STANDARD OPERATION PROCEDURE PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

No. Dokumen Tanggal efektif

STANDARD OPERATION PROCEDURE PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

No. Revisi Halaman

01 1 dari 6

1. DASAR PEMIKIRAN 1.1 Tentang penggantian biaya perjalanan bagi pegawai PT. Formulatrix Indonesia yang melakukan perjalanan-perjalanan untuk keperluan dinas 1.2 Selain dari pada itu diterangkan pula, mengenai tarip-tarip yang berlaku. 2. TUJUAN 2.1. Memberikan pedoman untuk pelaksanaan Perjalanan Dinas dengan memperhatikan segi kualitas, kuantitas, waktu, maupun anggaran. 2.2. Adanya standard prosedur pelaksanaan Perjalanan Dinas. 2.3. Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut anggaran yang telah disetujui untuk menunjang aktivitas Karyawan yang melakukan perjalanan dinas 3. PENGERTIAN 3.1 Perjalanan dinas adalah suatu perjalanan yang dilakukan oleh pegawai dari tempat kerja yaitu PT. Formulatrix Indonesia ke suatu tempat di luar tempat kerja rutin untuk melaksanakan tugas dari Perusahaaan yang dilakukan dalam konteks bekerja. 3.2 Anggaran Perjalanan Dinas adalah Anggaran yang disediakan untuk menunjang kegiatan operasional pada kegiatan Perjalanan Dinas. 3.3 Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah Naskah Dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan Perjalanan Dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan. 3.4 Waktu Kerja adalah jumlah jam yang dipergunakan untuk bekerja selama melakukan perjalanan Dinas. 4. RUANG LINGKUP 4.1.Kebijakan serta prosedur Perjalanan Dinas ini berlaku untuk semua tingkatan karyawan di seluruh lingkungan PT. Formulatrix Indonesia. 4.2.Prosedur Perjalanan Dinas ini berlaku untuk Perjalanan Dinas yang dilakukan di dalam Wilayah Negara Indonesia. 5. BATASAN-BATASAN ANGGARAN: 5.1.Anggaran Makan adalah Rp 35,000 sekali makan per orang, apabila memperoleh fasilitas sarapan dari tempat penginapan, maka anggaran untuk makan pagi ditiadakan. 5.2.Anggaran Hotel/ Penginapan dibedakan dari tiap-tiap daerah, dengan anggaran maksimal seperti dibawah ini dengan memperhatikan lokasi penginapan untuk di dekat wilayah tujuan.

Hotel/ Penginapan

Jawa Tengah 400,000

Jawa Timur 400,000

Jawa Barat 500,000

Jakarta 550,000

5.3.Kendaraan/ Transportasi • Area Jawa Tengah : 5.3..A. Sewa Mobil: dapat dilakukan dengan beberapa ketentuan sebagai berikut: • Apabila membawa muatan/ beban yang berlebih • Lebih dari 3 orang • Berkeliling ke beberapa tujuan (minimal 2 lokasi) 5.3..B. Kendaraan Umum (Bis, Travel, dll) • Sendiri


STANDARD OPERATION PROCEDURE PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI •

No. Revisi Halaman

2 dari 6

Tidak membawa muatan yang berlebihan

5.3..C. Kendaraan Pribadi • Mobil : mendapatkan pergantian biaya Bensin dengan ketentuan perbandingan 10 KM=1 liter (maka wajib mencatat KM) • Motor : Mendapatkan pergantian biaya Bensin Area di Luar Jawa Tengah : 5.3..A. Menuju ke lokasi daerah tujuan dapat menggunakan Pesawat/ Kereta/ Bus (untuk Bus dan kereta kelas Executive) 5.3..B. Di dalam kota : dapat menggunakan Taxi 5.4.Uang Saku • Uang Saku maksimal adalah Rp 1,000,000 5.5.Entertaint Fee • Entertaintment fee adalah anggaran yang dipergunakan untuk tujuan menjamu orang-orang tertentu yang dapat memberikan kemudahan dan atau fasilitas untuk tujuan dan kepentingan PT. FORMULATRIX (di luar Vendor), dana maksimal adalah Rp 500,000 •

6. Ketentuan waktu saat Perjalanan, Waktu Kerja dan Hari Libur saat Dinas 6.1.Dalam hal Karyawan masih dalam perjalanan menuju kota tujuan, jumlah jam kerja yang diperhitungkan dalam sehari dihitung dalam kurun waktu 24 jam saat melakukan Perjalanan Dinas. •

Contoh, jika Karyawan melakukan Perjalanan Dinas dari Salatiga ke kota tujuan (membutuhkan waktu kurang lebih 36 jam) dan Karyawan memiliki 10 jam kerja, 10 jam kerja Karyawan digunakan dalam kurun waktu 24 jam pertama perjalanan, dan 10 jam berikutnya untuk 12 jam perjalanan berikutnya.

6.2.Jika Karyawan dapat bekerja pada saat melakukan perjalanan menuju kota tujuan, akan tetapi Karyawan memilih untuk tidak melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pekrjaan, maka waktu tersebut tidak dapat dihitung sebagai jam kerja. •

Contoh, Pada saat penerbangan , Karyawan dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan (membaca surat, menulis ) akan tetapi Karyawan justru memilih untuk tidak melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan (tidur atau menonton televisi), maka waktu tersebut tidak dapat dianggap sebagai jam bekerja.

6.3.Ketentuan waktu yang dianggap bukan merupakan jam kerja mengemudi dalam perjalanan, mengantri di bandara, atau duduk di tempat yang penuh sesak di mana tidak memungkinkan untuk menggunakan fasilitas untuk menunjang kegiatan bekerja. 6.4.Perjalanan ke dan dari zona waktu yang jauh wajib direncanakan terlebih dahulu untuk memaksimalkan jam kerja Karyawan di tempat yang hendak dituju. 6.5.Waktu perjalanan harus dihitung secara konsisten dengan menggunakan satu zona waktu. 6.6.Pengecualian apabila telah disetujui sebelumnya oleh Atasan, Karyawan dapat mengambil cuti /liburan pada saat melakukan Perjalanan Dinas. 6.7.Perjalanan ke kantor perusahaan lain harus dihindari pada saat kantor yang dituju libur, karena dapat membuat perjalanan menjadi kurang efisien dan menambah biaya perjalanan. Namun apabila telah disetujui sebelumnya oleh Atasan, karyawan dapat menggunakan hari tersebut untuk kegiatan di luar pekerjaan dan wajib mengganti waktu kerja di hari yang lain sesuai dengan jumlah jam kerja.



No. Revisi Halaman

3 dari 6

6.8.Jika Formulatrix memiliki hari libur dan Karyawan diwajibkan untuk bekerja pada hari libur tersebut, maka akan memperoleh kompesasi berupa uang lembur atau peralihan hari libur. 7. PROSEDUR 7.1.Pegawai menerima Surat Perintah Perjalanan Dinas. 7.2.Pegawai meminta perijinan untuk biaya perjalanan Dinas dengan menyerahkan proposal kepada leader/manager ybs dan kemudian direktur 7.3.Setelah mendapatkan persetujuan, Pegawai menyerahkan form SPPD tersebut ke HR dengan dilengkapi dengan: • Rincian perjalanan dinas •

Rincian Biaya untuk Perjalanan Dinas

•

Fotocopy SPPD (SPPD asli dibawa oleh Pegawai)

7.4.HR Dept, wajib melaporkan hal ini ke bagian –bagian terkait 7.5.Divisi Keuangan memberikan uang saku kepada Karyawan, sesuai dengan dana yang dianggarkan 7.6.Pergantian Dana Pegawai/ karyawan: o

Diwajibkan memberikan laporan tertulis (disertai dengan Kwitansi Asli) selambat-lambatnya 1 minggu setelah kegiatan dilakukan.

o

Laporan dan kwitansi telah mendapatkan persetujuan dari Direktur

o

Apabila point di atas telah dapat dilengkapi , maka bagian Kasir dapat melakukan pencairan dana.

Di luar ketentuan-ketentuan di atas maka Perusahaan tidak dapat mengganti dana yang telah dikeluarkan. 8. BAGAN ALIR BAGAN ALIR PENGAJUAN BIAYA PERJALANAN DINAS PIC Aktivitas Memberikan SPPD Atasan

Pegawai

Pegawai

Manager / Direktur

Menerima SPPD dan menandatangani

Meminta persetujuan dana ke Direktur dilengkapi dengan: 1. Rincian dana 2. form SPPD

Menyetujui atau tidak



Pegawai

HR Accounting

Pegawai

Prepared By :

Dina Christiana

No. Revisi Halaman

4 dari 6

Memberikan ke HR fotocopy SPPD yang telah ditandatangi

Memverifikasi dan melaporkan kegiatan ke pejabat berwenang dan terkait Mencairkan dana dari persetujuan direktur

Perjalanan Dinas

Approved By

Ferry Haryadi Direktur



Nomor Lembar ke

No. Revisi Halaman

5 dari 6

: :

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) 1. Pemberi perintah

:

2. Nama : NIK Pegawai yang diperintah : Untuk melakukan perjalanan dinas 3.Jabatan dari Pegawai yang diperintahkan

:

4. Perjalanan Dinas yang diperintahkan

:

dari : ke : Transportasi menggunakan :

5. Perjalanan Dinas direncanakan

:

A. selama ( dari tanggal : s/d tanggal :

) hari

6. Maksud mengadakan perjalanan dinas :

7. Perhitungan Biaya Perjalanan

8. K e t e r a n g a n

Pemberi Perintah , ………… 20MM

Nama

:

:

total

: :

apabila ada

Karyawan yang ditugaskan , ………… 20MM

Nama

Verifikasi HR , ………… 20MM

Nama

STANDARD OPERATION PROCEDURE PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

Recommend Documents