Studiegebied Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor Office management Afstudeerrichting Management assistant Academiejaar Studente

Bachelorproef

Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant 2013-2014

Griet Wils

De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants

Interne begeleider Sabine Cuvelier

Bachelorproef

Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant 2013-2014

Griet Wils

De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants

Interne begeleider Sabine Cuvelier

Woord vooraf Mijn bachelorproef kadert in de opleiding Office management, met afstudeerrichting management assistant aan Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen. Dit eindwerk geeft een overzicht van de professionele wensen en noden van 63 alumni management assistants van Howest. Een bachelorproef schrijven betekent het voltooien van mijn opleiding en is dus een eindpunt. Het is echter ook het startpunt van mijn loopbaan waarin ik mezelf continu verder wil ontplooien. Het onderwerp van mijn bachelorproef ligt me nauw aan het hart omdat het aansluit bij de mogelijke ervaringen van mijn eigen toekomst als management assistant. Natuurlijk zijn de resultaten van mijn onderzoek ook interessant voor de opleiding Office management zelf en voor andere toekomstige management assistants. Het afgelopen jaar heb ik tijdens de uitwerking van mijn eindwerk kunnen rekenen op de feedback en steun van verschillende mensen. Allereerst zou ik graag mevrouw Longueville bedanken voor haar feedback en begeleiding tijdens de sessies omtrent de bachelorproef. Daarnaast wil ik ook mijn interne begeleider mevrouw Cuvelier bedanken voor haar feedback tijdens de jury’s en voor haar steun tijdens het schrijfproces. Ik bedank natuurlijk ook de alumni management assistants die mee hebben gewerkt aan mijn onderzoek en in het bijzonder mevrouw Soenen, mevrouw Jonckheere en de heer Fernandez y Mendez van wie ik een diepte-interview mocht afnemen. Ten slotte bedank ik mijn moeder voor het nalezen van mijn bachelorproef, voor haar steun en voor haar eeuwig optimisme. Griet Wils Gent, augustus 2014

Abstract In deze bachelorproef geef ik de resultaten weer van het onderzoek dat ik heb gevoerd bij Howest-alumni management assistants naar hun professionele wensen en noden. Wanneer jonge management assistants hun studie afronden en klaargestoomd zijn om op de arbeidsmarkt hun weg te vinden, zitten velen vol professionele wensen, noden en dromen. Ik vond het interessant om na te gaan of alumni management assistants die reeds in het werkveld staan inderdaad tijdens hun loopbaan nog altijd professionele wensen en noden hebben. Hoe ervaren ze die na enkele, meerdere of vele jaren werkervaring? Kunnen ze hun professionele wensen en noden vormgeven? Welke stappen ondernemen de alumni tijdens hun loopbaan? Welke factoren hebben een invloed op de professionele wensen en noden? Zijn de drie pijlers van onze opleiding, namelijk ‘communicate’, ‘organise’ en ‘business’ terug te vinden in de wensen en noden of bijvoorbeeld in de opleidingen die gevolgd worden? Allereerst heb ik mij gebaseerd op het boek “Het assistantberoep” van Secretary Plus Management Support om me meer in het onderwerp te verdiepen. Dit boek schetst namelijk de resultaten van een onderzoek dat Secretary Plus heeft gevoerd bij management assistants en managers in België over de recente evoluties van het assistantberoep. In het derde deel wordt het thema carrière besproken en gaat het onder andere over het managen van de eigen loopbaan. Het leek mij interessant om op basis van dit boek een algemeen beeld te schetsen van het grootschalige onderzoek van Secretary Plus en daarna dan mijn onderzoek specifiek bij Howest-alumni weer te kunnen geven. Daarnaast heb ik de websites van drie beroepsorganisaties bestudeerd, namelijk Secretary Plus, European Management Assistants en Management Support om te analyseren welk beeld zij van de moderne management assistant scheppen en welk opleidingsaanbod zij aanbieden. Ten derde heb ik 60 alumni mijn vragen laten beantwoorden waarbij ik hun in drie gelijke groepen onderverdeeld heb. De eerste groep bestaat uit alumni die tot vijf jaar werkervaring hebben. De tweede groep zijn alumni die al meer dan vijf en maximum 15 jaar aan het werk zijn. De laatste groep ten slotte bevat alumni die meer dan 15 jaar werkervaring hebben. Door de alumni in groepen in te delen, kon ik hun professionele wensen en noden ook koppelen aan hun loopbaan en werkervaring. De resultaten per groep heb ik dan telkens met elkaar vergeleken. Mijn bevragingen scheppen een erg divers en leerrijk beeld over de verschillende loopbanen en professionele wensen en noden. De eerste groep heeft natuurlijk nog niet zo’n uitgebreide loopbaan. Een vierde van de alumni heeft geen professionele wensen en noden. Ze geven aan tevreden te zijn met hun huidige functie en de on the jobtraining die ze daar gekregen hebben. Drie vierde van de alumni hebben wel professionele wensen en noden. De wens om te groeien binnen de huidige functie wordt dan weer door 80 procent uitdrukkelijk vermeld. Daarnaast zijn de wensen en noden erg divers, gaande van het volgen van opleidingen en een hoger loon tot een andere job. Van de alumni met meer dan vijf tot 15 jaar werkervaring heeft 45 procent geen professionele wensen en noden. Tevredenheid met de huidige job en loon is hiervoor de belangrijkste reden. Daarnaast speelt de gezinssituatie van de alumni hierbij ook een rol en is voor velen van hen momenteel een uitbreiding van hun functie of verantwoordelijkheden

hierdoor niet mogelijk. De alumni uit deze groep met professionele wensen en noden willen vooral hun softwarekennis uitbreiden alsook hun bedrijfsspecifieke kennis. Hierbij willen ze ook promotie maken en zo een hoger loon krijgen. 40 procent van de alumni uit de derde groep heeft geen professionele wensen en noden. Ze halen net zoals in de vorige groep tevredenheid en gezinsleven als belangrijkste factoren hiervoor aan. De helft van de groep verklaart ook hun limiet te hebben bereikt qua takenpakket, kunnen en/of loon. De alumni met professionele wensen en noden willen ook vooral hun software en bedrijfsspecifieke kennis uitbreiden. Daarnaast zijn het uitbreiden van talenkennis en het volgen van verschillende soorten vormingen ook erg gewild. Welke factoren hebben een invloed op het wel of niet hebben van professionele wensen en noden? De factoren die in elke groep aangehaald worden door alumni die geen professionele wensen en noden hebben, zijn tevredenheid en de gezinssituatie. Ambitie, efficiënter taken uitvoeren en loonsverhoging zijn dan weer de redenen die de alumni aanhalen die wel professionele wensen en noden hebben. Om hun professionele wensen en noden te vervullen, volgen de alumni vooral opleidingen die door het bedrijf zelf aangeboden worden. Dit zijn zowel interne als externe opleidingen. De alumni vermelden ook dat vooral motivatie en inzet van belang zijn en zeker een effect hebben. Dagelijks leren uit situaties en van collega’s is ten slotte ook erg belangrijk. Ten slotte heb ik ook diepte-interviews afgenomen van alumni met respectievelijk vier, vijftien en 28 jaar werkervaring. Zij zijn vandaag geen management assistants meer maar Inside Sales Officer, Chief of Coordination & Quality Manager en Global Sales Director Project. De drie pijlers van de opleiding zijn terug te vinden in de opleidingen en vormingen die de alumni volgen. ‘Communicate’ hoofdzakelijk bij taalopleidingen en vormingen omtrent coaching. Wie beter met software leert werken, zal dan weer efficiënter kunnen werken. Dit is de pijler ‘organise’. Ten slotte is de pijler ‘business’ het meeste aanwezig in de opleidingen die de alumni volgen in verband met bedrijfsspecifieke kennis. Dit gaat bijvoorbeeld van boekhouden tot sales tot sociale wetgeving. Uit dit onderzoek blijkt dus dat de Howest-alumni management assistants zeker professionele wensen en noden hebben. Opleidingen volgen, software en bedrijfsspecifieke kennis uitbreiden en een hoger loon zijn de belangrijkste wensen en noden. Het grootste deel van de alumni vervullen deze wensen en noden ook effectief en krijgen hier vooral via hun huidige werkgever de kans toe. Ten slotte zijn de drie pijlers van de opleiding terug te vinden in de opleidingen die de alumni volgen.

Inhoudsopgave Woord vooraf ............................................................................................................................................. 4 Abstract ........................................................................................................................................................ 5 Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 3 Lijst met figuren .......................................................................................................................................... 5 Woordenlijst en afkortingen .................................................................................................................... 6 Inleiding ......................................................................................................................................................... 7 1

Onderzoek .......................................................................................................................................... 8 1.1

Onderzoeksmethode ................................................................................................................ 8

1.2

Het assistantberoep – Secretary Plus .................................................................................. 10

1.2.1

Professionele doelstellingen .......................................................................................... 10

1.2.2

Loopbaan ........................................................................................................................... 11

1.2.3

Persoonlijke wensen en ambities ................................................................................. 11

1.2.4

Opleiding en ontwikkeling ............................................................................................. 12

1.2.5

Bedrijfscultuur en bedrijfswaarden .............................................................................. 13

1.2.6

Loon .................................................................................................................................... 13

1.3

2

Analyse beroepsorganisaties .................................................................................................. 14

1.3.1

Secretary Plus ................................................................................................................... 14

1.3.2

European Management Assistants ................................................................................ 18

1.3.3

Management Support ...................................................................................................... 21

1.3.4

Conclusie ........................................................................................................................... 24

De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants ............ 25 2.1

De loopbaan van Howest-alumni management assistants .............................................. 25

2.1.1

Groep 1.............................................................................................................................. 25

2.1.2

Groep 2.............................................................................................................................. 25

2.1.3

Groep 3.............................................................................................................................. 26

2.2

Een overzicht van de professionele wensen en noden .................................................... 28

2.2.1

Groep 1.............................................................................................................................. 28

2.2.2

Groep 2.............................................................................................................................. 29

2.2.3

Groep 3.............................................................................................................................. 31

2.3

De factoren ............................................................................................................................... 33

2.3.1

Groep 1.............................................................................................................................. 33

2.3.2

Groep 2.............................................................................................................................. 33

2.3.3

Groep 3.............................................................................................................................. 34 3

2.4

Conclusie ................................................................................................................................... 35

3 Initiatieven van de Howest-alumni management assistants ter vervulling van hun professionele wensen en noden ............................................................................................................ 36 3.1

3.1.1

Initiatieven ......................................................................................................................... 36

3.1.2

Effect ................................................................................................................................... 36

3.2

Groep 2 ...................................................................................................................................... 37

3.2.1

Initiatieven ......................................................................................................................... 37

3.2.2

Effect ................................................................................................................................... 38

3.3

4

Groep 1 ...................................................................................................................................... 36

Groep 3 ...................................................................................................................................... 39

3.3.1

Initiatieven van de alumni zonder professionele wensen en noden ..................... 39

3.3.2

Initiatieven van de alumni met professionele wensen en noden ........................... 39

3.3.3

Effect ................................................................................................................................... 40

3.4

Pijlers Office management ...................................................................................................... 41

3.5

Conclusie ................................................................................................................................... 41

Interviews .......................................................................................................................................... 42 4.1

Interview groep 1: Mevrouw Soenen .................................................................................. 42

4.2

Interview groep 2: Mevrouw Jonckheere ........................................................................... 45

4.3

Interview groep 3: De heer Fernandez y Mendez ............................................................ 49

4.4

Conclusie ................................................................................................................................... 53

Besluit .......................................................................................................................................................... 54 Referentielijst ............................................................................................................................................. 56 Bijlagen ........................................................................................................................................................ 58

4

Lijst met figuren Figuur

Pagina

Figuur 1 Onderzoeksmethode

8

Figuur 2 Website Assistant Plus

15

Figuur 3 Website EUMA

19

Figuur 4 Website Management Support

22

Figuur 5 Professionele wensen en noden Groep 1

28


30


32

5

Woordenlijst en afkortingen Term

Definitie

Assistant Community

Dit is de online community van Secretary Plus voor management assistants.

benchmarking

Het beoordelen van de prestaties van een organisatie aan de hand van benchmarks, dit zijn ijkpunten.

Chief Learning Officer

Een persoon die binnen een bedrijf de professionele vooruitgang van de werknemers begeleidt en in de gaten houdt.

EUMA

European Management Assistants, een beroepsorganisatie

horizontaal verbreden

Groeien binnen een job op een uitbreidende wijze, bijvoorbeeld door doorheen de tijd een breder takenpakket te krijgen.

HR

Human resources

on the jobtraining

Dit betekent binnen het bedrijf trainingen volgen terwijl men werkzaam is.

VDAB

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding

verticale evolutie

Hiërarchisch groeien binnen een bedrijf

VOKA

Vlaamse Ondernemingskamers

webinar

Een lezing of workshop die plaatsvindt via het internet.

6

Inleiding Deze bachelorproef wil een duidelijk beeld scheppen van de professionele wensen en noden van de alumni management assistants van Howest. Hebben de alumni professionele wensen en noden? Waarom wel of niet? Welke factoren beïnvloeden dit? Welke professionele wensen en noden hebben de alumni? Welke stappen ondernemen zij om deze te bevredigen? Hebben deze stappen een invloed op hun job of loopbaan? Aan de hand van een onderzoek bij 63 alumni is in dit eindwerk een antwoord geformuleerd op de onderzoeksvraag. Deze luidt als volgt: "Wat zijn de professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants?”. Dit onderzoek is relevant voor de opleiding Office management omdat het inzicht geeft in wat de alumni wel of niet professioneel wensen en willen nadat ze afgestudeerd zijn. De bachelorproef gaat ook dieper in op de evolutie van de loopbanen en op welk soort opleidingen of vormingen gevolgd worden. Daarnaast is het onderzoek ook interessant voor (toekomstig) afgestudeerde management assistants. Het toont namelijk dat ze met hun diploma inderdaad vele kanten uit kunnen, levenslang kunnen bijleren en zich steeds verder kunnen ontwikkelen. Om een antwoord te formuleren op de onderzoeksvraag hebben 60 alumni management assistants van Howest vragenlijsten ingevuld. Deze alumni zijn ingedeeld in drie gelijke groepen op basis van werkervaring om zo de resultaten te kunnen bundelen. Daarnaast is er van drie alumni een diepte-interview afgenomen. Het eerste hoofdstuk bespreekt de onderzoeksmethode en het derde deel van het boek “Het assistantberoep” van Secretary Plus Management Support. Daarnaast geeft dit hoofdstuk ook een analyse van het beeld van de moderne management assistants volgens de beroepsorganisaties Secretary Plus, European Management Assistants (EUMA) en Management Support. Ook wordt hier dieper ingegaan op het opleidingsaanbod dat deze organisaties aanbieden. Het tweede hoofdstuk schetst de loopbanen van de verschillende groepen alumni en gaat in op hun professionele wensen en noden. In het derde hoofdstuk wordt weergegeven wat de alumni ondernemen om hun wensen en noden te bevredigen en wordt dit gekoppeld aan de pijlers van de opleiding Office management. Het laatste hoofdstuk gaat ten slotte in op de drie diepte-interviews. Nota: Voor de leesbaarheid is gekozen om in het algemeen doorheen de bachelorproef de assistant aan te duiden met ‘zij’ en de werkgever met ‘hij’. Als in het tweede, derde en vierde hoofdstuk een mannelijke alumnus besproken wordt, wordt ‘hij’ wel gebruikt.

7

1 Onderzoek 1.1 Onderzoeksmethode Allereerst heb ik mij gebaseerd op het boek “Het assistantberoep” van Secretary Plus Management Support om me meer in het onderwerp te verdiepen. Dit boek schetst namelijk de resultaten van een onderzoek dat Secretary Plus heeft gevoerd bij management assistants en managers in België over de recente evoluties van het assistantberoep. In het derde deel wordt het thema carrière besproken en gaat het onder andere over het managen van de eigen loopbaan. Het leek mij interessant om op basis van dit boek een algemeen beeld te schetsen van het grootschalige onderzoek van Secretary Plus en aansluitend dan mijn onderzoek specifiek bij Howest-alumni te kunnen weergeven. Ten tweede heb ik de websites van de beroepsorganisaties Secretary Plus, EUMA en Management Support bestudeerd. Zo analyseer ik per organisatie het beeld dat zij schetsen van de moderne management assistant alsook het opleidingsaanbod dat zij aanbieden. Deze resultaten heb ik dan ook kort met elkaar vergeleken. Voor mijn onderzoek bij de alumni heb ik van de opleiding een Excellijst gekregen met de contactgegevens de alumni. Hieronder een overzicht van de gegevens en mijn onderzoek:

Figuur 1 Onderzoeksmethode

8

Om de resultaten van de vragenlijsten1 te verwerken, heb ik drie groepen gecreëerd. De eerste groep bestaat uit alumni die tot vijf jaar werkervaring hebben. De tweede groep zijn alumni die al meer dan vijf en maximum 15 jaar aan het werk zijn. De laatste groep ten slotte bevat alumni die meer dan 15 jaar werkervaring hebben. Door de alumni in groepen in te delen, kon ik hun professionele wensen en noden ook koppelen aan hun loopbaan en werkervaring. Elke groep bevat 20 alumni management assistants, in totaal heb ik dus resultaten opgenomen van 60 ingevulde vragenlijsten. De resultaten per groep heb ik dan telkens met elkaar vergeleken. Per ingevulde vragenlijst die ik terugkreeg, klasseerde ik deze per codes. Afhankelijk van het aantal jaar werkervaring, behoorde de alumni toe tot groep 1, 2 of 3 en kreeg respectievelijk de code G1, G2 of G3 toegemeten. Verder kregen ze ook een nummer van 1 tot 20 per groep, volgens de chronologische volgorde waarin ik de vragenlijsten ontving. Een volwaardige code is dus bijvoorbeeld G2-13. Deze codes gebruik ik doorheen mijn bachelorproef om specifieke antwoorden van de alumni te bespreken. Ik heb ten slotte ook drie alumni diepgaander geïnterviewd, een alumni dus per groep. De resultaten van deze interviews bespreek ik uitgebreid in het laatste hoofdstuk. Binnen het bestek van mijn bachelorproef kan mijn onderzoek onmogelijk een totaalbeeld schetsen van de professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants. Van de 480 alumni die ik gecontacteerd heb, hebben 78 personen deelgenomen aan mijn onderzoek. Het onderzoek kan dus nog uitgebreider gevoerd worden, om nog relevantere resultaten te bekomen. Dit onderzoek schept echter al een eerste beeld van de professionele wensen en noden en de initiatieven van de Howest-alumni.

1

Zie bijlage 1 p. 58

9

1.2 Het assistantberoep – Secretary Plus In dit hoofdstuk bespreek ik wat mij bijblijft van het derde deel ‘Een carrière als assistant?’ uit het boek ‘Het assistantberoep’ van Secretary Plus Management Support, uitgebracht in 2013. Secretary Plus is al twintig jaar lang gespecialiseerd in het selecteren, rekruteren, begeleiden en tewerkstellen van meertalig management ondersteunend personeel. Dit boek schetst een overzicht van het assistantberoep van vandaag en de evolutie van het takenpakket van assistants. Daarnaast werpt het een blik op de toekomst en geeft het tips voor (kandidaat-)assistants. Voor dit eindwerk is het derde deel interessant omdat het bespreekt hoe assistants hun eigen loopbaan kunnen managen. Het schetst ook een beeld van de opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden die ze hebben. Daarnaast gaat dit deel ook in op de persoonlijke wensen en ambities van assistants, het loon en het belang van de bedrijfscultuur. Secretary Plus heeft dit onderzoek op grote schaal uitgevoerd waardoor het interessant is om eerst hun bevindingen weer te geven alvorens in te gaan op de resultaten van het onderzoek bij de Howest-alumni management assistants.

1.2.1 Professionele doelstellingen Voor het uitbouwen van een loopbaan als management assistant is er natuurlijk geen vooropgesteld plan. Het sturen van een loopbaan is een persoonlijke keuze die steeds opnieuw beïnvloed wordt door “wensen, talenten, capaciteiten, motivaties, ambities en waardepatronen” (Secretary Plus Management Support, 2013). Zowel keuzes op privévlak als studie- en loopbaankeuzen bepalen mee dit proces. Daarnaast speelt ook de persoonlijkheid van de assistant natuurlijk een grote rol. Professionele doelstellingen moeten natuurlijk wel eerst bepaald worden. Het belangrijkste hierbij is zelfkennis. Een assistant die weet wat haar eigen mogelijkheden en talenten zijn, kan zo gericht zoeken naar een job of een bepaald bedrijf waarbinnen zij het beste zal functioneren. Daarna kan de management assistant ook gerichter stappen ondernemen om haar loopbaan in de gewenste richting te sturen. Secretary Plus geeft hierbij de tip aan assistants om hun loopbaandoelstellingen te vertalen naar een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Hiermee kunnen ze hun eigen ontwikkeling sturen en evalueren. Nadat een assistant haar professionele doelstellingen bepaald heeft, kan ze deze op verschillende manieren nastreven. Eenmaal aan het werk kan ze ervaring opdoen en haar kennis verrijken dankzij “on the jobtraining en opleidingen” (Secretary Plus Management Support, 2013). Secretary Plus verklaart ook dat regelmatig wisselen van job leidt tot een groter professioneel netwerk wat goed van pas kan komen bij het sturen van de loopbaan. Als een management assistant ten slotte binnen haar huidige job taken opneemt van een hoger liggend niveau nemen haar verantwoordelijkheden toe. De assistant doet dan aan taakverrijking. Hierop volgt dan mogelijkerwijze weer een promotie en de bijbehorende hogere verloning

10

1.2.2 Loopbaan Management assistants groeien voornamelijk binnen hun functie door hun takenpakket uit te breiden. Afhankelijk van het bedrijf waar ze werken, specialiseren ze zich vaak ook nog eens in een specifiek domein zoals bijvoorbeeld communicatie, human resources of sales. Uit het onderzoek blijkt dat sommigen later dan ook effectief de overstap naar die specifieke afdeling maken. Secretary Plus schetst vier theoretische mogelijkheden voor assistants om carrière te maken:    

meegroeien met de manager; meegroeien met het bedrijf; groeien binnen de functie; zich specialiseren en zo doorgroeien.

Meegroeien met de manager doet een assistant door haar manager zo goed mogelijk te ondersteunen. Deze kan dan optimaal functioneren en hierdoor carrière maken. De assistant groeit dan mee met haar manager in de hiërarchie. Meegroeien met het bedrijf is een tweede mogelijkheid. Wie werkt bij bedrijven in groeisectoren of nieuwe bedrijven, kan veel kansen krijgen. Hierbij is het belangrijk zich flexibel op te stellen. De assistant kan binnen deze bedrijven vaak zelf de functie vorm geven. Ze staat ook continu voor nieuwe uitdagingen aangezien het bedrijf in volle ontwikkeling is. Door telkens opnieuw in te spelen op de nieuwe noden van het bedrijf, ontpopt de assistant zich zo snel tot spilfiguur van het bedrijf. Ten derde kan er natuurlijk ook gegroeid worden binnen een functie. Assistants blijven dan actief binnen dezelfde functie maar geleidelijk aan evolueert hun takenpakket. Zo verrijken ze zich niet alleen binnen hun baan maar groeien ze ook op een persoonlijke wijze. Ten slotte verklaart Secretary Plus dat “functies waarin mensen eindeloos kunnen bijleren en doorgroeien” (Secretary Plus Management Support, 2013) zeldzaam zijn. Hoewel het assistantberoep erg gevarieerd is, zijn er natuurlijk ook grenzen aan het beroep. Overstappen naar een andere functie is dan mogelijk. Doordat de assistant doorheen de jaren een uitgebreid takenpakket heeft gekregen of doordat ze zich gespecialiseerd heeft in een specifiek domein, kan ze evolueren naar een andere functie.

1.2.3 Persoonlijke wensen en ambities De invulling van de loopbaan hangt natuurlijk af van de persoonlijke wensen en ambities. Volgens het onderzoek zoeken de assistants vooral “een baan die hen intellectueel prikkelt en perspectieven biedt” (Secretary Plus Management Support, 2013). Daarnaast weten ze dat ze zelf het initiatief moeten nemen om zich te ontplooien en elke kans om te leren moeten grijpen.

11

De persoonlijke wensen en ambities die assistants ertoe drijven opleidingen te volgen, zijn de volgende:       

meer verantwoordelijkheid/autonomie; meer betrokkenheid in het beslissingsproces; loonsverhoging; talenten optimaal kunnen inzetten; promotie maken; specialisatie in de functie; van afdeling veranderen.

1.2.4 Opleiding en ontwikkeling De werkgever speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling van de assistant doordat hij wel of geen ontplooiingskansen aanbiedt. De meeste bedrijven hechten veel belang aan de ontwikkeling van hun werknemers en bieden aan hun personeel regelmatig interne of externe opleidingen aan. Sommige bedrijven stippelen zelfs voor hun medewerkers een zogeheten “groeitraject” uit of hebben een “Chief Learning Officer” in dienst die de ontwikkeling van de werknemers in de gaten houdt (Secretary Plus Management Support, 2013). Het spreekt voor zich dat een assistant vooral ook zelf proactief stappen moet ondernemen en bijvoorbeeld zelf zijn noden en wensen aangeeft bij de werkgever. Een werknemer die duidelijk communiceert en motivatie en betrokkenheid toont, krijgt sneller de kans om opleidingen te volgen. Daaropvolgend zal de assistant efficiënter werken en eventueel ook promotie maken. Vooraf duidelijk bepalen welke vaardigheden bijsturing nodig hebben en wat het dagelijks functioneren zou verbeteren, is zeer belangrijk. Zo kan de assistant het meeste uit de opleiding halen. Secretary Plus vermeldt ook het internet als een nuttige bron van informatie en zelfs online cursussen. Naast de formele, traditionele opleidingen en vormingen zijn er nog andere kansen tot leren, namelijk:      

workshops, congressen, beurzen; coaching door manager; lidmaatschap van vakverenigingen; gepersonaliseerde externe coaching; sociale netwerkgroepen; Assistant Community.

12

1.2.5 Bedrijfscultuur en bedrijfswaarden De bedrijfscultuur is natuurlijk ook erg belangrijk om werknemers tevreden en gemotiveerd te houden. Assistants vinden “stabiliteit, financiële zekerheid en een oog voor work-life balance” de belangrijkste waarden binnen een bedrijf (Secretary Plus Management Support, 2013). Daarnaast willen assistants graag ook feedback krijgen van hun manager, opleidingen kunnen volgen en genoeg nieuwe verantwoordelijkheden krijgen wanneer ze daar klaar voor zijn. Dit zijn allemaal belangrijke factoren om als werkgever rekening mee te houden om hun werknemers aan hun bedrijf te binden. Werknemers en ook de ondervraagde assistants nemen deze factoren dan weer in rekening als ze op zoek gaan naar een nieuwe betrekking of een keuze moeten maken binnen hun loopbaan.

1.2.6 Loon De verloning en de andere niet-financiële voordelen zijn natuurlijk ook belangrijk en bepalen vaak mee de loopbaankeuzes. Volgens het onderzoek verhoogt een goede talenkennis de kansen op promotie en dus een hoger loon. Daarnaast zijn ook niet-financiële voordelen van belang zoals:    

tijd; jobinhoud en –context; doorgroeimogelijkheden en ontwikkelingskansen; bedrijfscultuur.

13

1.3 Analyse beroepsorganisaties De management assistant was vroeger vooral de vertegenwoordiger van de manager die zijn agenda beheerde en soms ook bepaalde. Door deze centrale rol en plaats in de organisatie, was ze de steun en toeverlaat van het management. Daarnaast konden de medewerkers ook met al hun vragen bij haar terecht. Deze traditionele rol staat echter al enkele jaren onder druk. Wat is de management assistant van vandaag? Welk beeld geven beroepsorganisaties weer van de moderne assistant? Hieronder vindt u een weergave van mijn analyse van de websites van drie beroepsorganisaties, namelijk Secretary Plus, European Management Assistants en Management Support. Daarnaast bekijk ik ook het vormings- en opleidingsaanbod dat ik per organisatie kan terugvinden op hun websites. Ten slotte vergelijk ik de verschillende resultaten met elkaar.

1.3.1 Secretary Plus Secretary Plus is al twintig jaar lang gespecialiseerd in het selecteren, rekruteren, begeleiden en tewerkstellen van meertalig management ondersteunend personeel. De organisatie heeft meerdere kantoren verspreid over België maar is ook digitaal zeer actief. Naast de website van Secretary Plus, is zij ook actief op LinkedIn, Twitter en Facebook. Daarnaast kan je ook wekelijks een nieuwsbrief in je mailbox krijgen. De organisatie heeft ook een online portaal voor assistants, namelijk Assistant Plus. Deze site is zowel in het Nederlands, Frans als Engels te raadplegen en telt meer dan 15 000 leden. Je vindt er artikels, blogs, stages, tools, evenementen, jobs en zelfs opleidingen voor management assistants. Assistants staan er in contact met vakgenoten en kunnen via dit netwerk en de inhoud op de site, hun kennis en hun netwerk zowel online als offline vergroten. Als gast heb je slechts een beperkte toegang tot de artikels, vacatures en informatie. Als je echter lid wordt van Assistant Plus, heb je toegang tot veel meer. Premium leden kunnen dan weer gebruik maken van alle toepassingen en mogelijkheden die de website aanbiedt, waaronder zelfs zogeheten “Lunch & Learn Webinars”.

14

De huisstijl van Secretary Plus en Assistant Plus is fris en modern in het zwart-wit knalroze accenten.

Figuur 2 Website Assistant Plus

Profiel van de moderne management assistant Het profiel van de moderne management assistant volgens Secretary Plus valt eigenlijk samen met de voorgaande elementen en de wijze waarop Secretary Plus zich als organisatie zowel on- als offline profileert. De moderne management assistant is sowieso meertalig en heeft een uitgebreide softwarekennis. Ze kan werken met sociale media en heeft ook enige kennis van grafische programma’s. De assistant ziet in dat leren van vakgenoten op een platform als Assistant Plus een must is. Daarnaast schoolt ze zich ook zo nu en dan bij door het volgen van cursussen of vormingen. De assistant is ook op de hoogte van handige tools om het werk te vergemakkelijken en te versnellen, zoals vertaaltools. De assistant specialiseert zich tegenwoordig in vakgebieden zoals bijvoorbeeld communicatie, human resources of marketing. Ook beschikt ze over steeds hogere diploma’s om zo aan de functievereisten te kunnen voldoen. Talen blijven natuurlijk belangrijk. De assistant blijft vooral haar rol als communicator en coördinator vervullen. De assistant moet er ook voor zorgen dat ze de bedrijfsspecifieke software beheerst die gebruikt wordt in het bedrijf waar zij werkt (Secretary Plus Management Support, 2013). 15

Volgens Assistant Plus evolueert de moderne assistant mee met de technologie en zal zij ook “de virtuele vertegenwoordiger zijn van de onderneming en het gezicht van het management op Facebook of Twitter”. De assistant moet dus goed op de hoogte zijn van de laatste nieuwe digitale tools en toepassingen (Assistant Plus, 2014). Eigenlijk is de management assistant van vandaag en morgen volgens Secretary Plus zowel een manusje-van-alles als een specialist. De assistant blijft een spilfiguur in de onderneming en de vertegenwoordiger van de organisatie. Door hun sleutelpositie blijven ze zorgen voor een vlotte gang van zaken en voor de communicatie van het management naar de werknemers. Dit ook vaak in de andere richting. Daarnaast wordt zij echter een specialist in een bepaald of bepaalde vakgebieden, naargelang zij haar vorming aanvult met cursussen of opleidingen of aan bepaalde projecten deelneemt of ze zelfs leidt. De functie van de management assistant breidt zich dus alleen maar uit en de assistant krijgt steeds meer verantwoordelijkheden. Ten slotte is de assistant flexibel, door het nieuwe werken is een vaste werkplek niet meer vanzelfsprekend. (Secretary Plus, 2014) Ook de verandering van de functietitel duidt op een verschuiving van de traditionele naar moderne assistant. Er zijn steeds minder secretaresses vandaag in de klassieke betekenis van het woord. Deze functies worden vandaag volgens Secretary Plus vervuld door de management assistant of de office manager. De term ‘assistant’ is volgens de beroepsorganisatie een verzamelbegrip dat vele ladingen dekt. Soms heeft de persoon de leiding over een departement of dienst, andere keren kan de functie een hoofdzakelijk uitvoerende invulling hebben. Ook de term Directiesecretaresse lijkt definitief te verdwijnen. Onder invloed van de internationalisering is dat vandaag de Executive of Personal assistant. De verandering van de titel zelf toont zo ook de verschuiving in het beeld van de moderne assistants alsook de verandering van haar takenpakket en verantwoordelijkheden (Secretary Plus Management Support, 2013). Initiatieven Leergierigheid is een belangrijke karaktertrek voor een management assistant. Het artikel “Starter? Dit verwachten werkgevers van jou!” gebruikt zelfs de term “DIY-opleiding” oftewel “Doe-het-zelf”-opleiding. Een assistant moet dus zelf mee instaan voor de voortdurende ontwikkeling van haar competenties en vaardigheden alsook voor de uitbreiding van haar kennis. Het is belangrijk levenslang te willen investeren en dit ook te tonen aan de werkgever (Assistant Plus, 2014). Welke mogelijkheden hiervoor zijn terug te vinden via de beroepsorganisatie? Op de site van Assistant Plus, vind ik in de agenda de volgende evenementen terug: -

beurzen en congressen; opleidingen; seminaries; Secretary Plus jobevents; Secretary Plus Webinar; Secretary Plus Café Plus.

16

Een webinar is een lezing of workshop die plaatsvindt via het internet. Zo biedt Secretary Plus geregeld tijdens de middagpauze “Lunch & Learn” webinars aan Premium leden van Assistant Plus aan. Een voorbeeld van een webinar is “Adresbestanden controleren op fouten en onvolkomenheden”. De opleidingen die op de site van Assistant Plus staan, worden georganiseerd door hun partner Xylos nv. Dit is een bedrijf dat ICT-diensten levert en verschillende opleidingen aanbiedt in de volgende domeinen: -

Office en Windows; SharePoint; Grafische software; ICT Professionals.

Voorbeelden van opleidingen die op de site van Assistant Plus staan, zijn: -

Word 2010: Een inleiding; Office 2013: De nieuwigheden onthuld (upgrade van versie 2003); Adobe Acrobat XI: Voor MS Office gebruikers.

De partner van Assistant Plus voor taalopleidingen is dan weer ELaN nv. Dit is zowel een vertaalbureau als een bedrijf dat gespecialiseerd is in het geven van praktijkgerichte taaltrainingen. Ten slotte vind je op de site van Assistant Plus zelf handige voorbeeldbrieven, sjablonen en, artikels om je persoonlijke vaardigheden te ontwikkelen alsook IT-tips.

17

1.3.2 European Management Assistants EUMA is een internationaal netwerk van management support professionals die zich focussen op hun persoonlijke ontwikkeling en op de toekomst van hun functie. EUMA is opgericht in 1974 en momenteel actief in 25 landen. EUMA onderscheidt zichzelf van andere verenigingen door haar Europese dimensie. De leden hebben toegang tot een professioneel netwerk waar de verschillende bedrijfsculturen, talen en levensstijlen aan bod komen. Tegelijkertijd is het gemeenschappelijke netwerk een leerrijk platform waar haar leden elkaar kunnen ontmoeten en ondersteunen. Elk land waar EUMA actief is, heeft een comité dat meetings en opleidingen organiseert. EUMA heeft ook een LinkedIn pagina met 2600 leden en een account op Twitter. Daarnaast publiceert de organisatie ook twee keer per jaar het tijdschrift proActive. Impetus is de nationale bijlage hiervan. EUMA België organiseert maandelijks een meeting voor haar leden. Tijdens deze meetings staan de volgende zaken op de agenda: -

recente ontwikkelingen binnen het beroep; lezingen van sprekers; kennismaking met peers die werken in een ander bedrijf of sector; informatie krijgen en contacten leggen die interessant zijn voor jezelf en het bedrijf waar je werkt.

Om lid te worden van EUMA moet je lidgeld betalen. Je kan kiezen uit zeven opties met verschillende prijzen en pakketten. Er bestaat ook een optie voor studenten.

18

De website van EUMA is overzichtelijk en simpel met oranje en blauw als hoofdkleuren. Dit geeft een professionele, rustige indruk al is de website ietwat verouderd qua lay-out.

Figuur 3 Website EUMA

Profiel van de moderne management assistant Het beeld dat EUMA van management assistants schept, is dat van een leergierige assistant die zich niet alleen op professionele wijze wil bijschaven, maar ook wil leren van andere landen en culturen. Door hiervoor een internationaal platform aan te bieden, krijgen de assistants de mogelijkheid om een brede kijk te ontwikkelen op de mogelijke taken en functies als werknemer in de bedrijfswereld buiten de eigen landsgrenzen. Een management assistant zorgt er met haar professionele vaardigheden voor dat haar manager of het team dat ze ondersteunt op een effectieve en efficiënte wijze functioneren. Daarbij moet ze vooral kunnen multitasken en de business van haar bedrijf goed begrijpen. Een professionele aanpak en ambitie zijn zeer belangrijk. Volgens EUMA is het noodzakelijk om in te zien dat wat je doet, niet alles is wat je kan doen. Bijleren en nieuwsgierig zijn, zijn eigenschappen waar je niet onderuit kan (EUMA, 2014). 19

Mevrouw Schneider, redacteur van het magazine proActive, geeft als advies aan haar lezers dat het belangrijk is om authentiek te zijn; “Do not try to be someone different". Daarnaast raadt ze iedereen aan uit de comfortzone te stappen, levenslang te leren en blijven bewegen (Schneider, 2014). Mevrouw Kunkel, een EUMA lid uit Duitsland, verklaart dan weer dat een management assistant zeker ook het visitekaartje van het bedrijf is en altijd een glimlach op haar gezicht heeft. Daarnaast is “a perfect getting-things-done attitude” een absolute must. Loyaal en flexibel zijn, zijn ten slotte ook belangrijke waarden. (Kunkel, 2014) Initiatieven Op 31 oktober 2014 vindt in Parijs de jaarlijkse internationale conferentie van de organisatie plaats. Dit jaar zal daar ook het 40-jarig bestaan van EUMA gevierd worden. Op de agenda staat onder andere een lezing over het maximaliseren van je potentieel om professionele uitmuntendheid te bereiken. Daarnaast zijn er interactieve workshops, culturele uitjes en netwerkmomenten ingepland. Op de website van EUMA kan je per land alle activiteiten en evenementen terugvinden die georganiseerd worden. Deze zijn erg divers: -

After work summer get together (België); Embrace the future by improving your business English (Zweden); De paden op, de duinen in (Nederland); Smart meeting planning (Duitsland); Network meeting (Denemarken).

EUMA organiseert dus eigenlijk zowel activiteiten waarbij haar leden op een informele manier kunnen samenkomen en netwerken, zoals bijvoorbeeld de “After work summer get together”. Het evenement “De paden op, de duinen in” gaat zelfs een stap verder en combineert het netwerken met een dag aan zee waar de deelnemers onder andere een les Tai Chi volgen. Beweging en ontspanning zijn namelijk ook een belangrijk onderdeel van de agenda van een efficiënte en gezonde werknemer. De Smart meeting planning focust dan weer vooral op business. Tijdens deze avond wordt verteld waarom hotelprijzen enorm fluctueren en wanneer een face-to-face meeting meer gewenst is dan een videoconferentie. Daarnaast licht de spreker ook toe hoe jij als management assistant ervoor kan zorgen dat je werkgever tijd en geld uitspaart bij het plannen van meetings. EUMA organiseert ook jaarlijks een zogenaamde “Training Day”. Deze vond dit jaar plaats in maart in Keulen met als onderwerp: presentatievaardigheden.

20

1.3.3 Management Support Management Support beschrijft zichzelf als volgt op haar Twitterprofiel: “Onafhankelijke secretaresse community biedt nieuws uit en over het vakgebied van de professionele managementondersteuner”. Je kan Management Support ook volgen op LinkedIn. De groep telt meer dan 10 600 leden en heeft als doel een platform te bieden voor discussies over relevante onderwerpen en het uitwisselen van kennis, tips en trucs. Ook is er natuurlijk de mogelijkheid een betrouwbaar netwerk te creëren zodat de leden in contact kunnen komen met collega-professionals. De organisatie heeft ook een wekelijkse e-mailnieuwsbrief met nieuws en tips. Haar vaktijdschrift Management Support Magazine wordt maandelijks uitgegeven en biedt lezers het volgende: -

Praktische kennis en tips: cases, trends, hulpmiddelen; Persoonlijke ontwikkeling: proactiviteit, assertiviteit, sensitiviteit; Professionele vaardigheden: Hoe formuleer je dat? Waar bewaar je een document?; Actualiteiten: salarisontwikkelingen, kantoorbeveiliging, reorganiseren; Korting: op alle opleidingen en workshops.

Op de website van de organisatie vind je vacatures en een overzicht van de opleidingen die op de planning staan. De Management Support Vakbase is dan weer de online database waar voorbeeldbrieven, nieuwsitems, blogs, tips & tricks en nog zo veel meer teruggevonden kan worden. Een deel van deze inhoud is voor iedereen beschikbaar, het andere deel enkel voor leden. Daarnaast geeft Management Support ook tips voor interessante lectuur en kan je er zoeken naar (nieuwe) vergaderlocaties. Je kan zoeken op plaats, provincie en naam en dan zelfs meteen je boekingsverzoek indienen.

21

De website van de organisatie is handig om bij te zijn met alle nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden en biedt veel informatie. De lay-out is strak met rode en paarse accenten.

Figuur 4 Website Management Support

Profiel van de moderne management assistant Aan de hand van de website van Management Support en van het congres heb ik een analyse gemaakt van het profiel van de moderne management assistant volgens deze beroepsorganisatie. Het valt me vooral op dat deze organisatie vooral het woord ‘secretaresse’ gebruikt en de titel management assistant eigenlijk bijna niet voorkomt. Officemanager en private assistant dan weer wel. Volgens Management Support is de manier van werken de laatste jaren veranderd. Onder de naam ‘Het nieuwe werken’ wordt werken mogelijk op andere tijden en locaties dan vroeger gebruikelijk was. De rol van de secretaresse verandert hierdoor ingrijpend. Het is belangrijk om zich daarom te ontwikkelen tot middelpunt van teams of afdelingen. Dit is mogelijk door in een bepaald gebied expert te worden en ook de nieuwe technologieën met open armen te ontvangen. Deze bieden namelijk nieuwe kansen en mogelijkheden. Notuleren met een iPad of samenwerken met mensen die op afstand werken, zijn slechts enkele ontwikkelingen die de laatste jaren op secretaressen afkomen. Een moderne secretaresse wacht deze ontwikkelingen niet af maar anticipeert hierop.

22

Een goede personal assistant (PA) zorgt ervoor dat haar manager kan uitblinken in zijn functie. Ze ondersteunt haar manager en anticipeert op wat er gedaan moet worden. Haar takenpakket varieert van het efficiënt beheren van de agenda en het uitvoeren van routinetaken tot het organiseren van evenementen en “als klankbord dienen voor je manager” (Management Support Live, 2014). Belangrijke skills zijn: -

Goede communicatieve vaardigheden; Beïnvloedingsvaardigheden; Leiderschap; Efficiënt en kwalitatief werk leveren.

Initiatieven Management Support biedt opleidingen aan volgens zes categorieën: -

Computervaardigheden; Loopbaanontwikkeling; Ontwikkeling in je vak; Persoonlijke ontwikkeling; Secretariële vaardigheden; Taal en communicatie.

Als je de opleidingsagenda bekijkt, zijn er bijna om de drie dagen opleidingen te volgen. Enkele voorbeelden zijn: -

Notuleren in Excel; Optimaal werken met SharePoint; Teamleider secretariaat; De flexibele assistent; Proactief functioneren.

Het jaarlijkse congres van de beroepsorganisatie heet Management Support Live! en vindt dit jaar plaats op 13 november in Utrecht. “Secretaresse: een functie met toekomst” is het thema van het congres dat je gratis kan bijwonen. Deelname aan een van de twaalf workshops zoals “Van perfectionist naar optimalist” zijn wel betalend. Daarnaast kan je je op de expo laten informeren over de nieuwste producten, diensten en gadgets (Management Support Live, 2014).

23

1.3.4 Conclusie Het profiel dat Secretary Plus schetst van de moderne management assistant is die van een meertalige manusje-van-alles én specialist tegelijkertijd. Kennis van IT en sociale media wordt steeds belangrijker. Qua opleidingen biedt de organisatie verschillende mogelijkheden aan gaande van beurzen en congressen tot seminaries en webinars. Op de website van Assistant Plus zijn dan weer sjablonen en artikels terug te vinden. Voor EUMA is de moderne management assistant iemand met een brede kijk die geïnteresseerd is in de bedrijfsculturen, talen en levensstijlen van bedrijven in andere Europese landen. De management assistant is leergierig en neemt deel aan meetings, opleidingen en congressen die plaatsvinden in heel Europa. Management Support ten slotte schetst ook een modern profiel van de management assistant al blijft het wel het woord “secretaresse” gebruiken. Vooral door “het nieuwe werken” is het belangrijk dat de management assistant de technologische evoluties op de voet volgt. Op de website vind je een ruim aanbod aan opleidingen en de organisatie organiseert ook jaarlijks het evenement “Management Support Live!”. De verschillende beroepsorganisaties geven een vrij gelijkaardig beeld van de moderne management assistant. Zij is taalvaardig, leergierig en heeft een uitgebreide softwarekennis.

24

2 De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants Dit hoofdstuk gaat allereerst in op de loopbanen van de Howest-alumni management assistants. Daarna schetst het hun professionele wensen en noden. De resultaten zijn verkregen uit vragenlijsten die de alumni hebben ingevuld en worden steeds per groep samengevat. De eerste groep bestaat uit alumni die tot vijf jaar werkervaring hebben. De tweede groep zijn alumni die al meer dan vijf en maximum 15 jaar aan het werk zijn. De laatste groep ten slotte bevat alumni die meer dan 15 jaar werkervaring hebben.

2.1 De loopbaan van Howest-alumni management assistants 2.1.1 Groep 1 De alumni die net afgestudeerd zijn, hebben logischerwijze nog niet zo veel werkervaring op hun stage-ervaringen na. 65 procent van deze groep heeft drie tot vier jobs uitgeoefend. Dit blijken de eerste twee jaren vaak interim jobs te zijn. G1-9 is de enige alumni die nog geen werkervaring heeft, omdat ze na haar opleiding tot management assistant besloot om nog verder te studeren. Momenteel zijn twee bevraagden (opnieuw) student. Het grootste deel van de groep is nadat ze hun diploma hebben behaald meteen aan de slag gegaan als management assistant, zij het dan met een beperkt takenpakket. Een deel daarvan is geëvolueerd naar een job als management assistant met een uitgebreider takenpakket en meer verantwoordelijkheden. Vier andere alumni zijn door de jaren geëvolueerd naar een andere functie. G1-19 werkt tegenwoordig bijvoorbeeld in de verkoopafdeling. Vier alumni zijn nog altijd bij hun eerste job werkzaam, twee bijvoorbeeld als financieel assistentes in boekhoudkantoren.

2.1.2 Groep 2 Bijna een kwart van de alumni uit deze groep heeft een loopbaan van een of twee jobs. Deze personen hebben allemaal al negen jaar of meer werkervaring. De inhoud van hun jobs is wel doorheen de jaren geëvolueerd omdat ze door hun ervaring en/of bijscholingen doorgegroeid zijn. Zo was de eerste job van G2-12 bijvoorbeeld administratief medewerker. Daarna ging hij aan de slag als notarieel medewerker. In deze laatste job kreeg hij de kans om door te groeien. De eerste drie jaren verzorgde hij enkel de algemene administratie, daarna behoorde het volledig afwerken van eigen dossiers en het opmaken van akten ook tot zijn takenpakket. 25

G2-15 slaagde erin na verloop van tijd door te groeien van management assistant tot verantwoordelijke van de transportafdeling van het bedrijf waar hij werkt. Dertig procent van de alumni uit deze groep heeft doorheen de jaren drie verschillende jobs en/of functies uitgeoefend. G2-8 werkt bijvoorbeeld vandaag nog altijd in hetzelfde bedrijf maar is daar wel doorgegroeid van management assistant op de Customer Services Benelux-Frankrijk-UK naar Area Manager Benelux. Vandaag is zij na een loopbaan van negen jaar Area Manager Benelux-Frankrijk. Hierbij breidde ook haar takenpakket uit van orderverwerking, factuuropvolging en klachtenverwerking naar het beheer van de commerciële zone, het beheer van belangrijke accounts, het aanwerven van verkopers ter plaatse en het bezoeken van grote klanten. In haar huidige functie heeft zij hetzelfde takenpakket als in haar vorige functie alleen dan met een veel groter verkoopbudget van circa 44.000.000 EUR per jaar. G2-8 heeft ook de rechtstreekse verantwoordelijkheid over zeven personen. Deze persoon is dus duidelijk geëvolueerd naar een job met een ander takenpakket dan die van management assistant. Iets minder dan de helft van de alumni uit deze groep heeft vier of meer jobs op zijn cv staan. Iets minder dan de helft van deze personen vervullen vandaag functies die vooral administratieve taken bevatten. Zij hebben doorheen hun loopbaan hun functie vooral op horizontale wijze verbreed. De andere alumni zijn vandaag niet meer als management assistants tewerkgesteld. Hun huidige jobs zijn bijvoorbeeld:  

afdelingshoofd van de coördinatieafdeling & kwaliteitsmanager in een talenschool voor bedrijven; algemene manager en vennoot.

2.1.3 Groep 3 30 procent van de alumni heeft tot 22 jaar werkervaring en 65 procent tussen de 25 en 29. Een persoon heeft zelfs een loopbaan van 34 jaar. 40 procent van de alumni heeft twee of drie jobs uitgeoefend. De helft hiervan heeft altijd bij hetzelfde bedrijf of dezelfde instelling gewerkt. Deze personen zijn allemaal begonnen als administratief bedienden en doorheen de jaren gegroeid binnen het bedrijf. G3-3 heeft een loopbaan van 26 jaar en is bijvoorbeeld binnen de verzendingsdienst van het bedrijf opgeklommen van commerciële en administratieve medewerking op de verzendingsdienst naar Traffic manager in machinewisselstukken. Vandaag is hij Traffic manager van de hele ingenieursafdeling van de vestiging.

26

G3-2 heeft op 26 jaar dan weer alle trappen doorlopen bij de rechtbank; ze is begonnen als receptioniste en werkt vandaag als griffier. De andere personen hebben in meerdere bedrijven gewerkt. G3-9 en G3-11 hebben bijvoorbeeld hun takenpakket op een horizontale wijze verbreed in diensten van dezelfde soort maar telkens van andere bedrijven. Een kwart van de alumni met meer dan 15 jaar werkervaring heeft vier of vijf jobs gehad. G3-5 en G3-12 hebben doorheen hun loopbaan verschillende administratieve functies uitgeoefend. De loopbaan van G3-12 gaat als volgt:    

management assistant bij internationaal advocatenkantoor; receptionist; loketbediende bij een bank; administratief bediende in de dienst na verkoop.

De andere personen zijn geëvolueerd naar een minder administratieve job en zijn vandaag bijvoorbeeld aan het werk als:   

sociaal interventieadviseur; coördinator interne werking; inspecteur van de politie.

Ten slotte heeft 35 procent van de alumni uit deze groep zeven of acht jobs uitgeoefend. Het valt op dat deze personen doorheen hun loopbaan op een verticale wijze geëvolueerd zijn en dit telkens meer specifiek in een bepaalde dienst. G3-8 is bijvoorbeeld doorheen haar loopbaan geëvolueerd van functies in financiële bedrijven naar meer juridische zaken. Vandaag is ze Assistant Legal, Risk & Compliance Department. G3-10 is de enige persoon in mijn onderzoek die sinds lange tijd niet meer werkzaam is. Ze heeft twee verschillende jobs gehad als sales assistant gedurende 16 jaar en is daarna huismoeder geworden, ondertussen al voor een periode van 11 jaar. G3-14 is dan weer op dit moment in loopbaanonderbreking om samen met haar echtgenoot hun eigen zaak en haar fitnesscarrière een boost te geven.

27

2.2 Een overzicht van de professionele wensen en noden 2.2.1 Groep 1 Driekwart van de alumni uit de groep met werkervaring tot vijf jaar heeft professionele wensen en noden. Een kwart van de groep niet. Alumni zonder professionele wensen en noden Een kwart van de groep heeft geen professionele wensen en noden. Ze geven aan tevreden te zijn met hun huidige functie en de on the jobtraining die ze daar gekregen hebben. Alumni met professionele wensen en noden De wens om te groeien binnen de huidige functie wordt door bijna iedereen uitdrukkelijk vermeld. De andere professionele wensen of noden die voor deze alumni erg belangrijk zijn en aansluiten bij de functie van management assistant zijn:


G1-19 wil bijvoorbeeld groeien in haar job als in haar job in de verkoopafdeling. Hiervoor heeft ze reeds verschillende testen afgelegd waarvoor ze ook geslaagd is maar ze is nog niet geselecteerd geweest voor de functie die ze op het oog heeft. Van de alumni die verder studeren, besloot G1-9 na haar afstudeerstage bij VOKA de studie Bedrijfsmanagement, afstudeerrichting Eventmanagement te volgen. Tijdens haar stage organiseerde ze mee evenementen en merkte dat daar haar passie lag. Deze alumnus verdiept dus haar kennis van de module Event management, in tweede bachelor aangeboden door Office management Howest.

28

Een andere alumnus besloot na enkele maanden als assistant gewerkt te hebben voor een totaal andere richting te kiezen en studeert momenteel fotografie. G1-13 besloot dan weer na vijf jaar te switchen naar het creatieve en studeert ondertussen bijna af als grafisch vormgever.

2.2.2 Groep 2 Van de alumni met meer dan vijf tot 15 jaar werkervaring heeft 55 procent professionele wensen en noden, de overige 45 procent niet. Alumni zonder professionele wensen en noden De alumni zonder professionele wensen en noden hebben allemaal twee tot vijf jobs op hun cv staan. Het ontbreken van professionele wensen en noden heeft als grootste reden tevredenheid. De werknemers zijn tevreden met hun huidige job en loon. Ze vermelden dat ze toffe collega’s hebben en voldoende uitdaging vinden in hun job. De ruime meerderheid verklaart ook dat er binnen hun bedrijf genoeg mogelijkheden zijn om in de toekomst te evolueren, moesten ze er nood aan hebben. Enkelen uit deze groep vermelden ook dat bij het al dan niet hebben van wensen en noden, de gezinssituatie een belangrijke factor is. Voor hen is momenteel een uitbreiding van hun functie of verantwoordelijkheden hierdoor niet mogelijk. G2-12 verklaart bijvoorbeeld dat ze later als de kinderen ouder zijn eventueel wel op zoek zou gaan naar een andere job, dit wel binnen hetzelfde domein als waarin ze nu actief is. Ze zou ook graag dichter bij huis werken. G2-8 werkt in het buitenland en vermeldt dat ze in een situatie zit waarin haar professionele wensen en noden eigenlijk recent besproken zijn. Haar werkgever heeft hieraan voldaan waardoor ze op dit ogenblik geen professionele wensen en noden heeft. Ze is ook tevreden omdat ze werkt in Spanje waar de socio-economische situatie niet uitstekend is maar waar haar vraag om een beter loon, een grotere verantwoordelijkheid en flexibelere werkuren toch steeds gerespecteerd wordt.

29

Alumni met professionele wensen en noden De personen uit deze groep die wel professionele wensen en noden hebben, hebben uiteenlopend een tot meer dan vijf jobs uitgeoefend. Hun wensen en noden zijn dan ook erg divers:


Het uitbreiden van softwarekennis en met name de kennis van de MS Officepakketten updaten is een belangrijke wens. Met een bijkomende vorming of bijscholing zouden zij vooral sneller en doeltreffender kunnen werken. G2-5 zou zich bijvoorbeeld graag bijscholen in grafische programma’s zoals Photoshop omdat het maken van advertenties en publiciteit binnen haar takenpakket valt. De bijscholing van bedrijfsspecifieke kennis is ook een belangrijke wens en nood. De sectoren waarin de alumni werkzaam zijn en waarin ze hun kennis willen verrijken, lopen erg uiteen:   

wetgeving en technische kennis over keuringen en de inspectie van panden; wetgeving milieu; kennis Telenet in verband met technische zaken.

Vier personen geven aan op bedrijfsvlak bepaalde wensen en noden te hebben. G2-4, Algemene manager en vennoot van een vertaalbureau, geeft aan het bedrijf nog meer te willen doen groeien en zou zich daarom in de nodige kennis wensen te verdiepen. De andere personen willen graag kunnen voldoen aan de noden van het bedrijf zoals bijvoorbeeld de pedagogische noden om zo collega’s beter te kunnen begeleiden. Twee personen geven aan op zoek te zijn naar een andere job. De ene wil graag een actievere functie dan haar huidige administratieve takenpakket. De andere werkt sinds enkele jaren in Frankrijk en droomt van een job in de Verenigde Staten of Canada. Zij zou graag de Engelse taal beter onder de knie krijgen.

30

2.2.3 Groep 3 Van de alumni met meer dan 15 jaar werkervaring heeft 60 procent professionele wensen en noden, 40 procent niet. Alumni zonder professionele wensen en noden De alumni zonder professionele wensen en noden halen verschillende redenen aan waaronder:   

tevredenheid; gezinsleven prioritair; limiet bereikt qua takenpakket, kunnen en/of loon.

G3-15 verklaart als Area Sales Manager uiterst tevreden te zijn met zijn job. Doordat hij 29 jaar werkervaring heeft, moet hij de commerciële opleidingen die zijn bedrijf organiseert niet meer volgen. Deze persoon heeft wel doorheen zijn loopbaan voldaan aan zijn professionele wensen en noden door het volgen van opleidingen om te werken met de Microsoft Officepakketten. Aan het begin van zijn loopbaan was deze persoon erg ambitieus. Doorheen de jaren zijn tevredenheid en stabiliteit echter belangrijkere factoren geworden. G3-9 vermeldt dan weer dat ze eigenlijk twee jaar geleden aan haar professionele wensen en noden heeft voldaan door te veranderen van werkgever en dat ze vandaag dus tevreden is. Ze wilde meer verantwoordelijkheden en een betere verloning in combinatie met een goede balans tussen haar werk en privéleven. Volgens haar kon ze ook maar deze eisen stellen juist omdat ze reeds veel werkervaring had. Net afgestudeerden zijn volgens haar gewoon blij dat iemand hun een kans geeft. Het bereiken van de persoonlijke limiet is ook een belangrijke reden. G3-8 antwoordt in verband met haar eigen mogelijkheden bijvoorbeeld: “Aangezien ik al een hele loopbaan doorlopen heb met de nodige uitdagingen, denk ik dat ik aan mijn limiet zit qua kunnen. Ik had geen enkele achtergrond in mijn huidige functie en heb doorheen de jaren alles geleerd, wat voor mij voldoende uitdaging was.” G3-7 haalt dan weer aan dat hij aan zijn maximum wedde zit voor de graad die hij bekleedt als inspecteur bij de politie en bovendien kan hij binnen vijf jaar met pensioen gaan. Hij is tevreden, heeft geen ambitie meer om hogerop te klimmen en moet daarbij ook rekening houden met zijn gezondheid. Hij haalt ook nog aan dat hij genoeg kansen heeft gekregen om opleidingen te volgen maar deze niet altijd resulteerden in promoties omdat het ging om politieke benoemingen waardoor hij telkens uit de boot viel. Ten slotte is bij velen ook het gezinsleven prioritair. G3-10 is daarom sinds 11 jaar huismoeder. G3-8 antwoordt dat ze vanwege de loopbaan van haar man haar eigen loopbaan op een lager pitje heeft gezet om te kunnen instaan voor de kinderen. Deze personen verklaren echter op deze wijze tevreden te zijn met de balans tussen werk en privé.

31

Alumni met professionele wensen en noden 60 procent van de alumni heeft wel professionele wensen en noden en deze zijn erg divers:


Het onderhouden en verdiepen van IT kennis is voor deze groep het belangrijkste. De kennis van Word, Excel en SAP worden hierbij vermeld. Daarnaast is natuurlijk de bedrijfsspecifieke kennis van belang. G3-3 meldt als Traffic manager steeds op de hoogte te willen en moeten zijn van de laatste nieuwigheden binnen zijn werkveld. Zo wil hij op de hoogte blijven van zaken in verband met de douane, transport en commerciële administratie. Enkele personen willen nog vormingen volgen om hun functie beter te kunnen uitvoeren. G3-1 wil bijvoorbeeld een opleiding volgen in coachend leiddinggeven en in het voeren van functiegesprekken. Zij is vandaag actief als Coördinator Interne Werking en moet dagelijks onderhandelen met externen. Daarnaast is zij ook verantwoordelijk voor zes medewerkers die ze optimaal wil coachen. G3-1 wil daarom steeds meer bijleren op het vlak van communicatie omdat ze ook nog verder wil doorstromen. Talenkennis wordt door 28 procent van de alumni aangehaald. G3-3 volgt dan alweer twee jaar Chinees en Spaans om zo op locatie steeds beter te kunnen communiceren. Deze talenkennis blijvend uitbreiden is voor hem een must. Ten slotte wil G3-11 zich graag omscholen tot lerares. Talen zijn haar passie. Dit blijkt echter moeilijker dan gehoopt aangezien een avondopleiding van minimum 2,5 jaar moeilijk te combineren is met een gezin en een veeleisende fulltime job.

32

2.3 De factoren De factoren die een invloed hebben op de professionele wensen en noden en de loopbaan van de Howest-alumni management assistants zijn erg divers. Hieronder volgt een overzicht per groep.

2.3.1 Groep 1 De alumni uit deze groep geven als belangrijkste factor voor het hebben van professionele wensen en noden het beter willen functioneren binnen de huidige functie. Ze willen ook doorgroeien en zo een hoger loon verdienen. Ambitie en meer vrijheid en verantwoordelijkheden spelen ook een grote rol. De alumni zonder wensen en noden geven allemaal aan dat ze tevreden zijn met hun huidige job. Ook vinden ze het belangrijk om de balans tussen werk en privé te kunnen bewaren, de meesten hebben een gezin en jonge kinderen. Hierdoor is het voor velen momenteel niet mogelijk om hun loopbaan een boost te geven en hun professionele wensen en noden te vervullen.

2.3.2 Groep 2 De factoren die een invloed hebben op de professionele wensen en noden van de alumni uit de tweede groep zijn de volgende:     

afstand tussen thuis en werk; ambitie; gezinsleven; loon; werksfeer.

De afstand tussen thuis en werk is erg belangrijk. Deze factor speelt een grote rol om het werkleven te kunnen combineren met het gezinsleven. Zo zoekt G2-2 bijvoorbeeld een job dichter bij huis maar is dit moeilijk. Ze woont in een klein Frans dorpje en is momenteel per dag drie tot drie en een half uur onderweg. Het niet volledig beheersen van de Franse taal alsook het zoeken naar een job als management assistant in de streek waar zij woont, zijn echter twee factoren die het vinden van een job dichter bij huis belemmeren.

33

Het gezinsleven is ook een belangrijke factor bij het al dan niet streven naar een specifieke evolutie van hun job. G2-20 geeft aan dat de afstand tussen haar thuis en werk slechts 20 minuten is, waardoor ze haar werken gezinsleven goed kan combineren. G2-3 vindt tijd een belangrijke factor. Het versnellen van het werk door efficiënter het team te leiden en taken uit te voeren, is de belangrijkste factor om zichzelf bij te sturen waar nodig. G2-19 geeft aan dat een hoger loon de factor is om actief zijn loopbaan te sturen.

2.3.3 Groep 3 De factoren die een rol spelen bij de alumni uit deze groep zonder professionele wensen en noden zijn:    

gezinssituatie; genoeg ervaring; geen ambitie; tevredenheid.

De belangrijkste factor aangehaald door de helft van de alumni met geen professionele wensen en noden is de gezinssituatie. Deze personen willen op een aangename manier hun gezinsleven met hun werk en loopbaan combineren. Voor G3-10 betekende dit haar loopbaan beëindigen en zich sinds 11 jaar volledig aan haar gezin toewijden. G3-5 en G3-12 werken bijvoorbeeld dan weer deeltijds. De alumni met professionele wensen en noden halen dan weer de volgende factoren aan:    

gezinsleven; loon; ambitie; gezondheid.

Gezinsleven en daarbij ook de afstand tussen thuis en werk is de belangrijkste factor. G3-11 verklaart dat een goed evenwicht vinden tussen werk en gezin als “het allerbelangrijkste maar ook het moeilijkste is”. Ze vertelt een goed loon te hebben en een interessante job maar wel 40 tot 50 uur per week werkt, zonder de dagelijkse reistijd van een uur mee te rekenen. Haar professionele wens om zich om te scholen tot lerares te realiseren is momenteel voor haar daardoor niet mogelijk. G3-6 getuigt dan weer dat ze zich meer dan vroeger kan concentreren op haar professionele wensen en noden sinds haar kinderen ouder zijn. Vanwege de grote zelfstandigheid die ze heeft binnen haar job, kan ze haar gezin en werk ook goed combineren. Als sociaal interventieadviseur is ze dan wel vaak op de baan maar kan ze zelf haar tijd indelen. G3-4 verklaart dat een aangename afstand tussen thuis en werk “goud waard is” als er kinderen in het spel zijn. 34

Loon is een andere factor. Zo benadrukt G3-11 dat zeker als je een gezin hebt waarvan drie van de vier kinderen studenten zijn, een degelijk loon noodzakelijk is. Ambitie wordt ook aangehaald. Voor G3-18 is ambitie haar grootste drijfveer. Ze begon ooit als secretaresse in een bedrijf maar wilde binnen dat bedrijf zo ver mogelijk groeien. Na een loopbaan van 30 jaar is ze momenteel de persoonlijke assistente van de CEO. G3-3 vertelt dat er mogelijk veranderingen doorgevoerd zullen worden in zijn bedrijf en verschillende afdelingen tot een afdeling zullen samengevoegd worden. G3-3 zou hierbij promotie kunnen maken wat ook zijn ambitie is. “Blijven geven en niet opgeven” is zijn motto. Ten slotte wijst G3-11 erop dat ook gezondheid een belangrijke factor is die haar professionele wensen en noden bepaalt. Zo zou ze graag lerares worden maar dit moet ook nog haalbaar zijn, niet alleen in combinatie met haar gezinsleven maar ook qua gezondheid. Een drukke job en stress, weinig tijd voor ontspanning en een gezinsleven, wegen door.

2.4 Conclusie Van de eerste groep alumni heeft 75 procent professionele wensen en noden, van de tweede groep 55 procent en van de derde groep 60 procent. De eerste groep bestaat natuurlijk uit alumni met het minste werkervaring dus is het ook logisch dat zij nog veel wensen en noden hebben. In de tweede en derde groep liggen de procenten vlakbij elkaar. Deze alumni hebben al een langere loopbaan en weten vaak ook duidelijker waar ze heen willen. De belangrijkste factoren zijn ambitie en de afstand tussen thuis en werk. Bij velen uit de tweede en derde groep is aan al hun professionele wensen en noden voldaan. Tevredenheid en gezinsleven zijn hierbij de grootste factor.

35

3 Initiatieven van de Howest-alumni management assistants ter vervulling van hun professionele wensen en noden Dit hoofdstuk schetst per groep wat de Howest-alumni management assistants ondernemen om hun wensen en noden te bevredigen en wat het effect hiervan is. De uitdagende pijlers van de opleiding Office management zijn ‘organise’, ‘communicate’ en ‘business’. Dit hoofdstuk gaat ook na hoe de alumni deze uitdaging tijdens hun loopbaan aangaan.

3.1 Groep 1 3.1.1 Initiatieven De alumni uit deze groep met professionele wensen en noden ondernemen verschillende stappen. Iets meer dan de helft van de alumni hebben opleidingen binnen hun eigen bedrijf gevolgd of van hun werkgever de kans gekregen om zich extern bij te scholen. De alumni krijgen zo de kans om te leren werken met software die eigen is aan het bedrijf of bedrijfsspecifieke kennis te verwerven. G1-2 volgde bijvoorbeeld een opleiding graduaat boekhouden via avondschool. Naarmate de opleiding vorderde, breidde haar takenpakket zich uit. Hierdoor is ze geëvolueerd van assistant naar boekhoudster. Een kwart van de bedrijven waar de alumni werken, biedt opleidingen en vormingen spontaan aan haar medewerkers aan. Een alumnus mag zelf aangeven waar ze nood aan heeft. Het bedrijf zoekt voor haar een geschikte vorming als ze vinden dat haar vraag terecht is. Geen enkele alumnus uit deze groep heeft zelfstandig vormingen of opleidingen gevolgd los van het bedrijf waar ze werkzaam zijn. Wel zijn er alumni die actief hun talenkennis bijschaven door op de werkvloer altijd wanneer mogelijk de vreemde taal te gebruiken. Daarnaast vermelden de alumni ook dagelijks te leren van de ervaring en kennis van collega’s. De feedback die ze ten slotte van hun leidinggevenden krijgen is ook erg belangrijk. Een alumnus is op zoek naar een meer uitdagende job en geeft aan op zoek te zijn naar een andere job om aan deze wens te voldoen. Haar huidige werkgever biedt geen opleidingen of vormingen aan en ze heeft er ook geen doorgroeimogelijkheden. Twee personen wilden niet langer als management assistant werken en studeren vandaag opnieuw voltijds fotografie of grafisch ontwerp. 3.1.2 Effect De alumni verklaren dat ze door het volgen van opleidingen vooral evolueren binnen hun job en dat hun takenpakket zich uitbreidt. Een alumnus is door haar inzet verticaal gegroeid en heeft een loonsverhoging gekregen. 36

3.2 Groep 2 In de tweede groep, namelijk de alumni met meer dan vijf tot 15 jaar werkervaring, heeft 55 procent professionele wensen en noden. Deze gaan van het uitbreiden van softwarekennis tot het wensen van een andere job. Wat ondernemen de alumni om aan deze wensen en noden te voldoen?

3.2.1 Initiatieven Allereerst volgen deze alumni via hun bedrijf zowel interne als externe opleidingen om efficiënter te werken. Zo volgde G2-11 bijvoorbeeld een driedaagse opleiding over Telenet en Electrabel. G2-11 werkt zelf bij Electrabel maar wilde ook haar technische kennis over Telenet uitbreiden. Zo kan ze de klanten beter helpen en moet ze die niet altijd doorverwijzen naar haar collega’s. Onlangs kreeg zij ook de gelegenheid een opleiding te volgen over een nieuw product van Electrabel. G2-5 gaf aan zich te willen bijscholen in grafische programma’s om betere advertenties te kunnen maken. Een cursus Illustrator heeft ze vorig jaar gevolgd maar een opleiding Photoshop volgen is nog altijd een grote wens. Daarnaast vermeldt deze persoon dat zij ook opleidingen rond vegetarisch koken gevolgd heeft om zich beter in de sector waarvoor zij werkt te kunnen inleven. Het belang van bedrijfsspecifieke kennis continu te verdiepen wordt door velen aangehaald. Vier personen uit deze groep hebben zich bijvoorbeeld bijgeschoold in sociale wetgeving. G2-4 is Algemeen manager en vennoot van een bedrijf en heeft bijvoorbeeld een tweejarige opleiding gevolgd om de rechten en plichten van zijn werknemers te kennen. G2-2 is dan weer actief als HR assistant en moet daarom op de hoogte blijven van de wetgeving inzake loonadministratie en sociaal recht. Ze volgt eventuele veranderingen dan ook continu op. Sommige alumni volgden of volgen opleidingen om het bedrijf zelf beter te steunen. G2-4 heeft bijvoorbeeld verscheidene modules voltooid in het coachen en begeleiden van medewerkers om zo op een efficiëntere wijze zijn team te kunnen ondersteunen. Los van hun job ondernemen enkele alumni dan ook nog andere zaken. Zo voltooide G2-4 zijn eerste Bachelor in de Psychologie aan de universiteit. Hij geeft echter aan dat hij vanwege tijdsgebrek deze opleiding momenteel niet kan verderzetten. G2-1 vermeldt een cursus “Groeien in verbinding” te hebben gevolgd ter zelfontplooiing. Zij heeft ook op de werkvloer al baat gehad van het volgen van deze cursus. Het valt me op dat de alumni in deze groep eigenlijk bijna allemaal zelf zeer gemotiveerd op zoek gaan naar manieren om aan hun professionele wensen en noden te voldoen. Slechts een alumnus meldt geen mogelijkheden te krijgen binnen het bedrijf en ook verder zelf niets te ondernemen, ondanks dat hij professionele wensen en noden heeft.

37

3.2.2 Effect De meeste alumni verklaren dat de stappen die ze genomen hebben een invloed hebben op hun werkwijze en loopbaan. G2-5 vertelt hoe ze op 11 jaar tijd haar takenpakket enorm verruimd heeft en eigenlijk haar functie mee heeft vormgegeven. Dit was mogelijk omdat ze bij een klein bedrijf werkzaam is en mee met het bedrijf kon groeien. Ze kon steeds opnieuw inspelen op de nieuwe wensen en noden van het bedrijf. Het volgen van cursussen heeft haar hierbij geholpen. G2-3 schetst dan weer zeer duidelijk het effect van bijscholingen en vormingen op de evolutie van zijn job. Deze persoon volgde zowel specifieke technische opleidingen om in het algemeen hogerop te geraken als bijkomende cursussen zoals psychologie. Hierdoor maakte hij twee promoties over een termijn van vijf jaar. In 2015 is zijn derde promotie normaal gezien gepland. De alumni meten het effect van de acties die ze ondernemen om aan hun professionele wensen en noden te voldoen wel duidelijk op een verschillende wijze. Sommigen zijn vooral begaan met de evolutie van het bedrijf en houden bij de keuze voor het volgen van opleidingen vooral rekening met deze factor. Dit is dan wat hun voldoening geeft. Anderen meten het succes dan weer af volgens hun promoties of loonsverhogingen.

38

3.3 Groep 3 3.3.1 Initiatieven van de alumni zonder professionele wensen en noden 40 procent van de alumni uit deze groep heeft geen professionele wensen en noden. De belangrijkste redenen hiervoor zijn tevredenheid en het bereikt hebben van hun limiet. Deze personen zijn tevreden met hun huidige job maar zijn wel naar deze job gegroeid doordat ze in het verleden daartoe stappen hebben ondernomen. G3-2 en G3-7 hebben bijvoorbeeld specifiek binnen de instelling waar ze tewerkgesteld zijn, meegedaan aan examens om een bepaald niveau te halen, respectievelijk binnen de justitie en binnen de politie. G3-12 heeft indertijd een cursus time management gevolgd op kosten van de werkgever. G3-15 verklaart dan weer verschillende cursussen en opleidingen te hebben gevolgd zoals commerciële opleidingen, taalopleidingen en bijscholingen in de MS Officepakketten. G3-5 vertelt dat ze veel kansen om zich bij te scholen gekregen en gegrepen heeft. Ze heeft er echter ook veel geweigerd om de balans tussen haar werk en privé te kunnen bewaren. G3-9 is dan weer van werkgever veranderd om aan haar professionele wensen en noden te kunnen voldoen. Dagelijks bijleren van klanten, collega’s, het management en specifieke situaties zijn verder ook elementen die meermaals aangehaald worden door de alumni. G3-8 zegt ook dat lef hebben zeker goed van pas kan komen, iets wat ze zelf mist en daardoor driemaal te lang eenzelfde job is blijven doen waar ze eigenlijk niet tevreden was vanwege het oninteressante takenpakket.

3.3.2 Initiatieven van de alumni met professionele wensen en noden Wat hebben de 60 procent alumni ondernomen die wel professionele wensen en noden hebben? Wat willen zij in de toekomst nog ondernemen? Het valt op dat iedereen intern vormingen heeft gevolgd en een deel ook extern. Deze vormingen waren in de meeste gevallen allemaal georganiseerd door of op kosten van hun werkgever. Daarnaast ondernemen enkele alumni nog andere stappen. 25 procent heeft altijd intern opleidingen gevolgd waaronder zowel verplichte als vrijblijvende vormingen. G3-6 werkt bijvoorbeeld als Sociaal Interventieadviseur bij VDAB en volgt regelmatig vormingen met betrekking tot de sociale wetgeving. Deze worden op periodieke wijze georganiseerd door VDAB. 27 procent van de alumni hebben ook extern opleidingen gevolgd, dit wel allemaal via hun bedrijf. Deze opleidingen gaan van workshops benchmarking tot veiligheidsadviseur en een cursus websitebeheer tot EHBO.

39

G3-14 is dan weer momenteel in loopbaanonderbreking wat haar hoofdberoep betreft om haar professionele noden en wensen van haar bijberoep te kunnen bevredigen. Samen met haar echtgenoot heeft ze een fitnesszaak zoals in hoofdstuk 2 reeds vermeld. Om de groei van hun zaak te bevorderen, heeft ze al een vorming ‘Succesvol ondernemen’ gevolgd. Ze geeft aan dat ze momenteel alles op alles zet om van haar bijberoep haar hoofdberoep te kunnen maken. 35 procent meent dat ervaring opdoen en de eigen ingesteldheid de belangrijkste manieren zijn om te evolueren en te voldoen aan hun wensen en noden. G3-3 zegt bijvoorbeeld het meeste te leren van interactie met collega’s en klanten alsook van zijn werkreizen in het buitenland. G3-4 illustreert daarnaast dan weer dat ze bepaalde evoluties binnen de informatica niet bijleert door cursussen te volgen maar van de constante instroom van nieuwe onderzoeksen communicatie stagiaires. Die zijn bijvoorbeeld goed op de hoogte van alle mogelijke softwarepakketten zoals Adobe InDesign, wat voor G3-4 handig is als ze brochures moet creëren. G3-11 is eigenlijk de enige persoon in deze groep die verklaart moeite te hebben met het vinden van goede cursussen met een interessant en volwaardig takenpakket. Van de drie bedrijven waar ze gewerkt heeft, bood enkel haar eerste werkgever cursussen voor de werknemers aan.

3.3.3 Effect De alumni uit deze groep hebben vaak al een hele loopbaan achter de rug. De stappen die ze hebben ondernomen of ondernemen om hun professionele wensen en noden te vervullen, hebben zeker effect (gehad). De alumni hebben doorheen de jaren hun takenpakket uitgebreid. De meerderheid is vandaag ook niet meer actief als management assistant maar is verticaal geklommen in de hiërarchie door het volgen van opleidingen en zich elke dag opnieuw in te zetten.

40

3.4 Pijlers Office management Doorheen de resultaten die in dit hoofdstuk geschetst worden, valt het op dat de drie pijlers van de opleiding hierin zeker aan bod komen. Wat betreft ‘communicate’ volgen alumni bijvoorbeeld opleidingen om hun talenkennis bij te schaven. Anderen volgen dan weer workshops om beter hun team te kunnen coachen. De pijler ‘business’ komt eigenlijk bij alle alumni naar voren. Allemaal krijgen ze on the jobtraining om zo hun bedrijfsspecifieke kennis te verbreden alsook beter hun taken te kunnen uitvoeren. ‘Organise’ ten slotte komt ook aan bod. De alumni volgen bijvoorbeeld cursussen om beter met het MS Officepakket te kunnen werken.

3.5 Conclusie De initiatieven van de alumni uit de verschillende groepen zijn uiteenlopend. De meesten focussen zich op het bijschaven van bedrijfsspecifieke kennis alsook talenkennis. De alumni die opleidingen of vormingen volgen, doen dit bijna allemaal via hun werkgever. In groep twee en groep drie zijn er echter ook enkele alumni die op eigen initiatief opleidingen volgen. Deze sluiten dan echter vooral aan bij hun persoonlijke interesses of hun bijberoep. De alumni uit de eerste groep met tot vijf jaar werkervaring verklaren dat ze door het volgen van opleidingen vooral evolueren binnen hun job en dat hun takenpakket zich uitbreidt. Zij hebben natuurlijk nog niet zo veel werkervaring, daarom groeien zij vooral horizontaal. Opvallend is dat de alumni uit de tweede groep met meer dan vijf tot vijftien jaar werkervaring zelf erg actief op zoek gaan naar manieren om aan hun professionele wensen en noden te voldoen. Slechts een persoon met professionele wensen en noden, onderneemt niets. De alumni uit derde groep met meer dan vijftien jaar werkervaring kunnen het beste weergeven welk effect hun initiatieven hebben gehad. Het grootste deel van deze groep is vandaag niet meer actief als management assistant maar is verticaal geklommen in de hiërarchie. Hieruit kan ik concluderen dat hoe langer de loopbaan van de alumni is, hoe doelgerichter hun initiatieven zijn en dat waar aanvankelijk het takenpakket verticaal verbreedt, dit later evolueert naar een horizontale groei.

41

4 Interviews Dit laatste hoofdstuk geeft een weergave van de diepte-interviews ik heb afgenomen. Allereerst vindt u een verslag van het interview mevrouw Soenen, een alumni met vier jaar werkervaring. Daarna bespreekt dit hoofdstuk het interview met mevrouw Jonckheere met vijftien jaar werkervaring en de heer Fernandez Y Mendez met 28 jaar werkervaring.

4.1 Interview groep 1: Mevrouw Soenen In 2010 is mevrouw Soenen afgestudeerd als management assistant van Howest. Ze heeft ondertussen vier jaar werkervaring en werkt vandaag als Inside Sales Officer bij SAVACO. Dit is een informaticabedrijf dat gespecialiseerd is in het aanbieden van IT oplossingen tot het realiseren van bedrijfsdoelstellingen. Loopbaan Mevrouw Soenen is begonnen als Project Assistant bij Secretary Plus Outsourcing Solutions. Dit houdt in dat je als vaste werknemer bij Secretary Plus vervangjobs doet met een grote waaier aan verscheidenheid. Dit was voor haar de ideale job omdat ze nog niet wist welke richting ze precies uit wilde gaan. Haar eerste project was Marketing & Sales Assistant, waarbij ze verantwoordelijk was voor budgettering en events. Daarnaast bestond haar functie uit een klein deel agendabeheer van de CEO en notuleren bij vergaderingen. Daarna ging mevrouw Soenen als tweede project aan de slag als HR Assistant bij een winkelketen. Daar was ze verantwoordelijk voor de verlofaanvragen en het registreren van ziekte van medewerkers. HR was echter haar ding niet. Na deze ervaringen besloot ze dat ze klaar was om zich te binden aan een bedrijf waar ze relaties met collega’s kon opbouwen en ook kon groeien binnen het bedrijf. Ze solliciteerde bij SAVACO NV, het bedrijf waar ze haar eerste project als Marketing & Sales assistant had uitgeoefend. Daar werkt ze vandaag als Inside Sales Officer, een functie die niet meer in de lijn ligt van die van een management assistant. Mevrouw Soenen is werkzaam binnen de sales met focus op de binnendienst. Daarnaast gaat ze ook naar klanten als consultant, gespecialiseerd in software zoals Microsoft, Symantec en Citrix. Ze begeleidt klanten met hun licentiebeheer en helpt hen ook bij het optimaliseren van het totaalpakket. Daarnaast moet ze natuurlijk ook maandelijks een target halen, dus verkopen is ook een groot deel van haar job. Toen mevrouw Soenen bij SAVACO begon, had ze een puur administratieve job en geen contact met klanten. Door haar kennis echter bij te schaven en initiatieven te nemen, is haar takenpakket geëvolueerd naar een volwaardige sales job. Hierdoor heeft ze op vlak van loon momenteel alle extralegale voordelen die er bestaan, wagen en tankkaart inbegrepen. Professionele wensen en noden Mevrouw Soenen vertelt dat toen ze net afgestudeerd was, ze graag binnen de marketing wilde groeien. Vandaag is dit echter haar ambitie niet meer en wil ze graag verder groeien in 42

haar huidige job. Zo wil ze nog meer naar klanten gaan en hierbij meer een adviserende rol innemen dan het behalen van een target als doel te hebben. Om aan deze wens te voldoen, moet zij nog bepaalde certificaten behalen. Daar focust zij zich nu op. Voor mevrouw Soenen is het een constante wens en noodzaak zich bij te scholen op zowel sales als adviserend vlak. Ook haar softwarekennis wil ze blijven uitbreiden. Ten slotte vermeldt ze dat ze natuurlijk ook wenst dat haar loon stijgt, maar “voor wat hoort wat”. Inzet en kennis worden volgens haar beloond en daarom is dagelijkse inzet en de wil om bij te leren een must. Factoren De factoren die mevrouw Soenens professionele wensen en noden beïnvloeden zijn: -

Ambitie; Loon en andere voordelen; Afstand thuis-werk; Leuke werkomgeving met goede contacten en collega’s.

Zoals hierboven aangegeven wil ze graag een hoger loon en heeft ze de ambitie om te groeien binnen het bedrijf waar ze werkt. Mevrouw Soenen is 20 minuten onderweg van haar huis naar haar werk, wat ze ideaal vindt. Ook omwille hiervan zou ze graag bij SAVACO blijven werken. Initiatieven Mevrouw Soenen heeft al tal van opleidingen gevolgd. Zo volgt ze ieder jaar een zestal opleidingen om haar kennis van het productengamma van SAVACO bij te schaven. Daarnaast vermeldt ze dat SAVACO samen met enkele andere bedrijven uit Kortrijk het lerend netwerk “Talent” heeft opgezet. Dit leerplatform werkt samen met Syntra West. Ieder semester krijgt zij zo de keuze tussen verschillende cursussen die volledig vrijwillig en na de werkuren te volgen zijn. Dit wordt volledig betaald door haar werkgever. Een overzicht van de vormingen en opleidingen die mevrouw Soenen gevolgd heeft: -

Innovatie creativiteitstraining; Persoonlijke efficiëntie; Probleemoplossend denken; Mindful@Work; Ergonomie op kantoor; Communicatie-etiquette; Relatiemanagement in kleur; Adviserend verkopen; Excelleren in klantgericht gedrag; Consulting Skills; Relatiebeheer vanuit een adviserende rol. 43

Voor mevrouw Soenen was bijvoorbeeld de cursus “Relatiemanagement in kleur” zeer nuttig. Deze cursus ging over het analyseren van personen volgens kleuranalyse binnen bijvoorbeeld een sales gesprek. Ieder karakter valt binnen een bepaalde kleur en aan de hand van die kleur kan je weten wat die bepaalde persoon belangrijk vindt, waar die graag over praat enzovoort. Ze geeft als voorbeeld een blauw persoon, die zich vooral graag bezighoudt met cijfers maar totaal niet geeft om het persoonlijke aspect van het verhaal. Bij deze type mensen moet dan binnen het salesverhaal vooral gefocust worden op cijfers en niet zozeer op wat er op relationeel vlak kan vooruitgaan. Pijlers opleiding In haar huidige job vindt mevrouw Soenen vooral ‘communicate’ en ‘business’ terug. ‘Communicate’ is belangrijk door haar dagelijkse contact met klanten en haar adviserende rol hierbij. Ze heeft hiervoor dan ook cursussen gevolgd zoals Adviserend verkopen en Excelleren in klantgericht gedrag. ‘Business’ betekent voor haar natuurlijk het verkopen van de producten om haar maandelijkse targets te halen. Ze volgt dan ook jaarlijks opleidingen om haar kennis van de producten up-to-date te houden. ‘Organise’ ligt niet echt in de lijn van de job van mevrouw Soenen maar ze geeft aan wel in het zogenaamde feest comité van SAVACO te zitten. Dit comité organiseert allerlei activiteiten voor de medewerkers en hun gezin, zoals bijvoorbeeld een Sinterklaasfeest, een familiedag, een quizavond enzovoort. De aankondigingen en inschrijvingen van deze activiteiten gebeuren via SharePoint. Beroepsorganisaties Mevrouw Soenen kent Secretary Plus en EUMA maar is vandaag geen lid meer van de organisaties omdat het niet meer aansluit bij haar huidige functie. Tijdens haar opleiding is ze wel eens naar een conferentie geweest van EUMA in Edinburgh. Management Support kent ze niet. Zelf focust ze zich meer op VOKA en gaat soms naar door hun georganiseerde netwerkcafés. Op LinkedIn is ze dan weer lid van netwerken die met softwarekennis te maken zoals Microsoft of Citrix.

44

4.2 Interview groep 2: Mevrouw Jonckheere Mevrouw Jonckheere is afgestudeerd in 1995 en heeft reeds 15 jaar werkervaring. Haar huidige functie is Chief of Coordination & Quality Manager bij Lerian-Nti Languages, een talenschool in Brussel voor bedrijven. Loopbaan Mevrouw Jonckheere begon haar loopbaan bij JetAir Company als directiesecretaresse. Ze werkte er drie jaar. Hieronder een overzicht van haar takenpakket: -

Briefwisseling; Agendabeheer; Notuleren; Dienstreizen en evenementen organiseren; In- en uitgaande telefoongesprekken; Opvolgen van contracten en brochurepublicaties; Analyse van aan- en verkoopcijfers; Representatie van haar manager.

Twaalf jaar geleden ging ze aan de slag bij haar huidige werkgever als coördinator en was ze meteen verantwoordelijk voor een eigen klantenportefeuille. Ze bespreekt de wensen met de klant en tekent in overleg met hem een opleidingsplan uit. Ook staat ze hierbij in voor de nodige administratie en onderhoudt ze het contact met de leerkracht. Enkele andere taken zijn: -

Aannemen van bestellingen; Plannen van intaketesten; Adviseren van klanten; Opmaken van offertes; Opvolgen van de uitvoering van de opleiding; Dossiers afsluiten; Vervolgopleidingen voorstellen; Bijhorende communicatie verzorgen.

Na zes jaar werd mevrouw Jonckheere afdelingshoofd. Ze beheert vandaag nog steeds haar eigen klantenportefeuille maar ondersteunt daarnaast haar medewerkers. Die kunnen bij haar terecht met moeilijke dossiers, voor bemiddeling bij een klacht van een klant of leverancier, voor geschillen met andere afdelingen enzovoort. Sinds drie jaar is ze ook Quality Manager. Ze waakt hiervoor over de interne kwaliteit en pleegt daarvoor regelmatig overleg met departementshoofden van andere afdelingen. Ook schrijft ze procedures uit om de samenwerking vlotter te laten verlopen en zo de interne kwaliteit te verhogen. Wat de externe kwaliteit betreft schreef ze de procedure voor klachtenbehandeling uit. Daarnaast gaat ze ook nog altijd actief op zoek naar methodes om klachten te voorkomen. Bij gegronde klachten onderhandelt mevrouw Jonckheere over eventuele compensaties. Ten slotte maakt ze ook statistieken aan en houdt ze bij wat het oplossen van klachten concreet kost aan het bedrijf. 45

Professionele wensen en noden Mevrouw Jonckheere volgt momenteel een lerarenopleiding in combinatie met een fulltime job en een gezin. Zij doet dit voornamelijk om ook aan de pedagogische noden binnen het bedrijf te kunnen beantwoorden. Daarnaast staat er ook nog een HR-gerichte opleiding op het programma om haar medewerkers nog beter te kunnen begeleiden. Mevrouw Jonckheere vertelt dat ze altijd op zoek is naar meer, naar opportuniteiten binnen het bedrijf en ze vaak spontaan aan haar manager meldt wat er volgens haar beter kan. De manager is niet altijd even gelukkig met haar opmerkingen maar ziet uiteindelijk wel in dat zij meedenkt met het bedrijf wat als zeer positief zijnde ervaren wordt. Ze mobiliseert bovendien ook haar collega’s en vraagt zelf om opleidingen die ze voor zichzelf en/of haar collega’s nodig acht. Ze zou ook graag een Master Taal- en Letterkunde behalen en daarna een andere job uitoefenen maar geeft aan dat dit momenteel vanwege tijdsgebrek niet mogelijk is. Ten slotte wil ze het bedrijf verder helpen uitbouwen en eventueel doorgroeien naar een kaderfunctie als die mogelijkheid zich voordoet. Factoren Factoren die de professionele wensen en noden van mevrouw Jonckheere beïnvloeden, zijn: -

Gezinsleven; Gezondheid; Collega’s; Afstand thuis-werk; Tevredenheid.

Ze vertelt dat haar vier kinderen de absolute prioriteit zijn bij haar keuzes en dat dit soms ten koste gaat van haar ambitie. Ook heeft ze jaren gependeld maar nadat ze bij het management had aangegeven dit niet meer te zien zitten, telewerkt ze nu enkele dagen per week. Mevrouw Jonckheere heeft daarnaast een medische aandoening waardoor ze vaak vermoeid is. Het vergt voor haar regelmatig extra doorzettingsvermogen om de dag door te komen in het hoogseizoen. Dit heeft natuurlijk ook een impact op al haar activiteiten en dus ook op haar mogelijkheden op de werkvloer. Ten slotte vindt ze het contact met collega’s erg belangrijk. Ze kaart aan dat ze actief aan een goed contact met haar collega’s werkt: “Niet iedereen moet je vriend zijn maar je moet wel met iedereen op een correcte manier kunnen samenwerken.”. Ze volgt dan ook opleidingen om haar medewerkers zo goed mogelijk te coachen. In haar eerste functie als management assistant was mevrouw Jonckheere niet gelukkig. Voor haar eerste baas had ze het gevoel dat ze niet gehoorzaam genoeg was. Ondertussen heeft ze echter een functie waarbij ze zelf de touwtjes in handen heeft en nauwe contacten onderhoudt met het management. Dit bevalt haar zeer goed, ze is tevreden. Ze verklaart dat 46

ze vandaag minder ambitieus is dan toen ze vijftien jaar geleden afstudeerde maar door haar werkervaring ook minder naïef en menselijker is geworden. Elke verandering in haar leven heeft daarbij haar kijk op haar werk en haar ambitie veranderd. Initiatieven Allereerst volgde Mevrouw Jonckheere de vorming “Commerciële houding van de binnendienstmedewerker”. Deze vorming vond ze echter niet zo nuttig omdat de trainer op de verkoop van producten in plaats van diensten focuste. Ten tweede heeft ze via Cevora een opleiding gevolgd. Cevora is een bedrijf dat gratis aan bedienden opleidingen kan aanbieden, doordat de bedrijven die lid zijn van het Aanvullend Paritair Comité voor Bedienden jaarlijks een bijdrage storten (Cevora, 2014). Mevrouw Jonckheere volgde er de “Teamleaderopleiding”. Ze heeft hierdoor goede inzichten gekregen in haar eigen leiderschapsstijl en andere mogelijke leiderschapsstijlen. Deze interessante opleiding bleek ook onmiddellijk toepasbaar op de werkvloer. Vandaag volgt ze een specifieke leerkrachten opleiding. Dit is voor haar erg interessant om ook de pedagogische kant van het bedrijf beter te begrijpen. Mevrouw Jonckheere staat daarnaast zelf gedeeltelijk in voor de interne opleidingen binnen haar bedrijf. De opleiding die ze momenteel volgt, helpt haar het opleidingsaanbod van het bedrijf zelf te verfijnen. Ze dringt er ook bij het management op aan dit aanbod uit te breiden maar dat is tot nu toe nog niet gebeurd. Zelf vindt ze het een groot pluspunt dat er vandaag vele initiatieven zijn voor afstandsonderwijs. Dit biedt haar de mogelijkheid haar gezin en fulltime job te combineren met het volgen van een opleiding. Ze verklaart dat er in België veel specifieke opleidingsinitiatieven zijn en het “vaak gewoon een kwestie is van goed uitkijken tot je de formule vindt die het beste bij je past”. Mevrouw Jonckheere vermeldt ten slotte nog dat haar proactieve houding, motivatie en inzet zeker een effect hebben. Zo heeft ze bijvoorbeeld daardoor de ontslagronde binnen het bedrijf van de economische crisis van 2008 overleefd. Pijlers opleiding De drie pijlers van de opleiding zijn terug te vinden in mevrouw Jonckheeres job en/of initiatieven. Als Quality Manager moet ze diplomatisch en efficiënt kunnen communiceren om klachten af te handelen en te voorkomen. Daarnaast vertelt ze dat haar medewerkers “het zenuwcentrum van het bedrijf” vormen. Een goede communicatie en vlotte samenwerking met hun is daarom zeer belangrijk. Ook staat ze dagelijks in contact met haar klanten. ‘Communicate’ is dus zeker een belangrijke pijler en is er ook eentje waaraan mevrouw Jonckheere de opleidingen die ze volgt of gevolgd heeft, koppelt. Met de pijler ‘business’ wordt ze dagelijks geconfronteerd. Mevrouw Jonckheere helpt mee het aanbod zo goed mogelijk af te stemmen op de klant om zo de omzet te verhogen. Goed 47

op de hoogte zijn van de mogelijkheden en het aanbod, klantgericht denken en prijszetting zijn hierbij belangrijke aspecten. ‘Organise’ ten slotte is een pijler die in haar job aan bod komt doordat ze ervoor moet zorgen dat de leerkrachten op het juiste tijdstip op de juiste plaats zijn om les te geven aan haar klanten. Ze gebruikt hiervoor software dat Lerian-Nti Languages zelf heeft uitgewerkt. Dit systeem stelt per fase in het bedrijfsproces to-do lijsten ter beschikking. Verder gebruikt ze vooral haar agenda in Outlook om niets te vergeten. Beroepsorganisaties Mevrouw Jonckheere kent EUMA en Management Support niet. Via Secretary Plus heeft ze ooit zelf gesolliciteerd maar werd toen niet geselecteerd voor de beoogde functie. Binnen het bedrijf doen ze soms zelf beroep op Secretary Plus als ze op zoek zijn naar personeel. Ze is echter geen lid van de organisatie en heeft nog niet deelgenomen aan evenementen of opleidingen ervan. Ze verklaart dat het management van Lerian-Nti Languages bepaalt welke opleidingen haar personeel mag volgen. Wel is ze actief op LinkedIn. Ze gebruikt dit om nieuwe taaldocenten te rekruteren en nieuwe klanten te verwerven.

48

4.3 Interview groep 3: De heer Fernandez y Mendez De heer Fernandez y Mendez is afgestudeerd als management assistant in 1986 en heeft ondertussen 28 jaar werkervaring. Momenteel is hij Global Sales Director Project bij Unilin, producent van onder andere laminaat, samengesteld parket en isolatieplaten. Loopbaan De loopbaan van de heer Fernandez y Mendez is nogal atypisch. Hij behaalde op een technische school zijn middelbaar diploma Elektriciteit (A2) en volgde daarna aan Howest de opleiding Graduaat Secretariaat Moderne Talen (A6/A1). Indertijd was het compleet onlogisch om na een technische opleiding die studie te volgen. Hij koos hier echter voor omdat hij naast technische kennis ook talenkennis wilde opdoen. Volgens hem was dit een goede mix. Als oudste kind van een migrantengezin met vijf kinderen, was het bij zijn studiekeuze ook een belangrijke factor dat de opleiding slechts twee jaar duurde. Ook zijn loopbaan verliep ietwat ongewoon. Allereerst was hij een tijd aan de slag als arbeider maar moest dan eerst zijn legerdienst doen. Daarna verliep zijn loopbaan als volgt: -

Loopjongen bij Douane Agentschap Deny, waarbij hij documenten moest dragen naar de douane en terug (6 maanden); Sales Manager bij Concordia NV(8 jaar); Sales Director France & South-Europe bij Capelle Pigments (2,5 jaar); Sales Director France & South-Europe, Latin-America, Middle-East & Japan bij Capelle Pigments (2,5 jaar); Sales Director bij Unilin (11 jaar); Global Sales Director Project bij Unilin (7 maanden).

De eerste zes maanden dat de heer Fernandez y Mendez bij Concordia werkte, was hij de assistent van de secretaresse. Hij moest toen berichten doorseinen via telex en ook de inkomende berichten verdelen. Daarnaast moest hij ook klasseerwerk doen en soms de telefoon opnemen. Toen de grenzen naar Spanje echter openden, vroeg zijn werkgever of hij de Spaanse regio voor zijn rekening wilde nemen. Spaans is namelijk de moedertaal van de heer Fernandez y Mendez. Zo is hij eigenlijk in de verkoop gerold. Sinds 25 jaar is de heer Fernandez y Mendez dus eigenlijk actief binnen de sales en gradueel steeds opgeklommen. Als Sales Director bij Unilin kreeg hij geleidelijk aan steeds meer verantwoordelijkheid over nieuwe regio’s: - South-Europe; - South-Europe, Latin America & Africa; - South-Europe, Latin America, Africa & Middle East; - South-Europe, Latin America, Africa, Middle East, BENELUX & France; - South-Europe, Latin America, Africa, Middle East & Asia Export Director. Dit wijst vooral op een horizontale verbreding van zijn takenpakket en verantwoordelijkheden. Als Sales Director bepaalde hij de targets voor zijn regio’s en de aanpak om die targets te behalen. Aan hem rapporteerden zogenaamde Country Managers, die dan weer Sales Representatives en Merchandisers leiden. 49

Uiteindelijk werkt de heer Fernandez y Mendez vandaag als Global Sales Director Project bij Unilin. De klanten uit de regio’s waarvoor hij verantwoordelijk is, zijn bij Project geen verdelers van het product maar klanten die de goederen zelf gebruiken. Zo zijn bijvoorbeeld Ikea of Hilton projectklanten, die bijvoorbeeld het parket zelf in hun winkels of hotels leggen als vloerbekleding. Dit vereist een andere aanpak qua strategie en verkoop dan in zijn vorige functie. Zo zijn projectklanten bijvoorbeeld ook geïnteresseerd in onderhoud en de nazorg. Professionele wensen en noden De heer Fernandez y Mendez vertelde dat zijn professionele wensen en noden steeds veranderen door onze geglobaliseerde en continu veranderende wereld. De technologische evolutie van de voorbije jaren heeft volgens hem een grote impact gehad op het werkleven en dat zal ook nog verder toenemen. Hij kreeg tijdens zijn opleiding nog lessen dactylo en steno-dactylo en toen hij begon met werken deed net de fax zijn intrede, terwijl de werkomgeving van vandaag barst van de nieuwe technologieën: internet, e-mails, smartphones, sociale media, digitale communicatie enzovoort. Voor hem is het altijd belangrijk geweest om deze veranderingen op de voet te volgen en te zorgen dat hij ‘mee’ was met deze ontwikkelingen. Daarnaast heeft hij ook altijd zijn vakspecifieke kennis bijgespijkerd, dit zowel bij zijn vorige als huidige werkgever. Hij heeft zo kennis opgedaan over textiel, chemie en binnen zijn huidige job over vloerbekleding. Hij geeft aan zijn kennis hierover blijvend te willen uitbreiden. Toen de heer Fernandez y Mendez solliciteerde bij Capelle Pigments werd hem gevraagd of hij Italiaans kon. Hij kon deze taal niet maar antwoordde deze wel te willen leren als de werkgever zijn lessen financierde. Hij werd aangenomen en kreeg privélessen betaald. Hij heeft toen dagelijks Italiaans geoefend om de taal onder de knie te krijgen. Volgens hem is “de wil om te willen leren en doen wat je zegt” zeer belangrijk. Ten slotte geeft de heer Fernandez y Mendez aan na 25 jaar verschillende sales functies te hebben uitgevoerd, graag verder te willen evolueren in een rol met meer management aspecten. Dit wil hij graag blijven doen in de internationale en globale context waarbinnen hij nu actief is. De collega’s die dagelijks aan hem rapporteren, wonen namelijk in alle continenten van de wereld. Daarnaast zou hij ook zijn buitenlandse missies naar zijn collega’s en klanten niet willen missen. Factoren Een eerste factor die de professionele wensen en noden van de heer Fernandez y Mendez beïnvloedt, is eigenlijk puur de “rol”, zoals hij het noemt, die hij moet invullen. Hij doet zijn job erg graag en met veel passie en wil dit daarom zo goed mogelijk doen. Zijn wensen en noden worden dus bepaald door zijn job. Ten tweede is hij ook ambitieus. Dit gaat voor hem eigenlijk zelfs zo ver dat hij verklaart dat het meer is dan ambitie: “Ik doe mijn job zeer graag, eigenlijk is dit mijn passie en beschouw ik het niet als een job. Het is een stuk van mijn leven!”.

50

Initiatieven Allereerst vermeldt de heer Fernandez y Mendez dat vooral zijn eigen aanpak belangrijk is binnen zijn loopbaan. Hij benadrukt dat kansen vooral zelf gecreëerd moeten worden en dat het belangrijk is om flexibel te zijn. Hij gelooft in innovatie en het opvolgen van verandering in deze geglobaliseerde wereld. Ten tweede heeft hij opleidingen gevolgd in zo veel mogelijk verschillende domeinen, namelijk sales, informatica, logistiek, financiën en timemanagement. Daarnaast heeft hij via Unilin ook persoonlijke begeleiding gekregen van een externe topcoach met betrekking tot HR zaken. Ook talenkennis is belangrijk. De heer Fernandez y Mendez vindt dat de wereld “een dorp” geworden is en dat het erg belangrijk is vreemde talen als Frans en Engels te onderhouden. Daarnaast heeft hij dus zelf ook Italiaans geleerd tijdens zijn loopbaan en beheerst hij ook de Spaanse taal, zijn moedertaal. Ten slotte heeft hij ook lessen PowerPoint en Excel gevolgd. Unilin biedt erg veel kansen aan tot het volgen van opleidingen. Soms kunnen deze zelfs tijdens de middagpauzes gevolgd worden. Dit zijn sessies die door internen gegeven worden. Zo volgde hij onlangs nog enkele middagsessies omtrent het gebruik van Lync. Hij vermeldt hierbij ook dat hij meermaals opleidingen heeft gevolgd die eigenlijk buiten zijn domein vielen om een beter inzicht te krijgen in de totale processen van het bedrijf. Dit zorgt er volgens hem voor de je “een professionele, bredere kijk krijgt op de wereld”. De heer Fernandez y Mendez vertelt dat hij eigenlijk alle opleidingen gevolgd heeft met de financiële steun van zijn werkgevers en nooit zelf iets betaald heeft maar wel er persoonlijk zeer veel tijd in heeft gestoken. Pijlers opleiding De pijlers van de opleiding zijn eigenlijk doorheen heel het verhaal van de heer Fernandez y Mendez terug te vinden. ‘Communicate’ is erg belangrijk voor hem om met zijn collega’s in het buitenland duidelijk te communiceren. Voor hem is communicatie efficiënt en duidelijk kunnen uitleggen wat de problemen zijn, wat de doelen zijn en hoe strategisch te implementeren. Door tools zoals Lync te gebruiken, is communicatie met personen in het buitenland en zelfs andere tijdzones erg gemakkelijk. Talenkennis is hierbij natuurlijk ook zeer van belang. ‘Organise’ betekent voor hem zich goed organiseren en dus eigenlijk aan timemanagement doen. Dit doet hij door bijvoorbeeld afspraken te plannen in zijn Outlook agenda. Tevens heeft de heer Fernandez y Mendez een cursus timemanagement gevolgd om zijn vaardigheden hieromtrent te verbeteren. De pijler ‘business’ is ten slotte ook van belang in die zin dat het noodzakelijk is een goede kennis te hebben van de sector waarin je werkzaam bent. Ook inzicht in de bedrijfsprocessen en het product of de dienst die je verleent, is onmisbaar. Zo volgde hij cursussen over textiel, chemie en vloerbedekking om optimaal werk te kunnen leveren. 51

Beroepsorganisaties De heer Fernandez y Mendez kent Secretary Plus van naam maar weet niet wat de organisatie doet. EUMA en Management Support zijn hem onbekend. Hij vertelt dat hij zelf via LinkedIn gericht netwerkt en via zijn klanten en collega’s contacten opbouwt.

52

4.4 Conclusie Het interview met mevrouw Soenen was leerrijk omdat ze inkijk gaf in haar persoonlijke ideeën over hoe je als jonge management assistant een job kan vinden die aansluit bij je persoonlijke voorkeur en je talent. Haar enthousiasme en onophoudelijke drang tot bijscholing en vorming werkt aanstekelijk. Het gesprek met mevrouw Jonkheere was verrijkend in die zin dat het duidelijk is dat je tijdens je loopbaan met veel verschillende factoren moet rekening houden, ook vaak elementen waar je zelf niet meteen vat op hebt. Met doorzettingsvermogen en de juiste planning kan je evolueren in je job en op de werkvloer. Het diepte-interview met de heer Fernandez y Mendez was dan weer bijzonder interessant en boeiend door zijn jarenlange ervaring en door het bijzondere karakter van zijn loopbaan. De inkijk die deze drie personen geven in hun persoonlijke visie, loopbaan en leven is bijzonder verrijkend en boeiend voor elke al dan niet afgestudeerde of aan het werk zijnde management assistant.

53

Besluit Deze bachelorproef bespreekt het beeld dat de beroepsorganisaties Secretary Plus, EUMA en Management Support schetsen van de moderne management assistant. Zij is taalvaardig, leergierig en heeft een goede softwarekennis. Daarnaast blijkt ook dat alle organisaties opleidingen aanbieden en evenementen en congressen organiseren. Blijven leren van professionals en peers is een must. Deze bachelorproef geeft daarnaast de resultaten weer van het onderzoek dat gevoerd is bij Howest-alumni management assistants naar hun professionele wensen en noden. Deze alumni werden onderverdeeld in drie groepen op basis van hun jaren werkervaring. Tussen de groepen kwam een erg divers en leerrijk beeld over de verschillende loopbanen en professionele wensen en noden naar voor. De eerste groep heeft nog niet zo’n uitgebreide loopbaan. Een kwart van de alumni heeft geen professionele wensen en noden. Ze geven aan tevreden te zijn met hun huidige functie en de on the jobtraining die ze daar gekregen hebben. Driekwart van de alumni hebben wel professionele wensen en noden. De wens om te groeien binnen de huidige functie wordt dan weer door 80 procent uitdrukkelijk vermeld. Daarnaast zijn de wensen en noden erg divers, gaande van het volgen van opleidingen en een hoger loon tot een andere job. Van de alumni met meer dan vijf tot 15 jaar werkervaring heeft 45 procent geen professionele wensen en noden. Tevredenheid met de huidige job en loon is hiervoor de belangrijkste reden. Daarnaast speelt de gezinssituatie van de alumni hierbij ook een rol en is voor velen van hen momenteel een uitbreiding van hun functie of verantwoordelijkheden hierdoor niet mogelijk. De alumni uit deze groep met professionele wensen en noden willen vooral hun softwarekennis uitbreiden alsook hun bedrijfsspecifieke kennis. Hierbij willen ze ook promotie maken en zo een hoger loon krijgen. 40 procent van de alumni uit de derde groep heeft geen professionele wensen en noden. Ze halen net zoals in de vorige groep tevredenheid en gezinsleven als belangrijkste factoren hiervoor aan. Velen verklaren ook hun limiet te hebben bereikt qua takenpakket, kunnen en/of loon. De alumni met professionele wensen en noden willen ook vooral hun software en bedrijfsspecifieke kennis uitbreiden. Daarnaast zijn het uitbreiden van talenkennis en het volgen van verschillende soorten vormingen ook erg gewild. De factoren die een invloed hebben op het al dan niet hebben van professionele wensen en noden zijn tevredenheid, gezinssituatie, ambitie, efficiëntere taakuitvoering en loonsverhoging. Om hun professionele wensen en noden te vervullen, volgen de alumni vooral opleidingen die door het bedrijf zelf aangeboden worden. Dit zijn zowel interne als externe opleidingen. De alumni vermelden ook dat vooral motivatie en inzet van belang zijn en zeker een effect hebben. Dagelijks leren uit situaties en van collega’s is ten slotte ook erg belangrijk.

54

De drie pijlers van de opleiding zijn terug te vinden in de opleidingen en vormingen die de alumni volgen. ‘Communicate’ hoofdzakelijk bij taalopleidingen en vormingen omtrent coaching. Wie beter met software leert werken, zal dan weer efficiënter kunnen werken. Dit is de pijler ‘organise’. Ten slotte is de pijler ‘business’ het meeste aanwezig in de opleidingen die de alumni volgen in verband met bedrijfsspecifieke kennis. Dit gaat bijvoorbeeld van boekhouden en sales tot sociale wetgeving. De interviews met mevrouw Soenen, mevrouw Jonckheere en de heer Fernandez y Mendez geven een dieper inzicht in de loopbaan en de professionele wensen en noden van deze Howest-alumni. Hun functies zijn vandaag erg divers alsook de opleidingen die ze gevolgd hebben. Een overeenkomst is echter wel het hebben van ambitie en de wil om hun job goed uit te voeren. Uit dit onderzoek blijkt dus dat de Howest-alumni management assistants zeker professionele wensen en noden hebben. Opleidingen volgen, software en bedrijfsspecifieke kennis uitbreiden en een hoger loon zijn de belangrijkste wensen en noden. Het grootste deel van de alumni vervult deze wensen en noden ook effectief en krijgt hier vooral via hun werkgever de kans toe. Ten slotte zijn de drie pijlers van de opleiding terug te vinden in de opleidingen die de alumni volgen. Dit onderzoek laat duidelijk zien dat management assistants na hun studies zeer verscheidene functies bekleden waarbij hun talenten op het vlak van ‘communicate’, ‘organise’ en ‘business’ ten volle benut worden. De wensen en noden die zij tijdens hun loopbaan ervaren, pakken zij doorgaans efficiënt aan. Ze volgen opleidingen en vormingen om met succes hun bedrijf, hun manager en ook zichzelf positief te ontwikkelen.

55

Referentielijst Geschreven bronnen Pollefliet, L. (2012). Schrijven van verslag tot eindwerk- do’s & don’ts, Gent: Academia press. Secretary Plus (2013), Verandering is de enige constante, Antwerpen: Secretary Plus. Digitale bronnen Assistant Plus (2014). Geraadpleegd via http://www.assistantplus.com/. Assistant Plus (2014). Starter? Dit verwachten werkgevers van jou! Geraadpleegd via http://www.assistantplus.com/starter-dit-verwachten-werkgevers-van-jou/. Assistant Plus (2014). Wat is het profiel van de nieuwe assistant? Geraadpleegd via http://www.assistantplus.com/wat-is-het-profiel-van-de-nieuwe-assistant/. Cevora (2014). Wie zijn wij? Geraadpleegd via http://www.cevora.be/generic/wiezijnwij. ELaN (2014). Geraadpleegd via http://www.elanlanguages.be/nl/. European Management Assistants (2014). Geraadpleegd via http://www.euma.org/. European Management Assistants (2014). Follow the leader. Geraadpleegd via http://www.euma.org/image-news/80252/Follow-the-Leader/. Kunkel, G. (2014). About me. Geraadpleegd via http://www.euma.org/imagenews/94416/About-Me/. LinkedIn European Management Assistants (2014). Geraadpleegd via https://www.linkedin.com/company/european-management-assistants-euma/. LinkedIn Management Support (2014). Geraadpleegd via https://www.linkedin.com/groups?mostPopular=&gid=2732395/. LinkedIn Secretary Plus (2014). Geraadpleegd via https://www.linkedin.com/company/secretary-plus/. Management Support (2014). Geraadpleegd via http://managementsupport.nl/. Management Support Live! (2014). Congres: Secretaresse, een functie met toekomst! Geraadpleegd via http://www.managementsupportlive.nl/congres/. SAVACO (2014). Geraadpleegd via http://www.savaco.com/nl/. Secretary Plus (2014). Geraadpleegd via http://www.secretary-plus.be/. 56

Schneider, D. (2014). About me. Geraadpleegd via http://www.euma.org/imagenews/101096/About-Me/. Twitter European Management Assistants (2014). Geraadpleegd via https://twitter.com/EUMA_Europe/. Twitter Management Support (2014). Geraadpleegd via https://twitter.com/managemsupport/. Twitter Secretary Plus (2014). Geraadpleegd via https://twitter.com/SecretaryPlusBE/. Vakmedianet Shop (2014). Geraadpleegd via http://www.vakmedianetshop.nl/managementsupport/storefront.asp?/. Xylos (2014). Geraadpleegd via http://www.xylos.com/training/en/homepage/. Persoonlijke communicatie Fernandez y Mendez, Juan. (Global Sales Director Project, Unilin). (Interview). Mondelinge communicatie op 4 augustus 2014 via Lync. Jonckheere, E. (Chief of Coordination & Quality Manager, Lerian-Nti Languages). Mondelinge communicatie op 30 juli 2014 via Lync. Soenen, S. (Inside Sales Officer, SAVACO). (Interview). Mondelinge communicatie op 28 juli 2014 via Skype.

57

Bijlagen Bijlage 1 Vragenlijst ALGEMENE GEGEVENS Leeftijd Geslacht Burgerlijke stand/Gezinssituatie Woonplaats In welk jaar bent u afgestudeerd van Howest? Hoeveel jaar bent u nu al aan het werk? Wat is uw huidige functie? PROFESSIONELE WENSEN EN NODEN 1)

Hoeveel verschillende jobs hebt u al uitgeoefend?

2)

Welke functie(s) hebt u uitgeoefend? Beschrijf kort de inhoud van de job(s).

3)

Hebt u professionele wensen en noden? Bijvoorbeeld het volgen van vormingen, een bepaald doel dat u wil bereiken, loonsverhoging, … a) JA (ga naar vraag 4) b) NEE (ga naar vraag 13)

4)

Welke professionele wensen en noden hebt u?

5)

Heeft u vormingen/opleidingen/workshops gevolgd om aan deze wensen en noden te voldoen? Waarom wel of niet?

6)

Als u vormingen/opleidingen/workshops gevolgd heeft; a) Welke? b) Waren deze nuttig? Waarom wel of niet?

7)

Heeft uw aanpak een effect gehad op de evolutie van uw job of loopbaan? Welk effect? Waarom wel of niet?

8)

Wat vindt u van het vormingsaanbod binnen uw bedrijf en binnen België? Komt dit aanbod overeen met wat u nodig heeft/verlangt om uw professionele wensen en noden te bevredigen?

9)

De drie pijlers van Office management zijn business, communicate & organise. Zijn deze pijlers terug te vinden in de opleidingen/vormingen die u gevolgd hebt of graag zou volgen?

10)

Welke factoren beïnvloeden uw professionele wensen en noden? (Ga hierna naar vraag 15) 58

11)

U hebt geen professionele wensen en noden, waarom niet?

12)

Welke factoren beïnvloeden dit?

13)

Wat zijn uw toekomstplannen op professioneel vlak?

14)

Hebt u de kans gekregen binnen het bedrijf/de bedrijven waar u werkt(e) te groeien? Zo ja, kan u kort de verschillende fases van uw loopbaan schetsen?

15)

Is er een verschil tussen toen uw professionele wensen en noden toen u net afgestudeerd was en vandaag? Zo ja, wat is er veranderd?

16)

Wat vindt u van het idee van levenslang leren?

59

Studiegebied Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor Office management Afstudeerrichting Management assistant Academiejaar Studente

Recommend Documents