten op welke kostenplaats geboekt zijn. Zo hebt u altijd snel en direct inzicht in welke onderdelen van de organisatie bijdragen aan

Meer grip en sturing op uw onder­ neming krijgen. AccountView biedt u de tools door werkelijke en gebudgetteerde cijfers eenvoudig en overzichtelijk tegen elkaar af te zetten.

de winst en welke juist niet. Zo kunt u ook overzichten maken met benodigde input voor uw directeur of de accountant. Al deze door u op maat gemaakte overzichten kunt u opslaan zodat u ze een volgende keer direct weer paraat hebt. Optimale samenwerking met de accountant

Met de uitwisselingsmogelijkheden die AccountView biedt kunt u uw te controleren mutaties naar uw accountant mailen. Zo kunt u gewoon doorwerken terwijl de accountant de administratie controleert. Wachten tot u de back-up van de accountant terug ontvangt behoort hiermee tot het verleden. Door gebruik te maken van weergaven kunt u de controle door de accountant vereenvoudigen.

Bijvoorbeeld een controle of alle btw-codes goed zijn gevuld op bepaalde selecties kunt u op deze manier eenvoudig opslaan en in een volgende periode nogmaals gebruiken. Werkzaamheden die u in het verleden overliet aan de accountant kunt u, indien gewenst, met AccountView ook eenvoudig zelf doen. Denk bijvoorbeeld aan de btw-aangifte. Met één druk op de knop maakt u zelf uw btw-aangifte en verstuurt u deze rechtstreeks naar de Belastingdienst. Een goede taakverdeling tussen u en de accountant optimaliseert de onderlinge relatie. Doordat uw accountant kan vertrouwen op uw gegevens houdt hij meer tijd over voor advies over de te varen koers. Daardoor bent u verzekerd van hoge kwaliteit

TEAM FINANCIEEL

27

Goma BV:

“Met AccountView beschikken we over een grote flexibiliteit in rapportagemogelijkheden.” van de dienstverlening en kan er gefocust worden op de kernzaak; zo goed mogelijk ondernemen! Samen met uw accountant kunt u bepalen wat de belangrijke kengetallen zijn voor de onderneming. In AccountView kunt u deze op een eenvoudige manier vastleggen en op ieder moment raadplegen. Zo is snel duidelijk of en waar bijgestuurd moet worden. Ook hierbij kan uw accountant u ondersteunen.

Met AccountView kunt u gemakkelijk alle openstaande posten bekijken en analyseren vanuit verschillende invalshoeken. Zo beschikt u snel over belangrijke informatie over het betaalgedrag van uw klanten.

Sturen op afgesproken financiële kengetallen

Analyse ouderdom openstaande posten Hoe staat het met de gemiddelde ouderdom van uw openstaande posten en wat is de ontwikkeling daarvan ten opzichte van andere perioden? Wat is het resultaat van uw actieve debiteurenbeheer, neemt de gemiddelde ouderdom daadwerkelijk af? Zijn er klanten waarvan het betalingsgedrag wijzigt en die tijdelijk extra aandacht nodig hebben? Met AccountView krijgt u op een eenvoudige manier antwoord op bovenstaande vragen en zorgt u voor grip op uw debiteurenbeheer.

Inzicht in de kosten Wil het managementteam inzicht krijgen in de kosten om zo te zorgen voor een optimale marge? Met een goede liquide positie ontstaat er ruimte voor de organisatie om te kunnen investeren en is tijdig duidelijk of er krediet benodigd is. Met AccountView kunt u zorgen voor snel inzicht waarop kosten zijn geboekt. U kunt eenvoudig kosten boeken met behulp van kostenplaatsen en deze daarna nog verder verbijzonderen. Zo boekt u bijvoorbeeld kosten onder de vestiging en verdeelt deze daarna verder naar een afdeling. Deze geboekte kosten kunt u met AccountView door middel van uitgebreide kostenrapportages analyseren. Zo worden verborgen kosten in één keer zichtbaar. De gemaakte rapportages kunnen daarna met een druk op de knop direct aan uw directie worden overgedragen. Daarnaast zijn alle geboekte kosten direct inzichtelijk in alle standaard­ rapportages van AccountView. Analyse van liquiditeit Goed inzicht in de liquiditeitspositie voorkomt onnodige rentelasten. Een liquiditeitsprognose geeft aan hoe het met het beschikbare kapitaal is gesteld. Het kan voorkomen dat de onderneming wel goed lijkt te draaien, maar dat er toch geen of weinig geld in kas is. Vaak komt dat doordat inkomsten en uitgaven zelden parallel lopen. De energierekening moet vandaag betaald worden, maar uw klant betaalt pas over dertig dagen. Met AccountView kunt u vooruitkijken en de liquiditeitsprognose met één druk op de knop samenstellen over een door u gewenste periode. Zo is van te voren in te schatten of op elk moment aan de betalings-

28 Accountview

verplichtingen kan worden voldaan of dat er mogelijk geld beschikbaar is voor een extra investering. Omzetanalyse

Neemt de omzet toe of juist af? Ligt deze op prognose? Hoe ontwikkelt de brutomarge zich ten opzichte van vorige perioden? Wat is de prognose van de jaarwinst op basis van de huidige ontwik­ kelingen? Hoe ontwikkelen de kosten zich over het jaar? AccountView biedt standaard uitgebreide mogelijkheden waarmee u op een eenvoudige manier vergelijkingen maakt met voorgaande jaren, perioden en budgetten. Hiermee houdt u grip op uw financiële administratie. Sturen op budget

Met behulp van AccountView bepaalt u zelf voor welke grootboekrekeningen u wilt budgetteren. Door gebruik te maken van verbijzonderingen kunt u daarna het budget nog groeperen. Daarnaast is het ook mogelijk om automatisch op basis van percentages uw jaarbudgetbedrag te verdelen over de gewenste perioden. Rapporteren

Altijd en op ieder moment met één druk op de knop een goed overzicht van de financiële situatie van het bedrijf? Standaard zijn kostenplaatsen beschikbaar zodat u snel inzicht krijgt in het omzet- en kosten

Oldenburger Fritom:

“Onze rapportages kunnen nu met één druk op de knop worden opgehaald uit AccountView.”

TEAM FINANCIEEL

29

verloop van bijvoorbeeld de verschillende afdelingen. U houdt duidelijk zicht op waar kosten en opbrengsten vandaan komen door het werken met kostenplaatsen. Wanneer u met een speciale indeling van uw vensters wilt werken kunt u deze als weergave bewaren en hoeft u deze niet iedere keer opnieuw in te stellen. Zo hebt u altijd een goed overzicht! U hebt de beschikking over kant-en-klare rapportages zoals een balans, een winst- en verliesrekening, een openstaandepostenoverzicht of een gedetailleerd overzicht van de werkelijke kosten over een bepaalde periode. U kunt selecties zetten voordat u de rapportages gaat draaien. Zo hebt u een standaardrapport op maat. AccountView beschikt over alle rapportages die u van een modern pakket mag verwachten en deze kunnen desgewenst worden geëxporteerd naar verschillende bestandsformaten zoals Word, Excel en pdf. Door de optimale integratie met Microsoft Office bent u in staat de uitgebreide rapporten uit AccountView in Excel verder uit te werken, te analyseren of te voorzien van grafieken. Naast de standaardrapportages hebt u met Verslag­ legging zelf in te richten financiële verslagen tot uw beschikking. Dit betekent dat u in AccountView eenvoudig zelf managementrapportages en eigen

30 Accountview

operationele en financiële overzichten kunt maken. U ziet deze inzichten direct op het scherm en kunt meteen vanuit verschillende invalshoeken naar de cijfers kijken, zoals periodecijfers per kostenplaats of een vergelijking van de winst- en verliesrekening van vorig jaar met dit jaar. Zo kunt u altijd eenvoudig en op maat rapporteren. Als u ook gebruik maakt van Budgettering hebt u vanuit Verslaglegging altijd het juiste zicht op de gebudgetteerde cijfers ten opzichte van de werkelijkheid. Zo kunt u rapportages aanpassen aan de medewerker die werkzaam is in AccountView. Uw directeur kan andere eisen stellen aan de rapportage dan uw accountant. Met Verslaglegging kunt u bijvoorbeeld uw winst- en verliesrekening opmaken met de grootboekrekeningen die u zelf wilt. Wilt u alleen omzet zien op bepaalde rekeningen dan is dit met Verslaglegging eenvoudig eenmalig in te richten en daarna standaard opvraagbaar. AccountView levert standaardrapportages om de gemiddelde betalingstermijn van debiteuren te analyseren en de flexibiliteit om rapportages naar eigen inzicht op te stellen. Hierdoor wordt de financiële grip verhoogd. Wilt u net als Connect Uitzendbureau en Tourkoop Reisbureau ook de financiële grip op uw organisatie verbeteren, neemt u dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. Wij adviseren u graag over de mogelijk­ heden voor uw organisatie.

TEAM FINANCIEEL

31

Panorama Mesdag

Perfect zicht op de cijfers

Panorama Mesdag draait zonder structurele subsidies: het museum moet daardoor stevig grip op de bedrijfsvoering houden. Een beperkte personeelsbezetting maakt het bovendien noodzakelijk om zo efficiënt mogelijk te werken. Met AccountView kan het allemaal, tegen een beperkte investering. Ruim een eeuw na de opening doet Panorama Mesdag nog steeds verbazen. Via een simpele houten wenteltrap loop je ineens het jaar 1881 binnen. Je waant je op het Seinpostduin in Scheveningen, vanwaar je een overweldigend uitzicht hebt over het vissersdorpje, de kerktorens van het 19e-eeuwse Den Haag en de woelige Noordzee. Het beeld is zo levensecht dat je helemaal vergeet waar je werkelijk bent: een pand midden in het centrum van Den Haag anno nu. Dat Panorama Mesdag zijn aantrekkingskracht na al die tijd niet verloren heeft, bewijst het grote aantal mensen dat het unieke werk van de schilder Hendrik Willem Mesdag nog komt bewonderen. Jaarlijks vergapen circa 140.000 bezoekers uit binnen- en buitenland zich aan het panorama. Vooral bij scholen is het museum in trek. Het aantal bezoekers is in het laatste half jaar, sinds Panorama Mesdag de Museumkaart accepteert, zelfs toegenomen.

Mee met de tijd

Toch moet ook Panorama Mesdag mee met zijn tijd. Het museum wordt momenteel dan ook volop verbouwd. Directeur Marijnke de Jong: “Om bezoekers aan te blijven trekken, moeten we onze voorzieningen uitbreiden. Zo hebben we straks meer plaats voor ons museumcafé. Het wordt aantrekkelijker en mensen kunnen er ook een broodje eten. Daarnaast komen er een speciale educatieruimte en een mooie museumwinkel en wordt onze expositieruimte groter.” De vernieuwing beperkt zich niet tot de verbouwing van de behuizing. Ook de automatisering is in de afgelopen maanden flink op de schop genomen. De Jong vertelt: “Panorama Mesdag is een familievennootschap die werkt als een stichting: alle winst gaat terug het bedrijf in. Exploitatiesubsidies krijgen we niet. Het is voor ons dus extreem belangrijk om grip op de bedrijfsvoering te houden.

TEAM FINANCIEEL

33

Bovendien moeten we zo efficiënt mogelijk werken. We houden het museum 363 dagen per jaar open met een klein team. Ook ’s avonds, wanneer we zalen voor evenementen verhuren. Zowel het kassasysteem als het financiële systeem, beide van Exact, voldeden op alle twee de punten niet meer aan onze eisen.” Bestaande systemen te complex

Om te beginnen, verving Panorama Mesdag het kassasysteem. De Jong: “Het oude systeem was te complex en kon bovendien niet omgaan met de Museumjaarkaart. Daarom zijn we overgestapt op een kassasysteem speciaal voor museale toepassingen. Horeca, ticketverkoop, de verkoop van artikelen uit de museumwinkel, Museumkaarten: alles kan erop.” De vervanging van het financiële systeem was een logische vervolgstap. “Ons nieuwe kassa­ systeem werkte niet samen met onze financiële software. Als bijvoorbeeld bij een evenement alle gasten een paraplu uit de museumwinkel cadeau kregen, konden we de zaalhuur en de paraplu’s niet op één factuur zetten. We vonden het systeem ook veel te ingewikkeld voor een organisatie van onze omvang en het was lastig om ondersteuning te krijgen van de leverancier”, aldus De Jong. Betaalbare financiële oplossing met veel mogelijkheden

Panorama Mesdag won bij verschillende partijen informatie in over alternatieven voor de bestaande financiële software. AccountView kwam als favoriet naar voren. “De kassaleverancier, onze externe boekhouder, de accountant, collega-musea: ze waren allemaal positief over AccountView”, zegt De Jong. Nader onderzoek overtuigde verder. De Jong somt op: “De software bleek overzichtelijk, gemak-

34 Accountview

kelijk om mee te werken en het was mogelijk om de gegevens uit onze oude administratie direct in te lezen.” Ook het prijskaartje was aantrekkelijk. De Jong: “Met AccountView Team konden we kiezen voor een ‘instapmodel’ dat niet te kostbaar was, maar wel veel functionaliteit bood. Zo kunnen we standaard de verbouwing van ons pand als project in AccountView administreren en gemakkelijk de uitgaven per kostenplaats inzichtelijk maken. Voor de verbouwing ontvangen we namelijk wel subsidies die we moeten verantwoorden.” Soepele conversie van gegevens

Eind 2010 werden de gegevens van het lopende boekjaar vanuit de oude financiële administratie ingelezen in AccountView. Daarna volgden de data van de jaren ervoor. De conversies verliepen snel en soepel en De Jong kijkt er tevreden op terug. Over About Software, de automatiseringspartner die AccountView bij Panorama Mesdag implementeerde, is ze meer dan lovend. “About Software heeft ons enorm goed begeleid bij de conversie en implementatie. Het is een praktische, gedegen en proactieve club, die zijn afspraken altijd nakomt.” Hoofd bedrijfsvoering Michiel Vliegenthart vult aan: “De consultants van About Software kunnen zich bovendien goed verplaatsen in de problemen die je als klant hebt en zijn altijd bereikbaar wanneer er hulp nodig is.” Vlotte financiële administratie

Nu, enkele maanden na de ingebruikname van AccountView, zijn de meningen over de software nog steeds onverdeeld positief. Vliegenthart vindt bijvoorbeeld het gebruiksgemak een verademing. De Jong noemt de manier waarop AccountView mutaties verwerkt opvallend efficiënt. “Bij AccountView blijft het aantal mutaties beperkt. Ons vorige

financiële systeem explodeerde zo ongeveer doordat het aantal regels gaandeweg sterk toenam. Het werd heel traag”, zo zegt ze. Met AccountView verloopt de financiële administratie vlotjes. De Jong: “Inkoop en verkoop, inkomende en uitgaande betalingen: we kunnen alles snel en eenvoudig verwerken. Momenteel wordt er nog een realtime koppeling gerealiseerd tussen het kassasysteem en AccountView. Daarmee gaat iedere verkooptransactie straks vanzelf de financiële administratie in. We maken dan nog een belangrijke efficiencyslag en voorkomen invoerfouten. Ook het elektronisch verwerken van inkoopfacturen en betalingen en het uitbouwen van de projectadministratie staan op onze agenda. Met AccountView kan dat allemaal.” Eenvoudig bijsturen

Tot slot is De Jong enthousiast over de mogelijk­ heden om budgetten en rapportages te maken in AccountView. “Eerst stelden we budgetten op in Excel, nu doen we dat rechtstreeks in AccountView. Het budget voor 2011 zit al in het systeem. Het werkt heel gemakkelijk. Handig is bijvoorbeeld dat ingevoerde afschrijvingen automatisch worden verdeeld over periodes. Dat is erg overzichtelijk. En als je het budget niet kloppend krijgt, kun je onderliggende schermen openklappen om kostenposten nader te bekijken en te zien welke uitgaven je kunt schrappen.” Iedere maand vergelijkt Panorama Mesdag het budget met de werkelijke kosten op basis van een helder inzichtelijke managementrapportage. “We zien daarin precies waar we het goed doen en op welke posten bijsturing nodig is. Doordat we eenvoudig uitsplitsingen kunnen maken naar grootboekrekeningen, is onze rapportage veel gedetailleerder dan vroeger. We hebben veel beter zicht op de cijfers en daarmee grip op onze resultaten”, aldus De Jong.

Kwestie van vertrouwen

Het klikt goed tussen Panorama Mesdag en About Software, het automatiseringsbedrijf dat AccountView bij het museum implementeerde. Sales consultant Antoinette Kuijlaars van About Software verklaart: “We zijn bekend in de non-profit en culturele sector van Den Haag en omstreken en werken bijvoorbeeld voor het Diligentia Theater en Stichting Culturalis. Dat schiep vertrouwen bij Panorama Mesdag. Door de slechte ervaringen met de vorige softwareleverancier zochten ze ook echt een partner om een vertrouwensband mee op te bouwen.” Op About Software bleek het museum inderdaad te kunnen rekenen. Kuijlaars: “Panorama Mesdag zag vooral op tegen de conversie van gegevens uit het oude financiële systeem. Wij hebben die in goede banen geleid. Ook na de implementatie zijn we het museum blijven ondersteunen. Wij gaan ver in onze service en staan altijd voor onze klanten klaar. Het is niet voor niets dat we vier keer op een rij AccountView Implementatiepartner van het Jaar zijn geworden.” Panorama Mesdag heeft zijn partner dus wel gevonden. “Maar dat geldt ook omgekeerd: wij vinden het museum een hele leuke klant”, lacht Kuijlaars.

TEAM FINANCIEEL

35

Optimale ondersteuning bij aanschaf, implementatie én uitbreiding AccountView Team is meer dan een boekhoudoplossing. Het wordt gebruikt door mkben not-for-profit-organisaties die echt voordeel willen behalen met een gestroomlijnde administratieve organisatie. Het is dan ook zaak goed na te denken over de opzet hiervan. Hoe wilt u bijvoorbeeld de maandelijkse rapportage hebben en uw kostenplaatscodering indelen? Onze gecertificeerde partners adviseren u graag zodat u goed van start gaat met uw nieuwe systeem.

Soepele conversie en korte implementatietijd

Stapt u over van een ander pakket? Reken dan op een snelle en uitgebreide conversie van alle aanwezige boekjaren, stamgegevens en openstaande posten. AccountView heeft speciale functies ontwikkeld voor automatische conversie vanuit Exact en vele andere financiële pakketten. Zo hoeft u niets handmatig in te voeren en verliest u geen kostbare tijd. De installatie is over het algemeen een fluitje van een cent. Dat houdt de introductietijd kort en de

36 Accountview

opstartkosten laag. Uw AccountView-partner kan in samenspraak met uw accountant uw systeem zo inrichten dat uitwisselingen gemakkelijk verlopen. Maak gebruik van het rekeningschema van de accountant of het specifieke rekeningschema van uw brancheorganisatie. De meegeleverde voorbeeld­ administraties bevatten alle basisgegevens die gemakkelijk overgenomen kunnen worden. Zo hebt u vanaf de start een goed uitgangspunt om grip te krijgen op uw onderneming. U kunt meteen beginnen!

Trainingen die aansluiten op uw dagelijkse werkzaamheden

Nadat de software goed is ingericht, is het belangrijk om er op de juiste manier mee aan de slag te gaan. Uw AccountView-leverancier kan u daarbij helpen door een ‘training on the job’ te geven. U kunt ook kiezen voor standaardtrainingen van AccountView die speciaal zijn gericht op uw functie. U leert dan niet alleen hoe u AccountView het beste kunt gebruiken, maar kunt ook ervaringen uitwisselen met uw medecursisten. Hoe gaan zij binnen hun organisatie met bepaalde zaken om? Hierdoor krijgt u wellicht weer nieuwe inzichten. Supportafdeling staat voor u klaar

Uw pakket is geïnstalleerd en u weet hoe u de software moet gebruiken. Toch kunnen er altijd nog vragen zijn. Op onze website vindt u algemene supportinformatie, supportnotes en antwoorden op veelgestelde vragen. Ook kunt u hier eenvoudig Service Packs ophalen waarmee u uw AccountViewversie actueel houdt. De medewerkers van de eigen supportafdeling van AccountView staan tijdens kantooruren voor u klaar. Zij zijn niet alleen deskundig op het gebied van AccountView-software, maar hebben ook kennis van de administratieve organisatie van uw bedrijf zodat zij u optimaal van dienst kunnen zijn. Gecertificeerde partners garanderen de juiste kennis

AccountView maakt gebruik van een gecertificeerd partnerkanaal. Zij kennen natuurlijk de software van binnen en van buiten maar beschikken ook over uitgebreide branchekennis. Zo kunnen zij u op maat ondersteunen. De partner kan u ook adviseren over mogelijke uitbreidingen van AccountView. U kunt

bijvoorbeeld beginnen met de basisfunctionaliteit van AccountView Team. Al naar gelang uw organisatie groeit, kunt u de software uitbreiden met extra functionaliteit. Uitgebreide beschrijvingen van alle beschikbare financiële modules vindt u verderop in deze brochure. Uw sterke financiële basis is ook eenvoudig uit te breiden met modules op het gebied van handel, projecten, uren, accountancy, lonen en relatiebeheer. Overstappen op AccountView Business, de meest uitgebreide financiële oplossing van AccountView, behoort eveneens tot de mogelijkheden, met behoud van uw investering. Door voor een gefaseerde aanpak te kiezen, kan uw organisatie snel een eerste stap maken. De implementatie wordt in onderdelen opgesplitst en ook de investering wordt gespreid terwijl u toch meteen profiteert van de voordelen van de software. Koppelingen met talloze branche­ oplossingen

AccountView en zijn partners bieden u graag het beste van twee werelden. AccountView is goed in financiële administratie en voert daarnaast productlijnen voor groothandel, accountancy, loonadministratie, projecten en uren en relatiebeheer. Maar uw organisatie kan ook andere eisen en wensen hebben. AccountView biedt u samen met de partners koppelingen met een grote diversiteit aan pakketten. Zo kunnen wij u een volledig geïntegreerde totaaloplossing leveren. Door de koppe­ lingen worden de mutaties uit deze brancheappli­ caties automatisch in AccountView verwerkt en kunnen schermen uit AccountView, zoals een openstaandepostenoverzicht, vaak direct vanuit de branche­applicatie worden aangeroepen. Deze voordelen zijn standaard als u AccountView Team gaat gebruiken.

TEAM FINANCIEEL

37

modules Overstappen naar een ander softwarepakket moet leiden tot een verbetering. Alleen dan is de investering in tijd en geld gerechtvaardigd. De partners van AccountView denken met u mee over de beste oplossing voor uw organisatie en ondersteunen u bij de aanschaf, de installatie en bij eventuele toekomstige uitbreidingen. Het vertrouwen in de expertise en de aanpak van hun AccountView-leverancier is voor veel bedrijven een belangrijke factor bij de keuze voor een pakket. Onder meer onze klant Tjaarda Oranjewoud kan hiervan getuigen. Wilt u meer weten over AccountView of in contact komen met een voor u geschikte leverancier? Neem dan contact op met ons. Wij zullen u graag adviseren

Financiële modulelijn

Aanmaningen Budgettering I Consolidatie I Dynamic Office

Wilt u meer dan de basisfunctionaliteit van AccountView Team? Wilt u uw bedrijfsadministratie geheel automatiseren? Met onze financiële modules bent u in staat AccountView Team uit te breiden tot een totaaloplossing naar wens. Want door de modulaire opzet koopt u alleen de modules die u nodig hebt. En op het moment dat u wilt. In alle gevallen integreert u eenvoudig onze financiële modules met zowel AccountView Team als de overige modules van AccountView. Wilt u meer informatie over de uitbreidingsmodules van AccountView Team op het gebied van handel, projecten, uren, accountancy, HRM en salarisadministratie? Vraag dan onze brochures over deze oplossingen aan via [email protected] of 020 355 29 99.

G-rekening Kostenverdeel I Periodieke boekingen Relatiebeheer: Contact Manager Verkoopinformatie­ systeem AccountView SuperOffice CRM Online Telebankieren: Automatische betalingen Automatische incasso Inlezen bankmutaties Transitorische posten Uitgebreide kostenanalyse Uitgebreide vreemde valuta Vaste activa I

38 Accountview

TEAM FINANCIEEL

39

modules

Aanmaningen

modules

Uw debiteurenbeheer in één stap professioneel opgezet en structureel uw geld eerder binnen? Kies dan voor de module Aanmaningen. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die professioneel en geautomatiseerd debiteurenbeheer wil voeren.

Verbeterde liquiditeit door snellere betaling van uw facturen. Aanzienlijke tijdbesparing door het geautomatiseerd opstellen en versturen van aanmaningen. Hogere productiviteit van uw medewerkers door de gebruiksvriendelijkheid.

Met de module Aanmaningen automatiseert u het aanmanen van uw debiteuren. Bovendien kunt u eenvoudig alle informatie van uw aanmaningen en debiteuren bijhouden. Zo weet u altijd hoe het staat met uw openstaande posten.

Optimaal overzicht

Vind alle openstaande en betaalde posten van zowel uw debiteuren als crediteuren in een centraal venster, inclusief aanmanings-, betaal- en ouderdomsinformatie. Houd bij wanneer een betaling is toegezegd en maak notities van bijvoorbeeld uw gesprekken. Uitgebreide rapportages

Gebruik de uitgebreide rapportage­­­moge­ lijkheden, zoals de overzichten van open­staande posten en gemiddelde 40 Accountview

betalingstermijn, controlelijsten, ouderdomsanalyses en liquiditeitsprognoses. Vrijheid in versturen

Verstuur aanmaningen op basis van de vervalduur van een openstaande post – oftewel het aantal dagen dat is verstreken sinds de overeengekomen betalingstermijn. Of op basis van het aantal malen dat een aanmaning is verstuurd.

Werkt u met de module Aanmaningen? Dan kunt u erop rekenen dat uw aanmaningen altijd de juiste opmaak en toonzetting krijgen. Want op basis van de vervalduur van de openstaande posten of het aantal verstuurde aanmaningen zorgt AccountView automatisch voor de juiste lay-out en toon van uw brief. Bijvoorbeeld een standaardlay-out voor al uw Nederlandse debiteuren, waarvan de toon bij de eerste aanmaning vriendelijk is, maar bij de derde dwingend.

of automatisch op basis van peildatum, minimumbedrag of het aantal dagen sinds de laatste aanmaning. Blokkeer bovendien afzonderlijke posten of sla posten over. Houd zo rekening met uitzonderingsgeval­ len, zoals creditnota’s, uit handen gegeven posten en posten van debiteuren die u gemachtigd hebben voor automatische incasso. Persoonlijke aanmaningen

Ongekende flexibiliteit

Markeer openstaande posten handmatig

Gebruik de drie verschillende lay-outs per taalcode, waarmee u de aanmaningen

Altijd actuele informatie over openstaande en betaalde posten om de beste zakelijke beslissingen te nemen. Professioneel klanten­ beheer door naar iedere debiteur een persoonlijke en juiste aanmaning te sturen.

kunt afstemmen op de taal van uw debi­ teur of het type klant. Bijvoorbeeld drie algemene aanmaningen in het Nederlands, drie aangepaste versies voor uw grotere klanten en drie aanmaningen in het Engels en Duits voor uw buitenlandse klanten. Eigen stijl

Bepaal zelf de toonzetting en schrijfstijl van uw aanmaningen. Bijvoorbeeld een vriendelijke brief, een formele aanmaning en een bericht van overdracht aan een incassobureau. TEAM FINANCIEEL

41

modules

Budgettering I

Consolidatie I

Kies voor overzicht en zekerheid, en stel vliegensvlug uw budget op voor heldere vergelijkingen van uw budgetcijfers met de werkelijke cijfers. Vertrouw op de module Budgettering I.

De jaarcijfers van uw dochterondernemingen moeiteloos consolideren in één holdingadministratie zonder het overzicht te verliezen? Reken dan op de module Consolidatie I.

modules

team

team

voor wie

voor wie

Voor iedereen die financiële prognoses wil maken en op elk moment zicht wil hebben op mogelijke afwijkingen.

Voor iedereen die de administraties van dochterondernemingen op eenvoudige en overzichtelijke wijze wil consolideren.

Uw voordeel

Goed zicht op de prestaties van uw onderneming, waardoor u perfect kunt inspringen op kansen en u tijdig kunt bijsturen in geval van tegenvallende resultaten.

Heldere vergelijkingen van uw actuele prestaties met uw budgetcijfers en met uw werkelijke cijfers van vorig jaar.

Uw voordeel

Optimale kostenbeheersing begint bij budgetteren. De module Budgettering I helpt u hierbij. Gebruik zo de uitgebreide rapportagemogelijkheden om uw actuele cijfers te vergelijken met uw budgetcijfers en met uw werkelijke cijfers van vorig jaar.

Met de module Consolidatie I consolideert u met gemak alle gegevens van uw dochter­ ondernemingen. Want door het overzichtelijke consolidatieschema bouwt u eenvoudig de structuur van uw holding op. Bovendien kunt u direct én op drie niveaus consolideren.

Grote tijdbesparingen door het gemak waarmee u een budget aanmaakt en aanpast. Overzichtelijke begroting

Maak per administratie één budget op basis van de grootboekrekeningen. Dat gaat razendsnel, omdat u zelf bepaalt op welke rekeningen u wel of niet wilt budgetteren. In Verslaglegging kunt u het budget verder groeperen op rubrieken (groepen grootboekrekeningen) waardoor u ook op grotere hoofdlijnen het budget kunt bewaken. Snel budgetteren

Verdeel automatisch en percentagegewijs 42 Accountview

uw jaarbudgetbedrag over de gewenste perioden via zelf in te stellen budgetverdeelsleutels. Uitgebreide rapportages

Gebruik de uitgebreide rapporten en vergelijkingen van uw budgetcijfers met de werkelijke cijfers, die op elk gewenst tijdstip en op basis van uitgebreide selectiecriteria zijn af te drukken. Per jaar of per periode , en voor één kostenplaats, een reeks kostenplaatsen of alle kostenplaatsen.

Soepel consolideren

Consolideer op elk gewenst tijdstip, zonder een administratie af te sluiten of te verdichten. Elk gewenst niveau

Stel het consolidatieniveau op het niveau van grootboekrekening, periode of kostenplaats. Informatieve overzichten

Produceer eenvoudig betrouwbare

managementinformatie en overzichten als een verlies- en winstrekening. Snelle analyse

Zie in één oogopslag welk bedrag van welke dochteronderneming of subholding afkomstig is.

Snelle en gemakkelijke consolidatie van de cijfers van uw verschillende dochterondernemingen, waarbij niet bestaande grootboekrekeningen in de holdingadministratie automatisch worden aangemaakt. Perfect zicht op de cijfers van uw totale onderneming, doordat u verschillende inzichtelijke consolidatieschema’s kunt opstellen waarin u een onbeperkt aantal subholdings diep kunt gaan. Extra functionaliteit doordat u in combinatie met de module Budgettering I kunt budgetteren op holdingniveau.

Alles automatisch

Profiteer van de automatische omrekening van valuta en afhandeling van deelnamepercentages en verschillen. TEAM FINANCIEEL

43

modules

Dynamic Office

modules

Wilt u uw financiële rapportages uit AccountView professionaliseren in Word en Excel zonder steeds opnieuw het wiel uit te vinden? Dan is de module Dynamic Office uw steun en toeverlaat. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die vakkundige rapporten wil opstellen vanuit AccountView in Word en Excel.

Tijdwinst doordat u rapporten slechts één keer hoeft op te stellen voor herhaald gebruik. Optimaal gebruiksgemak doordat u één rapport voor meerdere administraties kunt gebruiken. Altijd actuele rapporten doordat gegevens uit AccountView automatisch worden geactualiseerd in Word of Excel. Met de module Dynamic Office kunt u snel en eenvoudig financiële rapporten uit AccountView invoegen en wijzigingen vanuit AccountView in Microsoft Office bijwerken. Zo houdt u de gegevens in Word of Excel altijd up-to-date.

Dynamische koppeling

Gebruik altijd de meest actuele gegevens uit AccountView voor uw rapporten in Word en uw analyses in Excel, zonder dat uw opmaak verloren gaat.

44 Accountview

Altijd up-to-date

Hernoem, verplaats en kopieer Worden Excel-bestanden zonder dat de dynamische koppeling met AccountView wordt verbroken. Beschik bovendien in Microsoft Office altijd over alle gegevens uit AccountView en actualiseer deze een­voudig in uw Word- en Excelbestanden.

De module Dynamic Office is een onmisbaar hulpmiddel als u gegevens uit AccountView wilt omzetten in een overzichtelijke en vlotte presentatie in Word of Excel. Bovendien kunt u uw presentatie door de dynamisch koppeling automatisch van de meest actuele gegevens uit AccountView voorzien.

Perfecte flexibiliteit

Voeg gegevens uit AccountView in per veld, per regel en per venster in uw Word- en Excel-rapporten.

Administratie-gebonden of administratieonafhankelijk

Stabiele en betrouwbare koppeling met de uitgebreide rapportagemogelijkheden in Microsoft Office dankzij de COM-technologie. Ongekende flexibiliteit doordat u uw rapporten kunt opmaken terwijl u nog aan de cijfers werkt.

Kies voor een administratie-gebonden koppeling als u uw rapporten wilt beschermen tegen cijfers uit een andere administratie. Vertrouw op een administratie-onafhankelijke koppeling als u op basis van één zorgvuldig ingericht rapport bijvoorbeeld uw verschillende vestigingen wilt voorzien van een perfect opgemaakt rapport. TEAM FINANCIEEL

45

modules

G-rekening

modules

Correcte verwerking van G-rekeningtransacties in uw financiële administratie om het risico van aansprakelijkstelling te beperken? Kies dan de module G-rekening. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die met onderaannemers of ingehuurd personeel werkt.

Aanzienlijke tijdbesparing door de snelle en auto­ matische afhandeling van transacties rondom geblokkeerde rekeningen – zowel in uw financiële, als in uw handels- en projectadministratie.

Met de module G-rekening kunt u per debiteur vastleggen welk percentage op de G-rekening betaald moet worden.

De module G-rekening stelt u in staat om tijdens het boeken van verkooporders en facturen de bedragen van G-rekening, loonbelasting en UWV in te voeren.

Eenvoudige verwerking

Volledig geautomatiseerd

Voer geblokkeerde bedragen in voor opsplitsing van openstaande posten in deelposten in dagboekbladzijden. Verdeel ook makkelijk verdichte betalingen over geblokkeerde deelposten in het G-rekening bankboek.

46 Accountview

Inkoop en verkoop

Profiteer van extra functionaliteit door de module te combineren met de modules Inkoop, Facturering en Projecten. Neem geblokkeerde bedragen van inkoopfacturen over in AccountView, leg standaardpercentages voor geblokkeerde bedragen vast per debiteur of project en bereken automatisch het loonaandeel van projectfacturen.

Selecteer automatisch de juiste bank­ rekeningnummers voor deelbetalingen met de modules Automatische betalingen en Inlezen bankmutaties. Gebruik ook automatisch het juiste loonbelasting­ nummer en aansluitnummer in betalingsreferenties naar de Belastingdienst en UWV en vertrouw op de automatisch herkenning van betalingen van G-rekening­nummers.

Volledige integratie met AccountView en de modules Automatische betalingen en Inlezen bankmutaties, waardoor u fouten voorkomt en u maximaal uw G-rekening kunt aanspreken. Perfecte aansluiting met branche-oplossingen, doordat de module samen met branche-specialisten is ontwikkeld.

Duidelijk overzicht

Laat AccountView bij het verwerken van uw boeking openstaande posten opsplitsen in deelposten. Hierbij krijgen alle posten hetzelfde factuurnummer, maar ontvangen de geblokkeerde delen een letter: “G” voor G-rekening, “L” voor Belastingdienst en “U” voor UWV. Verwerk de betaling van deze deelposten afzonderlijk en gebruik de openstaande postenlijst om precies te zien welke deelposten zijn betaald en welke nog openstaan. TEAM FINANCIEEL

47

modules

Kostenverdeel I

modules

Vertrouw op de module Kostenverdeel I voor een diepgaand inzicht in uw algemene en indirecte kosten en houd zo grip op uw kosten. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die indirecte kosten per afdeling wil toewijzen en hierbij een eerlijke verdeling op basis van werkelijke kosten wil realiseren.

Optimaal inzicht in uw kostenstructuur per afdeling. Onbeperkt aantal verdeelsleutels en verdeel­regels voor juiste en automatische kosten­verdeling. Uitstekende kosten­bewaking per afdeling, grondige analyse van doorverdelingen, nauwkeurige bepaling van kostprijs en automatische verdeling van afschrijvingskosten over afdelingen. Met de module Kostenverdeel I legt u per grootboekrekening met een verdeelsleutel vast op welke wijze uw kosten moeten worden verdeeld. Dit is handig als u bijvoorbeeld de huurkosten wilt toerekenen aan verschillende afdelingen volgens verdeelregels en -sleutels die u zelf vastlegt.

Wilt u een andere verdeelsleutel gebruiken dan die u standaard hebt vastgelegd in de stamgegevens van de grootboekrekening? Met de module Kostenverdeel I kunt u in afwijkende situaties op regelniveau altijd een andere verdeelsleutel aan een boeking koppelen. Bijvoorbeeld als u de schoonmaakkosten niet wilt toewijzen aan tweetal afdelingen, maar alleen specifiek aan een bepaalde afdeling.

Eigen verdeling

Geïntegreerd werken

Verdeel uw kosten automatisch over de juiste afdelingen volgens verdeelregels en -sleutels die u zelf vastlegt. Wijs bijvoorbeeld uw indirecte kosten, zoals huisvestingskosten, toe aan de verschillende afdelingen.

48 Accountview

Flexibel boeken

Boek verdelingen op basis van percen­t ages, vaste bedragen, toeslagen, tarieven per artikel of combinaties hiervan.

Uitgebreide rapportages waarmee u zicht hebt op de werkelijke kostenverdeling in uw organisatie.

Combineer deze module met Vaste activa en Transitorische posten voor nog meer inzicht en voor een snelle verdeling van afschrijvingsbedragen, kosten en opbrengsten over afdelingen.

TEAM FINANCIEEL

49

modules

Periodieke boekingen

relatiebeheer: Contact Manager

Bespaar tijd door regelmatig terugkerende boekingen eenmalig in te voeren en kies voor het gemak van de module Periodieke boekingen.

Op zoek naar een uitstekende basis voor uw moderne verkooporganisatie? Reken dan op de module Contact Manager.

team

modules

team

voor wie

voor wie

Voor iedereen die geregeld eerder gemaakte journaalposten automatisch wil overnemen.

Voor iedereen die de stap wil zetten naar eenvoudig relatiebeheer. Uw voordeel

Perfecte koppeling met uw debiteuren- en crediteurengegevens.

Uw voordeel

Belangrijke tijdbesparing door het eenmalig invoeren van gelijksoortige boekingen en het foutloos overnemen van complexe standaard­ boekingen. Optimaal gebruiksgemak, doordat u hele bladzijden kunt tegenboeken en daar­ door snel en foutloos u maandafsluiting kunt doen. Extra zekerheid door het aparte controlevenster, waarmee u vooraf de te kopiëren regels kunt nakijken op de nieuwe mutatiedatum, de gewijzigde omschrijvingen en eventuele tegenboekingen.

Complete registratie van uw activiteiten per relatie en contactpersoon, zoals gesprekken, mailings, telefoonnotities, e-mail en faxen. Als u regelmatig gelijksoortige boekingen moet doen, dan kunt u met de module Periodieke boekingen deze eenmalig invoeren en vervolgens eenvoudig kopiëren. Bovendien kunt u overgenomen boekingen gemakkelijk aanpassen. Zo verandert u met een druk op de knop de regelomschrijvingen van de dagboekbladzijden van “januari” in “februari”.

Eenmalige invoer

Voer regelmatig terugkerende journaalposten – zoals uw maandelijkse salarisposten of leasekosten – eenmalig in, waardoor u snel uw periodieke boekingen afhandelt. Snel kopiëren

Kopieer in één keer hele dagboekblad­ zijden uit elke willekeurige administratie en pas die eenvoudig naar wens aan.

50 Accountview

Makkelijk aanpassen

Wijzig op eenvoudige wijze regelomschrijvingen van dagboekbladzijden met de “zoek-en-vervang”-functie. Bijvoorbeeld om overal “januari” in “februari” te veranderen.

Met de module Contact Manager beschikt u over een overzichtelijk venster, waarin u in een oogopslag ziet wat er zich heeft afgespeeld bij uw relaties en welke activiteiten nog moeten worden gedaan. Bovendien kunt u eenvoudig prioriteiten toekennen aan activiteiten, zodat uw medewerkers direct zien aan welke activiteiten ze het eerste moeten beginnen.

Alles vastleggen

Leg al uw relaties, contactpersonen, notities en activiteiten – volledig geïntegreerd met uw debiteuren– en crediteurengegevens – vast. Bewaar daarbij ook de volledige historie van uw klanten en leveranciers. Houd bovendien uw adresgegevens altijd up-to-date dankzij de integratie met AdresXpress.

In een oogopslag

Zie in een oogopslag wat er zich recentelijk heeft afgespeeld bij uw relaties. Weet zo precies wanneer een klant heeft gebeld en welke informatie u het laatst heeft verzonden. Dit is handig als uw medewerkers elkaars werk moeten overnemen of waarnemen.

Onbeperkt aantal notities per bedrijf, activiteit en contactpersoon. Handige prioriteits­ toekenning op activiteiten, waarmee medewerkers direct zien aan welke activiteiten ze het eerste moeten beginnen. Uitgebreide zoek- en rapportagemogelijkheden.

TEAM FINANCIEEL

51

modules

relatiebeheer: Verkoopinformatiesysteem

modules

Wilt u één informatiesysteem voor uw bedrijf met daarin alle gegevens van uw relaties? Met de module Verkoopinformatiesysteem beschikt u niet alleen over de informatie die u nodig hebt, maar ook over actuele informatie. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die op zoek is naar een flexibele en overzichtelijke centrale ondersteuning van salesen marketinginspanningen.

Perfecte koppeling met uw financiële informatie zodat u rechtstreeks openstaande posten, projectinformatie of openstaande verkooporders kunt opvragen. Relaties, contactpersonen en activiteiten vastleggen, waarbij u relaties eenvoudig ‘promoveert’ tot debiteur of crediteur.

op de * Uitbreiding module Contact Manager.

Met de module Verkoopinformatiesysteem maakt u eenvoudig een gepersonaliseerde mailing aan, die u per e-mail – bijvoorbeeld met behulp van Microsoft Outlook – kunt versturen. Zet hiervoor de selectie in AccountView en genereer vervolgens een samenvoegbestand op basis van uw standaardbrief in Word. U kunt zelfs voor al uw relaties een activiteit vastleggen waarin u de mailing vermeldt. Zo hebt u altijd alle communicatie met uw relaties centraal beschikbaar.

De module Verkoopinformatiesysteem biedt u tien – vrij te definiëren – lijstvelden en aankruisvelden bij bedrijven en vijf bij contactpersonen. Hierdoor beschikt u over de flexibele functionaliteit om uw eigen marketingsysteem op te bouwen.

Geïntegreerde oplossing

Mailings

Leg alle essentiële informatie van uw relaties centraal vast, zodat iedereen deze – vanuit één venster en met één muisklik – kan opvragen.

52 Accountview

Actueel

Reken op up-to-date informatie doordat iedereen binnen uw organisatie met dezelfde informatie werkt. Zie bijvoorbeeld direct hoe het staat met de bestellingen en openstaande posten van uw klant, en werk deze gegevens meteen bij als zich hierin een wijziging voordoet.

Maak een gepersonaliseerde mailing in AccountView aan en verstuur deze per e-mail vanuit bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Zet hiervoor de selectie in AccountView en genereer vervolgens in een mum van tijd een samenvoegbestand op basis van uw standaardbrief in Word. Leg bovendien voor al uw relaties een activiteit vast waarin u de mailing vermeldt. En maak een snelkoppeling naar de gepersonaliseerde brief zelf!

Alles bij de hand

Breng al uw communicatie met uw relaties onder in AccountView, zodat u alle informatie centraal beschikbaar hebt. Maak ook snelkoppelingen naar dossiers aan en koppel ze aan de betreffende relatie, zodat u deze snel kunt opvragen.

Complete en centrale registratie van uw activiteiten per relatie en contactpersoon, zoals gesprekken, mailings, telefoonnotities, e-mail en faxen. Compleet marketingsysteem dat u dankzij de tien – vrij te definiëren – lijstvelden en aankruisvelden bij bedrijven en vijf bij contactpersonen eenvoudig zelf opbouwt.

TEAM FINANCIEEL

53

modules

team

relatiebeheer: AccountView SuperOffice CRM Online

modules

Wilt u uw medewerkers een gebruiksvriendelijke CRM-oplossing bieden waarmee zij via internet altijd en overal hun relaties kunnen beheren en klanten kunnen bedienen? Kies dan voor AccountView SuperOffice CRM Online. Deze Software as a Service (SaaS) biedt u 24/7 alle CRM-functionaliteit.

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die zijn medewerkers een online CRM-oplossing wil bieden waarmee zij altijd en overal kunnen beschikken over actuele klantinformatie.

Online efficiënter samenwerken Meer verkopen Betere klantenservice Up-to-date financiële cijfers Up ’n go in één dag

Door de perfecte integratie met Microsoft Office en Outlook hebt u (online) toegang tot uw e-mail en documenten op relatieniveau. Door uw medewerkers onderweg, thuis en op kantoor toegang te bieden tot uw CRM-oplossing, beschikken zij altijd over actuele informatie waardoor zij klanten beter kunnen beheren en optimaal kunnen bedienen.

Vanuit uw CRM-oplossing hebt u altijd op klantniveau inzicht in de financiële gegevens uit AccountView.

Online efficiënter samenwerken

SuperOffice CRM Online kent u de klant immers!

Om uw medewerkers efficiënt te laten samenwerken is het belangrijk dat zij altijd toegang hebben tot actuele relatieen klantinformatie. AccountView SuperOffice CRM Online biedt zowel op kantoor als onderweg of thuis altijd online toegang. Meer verkopen

Door uw verkooptrechter goed in te richten hebt u altijd inzicht in uw verkoopkansen en kunt u waar nodig 54 Accountview

adequaat reageren. De doorlooptijd van het verkoopproces wordt korter, u boekt sneller resultaat.

Up-to-date financiële cijfers Betere klantenservice

Tevreden klanten zijn loyaler en winstgevender. Ook fungeren zij als referenten voor nieuwe klanten. Klanttevredenheid is dan ook van essentieel belang. Met AccountView SuperOffice CRM Online kunt u op vele manier uw klanten segmenteren. Op basis hiervan kunt u uw klanten op maat bedienen. Met AccountView

Met een CRM-oplossing die is geïntegreerd met uw AccountView-boekhoud­ systeem hebt u altijd toegang tot alle relevante klantinformatie. U hebt hierdoor inzicht in de financiële gegevens, zoals openstaande posten en betalingstermijnen, op klantniveau. Zo bent u beter in staat juiste afspraken met klanten te maken en zijn financiële risico’s beter te beheersen.

Up ’n Go in één dag

Met AccountView SuperOffice CRM Online bent u na slechts één dag operationeel. Geen onverwachte kosten en IT-expertise, opleidingstrajecten of projectmanagement zijn niet noodzakelijk. Na één dag consultancy van uw AccountView-partner bent u operationeel en kunt u starten met het boeken van resultaat.

TEAM FINANCIEEL

55

modules

Telebankieren: Automatische betalingen

Telebankieren: Automatische incasso

Win tijd en geld door automatisering van uw betalingen. Vertrouw op de module Automatische betalingen.

Sneller uw openstaande posten innen en kosten besparen? Kies voor de module Automatische incasso.

team

modules

team

voor wie

voor wie

Uw voordeel

Uw voordeel

Voor iedereen die kosten wil besparen op betalings­ verkeer.

Voor iedereen die eenvoudiger geld wil incasseren tegen lagere kosten.

Aanzienlijke tijdwinst door de snelheid, waarmee u openstaande posten afhandelt.

Aanzienlijke tijdwinst door de snelheid en het automatisme, waarmee u openstaande posten incasseert.

Verlaging van uw kosten, doordat u geen tijd verliest aan het invullen van formulieren en betalingsopdrachten. Geschikt voor alle banken. Betrouwbare bescherming van uw betalingen door de standaardbeveiliging. Altijd zicht op de stand van zaken van uw betalingsverkeer.

Verlaging van uw kosten, doordat u geen tijd verliest aan het invullen van formulieren en incasso-opdrachten. Met de module Automatische betalingen markeert u de openstaande posten van uw crediteuren, die u vervolgens direct kunt verwerken tot betalingsopdrachten aan de bank. Daarbij kunt u eenvoudig vastleggen onder welke voorwaarden u wilt betalen. Zo kunt u ervoor kiezen om automatische betalingen altijd te verrichten op een vaste datum en vanaf een bepaald rekeningnummer.

Betaalgemak

Stel openstaande posten automatisch betaalbaar aan de hand van crediteurennummer, ouderdom factuur, hoogte factuurbedrag, betalingskorting of peil­datum. Boek automatisch rest­ bedragen en kortingen weg en verreken eenvoudig creditnota’s. Boek bovendien op de datum dat de betaling wordt uitgevoerd of op een ingegeven agenderingsdatum, zodat u kunt profiteren van rente en betalingskortingen. Profiteer ook van 56 Accountview

de mogelijkheid tot deelbetalingen en verzamelbetalingen per crediteur. Maximale beveiliging

Stel een kredietlimiet in van uw bankrekeningen, zodat u wordt gewaarschuwd als deze door automatische betalingen wordt overschreden. Volledig overzicht

Gebruik de extra tab voor alle relevante notities met betrekking tot de openstaande post.

Met de module Automatische incasso markeert u handmatig of op basis van selecties de openstaande posten van uw debiteuren. Wilt u een bepaalde post niet via automatische incasso betalen? Met gemak kunt u per individuele post aangeven of deze geblokkeerd moet worden voor automatische incasso.

Sneller innen

Stel incasso-opdrachten automatisch, handmatig of op basis van een advieslijst samen voor debiteuren met een incassoovereenkomst. Op elk moment

Zorg voor de betaling van uw rekeningen op de dag dat u dat wilt, waarbij de betaling automatisch in uw administratie wordt verwerkt. Boek bovendien op de datum dat de betaling wordt uitgevoerd of op een ingegeven agenderingsdatum.

Zekerheid zonder zorgen

Leg een maximum incassobedrag vast bij een debiteur, zodat u wordt gewaarschuwd als u een bedrag wilt incasseren dat dit maximum overschrijdt.

Geschikt voor alle banken. Betrouwbare bescherming van uw incasso’s door de standaardbeveiliging. Altijd zicht op de stand van zaken van uw betalingsverkeer. Flexibel gebruik van de tussenrekening Ontvangsten onderweg.

Foutloze incasso’s

Corrigeer snel en eenvoudig fouten in uw incasso-opdrachten vanuit een bankboek.

TEAM FINANCIEEL

57

modules

Telebankieren: Inlezen bankmutaties

modules

Typ uw bankafschriften niet langer over en zoek openstaande posten niet meer zelf op. Laat alles voortaan over aan de module Inlezen bankmutaties. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die snel en foutloos bankafschriften wil verwerken.

Flinke tijdwinst door eenvoudig inlezen van bankmutaties of automatisch inlezen via de bankenkoppeling. De mutaties worden direct verwerkt in uw financiële administratie.

Met de module Inlezen bankmutaties leest u (automatisch) uw afschriften snel en foutloos in. U hoeft niets over te typen, u maakt geen typefouten en u verwerkt de afschriftregels in één keer in uw bankdagboek. Bovendien hoeft u in veel gevallen het document-/ factuurnummer, de tegenrekening en de debiteur of crediteur niet zelf in te voeren, want de module past autoherkenning toe op de omschrijving van de afschriftregel.

De module Inlezen bankmutaties vergelijkt voor u de afschriftregels met de openstaande posten op basis van meerdere kenmerken. Voor afschriftregels die niet worden herkend, gebruikt u Autocodering. Op deze wijze wordt altijd de juiste post geselecteerd en worden de afschriftregels op de juiste grootboekrekening geboekt. Door gebruik te maken van de automatische bankenkoppeling van AccountView kunt u nu ook automatisch bankafschriften in uw systeem laten inlezen.

Geen typefouten

Automatische vergelijken

Lees snel en foutloos uw bankafschriften in of laat dit doen door middel van de automatische bankenkoppeling. De ingelezen mutaties worden via automatische herkenning direct verwerkt in uw financiële administratie.

58 Accountview

Alles inlezen

Gebruik AutoCodering voor betalingen zonder herkenbare gegevens – zoals verzekeringen of huurovermakingen –, zodat deze ook automatisch op de juiste grootboekrekening worden geboekt. Leg in de beginperiode veel van deze coderingen vast en verhoog zo het aantal automatisch herkende posten.

Vergelijk ontvangen bedragen met openstaande posten van debiteuren, en betaalde bedragen met openstaande posten van crediteuren voor optimale controle.

Bestandsformaten

Correcte verwerking van uw bankafschriften door het gebruik van meerdere kenmerken bij het opzoeken van openstaande posten, zoals bankrekeningnummer, factuurnummer, debiteuren crediteurnummer, bedrag, postcode en huisnummer. Direct en snel boeken van deel- en verzamelbetalingen, doordat Autoherkenning deze tijdens het inlezen automatisch voor u kan verwerken.

Maak gebruik van het grote aantal in telezen bestandsformaten, waaronder die van ABN AMRO, Commerzbank, FBTO, Friesland Bank, ING, van Lanschot, Rabobank, SNS, Triodos Bank, Waterschapsbank en Telebanking Isabel voor België.

TEAM FINANCIEEL

59

modules

Transitorische posten

modules

Met een druk op de knop uw kosten en opbrengsten over meerdere perioden verdelen en direct zicht op de stand van zaken? Reken dan op de module Transitorische posten. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die rekeningen ontvangt voor meerdere perioden en deze keurig wil verdelen over de betreffende perioden.

Altijd per periode een betrouwbaar beeld van de kosten en opbrengsten, zodat u precies weet hoe u ervoor staat. Eenvoudige werkwijze om zowel vooruit, als achteraf uw kosten en opbrengsten te boeken. Geen gereken, geen tijdrovende handmatige boekingen en minder kans op fouten. Met de module Transitorische posten kunt u kosten en opbrengsten automatisch toeschrijven aan meerdere perioden en zelfs boekjaren, zoals uw jaarlijkse verzekeringspremie. Hierdoor houdt u uw balansposten zuiver in het geval van vooruitbetaalde en nog te betalen kosten, en vooruit ontvangen en nog te ontvangen opbrengsten.

Werkt u met de module Transitorische posten, dan kunt u op elk moment verschillende overzichten van uw transitorische boekingen opvragen. Hierbij bepaalt u zelf hoe gedetailleerd het overzicht moet zijn. Zo hebt u altijd een betrouwbaar beeld van de transitorische posten op uw balans.

Meer dan één periode

Sterke rapportage­ mogelijkheden

Verdeel uw kosten en opbrengsten automatisch over meerdere perioden en zelfs boekjaren, waardoor u balansposten zuiver houdt. Betaal bijvoorbeeld uw huur per kwartaal vooraf, maar ken uw huurkosten wel toe aan de juiste maanden voor een evenwichtig beeld van uw periodecijfers.

60 Accountview

Ongekende flexibiliteit

Boek probleemloos geheel of gedeeltelijk vooruitbetaalde posten die over de jaarovergang lopen. Bijvoorbeeld uw huur, verzekeringen of drukwerkkosten.

Gebruik de standaardrapportage voor duidelijke overzichten. Bijvoorbeeld een overzicht transitorische posten, specificatie saldo transitorische posten, rapportage tot en met een willekeurige periode, samengevatte of gedetailleerde overzichten.

Nog meer tijdwinst in combinatie met de module Periodieke boekingen.

Achteraf corrigeren

Voer probleemloos achteraf aanpassingen door, waarbij het corrigeren automatisch gaat.

TEAM FINANCIEEL

61

modules

Uitgebreide kostenanalyse

modules

Wenst u meer dan de standaardkostenplaatsen en -kostenrapportages van AccountView? Kies voor de module Uitgebreide kostenanalyse voor extra dimensies. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die behoefte heeft aan meer inzicht in zijn kosten en deze grondig wil analyseren.

Meer zicht op de mogelijkheden tot kostenvermindering en efficiencyverbetering. Uitgebreide rapportage­ mogelijkheden voor optimaal inzicht.

De module Uitgebreide kostenanalyse biedt u de mogelijkheid kosten naar kostenplaatsen en kostensoorten te verbijzonderen. Zo kunt u de schoonmaakkosten boeken onder “locatiekosten” en verder doorverdelen naar de administratieafdeling. Op deze wijze bent u in staat vanuit verschillende invalshoeken uw kosten te bekijken en te analyseren.

Met de module Uitgebreide kostenanalyse beschikt u over uitgebreide rapportagemogelijkheden voor een flexibel en diepgaand inzicht in uw kosten. Hierdoor kunt u vanuit elke gewenste invalshoek uw kosten bekijken en houdt u grip op uw verborgen kosten.

Eigen verdeling

Kostensoort gekoppeld aan rekening

Deel uw kosten en opbrengsten naar eigen inzicht in over verschillende categorieën op basis van kostensoorten, onafhankelijk van afdelingen of producten. Splits uw kosten bijvoorbeeld op naar doelgroep of naar vestiging als afdelingen over meerdere vestigingen zijn verspreid.

62 Accountview

Veelomvattende kostenspecificatie

Bekijk en analyseer kostenplaatsen vanuit verschillende invalshoeken, waarbij u kosten kunt verbijzonderen naar afdeling, bedrijfsonderdeel, artikel of product.

Kies per grootboekrekening een standaardkostensoort, waardoor u het invoeren aanzienlijk versnelt.

TEAM FINANCIEEL

63

modules

team

Uitgebreide vreemde valuta

modules

Wilt u meer dan de standaardmogelijkheden van AccountView om vreemde valuta te gebruiken? Reken dan op de module Uitgebreide vreemde valuta voor het verwerken van alle internationale transacties en koersverschillen.

voor wie

Uw voordeel

Voor internationaal opererende bedrijven die betrouwbare functionaliteit zoeken om transacties in vreemde valuta te doen en om gecontroleerd toezicht te houden op valutaposities.

Het eenvoudig voeren van uw dagboeken in vreemde valuta. Een duidelijk overzicht van uw valutapositie, waardoor u altijd perfect zicht hebt op uw valutarisico’s en u beschikt over uitgebreide kwartaalrapportages.

Als u veel internationale transacties moet verwerken in uw administratie, dan vindt u uitgebreide functionaliteit in de module Uitgebreide vreemde valuta. Want met deze module beschikt u over de mogelijkheid om uw grootboekkaarten in zowel de administratievaluta als vreemde valuta te bekijken.

Handige koerstabel

Houd per valuta dagkoersen en even­ tuele koerswijzigingen bij in een aparte koerstabel. Bepaal aan de hand van de boekings- of orderdatum welke dagkoers van toepassing is, waarbij afwijkingen per order of dagboekregel mogelijk zijn. Volledig overzicht

Gebruik het positie-overzicht voor een overzicht van debiteuren, crediteuren en liquide middelen per valuta, waardoor u snel een beeld hebt van het totale 64 Accountview

bedrag aan vorderingen en schulden in vreemde valuta tegen de geldende dagkoers. Internationaal handel doen

Leg eenvoudig uw inkoopprijzen vast in Japanse Yen en uw verkoopprijzen in Amerikaanse Dollars. Reken bovendien de factuurbedragen van uw debiteuren automatisch om tegen de juiste dagkoers, zodat u elke debiteur een factuur stuurt in de eigen valuta.

Met de module Uitgebreide vreemde valuta kunt u niet alleen per valuta dagkoersen bijhouden in een aparte koerstabel, maar u kunt ook eenvoudig valutaherwaarderingen uitvoeren om uw valutapositie te actualiseren.

Uitgebreide rapportage­ mogelijkheden

Produceer overzichten van de huidige koersen per valuta, valutadata en koersen per valuta. Krijg bovendien overzicht op herwaarderingen en genereer snel de balans en de verlies- en winstrekening. Druk vervolgens uw verslagen af in elke gewenste valuta.

Valutaverschillen apart boeken

Boek valutaverschillen en gebruikelijke verschillen, zoals betalingskortingen en bankkosten, gescheiden af. Zie zo precies welk deel van de verschillen is toe te schrijven aan koersschommelingen.

Groot gebruiksgemak, doordat u de rekeningcourantrekeningen van buitenlandse dochterondernemingen in vreemde valuta kunt bijhouden en u probleemloos saldi onderling kunt verrekenen. Optimaal relatiebeheer, doordat uw klant een factuur ontvangt in de eigen valuta en deze in elke gewenste valuta kan betalen. Handige valutacalculator voor het omrekenen van valutabedragen.

TEAM FINANCIEEL

65

modules

Vaste activa I

modules

Eenvoudig en compleet beheer van uw vaste activa? Met de module Vaste activa I registreert u uw bedrijfsmiddelen in uw bedrijfsadministratie en laat u het verwerken van afschrijvingen aan AccountView over. team

voor wie

Uw voordeel

Voor iedereen die de administratie van bedrijfsmiddelen wil automatiseren.

Eenvoudige registratie van uw vaste activa in uw financiële administratie. Enorme flexibiliteit, doordat u eenvoudig aanpassingen kunt doen en u opnieuw een of meer periode(n) kunt genereren.

Met de module Vaste activa I hebt u een perfect beheer over uw vaste activa, want met deze module registreert u eenvoudig uw vaste activa, inclusief aanvullende gegevens en snelkoppelingen naar bijbehorende documenten. Bovendien kunt u meteen de gewenste afschrijvingsmethode vastleggen voor automatische afschrijvingsboekingen.

De module Vaste activa I bespaart u veel tijd, doordat u heel eenvoudig uw afschrijvingsboekingen kunt automatiseren.

Complete registratie

Eigen afschrijvingsmethode

Registreer snel en makkelijk uw vaste activa, inclusief aanschaf- en verkoop­datum, serienummer, locatie, kosten­plaats, afbeelding, snelkoppelingen naar bijbehorende documenten – zoals contracten en onderhoudsovereen­ komsten – en eventuele opmerkingen.

66 Accountview

Vrije indeling

Deel alle activa in op één activarekening of geef elk activum een eigen rekening (activa, cumulatieve afschrijvingen, afschrijvingskosten en verkopen).

Compleet beeld van uw vaste activa, waardoor u altijd de juiste waarde kent van uw bedrijfsmiddelen en kunt anticiperen op revisies of vervangingen van uw bedrijfsmiddelen. Aanzienlijke kosten- en tijdbesparingen doordat de afschrijvingsboekingen zijn geautomatiseerd.

Maak uw keuze uit de twee meest gebruikte afschrijvingstypen – aanschafwaarde-restwaarde, en boekwaarde – of definieer uw eigen methodes door de afschrijvingspercentages per periode te wijzigen.

Diepgaand overzicht

Profiteer van de aparte activakaarten waarop u per activum alle boekingen vindt en waarmee u weergaven definieert en inzoomt op de onderliggende journaalposten.

TEAM FINANCIEEL

67

r

ie at

en

pp ko

Meer informatie en contact

en el

Ha

In



nd

el

Snel en flexibel orderproces

te

g

Overzicht uitbreidIngsmogelijkheden AccountView Team

Optimale samenwerking applicaties

Scherp inkoopbeleid voeren

Geen dubbele verwerking

AccountView Team is geschikt voor kleinere tot middelgrote mkb-organisaties. In deze brochure komen de werkwijzen van een aantal van deze organisaties en de inzetbaarheid van AccountView hiervoor aan de orde. Zo beschikt u over de voor u meest relevante informatie. Wilt u na het lezen van deze brochure meer weten over de oplossingen van AccountView of bent u geïnteresseerd in een persoonlijke demonstratie?

Uitstekende integratie met webshops Verbetering liquiditeit

Financieel

Tijdwinst door efficiënt factureren Snelle en flexibele rapportage

Efficiënt inboeken Onlinesamenwerking met cliënt

en

ou

te n

De juiste project­ inzichten met één druk op de knop

Snelle tussentijdse rapportage

n cy

Sneller projecten factureren

Snel en gebruiksvriendelijk boeken

Verbetering kasstroom en liquiditeit

Onze medewerkers zullen u graag van dienst zijn. Actuele informatie vindt u op onze website: www.accountview.nl

ur

Ac c

Pr o j e c

Efficiënt en correct uren verantwoorden

TEAM

Telefoon: 020 355 29 10 E-mail: [email protected]

nta

Direct zicht op status projecten

Neem dan vrijblijvend contact op met onze afdeling sales:

en Altijd en overal toegang tot relatie-klantgegevens Perfecte integratie met Office en Outlook Betere verkoopprognoses Betere klantenservice

Rel atie beheer

68 Accountview

TEAM FINANCIEEL

69

70 Accountview