SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT TRAKINDO UTAMA MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Diajukan Oleh SUHENDRO FAUZAN FARHAN NIM 1105082241
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Masalah di dalam tugas akhir ini membahas tentang sistem akuntansi penjualan pada PT Trakindo Utama Medan. Tujuan penelitian ini adalah agar dapat mengetahui apakah sistem akuntansi penjualan pada PT Trakindo Utama Medan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah wawancara dan dokumentasi yang berhubungan dengan sisten penjualan akuntansi tunai dan kredit. Teknik pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian menggunakan metode deskriptif. Berdasarkan penelitian yang diperoleh bahwa sistem akuntansi penjualan pada PT Trakindo Utama Medan mempunyai sedikit perbedaan dengan teori yang berlaku umum. Kata Kunci : Sistem Akuntansi Penjualan
ABSTRACT The problem in this find assignment is about the system of accounting sales at PT Trakindo Utama Medan. Its purpose is to know whether the system of accounting sales at PT Trakindo Utama Medan is according with the review of literature. The technique of collecting data used in this research were interview and documentation which deal with the system of accounting sales in cash and credit. The technique of data processing used in this research were descriptive method. According to this research, the system of accounting sales at PT Trakindo Utama Medan was little different with the review of literature. Keywords : The System of Accounting Sales
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan ridha-Nya penulis masih diberikan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Trakindo Utama Medan”. Adapun tujuan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma Ahli Madya di Politeknik Negeri Medan. Dalam Penulisan Tuagas Akhir ini, penulis menyadari bahwasanya membuat suatu karangan ilmiah merupakan bukanlah suatu pekerjaan yang ringan. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis menerima bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan
sebagaimana
mestinya.
Maka
pada
kesempatan
ini,
penulis
mengucapkan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T.,M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H.Damanik,S.E.,M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo,S.E.Ak.,M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Sihar Simamora, S.E,Ak., Dosen Pembimbing saya yang telah membimbing saya hingga penyelesaian Tugas Akhir ini. 6. M. Zuardi, S.E.,MM., Dosen Pembimbing Pendamping saya yang juga telah membimbingsaya hingga penyelesaian Tugas Akhir ini. 7. Cahyoginarti S.E.Ak, M.Si., Koordinator Kelas Khusus Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 8. Ibu Martogi M. Sitorus Kepala Bagian Keuangan dan seluruh staff dan karyawan PT Trakindo Utama Medan yang telah membantu menyelesaikan Tugas Akhir ini.
i
9. Orang Tua, keluarga dan khususnya Nenek penulis yang selalu mendukung, mendoakan saya sepenuh hati, dan materi yang tak ternilai yang sudah diberikan kepada saya. 10. Teman-teman seperjuangan saya di Politeknik Negeri Medan kelas AK-6i yang turut mendukung dan membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 11. Ivo Oktavianti sebagai teman dekat penulis yang setia dan sudah banyak membantu, menyemangati, dan mendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan masukan dari semua pihak yang dapat membangun kesempurnaan ini. Akhir kata penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya. Penulis juga memohon ampun kepada Tuhan Yang Maha Esa dan mengharapkan limpahan berkat dan rahmat-Nya kepada semua kalangan yang telah membantu penulisan Tugas Akhir ini.
Medan,
Agustus 2014
Penulis
Suhendro Fauzan Farhan NIM 1105082241
ii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ................................................................................................. i DAFTAR ISI .............................................................................................................. iii DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. vi BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ............................................................................ 1 1.2 Perumusan Masalah ............................................................................................... 2 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................................... 2 1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................................. 2 1.5 Teknik Pengumpulan Data dan Pengolahan Data .................................................. 3 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data ................................................................................ 3 1.5.2 Teknik Pengolahan Data ................................................................................... 4 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir......................................................... 4
BAB 2 TINJUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN ...................................... 5 2.1 Sejarah Singkat PT Trakindo Utama ..................................................................... 5 2.2 Visi dan Misi PT Trakindo Utama Medan ............................................................. 6 2.3 Keunggulan PT Trakindo Utama ........................................................................... 6 2.4 Struktur Organisasi PT Trakindo Utama Medan ................................................... 7
iii
BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN .................................................................... 10 3.1 Pengertian Sistem Akuntansi ............................................................................... 10 3.1.1 Sistem .............................................................................................................. 10 3.1.2 Akuntansi ........................................................................................................ 10 3.2 Pengertian Penjualan ............................................................................................. 12 3.2.1 Sistem Penjualan Tunai ................................................................................... 12 3.2.2 Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai ................................................ 13 3.2.3 Dokumen yang Digunakan Dalam Penjualan Tunai ....................................... 14 3.2.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Tunai .......................... 15 3.2.5 Prosedur yang digunakan dalam Penjualan Tunai .......................................... 16 3.2.6 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Tunai ..................................... 17 3.3 Sistem Penjualan Kredit ........................................................................................ 19 3.3.1 Fungsi – Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Kredit ................................... 20 3.3.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Kredit .......................... 22 3.3.4 Prosedur yang Digunakan dalam Penjualan Kredit......................................... 23 3.3.5 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Kredit .................................... 24
BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ........................ 26 4.1 Hasil Pengumpulan Data ....................................................................................... 26 4.2 Pengolahan Data.................................................................................................... 27
BAB 5 PEMBAHASAN ............................................................................................ 35 5.1 Penjualan Tunai ................................................................................................... 35 5.1.1 Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Tunai ................................................... 35 5.1.2 Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Tunai ......................................... 35 5.1.3 Catatan yang digunakan dalam Penjualan Tunai ............................................ 35 5.1.4 Prosedur Penjualan Tunai................................................................................ 36 5.1.5 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Tunai ..................................... 36 5.2 Penjualan Kredit ................................................................................................... 36
iii
5.2.1 Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Kredit .................................................. 36 5.2.2 Dokumen yang Digunakan dalam Penjualan Kredit ....................................... 37 5.2.3 Catatan yang Digunakan dalam Penjualan Kredit........................................... 37 5.2.4 Prosedur yang Digunakan dalam Penjualan Kredit......................................... 37 5.2.5 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Kredit ................................... 38
BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 39 6.1 Simpulan .............................................................................................................. 39 6.2 Saran .................................................................................................................... 40
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 41 LAMPIRAN .............................................................................................................. 42
iii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ................................................................................................. i DAFTAR ISI .............................................................................................................. iii DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. vi BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ............................................................................ 1 1.2 Perumusan Masalah ............................................................................................... 2 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................................... 2 1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................................. 2 1.5 Teknik Pengumpulan Data dan Pengolahan Data .................................................. 3 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data ................................................................................ 3 1.5.2 Teknik Pengolahan Data ................................................................................... 4 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir......................................................... 4
BAB 2 TINJUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN ...................................... 5 2.1 Sejarah Singkat PT Trakindo Utama ..................................................................... 5 2.2 Visi dan Misi PT Trakindo Utama Medan ............................................................. 6 2.3 Keunggulan PT Trakindo Utama ........................................................................... 6 2.4 Struktur Organisasi PT Trakindo Utama Medan ................................................... 7
iii
BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN .................................................................... 10 3.1 Pengertian Sistem Akuntansi ............................................................................... 10 3.1.1 Sistem .............................................................................................................. 10 3.1.2 Akuntansi ........................................................................................................ 10 3.2 Pengertian Penjualan ............................................................................................. 12 3.2.1 Sistem Penjualan Tunai ................................................................................... 12 3.2.2 Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai ................................................ 13 3.2.3 Dokumen yang Digunakan Dalam Penjualan Tunai ....................................... 14 3.2.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Tunai .......................... 15 3.2.5 Prosedur yang digunakan dalam Penjualan Tunai .......................................... 16 3.2.6 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Tunai ..................................... 17 3.3 Sistem Penjualan Kredit ........................................................................................ 19 3.3.1 Fungsi – Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Kredit ................................... 20 3.3.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Kredit .......................... 22 3.3.4 Prosedur yang Digunakan dalam Penjualan Kredit......................................... 23 3.3.5 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Kredit .................................... 24
BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ........................ 26 4.1 Hasil Pengumpulan Data ....................................................................................... 26 4.2 Pengolahan Data.................................................................................................... 27
BAB 5 PEMBAHASAN ............................................................................................ 35 5.1 Penjualan Tunai ................................................................................................... 35 5.1.1 Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Tunai ................................................... 35 5.1.2 Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Tunai ......................................... 35 5.1.3 Catatan yang digunakan dalam Penjualan Tunai ............................................ 35 5.1.4 Prosedur Penjualan Tunai................................................................................ 36 5.1.5 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Tunai ..................................... 36 5.2 Penjualan Kredit ................................................................................................... 36
iii
5.2.1 Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Kredit .................................................. 36 5.2.2 Dokumen yang Digunakan dalam Penjualan Kredit ....................................... 37 5.2.3 Catatan yang Digunakan dalam Penjualan Kredit ........................................... 37 5.2.4 Prosedur yang Digunakan dalam Penjualan Kredit......................................... 37 5.2.5 Unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan Kredit ................................... 38
BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 39 6.1 Simpulan .............................................................................................................. 39 6.2 Saran .................................................................................................................... 40
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 41 LAMPIRAN .............................................................................................................. 42
iii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Hal
Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10
Struktur Organisasi PT Trakindo Utama Medan……………..42 Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai…………………………..43 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit……………………….. ..44 Perjanjian Jual Beli…………………………………………...45 Purchase Agreement………………………………………….46 Kwitansi Penjualan…………………………………………...47 Faktur Pajak…………………………………………………..48 Routing Slip…………………………………………………..49 Faktur Penjualan……………………………………………...50 Berita Acara Serah Terima Barang…………………………...51
iii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaannya. Penjualan produk barang atau jasa merupakan kegiatan operasional utama perusahaan yang dilakukan untuk menghasilkan laba perusahaan. Semakin besar perusahaan semakin besar volume transaksi penjualannya. Dan tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.
Sistem tersebut melibatkan fungsi-fungsi yang ada pada sistem penjualan seperti, fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Sistem akuntansi penjualan yang ada di dalam perusahaan dirancang untuk menangani transaksi penjualan atas suatu produk. Fungsi – fungsi tersebut ditandai dengan adanya formulir – formulir yang dibuat untuk setiap fungsi. Faktur penerimaan kas pada fungsi kas, faktur penjualan pada fungsi penjualan, dan suratsurat seperti surat barang keluar pada fungsi gudang, serta faktur- faktur lain untuk melakukan kesalahan dan produk yang dihasilkannya. Untuk menunjukkan semakin tinggi penjualan maka semakin sehat suatu perusahaan dan semakin menguntungkan dan peluang untuk memperoleh laba semakin besar pula.
Sistem akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebagai sarana untuk menciptakan suatu sistem pengawasan dalam sutau perusahaan agar dapat mengetahui jumlah penjualan, jumlah keuntungan setiap bulannya dan mempermudah pekerjaan pada bagian keuangan dalam menangani data penjualan. Berdasarkan latar belakang diatas maka terlihat jelas bahwa pentingnya suatu sistem dan fungsi didalam
1
2
suatu perusahaan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada PT Trakindo Utama Medan karena penulis ingin mengetahui apakah sistem penjualan tunai dan kredit pada PT Trakindo Utama sudah berjalan dengan efektif atau belum. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengambil judul “Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Trakindo Utama Medan.”
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas sistem akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan karena dengan adanya sistem akuntansi penjualan yang baik maka akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan, maka penulis membuat perumusan masalah ini adalah sebagai berikut : “Apakah Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Trakindo Utama Medan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum?”.
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem akuntansi penjualan tunai dan kredit yang dijalankan pada PT Trakindo Utama Medan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum.
1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis Dapat memperdalam ilmu pengetahuan tentang sistem akuntansi penjualan tunai dan kredit pada PT Trakindo Utama Medan. 2. Bagi Pembaca Dapat mengetahui informasi tentang sistem akuntansi penjualan yang telah diberikan oleh penulis sehingga dapat memahami sistem akuntansi penjualan pada PT Trakindo Utama Medan. 3. Bagi Perusahaan Dapat mengetahui apakah sistem akuntansi penjualan yang diterapkan sudah berjalan dengan lancar atau belum.
3
1.5 Teknik Pengumpulan Data dan Pengolahan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Menurut W. Gulo (2002:119) Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden. Komunikasi berlangsung dalm bentuk tanya-jawab dalam hubungan tatap muka. Melakukan wawancara langsung dengan personalia dan pagawai yang penulis anggap dapat memberikan informasi khususnya di bagian keuangan di perusahaan tersebut. Adapun pertanyaan yang penulis ajukan adalah sebagai berikut : a. Fungsi – fungsi apa yang terkait didalam penjualan tunai dan kredit pada PT Trakindo Utama Medan? b. Dokumen – dokumen apa yang digunakan dalam penjualan tunai dan kredit sparepart pada PT Trakindo Utama Medan? c. Catatan akuntansi apa yang digunakan dalam penjualan tunai dan kredit sparepart pada PT Trakindo Utama Medan? d. Bagaimana prosedur yang terkait dengan penjualan tunai dan kredit sparepart pada PT Trakindo Utama Medan? e. Bagaimana bagan alir sistem penjualan tunai dan kredit sparepart pada PT Trakindo Utama Medan? f. Bagaimana sistem pengendalian intern penjualan tunai dan kredit sparepart pada PT Trakindo Utama Medan? 2. Dokumentasi Semua dokumen yang berhubungan dengan penelitian perlu dicatat sebagai informasi seperti rincian data penjualan dari pelanggan, purchase order, inquiry, surat pengiriman barang dan lain – lain.
4
1.5.2 Teknik Pengolahan Data Menurut Sugiyono (2012: 206) , “ Metode deskriptif merupakan peneliti memecahkan
masalah
yang
diteliti
dengan
cara
mendeskripsikan
atau
menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum.”. Metode ini digunakan sebagai landasan pembahasan secara teoritis dengan menggunakan data- data yang relevan dengan judul laporan yang ditulis.
1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
No
Kegiatan
April 3
1 2
3 4 5 6
4
Mei 1
2
Juni 3
4
1
2
Agustus
Juli 3
Persiapan Pengumpulan Data Tabulasi Dan Analisa Data Menyusun Konsep Laporan Konsultasi pada Pembimbing
Sidang Tugas Akhir Perbaikan Laporan 7 Tugas Akhir Penggandaan 8 Laporan Sumber : Buku Pedoman TA Polmed Akuntansi 2014
4
1
2
3
4
1
2
3
4
