i
SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI KANTOR KEPALA DESA TRIDADI KECAMATAN SLEMAN KABUPATEN SLEMAN BERBASIS VISUAL BASIC
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Wachid Andi Hidayat 11.02.8012
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
i
i
ii
ARCHIVAL SYSTEM OF OUTGOING ADN INCOMING LETTERS AT KANTOR KEPALA DESA TRIDADI KECAMATAN SLEMAN KABUPATEN SLEMAN BERBASIS VISUAL BASIC SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI KANTOR KEPALA DESA TRIDADI KECAMATAN SLEMAN KABUPATEN SLEMAN BERBASIS VISUAL BASIC Wachid Andi Hidayat
Barka Satya Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Archival System of outgoing and incoming letters at Kantor Kepala Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kbupaten Sleman office is a computer-based archive management application that is applied to the government records management office / District Village was built to facilitate the village or sub-district government in managing archives and obtain all information relating to the conduct of government or the village wards. Activity recording letters and letter search documents that were previously done manually will be much easier with this application. In addition, this application also to facilitate the clerk to manage the orderly and systematic records and facilitate the bringing together of information archive, retrieval archive (matching). Therefore, the purpose of this final project is to create an application that can help make it easier to manage the files that were created or saved by the village government or village concerned. Keywords : archival system, incoming and outgoing mail, and archive
ii
1
1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sudah sangatlah pesat, terlebih
dengan adanya komputer dan internet dimana informasi akan lebih mudah diperoleh. Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi juga mempengaruhi berbagai kegiatan baik individual maupun instansi. Sistem Informasi Kearsipan surat keluar/masuk di kantor kepala desa tridadi merupakan sebuah aplikasi pengelolaan arsip yang diterapkan pada pengelolaan arsip kantor Pemerintah Desa/Kelurahan yang dibangun untuk memudahkan pemerintah desa ataupun kelurahan dalam mengelola arsipnya dan memperoleh semua informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah desa atau kelurahan. Aplikasi pengelolaan arsip merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola arsip-arsip yang diciptakan ataupun disimpan oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan. Beberapa fungsi yang terdapat dalam aplikasi ini meliputi: a. Pencatatan surat masuk (undangan dan non undangan) b. Pencatatan surat keluar (undangan dan non undangan) c.
Pengklasifikasian arsip (jenis surat)
d. Status arsip (aktif / inaktif) 1.2
Rumusan Masalah Bagaimana merancang sebuah sistem informasi kearsipan yang berbasis
komputer agar proses pengarsipan di kantor kepala desa tridadi dapat brjalan dengan tertib dan rapi. 1.3
Batasan Masalah Program ini mengenai proses pengelolaan arsip di Kantor Kepala Desa /
Kelurahan Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kabupaten Sleman yang berbasis visual basic.
2.
LANDASAN TOERI
2.1
Pengertian Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu
diterapkan, secara umum sistem merupakan kumpulan-kumpulan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Selain itu juga disebutkan bahwa sistem merupakan
1
2
sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antara objek yang bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. (Hanif Al Fatta, 2007). Dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, dinyatakan bahwa secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain. (Hanif Al Fatta, 2007:3). 2.2
Arsip Dalam diklat kearsipan bagi sekertaris desa / kelurahan desa se-DIY oleh Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah, dinyatakan bahwa arsip adalah sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik dan organisasi masa, perseorangan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sesuai dengan UU No. 43 tahun 2009 (Anna Nunuk Nuryani, 2013). 2.3
Kearsipan Kearsipan
pengumpulan,
adalah
suatu
pengaturan,
penyimpanan
proses
pengendalian,
warkat
mulai
dari
pemeliharaan
menurut
penciptaan, dan sistem
penerimaan,
perawatan
serta
tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. 2.4
Visual Basic Apa itu visual basic? Andi Sunyoto dalam bukunya yang berjudul “ Pemrograman
Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL “ menyebutkan Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secaaracepat dan mudah (Andi Sunyoto, 2007). Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
3.
TINJAUAN UMUM
3.1
Sejarah Desa Tridadi
3
Desa Tridadi mrupakan wilayah pemerintahan dari 3 wilayah kalurahan yang masing masing kalurahan membawahi beberapa kring/desa yang kemudian meleburkan diri dan bergabung menjadi satu wilayah Kalurahan baru yang dipimpin oleh seorang Kepala Desa atau Lurah. Kantor Desa Tridadi sendiri memiliki tempat yang strategis karena terletak di komplek Perkantoran Pusat Pemerintah Kabupaten Sleman, di dusun Beran Lor, jalan Parasamnya No. 44 Tridadi Sleman. Berdasarkan Maklumat Nomor 16 Tahun 1946 Daerah Istimewa Negara Republik Indonesia Yogyakarta (Kasultanan dan Paku Alaman) tertanggal 11 April 1946, maka wilayah Kapanewon Sleman (18 Kalurahan) juga melaksanakan penggabungan Kalurahan- Kalurahan lama diantaranya : 1. Kalurahan lama Ngemplak Caban, yang mewilayahi : Kring Wadas, Paten, Ngemplak Caban, dan Pangukan. 2. Kalurahan Lama Beran Lor, yang memwilayahi : Kring Beteng, Pisangan, Dukuh, Beran Lor, dan Josari. 3. Kalurahan lama Beran Kidul, yang memwilayahi : Kring Drono, Beran Kidul, Kebonagung, Jaban, Denggung, Bngunrejo. 3.2
Struktur Organisasi
Gambar 1 Struktur organisasi
4
4.
PEMBAHASAN
4.1
Rancangan Sistem yang Diusulkan Tahapan perancangan sistem secara umum bertujuan untuk mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci memalui penggambaran sederhana simbol-simbol yang standar untuk dikomunikasikan kepada user. Pada perancangan sistem informasi kearsipan di kantor kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart) dan Logical model (data flow diagram). 4.2
Konteks Diagram Diagram ini merupakan diagram yang menggambarkan alur dari sebuah sistem
yang akan dibangun, yang menggambarkan hubungan antara input dan output sebuah sistem secara garis besarnya, yang nantinya akan dipecah lagi menjadi bagian-bagian yang lebih rinci.
Gambar 2 Diagram konteks
5
4.3
Data Flow Diagram
Gambar 3 Data flow diagram
6
4.4
Relasi Antar Tabel
Gambar 4 Relasi antar tabel
4.5
Hasil Program
4.5.1
Form Utama
7
Gambar 5 Form utama Tampilan diatas merupakan tampilan form utama yang berisi foto serta visi dan misi dari desas tridadi, dan juga berisi menu beserta sub menu untuk input surat masuk, surat keluar serta laporan. 4.5.2
Form Pencatatn Surat Masuk
Gambar 6 Form surat masuk Tampilan diatas merupakan tampilan input surat masuk undangan, tombol SIMPAN berguna untuk menyimpan input data, tombol HAPUS untuk menghapus input data, tombol UBAH untuk mengubah data yang telah diinputkan, tombol LIHAT untuk melihat data yang telah diinputkan dalam form lihat data, tombol KLASIFIKASIKAN untuk terhubung ke form klasifikasi surat. 4.5.3
Form Pencatatan Surat Keluar
Gambar 7 form surat keluar
8
Tampilan diatas merupakan tampilan input klasifikasi surat keluar undangan, tombol SIMPAN berguna untuk menyimpan input data klasifikasi surat, tombol HAPUS untuk menghapus input data klasifikasi surat, tombol UBAH untuk mengubah data yang telah diinputkan, tombol KEMBALI untuk kembali ke form input surat. 4.5.4
Laporan Surat Masuk
Gambar 8 Laporan surat masuk
4.5.5
Laporan Surat Keluar
9
Gambar 9 Laporan surat keluar
5.
KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan hingga penyelesaian tugas ini oleh
penulis mengenai sistem informasi kearsipan surat masuk/keluar di kantor kepala desa tridadi sleman kecamatan sleman kabupaten sleman, maka secara garis besar dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu: 1. Sistem Informasi Kearsipan Surat Keluar/Masuk berbasis visual basic dapat mempermudah proses penataan surat serta pengklasifikasiannya sehingga dapat lebih efektif dan efisien dalam penataan dan penyimpanannya. 2. Dengan dibuatnya Sistem Informasi Kearsipan Surat Keluar/Masuk berbasis visual basic ini dapat mempermudah
pencarian data pencatatan surat
masuk/keluar, serta pengklasifikasiannya sehingga memudahkan dalam temu balik arsip, serta nantinya dapat membantu dalam pembuatan laporan sesuai dengan kebutuhan, sehingga dapat mempermudah dalam membuat laporan terhadap atasan.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset. Kusrini. 2006. Strategi Pemasaran dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta:Andi Offset.
