SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI DESA MOJOTENGAH KECAMATAN KEDU TEMANGGUNG MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN SQL SERVER 2000
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan Oleh : Kristiyana Sri Rahayu 07.12.2332
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION OF CIVIL AT DESA MOJOTENGAH KECAMATAN KEDU KABUPATEN TEMANGGUNG USING VISUAL BASIC AND SQL SERVER 2000
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DESA MOJOTENGAH KECAMATAN KEDU TEMANGGUNG MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN SQL SERVER 2000
Kristiyana Sri Rahayu Jurusan sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Developmentof Informatin Technology is is increasingly rapidly generate a newrevolution in the from of a conventional system transition into the digital era. This change also has changed the outlook of each person in doing various activities one of which is on the activities of government agencies. The number of recorded data and the need for rapid delivery of information in asministrative services activities in the village population Mojotengah Kedu,Waterford make information technology as a medium which is considered capebleand reliable to assist in managing data and presenting information quickly, easily and accurately. Application of this information technology including the use of the Population Administration Information System, Population Administration Information System isore type of software that can be used to assist the prosses of recording personal data on village population Mojotengah kedu, woterford who is engaget in administrative services demography. In the preparation of this thesis report, will be made a Population Admnistration Information System in the Village Mojotengah, Kedu. Waterford by using Visual Basic 6.0 programing language with database servers using SQL Server 2000 and making a report using Data Report in Visual Basic default which is expected tochange the system conventional work became computerizes and is expented also tocever the weaknesses of existing work systems. Key words information technology, Civils and Civils Information system.
1. Pendahuluan Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari sistem administrasi Negara, yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelengaraan administrasi kependudukan diarahkan pada pemenuhan hak asasi setiap orang di bidang pelayanan administrasi kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan kewajibanya untuk
berperan
pemenuhan
data
serta
dalam
statistik
pelaksanaan
peristiwa
administrasi
kependudukan,
kependudukan,
dukungan
terhadap
perencanaan pembangunan kependudukan secara nasional, regional dan lokal, dan dukungan terhadap pembangunan sistem administrasi kependudukan guna meningkatkan pemberian palayanan publik tanpa diskriminasi. Sejalan dengan arah penyelengaraan administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik – baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan. Perolehan data kependudukan di Indonesia masih tergantung pada data hasil sensus dan survey atau data administratif yang diperoleh secara periodik masih bersifat agregat (makro). Kebutuhan data mikro penduduk untuk identitas calon pemilih pemilu, bantuan untuk penduduk miskin, beasiswa untuk wajib belajar dan kegiatan perancanaan pembangunan dirasakan masih belum akurat karena tidak diperoleh dengan cara registrasi. Atas dasar pertimbangan tersebut maka diperlukan petunjuk pencatatan biodata penduduk. Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten / kota, dimana dalam pelaksanaanya diawali dari kelurahan / desa selaku ujung tombak pendaftaran penduduk. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dangan benar dan cepat agar penduduk sebagai pelangggan merasa mandapat palayanan yang memuaskan. Pada pendataan biodata penduduk yang masuk kelurahan/desa Mojotengah memiliki permasalahan, sulitnya mencari arsip / berkas data-data penduduk. Dan dalam pencatatan pendaftaran permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Pencatatan data pindah penduduk, data kelahiran, data kematian penduduk masih dilakukan secara manual. Hal ini akan mengakibatkan terlambatnya
mendata
penduduk
yang
seharusnya
sudah
masuk
ke
kelurahan/desa Mojotengah. Penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem informasi kepedudukan untuk mempermudah petugas dalam pencarian arsip, pencatatan pendaftaran KTP, KK, dan lain sebagainya.
2. Landasan Teori 2.1 Teori analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan kepada masyarakat. Panduan ini dikenal dengan analysis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat menemukan masalah utamanya. 2.2 Teori flowchart Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir. Init dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma. Jogiyanto HM (2000 : 662) menyatakan bahwa bagian alir program( flowchart) adalah bagian yang menggambarkan arus logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir. 2.3 Teori diagram arus data (DAD/DFD) Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Dalam DFD dibahas fungsi- fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan aliran data yang terdapat diantara proses didalamnya. DFD dapat dikembangkan dari level yang paling rendah ke level yang paling tinggi. Kamus Lengkap Dunia Komputer (2002 : 81) menyatakan DFD adalah suatu alat
dalam
perancangan
menggambarkan
aliran
yang
data
menggunakan
melalui
simbol
serangkaian
–
proses
simbol
untuk
yang
saling
berhubungan. Ada beberapa tahapan dalam pembuatan DFD yaitu : a.
Diagram konteks, digunakan untuk menggambarkan sistem secara global
b.
Diagram Level Nol, digunkan menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada dalam diagram konteks. Diagram Detil (level satu), digunakan untuk manggambarkan arus data yang
lebih mendetail dalam proses diagram level nol.
2.4 Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data / database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Kegunaan normalisasi : a. Meminimasi pengulangan informasi. b. Memudahkan indentifikasi entiti/obyek. c.
Menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan.
Langkah – Langkah Normalisasi : 1. Normal Pertama (1 st Normal Form) Aturan : a) Mendefinisikan atribut kunci b) Tidak adanya group berulang c) Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci 2. Normalisasi Kedua (2nd Normal Form) Aturan : a) Sudah memenuhi dalam bentuk normal ke satu b) Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci. 3. Normalisasi Ketiga (3rd Normal Form) Aturan : a) Sudah berada dalam bentuk normal kedua b) Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya). Catatan: Normal seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak dari bentuk normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu jenis redudansi. Keseluruhannya cuma ada lima bentuk normal. Tiga bentuk normal pertama menekankan redudansi yang muncul dari Function Dependencies sedangkan bentuk keempat dan kelima menekankan redudansi yang muncul. 2.5 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 merupakan salah satu tool untuk pengembangan aplikasi yang banyak diminati oleh orang. Di sini Visual Basic 6.0 menawarkan kemudahan dalam pembuatan aplikasi dan dapat menggunakan komponenkomponen yang telah disediakan. Untuk memulai Visual Basic 6 kita harus menginstall Visual Basic 6.0. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 kita bisa menghasilkan berbagai macam jenis program.
2.6 Microsoft SQL server 2000 SQL (Structure Query Language) adalah bahasa komponen standar ANSI (American National Standard Institute) untuk mengakses dan memanipulasi sistem basis data. Microsoft SQL Sever diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform Microsoft OS/2 dalam kerjasamanya dengan Sybase. Produk ini berasal dari Sybas SQL Server 4.x untuk platform UNIX. Dengan adanya Windows NT, maka muncullah inisiatif untuk membangun SQL Server versi Windows NT, maka kemudian dikasilkanlah Microsoft SQL Server versi 4.2 untuk platform Windows NT. Kerjasama Sybas masih berlanjut dan kemudian diluncurkan SQL Server versi 6.0 dan versi 6.5. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagimana bagaimana memahami dan mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Sedangkaan sistem desain adalah menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Sehingga Analisis dan Desain Sistem Informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai : Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengindentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses bisnisnya. 3.2 Analisis kelemahan system Analisis terhadap k6elemahaan sistem dipandang dari beberapa aspek yaitu kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan penduduk. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, information, economy, control, efficiency dan service). 3.3 Analisis kebutuhan system Kebutuhan sistem terdiri dari dua jenis yaitu : 1. Kebutuhan Fungsional (functional requirement) Kebutuhan fungsional (functional requirement), adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan sistem. 2. Kebutuhan non Fungsional (non functional requirement) Kebutuhan non fungsional (non functional requirement) adalah jenis kebutuhan yang bersifat properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi teknologi, operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. 4.2 Form Login Form Login merupakan form yang pertama kali keluar saat program dibuka. Fungsi dari form Login adalah untuk membatasi pengguna program. Pengguna memasukan id petugas, user name dan password pengguna.Form Login dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar Form Login
4.3 Form Menu Utama Menu utama adalah menu yang digunakan untuk menampilkan pilihanpilihan menu yang diinginkan atau untuk masuk ke menu yang diinginkan. Tampilan ini merupakan tampilan utama yang menampilakan menu-menu yang dapat diakses oleh pengguna system. Menu yang ditampilkan setelah melakukan login.
Gambar Fom Menu Utama 4.4 Form Setting User Tampilan ini berfungsi merubah data user,seperti menamabah user, mengupdate user atau menghapus dan merubah password.
Gambar Setting User
4.5 Form Input Data Penduduk Tampilan ini berfungsi memasukkan data penduduk dalam proses pengolahan data penduduk
Gambar Form Input Data Penduduk 4.6 Form Input Kartu Keluarga Pada form input permohonan kartu keluarga sama seperti input data penduduk. Untuk menyimpan data kartu keluarga dengan mengklik tombol Simpan yang terlebih dahulu memasukkan data nomer kartu keluarga dan NIK, dan semuanya akan terisi.
Gambar Input Kartu Keluarga
4.7 Form Permohonan KTP Tampilan ini akan muncul ketika user memilih menu data permohonan ktp, pengolahan data ini mengolah penduduk yang hendak membuat ktp.
Gambar Form Permohonan KTP 4.8 Form Keterangan Kelahiran Tampilan form ini akan muncul ketika user memilih data kelahiran, didalam form ini kita bisa menyimpan, mengedit, hapus dan menyetak laporan yang diinputkan dalam form tersebut.
Gambar Form Keterangan Kelahiran
4.9 Form Keterangan Kematian Tampilan form ini akan muncul ketika user memilih data kematian, didalam form ini kita bisa menyimpan, mengedit, hapus dan menyetak laporan yang diinputkan dalam form tersebut.
Gambar Form Keterangan Kematian 4.10 Form Keterangan Pindah Tampilan ini akan muncul ketika user memilih menu data pindah pada menu utama.
Gambar Form Keterangan Pindah
4.11 Form Laporan Data Penduduk
Gambar Laporan Data Penduduk 4.12 Form Laporan Permohonan KTP
Gambar Laporan Permohonan KTP
4.13 Form Laporan Keterangan Kelahiran
Gambar Laporan Keterangan Kelahiran 4.14 Form Laporan Keterangan Kematian
Gambar Laporan Keterangan Kematian
5. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di Desa Mojotengah Kedu Temanggung maka dapat diambil kesimpulan : 1. Pengolahan data yang efisien sangat dibutuhkan guna menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. 2. Pada Desa Mojotengah Kedu Temanggung telah terdapat komputer namun kapasitas pemakaiannya masih sangat terbatas dan proses pengolahan data masih dengan sistem manual. Hal ini berdampak pada lambatnya perolehan informasi dan tentu saja hal ini menghambat pihak Kepala Desa dalam menggambil keputusan. Dengan adanya sistem yang baru pada Desa Mojotengah Kedu Temanggung dimaksudkan untuk : 1. Mempercepat dalam pembuatan surat keterangan kependudukan dari tingkat desa. 2. Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat. 3. Membantu kelancaran, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan data penduduk, data ktp, input data kk, keterangan kelahiran, dan keterangan kematian sehingga dapat diperoleh informasi dengan tepat. 4. Membantu dalam menyusun laporan sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat tentang data penduduk, data ktp, input data kk, keterangan kelahiran, dan keterangan kematian. Sistem baru yang berjalan di Desa Mojotengah Kedu Temanggung mempunyai beberapa kelebihan diantaranya : 1. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data. 2. Dapat meningkatkan kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas-tugas pada bagian laporan data penduduk dan surat keterangan baik kelahiran maupun kematian. 3. Informasi yang dihasilkan lebih berkualitas sehingga memudahkan Kepala Desa dalam mengambil keputusan. 4. Tata letak dan bentuk output dari program diatas sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti. 5. Tingkat keamanan terhadap data lebih terjamin. Selain memiliki kelebihan-kelebihan diatas, tak dapat dipungkiri pula bahwa sistem baru itu sendiri juga mempunyai kelemahan, yaitu sistem tidak dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi jika terjadi pembaharuan secara mendasar.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Kusrini. 2007. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Infomasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server/Kusrini & Andri Koniyo. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI. MADCOMS. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta : Penerbit ANDI, Madiun : MADCOMS. Leong, Marlon. 2006. Dari Programer untuk Programer Visual Basic : Penerbit ANDI, Yogyakarta
OnLine http://id.wikipedia.org OnLine http://www.ilmukomputer.com OnLine http://google.com OnLine www.bhinneka.com OnLine www.amazon.com
