SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO ILHAM COLLECTION YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Nurul Azijah
08.02.7302
Endah Kusmariyah
08.02.7303
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
i
ii
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO ILHAM COLLECTION YOGYAKARTA Nurul Azijah Endah Kusmariyah Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Ilham Collection store is a private company engaged in the sale of shoes.in addition, Ilham Collection Store also sell other merchandise such as slippers, jackets and bags. In the sales process, which involved a lot of data where all the data processing is still done manually. In line with the development of information technology and data communicating system, also increases the ability of computers in helping problems resolve in all fields. In connection with these developments, the computerized system in the area of globalization is needed by the various parties. For example, agencies, businesses and so forth. In general, want a job with efficiency, so that will speed data processing for making a decision from manual to computerized ways. The problem s that occurred in selling Ilham Collection Store is intense competition in a similar business that needs to be improved quality of service. So if we need a system that can improve the effectiveness, efficiency and speed costumer service access in the form of computerized information system. In this research, the authors try to apply the concept of information system for sales. This concept includes the data processing done og goods data, sales data, data report, as well as sale transactions, and payment. There are also reports required to take a decision and maintenance data. This method not only helped the administration but also shopkeepers, custumers and other parties concerned. Sales information system based computerization is expected to help the performance of Ilham Collection Store in saving costumers.
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................... ii ABSTRACT .......................................................................................................... iii DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. vi 1. Pendahuluan ............................................................................................. 1 2. Landasan Teori ......................................................................................... 2 2.1 Konsep Dasar Sistem ......................................................................... 2 2.2 Konsep Dasar Data dan Informasi ...................................................... 2 2.2.1 Kualitas Informasi ................................................................ 2 2.2.2 Siklus Informasi ................................................................... 2 2.3 Konsep Dasar Sitem Informasi ........................................................... 2 2.3.1 Komponem Sistem Informasi .............................................. 2 2.3.2 Sistem Informasi Manajemen ............................................. 3 2.4 Konsep Perancangan Sistem Informasi ............................................. 3 2.4.1 Flowchart............................................................................. 3 2.4.2 Data Flow Diagram ............................................................. 3 2.5 Konsep Basis Data.............................................................................. 3 2.5.1 Normalisasi ......................................................................... 3 2.5.2 Relasi Tabel ........................................................................ 3 2.6 Sistem Operasi (Operating System) ................................................... 4 2.7 SoftWare Yang Digunakan ................................................................. 4 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 ................................................... 4 2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 ................................................. 4 3. Gambaran Umum...................................................................................... 4 3.1 Sejarah Singkat ................................................................................... 4
iv
3.2 Tujuan Umum Pendirian Perusahaan ................................................. 4 3.3 Struktur Organisasi ............................................................................. 4 3.4 Gambaran Personalia Perusahaan..................................................... 4 3.5 Flochart Sistem Yang Sedang Berjalan .............................................. 5 4. Pembahasan ............................................................................................. 5 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan ................................................... 5 4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan ...................................... 5 4.1.2 DFD Yang Diusulkan .......................................................... 5 4.1.2.1 DFD Level 0 ......................................................... 5 4.1.2.2 DFD Level 1 ......................................................... 5 4.1.3 Normalisasi ......................................................................... 6 4.1.3.1 Bentuk Tidak Normal .......................................... 6 4.1.3.2 Bentuk Normal Pertama...................................... 6 4.1.3.3 Bentuk Normal Kedua ......................................... 6 4.1.3.4 Bentuk Normal Ketiga ......................................... 6 4.1.4 Struktur Tabel...................................................................... 6 4.1.5 Relasi Antar Tabel .............................................................. 6 4.1.6 Rancangan Input Sistem ..................................................... 6 4.1.7 Implementasi Sitem Informasi Penjualan ........................... 6 5. Kesimpulan ............................................................................................... 7
v
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1
Struktur Organisasi ......................................................................... 4
Gambar 3.2
Flowchart Sistem Yang Berjalan .................................................... 5
vi
1.
Pendahuluan
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan sistem komunikasi data, semakin bertambah pula kemampuan komputer dalam membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan dalam segala bidang. Sehubungan dengan perkembangan tersebut, sistem komputerisasi dalam era globalisasi sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak. Misalnya instansi-instansi, dunia usaha dan sebagainya. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan dan instansi tersebut menghendaki suatu pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. Pengolahan data yang tepat akan menghasilkan keuntungan yang besar bagi sebuah perusahaan. Tetapi, jika pengolahan datanya masih dilakukan secara manual, terkadang hasil yang diperoleh juga kurang memuaskan. Karena kemampuan manusia dan olah pikirannya yang terbatas, maka perlu diciptakan suatu sistem yang mampu memberikan daya tarik perusahaan untuk kemudian diaplikasikan kepada bidang yang membutuhkan sehingga terjadilah komputerisasi terhadap data yang ada. Demikian halnya dengan pengelolaan data pada Toko Ilham Collection, yang merupakan sebuah perusahaan swasta dan bergerak dalam penjualan barang secara tunai. Dalam proses penjualan, banyak sekali data yang terlibat dimana semua data-data tersebut pengolahannya masih dikerjakan secara manual. Maka diperlukan suatu sistem yang sekiranya dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi kerja dan kecepatan akses pelayanan pelanggan dalam bentuk sistem informasi terkomputerisasi. Berdasarkan uraian-uraian diatas, penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir dengan mengangkat sebuah judul : “Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Ilham Collection Yogyakarta”.
1
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
2.2
Batasan (boundary) Lingkungan (environment) Masukan (input) Keluaran (output) Komponen (component) Penghubung(interface) Penyimpanan(storage)
Konsep Dasar Data dan Informasi 1. Data adalah adalah kumpulan dari fakta-fakta, kejadian-kejadian yang dapat berupa simbol, angka, huruf, dan lain-lain yang berguna bagi suatu pengolahan data (proses) atau sebagai masukan (input) bagi suatu proses 2. Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya
2.2.1 Kualitas Informasi 1. Relevan (relevancy) 2. Akurat (accuracy) 3. Tepat Waktu(timeliness) 4. Jelas (clarity) 5. Lengkap (completeness) 2.2.2 Siklus Informasi Data agar menjadi lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah melalui suatu model tertentu. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut pula siklus pengolahan data (processing cycles). 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2.3.1 Komponen Sitem Informasi 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Blok Masukan (Input Block) Blog Model (Model Block) Blok Keluaran (Output Block) Blok Teknologi (Technology Block) Blok Basis Data (Database Block) Blok Kendali (Control Block)
2
2.3.2 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi user dengan kebutuhan yang serupa.
1. 2. 3. 4. 5. 2.4
Komponen pengolahan data terdiri dari: Pencatatan (Recording) Pengelompokan (Classifying) Analisa (Analyzing) Perangkuman (Summarizing) Pelaporan (Reporting)
Konsep Perancangan Sistem Informasi Penggambaran dan rancangan model sistem informasi secara logika dapat dibuat dalam bentuk Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD).
2.4.1 Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. 2.4.2 Data Flow Diagram Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data 2.5
Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan file yang saling berinteraksi, relasi tersebut bisa ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada
2.5.1 Normalisasi Adapun tujuan dari normalisasi ini adalah: 1. Meminimumkan duplikasi data. 2. Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk kebutuhan fungsional yang berbeda. 3. Memungkinkan suatu model untuk digambarkan dalam suatu basis data. 4. Berguna untuk mengstrukturkan data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah munculnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data. 2.5.2 Relasi Tabel Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu: 1. One-To-One 2. One-To-Many 3. Many-To-Many
3
2.6
Sistem Operasi (Operating System) System operasi (operating system/OS) adalah sebuah program yang bertindak sebagai perantara antara pemakai (user) dan mesin perangkat keras (hardware) serta mengontrol dan mengkoordinasi penggunaan perangkat keras pada macammacam program aplikasi untuk berbagai macam user.
2.7
Software yang Digunakan
2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan GUI Windows. 2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah sebuah basis data relasional yang dirancanng dengan arsitektur Client/Server, dimana basis data terdapat di dalam computer user yang disebut server, dan informasi didalamnya digunakan bersamasama oleh beberapa user menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer local yang di sebut client. 3.
Gambaran Umum
3.1
Sejarah Singkat Toko Ilham Collection merupakan perusahaan swasta milik perorangan yang berdiri sejak tahun 2004 sampai sekarang dan terletak di Pasar Kota Gede Yogyakarta. Toko Ilham Collection didirikan oleh Bapak Nefrizal yang sekaligus sebagai pemimpin toko ini
3.2
Tujuan Umum Pendirian Perusahaan Tujuan dari pendirian Toko Ilham Collection ini adalah untuk meningkatkan dan memenuhi kebutuhan hidup masyarakat.
3.3
Struktur Organisasi
Pimpinan
Koordinator
Karyawan
Karyawan Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4
Gambaran Personalia Perusahaan
4
Karyawan
3.5
Flowchart Sistem Yang Sedang Berjalan
Membeli Barang dari Supplier
Membeli Barang
Data Barang yang dibeli
Proses pembelian
Data Barang yang Dibeli
Nota Penjualan
Data Supplier
Membuat Laporan Penjualan
Membuat Laporan Supplier
Membuat Laporan Barang
Membuat Laporan Pembelian
Laporan Penjualan
Laporan Suppier
Laporan Barang
Laporan Pembelian
Data Barang
Nota Pembelian
Gambar 3.2 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan 4.
Pembahasan
4.1
Rancangan Sistem Yang Diusulkan
4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. 4.1.2 DFD yang Diusulkan Tujuan dari DFD yang diusulkan adalah untuk menerangkan asal dari datadata, tujuan serta hubungan antar masing-masing sistem. 4.1.2.1 DFD Level 0 DFD level 0 disebut juga dengan diagram konteks. Diagram level 0 merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. 4.1.2.2 DFD Level 1 Level ini merupakan turunan dari Diagram Level 0 yang digambarkan dengan lebih terperinci.
5
4.1.3 Normalisasi Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga. 4.1.3.1 Bentuk Tidak Normal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya. 4.1.3.2 Bentuk Normal Pertama Bentuk normal tahap pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai (multivalue attribute) atau lebih dari satu atribut dengan nilai domain yang sama. 4.1.3.3 Bentuk Normal Kedua Atribut bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama (primary key). 4.1.3.4 Bentuk Normal Ketiga Untuk menjadi normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan transitif. 4.1.4 Struktur Tabel 4.1.5 Relasi Antar Tabel Setiap file database yang tersusun masing-masing saling berhubungan atau direlasikan berdasarkan kunci field penghubung pada tiap database. 4.1.6 Rancangan Input Sitem 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Rancangan Form Login Rancangan Form Supplier Rancangan Form Barang Rancangan Form User Rancangan Form Transaksi Penjualan Rancangan Form Data Pembelian
4.1.7 Implementasi Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan mengupayakan agar penyajian informasi yang dibutuhkan oleh toko Ilham Collection ini menjadi lebih cepat,akurat dan efektif dibandingkan dengan cara manual. 1. Form Utama Form menu utama digunakan untuk navigasi ke form-form yang telah dibuat 2. Form Menu Kasir Form ini didesain khusus untuk kasir, digunakan untuk transaksi penjualan dan mencetak nota penjualan per transaksi.
6
3. Form Login Form login digunakan untuk membuka progam sistem informasi penjualan Toko Ilham Collection sesuai dengan jabatan pengguna. 4. Form Master Data Terdapat 3 tab: • Form Master Data Supplier: digunakan untuk mengelola data supplier. • Form Master Data Barang: digunakan untuk mengelola data barang. • Form Master Data User: digunakan untuk mengelola data user. 5. Form Data Pembelian Form data pembelian digunakan untuk menginputkan dan mengolah data barang masuk 6. Form Transaksi Penjualan Form transaksi penjualan digunakan untuk mengelola transaksi penjualan pada toko Ilham Collection. 5.
KESIMPULAN Setelah berhasil membuat dan merancang Sistem Informasi Penjualan Barang pada Toko Ilham Colliection dengan menggunakan dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsotf SQL Server 2000 dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Sistem informasi penjualan barang ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah penjual dalam mengolah data penjualan barang, serta membuat laporan penjualan barang dengan lebih mudah, cepat dan efisien. 2. Hasil pengolahan data-data pada sistem informasi penjualan barang berupa laporan data barang, laporan data supplier, laporan data pengguna, laporan data pembelian per supplier, laporan data pembelian per periode, laporan penjualan per tanggal, laporan penjualan per periode, nota penjualan, dan laporan stok barang. 3. Hubungan Visual Basic 6.0 sebagai pembuat interface dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai basis datanya terbukti dapat menghasilkan suatu program aplikasi yang mempunyai tampilan menarik dan dinamis.
7
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI. Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI. http://www.visualbasicindonesia.com/ (20 Maret 2011). Kristanto, Harianto. 1999. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI. Madcoms. 2003. Database Visual Basic 6.0 Dengan SQL. Yogyakarta: ANDI. Nugroho, Adi. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung: Informatika. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI. Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi; Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
8
