ABSTRAK Sebagai perusahaan berskala Internasional, PT. Trakindo Utama menerapkan standart mutu dalam setiap gerak operasionalnya. Salah satu department pada PT. Trakindo Utama yakni : Safety, Health and Environment (SHE) Department yang berfungsi untuk memonitor keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan (K3L) dan juga untuk memonitor pemenuhan regulasi pemerintah oleh perusahaan. SHE Department membuat program Safety, Health and Environment Accountability Program (SHE AP). SHE AP adalah salah satu program pendistribusian tanggung jawab yang digunakan oleh seluruh karyawan di dalam area kerja suatu perusahaan. SHE AP yang secara efektif dilakukan dapat mengurangi atau menghilangkan suatu bahaya atau resiko yang ada di tempat kerja. Sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Dengan Sistem Informasi SHE AP Berbasis Web ini dapat memudahkan para karyawan dalam proses penginputan data setiap temuan sehingga pengolahan data up to date dan lebih cepat ditindaklanjuti oleh tim SHE Department dan informasi yang telah dikelola dapat diakses dengan mudah oleh setiap karyawan PT. Trakindo Utama khususnya di cabang Medan. Kelebihan dari Sistem Informasi ini adalah data dapat terintegrasi dengan baik dan dapat diakses kapan saja oleh setiap karyawan sehingga penggunaan waktu dan kertas menjadi lebih efektif. Kekurangannya adalah sistem informasi yang dirancang tidak memproses hasil pengklasifikasian penyelesaian setiap temuan kepada departemen yang berwenang untuk ditindaklanjuti oleh Coordinator SHE.
Kata kunci : SHE AP, Sistem Informasi, PT. Trakindo Utama
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan karunia-Nya yang telah memberikan penulis kesehatan serta kemudahan dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul “Sistem Informasi SHE AP (Safety, Health and Environment Accountability Program) Berbasis Web pada PT.Trakindo Utama Medan”. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Program Studi Manajemen Informatika Jurusan Teknik Komputer dan Informatika Politeknik Negeri Medan. Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan, serta bimbingan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Ferry Fachrizal, S.T., M.Kom, selaku Ketua Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Medan. 3. Julham, M. Kom, selaku Kepala Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan juga selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, memberikan banyak ilmu, serta semangat, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 4. Habibi Ramdani Safitri, S.Kom., M.Kom, selaku wali kelas MI-6B yang tidak hentinya memberikan semangat dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
5. Seluruh staff pengajar pada Politeknik Negeri Medan, khususnya staff pengajar di Program Studi Manajemen Informatika. 6. Hardja TR Simangunsong selaku Coordinator SHE PT. Trakindo Utama Medan yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang lengkap tanpa mengenal waktu kepada penulis. 7. Kedua orangtua penulis, Drs. Ali Amran dan Dra. Lies Anggraini, yang selalu memberikan doa dan dukungan baik dari segi moril maupun materil. Adik penulis, Najla Atika dan keluarga besar yang memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 8. Ariama Susanti dan Gunawan, S.T., M.Kom, selaku Administrasi Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan, yang telah banyak membantu penulis untuk keperluan administrasi Laporan Tugas Akhir ini. 9. Muhamad Ali Hanafiah, seseorang yang selalu memberikan semangat, dukungan, dan doa kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 10. Seluruh teman-teman MI-6B, Gita, Deany, Kina, Devi, Pija, Hana, Wenty, Ondang, Lisa, Vieska, Judika, Irvan, Iqbal, Dian, Marihot, Ribhi, Rio, Kano, Indra, Dicky, Ravidhan yang telah banyak membantu serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para
pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya. Medan, 05 Agustus 2014 Penulis,
Chairunnisa Fajrina NIM. 1105102006
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN .................................................................................. i LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. ii ABSTRAK ............................................................................................................. ii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii DAFTAR TABEL ............................................................................................ xviii DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xvi
BAB 1
PENDAHULUAN ................................................................................. 1 1.1
Latar Belakang .............................................................................. 1
1.2
Ruang Lingkup Permasalahan ...................................................... 3
1.2.1 Rumusan Masalah ......................................................................... 3 1.2.2 Batasan Masalah............................................................................ 4 1.3
Tujuan Dan Manfaat ..................................................................... 5
1.3.1 Tujuan Tugas Akhir ...................................................................... 5 1.3.2 Manfaat Tugas Akhir .................................................................... 5 1.4
Metodologi Penelitian ................................................................... 6
1.4.1 Tahap Perencanaan Sistem............................................................ 6 1.4.2 Tahap Pengumpulan Data ............................................................. 6 1.
Studi Literatur ............................................................................... 6
2.
Observasi ...................................................................................... 6
3.
Sampling........................................................................................ 7
4.
Interview ........................................................................................ 7
1.4.3 Tahapan Perancangan Sistem........................................................ 7 1.4.4 Tahapan Pembuatan Sistem .......................................................... 8
BAB 2
1.5
Sistematika Penulisan ................................................................... 8
1.6
Lokasi Penelitian ........................................................................... 9
TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................... 10 2.1
Sistem .......................................................................................... 10
2.2
Informasi ..................................................................................... 11
2.3
Sistem Informasi ......................................................................... 12
2.4
SHE AP ....................................................................................... 13
2.5
Database ..................................................................................... 15
2.6
DBMS & RDBMS ...................................................................... 17
2.7
Aplikasi Berbasis Web ................................................................ 18
2.8
Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................... 19
2.9
Relasi Antar Tabel....................................................................... 21
2.10 Flowchart .................................................................................... 23 2.11 Data Flow Diagram (DFD) ........................................................ 25 2.12 Kamus Data ................................................................................. 26 2.13 Normalisasi ................................................................................. 27 2.14 XAMPP ....................................................................................... 29 2.15 PHP ............................................................................................. 30 2.16 MySQL........................................................................................ 30 2.17 HTML ......................................................................................... 32 2.18 Gambaran Umum Perusahaan ..................................................... 32
1.
Profil Perusahaan ........................................................................ 32
2.
Visi dan Misi Perusahaan ............................................................ 34
2.19 Struktur Organisasi Perusahaan .................................................. 35
BAB 3
1.
Struktur Organisasi ..................................................................... 35
2.
Fungsi Struktur Organisasi.......................................................... 35
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ................................. 37 3.1
Analisis Sistem Berjalan ............................................................. 37
3.1.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan .................................................. 37 3.1.2 Form Input Data .......................................................................... 40 1.
Form Input Inspection ................................................................. 40
2.
Form Input TU Smart .................................................................. 42
3.
Form Input Meeting .................................................................... 43
3.1.3 Form Output Data ....................................................................... 44 1.
Form Output Inspection .............................................................. 44
2.
Form Output TU Smart ............................................................... 45
3.1.4 Sistem Perhitungan Nilai ............................................................ 45 3.1.5 Evaluasi Sistem Berjalan............................................................. 47 3.2
Perancangan Sistem Usulan ........................................................ 48
3.2.1 Rancangan DFD ( Data Flow Diagram ).................................... 48 1.
Rancangan DFD Level 0 ............................................................. 49
2.
Rancangan DFD Level 1 ............................................................. 51
3.2.2 Spesifikasi Proses ........................................................................ 55 3.2.3 Rancangan Output ....................................................................... 68 3.2.4 Rancangan Input .......................................................................... 83
3.2.5 Kamus Data ................................................................................. 92 3.2.6 Rancangan Database ................................................................... 92 1.
Normalisasi ................................................................................. 95
2.
ERD ............................................................................................. 99
3.
Struktur Tabel............................................................................ 100
4.
Relasi Tabel ............................................................................... 104
3.2.7 Struktur User Interface ............................................................. 105 3.2.8 Algoritma Pemrograman / Flowchart........................................ 107
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN......................................................... 119 4.1
Pembahasan Hasil Sistem ......................................................... 119
1.
Halaman Login .......................................................................... 119
2.
Halaman Home Pada User ........................................................ 120
3.
Halaman Form User .................................................................. 120
4.
Halaman Form Karyawan ......................................................... 121
5.
Halaman Form Pertanyaan ........................................................ 122
6.
Halaman Form Meeting ............................................................ 123
7.
Halaman Form Departemen ...................................................... 123
8.
Halaman Form Jabatan ............................................................. 124
9.
Halaman Tabel User ................................................................. 125
10.
Halaman Tabel Karyawan ......................................................... 125
11.
Halaman Tabel Pertanyaan ....................................................... 126
12.
Halaman Tabel Meeting ............................................................ 127
13.
Halaman Tabel Inspection Warehouse...................................... 127
14.
Halaman Tabel Inspection Office .............................................. 128
15.
Halaman Tabel Inspection Workshop ....................................... 129
16.
Halaman Tabel TU Smart ......................................................... 130
17.
Halaman Tabel Penilaian .......................................................... 131
18.
Halaman Tabel Departemen ...................................................... 131
19.
Halaman Tabel Jabatan ............................................................. 132
20.
Halaman Tabel Grafik Penilaian ............................................... 133
21.
Halaman Home Pada Karyawan................................................ 133
22.
Halaman Form Inspection Warehouse ...................................... 134
23.
Halaman Form Inspection Office .............................................. 135
24.
Halaman Form Inspection Workshop ....................................... 135
25.
Halaman Form TU Smart .......................................................... 136
26.
Halaman Tabel Inspection Warehouse...................................... 137
27.
Halaman Tabel Inspection Office .............................................. 137
28.
Halaman Tabel Inspection Workshop ....................................... 138
29.
Halaman Tabel TU Smart ......................................................... 139
30.
Halaman Profile Karyawan ....................................................... 139
31.
Halaman Home Pada Pimpinan ................................................ 120
32.
Halaman Tabel Penilaian .......................................................... 141
33.
Halaman Tabel Grafik Penilaian ............................................... 141
34.
Laporan Cetak Penilaian ........................................................... 120
35.
Laporan Cetak Hasil Temuan Inspection .................................. 143
36.
Laporan Cetak Hasil Temuan TU Smart ................................... 120
37.
Laporan Cetak Hasil Temuan Meeting ..................................... 120
4.2
Studi Kelayakan Sistem ............................................................ 145
4.2.1 Kelayakan Teknis ...................................................................... 145
4.2.2 Kelayakan Operasional ............................................................. 145 4.2.3 Kelayakan Ekonomis ................................................................ 145 4.3
Kekurangan dan Kelebihan Program ........................................ 146
4.3.1 Kekurangan ............................................................................... 146 4.3.2 Kelebihan .................................................................................. 146
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 148 5.1
Simpulan ................................................................................... 148
5.2
Saran .......................................................................................... 148
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 150 LAMPIRAN ....................................................................................................... 151
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Hierarkhi database ............................................................................. 16 Gambar 2.2 One to One Relationship Dua File .................................................... 21 Gambar 2.3 One to Many Relationship Dua File.................................................. 22 Gambar 2.4 Many to Many Relationship Dua File ............................................... 22 Gambar 2.5 External entity ................................................................................... 25 Gambar 2.6 Data flow ........................................................................................... 26 Gambar 2.7 Proses ................................................................................................ 26 Gambar 2.8 Data store .......................................................................................... 26 Gambar 2.9 Struktur Organisasi SHE Committee ................................................ 35 Gambar 3.1 Konteks Diagram Yang Sedang Berjalan.......................................... 37 Gambar 3.2 DFD Level 0 Yang Sedang Berjalan ................................................. 39 Gambar 3.3 Form SHE Inspection ........................................................................ 41 Gambar 3.4 Form TU Smart ................................................................................. 42 Gambar 3.5 Form Input Meeting .......................................................................... 43 Gambar 3.6 Form Output SHE Inspection ............................................................ 44 Gambar 3.7 Form Output TU Smart ..................................................................... 45 Gambar 3.8 Form Penilaian .................................................................................. 46 Gambar 3.9 Form Grafik Penilaian ....................................................................... 47 Gambar 3.10 Diagram Konteks Yang Diusulkan ................................................. 48 Gambar 3.11 DFD Level 0 Yang Di Usulkan ....................................................... 50 Gambar 3.12 Level 1 Proses User ......................................................................... 51 Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses Jabatan ........................................................... 52 Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses Departemen .................................................... 52
Gambar 3.15 DFD Level 1 Proses Karyawan ....................................................... 53 Gambar 3.16 DFD Level 1 Proses Pertanyaan...................................................... 53 Gambar 3.17 DFD Level 1 Proses Meeting .......................................................... 54 Gambar 3.18 DFD Level 1 Proses Inspection ....................................................... 54 Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses TU Smart ....................................................... 55 Gambar 3.20 Halaman Utama Website................................................................. 68 Gambar 3.21 Perancangan Output pada Halaman About ..................................... 69 Gambar 3.22 Halaman Coordinator SHE Tabel User ........................................... 69 Gambar 3.23 Halaman Coordinator SHE untuk Tabel Karyawan ....................... 70 Gambar 3.24 Halaman Coordinator SHE untuk Tabel Pertanyaan....................... 71 Gambar 3.25 Halaman Coordinator SHE untuk Tabel Meeting ........................... 72 Gambar 3.26 Halaman Coordinator SHE Tabel Inspection .................................. 73 Gambar 3.27 Halaman Coordinator SHE Tabel TU Smart................................... 74 Gambar 3.28 Halaman Coordinator SHE Tabel Departemen ............................... 75 Gambar 3.29 Halaman Coordinator SHE Tabel Jabatan ...................................... 76 Gambar 3.30 Halaman Coordinator SHE Tabel Penilaian.................................... 77 Gambar 3.31 Halaman Karyawan Tabel Karyawan ............................................. 78 Gambar 3.32 Halaman Karyawan Tabel Inspection ............................................. 79 Gambar 3.33 Halaman Karyawan Tabel TU Smart .............................................. 80 Gambar 3.34 Halaman Pimpinan Tabel Grafik Penilaian ..................................... 81 Gambar 3.35 Halaman Pimpinan Tabel Penilaian ................................................ 82 Gambar 3.36 Halaman Login ................................................................................ 83 Gambar 3.37 Halaman Input Data User ................................................................ 84 Gambar 3.38 Halaman Input Data Karyawan ....................................................... 85 Gambar 3.39 Halaman Input Data Pertanyaan ...................................................... 86
Gambar 3.40 Halaman Input Data Meeting .......................................................... 87 Gambar 3.41 Halaman Input Data Departemen .................................................... 88 Gambar 3.42 Halaman Input Data Jabatan ........................................................... 89 Gambar 3.43 Halaman Input Data Inspection ....................................................... 90 Gambar 3.44 Halaman Input Data TU Smart........................................................ 91 Gambar 3.45 ERD Yang Diusulkan ...................................................................... 99 Gambar 3. 46 Relasi Antar Tabel ........................................................................ 104 Gambar 3.47 Struktur Halaman Coordinator SHE ............................................. 105 Gambar 3.48 Struktur Halaman Karyawan ......................................................... 105 Gambar 3.49 Struktur Halaman Pimpinan .......................................................... 106 Gambar 3.50 Flowchart Login Coordinator SHE ............................................... 107 Gambar 3.51 Flowchart Akses Data Coordinator SHE ...................................... 108 Gambar 3.52 Flowchart Olah User ..................................................................... 109 Gambar 3.53 Flowchart Olah Karyawan ............................................................ 109 Gambar 3.54 Flowchart Olah Pertanyaan ........................................................... 110 Gambar 3.55 Flowchart Olah Meeting ............................................................... 110 Gambar 3.56 Flowchart Olah Departemen ......................................................... 111 Gambar 3.57 Flowchart Olah Jabatan ................................................................. 111 Gambar 3.58 Flowchart Olah Penilaian .............................................................. 112 Gambar 3.59 Flowchart Login Karyawan ........................................................... 113 Gambar 3.60 Flowchart Akses Data Karyawan .................................................. 114 Gambar 3.61 Flowchart Olah Inspection ............................................................ 115 Gambar 3.62 Flowchart Olah TU Smart ............................................................. 116 Gambar 3.63 Flowchart Login Pimpinan ............................................................ 117 Gambar 3.64 Flowchart Akses Pimpinan ........................................................... 118
Gambar 4.1 Halaman Login ................................................................................ 119 Gambar 4.2 Tampilan Halaman Home pada User .............................................. 120 Gambar 4.3 Tampilan Halaman Form User ........................................................ 121 Gambar 4.4 Tampilan Halaman Form Karyawan ............................................... 122 Gambar 4.5 Tampilan Halaman Pertanyaan ....................................................... 122 Gambar 4.6 Tampilan Halaman Meeting ............................................................ 123 Gambar 4.7 Tampilan Halaman Departemen...................................................... 124 Gambar 4.8 Tampilan Halaman Jabatan ............................................................. 124 Gambar 4.9 Tampilan Halaman Tabel User ....................................................... 125 Gambar 4.10 Tampilan Halaman Tabel Karyawan............................................. 126 Gambar 4.11 Tampilan Halaman Tabel Pertanyaan ........................................... 126 Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tabel Meeting ................................................ 127 Gambar 4.13 Tampilan Halaman Tabel Inspection Warehouse ......................... 128 Gambar 4.14 Tampilan Halaman Tabel Inspection Office ................................. 129 Gambar 4.15 Tampilan Halaman Tabel Inspection Workshop ........................... 130 Gambar 4.16 Tampilan Halaman Tabel TU Smart ............................................. 130 Gambar 4.17 Tampilan Halaman Tabel Penilaian .............................................. 131 Gambar 4.18 Tampilan Halaman Tabel Departemen ......................................... 132 Gambar 4.19 Tampilan Halaman Tabel Jabatan ................................................. 132 Gambar 4.20 Tampilan Halaman Tabel Grafik Penilaian ................................... 133 Gambar 4.21 Tampilan Halaman Home pada Karyawan ................................... 134 Gambar 4.22 Tampilan Halaman Form Inspection Warehouse .......................... 134 Gambar 4.23 Tampilan Halaman Form Inspection Office.................................. 135 Gambar 4.24 Tampilan Halaman Form Inspection Workshop .......................... 136 Gambar 4.25 Tampilan Halaman Form TU Smart.............................................. 136
Gambar 4.26 Tampilan Halaman Tabel Inspection Warehouse ......................... 137 Gambar 4.27 Tampilan Halaman Tabel Inspection Office ................................. 138 Gambar 4.28 Tampilan Halaman Tabel Inspection Workshop ........................... 138 Gambar 4.29 Halaman Tampilan Tabel TU Smart ............................................ 139 Gambar 4.30 Halaman Profile Karyawan ........................................................... 140 Gambar 4.31 Tampilan Halaman Home pada Pimpinan .................................... 140 Gambar 4.32 Tampilan Halaman Penilaian ........................................................ 141 Gambar 4.33 Tampilan Halaman Grafik Penilaian ............................................. 142 Gambar 4.34 Cetak Hasil Laporan Penilaian ...................................................... 142 Gambar 4.35 Cetak Hasil Temuan Inspection .................................................... 143 Gambar 4.36 Cetak Hasil Temuan TU Smart ..................................................... 144 Gambar 4.37 Cetak Hasil Temuan Meeting........................................................ 144
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Spesifikasi Proses .................................................................................. 55 Tabel 3.2 Kamus Data ........................................................................................... 92 Tabel 3.3 Tabel Departemen ............................................................................... 100 Tabel 3.4 Tabel Inspection .................................................................................. 100 Tabel 3.5 Tabel Jabatan....................................................................................... 100 Tabel 3.6 Tabel Karyawan .................................................................................. 101 Tabel 3.7 Tabel Meeting ..................................................................................... 101 Tabel 3.8 Tabel Penilaian.................................................................................... 102 Tabel 3.9 Tabel Pertanyaan ................................................................................. 102 Tabel 3.10 Tabel TU Smart................................................................................. 102 Tabel 3.11 Tabel User ......................................................................................... 103 Tabel 3.12 Tabel Grafik Penilaian ...................................................................... 103
DAFTAR LAMPIRAN CONTOH FORM INSPECTION OFFICE ......................................................... 152 CONTOH FORM INSPECTION WORKSHOP .................................................. 153 CONTOH FORM INSPECTION WAREHOUSE .............................................. 154 CONTOH FORM INSPECTION TU SMART ..................................................... 155 CONTOH FORM INSPECTION MEETING ...................................................... 156 SURAT KESEDIAAN DOSEN PEMBIMBING ............................................... 157 SURAT PERMOHONAN PENGAJUAN JUDUL TUGAS AKHIR ................ 158 SURAT PERSETUJUAN JUDUL TUGAS AKHIR ........................................ 159 SURAT IZIN MENGADAKAN RISET ........................................................... 160 ATTENDANCE LIST PRESENTATION SHE AP SYSTEM ................................ 161 OJT/ASSIGNMENT PRESENTATION SHE AP SYSTEM .................................. 162 KARTU BIMBINGAN TUGAS AKHIR MAHASISWA ................................. 165 FORMULIR BEBAS REVISI TIM PENGUJI ................................................... 166 LISTING PROGRAM ........................................................................................ 168
xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang PT. Trakindo Utama adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penyedia jasa peralatan alat berat merk Caterpillar. PT. Trakindo Utama merupakan agen tunggal resmi produk alat-alat berat merk Caterpillar yang berkantor pusat di Jakarta dan memiliki 60 kantor cabang di seluruh Indonesia. Sebagai perusahaan berskala Internasional, PT. Trakindo Utama menerapkan standart mutu dalam setiap gerak operasionalnya. Salah satu department pada PT. Trakindo Utama yakni : Safety, Health and Environment (SHE) Department yang berfungsi untuk memonitor keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan (K3L) dan juga untuk memonitor pemenuhan regulasi pemerintah oleh perusahaan. Standar yang tinggi di bidang Keselamatan Kerja, Kesehatan dan Lingkungan (K3L) merupakan aspek penting dalam aktivitas bisnis dan operasional Trakindo. Penerapan K3L di Trakindo diatur dalam suatu kerangka formal yang mencakup aspek kebijakan perusahaan,
perencanaan
implementasi
pengukuran
kinerja,
serta
evaluasi
dan
penyempurnaan secara berkelanjutan. Untuk tercapainya fungsi tersebut, SHE Department membuat program Safety, Health and Environment Accountability Program (SHE AP). SHE AP adalah salah satu program pendistribusian tanggung jawab yang digunakan oleh seluruh karyawan di dalam area kerja
suatu perusahaan. SHE AP yang secara efektif dilakukan dapat mengurangi atau menghilangkan suatu bahaya atau resiko yang ada di tempat kerja. Dengan mengacu pada standar OHSAS 18001 dan ISO 14001 sistem manajemen K3L Trakindo yang menggunakan SHE Accountability Program mampu memastikan tersedianya lingkungan kerja yang dapat menjamin keselamatan dan kesehatan dari para karyawan, pelanggan serta mitra kerja, mencegah kerusakan dan cedera pada benda maupun personil, serta memelihara kualitas lingkungan didaerah operasi Trakindo. (Company Profile Trakindo:2006) SHE AP pada PT. Trakindo Utama selama ini masih menggunakan semi komputerisasi yakni menggunakan microsoft excel dalam mengelola datanya. Dalam proses input dan pengolahan data ke dalam sistem SHE AP ditemukan beberapa kendala. Hal ini disebabkan beberapa faktor yang harus dipertimbangkan seperti penggunaan kertas yang terlalu banyak, perhitungan pengolahan data yang masih secara manual dan tidak terintegrasinya data yang dibutuhkan dari setiap cabang PT. Trakindo Utama yang tersebar di seluruh Indonesia. Oleh karena itu, penulis berkeinginan untuk memperbaiki sistem semi komputersasi yang sedang berjalan agar dapat lebih cepat dan tepat digunakan oleh karyawan PT. Trakindo Utama Medan dengan sistem baru yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL berbasis website. Sistem yang akan dirancang ini diharapkan dapat membantu para karyawan dalam menginputkan data kedalam sistem SHE AP berbasis website sehingga pengolahan data up to date dan lebih cepat ditindaklanjuti oleh tim SHE Department dan informasi yang telah
dikelola dapat diakses oleh setiap karyawan PT. Trakindo Utama khususnya di cabang Medan. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis membuat laporan tugas akhir dengan judul “Sistem Informasi SHE AP (Safety, Health and Environment Accountability Program) Berbasis Web Pada PT. Trakindo Utama Medan ”.
1.2 Ruang Lingkup Permasalahan Ruang lingkup permasalahan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1.2.1 Rumusan Masalah Berdasakan latar belakang masalah yang sudah dikemukakan maka rumusan masalah yang diuraikan dalam Tugas Akhir ini adalah : 1. Bagaimana merancang sistem informasi SHE AP (Safety, Health and Environment Accountability Program) berbasis web pada PT. Trakindo Utama Medan sehingga dapat membantu para karyawan dalam menginputkan data kedalam sistem SHE AP berbasis website sehingga pengolahan data up to date dan lebih cepat ditindaklanjuti oleh tim SHE Department ? 2. Bagaimana membuat sistem informasi SHE AP (Safety, Health and Environment Accountability Program) berbasis web pada PT. Trakindo Utama Medan agar dapat mengurangi penggunaan kertas dan data dapat lebih terintegrasi dengan baik ? 1.2.2 Batasan Masalah Penulis membatasi penulisan Laporan Tugas Akhir ini sebagai berikut :
1. Sistem informasi SHE AP berbasis web yang akan dirancang hanya terdiri dari 4 proses, antara lain : a. Penginputan Data karyawan. b. Penginputan data Inspection, TU Smart dari karyawan dan Meeting dari SHE Coordinator. c. Perhitungan penilaian data SHE setiap departemen. d. Menampilkan setiap temuan Inspection, TU Smart dan Meeting dari setiap karyawan serta data penilaian SHE dalam bentuk grafik setiap bulan dan pertahunnnya. 2. Sistem informasi ini dibuat untuk diaplikasikan di lingkungan PT. Trakindo Utama Cabang Medan. 3. Sistem informasi yang dirancang tidak memproses hasil pengklasifikasian penyelesaian setiap temuan kepada departemen yang berwenang untuk ditindaklanjuti oleh Coordinator SHE. 4. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan Adobe Dreamweaver CS5 sebagai develpoment tool. 5. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun sistem informasi ini adalah PHP (Hypertext Prepocessing) serta menggunakan database MySQL.
1.3
Tujuan Dan Manfaat Ada beberapa tujuan dan manfaat yang terdapat dalam tugas akhir ini :
1.3.1 Tujuan Tugas Akhir Adapun tujuan yang akan dicapai antara lain :
1.
Untuk menyelesaikan masalah yang ada dengan merancang dan membangun Sistem Informasi SHE AP (Safety, Health and Environment Accountability Program) Berbasis Web pada PT. Trakindo Utama Medan.
2.
Sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Diploma III program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan.
1.3.2 Manfaat Tugas Akhir Adapun manfaat yang akan dicapai antara lain : 1.
Mengurangi pemakaian kertas agar lebih efektif sehingga dapat menjawab isu global warming.
2.
Dengan sistem yang lebih terintegrasi dan dikelola dengan baik, dapat mempermudah karyawan untuk memberi temuan, masukan dan saran sehingga dapat membangkitkan minat para karyawan untuk semakin peduli terhadap kesehatan dan keselamatan kerja di lingkungan kerja karyawan tersebut.
3.
Proses penyampaian dan penerimaan informasi menjadi lebih cepat, efisien dan up to date khususnya bagi karyawan pada PT. Trakindo Utama Medan.
1.4
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan penulis pada tugas akhir ini terdiri dari 3 tahap, yaitu :
1.4.1 Tahap Perencanaan Sistem Dalam perencanaan sistem informasi, ada beberapa tahapan antara lain : 1.
Tinjauan lokasi penelitian tugas akhir
2.
Menentukan topik / judul penelitian
3.
Mengumpulkan data penelitian
4.
Menganalisis data penelitian
5.
Menyusun laporan tugas akhir
1.4.2 Tahap Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain : 1.
Studi Literatur (Studi Kepustakaan) Pencarian dan pengumpulan bahan pustaka baik berupa buku, referensi, jurnal dan sumber lain yang berhubungan dengan topik Tugas Akhir.
2.
Observasi (Pengamatan) Penulis akan melakukan pengamatan langsung ke PT. Trakindo Utama Medan untuk mengetahui sistem SHE AP yang sekarang sedang berjalan pada perusaaan tersebut.
3.
Sampling Penulis akan mengambil beberapa contoh data seperti data karyawan, data Inspection, TU Smart dan Meeting (data SHE), data penilaian SHE AP dan sebagainya.
4.
Interview (Wawancara) Penulis melakukan wawancara kepada Bapak Hardja Simangunsung sebagai coordinator SHE Department untuk mengetahui apa sistem SHE AP dan bagaimana sistem SHE AP yang selama ini berjalan di PT.Trakindo Utama Medan.
1.4.3 Tahapan Perancangan Sistem Dalam perancangan sistem informasi ada beberapa tahapan, yaitu : 1.
Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
2.
Perancangan Kamus Data
3.
Perancangan Output
4.
Perancangan Input
5.
Perancangan Database, yang terdiri dari perancangan normalisasi, tabel database dan relasi antar table.
6.
Perancangan Antar Muka Pengguna (User Interface)
7.
Perancangan Algoritma pemrograman
1.4.4 Tahapan Pembuatan Sistem Melalui hasil perancangan, penulis akan membuat Sistem Informasi SHE AP (Safety, Health and Environment Accountability Program) Berbasis Web pada PT. Trakindo Utama Medan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, pembuatan database dengan menggunakan MySQL, dan menggunakan Dreamweaver CS5 sebagai development tool.
1.5
Sistematika Penulisan Penulisan Tugas Akhir ini dibagi menjadi beberapa bagian, antara lain : 1.
BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi uraian tentang latar belakang pelaksanaan, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan, Manfaat, Tinjauan Pustaka dan Metode Penelitian.
2.
BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian tentang landasan teori yang menjadi referensi utama dalam melaksanakan tugas akhir. Teori yang dibahas berhubungan dengan sistem informasi SHE AP berbasis website yang akan dibuat dan juga yang digunakan untuk
kepentingan analisis dan perancangan sistem informasi SHE AP berbasis website serta tentang company profile PT. Trakindo Utama Medan. 3.
BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas analisis dan perancangan sistem. Tahap analisis menggambarkan dan menjabarkan kegiatan yang dilakukan pada sistem SHE AP yang sedang berjalan. Sedangkan pada tahap perancangan menggambarkan sistem SHE AP yang akan dibuat secara terperinci. seperti rancangan DFD, Kamus Data, Output, Input, Normalisasi, Database, dan Algoritma Pemograman.
4.
BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas hasil dari sistem informasi SHE AP yang telah dibuat penulis dengan menampilkan semua tampilan dari setiap tahapan sistem informasi. Sedangkan pada tahap pembahasan, penulis akan menjabarkan fungsi setiap tahapan sistem informasi SHE AP serta kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi SHE AP berbasis website tersebut.
5.
BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas mengenai hasil akhir dari tugas akhir penulis dalam simpulan dan saran yang berisi masukan – masukan untuk mengembangkan dan melengkapi sistem informasi SHE AP berbasis website yang akan dibangun di masa mendatang.
1.6
Lokasi Penelitian Penulis melakukan pengambilan data dan informasi untuk keperluan laporan Tugas Akhir di PT. Trakindo Utama Medan Jl. Tj Morawa Km 9,2 Medan Sumatera Utara 20148
