STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
1. DASAR PEMIKIRAN 1.1.Cuti atau istirahat tahunan pada dasarnya adalah hak karyawan sesuai dengan ketentuan Undangundang Kerja No.13 Tahun 2003 pasal 79. 1.2.Pada dasarnya istirahat tahunan (cuti) dapat dijalankan secara fisik. Karyawan tidak dibenarkan meminta kompensasi ganti rugi dalam bentuk uang ataupun sejenisnya bagi cuti yang karena alasan apapun tidak diambil. 1.3.Selain daripada cuti karyawan dapat pula diberikan ijin meninggalkan pekerjaannya. 1.4.Namun demikian, perlu dikeluarkan suatu ketentuan tentang pelaksanaan cuti dan pengaturan ijin meninggalkan pekerjaan tersebut supaya kegiatan operasional perusahaan tidak terganggu. 2. TUJUAN 2.1.Memberikan aturan-aturan yang jelas mengenai tata cara pelaksanaan cuti bagi semua karyawan. 2.2.Memberikan aturan-aturan yang jelas mengenai ijin tidak masuk bekerja. 2.3.Menghindari kesimpangsiuran dan salah pengertian tentang cuti karyawan dan ijin tidak masuk bekerja. 3. DEFINISI 3.1. CUTI 3.1.1. Hak Cuti diberikan kepada : 3.1.1.1. Karyawan yang telah ditetapkan menjadi karyawan tetap. Karyawan tsb berhak memperoleh cuti dimulai dibulan berikutnya yang hak cuti tiap bulannya sebanyak 1 (satu) hari , apabila tidak diambil maka dapat diakumulasikan sampai dengan akhir tahun berjalan. Contoh, apabila penetapkan menjadi karyawan tetap pada bulan April, maka perhitungan cuti dimulai pada masa kerja bulan April tersebut, dan hak cuti baru dapat digunakan pada 1 Mei tahun berjalan tersebut 3.1.1.2. Karyawan dengan status kontrak / bekerja untuk jangka waktu tertentu, akan mendapatkan hak cuti setelah bekerja selama 3 bulan berturut-turut. Karyawan tersebut berhak memperoleh cuti dimulai di bulan berikutnya yang hak cuti tiap bulannya sebanyak 1 (satu) hari, apabila tidak diambil maka dapat diakumulasikan sampai dengan akhir tahun berjalan. Contoh, apabila karyawan diterima bekerja pada bulan Januari, maka perhitungan cuti dimulai pada masa kerja bulan April, dan hak cuti baru dapat digunakan pada 1 Mei tahun berjalan tersebut 3.1.2. Cuti pribadi hanya berlaku selama tahun berjalan dimulai pada bulan Januari dan berakhir pada bulan Desember. Untuk periode Desember hak cuti muncul di awal Januari di tahun berikutnya. Hak cuti karyawan dalam satu tahun adalah maksimal12 hari kerja dengan mendapat upah, cuti tersebut termasuk cuti bersama.
1
STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
3.1.3. Cuti tahunan dianggap gugur apabila cuti tidak diambil pada satu tahun berjalan tersebut berakhir, dan cuti yang dianggap gugur tidak dapat diuangkan. 3.1.4. Pada kondisi tertentu, cuti yang tidak diambil dalam masa 1 (satu) tahun berjalan tersebut dapat dialihkan ke tahun berikutnya dengan syarat diajukan selambat-lambatnya tanggal 15 Desember pada tahun berjalan dan telah mendapatkan persetujuan dari Atasan. Pengalihan hari cuti tersebut dapat digunakan sebelum 1 Maret pada tahun berikutnya. 3.1.5. Karyawan yang hak cutinya telah disetujui dan telah mengacu pada tata cara pengajuan cuti, maka pekerja yang sedang mengambil cuti, berhak atas gaji pokok, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. 3.2. SAKIT 3.2.1. Sakit adalah kondisi di mana karyawan merasa tidak dapat bekerja dan disertai surat keterangan dokter keluarga. 3.2.2. Dokter keluarga adalah dokter yang tertera pada kartu asuransi kesehatan karyawan, atau dokter yang disetujui oleh pihak asuransi sebagai dokter keluarga saat sakit di luar kota. 3.2.3. Untuk kondisi sakit, karyawan wajib memberitahukan kepada Atasan bahwa tidak dapat masuk bekerja dikarenakan kondisi sakit. 3.2.4. Dalam keadaan sakit dengan penjelasan 3.2.2 dan 3.2.3, maka karyawan berhak atas gaji pokok, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. 3.3. IJIN TIDAK MASUK 3.3.1. Ijin tidak masuk adalah suatu keadaaan di mana karyawan tidak dapat hadir untuk bekerja untuk alasan apapun dengan cara memberitahukan kepada Atasan selambat-lambatnya sebelum kegiatan bekerja di mulai pada hari yang sama. Tanpa pemberitahuan maka disebut mangkir. 3.3.2. Karyawan yang menjalankan ijin tidak masuk, maka karyawan tidak berhak atas gaji pokok, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap sebanyak hari tidak masuknya. 3.3.3. Karyawan yang tidak masuk bekerja dan bukan karena mangkir, diperbolehkan untuk mengganti jam kerja di hari lain dengan syarat persetujuan atasan dan harus diberitahukan ke HRD. Setelah pergantian waktu kerja dilaksanakan, maka ijin tidak masuk dan sanksi pada 3.3.2 akan dihapuskan, sehingga masuk ke dalam perhitungan jam kerja dan berhak atas gaji pokok, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. 3.4. MANGKIR 3.4.1. Mangkir adalah kondisi di mana karyawan tidak hadir untuk bekerja dengan tidak memberitahukan kepada Atasan.
2
STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
3.4.2. Mangkir merupakan pelanggaran. Maka apabila terjadi kondisi ini, maka akan diberi peringatan seperti yang telah diatur dalam Peraturan Perusahaan pada pasal 16, pelanggaran A no.4 (tidak hadir untuk bekerja tanpa pemberitahuan atau ijin yang tidak dapat dipertanggungjawabkan). Peringatan ini akan terus meningkat sampai pada keputusan PHK jika terjadi pengulangan yang sama, tanpa ada itikad baik untuk memperbaiki. 3.4.3. Pada kondisi mangkir maka karyawan tidak berhak atas gaji beserta seluruh tunjangannya sebanyak hari mangkirnya. 3.4.4. Pada kondisi di mana karyawan mangkir sebanyak 5 hari kerja berturut-turut maka karyawan secara otomatis dianggap mengundurkan diri.
3.5. CUTI SELAIN CUTI TAHUNAN, JENIS-JENIS CUTI SELAIN CUTI TAHUNAN 3.5.1. Pekerja yang dinyatakan hamil 8 (delapan) minggu oleh dokter/bidan, wajib melaporkan kepada Pimpinan Perusahaan/ Kepala Bagian. Apabila hal tsb dilanggar maka perusahaan tidak bertanggung jawab atas hal-hal yang terjadi kepada ybs selama di lokasi kerja. 3.5.2. Bagi pekerja yang akan melahirkan berhak atas cuti hamil selama 1 ½ (satu setengah) bulan sebelum dan 1 ½ (satu setengah) bulan sesudah melahirkan dengan memdapat upah penuh. 3.5.3. Bagi pekerja yang mengalami gugur kandungan setelah berusia 13 (tiga belas) minggu lebih, diberi cuti istirahat selama 1 ½ (satu setengah) bulan berdasarkan surat keterangan dari dokter. 3.5.4. Pekerja yang menikah diberikan ijin tidak masuk kerja selama 3 (tiga) hari 3.5.5. Istri melahirkan atau keguguran kandungan diberikan ijin tidak masuk kerja selama 2 (dua) hari 3.5.6. Suami/ isteri, orang tua/ mertua atau anak atau menantu meninggal dunia diberikan ijin tidak masuk kerja selama 2 (dua) hari. 3.5.7. Membaptis atau menyunatkan anak diberi ijin tidak masuk 2 (dua) hari. 3.5.8. Menikahkan anaknya diberi ijin tidak masuk bekerja 2 (dua) hari. 3.5.9. Bagi perkerja yang beragama Islam, maka pekerja diberikan kesempatan satu kali naik haji selama bekerja di Perusahaan. 4. TATA CARA PENGAJUAN 4.1. CUTI 4.1.1. Karyawan wajib mengisi formulir dan melengkapi dengan approval Atasan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan. 4.1.2. Ijin cuti dapat dilakukan melalui Sistem Informasi Karyawan.
3
STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
4.1.3. Atasan berhak menolak/menunda cuti tersebut disertai dengan alasan-alasan yang logis. Maka Karyawan wajib memastikan approval dari atasan, tanpa approval maka karyawan dianggap ijin tidak masuk. 4.2. SAKIT 4.2.1. Karyawan wajib memberikan informasi kepada atasan dan wajib diberitahukan ke HRD pada hari yang sama. 4.2.2. Surat Dokter dari dokter keluarga dapat dikirimkan melalui email, fax atau diberikan secara langsung. 4.2.3. Surat dokter wajib diserahkan ke HRD selambat-lambatnya pada saat karyawan masuk untuk bekerja. Di luar dari ketentuan tersebut maka dianggap ijin tidak masuk. 4.3. IJIN TIDAK MASUK 4.3.1. Karyawan wajib memberitahukan Atasan selambat-lambatnya sebelum kegiatan bekerja di mulai pada hari yang sama. Atasan wajib memberitahukan ke HRD selambat-lambatnya pada hari yang sama. 4.3.2. HRD akan mencatat sebagai ijin tidak masuk. 4.4. CUTI SELAIN CUTI TAHUNAN 4.4.1. Administrasi Permohonan cuti harus selesai diajukan oleh yang bersangkutan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan meninggalkan pekerjaan tersebut kecuali kondisi meninggal dunia , melahirkan atau sakit. 4.4.2. Bagi pekerja yang akan menggunakan cuti hamil, 4.4.2.1. Pekerja yang dinyatakan hamil 8 (delapan) minggu oleh dokter/ bidan, wajib melaporkan kepada Atasan dan HRD. 4.4.2.2. Apabila lebih dari penjelasan 5.2.2.1, maka perusahaan tidak bertanggung jawab atas hal-hal yang terjadi kepada karyawan selama di lokasi kerja. 4.4.2.3. Bagi pekerja yang akan menggunakan cuti hamil tersebut, harus mengajukan permohonan terlebih dahulu kepada Atasan dan HRD 2 (dua) minggu sebelum hak cuti diambil, dengan disertai surat keterangan dokter (HPL). 4.4.3. Bagi pelaksanaan ibadah haji, pengajuan ijin diajukan 6 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan dan telah dikoordinasikan dengan tim serta mendapatkan persetujuan dari atasan dan HRD.
4
STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
5. TABEL PENJELASAN Details Gaji pokok dan tunjangan tetap Tunjangan tidak tetap Surat Peringatan Pemotongan Cuti Pemberitahuan atasan Persetujuan atasan
CUTI
SAKIT (dokel)
IJIN TIDAK MASUK
v v x v v v
v v x x v x
x x x x v x
v = ya x= tidak 6. PENJELASAN TAMBAHAN UNTUK TAHAPAN CUTI
5
MANGKIR x x v x x x
STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
Note : Revisi 01 : Penjelasan Point 3.4 Revisi 02 : Tambahan Point 8. Revisi 5.5 dan 5.7 Revisi 03 : Beberapa perubahan redaksional dan penjelasan keseluruhan. Revisi 04 : Perbaikan dan penjelasan tambahan untuk aturan sakit Disusun Disetujui Oleh
Dina Christiana Hariadi HRM
6
Oleh
Ferry Direktur
STANDARD OPERATION PROCEDURE TIDAK MASUK BEKERJA
No. Dokumen
0019/SOP-HRFI/03/2014
Tanggal efektif
7 Juli 2014
No. Revisi
04
FORM PENGAJUAN CUTI Nama NIK DIV Cuti pada Alasan Telpon no Pengganti
:_____________________________ :_____________________________ :_____________________________ : … days, on ……… 2014 : *Vacation :_____________________________ :______________________________
Salatiga, ……………… 201.. Requested by,
Approval by,
__________ __________ (ttd / Nama Jelas) (ttd / Nama Jelas)
7
Replaced by,
__________ (ttd / Nama Jelas)
Acknowledge by,
___________ HRD
