Samenwerkingsovereenkomst. tussen de. Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein. Mitros Wonen Nieuwegein

Samenwerkingsovereenkomst tussen de Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein en Mitros Wonen Nieuwegein

Nieuwegein, 21 november 2002

Inhoud 1.

Samenwerkingsovereenkomst d.d. 21 november 2002

2.

Bijlage

3.

Toelichting

Samenwerkingsovereenkomst (d.d. 21 november 2002)

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST tussen: de Stichting Mitros en de Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein

Overwegende dat: - Mitros verantwoordelijk is voor het beheer en beleid inzake haar totale woningbestand; - De Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein de bij haar aangesloten leden vertegenwoordigt teneinde de belangen te behartigen van alle huurders van Mitros in - Nieuwegein; - Mitros wil waarborgen dat haar huurders invloed kunnen hebben op al haar woondiensten en de prijs daarvan, teneinde klantgericht te kunnen werken; - Mitros grote waarde hecht aan de representativiteit van de Vereniging - Bewonerscommissies Nieuwegein, teneinde te bevorderen dat al haar huurders zich vertegenwoordigd weten bij de besluitvorming over onderwerpen die hun woonbelangen raken; - De Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein en Mitros de structuur van de door beide beoogde huurdersparticipatie willen vastleggen.

In aanmerking nemende dat: - met ingang van 1 januari 1993 het besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) van kracht is voor toegelaten instellingen; - het BBSH ondermeer regels geeft over het overleg van toegelaten instellingen met de huurders en huurderorganisaties; - met ingang van 1 december 1998 de Wet op het Overleg Huurders Verhuurder is gaan gelden voor verhuurders en huurdersorganisaties; - Titel 7.4 van het Burgerlijk Wetboek vermoedelijk binnenkort zal worden ingevoerd; komen het volgende overeen.

Samenwerkingsovereenkomst VBN-Mitros Wonen Nieuwegein d.d. 21-11-2002

1

Begrippen en definities artikel 1 De in deze samenwerkingsovereenkomst gebruikte begrippen moeten als volgt worden begrepen: a. Mitros: De toegelaten instelling Stichting Mitros. b. VBN: De Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein is de overkoepelende organisatie van huurders en bewonerscommissies, die als doelstelling heeft het behartigen van de belangen van de huurders en bewoners van Mitros in Nieuwegein. c. BWC: Een BWC is een bewonerscommissie die lid is van de VBN én de belangen behartigt van huurders van Mitros, met inachtneming van de Statuten en reglementen van de VBN. d. Huurder: a. degene die een huur- of gebruikerscontract heeft gesloten met Mitros; b. de medehuurder van de artikelen 7A:1623g en 7A:1623h van het Burgerlijk Wetboek; c. de persoon, bedoeld in artikel 7A:1623i, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek; d. degene, die een zelfstandige woonruimte met toestemming van Mitros onderhuurt van een huurder, alsook de onderhuurder van onzelfstandige woonruimte. e. Bewoner: Degene die met instemming van een huurder zijn hoofdverblijf in de gehuurde woonruimte heeft. f. Complex Een verzameling woningen van Mitros, die financieel / administratief, bouwtechnisch óf anderszins een eenheid vormen.


2

Doelstellingen en uitgangspunten artikel 2 Deze overeenkomst is opgesteld met de volgende doelstellingen: a. de VBN de mogelijkheid te bieden om de belangen te behartigen van haar leden en de daarbij betrokken huurders en bewoners in Nieuwegein; b. daartoe overleg-, informatie-, advies- en instemmingsrechten aan het bestuur van de VBN en haar leden te verlenen; c. Mitros de mogelijkheid te bieden om middels de nakoming van deze overeenkomst kennis te nemen van de belangen, wensen, voorkeuren en verlangens van haar huurders, teneinde haar bedrijfsvoering en woondiensten daarop af te stemmen; d. afspraken te maken teneinde het overleg tussen de VBN en haar leden met Mitros te optimaliseren, door de wederzijdse rechten en verplichtingen nader te verduidelijken en te structureren;

artikel 3 1. De VBN zal erop toezien dat haar leden zich laten leiden door de inhoud en strekking van deze overeenkomst. 2. Mitros zal geen soortgelijke overeenkomsten met andere organisaties van huurders en bewoners aangaan binnen het werkgebied van de VBN, zonder voorafgaande instemming van de VBN en zolang de VBN haar verplichtingen nakomt. 3. Deze overeenkomst kan geen afbreuk doen aan de rechten en verplichtingen van (een) individuele huurder(s), met inbegrip van de wettelijke privacybescherming. 4. Mitros zal geen voorstel doen aan (een) individuele huurder(s) inzake een wijziging of een beëindiging van (een lopende) huurovereenkomst(en), ingeval het voorstel onmiskenbaar een reflexwerking zal hebben op de positie van de huurders van de omliggende woningen én het voorstel niet tevoren aan het bestuur van de VBN of de desbetreffende BWC is meegedeeld. 5. Het bestuur van de VBN of een BWC zal in een vroeg stadium Mitros berichten dat zij van plan is om een ongevraagd gekwalificeerd advies uit te brengen.


3

Erkenning en representativiteit van de VBN artikel 4 Het bestuur van de VBN en de BWC's worden door Mitros erkend als representant en als overleg / onderhandelingspartner op de voet van deze overeenkomst en de bijbehorende bijlage onder de navolgende voorwaarden. a. Het bestuur van de VBN wordt gekozen of aangewezen door de BWC's. b. De VBN leeft haar statuten en reglementen na, in ieder geval waar het gaat om de toegankelijkheid van het lidmaatschap van de VBN. c. Iedere BWC wordt tenminste vier maal per jaar op de hoogte gehouden van de activiteiten van de VBN en door het bestuur van de VBN bij haar standpuntbepaling betrokken. d. Iedere BWC wordt in de gelegenheid gesteld deel te nemen aan de besluitvorming van de VBN. e. Alle BWC's worden tenminste één maal per jaar voor een vergadering van de VBN uitgenodigd, waarbij het bestuur van de VBN verantwoording aflegt aan haar leden over het gevoerde beleid in het voorafgaande jaar en plannen voorlegt voor het navolgende jaar, ter bespreking en vaststelling. f. Het bestuur van de VBN geeft in haar jaarverslag een beschrijving van haar activiteiten genoemd onder b, c en d.

Erkenning en representativiteit van een BWC artikel 5 Een groep van drie of meer huurders van woonruimte in een complex van Mitros wordt, in overleg met de VBN, door Mitros erkend als representant en als overleg / onderhandelingspartner, indien deze lid is van de VBN én als BWC wenst (te blijven) functioneren. Dit onder de navolgende voorwaarden: a. Iedere huurder van woonruimte in het complex waar de BWC werkzaam is, kan lid worden van de BWC. b. De vertegenwoordigde huurders worden regelmatig over de activiteiten van de BWC geïnformeerd en betrokken bij haar standpuntbepaling. c. De vertegenwoordigde huurders worden tenminste één maal per jaar uitgenodigd voor een vergadering, waarbij de BWC verantwoording aflegt over het gevoerde beleid in het voorafgaande jaar en plannen voorlegt voor het navolgende jaar, ter bespreking en vaststelling. d. De BWC kan aantonen dat zij zich - bij voor de door haar vertegenwoordigde huurders zwaarwegende besluiten (waaronder in ieder geval het service- en


4

woondienstenpakket en woning- of wijkverbetering) - gesteund weet door de huurders van tenminste de helft van het aantal betrokken woningen; bijvoorbeeld door een handtekeningenlijst. In bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken. e. De BWC heeft een reglement waarin haar wijze van functioneren is vastgelegd.

artikel 6 Het bestuur van de VBN én Mitros bevorderen dat alle huurders van Mitros in Nieuwegein zich vertegenwoordigd weten door een BWC, met inbegrip van een daarbij passende ondersteuning.

Financiële regelingen artikel 7 1. Mitros stimuleert en ondersteunt het bestuur van de VBN in financiële zin bij de nakoming van deze overeenkomst en bij de werkzaamheden die nodig zijn om het voortbestaan van de vereniging te waarborgen. 2. Mitros zal jaarlijks, op basis van een door het bestuur van de VBN op te stellen begroting, een geldbedrag beschikbaar stellen aan de VBN. Dit bedrag zal door de VBN met name bestemd worden voor: a. de (mede)financiering van de werkzaamheden van het bestuur en de BWC's welke voortvloeien uit de nakoming van deze overeenkomst; b. de financiering van (externe) ondersteuning en advisering van deskundigen; c. de financiering van een opleidingsprogramma ten behoeve van actieve leden van de VBN; d. de financiering van contributies aan lokale, regionale en/of landelijke volkshuisvestingsorganisaties. 3. Indien het bestuur van de VBN of een BWC tijdens het boekjaar onvoorziene en/of extra kosten moet maken ter financiering van de in lid 2 genoemde kostenposten, kan Mitros een tussentijdse aanvulling op het jaarlijks budget verstrekken. 4. Jaarlijks legt het bestuur van de VBN aan Mitros, onder overlegging van een verklaring van een registeraccountant, verantwoording af over de besteding van de beschikbaar gestelde gelden. 5. Indien sprake is van een overschot (saldo van liquide middelen) aan het einde van enig boekjaar, wordt maximaal E 5700,- bestemd voor onvoorziene uitgaven. Het dan resterende deel wordt in mindering gebracht op de bijdrage van Mitros, tenzij aannemelijk is dat sparen en/of reserveren noodzakelijk is voor de werkzaamheden


5

van de VBN.

Het overleg tussen Mitros en het bestuur van de VBN

artikel 8 Mitros en het bestuur van de VBN zullen desgewenst overleg voeren over de onderwerpen die betrekking hebben op beheer en beleid van het woningbezit van Mitros in Nieuwegein voorzover deze voor de betrokken huurders van belang zijn. Daarbij gaat het in ieder geval over de onderwerpen die zijn opgenomen in de bijlage van deze overeenkomst.

artikel 9 1.

Mitros wordt in het overleg vertegenwoordigd door het bestuur / managementteam, dat kan worden bijgestaan door één of meer van haar medewerkers en/of adviseurs.

2.

De VBN wordt in het overleg vertegenwoordigd door haar bestuur; daarbij kan zij zich laten bijstaan door één of meer leden van een BWC en/of door externe adviseurs.

3.

Het overleg met het bestuur van de VBN vindt periodiek plaats en tenminste één maal per drie maanden, tenzij anders wordt overeengekomen.

4.

De agenda van het overleg wordt door de secretaris van de VBN en het bestuur / managementteam van Mitros gezamenlijk bepaald en zal minimaal twee weken voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden.

5.

De voorzitter van het overleg wordt in onderling overleg aangewezen.

6.

Het verslag van het overleg zal door Mitros worden verzorgd en binnen drie weken aan de deelnemers worden toegezonden. Aan het verslag zal een afsprakenlijst met afhandelingtermijnen worden toegevoegd. Het verslag zal in het volgende overleg ter vaststelling worden voorgelegd.

Het overleg tussen Mitros en BWC('s) artikel 10 1. Mitros en de afzonderlijke BWC's zullen overleg voeren over alle onderwerpen, die voor de betrokken huurders van belang kunnen zijn. Daarbij gaat het in ieder geval om de met het cijfer 2 en 3 aangemerkte onderwerpen in de bijlage van deze overeenkomst. 2. Bij onderwerpen die van belang zijn voor meerdere BWC's, waaronder in ieder geval de herstructurering van een wijk waar meerdere BWC's werkzaam zijn, kan

gezamenlijk met de betrokken BWC's worden overlegd. 3. Het bestuur van de VBN wordt door Mitros of de betrokken BWC's geïnformeerd over een vergadering of bijeenkomst, voor zover daarbij inhoudelijke kwesties van wezenlijk belang aan de orde zijn; desgewenst met inbegrip van de bijbehorende agenda en vergaderstukken. Leden van het bestuur van de VBN kunnen de bijeenkomst bijwonen.

artikel 11 1. Mitros wordt in het overleg met de BWC's vertegenwoordigd door een of meer door haar aan te wijzen medewerker(s); deze kan/kunnen worden bijgestaan door één of meer externe adviseur(s). 2. De BWC's worden in het overleg vertegenwoordigd door één of meer daartoe aangewezen/gekozen leden; deze kan/lumen worden bijgestaan door één of meer externe adviseur(s) en/of één of meer bestuursleden van de VBN. 3. Het overleg vindt tenminste één maal per jaar plaats, tenzij anders met de betrokken BWC('s) wordt overeengekomen. 4. De agenda van het overleg wordt door de betrokken BWC('s) en Mitros gezamenlijk bepaald. 5. De voorzitter van het overleg wordt in onderling overleg aangewezen. 6. Het verslag van het overleg wordt door Mitros verzorgd, waarna het binnen drie weken aan de deelnemers van de vergadering én het bestuur van de VBN wordt toegezonden. Het verslag omvat een afsprakenlijst met afhandelingtermijnen. Het verslag wordt in het navolgende overleg ter vaststelling voorgelegd.

Recht op informatie artikel 12 1.

2.

Mitros biedt aan het bestuur van de VBN en de afzonderlijke BWC('s) de gelegenheid om hun bevoegdheden omtrent de in de bijlage genoemde advies- en instemmingsrechten weloverwogen uit te oefenen. Daartoe verstrekt zij tijdig en kosteloos de benodigde informatie, ófwel op eigen initiatief ófwel op verzoek. Het bestuur van de VBN ontvangt in ieder geval de volgende informatie: a. de jaarverslagen en jaarrekeningen, alsmede de jaarbegroting en de financiële meerjarenprognose van Mitros; b. het jaarlijkse volkshuisvestingsplan / activiteitenplan; c. de planning en het overzicht van de jaarlijkse onderhoudswerkzaamheden, alsmede de meerjaren onderhoud - en investeringsplanning, gespecificeerd per complex; d. het jaarlijks programma van de uit te voeren onderhoud - en


7 6

verbeteringsprojecten, gespecificeerd per complex; e. de overzichten van de begroting en verrekening van de bijkomende kosten, gespecificeerd per complex; f. relevante stukken met betrekking tot het te voeren huurprijsbeleid; g. andere beleids(voorbereidende) stukken en besluiten, die voor het bestuur van de VBN van belang kunnen zijn, voorzover dit niet onverenigbaar is met de gerechtvaardigde belangen van Mitros; h. voornemens tot verkoop van complexen en / of woongelegenheden wel of niet in bewoonde staat, alsmede voornemens tot sloop en vervangende nieuwbouw; i. afschriften van brieven van het bestuur/managementteam van Mitros die verzonden zijn aan een groot aantal van haar huurders in Nieuwegein; j. verordeningen, reglementen en statuten, die betrekking hebben op Mitros, voor zover en indien zij van wezenlijk belang zijn voor een goede belangenbehartiging en advisering. 3. De afzonderlijke BWC's ontvangen in ieder geval de volgende informatie over het complex waar zij werkzaam zijn: a. de planning en het overzicht van de jaarlijkse onderhoudswerkzaamheden, alsmede de meerjaren onderhoud - en investeringsplanning, gespecificeerd per complex; b. het jaarlijkse programma van de uit te voeren onderhoud – en verbeteringsprojecten; c. de overzichten van de begroting en verrekening van de bijkomende kosten; d. andere beleids(voorbereidende) stukken en besluiten, die voor de BWC van wezenlijk belang kunnen zijn, voorzover dit niet onverenigbaar is met de gerechtvaardigde belangen van Mitros; e. voornemens tot verkoop van het betreffende complex en / of (de) woonruimte daarbinnen wel of niet in bewoonde staat, alsmede voornemens tot sloop en vervangende nieuwbouw; f. afschriften van brieven van het bestuur/managementteam van Mitros die verzonden zijn aan een groot aantal huurders binnen het werkgebied van de BWC.

artikel 13 1. Het bestuur van de VBN zal Mitros in ieder geval schriftelijk verslag doen van: a. de statuten en de reglementen van de VBN en de wijzigingen daarvan; b. de namen en adressen van de bestuursleden van de VBN; c. een jaarlijks overzicht van de leden van de VBN; d. het jaarverslag van de VBN; e. de werkplannen en de begroting van de VBN

2.

Een BWC zal Mitros in ieder geval informeren over: a. de namen en adressen van haar leden; b. het verslag van haar activiteiten van het afgelopen jaar; c. haar werkplannen voor het komende jaar; d. (nieuws)brieven en enquêtes die zij heeft verzonden aan de bewoners van het complex, waarin zij werkzaam is.


8

Adviesrecht artikel 14 1. Het bestuur van VBN kan Mitros. te allen tijde - gevraagd én ongevraagd - adviseren met betrekking tot de in de bijlage met het cijfer 2 aangemerkte onderwerpen. Op een schriftelijk advies zal Mitros binnen zes weken schriftelijk en gemotiveerd reageren. 2. De afzonderlijke BWC's kunnen Mitros te allen tijde gevraagd of ongevraagd adviseren met betrekking tot de in de bijlage met het cijfer 2 aangemerkte onderwerpen voorzover die betrekking hebben op hun werkgebied. Op een schriftelijk advies zal Mitros binnen zes weken schriftelijk en gemotiveerd reageren.

Recht op het nemen van initiatief Artikel 14a 1. Het bestuur van de VBN en (een) de BWC('s) kunnen via de weg van artikel 14 en 15 initiatieven ontwikkelen om te komen tot planvorming voor planmatige veranderingen of verbeteringen van het desbetreffende complex of de woonomgeving daarvan. 2. Mitros zal de in lid 1 genoemde initiatieven toetsen aan: a. de beschikbare financiële dekking in de vorm van huurverhoging, levensduurverlenging en beschikbare liquiditeit; b. het portefeuillebeleid en huurprijsbeleid (gemiddelde huur ten opzichte van de streefhuur); c. gemeentelijke regelgeving en beleid. 3. Mitros zal in samenspraak met de VBN een beleid ontwikkelen ter nadere invulling van de artikelen 7:215 en 7:217 van Titel 7.4 van het Burgerlijk Wetboek, spoedig na de inwerkingtreding van deze nieuwe beschermingsregels ten behoeve van de huurder.

Gekwalificeerd adviesrecht artikel 15 1.

Met betrekking tot de in de bijlage met het cijfer 3 aangemerkte onderwerpen beschikken de VBN en/of de BWC's over een - gevraagd of ongevraagd gekwalificeerd adviesrecht.

2.

Een verzoek van Mitros aan de VBN of één of meer BWC's om een gekwalificeerd advies uit te brengen, moet schriftelijk worden gedaan met een passende motivering en de bijbehorende informatie.

3.

Ten aanzien van de in de bijlage met het cijfer 3 aangemerkte onderwerpen is Mitros verplicht om een gekwalificeerd advies te vragen, wil zij kunnen overgaan tot


9

een vaststelling/uitvoering van een wijziging van het beleid of beheer terzake van genoemde onderwerpen. 4. Mitros nodigt het bestuur van de VBN of de betrokken BWC('s) uit om - binnen drie weken na de verzending van het verzoek om een gekwalificeerd advies - over de adviesaanvraag te overleggen. 5. Een adviesaanvraag van Mitros wordt binnen zes weken na de ontvangst daarvan beantwoord. Ingeval het bestuur van de VBN of de betrokken BWC('s) meer tijd nodig heeft/hebben, wordt dit binnen vier weken na de ontvangst van de adviesaanvraag aan Mitros bericht. 6. Mitros kan alleen in de navolgende gevallen afwijken van een gekwalificeerd advies. a. Het advies is niet schriftelijk of niet deugdelijk gemotiveerd. b. Het overnemen van het advies zou –zonder het treffen van vergaande maatregelen - de financiële continuïteit van Mitros in gevaar brengen, en/of onaanvaardbaar grote consequenties hebben voor het personeelsbeleid en/of het besturing - en organisatiemodel van Mitros. c. Het overnemen van het advies zou op een onontkoombare en onaanvaardbare wijze indruisen tegen de belangen van huurders van woonruimte van Mitros buiten het werkterrein van de VBN, in het geval de daarbij betrokken huurderbelangenorganisatie(s) dit schriftelijk met een deugdelijke motivering aan Mitros heeft (hebben) laten weten. d. Het overnemen van het advies zou het beleid van Mitros ten aanzien van de primaire doelgroep van beleid –zoals vastgelegd in het meerjarenbeleids- en investeringsplan, prestatieafspraken met de gemeente en regelgeving van overheidswege - op substantiële wijze in gevaar brengen. 7. In verband met lid 6 onder d zullen Mitros en het bestuur van de VBN jaarlijks overleggen over het beleid ten aanzien van de primaire doelgroep van beleid. Bij dit overleg zullen de criteria voor bedoeld beleid worden vastgelegd. Deze criteria bestaan uit: de omschrijving van deze doelgroep, het aantal woningen dat daarvoor beschikbaar is, de voor deze doelgroep betaalbare huurprijs, de beschikbare variatie in woningtypen én de gereserveerde financiële middelen. De afgesproken criteria vormen een onderdeel van het volkshuisvestelijk plan, zoals genoemd onder 1.1 in de Bijlage. 8. Indien Mitros een gekwalificeerd advies niet binnen zes weken, na de ontvangst daarvan, schriftelijk en gemotiveerd beantwoordt, dient het advies te worden overgenomen. Ingeval Mitros meer tijd nodig heeft dan deze termijn, brengt zij het bestuur van de VBN hiervan binnen vier weken na de ontvangst van het advies op de hoogte. 9. Ingeval van de kant van het bestuur van de VBN of de betrokken BWC('s) niet binnen zes weken een reactie komt op een adviesaanvraag van Mitros, wordt aangenomen dat met de daaruit blijkende voornemens wordt ingestemd.

10. Ingeval Mitros een gekwalificeerd advies niet overneemt zal zij, desgevraagd, binnen vier weken na een schriftelijke afwijzing daarvan, overleg met betrokkenen op gang brengen teneinde te onderzoeken of er een redelijk alternatief is voor het advies of de afwijzing daarvan. Instemmingsrecht Artikel 16 1. Met betrekking tot de in de bijlage met het cijfer 4 aangemerkte onderwerpen. beschikken het bestuur van de VBN en de BWC's over een instemmingsrecht. 2. Mitros zal de besluitvorming over bedoelde onderwerpen opschorten, zolang daarover geen overeenstemming is bereikt met het bestuur van de VBN of de desbetreffende BWC. 3. Mitros neemt het initiatief tot het - voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg.

Raad van Commissarissen Artikel 17 1. Het bestuur van de VBN heeft de bevoegdheid om in overleg én samen met de Utrechtse Huurdersorganisatie voor twee leden van de Raad van Commissarissen van Mitros een bindende voordracht te doen. 2. Het is niet mogelijk dat de leden van de Raad van Commissarissen van Mitros tevens lid zijn van het bestuur van de VBN of een BWC.

Klachtencommissie Artikel 18 1. Mitros heeft een klachtencommissie, zoals deze verplicht is gesteld in het BBSH. 2. Het bestuur van de VBN heeft de bevoegdheid om desgewenst in overleg en samen met de Utrechtse Huurderorganisatie een bindende voordracht te doen voor minimaal één lid van de klachtencommissie.

Geschillencommissie Artikel 19 1. Mitros en/of het bestuur van de VBN, en/of een BWC kan/kunnen het initiatief nemen om een geschillencommissie in te doen stellen, teneinde beslissing te verkrijgen inzake een geschil over: a. de redelijke uitleg van deze overeenkomst;


10 11

b. een ernstige tekortkoming in de nakoming van deze overeenkomst aan de kant van één van beide partijen; c. de onverenigbaarheid van de motivering van een afgewezen gekwalificeerd advies met de inhoud of de strekking van deze overeenkomst. 2. Doel van de geschillenregeling is te bevorderen dat geschillen buiten een bevoegde rechterlijke instantie om tot een oplossing kunnen komen. a. Partijen zijn verplicht de voor de beslissing van de geschillencommissie relevante feiten volledig en naar waarheid aan te voeren. b. Uit het verzoek aan de geschillencommissie moet blijken dat getracht is om het geschil in der minne tot een oplossing te brengen. 3. Indien artikel 19 lid 1 onder a en/of b van toepassing is, geeft de geschillencommissie een bindende beslissing die zal worden nageleefd, tenzij het geschil binnen één maand na de uitspraak aan een bevoegde rechterlijke instantie wordt voorgelegd. 4. Indien artikel 19 lid 1 onder c van toepassing is, kan het bestuur van de VBN en/of een BWC de geschillencommissie verzoeken om te bemiddelen of een beslissing te geven. De beslissing van de geschillencommissie is niet bindend, maar zal worden nageleefd, tenzij het geschil binnen één maand na de beëindiging van de bemiddeling of binnen één maand na de kennisgeving van de beslissing aan een bevoegde rechterlijke instantie wordt voorgelegd.

artikel 20 1. Binnen vier weken nadat het geschil schriftelijk is gemeld aan de andere partij wordt de geschillencommissie geïnstalleerd. 2. De geschillencommissie bestaat uit drie leden: a. eén lid wordt benoemd door Mitros; b. één lid wordt benoemd door het bestuur van de VBN; c. het derde lid wordt benoemd door de onder a en b genoemde leden van de commissie. Dit derde lid is tevens de voorzitter van de geschillencommissie. 3. Werknemers en leden van de Raad van Commissarissen van Mitros kunnen geen deel uitmaken van de geschillencommissie. Dit geldt ook voor bestuursleden van de VBN en leden van een BWC. Personen, die als gevolg van hun maatschappelijke functie redelijkerwijs niet onbevooroordeeld en onafhankelijk in de betrokken geschillencommissie kunnen functioneren, worden eveneens uitgesloten van het lidmaatschap daarvan.

artikel 21 3. De geschillencommissie heeft recht op inzage in alle informatie van partijen die betrekking heeft op het geschil.


12

4. De geschillencommissie zal de bij het geschil betrokken partijen horen alvorens zij tot een uitspraak komt. Partijen krijgen ruim voor de hoorzitting inzage in alle informatie die betrekking heeft op het geschil. 5. De geschillencommissie stelt de partijen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk zes weken na instelling van de commissie, in kennis van haar beslissing. 6. De geschillencommissie doet schriftelijk uitspraak. De uitspraak of het advies wordt toegezonden aan partijen. De uitspraak wordt bevredigend gemotiveerd. 7. De kosten van de geschillencommissie komen voor rekening van Mitros, tenzij de geschillencommissie anders beslist.

artikel 22 De bij het geschil betrokken partijen zullen het geschil, zolang dit in behandeling is bij de geschillencommissie, niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie, tenzij er sprake is van een spoedeisend belang.

Wijziging van deze overeenkomst artikel 23 1. Deze overeenkomst kan alleen worden gewijzigd bij overeenstemming tussen Mitros en het bestuur van de VBN. 2. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd. 3. Elke twee jaar vindt een evaluatie plaats van de nakoming van deze overeenkomst door elk van beide partijen. Indien de evaluatie reden geeft om de overeenkomst te wijzigen, dan kan deze overeenkomst worden aangepast.

Aldus overeengekomen en ondertekend, te: Nieuwegein datum: 21 november 2002

Namens Mitros:

Namens de VBN:

K. L. Verdooren Directeur Mitros Wonen Nieuwegein

P. Cornelissen Voorzitter VBN


13

Bijlage (d.d. 21 november 2002)

BIJLAGE behorende bij de samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen Mitros Wonen en de Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein d.d. 21 november 2002

Informatierecht:

1

Adviesrecht:

2

Gekwalificeerd adviesrecht:

3

Instemmingsrecht:

4

BWC

Bestuur VBN

1.

ALGEMEEN BELEID VERHUURDER

1.1

Volkshuisvestingsplan/ondernemingsplan/werkplan verhuurder

1,2,3

1.2

(Prestatie)afspraken en convenanten tussen verhuurder en gemeente

1,2,3

1.3

Strategisch voorraadbeheer

1,2,3

1.4

Fusie of samenwerking met andere partijen

1,2,3

1.5

Verwerving van financieel belang en/of bestuurlijke zeggenschap in een andere rechtspersoon

1,2,3

1.6

Samenwerking of fusie met een andere rechtspersoon

1,2,3

1.7

Volkshuisvestingsverslag en (beredeneerde) jaarverslagen

1,2,3

1.8

Wijziging rechtspersoon of opheffing van de verhuurder

1,2,3

2.

ONDERHOUD EN WONINGVERBETERING

2.1

Beleid en begroting onderhoud en woningverbetering eerstvolgende jaar

1,2,3

2.2

Beleid en begroting onderhoud en woningverbetering meerjaren (inclusief basiskwaliteit)

1,2,3

2.3

Meerjarenprogramma planmatig en groot onderhoud

1,2,3

2.4

Meerjarenprogramma planmatig en groot onderhoud van het complex

1,2,3

2.5

Planning en uitvoering onderhoudsprogramma van het complex

1,2,3

2.6

Planontwikkeling groot onderhoud en woningverbetering van het complex

1,2,3

2.7

Bepaling niveau van onderhoud / verbetering / (ver)vangende nieuwbouw

2.8

Bepaling niveau van onderhoud / verbetering / (ver)vangende nieuwbouw per complex

2.9

1,2,3 1,2,3

Procedure groot onderhoud en woningverbetering in complex

Bijlage bij Samenwerkingsovereenkomst VBN-Mitros Wonen Nieuwegein d.d. 21-11-2002

1,2,3

1

Informatierecht:

1

Adviesrecht:

2


3

Instemmingsrecht:

4

BWC

Bestuur VBN

2.10

Programma van eisen voor groot onderhoud en woningverbetering

1,2,3

2.11

van het complex Rechten bij deelname bouwteam

1,2,3

2.12

Rechten bij deelname begeleidingsteam

2.13

Kleurkeuze schilderwerk op basis voorstel verhuurder

2.14

Procedure melding, controle, en afhandeling onderhoudsklachten

3.

(VERVANGENDE) NIEUWBOUW

3.1

Nieuwbouwbeleid algemeen

1,2,3

3.2

Planontwikkeling nieuwbouw in bestaande wijk

1,2,3

3.3

Planontwikkeling nieuwbouw in bestaande wijk in het werkgebied

1,2,3

1,2,3,4

1,2,3

1,2,3

van de BWC 3.4

Bepaling niveau sloop en vervangende nieuwbouw

1,2,3

3.5

Bepaling niveau sloop en vervangende nieuwbouw per complex

1,2,3

3.6

Programma van eisen voor (vervangende) nieuwbouw van het

1,2,3

complex 3.7

Rechten bij deelname bouwteam voor (vervangende) nieuwbouw

1,2,3

van het complex 3.8

Rechten bij deelname begeleidingsteam

1,2,3

3.9

Procedure (vervangende) nieuwbouw

1,2,3

4.

VERHUUR VAN WOONGELEGENHEDEN

4.1

Woonruimteverdelings- en toewijzingsbeleid

1,2,3

4.2

Inhoud huurovereenkomst en bijbehorende voorwaarden

1,2,3

4.3

Procedures bij het aangaan/beëindigen individuele

1,2,3

huurovereenkomsten 4.4

Procedure woningruil, medehuurderschap, illegale bewoning

1,2,3

4.5

Incassobeleid en procedure huurincasso

1,2,3


2

Informatierecht:

1

Adviesrecht:

2


3

Instemmingsrecht:

4

BWC

Bestuur VBN

5.

HlUURPRIJSBELEID

5.1

Huurbeleid algemeen (differentiatie, streefhuren, bij mutatie),

1,2,3

5.2

Meerjarenbeleid Huurbeleid eerstvolgende jaar (huurtrend, differentiatie,

1,2,3

5.3

streefhuren) Jaarlijkse aanpassing van de huur en huurdifferentiatie per complex

1,2,3

5.4

Huurverhoging bij woningverbetering per complex

1,2,3

5.5

Huurprijs na collectieve verbetering

1,2,3

6.

SERVICEPAKKET EN BIJKOMENDE KOSTEN

6.1

Beleid ten aanzien van servicekosten

1,2,3

6.2

Afrekenmethodiek servicepakket

1,2,3

6.3

Vaststellen en wijzigen van de samenstelling, kwaliteit en prijs van

1,2,3

het servicepakket per complex 7.

MUTATIEBELEID

7.1

Beleid aanpassing woning door de huurder (de zelf aangebrachte

1,2,3

7.2

voorzieningen, herstel in goede staat) Wijze van opleveren door de verhuurder (mutatieonderhoud)

1,2,3

7.3

Huurprijs na mutatie

1,2,3

7.4

Procedure bij verhuizing (oplevering, opnamestaat, oplevering

1,2,3

door de huurder) 8.

LEEFBAARHEID

8.1

Algemeen beleid ten aanzien van leefbaarheid, onderhoud en

1,2,3

8.2

verbetering van de woonomgeving Onderhoud en verbetering van de woonomgeving per wijk (voor

1,2,3

8.3

wat betreft het aandeel van de verhuurder) Planontwikkeling woonomgeving van het complex

1,2,3

8.4

Leef- en woonklimaat per complex (voor wat betreft het aandeel

1,2,3

van de verhuurder)


3

Informatierecht:

1

Adviesrecht:

2


3

Instemmingsrecht:

4

BWC

Bestuur VBN

9.

AANKOOP , VERKOOP EN SLOOP VAN WONINGEN

9.1

Algemeen beleid uitgangspunten en voorwaarden

9.2

Algemeen beleid verkoop en sloop en de procedure per complex

1,2,3

9.3

Ontstaan of bestaan van vereniging van eigenaren

1,2,3

10.

PARTICIPATIEBELEID

10.1

Wijziging van de samenwerkingsovereenkomst

1,2,3,4

10.2

Financieringsovereenkomst

1,2,3

10.3

Wijzigen artikelen van de statuten van de verhuurder die de huurdersorganisaties betreffen

1,2,3,4

10.4

Informatieverstrekking aan bewoners

10.5

Vaststelling of wijziging reglement klachtencommissie


1,2,3

1,2,3

1,2,3 1,2,3,4

4

Toelichting op de samenwerkingsovereenkomst d.d. 21 november 2002

Samenwerkingsovereenkomst VBN-Mitros Samenvatting ten behoeve van de huurders van Mitros en de leden van de BWC's Inleiding Op 21 november 2002 hebben de Stichting Mitros en de Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein (VBN) een nieuwe samenwerkingsovereenkomst gesloten. Daarin zijn de afspraken vastgelegd over de samenwerking van Mitros met de VBN en haar leden, de afzonderlijke bewonerscommissies (BWC's). Deze notitie bevat een korte samenvatting van deze overeenkomst. In de overeenkomst wordt een onderscheid gemaakt tussen de rechten en plichten van het bestuur van de VBN en die van een BWC. In deze samenvatting staat de BWC echter centraal. Zo kunnen huurders en bewoners van Mitros snel vinden wat de voorwaarden zijn om als BWC aangemerkt te worden(2), wat de spelregels voor het overleg zijn (3) en tot slot welke vormen van recht in de samenwerkingsovereenkomst zijn afgesproken voor een BWC (4). Maar het is goed eerst het belang van de overeenkomst te benadrukken.

1

Het belang van de samenwerkingsovereenkomst

Een respectvol en open overleg met huurderskoepels staat bij Mitros hoog in het vaandel. Het is Mitros' intentie om door middel van overleg met de VBN overeenstemming te bereiken over het beleid en het beheer van de woningen in Nieuwegein. Vertrouwen in elkaar, goed overleg, de bereidheid om daadwerkelijk naar elkaar te luisteren, respect voor elkaars standpunten en oog voor de verschillen in elkaars positie, zijn de belangrijkste factoren voor succesvol overleg. Om het vertrouwen van de VBN en haar leden te behouden dan wel te winnen, hecht Mitros er aan dat de vele verbetersuggesties en adviezen van de VBN in de samenwerkingsovereenkomst doorklinken. Door middel van het overleg met het bestuur van de VBN en haar BWC's krijgt Mitros rechtstreeks feedback van haar klanten over haar beleid en de uitvoering daarvan. Dit ziet Mitros als zeer waardevol. Deze samenwerkingsovereenkomst laat zien op welke wijze Mitros en de VBN inhoud willen geven aan overleg. Daarnaast benadrukt de samenwerkingsovereenkomst de centrale positie van de BWC's. Mede door het introduceren van de term BWC is het belang en de positie van de BWC in het contract direct zichtbaar tot uitdrukking gebracht. Een BWC is een bewonerscommissie die lid is van de VBN en de belangen behartigt van de huurders en bewoners van Mitros, met inachtneming van de statuten en reglementen van de VBN.

2

Erkenning, representativiteit en financiering BWC (artikel 5-7)

Er worden de volgende voorwaarden gesteld aan de erkenning en representativiteit van een BWC: • Een BWC bestaat uit tenminste 3 leden.

Samenwerkingsovereenkomst VBN-Mitros; Samenvatting; 21 Januari 2003

1

• Een BWC informeert de huurders die zij vertegenwoordigt met regelmaat over haar activiteiten; de betrokken individuele huurders krijgen daarbij de mogelijkheid om hun mening en belangen te verwoorden. • Een BWC houdt éénmaal per jaar een vergadering waarvoor zij alle huurders die zij vertegenwoordigt uitnodigt; daarbij legt zij verantwoording af over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar en legt zij de plannen voor het komende jaar ter bespreking voor. • Bij zwaarwegende besluiten moet een BWC kunnen aantonen dat daarvoor draagvlak is bij een meerderheid van de betrokken huurders. In bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken. • De BWC heeft een reglement, waarin haar wijze van functioneren is vastgelegd. Mitros stimuleert en ondersteunt het bestuur van de VBN in financiële zin bij de nakoming van deze overeenkomst. Mitros zal hiertoe jaarlijks een geldbedrag beschikbaar stellen aan de VBN. De VBN bestemt dit bedrag onder meer voor de (mede)financiering van de werkzaamheden van de BWC's.

3

Spelregels overleg (artikel 10-11) Een BWC overlegt met Mitros over alle onderwerpen die van belang kunnen zijn voor de huurders en bewoners in haar werkgebied. Als onderwerpen voor meerdere BWC's van belang kunnen zijn, kan er een gezamenlijk overleg worden georganiseerd. In de bijlage van de samenwerkingovereenkomst staan de onderwerpen waarover in ieder geval met een BWC overleg gevoerd wordt. Voorbeelden zijn: (planmatig)onderhoud, renovatie, servicepakket en leefbaarheid. Zowel de BWC als Mitros kan zich laten bijstaan door externe adviseurs. Daarnaast kan een BWC aan het bestuur van de VBN vragen om een overleg bij te wonen. Voor het overleg tussen een BWC en Mitros geldt een aantal vastgelegde afspraken. Zo vindt minimaal éénmaal per jaar overleg plaats, waarvoor de agenda gezamenlijk met Mitros wordt bepaald. De voorzitter wordt in onderling overleg aangewezen. Het verslag van het overleg wordt in principe door Mitros verzorgd en binnen drie weken aan alle deelnemers aan de vergadering toegezonden. Daarbij zal een afsprakenlijst met afhandelingtermijn worden gevoegd. Dit verslag wordt dan in het volgende overleg vastgesteld.

4

Vormen van recht voor BWC's (artikel 12-16)

De samenwerkingsovereenkomst bestaat uit 23 artikelen (de overeenkomst zelf) en een bijlage. In de bijlage staat per onderwerp aangegeven of de BWC respectievelijk het Bestuur van de VBN hierover informatierecht, adviesrecht, gekwalificeerd adviesrecht en/of instemmingsrecht heeft. •

Informatierecht (artikel 12-13) BWC's kunnen alleen functioneren als zij voldoende informatie van Mitros krijgen op de gebieden waarop zij advies- en instemmingsrecht hebben. Mitros dient deze informatie op eigen initiatief tijdig en kosteloos te verstrekken, maar een BWC kan ook om informatie vragen. Voorbeelden zijn: informatie over het onderhoud per complex, voornemens tot


2

verkoop, sloop en/of vervangende nieuwbouw, afschriften van brieven die Mitros verstuurd heeft aan een groot aantal huurders binnen het werkgebied van de BWC. •

Adviesrecht (artikel 14) Alvorens Mitros overgaat tot vaststelling of wijziging van de onderwerpen die genoemd zijn in de bijlage en aangemerkt door een 2., is zij verplicht een advies te vragen aan de BWC. Een BWC kan Mitros ook ongevraagd adviseren. Op een schriftelijk advies zal Mitros binnen zes weken schriftelijk en gemotiveerd reageren. Is binnen de gestelde termijn van zes weken geen advies door de BWC uitgebracht, dan mag Mitros ervan uitgaan dat de BWC akkoord gaat.

•

Initiatiefrecht (artikel 14a) Een BWC kan eigen initiatieven ontwikkelen voor verbeteringen van het complex en de daarbij behorende woonomgeving. Mitros zal deze plannen toetsen aan de financiële haalbaarheid, het huurprijsbeleid, het portefeuillebeleid en het gemeentelijke beleid en regelgeving.

•

Gekwalificeerd adviesrecht (artikel 15) Naast het algemene adviesrecht beschikt een BWC ook over een gekwalificeerd adviesrecht over alle onderwerpen die in de bijlage zijn aangemerkt met een 3. Een BWC kan zowel gevraagd als ongevraagd gekwalificeerd advies uitbrengen. Een gekwalificeerd advies moet schriftelijk worden uitgebracht en goed gemotiveerd worden. Als Mitros een BWC om een gekwalificeerd advies vraagt, moet de BWC dit binnen 6 weken geven. Binnen drie weken na verzending van de adviesaanvraag nodigt Mitros de BWC uit om over de adviesaanvraag te overleggen. Wanneer een BWC een gekwalificeerd advies heeft ingediend, dan moet Mitros hierop binnen zes weken na ontvangst schriftelijk antwoorden. Als Mitros niet binnen 6 weken reageert, moet zij het advies overnemen. In de samenwerkingsovereenkomst is geregeld dat Mitros slechts op een aantal gronden van het gekwalificeerd advies van de BWC mag afwijken: als het de financiële en bedrijfsmatige continuïteit van Mitros in gevaar brengt, als het indruist tegen de belangen van huurders van Mitros buiten het werkterrein van de VBN en als het strijdig is met het beleid ten aanzien van de primaire doelgroep. Natuurlijk moet een advies ook deugdelijk gemotiveerd zijn. Als Mitros het advies niet overneemt, kan een BWC een verzoek indienen voor een nader overleg.

•

Instemmingsrecht (artikel 16) Een BWC heeft bij kleurkeuze van het schilderwerk instemmingsrecht. Dit betekent dat Mitros pas definitief kan kiezen voor een bepaalde kleurstelling als er overeenstemming is bereikt met de betreffende BWC.

Het blijft altijd mogelijk dat er tussen een BWC en Mitros een geschil ontstaat. Als zij er samen niet uitkomen, is het mogelijk om een geschillencommissie in het leven te roepen. De uitspraak zal worden nageleefd, tenzij één van beide partijen de zaak binnen 4 weken na de uitspraak van de geschillencommissie aan de bevoegde rechter voorlegt.

Nieuwegein, 21 januari 2003


3

Samenwerkingsovereenkomst. tussen de. Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein. Mitros Wonen Nieuwegein

Recommend Documents