Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan

PANDUAN Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan

Disusun oleh Tim Pengembang Lembaga (TPL) LPMP/ BDK Klaster II

Panduan Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI

BAB I PENDAHULUAN

A.

LATAR BELAKANG Dewasa ini good governance merupakan isu yang paling mengemuka

dalam pengelolaan administrasi publik. Masyarakat menuntut kepada pemerintah untuk mewujudkan dan melaksanakan good governance. Polapola lama penyelenggaraan pemerintahan yang buruk (bad governance) harus ditinggalkan dan diganti dengan pola-pola baru penyelenggaraan pemerintahan yang berdasarkan pada prinsip-prinsip good governance. Untuk mewujudkan good governance tersebut diperlukan adanya serangkaian

penataan

berupa:

redefinisi,

reorientasi,

restrukturisasi,

refungsionalisasi, dan revitalisasi kelembagaan. Serangkaian aktivitas penataan kelembagaan tersebut lazim disebut dengan istilah reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi menyangkut pembenahan seluruh alat-alat pemerintahan, baik struktur maupun infrastrukturnya. Seperti diketahui, kemajuan suatu bangsa salah satunya ditentukan oleh kemampuan aparatur birokrasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya, yaitu sebagai pelayan publik yang profesional dan akuntabel. Apabila publik dapat terlayani dengan baik oleh aparatur birokrasi, maka dengan sendirinya aparatur birokrasi mampu menempatkan posisi dan kedudukannya yaitu sebagai civil servant atau public service. Kondisi ini akan berdampak pada kinerja dari aparatur birokrasi yang sesuai dengan harapan masyarakat, yang pada akhirnya akan timbul kepercayaan kepada aparatur birokrasi tersebut. Hal inilah yang akan menjadikan negara yang maju dalam hal pelayanan kepada warganya dan melahirkan birokrasi yang bersih, akuntabel dan transparan. Kementerian

Pendidikan

dan

Kebudayaan

(Kemdikbud)

telah

menetapkan tata nilai yang merupakan sikap dan perilaku dasar yang menyatukan hati dan pikiran seluruh aparatur Kemdikbud dalam mewujudkan layanan prima pendidikan. Inisiatif ini adalah bagian dari


agenda reformasi birokrasi di Kemdikbud. Inisatif tersebut diarahkan kepada pencapaian visi dan misi Kemdikbud yaitu “Terselenggaranya Layanan Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif”. Mempelajari dari anggapan dasar, tata nilai, norma, sikap serta perilaku yang dikembangkan dalam budaya baru Kemdikbud, akan memberikan pengaruh positif yang lebih besar apabila fokus penerapan di UPT bisa lebih ditekankan kepada aplikasi tata nilai yang baru dikembangkan yaitu : amanah, profesional, visioner, demokratis, inklusif dan berkeadilan Dari enam tata nilai tersebut kemudian telah dirangkum dalam sebuah motto “Melayani semua dengan amanah”. Motto tersebut telah secara strategis menjadikan akar dan jiwa bagi Kemdikbud dalam melaksanakan agenda reformasi birokrasi. Seluruh aparat Kemdikbud harus senantiasa menjadikan amanah dalam rangka memenuhi dan melayani kebutuhan pendidikan seluruh warga negara. Studi ini bertujuan untuk memastikan tata nilai yang telah dikembangkan di Kemdikbud sejalan dan diterapkan di setiap UPT sesuai dengan kebutuhan utama dan keunikan masing-masing UPT. Hasil yang diharapkan dengan terciptanya budaya kerja “Layanan Prima Pendidikan” dengan menonjolkan semangat “Melayani Semua dengan Amanah” di seluruh aparatur Kemdikbud akan memberikan dampak positif tidak saja terhadap warga negara sebagai pelanggan eksternal, melainkan dampak yang positif berupa peningkatan kepuasan kerja dari para aparaturnya sendiri sebagai pelanggan internal. Setiap nilai-nilai ini memiliki indikator-indikator perilaku yang dirasakan dapat mendukung pencapaian kinerja instansi. Sebagai langkah awal, UPT diminta untuk menghubungkan tata nilai baru tersebut di unitnya masing-masing dan melihat seberapa besar jarak yang ada dan bagaimana kemudian jarak tersebut bisa diperpendek dengan berbagai inisiatif yang nanti akan dikembangkan secara bersama.


Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) dan Balai Diklat Keagamaan (BDK) yang tergabung dalam Klaster II ikut mendukung kebijakan

pusat

dengan

turut

serta

mengimplementasikan

Sistem

Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga berbasis Reformasi Birokrasi Internal (RBI). Sebagai langkah awal dianggap perlu untuk membuat panduan sistem manajemen penjaminan mutu lembaga berbasis reformasi birokrasi internal di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan yang tergabung dalam klaster 2 agar memiliki persepsi yang sama tentang implementasi sistem manajemen penjaminan mutu lembaga yang berbasis RBI di lembaganya masingmasing.

B.

PENGERTIAN PENGERTIAN Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga adalah sebuah

kesatuan

tata

kelola

penjaminan

mutu

internal

dalam

rangka

meningkatkan kualitas input, proses, dan output lembaga sebagai bagian dari

optimalisasi

pencapaian

tupoksi

Lembaga

Penjaminan

Mutu

Pendidikan.

C.

DASAR HUKUM Panduan Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI

ini disusun dengan mengacu kepada: 1.

Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

2.

Peraturan Pemerintah Nomor : 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil.

3.

Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025.

4.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2010 – 2014.


5.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process)

6.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 34 Tahun 2011 Tentang Pedoman Evaluasi Jabatan.

7.

Permendiknas No. 37 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan.

D.

TUJUAN Panduan Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI

ini disusun dengan tujuan untuk memberikan pedoman bagi LPMP dalam: 1.

Meningkatkan mutu input lembaga

2.

Meningkatkan mutu proses lembaga

3.

Meningkatkan mutu output lembaga

E.

HASIL YANG DIHARAPKAN Panduan Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI

ini diharapkan dapat berdampak kepada: 1.

Meningkatnya mutu input lembaga

2.

Meningkatnya mutu proses lembaga

3.

Meningkatnya mutu output lembaga

F.

RUANG LINGKUP Pedoman Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI

ini memiliki ruang lingkup sebagai berikut: 1.

Ruang Lingkup I - Manajemen Input, Input yang meliputi: a.

Penguatan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya manual prosedur pengadaan SDM

2)

Adanya manual prosedur seleksi dan rekrutmen SDM

3)

Adanya manual uraian jabatan


4)

Adanya manual prosedur penempatan dan penugasan SDM

5)

Adanya manual prosedur pelatihan dan pengembangan SDM (dalam dan luar jabatan)

6)

Adanya manual prosedur promosi SDM (vertikal dan horizontal)

7)

Adanya manual prosedur evaluasi kinerja pegawai

8)

Adanya manual prosedur penggajian/ imbalan/ remunerasi

9)

Adanya

manual

prosedur

pengelolaan

administrasi

kepegawaian b.

Penguatan manajemen fasilitas, dengan aspek-aspek sebagai berikut:

c.

1)

Adanya manual prosedur perencanaan pengadaan

2)

Adanya manual prosedur pengadaan

3)

Adanya manual prosedur pemeliharaan

4)

Adanya manual prosedur penghapusan

5)

Adanya manual prosedur pengelolaan administrasi fasilitas

Penguatan manajemen teknologi dan informasi, dengan aspekaspek sebagai berikut: 1)

Adanya manual prosedur pembuatan/ pengadaan program dan sistem informasi

2)

Adanya manual prosedur penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi

3)

Adanya manual pemeliharan sistem informasi

(lihat panduan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan) d.

Penguatan manajemen program, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya manual prosedur perencanaan program

2)

Adanya manual prosedur pelaksanaan program

3)

Adanya manual prosedur monitoring dan evaluasi program

4)

Adanya manual prosedur pengelolaan administrasi program


e.

Penguatan manajemen prosedur, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya manual prosedur alur kerja internal (business process)

2)

Adanya manual prosedur pengambilan keputusan

3)

Adanya

manual

prosedur

kerjasama

antar

lembaga/

eksternal f.

Penguatan manajemen anggaran, dengan aspek-aspek sebagai berikut:

2.

1)

Adanya manual prosedur penyusunan anggaran

2)

Adanya manual prosedur penggunaan anggaran

3)

Adanya manual prosedur pelaporan penggunaan anggaran

4)

Adanya manual prosedur pengelolaan administrasi anggaran

Ruang Lingkup II – Manajemen Proses, Proses yang meliputi: a.

Pelaksanaan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya pelaksanaan pengadaan SDM yang sesuai prosedur

2)

Adanya pelaksanaan seleksi dan rekrutmen SDM yang sesuai prosedur

3)

Adanya ketersediaan uraian jabatan untuk masing-masing SDM/ jabatan

4)

Adanya pelaksanaan penempatan dan penugasan SDM yang sesuai prosedur

5)

Adanya pelaksanaan pelatihan dan pengembangan SDM (dalam dan luar jabatan) yang sesuai prosedur

6)

Adanya pelaksanaan promosi (vertikal dan horizontal) SDM yang sesuai prosedur

7)

Adanya pelaksanaan evaluasi kinerja pegawai yang sesuai prosedur

8)

Adanya pelaksanaan penggajian/ imbalan/ remunerasi yang sesuai prosedur


9)

Adanya pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian yang sesuai prosedur.

b.

Pelaksanaan manajemen fasilitas, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya pelaksanaan perencanaan pengadaan fasilitas yang sesuai prosedur.

2)

Adanya

pelaksanaan

pengadaan

fasilitas

yang

sesuai

prosedur. 3)

Adanya pelaksanaan pemeliharaan fasilitas yang sesuai prosedur.

4)

Adanya pelaksanaan penghapusan fasilitas yang sesuai prosedur.

5)

Adanya pelaksanaan pengelolaan administrasi fasilitas yang sesuai prosedur.

c.

Pelaksanaan manajemen teknologi dan informasi, dengan aspekaspek sebagai berikut: 1)

Adanya pelaksanaan pembuatan/ pengadaanprogram dan sistem informasi yang sesuai prosedur

2)

Adanya pelaksanaan penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi yang sesuai prosedur

3)

Ada pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan

d.

Pelaksanaan manajemen program, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya pelaksanaan penyusunan/ perencanaan program yang sesuai prosedur.

2)

Adanya pelaksanaan program yang sesuai prosedur.

3)

Adanya pelaksanaan monitoring dan evaluasi program yang sesuai prosedur.

4)

Adanya pelaksanaan pengelolaan administrasi perencanaan program yang sesuai prosedur.


e.

Pelaksanaan manajemen prosedur, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya pelaksanaan alur kerja internal (business process) yang sesuai prosedur

2)

Adanya pelaksanaan prosedur pengambilan keputusan yang sesuai prosedur

3)

Adanya pelaksanaan kerjasama antar lembaga/ eksternal yang sesuai prosedur

f.

Pelaksanaan manajemen anggaran, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Adanya pelaksanaan penyusunan anggaran yang sesuai prosedur

2)

Adanya pelaksanaan penggunaan anggaran yang sesuai prosedur

3)

Adanya pelaksanaan pelaporan penggunaan anggaran yang sesuai prosedur

4)

Adanya pelaksanan pengelolaan administrasi anggaran yang sesuai prosedur.

3.

Ruang Lingkup III – Manajemen Output, Output yang meliputi: a.

Peningkatan kualitas dan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM), dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Diperolehnya SDM yang berkualitas dan berkompeten

2)

Ditempatkannya dan ditugaskannya SDM sesuai dengan kompetensi

yang

diimiliki

(pendidikan,

keterampilan,

inteligensi, bakat, minat, dan kepribadian) 3)

Meningkatnya

kompetensi SDM

secara

terukur pasca

mengikuti pelatihan dan pengembangan. 4)

Terlaksananya promosi SDM secara kontinyu baik promosi yag bersifat vertikal maupun horizontal.

5)

Terlaksananya evaluasi kinerja pegawai secara kontinyu dan sesuai jadwal


6)

Meningkatnya

pengaruh

pemberian

gaji/

imbalan/

remunerasi dengan kinerja SDM 7)

Tersedianya administrasi kepegawaian yang tertib dan aman.

b.

Peningkatan efektivitas penggunaan dan pemanfaatan fasilitas, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Terlaksananya pengadaan fasilitas secara tepat waktu.

2)

Terpeliharanya fasilitas lembaga secara baik dan kontinyu.

3)

Terlaksananya kegiatan penghapusan fasilitas secara berkala sesuai dengan kondisi dan masa pakai fasilitas

4)

Terlaksananya

kegiatan

pengelolaan

administrasi

kepegawaian yang tertib dan efektif. c.

Peningkatan

kapasitas

penggunaan

teknologi

dan

sistem

informasi, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Meningkatnya jumlah program dan sistem informasi yang berhasil dibuat/ dimiliki oleh lembaga.

2)

Meningkatnya

kapasitas

penggunaan

dan

penyebaran

informasi melalui teknologi informasi oleh lembaga di semua lini/ jenjang. 3) d.

Meningkatnya kapasitas pemeliharan sistem informasi

Peningkatan kualitas program, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Tersusunnya program kerja tahunan sesuai blue print (rencana strategis) lembaga

2)

Terlaksananya semua program kerja secara tepat waktu.

3)

Terlaksananya monitoring dan evaluasi terhadap efektivitas pelaksanaan semua program kerja lembaga

4)

Terlaksananya administrasi perencanaan program

yang

efektif dan aman. e.

Peningkatan efektivitas kerja di semua lini/ unit kerja, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Meningkatnya harmonisasi kerja antar masing-masing unit.


2)

Meningkatnya

kecepatan,

ketepatan,

efektivitas,

dan

efisiensi pengambilan keputusan di lembaga/ di masingmasing unit kerja. 3)

Meningkatnya kuantitas, kualitas, dan efektivitas kerjasama yang terjalin dengan lembaga eksternal.

f.

Peningkatan efektivitas penggunaan dan daya serap anggaran, dengan aspek-aspek sebagai berikut: 1)

Terlaksananya penyusunan anggaran secara tepat waktu

2)

Meningkatnya efektivitas penggunaan anggaran

3)

Terlaksananya pelaporan penggunaan anggaran secara tepat waktu

4)

Terlaksananya pengelolaan administrasi keuangan yang tertib dan terpercaya

Secara grafis, ruang lingkup Pedoman Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI ini dapat digambarkan dalam bentuk alur manajemen penjaminan mutu lembaga sebagai berikut:


Alur Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga

Pengendalian Mutu

Pengendalian Input (Modal Dasar)

Mutu

Process (Pengelolaan Modal Dasar)

Output (Hasil yang Diperoleh)

Penguatan Manajemen Sumber Daya Manusia

Peningkatan Kualitas & Kapasitas SDM

Pelaksanaan Manusia

Penguatan Manajemen Fasilitas

Peningkatan Penggunaan Pemanfatatan Fasilitas

Pelaksanaan Manajemen Fasilitas

Penguatan Manajemen Teknologi & Informasi

Peningkatan kapasitas penggunaan teknologi dan sistem informasi

Penguatan Manajemen Program Penguatan Manajemen Prosedur Penguatan Manajemen Anggaran

&

Peningkatan kualitas program Peningkatan efektivitas kerja di semua lini/ unit kerja Peningkatan efektivitas penggunaan dan daya serap anggaran


Pelaksanaan Informasi

Manajemen

Manajemen

Sumber

Teknologi

Pelaksanaan Manajemen Program Pelaksanaan Manajemen Prosedur Pelaksanaan Manajemen Anggaran

Daya

&

G.

WAKTU PENCAPAIAN Waktu pencapaian implementasi Sistem Manajemen Penjaminan

Mutu Lembaga Berbasis RBI ini diharapkan dapat dicapai dalam 3 (tiga) semester dengan uraian sebagai berikut: 1.

Manajemen input

2.

Manajemen proses : Semester I Tahun 2013

3.

Manajemen output : Semester II Tahun 2013

H.

SASARAN

: Semester II Tahun 2012

Sasaran Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI ini adalah semua LPMP di Indonesia.


BAB II MEKANISME PELAKSANAAN

A.

PROSEDUR KEGIATAN Prosedur pelaksanaan Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga

Berbasis RBI ini terbagi kedalam 5 (lima) tahap yaitu: 1.

Perencaanaan (Plan)

2.

Pelaksanaan (Do)

3.

Verifikasi (Check)

4.

Aksi Tindaklanjut (Action)

5.

Evaluasi (Evaluation) Adapun prosedur tersebut dilaksanakan dengan menggunakan

tahapan-tahapan berikut: 1.

Perencaanaan (Plan). Tahap ini berisi aktivitas-aktivitas berikut: a.

Pembentukan dan pengangkatan Tim Pengembang Lembaga (TPL) oleh Kepala LPMP dengan tugas sebagai team adhoc dalam

merencanakan,

melaksanakan,

memantau,

dan

mengevaluasi implementasi Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI di masing-masing LPMP. b.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan rapat/ pertemuan awal

untuk

menyusun

dan

menetapkan

tahap-tahap

implementasi Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI. c.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan sosialisasi internal kepada seluruh warga LPMP tentang pelaksanaan, pemantauan, dan

pengevaluasian

implementasi

Sistem

Manajemen

Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI. 2.

Pelaksanaan (Do). Tahap ini berisi aktivitas-aktivitas berikut:


a.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan pengumpulan data yang melibatkan semua pemangku kepentingan (internal dan eksternal) untuk mengetahui keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output di lembaga dengan menggunakan instrument Diagnostik-1 (terlampir).

b.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan skoring dan analisis terhadap hasil pengumpulan data untuk selanjutnya dilakukan pemetaan dan pengelompokan hasil berdasarkan skor tingkat keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output dengan kategori sebagai berikut:

c.

•

Skor 1 = Sudah ada/ sudah terlaksana

•

Skor 0 = Belum ada/ belum terlaksana

Tim Pengembang Lembaga (TPL) menyusun strategi intervensi untuk meningkatkan skor keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output.

3.

Verifikasi (Check). Tahap ini berisi aktivitas-aktivitas berikut: a.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan pengecekan di lapangan untuk memastikan bahwa hasil analisis terhadap keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output di lembaga telah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

b.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) memastikan bahwa strategi intervensi untuk peningkatan keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output lembaga telah sesuai dengan permasalahan.

c.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) memastikan bahwa metode intervensi untuk peningkatan keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output lembaga sudah sesuai dengan tujuan, sasaran, dan strategi pencapaian.

4.

Tahap Aksi Tindaklanjut (Action). Tahap ini berisi aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan:


a.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan program intervensi untuk

meningkatkan

keterlaksanaan

manajemen

input,

manajemen proses, dan manajemen output lembaga. 5.

Tahap Evaluasi (Evaluation). Tahap ini berisi aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan: a.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) melakukan evaluasi terhadap efektivitas intervensi yang dilakukan dalam upaya peningkatan keterlaksanaan manajemen input, manajemen proses, dan manajemen output.

b.

Tim Pengembang Lembaga (TPL) menyusun dan merencanakan tindakan lanjutan (rekomendasi tindak lanjut) terhadap hasil evaluasi.

6.

PENANGGUNGJAWAB DAN PENGELOLA KEGIATAN Penanggungjawab

dan

pengelola

implementasi

Manajemen

Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI ini adalah sebagai berikut: 1.

Penanggungjawab

: Kepala LPMP

2.

Pengelola

: Tim Pengembang Lembaga/ Team Adhoc yang terdiri dari unsur: a. Pimpinan unit kerja (Kasi & Kasubbag) b. Staf potensial dari semua unit kerja c. Tim ISO d. Tim Satuan Pengawasan Internal (SPI)

7.

ALUR KEGIATAN Alur kegiatan implementasi Manajemen Penjaminan Mutu Berbasis

RBI di LPMP ini dapat digambarkan sebagai berikut:


Gambar 1. Alur Kegiatan

PLAN

DO

VERIFIKASI

• Pembentukan Tim Pengembang Lembaga (TPL) • TPL menyusun dan menetapkan tahap2 implementasi Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis RBI • TPL melakukan sosialisasi internal

• TPL melakukan pengumpulan data yg melibatkan semua pemangku kepentingan (internal & eksternal) • TPL melakukan skoring dan analis terhadap terhadap hasil pengumpulan data • TPL menyusun strategi intervensi

• TPL melakukan pengecekan ke lapangan • TPL memastikan bahwa strategi intervensi telah sesuai dengan permasalahan • TPM memastikan bahwa metode intervensi sudah sesuai dng tujuan, sasaran, dan strategi intervensi

• TPL melakukan program intervensi

ACTION

EVALUATION

• TPL melakukan evaluasi thd efektivitas intervensi • TPL menyusun dan merencanakan tindakan lanjutan thd hasil evaluasi


8.

PENUTUP Demikian panduan Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga

Berbasis RBI di LPMP ini disusun sebagai panduan/ acuan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di internal LPMP.


Lampiran 11.. Instrumen Pengukuran Kondisi Input

Nama Lembaga

: LPMP ……………………………………………………

Nama petugas

: ……………………………………………………………

Waktu Pengukuran : …………………………………………………………… Unit Pengukuran

NO.

: …………………………………………………………… KONDISI/ KEADAAN

ASPEK

ADA A

Manajemen (SDM): 1.

Sumber

Daya

TIDAK ADA

BUKTI FISIK

Manusia

Manual prosedur pengadaan SDM

2. Manual prosedur rekrutmen SDM

seleksi

dan

3. Manual uraian jabatan 4. Manual prosedur penempatan dan penugasan SDM 5. Manual prosedur pelatihan pengembangan SDM

dan

6. Manual prosedur promosi SDM 7. Adanya manual prosedur evaluasi kinerja pegawai 8. Adanya manual prosedur penggajian/ imbalan/ remunerasi B

Manajemen Fasilitas: 1.

Manual prosedur pengadaan

perencanaan

2. Manual prosedur pengadaan 3. Manual prosedur pemeliharaan 4. Manual prosedur penghapusan 5. Manual prosedur administrasi fasilitas C.

pengelolaan

Manajemen Teknologi dan Informasi: 1.

Manual prosedur pengadaan program informasi

pembuatan/ dan sistem


2. Manual prosedur penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi 3. Manual pemeliharan sistem informasi D.

Manajemen Program: 1. Manual program

prosedur

perencanaan

2. Manual program

prosedur

pelaksanaan

3. Manual prosedur evaluasi program

monitoring

4. Manual prosedur administrasi program E.

dan

pengelolaan

Penguatan Manajemen Prosedur: 1.

Manual prosedur alur kerja internal (business process)

2. Manual prosedur keputusan

pengambilan

3. Manual prosedur kerjasama antar lembaga/ eksternal F.

Penguatan Manajemen Anggaran: 1.

Manual anggaran

prosedur

penyusunan

2. Manual anggaran

prosedur

penggunaan

3. Manual prosedur penggunaan anggaran

pelaporan

4. Manual prosedur administrasi anggaran

pengelolaan

………………………, ………………….. Petugas,

………………………………… NIP.


Lampiran 2. Instrumen Pengukuran Kondisi Proses

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


: ……………………………………………………………

NO.

ASPEK

A.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM): 1. Adanya pengadaan SDM yang sesuai prosedur 2. Adanya seleksi dan rekrutmen SDM yang sesuai prosedur 3. Adanya uraian jabatan untuk masingmasing SDM/ jabatan 4. Adanya penempatan dan penugasan SDM yang sesuai prosedur 5. Adanya pelatihan dan pengembangan SDM yang sesuai prosedur 6. Adanya promosi SDM yang sesuai prosedur 7. Adanya evaluasi kinerja pegawai yang sesuai prosedur 8. Adanya penggajian/ imbalan/ remunerasi bagi pegawai yang sesuai prosedur Manajemen Fasilitas:

B.

KONDISI/ KEADAAN TIDAK ADA ADA

BUKTI FISIK

1.

C.

Adanya perencanaan pengadaan fasilitas yang sesuai prosedur. 2. Adanya pengadaan fasilitas yang sesuai prosedur. 3. Adanya pemeliharaan fasilitas yang sesuai prosedur. 4. Adanya penghapusan fasilitas yang sesuai prosedur. 5. Adanya pengelolaan administrasi fasilitas yang sesuai prosedur. Manajemen Teknologi dan Informasi: 1.

Adanya pembuatan/ pengadaan program dan sistem informasi yang sesuai prosedur 2. Adanya penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi yang sesuai prosedur


D.

3. Adanya pengembangan dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan Manajemen Program: 1.

E.

Adanya pelaksanaan penyusunan/ perencanaan program yang sesuai prosedur. 2. Adanya pelaksanaan program yang sesuai prosedur. 3. Adanya pelaksanaan monitoring dan evaluasi program yang sesuai prosedur. 4. Adanya pelaksanaan pengelolaan administrasi perencanaan program yang sesuai prosedur. Manajemen Prosedur: 1.

f.

Adanya pelaksanaan alur kerja internal (business process) yang sesuai prosedur 2. Adanya pelaksanaan prosedur pengambilan keputusan yang sesuai prosedur 3. Adanya pelaksanaan kerjasama antar lembaga/ eksternal yang sesuai prosedur Manajemen Anggaran: 1.

Adanya pelaksanaan penyusunan anggaran yang sesuai prosedur 2. Adanya pelaksanaan penggunaan anggaran yang sesuai prosedur 3. Adanya pelaksanaan pelaporan penggunaan anggaran yang sesuai prosedur 4. Adanya pelaksanan pengelolaan administrasi anggaran yang sesuai prosedur.

………………………, ………………….. Petugas,

………………………………… NIP.


Lampiran 3. Instrumen Pengukuran Kondisi Output

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


: ……………………………………………………………

NO.

ASPEK

A.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) 1. Kompetensi SDM meningkat

B.

KONDISI/ KEADAAN YA TIDAK

BUKTI FISIK

2. SDM ditempatkan/ ditugaskan sesuai kompetensi yang dimiliki 3. Kinerja SDM meningkat setelah mengikuti pelatihan dan pengembangan. 4. Promosi SDM dilakukan secara kontinyu. 5. Evaluasi kinerja pegawai dilaksanakan secara kontinyu dan sesuai jadwal 6. Pemberian gaji/ imbalan/ remunerasi berpengaruh terhadap kinerja SDM 7. Kemudahan mengakses administrasi kepegawaian. Manajemen Fasilitas: 1.

C.

Pengadaan fasilitas dilakukan secara tepat waktu. 2. Fasilitas lembaga terpelihara secara baik. 3. Penghapusan fasilitas dilakukan secara berkala sesuai dengan kondisi dan masa pakai fasilitas 4. Pengelolaan administrasi fasilitas dilaksanakan yang tertib dan efektif. Manajemen Teknologi dan Informasi: 1.

Program dan sistem informasi yang berhasil dibuat/ dimiliki terus meningkat. 2. Kapasitas penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi yang terus meningkat. 3. Kapasitas pemeliharan sistem informasi yang terus meningkat


D.

Manajemen Program:

E.

Program kerja tahunan sesuai blue print (rencana strategis) lembaga 2. Semua program kerja telah dilaksanakan secara tepat waktu. 3. Monitoring dan evaluasi terhadap efektivitas program kerja lembaga 4. Administrasi perencanaan program yang terdokumentasi dengan baik. Manajemen Proses: 1.

1.

F.

Hubungan kerja antar unit kerja berlangsung secara harmonis. 2. Pengambilan keputusan dilakukan secara berjenjang. 3. Kuantitas, kualitas, dan efektivitas kerjasama dengan lembaga eksternal terus meningkat. Manajemen Anggaran: 1.

Anggaran program kerja tersusun secara tepat waktu 2. Anggaran digunakan secara efektif. 3. Pelaporan penggunaan anggaran dilakukan secara tepat waktu 4. Pengelolaan administrasi keuangan telah dilakukan secara tertib dan terpercaya

………………………, ………………….. Petugas,

………………………………… NIP.


Hasil Intput Lampiran 4. Ha sil Pengukuran Kondisi In tput

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………

Waktu Pengukuran : …………………………………………………………… Unit Pengukuran NO

: ……………………………………………………………

ASPEK

JUMLAH ASPEK

1.

Manajemen SDM

8

2.

Manajemen Fasilitas

5

3.

3

4.

Manajemen Teknologi dan Informasi Manajemen Program

5.

Manajemen Proses

3

6.

Manajemen Anggaran

4

KONDISI KESELURUHAN

4

27

KONDISI ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA


%

Lampiran 5. Hasil Pengukuran Kondisi Proses

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


: ……………………………………………………………

ASPEK

JUMLAH ASPEK

1.

Manajemen SDM

8

2.

Manajemen Fasilitas

5

3.

3

4.


5.

Manajemen Proses

3

6.

Manajemen Anggaran

4

KONDISI KESELURUHAN

4

27

KONDISI ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA ADA TIDAK ADA


%

Lampiran 6. Hasil Pengukuran Kondisi Output

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


: ……………………………………………………………

ASPEK

JUMLAH ASPEK

1.

Manajemen SDM

7

2.

Manajemen Fasilitas

4

3.

3

4.


5.

Manajemen Proses

3

6.

Manajemen Anggaran

4

KONDISI KESELURUHAN

4

26

KONDISI YA TIDAK YA TIDAK YA TIDAK YA TIDAK YA TIDAK YA TIDAK ADA TIDAK


%

Lampiran 7. Rekomendasi/ Saran Intervensi Peningkatan Manajemen Input

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


NO.

: …………………………………………………………… KONDISI/ KEADAAN

ASPEK

ADA A

Manajemen (SDM): 1.

Sumber

Daya

TIDAK ADA

SARAN INTERVENSI

Manusia

Manual prosedur pengadaan SDM

2. Manual prosedur rekrutmen SDM

seleksi

dan

3. Manual uraian jabatan 4. Manual prosedur penempatan dan penugasan SDM 5. Manual prosedur pelatihan pengembangan SDM

dan

6. Manual prosedur promosi SDM 7. Adanya manual prosedur evaluasi kinerja pegawai 8. Adanya manual prosedur penggajian/ imbalan/ remunerasi B

Manajemen Fasilitas: 1. Manual prosedur pengadaan

perencanaan

2. Manual prosedur pengadaan 3. Manual prosedur pemeliharaan 4. Manual prosedur penghapusan 5. Manual prosedur administrasi fasilitas C.

pengelolaan

Manajemen Teknologi dan Informasi: 1.

Manual prosedur pengadaan program informasi

pembuatan/ dan sistem


2. Manual prosedur penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi 3. Manual pemeliharan sistem informasi D.

Manajemen Program: 1. Manual program

prosedur

perencanaan

2. Manual program

prosedur

pelaksanaan

3. Manual prosedur evaluasi program

monitoring

4. Manual prosedur administrasi program E.

dan

pengelolaan

Penguatan Manajemen Prosedur: 1.

Manual prosedur alur kerja internal (business process)

2. Manual prosedur keputusan

pengambilan

3. Manual prosedur kerjasama antar lembaga/ eksternal F.

Penguatan Manajemen Anggaran: 1.

Manual anggaran

prosedur

penyusunan

2. Manual anggaran

prosedur

penggunaan

3. Manual prosedur penggunaan anggaran

pelaporan

4. Manual prosedur administrasi anggaran

pengelolaan

………………………, ………………….. Petugas,

………………………………… NIP.


Lampiran 8. Rekomendasi/Saran Intervensi Peningkatan Manajemen Proses

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


: ……………………………………………………………

NO.

ASPEK

A.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM): 1. Adanya pengadaan SDM yang sesuai prosedur 2. Adanya seleksi dan rekrutmen SDM yang sesuai prosedur 3. Adanya uraian jabatan untuk masingmasing SDM/ jabatan 4. Adanya penempatan dan penugasan SDM yang sesuai prosedur 5. Adanya pelatihan dan pengembangan SDM yang sesuai prosedur 6. Adanya promosi SDM yang sesuai prosedur 7. Adanya evaluasi kinerja pegawai yang sesuai prosedur 8. Adanya penggajian/ imbalan/ remunerasi bagi pegawai yang sesuai prosedur Manajemen Fasilitas:

B.

KONDISI/ KEADAAN TIDAK ADA ADA

SARAN INTERVENSI

1.

C.

Adanya perencanaan pengadaan fasilitas yang sesuai prosedur. 2. Adanya pengadaan fasilitas yang sesuai prosedur. 3. Adanya pemeliharaan fasilitas yang sesuai prosedur. 4. Adanya penghapusan fasilitas yang sesuai prosedur. 5. Adanya pengelolaan administrasi fasilitas yang sesuai prosedur. Manajemen Teknologi dan Informasi:

1.

Adanya pembuatan/ pengadaan program dan sistem informasi yang sesuai prosedur 2. Adanya penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi yang sesuai prosedur


D.

3. Adanya pengembangan dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan Manajemen Program: 1.

E.

Adanya pelaksanaan penyusunan/ perencanaan program yang sesuai prosedur. 2. Adanya pelaksanaan program yang sesuai prosedur. 3. Adanya pelaksanaan monitoring dan evaluasi program yang sesuai prosedur. 4. Adanya pelaksanaan pengelolaan administrasi perencanaan program yang sesuai prosedur. Manajemen Prosedur:

1.

f.

Adanya pelaksanaan alur kerja internal (business process) yang sesuai prosedur 2. Adanya pelaksanaan prosedur pengambilan keputusan yang sesuai prosedur 3. Adanya pelaksanaan kerjasama antar lembaga/ eksternal yang sesuai prosedur Manajemen Anggaran:

1.

Adanya pelaksanaan penyusunan anggaran yang sesuai prosedur 2. Adanya pelaksanaan penggunaan anggaran yang sesuai prosedur 3. Adanya pelaksanaan pelaporan penggunaan anggaran yang sesuai prosedur 4. Adanya pelaksanan pengelolaan administrasi anggaran yang sesuai prosedur.

………………………, ………………….. Petugas,

………………………………… NIP.


Lampiran 9. Rekomendasi/ Saran Intervensi Peningkatan Manajemen Output

Nama Lembaga

: LPMP……………………………………………………..

Nama petugas

: ……………………………………………………………


: ……………………………………………………………

NO.

ASPEK

A.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) 1. Kompetensi SDM meningkat

B.

KONDISI/ KEADAAN YA TIDAK

SARAN INTERVENSI

2. SDM ditempatkan/ ditugaskan sesuai kompetensi yang dimiliki 3. Kinerja SDM meningkat setelah mengikuti pelatihan dan pengembangan. 4. Promosi SDM dilakukan secara kontinyu. 5. Evaluasi kinerja pegawai dilaksanakan secara kontinyu dan sesuai jadwal 6. Pemberian gaji/ imbalan/ remunerasi berpengaruh terhadap kinerja SDM 7. Kemudahan mengakses administrasi kepegawaian. Manajemen Fasilitas: 1.

C.

Pengadaan fasilitas dilakukan secara tepat waktu. 2. Fasilitas lembaga terpelihara secara baik. 3. Penghapusan fasilitas dilakukan secara berkala sesuai dengan kondisi dan masa pakai fasilitas 4. Pengelolaan administrasi fasilitas dilaksanakan yang tertib dan efektif. Manajemen Teknologi dan Informasi:

1.

Program dan sistem informasi yang berhasil dibuat/ dimiliki terus meningkat. 2. Kapasitas penggunaan dan penyebaran informasi melalui teknologi informasi yang terus meningkat. 3. Kapasitas pemeliharan sistem informasi yang terus meningkat


D.

Manajemen Program: Program kerja tahunan sesuai blue print (rencana strategis) lembaga 2. Semua program kerja telah dilaksanakan secara tepat waktu. 3. Monitoring dan evaluasi terhadap efektivitas program kerja lembaga 4. Administrasi perencanaan program yang terdokumentasi dengan baik. Manajemen Proses:

1.

E.

1.

F.

Hubungan kerja antar unit kerja berlangsung secara harmonis. 2. Pengambilan keputusan dilakukan secara berjenjang. 3. Kuantitas, kualitas, dan efektivitas kerjasama dengan lembaga eksternal terus meningkat. Manajemen Anggaran: 1.

Anggaran program kerja tersusun secara tepat waktu 2. Anggaran digunakan secara efektif. 3. Pelaporan penggunaan anggaran dilakukan secara tepat waktu 4. Pengelolaan administrasi keuangan telah dilakukan secara tertib dan terpercaya

………………………, ………………….. Petugas,

………………………………… NIP.


Sistem Manajemen Penjaminan Mutu Lembaga Berbasis Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan

Recommend Documents