PROJECTEN EN UREN De softwareoplossing voor ingenieurs en architecten

PROJECTEN EN UREN

De softwareoplossing voor ingenieurs en architecten

AccountView BV H.J.E. Wenckebachweg 200 Postbus 9400 1006 AK Amsterdam Tel. 020 355 29 10 Fax 020 617 14 78 E-mail: [email protected] Internet: www.accountview.com AccountView is onderdeel van Visma AS

INHOUD

AccountView voor uw project- en urenadministratie De softwareoplossing voor ingenieurs en architecten

Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, AccountView Go en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Visma is een handelsmerk van Visma AS.

Model project control

4

De oplossing voor ingenieurs en architecten

6

Uw controller wordt uw financieel adviseur

8

Klant aan het woord: HVN Architecten

12

Meer grip op projecten in minder tijd

16

Sneller factureren

21

Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Outlook, .NET en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation.

Klant aan het woord: RBOI

24

Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Eenvoud en gebruiksgemak

28

Copyright © AccountView BV, 2010

Met gecertificeerde partners verzekerd van optimale implementatie

32

Meer informatie en contact

34

PROJECTEN EN UREN

3

MODEL PROJECT CONTROL

VERANTWOORDING (VERLEDEN) Controller

Budget (voorcalculatie)

• Directie infor­­­meren over trends, sterktes en zwaktes

Projectleider Relatiebeheer

Factuur­­verantw. Declarant

Controller

• Verklaren van verschil­ len tussen budget en werkelijkheid om toekomstige projecten beter te calculeren

• Optimaal project­ resultaat door eenvoudig en snel factureren meerwerk

Verplichtingen

Werkelijkheid (nacalculatie)

4

ACCOUNTVIEW

• Direct inzicht in het project­resultaat en nagekomen kosten • Juiste balans en winst- en verlies­ rekening opstellen

DIRECTE STURING (HEDEN)

• Verklaren van project­ resultaten om toe­ komstige projecten beter te calculeren

• Maximaal factureren in de toekomst door verklaring decla­r atie­ resultaten

PROGNOSE (TOEKOMST)

Projectleider Relatiebeheer

Factuur­­verantw. Declarant

Controller

• Financiële risico’s inschatten • Inzicht in budget­ wijzigingen

• Eenvoudig factu­reren op basis van een percentage gereed

• Eenvoudig factu­reren op basis van een percentage gereed

• Directie infor­­­meren over trends, sterktes en zwaktes • Bepalen benodigd werkkapitaal

• Snel en eenvoudig budgetteren en calculeren op een project • Bandbreedte van de projectbudgetten vastleggen

• Eenvoudig factu­reren op basis van het in de offerte afgesproken bedrag

• Grip op aangegane verplichtingen • Direct inzicht in onderhandenwerk­ positie

• Nauwkeurig de budgetruimte bepalen

• Eenvoudig factu­reren van afgesproken termijnen

• Juiste prognose van te verwachten project­resultaat • Juiste balans en winst- en verlies­ rekening opstellen

• Nauwkeurig de bud­ getruimte bepalen

• Eenvoudig voorschotten in rekening brengen

• Grip op bezetting en dekkingsgraad • Zekerheid juiste toe­ wijzing inkoopfacturen aan projecten

• Eenvoudig signaleren en sturen op afwijkingen tussen kosten en opbrengsten • Verantwoordelijk­ heden bij de project­ leider neerleggen

• Eenvoudig decla­r aties opstellen overeen­ komstig wensen klanten • Directe sturing op te factureren, sneller factureren en daardoor betere liquiditeitspositie

• Juiste kostprijs­ berekening maken/ interne en externe tarieven opstellen • Opstellen juiste financiële rapportages

• Volledige en juiste ureninvoer • Afwijkende project­ afspraken kunnen maken

• Signaleren van noodzaak versturen voorschotnota aan de hand van de te factureren positie

Projectleider Relatiebeheer

Factuur­­verantw. Declarant

PROJECTEN EN UREN

5

INLEIDING

De oplossing voor ingenieurs en architecten U wilt financiële grip houden op uw projecten. Met de uitgebreide lijn van project- en urensoftware van AccountView beschikken zowel uw controller als uw projectleiders over de juiste hulpmiddelen om dit te bereiken. Zo helpt AccountView uw organisatie om met de projecten een positieve financiële bijdrage te leveren aan het resultaat van de onderneming. Vanwege de overeenkomsten in werkwijzen hebben wij deze brochure opgesteld vanuit de invalshoeken van de branches ingenieurs en architecten.

Financiële bewaking van projecten is voor u, als ingenieur of architect, zeer belangrijk. Met uw op­ drachtgevers moet u vaak een vaste en scherpe prijs afspreken, zodat er weinig ruimte voor speling in uw marge zit. Op basis van de verschillende fasen van uw project probeert u vooraf een heldere calculatie op te stellen. Deze wilt u ook kunnen baseren op ervaringen uit het verleden. Tijdens het project kan het voorkomen dat uw klant wijzigingen in het oorspronkelijke idee wil aanbrengen. Deze kosten wilt u dan eenvoudig op basis van nacalculatie aan uw opdrachtgever kunnen doorbelasten als meer­ werk. Kosten kunnen betrekking hebben op uren van mede­werkers, maar ook op het inhuren van extra mankracht. Deze kosten wilt u ook duidelijk gescheiden terugzien in uw projectadministratie. AccountView zorgt voor de volledige aansluiting van de financiële administratie op de projectadministratie. Uw controller en uw projectleiders zijn hierdoor verzekerd van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de administratie en de financiële informatie. Door

6

ACCOUNTVIEW

de flexibele factureringsmogelijkheden van het pak­ ket, kunt u uw projecten zonder extra tijdsinspan­ ning conform de wensen van uw klant factureren. AccountView is voor uw organisatie een hulpmiddel om uw projecten te verantwoorden, te sturen en toekomstige projectresultaten te voorspellen. Wij gaan daarbij uit van drie belangrijke pijlers. PROJECT CONTROL – PROJECTLEIDERS VERZEKERD VAN FINANCIËLE GRIP

De eerste pijler is financiële project control voor de projectleiders. Altijd binnen de projectbudgetten blijven en directe signalering van dreigende budget­ overschrijdingen, dát zijn de belangrijkste voor­ waarden om grip te houden op uw projecten. In het verleden waren de budgetten ruimer en werden veel projecten gefactureerd op basis van nacalculatie. In de huidige economie wordt de concurrentie steeds groter. Organisaties willen vooraf weten wat een project gaat kosten en willen vaste afspraken maken over de afrekening van de projecten. Het wordt dan ook steeds belangrijker om de budgetten

niet te overschrijden. Ook het tijdig kunnen inschat­ ten van risico’s om het project bij te sturen of de opdrachtgever te informeren over mogelijk extra kosten in verband met een verandering van de omge­ ving of de opdracht wordt cruciaal. Met AccountView krijgen uw projectleiders betere financiële grip op hun projecten zonder extra tijdsinvestering. SNELLER FACTUREREN

De tweede pijler is dat AccountView ervoor zorgt dat het proces van uur naar factuur snel en efficiënt verloopt. Het is belangrijk dat de uren juist worden verantwoord, zodat de goede factuur wordt verstuurd. Voor veel medewerkers is het schrijven van uren echter niet de grootste hobby. Hoe kunt u ervoor zorgen dat de uren juist worden verantwoord, maar dat hiermee niet onnodig veel tijd gepaard gaat? AccountView helpt u hierbij door de ureninvoer zo eenvoudig mogelijk te maken en de kans op fouten vrijwel uit te sluiten. Omdat de invoer via een web­applicatie plaatsvindt, is ureninvoer overal en altijd mogelijk. Zo kunnen medewerkers dit dagelijks en dus nauw­ keuriger doen. Alle data staan in AccountView, dus de facturen kunnen direct de deur uit. Deze zijn bovendien eenvoudig toe te spitsen op de eisen en wensen van uw klant, zodat ze snel kunnen worden betaald en uw liquiditeitspositie verbetert. CONTROLLER WORDT FINANCIEEL ADVISEUR

De derde pijler is dat de controller met AccountView niet meer werkt op zijn eigen financiële eiland, maar dat hij de financiële spin in het web van de organisatie wordt. Hij ondersteunt de projectleiders bij het finan­ cieel beheren van de projecten en adviseert de directie over financiële projectrisico’s en een betere kostendekking om zo het bedrijfsresultaat te verbe­ teren. Waar uw controller in het verleden vooral

bezig was met het zoeken van aansluiting tussen de projectadministratie en uw financiële administratie, is dat met AccountView niet meer nodig. Door de volledige integratie van deze twee administraties is deze aansluiting er altijd. Met de standaard­ rapportages is in korte tijd de onderbouwing van het grootboek compleet. Er blijft dus meer tijd over voor het maken van andere rapportages en analyses voor zowel de projectleiders als de directie. Controller, directie en projectleiders kunnen snel om de tafel om te bespreken welke projecten winst­ gevend zijn en waar wat te verbeteren valt. Zo kunt u als organisatie besluiten om sommige typen pro­ jecten af te stoten of anders aan te pakken om ze winstgevender te maken. De controller kan ook kosten over projecten heen vergelijken en zo projectleiders adviseren in bepaalde fases beter op de kosten te letten. Dit zijn slechts twee van de vele voorbeelden. Wat is het risico op mijn te factureren positie? Wat is het gefactureerde bedrag per medewerker? Hoeveel wordt er per projectleider op facturen afgeboekt? Vragen waarop AccountView het antwoord geeft. Met AccountView kan de controller verantwoorden, directe sturing geven en vooruitkijken. Het beheren van de projecten met AccountView gaat dus niet alleen over de verantwoording van de afgesloten projecten en de directe sturing van de lopende projecten, maar vooral ook over de prognoses voor de toekomst om de juiste manage­ mentbeslissingen te nemen. In deze brochure gaan we dieper in op bovenstaande onderwerpen en zullen wij aan de hand van voorbeelden laten zien hoe u met AccountView uw project- en urenadmini­ stratie kunt optimaliseren.

PROJECTEN EN UREN

7

Uw controller wordt uw financieel adviseur Integratie van uw projectadministratie, urenadministratie en financiële administratie levert voordelen op voor alle medewerkers binnen uw organisatie. Zo beschikken uw projectleiders altijd over actuele projectinformatie en kan uw controller u op ieder moment de juiste winst- en verliesrekening tonen. De juiste managementrapportage biedt u (financieel) inzicht in uw projecten en ondersteunt u bij het nemen van beslissingen.

Op uw scherm ziet u direct de aansluiting tussen uw financiële administratie en de project­ administratie.

CONTROLLER Verantwoording (verleden)

Budget (voorcalculatie)

• Directie infor­­­meren over trends, sterktes en zwaktes

Verplichtingen

Werkelijkheid (nacalculatie)

8

ACCOUNTVIEW

Directe sturing (heden) • Financiële risico’s inschatten • Inzicht in budget­wijzigingen

• Grip op aangegane verplichtingen • Direct inzicht in onderhanden­ werkpositie

• Direct inzicht in het project­ resultaat en nagekomen kosten • Juiste balans en winst- en verliesrekening opstellen

• Grip op bezetting en dekkingsgraad • Zekerheid juiste toewijzing inkoopfacturen aan projecten

Prognose (toekomst) • Directie infor­­­meren over trends, sterktes en zwaktes • Bepalen benodigd werk­k apitaal

• Juiste prognose van te verwachten projectresultaat • Juiste balans en winst- en verliesrekening opstellen

• Juiste kostprijs­berekening maken/interne en externe tarieven opstellen • Opstellen juiste financiële rapportages

NOG EFFICIËNTER PROJECTEN BEHEREN DOOR SAMENWERKING PROJECTLEIDERS EN CONTROLLER

Voor uw projectleiders is het essentieel te beschik­ ken over actuele informatie over de projecten. Een ontwerp van een groot complex is wellicht een lang­ lopend project, maar een project voor een kleine technische calculatie en tekening loopt maar kort. Ook dan moet de informatie actueel zijn, wil goede sturing mogelijk zijn. In AccountView komen alle door de medewerkers geschreven uren en door de administratie geboekte inkoopfacturen realtime op het project terecht. Zo kunt u op ieder moment de juiste beslissingen nemen. U ziet direct hoeveel tijd uw technisch tekenaar aan het project heeft besteed en hoeveel een plot van het ontwerp heeft gekost. U hebt regelmatig te maken met reeds ingekochte

producten of diensten waarvoor u nog geen factuur hebt ontvangen. Deze aangegane verplichtingen voor een project kunt u registreren en zichtbaar laten zijn in de projectadministratie en relevante rapportage. GEDEGEN, BETROUWBARE FINANCIËLE RAPPORTAGES IN EEN HANDOMDRAAI

Voor uw controller is het opstellen van de juiste winst- en verliesrekening uitermate belangrijk. De

INGENIEURSBUREAU MULTICAL OVER ACCOUNTVIEW:

“Wij hebben met behulp van AccountView onze projectadministratie, urenregistratie en declaraties in één pakket ondergebracht.”

PROJECTEN EN UREN

9

HVN ARCHITECTEN OVER ACCOUNTVIEW:

“We hebben het onderhanden werk direct inzichtelijk, omdat AccountView hier ruime mogelijkheden voor biedt.”

basis hiervoor is de aansluiting tussen de project­ administratie en het grootboek. Door de volledige integratie van de financiële administratie en de projectadministratie is die in AccountView altijd gewaarborgd en op ieder moment inzichtelijk. De controller ziet niet alleen met een druk op de knop dat de waarde van de projecten aansluit bij het grootboek, maar ook welke projecten het saldo van

de onderhanden werkuren bepalen. Zo maakt u snel een specificatie als onderbouwing voor de tussen­ tijdse cijfers of de jaarrekening. GRIP OP UW ONDERHANDEN WERK IS STURING OP UW RESULTAAT

Hoe bepaalt u de juiste waarde van uw projecten? Welke kosten zijn er al gemaakt? Staan daar al op­ brengsten tegenover? Komen uw opbrengsten pas aan het einde van het project? Welk deel neemt u dan nu al mee naar de winst- en verliesrekening? De veranderde fiscale wetgeving stelt dat bedrijven resultaten moeten nemen naar rato van de voort­ gang van werkzaamheden. In de praktijk betekent dit dat ze van elk project periodiek moeten bepalen welk deel van de verwachte winst van het project

aan het bedrijfsresultaat moet worden toegerekend. AccountView helpt u de bepaling van het onderhan­ den werk te vereenvoudigen. Zo beschikt u over uitgebreide onderhandenwerkrapportages en kunt u ook op meerdere manieren uw onderhanden werk bepalen. Bij kortlopende projecten kunt u ervoor kiezen om bij het versturen van de factuur het onderhanden werk over te boeken naar de winst- en verliesrekening. Hebt u een langlopend bouwproject waarbij de opbrengsten in termijnen komen of pas aan het eind van het project, dan neemt u een deel van de gebudgetteerde opbrengsten als resultaat samen met de werkelijke kosten. Aan het einde verrekent AccountView dit uiteraard met het werkelijke resultaat. Naast de completed contract (CC) methode en de percentage of completion (PC) methode kent AccountView nog diverse aanvullende OHW-berekeningen. Uw leverancier kan u daarover verder inlichten. SAMENWERKEN AAN EEN OPTIMAAL FINANCIEEL RESULTAAT

Per project bepaalt u hoe u het onderhanden werk wilt overboeken naar de winst- en verliesrekening. AccountView doet de rest voor u.

10 ACCOUNTVIEW

Winst is een van de kerndoelen van een onderneming. Inzicht in het resultaat is voor u als directie dan ook heel erg belangrijk. Maar als u de winst- en verlies­ rekening bespreekt, weet u dan ook hoe het resul­ taat is opgebouwd? Welke projecten beïnvloeden het resultaat positief en welke niet? Hoe kunt u sturen op deze resultaten en direct tot de kern doordringen?

VMENGINEERING OVER ACCOUNTVIEW:

“Wij beschikken nu over snellere en betere managementrapportages. Ook kunnen we beter sturen op de kosten die op een project worden gemaakt in vergelijking met het vastgestelde budget.”

Met AccountView maakt u vanuit de financiële admi­ nistratie en vanuit de projectadministraties dwars­ doorsneden van de informatie. Als de dekking van uw loonkosten bijvoorbeeld niet voldoende is, komt dat dan doordat er te veel uren zijn gemaakt die niet konden worden gefactureerd, of hebt u te weinig projecten in portefeuille? Uw controller kan u hier samen met AccountView inzicht in geven. Door de integratie van systemen beschikken controller en projectleiders op elk moment over actuele en juiste informatie. Dit wordt doorvertaald in manage­ mentrapportage. Door de samenwerking tussen de verschillende disciplines kan uw organisatie projecten nog efficiënter beheren. Wilt u dit net als onze klanten Klunder Architecten en Het architectenconsort zelf ervaren, neemt u dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie.

PROJECTEN EN UREN

11

HVN ARCHITECTEN

Direct resultaat van onderhanden werk

Hoe houd je als architectenbureau de financiële controle over een groot aantal verschillende projecten? En hoe ga je om met een lastige post als onderhanden werk? HVN Architecten vond de oplossing in een geïntegreerd project/uren- en financieel systeem van AccountView. De gerealiseerde uren worden wekelijks bijgehouden en afgezet tegen de gebudgetteerde kosten en direct verwerkt in de financiële administratie. Zo houdt HVNA de vinger aan de pols en heeft het altijd een reëel beeld van de resultaten.

Van stadsontwerp tot inrichting, en van nieuwbouw tot restauratie met herbestemming: het zeventien­ koppige HVN Architecten in het Limburgse Hoens­ broek ontwerpt plannen voor allerlei soorten bouwprojecten. “We zijn momenteel bijvoorbeeld bezig met de restauratie van kasteel Neubourg in Gulpen, maar werken ook aan een herinrichting­ project in de Maastrichtse binnenstad. Onze projecten verschillen niet alleen sterk in aard en complexiteit, ook de doorlooptijd varieert van twee tot soms wel twintig jaar. Vaak zijn er vele miljoenen euro’s mee gemoeid. Het aantal onderhanden projecten kan op­ lopen tot 150”, zo omschrijft Bart Gijsen, controller bij HVNA, de activiteiten van het architectenbureau.

BEHOEFTE AAN ACTUEEL INZICHT IN DE CIJFERS

De registratie en administratieve verwerking van projecten kostte HVNA tot voor kort veel tijd en moeite. Gijsen: “Het was een omslachtig proces. We deden de urenadministratie en financiële admi­ nistratie in Exact, maar er was geen koppeling tussen de twee toepassingen. Daarnaast hielden we de werkelijke kosten en factureringsgegevens bij in Excel. Per kwartaal maakten we in een spreadsheet de balans op. Dan keken we welk werk klaar was, wat het had gekost en wat er was gefactureerd. We vergeleken de beginstand van het onderhanden werk met de eindstand, waarbij we eerst per

PROJECTEN EN UREN

13

dossier de hierover gemaakte afspraken bekeken, en verwerkten de mutatie op de winst- en verlies­ rekening. Daarna konden we het kwartaalresultaat bepalen, een analyse maken en die met de directie bespreken.” Die exercitie duurde veel te lang. “We wisten bijvoorbeeld pas in juni wat de cijfers over het eerste kwartaal waren. Bij het bekijken van de weekstaten weet je gevoelsmatig wel hoe het zit, maar je moet dat gevoel ook kunnen staven met cijfers. Zeker in deze economisch moeilijke tijden is het belangrijk dat je goed inzicht hebt in de cijfers. Ook de banken verlangen dat van je,” stelt Gijsen. HELDERE EN ACTUELE PROJECT- EN FINANCIËLE INFORMATIE MET ÉÉN GEÏNTEGREERD SYSTEEM

Onder begeleiding van een externe automatiserings­ adviseur ging HVNA op zoek naar een oplossing om de zaken anders aan te pakken. Gijsen vertelt: “We

moeten staan. De oplossing die we zochten, moest betaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn en informatie helder presenteren.” Van de vijf oplossingen die de adviseur voorstelde, bleek AccountView het beste aan te sluiten op de wensen van HVNA. AccountView Solution Center NetView ging aan de slag om het programma van eisen van het archi­ tectenbureau te vertalen naar de implementatie. Complicerende factor daarbij was dat de projecten van HVNA vaak bestaan uit allerlei deelprojecten. Hiervoor kunnen verschillende afspraken gelden, waarmee rekening moet worden gehouden bij het vaststellen van het projectresultaat. Gijsen: “Ook dat wist NetView knap op te lossen met AccountView, met speciale functionaliteit voor projecthiërarchie.” ALTIJD BIJ MET ONDERHANDEN WERK

Na een jaar schaduwdraaien heeft HVNA de geïnte­ greerde oplossing voor de project/uren- en financiële

“Het onderhanden werk is netjes per project inzichtelijk. Zo weten we veel beter hoe we ervoor staan.” wilden één systeem voor het begroten en volgen van projecten, liefst geïntegreerd met de financiële administratie. Ook wilden we gemakkelijk per projectfase kunnen vaststellen wat een project ons had opgeleverd, los van de facturatie. Dit had ook te maken met de in 2007 veranderde fiscale wetgeving, die stelt dat tegenover de kosten voor onderhanden werk in een bepaalde periode ook opbrengsten

14 ACCOUNTVIEW

van AccountView. Na de honorering van de offerte maken we in het systeem een project aan en voeren we de activiteiten in aan de hand van de codes. Vervolgens houden de betrokken medewerkers wekelijks hun uren bij op de activiteiten. Ik accor­ deer de uren en zorg er met een druk op de knop voor dat ze in het grootboek terechtkomen. Is een project of deelproject afgerond, dan maken we in AccountView net zo eenvoudig de factuur aan.” VEEL MEER GRIP OP DE CIJFERS

Met het stroomlijnen van de financiële project­ begroting en -administratie verwacht HVNA grote voordelen te behalen. Gijsen: “Om te beginnen is het maken van rapportages veel minder bewerkelijk, waardoor we een grote tijdwinst behalen, terwijl de kwaliteit van de informatie hoger is, doordat gege­ vens niet langer van het ene systeem in het andere worden overgenomen. De kwartaalrapportage is een kwestie van een lijst nalopen en eventuele cor­ recties maken. Ook aan klanten die wekelijks inzicht in de bestede uren willen, kunnen we gemakkelijk

rapporteren. Verschillende tarieven per taak zijn daarbij geen enkel probleem. Dat was in Excel heel veel werk.” Van strategisch belang is echter dat HVNA veel meer grip heeft op de cijfers. “We kun­ nen projecten nu op de voet volgen en beschikken over actuele stuurinformatie. De directie krijgt nog steeds de kwartaalrapportages, maar kan in AccountView ook iedere week zelf per project de werkelijke en gebudgetteerde uren met elkaar vergelijken en de resultaten bekijken. Ook het onderhanden werk is netjes per project inzichtelijk. We hebben dit werk nu in beeld als een continue stroom en zien het direct terug in de administratie als er activiteiten zijn afgerond. Zo weten we veel beter hoe we er werkelijk voorstaan en voldoen we in een moeite door aan de belastingwetgeving”, aldus Gijsen. Alles bij elkaar kan HVNA scherper calculeren, de marges beter bewaken en sneller bijsturen als een project uit de begroting loopt. En dat geeft veel rust in een organisatie, vooral als het economisch tegenzit.

administratie onlangs in gebruik genomen. Gijsen legt uit hoe ze ermee werken: “Als een projectaan­ vraag binnenkomt, maakt een van onze architecten een inventarisatie van de activiteiten plus uren en vervolgens een offerte. Daarbij maken we gebruik van de coderingen voor de standaard taakbeschrij­ vingen van de Bond van Nederlande Architecten. Deze codes vormen ook de basis voor de inrichting

PROJECTEN EN UREN

15

Meer grip op projecten in minder tijd Voor u als ingenieur of architect is de bewaking van het project essentieel. De winst van uw onderneming wordt bepaald door de mate waarin u goed offreert en uw medewerkers binnen het vooraf opgestelde projectbudget kunnen blijven. Afwijkingen wilt u niet alleen tijdig signaleren maar vooral ook analyseren om hier uw voordeel mee te doen. Met AccountView hebt u hiervoor de juiste tool in handen.

Vanuit de calculatie bij een project genereert u met een druk op de knop de offerte voor uw klant.

PROJECTLEIDER/RELATIEBEHEERDER Verantwoording (verleden)

Budget (voorcalculatie)

• Verklaren van verschillen tussen budget en werkelijkheid om toekomstige projecten beter te calculeren

Verplichtingen

Werkelijkheid (nacalculatie)

16 ACCOUNTVIEW

• Verklaren van project­resultaten om toekomstige projecten beter te calculeren

Directe sturing (heden)

Prognose (toekomst)

• Prognoses maken om het eindresultaat in te schatten • Eenvoudig signaleren en sturen op afwijkingen tussen budget en werkelijkheid

• Snel en eenvoudig budgetteren en calculeren op een project • Bandbreedte van de project­ budgetten vastleggen

• Nauwkeurig de budgetruimte bepalen

• Nauwkeurig de budgetruimte bepalen

• Eenvoudig signaleren en sturen op afwijkingen tussen kosten en opbrengsten • Verantwoordelijk­heden bij de projectleider neerleggen

• Volledige en juiste ureninvoer • Afwijkende projectafspraken kunnen maken

PROJECTEN EN PROJECTOFFERTES VLOT VASTLEGGEN

Als u uw projecten aanneemt op basis van een aan­ neemsom is een goede calculatie en bijbehorende offerte van levensbelang. U wilt daarbij niet alleen gebruikmaken van uurtarieven en artikelprijzen, maar ook van ervaringen uit het verleden. Een offerte moet zeker concurrerend zijn, maar niet uw marges ondermijnen. AccountView ondersteunt u bij dit proces. U kunt uw berekening voor het ont­ werp van het kantoorpand baseren op de calculatie van een vergelijkbare opdracht uit het verleden. Op basis van de werkelijke resultaten van dat project past u de nieuwe calculatie aan. Zo kunt u steeds scherper en beter offreren aan uw klanten en tege­ lijkertijd het resultaat van uw toekomstige projecten verbeteren.

UW BUDGETRUIMTE BENUTTEN

Een uitgebreide calculatie met alle uren en kosten uitgesplitst, is meestal te gedetailleerd om de pro­

RBOI OVER ACCOUNTVIEW:

“Door de efficiencyverhoging kunnen medewerkers hun werkzaamheden naar een hoger plan tillen. Hun taken verschuiven van uitvoerend naar controlerend en vooral informerend. Dit laatste vooral door de goede rapportagemogelijkheden die meer en sneller inzicht bieden. Wij willen op elk project heel strak kunnen sturen en met AccountView kan dat nu.”

PROJECTEN EN UREN

17

HVN ARCHITECTEN OVER ACCOUNTVIEW:

“We werken volgens de normen van de STABU en AccountView kon overeenkomstig daarmee worden ingericht.” jecten mee te bewaken. Een project verloopt vaak in fasen en daar wilt u direct op kunnen sturen. De detailinformatie blijft belangrijk, maar alleen bij zeer opvallende afwijkingen in een van de fasen. Met AccountView bepaalt u zelf de invalshoeken waarop u uw projecten stuurt. AccountView kan alle informatie per invalshoek groeperen. Uiteraard zijn verdere details altijd beschikbaar. Deze informatie is met een druk op de knop terug te vinden.

Vanuit de projectkaart zoomt u bij afwijkingen eenvoudig door naar de detailinformatie.

18 ACCOUNTVIEW

U vergelijkt eenvoudig uw projectbudget met de werkelijke kosten en opbrengsten. Maar lopen uw projecten over een langere periode, dan is een vergelijking met het totale budget wellicht niet voldoende. Hebt u bijvoorbeeld een budget van € 1.000,- en nu € 800,- aan kosten gemaakt, dan lijkt het project prima in de pas te lopen. Bent u echter halverwege het project, dan ziet het er minder florissant uit. U wilt dan ook kunnen aangeven dat u voor die fase halverwege het project bent. AccountView helpt u daarbij. OPTIMALE VERHOUDING AANTAL PROJECTEN EN CAPACITEIT

U weet natuurlijk prima waar al uw medewerkers zich bevinden. Als een medewerker onverwacht

naar de dokter moet, lost u dit eenvoudig op door zijn werkzaamheden te laten opvangen door een collega of door te schuiven. Belangrijk is wel dat u weet of u nog nieuwe projecten kunt aannemen. Hebt u in een bepaalde maand nog voldoende capa­ citeit voor nieuwe projecten als u daarop een tech­ nisch tekenaar of een projectleider wilt inzetten? AccountView biedt u dit inzicht. VOORSPRONG OP DE CONCURRENTIE DOOR INZICHT IN TRENDS, STERKTES EN ZWAKTES

Uw projectleiders willen uiteraard inzicht in het verloop van individuele projecten. Als directie gaat u vaak nog een stap verder. Want hoe doen bepaalde typen projecten het ten opzichte van andere typen projecten? In welke fase van een project bent u

nu het meest winstgevend of juist niet? Met al deze informatie krijgt u inzicht in de knelpunten en kunt u de resultaten van uw projecten nog verder verbe­ teren. Als projecten in de utiliteitsbouw bijvoor­ beeld veel winstgevender zijn dan projecten in de particuliere woningbouw, dan kunt u zich afvragen of u zich nog wel op deze laatste moet richten. Of u zoomt verder in op deze projecten om te achter­ halen waar en wanneer het misgaat. Door de uitge­ breide rapportagemogelijkheden van AccountView is al deze informatie inzichtelijk. PROJECTEN STUREN OP CIJFERS EN PROCESSEN

Cijfers zijn voor uw organisatie uiteraard belangrijk om uw projecten te sturen, maar tijdens projecten

U hebt ook inzicht in ‘zachte informatie’ zoals contactmomenten en de personen en organisaties die bij de projecten zijn betrokken.

PROJECTEN EN UREN

19

D+Z ARCHITECTEN OVER ACCOUNTVIEW:

“Onze projectdirecteuren kunnen op ieder moment in AccountView kijken hoe het gaat met de projecten die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Daarnaast krijgen ze wekelijks uren- en financiële rapporten per project, die de voortgang en resultaten helder in beeld brengen. Maar bijvoorbeeld ook een rapport dat inzicht biedt in de openstaande posten en de bijbehorende debiteuren.” worden ook afspraken gemaakt over de voortgang van het project, telefoontjes gepleegd, vragen ge­ steld, antwoorden gegeven. Al deze informatie is binnen uw organisatie belangrijk voor alle personen die bij het project zijn betrokken, maar bijvoorbeeld ook voor uw telefoniste. Door de volledige integratie

met het relatiebeheersysteem van AccountView kan iedereen per project zien welke afspraken er zijn gemaakt of wie erbij zijn betrokken. Zo ziet u bij­ voorbeeld in een oogopslag wie u extern inhuurt om foto’s op locatie te maken of wanneer de pro­ jectleider voor het laatst telefonisch contact heeft gehad over de voortgang van het technische ontwerp. AccountView biedt u de hulpmiddelen om scherp te offreren, uw budgetruimte optimaal te benutten en te sturen op door u bepaalde invalshoeken. U kunt de resultaten van afgeronde projecten analyseren en deze informatie tevens gebruiken om zo goed mogelijk resultaat voor toekomstige opdrachten te behalen. Onze klanten Meijer & van Eerden Architecten­ ­bureau en Centraal Bureau Bouwtoezicht geven aan meer grip te hebben op hun projecten zonder extra tijdsinvestering. Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. Wij advise­ ren u graag over de mogelijk­heden voor uw organisatie.

Sneller factureren Uw factuur is het visitekaartje van uw organisatie. U wilt uw klant de juiste factuur aan­ bieden en tegelijkertijd het proces zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Hoe stelt u iedere klant tevreden met de factuur die hij van u ontvangt? En hoe zorgt u ervoor dat al het werk op de juiste manier wordt gefactureerd, ook het meerwerk? AccountView biedt u hiervoor uitgebreide mogelijkheden.

FACTUURVERANTWOORDELIJKE/DECLARANT Verantwoording (verleden)

Budget (voorcalculatie)

• Optimaal project­resultaat door eenvoudig en snel factureren meerwerk

Verplichtingen

Werkelijkheid (nacalculatie)

20 ACCOUNTVIEW

• Maximaal factureren in de toekomst door verklaring decla­r atieresultaten

Directe sturing (heden)

Prognose (toekomst)

• Eenvoudig factu­reren op basis van een percentage gereed

• Eenvoudig factu­reren op basis van het in de offerte afgesproken bedrag

• Eenvoudig factu­reren van afgesproken termijnen

• Eenvoudig voorschotten in rekening brengen

• Eenvoudig decla­r aties opstellen overeenkomstig wensen klanten • Directe sturing op te factureren, sneller factureren en daardoor betere liquiditeitspositie

• Signaleren van noodzaak versturen voorschotnota aan de hand van de te factureren positie

PROJECTEN EN UREN

21

DE JUISTE MARGES OP WERK DERDEN EN MATERIALEN

VERBETERDE LIQUIDITEIT ZONDER EXTRA INSPANNING

IN ÉÉN HANDELING ZOWEL TERMIJNEN ALS MEERWERK OP DE PROJECTFACTUUR

Binnen uw projecten hebt u steeds vaker te maken met kosten van derden. Bijvoorbeeld voor het maken van een maquette of het drukken van de tekening van de technische installatie, maar ook steeds vaker voor zzp’ers die u op projecten inhuurt om uw kosten optimaal in de hand te houden. Hoe zorgt u er een­ voudig voor dat u ook op deze doorbelaste kosten nog een positief resultaat boekt? AccountView kan automatisch met een opslag op de kosten rekenen om de uiteindelijke opbrengsten te berekenen. Per type kosten legt u zelf het opslagpercentage vast. Zo wilt u de kosten voor zzp’ers met een marge van 25% doorberekenen aan de klant en het aanleveren van de maquette bijvoorbeeld met een marge van 15%.

U wilt dat uw klant uw facturen snel betaalt. De ene klant heeft voldoende aan een eenregelige factuur met de omschrijving ‘conform offerte’, terwijl de andere klant gedetailleerd wil terugzien hoe het factuurbedrag is opgebouwd. U wilt hieraan voldoen om zo uw liquiditeitspositie te waarborgen, maar dit mag niet ten koste gaan van de balans tussen kosten en baten. Hoe realiseert u dit eenvoudig? Met AccountView kunt u per project instellen hoe gedetailleerd u een project wilt factureren. Zo kunt u uw klanten op hun wenken bedienen, zonder dat u dit extra tijd kost.

U ontwerpt een gebouw en uw klant geeft akkoord, maar later in het traject moet er toch een raam op een andere plek. U ontwerpt een installatie en uw klant geeft akkoord, maar later in het traject bedenkt uw klant nog drie nieuwe technische speci­ ficaties. De projectleider heeft het project aangeno­ men tegen een afgesproken prijs. Extra wijzigingen moeten echter op basis van nacalculatie worden gefactureerd. Hoe factureert u deze twee zaken in een keer zonder extra projecten aan te maken of handmatig facturen op te stellen? AccountView biedt u de oplossing. Per project kunt u verschillende manieren van factureren hanteren. U legt eenmalig vast welke delen u op basis van een vaste afgesproken prijs factureert en welke delen op basis van na­cal­

culatie. AccountView doet de rest voor u. U hebt er geen omkijken meer naar! Hoe beter de factuur is toegespitst op de wensen van de klant, hoe eerder deze zal worden voldaan. U wilt echter niet meer tijd besteden aan het factu­ ratieproces. Met AccountView is dat ook niet nodig. Onze klanten MILON milieu-onderzoek en KWA bedrijfsadviseurs profiteren al van de vele mogelijk­ heden om snel facturen op maat te maken. Bent u

D+Z ARCHITECTEN OVER ACCOUNTVIEW:

“De facturatie kan wekelijks plaatsvinden en kost de helft minder tijd.”

In de calculatie legt u eenvoudig opslagpercentages vast op de overige kosten, zodat u ook deze kosten automatisch met een marge aan uw klanten kunt doorbelasten.

22 ACCOUNTVIEW

PROJECTEN EN UREN

23

RBOI

Strakker sturen op projecten en efficiencyverbetering organisatie

Drie vestigingen, 185 medewerkers, ruim 500 opdrachtgevers, 1.600 projecten per jaar met een looptijd variërend van vier maanden tot vier jaar en drie tot twaalf medewerkers per project. Complex? Inderdaad! Maar niet te complex voor AccountView…

Kan deze weg verlegd worden? Is de grond waarop een nieuwe woonwijk moet verrijzen geen archeo­ logische hotspot? Of de nieuwe golfbaan de habitat van een beschermde diersoort? RBOI onderzoekt het. RBOI is een adviesbureau voor integrale ruim­ telijke planning. Het bedrijf Ievert onderzoek, advies en ontwerp voor de fysieke leefomgeving aan over­ heidsinstanties en het bedrijfsleven. De belangrijkste werkvelden zijn: bestemmingsplannen en structuur­ visies, ruimtelijk bestuursrecht, stedenbouw en ontwerp, verkeer en vervoer, landschap en ecologie, sociaal en economisch onderzoek, milieu en water. Het voert wat ver om te zeggen dat er geen plek in Nederland is waar RBOI zich niet over heeft gebogen, maar veel scheelt het niet!

OP ZOEK NAAR STANDAARDSOFTWARE

De organisatie heeft vestigingen in Rotterdam, Middelburg en Oenkerk. De vestiging in Friesland opereert onder de naam Bureau Vijn. RBOI werkte met een geïntegreerde financiële en projectadmini­ stratie, MyProject, een ERP-systeem van ACTO in combinatie met een stuk maatwerk. “Omdat MyProject gericht is op de installatiebranche en de maatwerksoftware steeds minder ondersteund werd, pasten de activiteiten van RBOI niet meer in het systeem”, vertelt Anton Hoorman, hoofd adviesondersteuning. “Dat zorgde voor frictie. We zijn daarom gaan kijken naar welke softwareleveran­ cier ons mogelijk een betere oplossing zou kunnen bieden.” Behalve AccountView passeerde een aantal

PROJECTEN EN UREN

25

andere namen de revue: Exact, Unit 4, LIFT Software, Afas en Hands On. Exact viel vrij snel af. Bureau Vijn, de Friese loot aan de RBOI-stam, werkte met Exact en had allerlei problemen met de projectadministra­ tie. Ook Unit 4 Agresso verdween van de lijst omdat het pakket niet kon voldoen aan een aantal harde eisen van RBOI, zoals de faseopbouw van projecten.

Afas. De doorslaggevende factor bij de keuze voor AccountView is dan ook partner BSH geweest. Om nog meer zekerheid te verkrijgen over de juiste pakketkeuze heeft BSH een toepasbaarheidsonder­ zoek voor RBOI uitgevoerd. Hieruit zijn geen belemmeringen naar voren gekomen. GOEDE BEGELEIDING IMPLEMENTATIE

ACCOUNTVIEW OP DE SHORTLIST

Met AccountView-partner Business Software Haag­ landen bestond het eerste contact uit een gesprek, waarbij zorgvuldige verkenning van de organisatie en het in kaart brengen van de harde eisen centraal

“Nadat we een definitieve beslissing hadden geno­ men zijn we een maand later van start gegaan met de implementatie. Daar zitten we nu nog midden in. We zijn bezig met de inrichting en het overzetten van alle gegevens. Dat moet handmatig gebeuren,

“Door de structuur van de software hebben we nu een middel om onze bedrijfsprocessen efficiënter te maken.” stonden. Deze behoeftes zijn vervolgens vertaald naar AccountView. Op de shortlist bleven uiteindelijk Afas en AccountView over. Beide partijen hebben een aantal demo’s gegeven, de laatste in het bijzijn van de directie van RBOI. Hoorman: “De mensen van Business Software Haag­ landen bewezen zich echt als materiedeskundigen. Zij hadden zich duidelijk goed verdiept in onze orga­ nisatie, begrepen de terminologie en vertaalden deze ook moeiteloos naar de software. Ook gaven ze meteen aan wat wel en niet kon. Dat schiep veel vertrouwen. Dat vertrouwen misten we bij

26 ACCOUNTVIEW

STRUCTUUR SOFTWARE LEIDT TOT VERBETERING BEDRIJFSPROCESSEN

Wat RBOI ook als voordeel ervaart, is dat het nieuwe systeem als leidraad kan dienen om de bedrijfs­ processen onder de loep te nemen. Hoorman: “We waren al langer aan het nadenken over hoe we onze projectadministratie konden vereenvoudigen. Door de structuur van de software hebben we nu een middel richting de organisatie om onze bedrijfs­ processen aan te passen en efficiënter te werken. Dat is heel verhelderend.” Efficiencyverbetering was ook de voornaamste doel­ stelling van een nieuw pakket. Tot nu toe werden gegevens soms wel drie, vier keer ingevoerd op verschillende plaatsen. Er zat heel veel informatie in Excel. Voor kostenramingprogramma’s was een aparte module geprogrammeerd. Projectleiders kon­ den niet bij de informatie uit de projectadministratie en moesten daarom gegevens telkens weer bij de administratie opvragen. Nu kunnen ze zelf in AccountView kijken. Door de integratie van de systemen zijn er nu heel wat stappen tussenuit. Dit betekent een grote tijdsbesparing.

STRAK STUREN OP PROJECTEN

De implementatie loopt nu tien weken. Hoorman: “De meest intensieve gebruikers van AccountView gaan zeker nog aanvullende trainingen volgen om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden. We zijn nu bezig de nodige rapportages op te stellen. Onze verwachting is dat door de efficiencyver­ hoging medewerkers hun werkzaamheden naar een hoger plan kunnen tillen. Hun taken zullen verschui­ ven van uitvoerend naar controlerend en vooral informerend. Dit laatste vooral door de goede rapportagemogelijkheden die meer en sneller inzicht zullen bieden. Wij willen op elk project heel strak kunnen sturen. De projectadministratie was dan ook leidend bij onze keuze voor een nieuw pakket. Zeer binnenkort starten we een proef met vijf projectleiders die een maand gaan werken met AccountView. RBOI is een hele kritische organisatie en iedere projectleider heeft weer zijn eigen wensen. De feedback van deze proef kunnen we nog mee­ nemen, voordat we helemaal overgaan. De planning is dat we over een maand volledig over zijn op AccountView, al dan niet met terugwerkende kracht vanaf 1 januari.”

omdat conversie vanuit het oude systeem niet mo­ gelijk is. Een consultant van BSH heeft een aantal interne trainingen verzorgd. Zoals met elk nieuw sys­teem is het in het begin erg zoeken, maar het gebruik van de software went snel. Er zit een hele logische opbouw in en het is erg overzichtelijk”, vertelt Monique de Vries, projectmedewerker. Als sterk punt noemt Anton Hoorman dat BSH tijdens het implementatietraject iedere week een voort­ gangsrapportage levert. Zo blijven alle partijen op de hoogte van de status van de implementatie en is het duidelijk wat er al afgerond is en welke issues nog opgelost moeten worden.

PROJECTEN EN UREN

27

Eenvoud en gebruiksgemak Hoe ziet u op ieder moment in een oogopslag welke projecten als eerste aandacht verdienen? Hoe kan uw controller snel facturen inboeken en financiële rapportages maken? Hoe leert u een medewerker die relatief weinig functies gebruikt, met de software te werken? Een softwarepakket kan u alle mogelijkheden bieden, maar alleen als het gebruiksvriendelijk is, haalt u eruit wat erin zit.

28 ACCOUNTVIEW

DASHBOARD – IN EEN OOGOPSLAG DE STAND VAN ZAKEN VAN UW PROJECTEN

BOEKEN EN RAPPORTEREN ZONDER UW HANDEN VAN HET TOETSENBORD TE HALEN

Uw projectleiders beheren meerdere projecten. Als het aantal projecten oploopt, moeten zij in drukke tijden snel bepalen welke projecten directe aan­ dacht verdienen en welke projecten financieel nog in de pas lopen. Het is dan ook niet wenselijk eerst drie verschillende overzichten te moeten afdrukken om dit inzicht te krijgen of oneindig veel muisklikken te moeten uitvoeren om deze informatie in beeld te krijgen. AccountView heeft een venster dat dit inzicht geeft en bij het opstarten automatisch ge­ toond kan worden. Zo ziet elke projectleider iedere ochtend direct in een oogopslag welke projecten die dag sturing nodig hebben.

De belangrijkste taak van uw controller is het opstellen van de juiste financiële rapportages. Maar om die rapportages te kunnen maken, moet hij er wel voor zorgen dat de gegevens voor de rapportages zijn verwerkt. AccountView biedt allerlei tools om alle kosten en opbrengsten, inkomsten en uitgaven accuraat en zo snel mogelijk in AccountView te verwerken. Zo is AccountView volledig met het toetsenbord te bedienen waardoor het invoeren van boekingen razendsnel gaat. De boekingsvensters kunnen naar wens worden ingedeeld om nog snellere invoer mogelijk te moge­ lijk. Daardoor hoeven bijvoorbeeld standaard alleen

U voert bij de dagboekinvoer alleen de projectcode en het bedrag in en AccountView doet de rest. Dat is pas snel boeken!

maar het bedrag en de projectcode te worden ingevuld. De waarden voor de overige kolommen, zoals de BTW en het rekeningnummer, zijn al een­ malig elders in AccountView vastgelegd. Zo wordt boeken wel heel eenvoudig. Uiteraard kunt u alle waarden in deze kolommen wel wijzigen. INFORMATIE SNEL BESCHIKBAAR DOOR EENVOUDIGE SELECTIES

Welke inkoopfacturen hebt u al op dat ene project geboekt? Hoe wordt het saldo van de onderhanden­ werkrekening opgebouwd? Hoe verlopen de project­ kosten over de verschillende perioden van het jaar? Informatie in een systeem vastleggen is één ding, maar de juiste informatie uit het systeem halen is

een tweede. AccountView biedt de mogelijkheid om door te zoomen naar het diepste detailniveau. Zo zoomt u vanuit het project door naar de project­ kaart en van daaruit naar gedetailleerde project­ mutaties, financiële mutaties en dagboekbladzijden. Een groot voordeel van AccountView is het een­ voudig zetten van selecties. Zo maakt u vanuit uw projecten een selectie op de boekingen op uw onderhandenwerkrekening van de uren. U hebt direct inzichtelijk welke uren en welke projecten het saldo op uw onderhandenwerkrekening veroor­ zaken. Uiteraard kunt u deze selecties ook opslaan, zodat u niet iedere periode weer over dezelfde selectie hoeft na te denken.

PROJECTEN EN UREN

29

IEDER ZIJN EIGEN STARTMENU

Uw medewerkers gebruiken de beschikbare soft­ ware op hun eigen manier. Niet iedereen gebruikt alle opties. Hoe kunnen medewerkers snel die zaken vinden die voor hen belangrijk zijn? Waar vinden ze de juiste rapporten over het verloop van de projecten? Hoe zorgen zij voor de maandelijkse management­ rapportage? En hoe voeren medewerkers snel alleen hun uren in? AccountView heeft dit opgelost met het navigatievenster. Daarmee kan iedere gebruiker als het ware zijn eigen startmenu inrichten. Als directie hebt u bijvoorbeeld een eigen navigatievenster met alle belangrijke rapportages op het gebied van projecten, zoals wat per periode gefactureerd is, hoe het met het ziekteverzuim van medewerkers is

Een voorbeeld van het navigatie­ venster voor de directie. Alle rapportages zijn gerangschikt per categorie en met één druk op de knop benaderbaar.

30 ACCOUNTVIEW

gesteld of met het onderhanden werk. U richt zelf uw navigatievenster in met de gewenste rapportages en menuopties binnen AccountView, maar ook met snelkoppelingen naar andere applicaties en naar websites. U kunt zelfs rapportage-instellingen vast­ leggen. Als u een rapport altijd op twee manieren opvraagt, dan legt u twee menuopties in uw navi­ gatievenster vast, elk met een omschrijving die voor u helder is. Zo hebt u alles met een druk op de knop bij de hand.

van die klant? AccountView helpt uw projectmede­ werker bij deze keuzes. Hij krijgt alleen de lijst met zijn projecten te zien en alleen de werkzaamheden die hij op een specifiek project mag boeken. Zo wordt uren verantwoorden een fluitje van een cent. Zijn uw medewerkers niet altijd op kantoor? Ook geen enkel probleem. Met MyTime kunnen zij via een eenvoudige, op hun werkzaamheden afge­ stemde webinterface altijd en overal waar internet beschikbaar is, hun uren invoeren.

SNEL EN FOUTLOOS UREN VERANTWOORDEN

SUPPORT MET KENNIS VAN UW BRANCHE

Welke werkzaamheden mogen ook alweer op het project voor het ontwerp van het nieuwe station worden geboekt? Kies ik nu project A of project B

Uw pakket is goed ingericht en u weet hoe u de software moet gebruiken, maar er kunnen altijd nog vragen zijn. Onze supportafdeling staat tijdens

kantooruren voor u klaar. Zij zijn niet alleen deskundig op het gebied van de software van AccountView, maar kennen ook uw branche en begrijpen hoe de bedrijfsprocessen in uw organisatie verlopen. Pas als een systeem optimaal is ingericht en afge­ stemd op uw organisatie én uw medewerkers er goed mee kunnen werken, profiteert u echt van alle mogelijkheden. De gebruiksvriendelijkheid van AccountView was een belangrijke factor voor onze klanten Ingenieursbureau Pass-Partout en Pharos Engineering. Wilt u ook de gebruiksvriendelijkheid van AccountView ervaren? Wij geven u graag een demonstratie van het systeem. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.

Bij de invoer zijn alleen die uursoorten en projecten zichtbaar waarop de medewerker uren mag schrijven.

PROJECTEN EN UREN

31

Met gecertificeerde partners verzekerd van optimale implementatie Software is een hulpmiddel om uw processen beter te stroomlijnen. Dat effect bereikt u echter alleen met de juiste advisering, inrichting en training. De gecertificeerde partners van AccountView kunnen u optimaal adviseren over de keuze en de inrichting van uw softwarepakket. Gerichte trainingen voor de medewerkers van uw organisatie die met de software aan de slag gaan, dragen bij aan een succesvolle implementatie en ingebruikname van uw nieuwe systeem.

INRICHTING STANDAARDSOFTWARE TOEGESPITST OP UW ORGANISATIE

AccountView is een flexibel pakket. Dat biedt veel voordelen. Want hoewel u werkt met standaardsoft­ ware, kunt u die toch inrichten in lijn met uw eigen bedrijfsprocessen. U maakt dus eigenlijk gebruik van standaardsoftware op maat. Samen met u kijkt de partner naar uw organisatie en de processen die binnen uw organisatie belangrijk zijn. Op basis daar­ van bepaalt u samen de inrichting van AccountView die daar volledig bij aansluit. De samenvoeging van uw kennis van de organisatie en uw bedrijfsproces­ sen en de expertise van onze partner van de soft­

32 ACCOUNTVIEW

ware van AccountView resulteert in een optimaal ingericht systeem. Door de goede tools en de heldere structuur van de software verloopt de implementatie over het algemeen snel. Dat betekent dat de kosten zowel initieel als structureel lager zijn in vergelijking met onze concurrenten. TRAININGEN DIE AANSLUITEN OP UW DAGELIJKSE WERKZAAMHEDEN

Nadat de software goed is ingericht, is het belangrijk om er op de juiste manier mee aan de slag te gaan. De partner kan u daarbij helpen met een ‘training on the job’. U kunt ook kiezen voor standaardtrai­

ningen van AccountView die speciaal zijn gericht op uw functie. U leert dan niet alleen hoe u AccountView het beste kunt gebruiken, maar u leert ook van medecursisten. Hoe gaan zij binnen hun organisatie met bepaalde zaken om? Dit kan u weer nieuwe inzichten geven. GECERTIFICEERDE PARTNERS GARANDEREN DE JUISTE KENNIS

AccountView maakt gebruik van een gecertificeerd partnerkanaal. Dit betekent niet alleen dat de AccountView-partners kennis hebben van de software, maar vooral ook dat ze thuis zijn in uw branche. Ze weten uit ervaring waar in uw sector de knelpunten meestal zitten en hoe uw branche met bepaalde zaken omgaat, zoals de fasering van projecten of het factureren van meerwerk. De partner kan u ook adviseren over mogelijke uit­ breidingen van AccountView. U kunt bijvoorbeeld beginnen met de basisfunctionaliteit voor de project­ administratie en de urenregistratie. Al naar gelang uw organisatie groeit, kunt u de software uitbreiden zodat u projectcalculaties kunt maken en project­ offertes vanuit AccountView kunt genereren. Door voor een gefaseerde aanpak te kiezen, kan uw organisatie snel een eerste stap maken. Zo zorgt u ervoor dat uw organisatie optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van de software, doordat de implementatie in onderdelen wordt opgesplitst en de investering wordt gespreid. HET BESTE VAN TWEE WERELDEN DOOR KOPPELINGEN

AccountView en zijn partners bieden u graag het beste van twee werelden. AccountView is goed in financiële administratie en financiële grip op projecten.

RBOI OVER ACCOUNTVIEW EN DE PARTNER:

“De mensen van Business Software Haaglanden bewezen zich echt als materiedeskundigen. Zij hadden zich duidelijk goed verdiept in onze organisatie, begrepen de terminologie en vertaalden deze ook moeiteloos naar de software. Ook gaven ze meteen aan wat wel en niet kon. Dat schiep veel vertrouwen.”

Maar uw organisatie kan nog meer eisen en wensen hebben. Wellicht wilt u ook uw medewerkers kunnen inplannen of wil uw organisatie zelf de salarisadmini­ stratie verzorgen. AccountView biedt u samen met de partners koppelingen met een grote diversiteit aan pakketten. Daardoor kunnen wij u de beste totaal­ oplossing voor uw organisatie leveren. Overstappen naar een ander softwarepakket moet leiden tot een verbetering. Alleen dan is de investering in tijd en geld gerechtvaardigd. De partners van AccountView maken dan ook een zorgvuldige analyse van uw behoeften en van de aanwezige kennis in uw organisatie. Het vertrouwen in de expertise en de aanpak van hun AccountView-leverancier is voor veel bedrijven doorslaggevend bij de keuze voor een pakket. Onder meer onze klanten Insted en NovolectriQ kunnen hiervan getuigen. Wilt u meer weten over AccountView of in contact komen met een voor u geschikte leverancier? Neem dan contact op met ons. Wij adviseren u graag.

PROJECTEN EN UREN

33

Meer informatie en contact

De Project- en Urensoftware van AccountView is geschikt voor uiteenlopende branches. Per branche hebben wij specifieke brochures ontwikkeld waarin de werkwijzen van deze organisaties en de inzet­ baarheid van AccountView hiervoor aan de orde komen. Zo beschikt u over de voor u meest relevante informatie. Naast de brochure voor ingenieurs en architecten zijn er ook uitgaven voor not-forprofitinstellingen, consultancy- en adviesorganisaties en reclame-, marktonderzoek- en communicatie­ adviesbureaus.

34 ACCOUNTVIEW

Wilt u na het lezen van deze brochure meer weten over de oplossingen van AccountView? Of bent u geïnteresseerd in een persoonlijke demonstratie? Neem dan vrijblijvend contact op met onze afdeling sales: Telefoon: 020 355 29 10 E-mail: [email protected] Onze medewerkers zijn u graag van dienst. Actuele informatie vindt u op onze website: www.accountview.nl/projecten