SALES FORCE PRODUCTIVITY

SALES FORCE PRODUCTIVITY

BPJS KETENAGAKERJAAN 15 DECEMBER 2015

BPJS Sales Force Productivity Discussion Document – 20151215.pptx

DAFTAR ISI

UPDATE PROYEK

OVERVIEW KONDISI SAAT INI

STRATEGI SALES FORCE PRODUCTIVITY

© 2015

2

Hingga saat ini, proyek Sales force productivity telah memasuki tahap akhir TIMELINE PROYEK

POSISI SAAT INI

1

2

Riset Kondisi Saat ini In-depth-Interview

3

Penyusunan Program Improvement

Pelaksanaan Sosialisasi

Perencanaan program

Pembuatan materi sosialisasi

improvement

Pelaksanaan program training kepada

Online survey

change agent

Survey kantor pelayanan

Pembuatan laporan akhir

Analisa data internal Check Point 1

Check Point 2

Check Point 3 © 2015

3

DAFTAR ISI

UPDATE PROYEK



© 2015

4

Berdasarkan hasil riset, terdapat beberapa temuan yang perlu diperbaiki oleh BPJS EXECUTIVE SUMMARY

KEY FINDINGS • Fungsi RO/MO dalam proses bisnis tidak optimal serta penguasaan terhadap sistem IT yang belum optimal • Sizing RO yang akan tumbuh sangat besar mengikuti jumlah binaan bila tanpa optimalisasi sistem IT • Perluasan kepesertaan masih bergantung pada direct selling oleh MO serta belum adanya sales tools yang customized • Sistem KPI tidak disesuaikan baik berdasarkan fungsi RO/MO maupun jenjang karyawan; sistem kompensasi kurang mendorong motivasi • MO yang sukses adalah orang yang knowledgeable dan melakukan prospect planning, sedangkan RO sukses adalah orang yang agresif dan persistent serta sering melakukan sosialisasi

I N I T I A L R E C O M M E N D AT I O N • Memastikan implementasi proses bisnis RO/MO & optimalisasi sistem IT • Redefinisi pekerjaan RO dengan optimalisasi IT agar mengurangi tingkat kebutuhan RO; Menyusun strategi akuisisi untuk non-PU • Menerapkan metode agen selain direct selling untuk akuisisi secara wholesale dan membuat sales tools yang disesuaikan

• Merumuskan kembali KPI dan sistem kompensasi yang dapat membantu meningkatkan kinerja RO/MO • Merekrut RO yang agresif dan persistent serta MO yang knowledgeable serta merancang program pelatihan kemampuan planning untuk MO dan sosialisasi yang efektif untuk RO

Sumber: Analisa MarkPlus Consulting © 2015

5

Saat ini, proses bisnis serta peralihan fungsi antara RO dan MO belum berjalan dengan baik PERAN RO & MO

PROSES BISNIS MARKETING OFFICER

Pencarian informasi dan perencanaan pekerjaan

Membina hubungan baik dengan mitra

Pelayanan pendaftaran kepesertaan baru

Tidak dekat dengan mitra, sehingga high

level communication tidak terjalin

Serah terima peserta dengan RO

Pembinaan MO

MO tidak mengenalkan peserta ke RO, sehingga hubungannya tidak dekat

Tidak ada coaching, sehingga tidak ada

knowledge transfer

P R O S E S B I S N I S R E L AT I O N S H I P O F F I C E R

Pengumpulan data kepesertaan

Menjaga hubungan baik dengan peserta

Pengelolaan kepesertaan dan rekonsiliasi

Kurang optimal RO hanya fokus mengejar target iuran, menggunakan IT berakibat sehingga hubungan 80-90% waktu digunakan rekonsiliasi, sehingga tidak kurang terjalin ada waktu kunjungan

Pembinaan peserta

Membina hubungan baik dengan mitra

Tidak dekat dengan mitra, sehingga high

level communication tidak terjalin

Pembinaan RO

Tidak ada coaching, sehingga tidak ada

knowledge transfer

Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting © 2015

6

Sizing RO yang akan tumbuh sangat besar mengikuti jumlah binaan bila tanpa optimalisasi IT PROYEKSI KEBUTUHAN RELATIONSHIP OFFICER TAHUN 2015 – 20181

Jumlah RO yang dibutuhkan

Target Iuran

(dalam jumlah personel)

(dalam triliun rupiah)

Target iuran akan meningkat tak terhingga, seiring menambahnya jumlah binaan

125

2.500

106

100

2.000

1.572 75 50 25 -

1.500

62 34 512

2015

43 631

2016

Target Iuran

922

1.000

Peningkatan target iuran harus diimbangi dengan peningkatan jumlah RO 2017

2018

500 -

Jumlah kebutuhan RO

1Jumlah

RO ideal dihitung menggunakan model persamaan regresi linier dari wilayan dengan indeks tingkat pencapaian iuran yang ideal di 2014 dihitung menggunakan model persamaan penentuan jumlah RO ideal terhadap target iuran 2015-2018, dengan asumsi: a. Target nasional didistribusikan ke setiap kantor cabang berdasarkan proporsi kontribusi cabang terhadap realisasi iuran di tahun 2014 b. Nilai rata-rata iuran/perusahaan di setiap kantor cabang diasumsikan tidak berubah per tahun 2014

2Proyeksi


7

Saat ini, strategi pemasaran BPJS masih terfokus hanya pada metode direct selling METODE PERLUASAN & PENGELOLAAN KEPESERTAAN

DIRECT SELLING

INDIRECT CHANNEL

HIGH LEVEL COMMUNICATION

KAMPANYE KOMUNIKASI NASIONAL

FUNGSI

FUNGSI

FUNGSI

FUNGSI

Akusisi dan pembinaan peserta/ pemberi kerja melalui RO/MO

Akusisi peserta/ pemberi kerja menggunakan channel partner seperti bank

Akusisi peserta/pemberi kerja melalui kerjasama dengan institusi pemangku kepentingan seperti Pemda

Komunikasi dengan skala nasional untuk meningkatkan pengetahuan dan menciptakan pull factor terhadap BPJS

KONDISI

KONDISI

KONDISI

KONDISI

• •

Fokus utama saat ini Dibutuhkan jumlah RO/MO yang besar untuk mencapai target 2015-2017

• • • •

2000 channel tidak terutilisasi Peran partner tidak jelas Skema partnership tidak mutualisme Local partnership belum berjalan

Aktivitas berjalan secara sporadis tergantung inisiatif kepala cabang/kepala bidang pemasaran

IMPLIKASI

IMPLIKASI

IMPLIKASI

Beban organisasi yang tinggi dari segi biaya overhead

Potensi kepesertaan dari channel partner tidak tergarap secara maksimal

Pencapaian target yang lebih sulit karena produktivitas secara wholesale terabaikan

Metode pemasaran yang menjadi fokus BPJS

Metode pemasaran yang sudah dilakukan namun masih membutuhkan perbaikan

Tingkat pengetahuan masyarakat yang masih rendah & terbatasnya budget untuk komunikasi nasional

IMPLIKASI Kesulitan untuk melakukan aktivitas perluasan karena minimnya ketertarikan dari target pasar Metode pemasaran yang belum dimanfaatkan secara optimal


8

Selain itu, sistem KPI antara RO dan MO masih sama dan tidak berdampak langsung KPI RO DAN MO

K P I

R O

K P I

Untuk seluruh level

Learning

7,50 %

Internal Pelanggan 10% total KPI TK Aktif 10% total KPI Kepuasan Pelanggan

25%

M O

Untuk seluruh level

Keuangan 20% Total KPI Jumlah Penerimaan iuran

37%

30,5 0%

Learning

7,50% 20%

Internal

25% Variabel KPI RO dan MO sama

K e y

P e r f o r m a n c e

47,50 %

Keuangan 20% dari Total KPI JML penerimaan iuran Pelanggan 17.5% dari Total KPI Penambahan TK PU baru 15% dari Total KPI Penambahan perusahaan baru

I n d i c a t o r

SITUASI

Tidak ada reward &

punishment

AKIBAT RO/MO tidak merasa termotivasi

KPI & insentif antar Mutasi tidak diikuti penyesuaian target divisi sama walaupun beban kerja berbeda Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting RO/MO merasa manajemen BPJS tidak adil

RO/MO merasa target tahunan tidak feasible untuk dicapai

Penilaian KPI tidak transparan dan subjektf

RO/MO bekerja dalam tim

RO/MO merasa BPJS Pusat yang terlambat melakukan pengangkatan Grade

Ada beberapa RO yang hanya bertugas rekonsiliasi


9

RO sukses melakukan sosialisasi dan persistent, sedangkan MO knowledgeable, prospect planning AKTIVITAS DAN SIFAT RELATIONSHIP OFFICER (DALAM %)

AKTIVITAS MO YANG SUKSES N=9 (Top 10%)

AKTIVITAS RO YANG SUKSES N=11 (Top 5%) Sosialisasi

13,41

Product Knowledge

13,03

Menagih Iuran

12,82

Referensi

12,56

Build… Law…

11,81

Prospect…

10,89

SIFAT MO YANG SUKSES N=9 (Top10%)

SIFAT RO YANG SUKSES N=11 (Top 5%) Persistent

21,61

Aggressive

15,26

Discipline

11,72

Adaptable

11,35

Knowledgable

11,33

Creative

10,69

Network-oriented

10,43

Confident

15,11

Knowledgable

19,38

Network-oriented

18,88

Adaptable

18,55

Creative

13,81

7,61

Sumber: Quantitative analysis n=274, Analisa MarkPlus Consulting © 2015

10

DAFTAR ISI

UPDATE PROYEK



© 2015

11

Untuk memperbaiki kondisi saat ini, maka dirumuskan 3 strategi utama STRATEGI UTAMA

STRATEGI PENGELOLAAN KEPESERTAAN

STRATEGI PERLUASAN KEPESERTAAN

Pengelolaan berbasis pemanfaatan IT untuk meredifinisi pekerjaan RO sehingga dapat melakukan fungsi

Perluasan dengan pemanfaatan sistem Agen untuk pencapaian target yang cenderung semakin retail

relationship

STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT Dukungan melalui sistem kompensasi, KPI dan pelatihan untuk pencapaian target


12

Strategi pertama yang akan dibahas adalah mengenai perluasan kepesertaan STRATEGI UTAMA


STRATEGI PERLUASAN KEPESERTAAN Perluasan dengan pemanfaatan sistem Agen untuk pencapaian target yang cenderung semakin retail

STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT


13

Saat ini proses bisnis perluasan kepesertaan tidak feasible dalam mencapai target jangka panjang ISU TERKAIT BIDANG PERLUASAN KEPESERTAAN BPJS TK

SITUATION

IMPLICATION

1

Perluasan kepesertaan baru tergantung kepada pertumbuhan jumlah tenaga kerja dari perusahaan binaan

Pertumbuhan peserta baru BPJS TK dibatasi oleh tingkat penyerapan tenaga kerja perusahaan binaan

2

Sebagian besar perusahaan dengan jumlah TK/perusahaan yang tinggi telah terdaftar sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan

Potensi pertumbuhan kepesertaan terbesar dapat diperoleh dari perusahaan skala kecilmenengah dan BPU

3

MO memiliki peran sebagai pelaksana aktivitas akuisisi dan selling process yang dilakukan biasanya bersifat door-to-door

Pencapaian target perluasan kepesertaan dari pasar retail akan membutuhkan MO dalam jumlah besar yang akan berimplikasi terhadap tingginya biaya akuisisi per peserta


14

Akusisi dengan menggunakan agen/ pihak ke-3 dapat menjadi alternatif untuk mencapai target SKEMA SIMULASI

SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014 Kantor cabang dengan jumlah TK/perusahaan rendah

MO – PELAKSANA AKUISISI

Jumlah TK baru akuisisi MO 2014*

MO – PENGELOLA AGEN Total insentif agen1

Jumlah akuisisi TK baru MO 2014

Total gaji MO2

Total biaya akuisisi

Biaya Akuisisi per TK

Total Gaji MO 2014

Biaya Akuisisi per TK 1 Total

*Asumsi: Dari total TK baru, jumlah kontribusi MO dihitung berdasarkan proporsi MO & RO di kantor cabang tersebut dengan tingkat kontribusi yang sama antar personel

insentif % insentif iuran * rata-rata iuran/TK * jumlah TK baru 2 Total gaji MO Jumlah MO yang dibutuhkan3 * gaji MO 3 Kebutuhan MO dihitung berdasarkan jumlah kebutuhan agen dengan rasio (1:7) 4 Jumlah agen yang dibutuhkan dihitung dengan asumsi tingkat efektivitas akuisisi sebesar 50%


15

Biaya akuisisi dapat berkurang apabila akuisisi di pasar retail dilakukan oleh pihak ketiga SIMULASI BIAYA AKUISISI

SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014 Kantor Cabang : Dumai (D03)

Jumlah Perusahaan Baru : 615

Avg. TK Baru/Perusahaan

Jumlah MO

:2

Jumlah TK Baru

: 11.420

Avg. Iuran Pertama/TK Baru : Rp 33.855

Jumlah RO

:3

Jumlah Iuran TK Baru

: Rp 386.619.287,-

SKEMA SAAT INI (MO – pelaksana akuisisi)

: 19

SKEMA AGEN (MO – pengelola agen)

Asumsi

Asumsi

Biaya Akuisisi

Jumlah TK yang diakuisisi MO 2014 : 4.568*

• TK yang perlu diakuisisi = 4.568

Jumlah agen yang diperlukan : 4

Biaya Akuisisi

• Efektivitas akuisisi agen = 50% MO

Jumlah MO yang diperlukan : 1

Total gaji MO (2 orang) 2014 : Rp 243.438.000

• Insentif agen = 10% dari iuran pertama/TK

Biaya insentif agen : Rp 15.464.771

Biaya akuisisi/TK baru 2014

• Rasio kebutuhan MO : agen = 1 : 7

Biaya gaji MO

: Rp 121.719.000

Biaya akuisisi/TK

: Rp 30.031

: Rp 53.292

*disesuaikan dengan proporsi jumlah MO terhadap jumlah MO & RO (2:3)


16


SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014 Kantor Cabang : Jambi (E00)

Jumlah Perusahaan Baru : 3.544

Avg. TK Baru/Perusahaan

Jumlah MO

:3

Jumlah TK Baru

: 61.421

Avg. Iuran Pertama/TK Baru : Rp 10.945

Jumlah RO

:4


: Rp 672.271.273,-


: 17


Asumsi

Asumsi

Biaya Akuisisi




Biaya Akuisisi








Biaya gaji MO

: Rp 202.711.333

Biaya akuisisi/TK

: Rp 8.795

: Rp 23.103



17


SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014 Kantor Cabang : Sulawesi Utara (T00)

Jumlah Perusahaan Baru : 880

Avg. TK Baru/perusahaan

Jumlah MO

:3

Jumlah TK Baru

: 31.692

Avg. Iuran TK Baru/perusahaan : Rp 13.216

Jumlah RO

:4


: Rp 418.844.506,-


: 36


Asumsi

Asumsi

Biaya Akuisisi




Biaya Akuisisi








Biaya gaji MO

: Rp 159.355.667

Biaya akuisisi/TK

: Rp 13.054

: Rp 35.198



18

Desain go to market channel perlu disesuaikan kembali apabila menggunakan third party GO-TO MARKET CHANNEL

MARKET COVERAGE MATRIX (Market Segments vs. Acquisition Channels)

Passive Channel

Peserta BPU

Perusahaan Skala Kecil

Perusahaan Skala Menengah

Perusahaan Skala Besar

Website & Mobile

√

√

√

√

SPO

√

√

√

√

√

√

√

PTSP Kantor Cabang

√

√

√

√

PPOB

√

√

√

√

√

√

√

√

Direct Sales (MO)

Active Channel

Direct Sales (third party)

√

√

Mobil Keliling

√

√

√ Prioritas utama √ Prioritas kedua

Digital channel

Marcommsupported High-level supported Marcommsupported

Offline channel


19

Dengan skema third party, peran MO menjadi sales manager bagi agen yang bertugas akuisisi MO SEBAGAI SALES MANAGER

SKEMA THIRD PARTY

SKEMA SAAT INI

Di setiap kantor cabang minimal perlu ditempatkan 1 orang MO

Marketing Officer

Marketing Officer

Calon peserta

MO berperan sebagai tenaga penjual yang berinteraksi langsung dengan calon peserta

Agen

Agen

Agen

Calon Peserta

Calon Peserta

Calon Peserta

Agen yang berperan sebagai tenaga penjual untuk melakukan customer interaction dan di-manage oleh marketing officer BPJS TK


20

Fungsi managing MO akan mencakup dari perekrutan agen hingga kontrol kinerja agen FUNGSI MO DENGAN SKEMA THIRD PARTY

FUNGSI DAN PERAN MARKETING OFFICER DENGAN SKEMA THIRD PARTY

1

Mendukung sistem perekrutan tenaga penjual

2

Mensosialisasikan skema third party yang dicanangkan

3

Memberikan pelatihan terkait product

4

5

Melakukan joint business planning bersama third party

Mengontrol performa third party berdasarkan sistem performance

management

knowledge


21

1

Rekrutmen agen dirancang untuk memperoleh agen yang kreatif dan network-oriented SISTEM REKRUTMEN TENAGA PENJUAL

WHERE

W H AT

HOW

Agen BPJS Ketenagakerjaan yang dicari adalah :

1

2

3

Website BPJS

PSIKOTES

Ketenagakerjaan

Komunikasikan benefitnya

Media cetak seperti koran

Tes kepribadian untuk memperoleh kandidat yang kreatif CREATIVE

NETWORK- ORIENTED

BEHAVIORAL INTEVIEW KNOWLEDGEABLE Mampu menjelaskan informasi detail & mudah dipahami serta dapat menjawab segala pertanyaan dengan jelas Mampu berpikir kreatif dalam mencari solusi permasalahan dan memiliki banyak cara dalam sosialisasi

Mampu membangun

network yang luas dan mendapatkan prospek dari koneksinya

Untuk mengetahui jaringan yang dimiliki serta pengetahuiannya tentang BPJS Ketenagakerjaan

R O L E P L AY Untuk menilai cara berjualan kandidat


22

2

Skema insentif agen juga dibuat progresif untuk menjaga loyalitas dan motivasi berjualan SKEMA INSENTIF THIRD PARTY

S K E M A I N S E N T I F A G E N T H I R D PA RT Y % Pencapaian Target Akuisisi TK 40 35 100% 30 25 90% 20 70% 15 10 5 0 Category 1

5% iuran Category 2 per TK

7.5% dari Category 3 iuran per TK

Pencapaian Akuisisi TK 10% dari Category 4 iuran per TK


23

4

Target cabang didistribusikan ke agen individual, namun secara kolektif tanggung jawab MO DISTRIBUSI TARGET MO & AGEN

Target Kepesertaan Baru Kantor Cabang

Target Kepesertaan Baru

Target Kepesertaan Baru

Marketing Officer

Agen

Distribusi sesuai dengan jumlah agen dan 30% lebih tinggi dari beban target MO

Distribusi sesuai dengan jumlah MO

ILUSTRASI 32.500 TK/MO 30%

50.000 TK

25.000 TK/MO 2 MO

Target tahunan TK Baru Kantor Cabang

3.250 TK/ AGEN 10 Agen

Target TK Baru

Marketing Officer


24

5

Kinerja agen akan dinilai berdasarkan parameter pencapaian target bulanan THIRD PARTY’S PERFORMANCE MANAGEMENT

1 bulan sekali

Third Party Performance management

MO memberikan target bulanan

Agen mengirimkan hasil bulanan

• Target masing-masing agen diberikan oleh MO yang bertanggung jawab atas agen tersebut • Evaluasi dilakukan satu bulan sekali

Memenuhi target?

Mendapatkan agen baru

• Pemberian peringatan diberikan setiap agen tidak mencapai target pada bulan berjalan • Pemutusan kontrak dilakukan bila agen tidak mampu mencapai target bulanan yang diberikan

1 bulan sekali

Agen mengirimkan hasil bulanan

YA

Memenuhi target?

TIDAK

Evaluasi dan pemberian peringatan

YA

TIDAK

2 bulan berturut-turut? TIDAK

Evaluasi dan pemberian peringatan

YA

Pemutusan kontrak agen


25

5

KPI perlu dirancang kembali dengan fokus pada fungsi perluasan dan berbasis aktivitas KPI Marketing Officer

KATEGORI

SALES

KPI Marketing Officer 2015

KPI Marketing Officer BARU

1 Jumlah penerimaan iuran per program

1 Jumlah penerimaan iuran

2 Penambahan perusahaan baru

2 Penambahan perusahaan baru*

3 Penambahan TK baru penerima upah

3 Penambahan TK baru PU dari perusahaan baru

4 Penambahan TK baru bukan penerima upah

- Direct channel - Indirect channel 4 Penambahan TK baru BPU (Madya & Pratama)

5 Indeks kepuasan peserta BPJS TK 6 % penyelesaian program kerja

NON-SALES

7 % jumlah company visit dari target 8 % jumlah sosialisasi PWBD dari target

9 Utilisasi EPS 10 Utilisasi e-saldo & BPJSTK mobile

5 Success rate konversi data potensi/perusahaan baru 6 Tingkat utilisasi channel partner** 7

Integritas dan validitas data kepesertaan

11 Utilisasi SIPP

DEVELOPMENT

12 Pemenuhan rencana pengembangan individu


13 Penyelesaian modul e-learning


*Bobot lebih relatif rendah **Pengukuran secara kualitatif (baik/cukup/kurang) Sumber: Analisa MarkPlus Consulting © 2015

26

Strategi kedua adalah mengenai pengelolaan kepesertaan melalui RO STRATEGI UTAMA



Pengelolaan berbasis pemanfaatan IT untuk meredifinisi pekerjaan RO sehingga dapat melakukan fungsi

relationship

STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT


27

Proses bisnis RO saat ini tidak feasible untuk memenuhi target iuran di masa mendatang ISU TERKAIT BIDANG PERLUASAN KEPESERTAAN BPJS TK

SITUASI

IMPLIKASI

1

Pembagian kerja RO dan PMAP tidak terlaksana dengan baik

RO tidak memiliki waktu yang cukup untuk menjaga hubungan dengan binaannya

2

Penggunaan sistem IT belum optimal, secara internal maupun eksternal

Sistem IT yang ada tidak mengurangi beban pekerjaan RO

3

Target iuran akan meningkat tak terhingga, seiring bertambahnya jumlah binaan RO

Untuk mencapai target iuran pada tahun 2018, jumlah RO perlu ditingkatkan hingga lebih dari 1500 pekerja


28

Dengan implementasi sistem IT, peningkatan target RO yang signifikan akan terakomodasi SISTEM IT

REKONSILIASI

REGISTRASI

• Membantu calon TK untuk mendaftar secara mandiri • Mengurangi beban MO dalam melakukan pendaftaran • Meningkatkan kesadaran peserta terkait account BPJS yang dimiliki

• Rekonsiliasi dapat dilakukan oleh perusahaan binaan, sehingga mengurangi beban RO • Interface yang dihadapi binaan dengan RO harus sama untuk mempermudah proses edukasi

360◦

DATABASE BINAAN • Membantu RO untuk mengakses info mengenai binaannya secara real time (gaji dan jumlah pegawai)

Marketing Business Process IT System

PENCAPAIAN INDIVIDUAL RO/MO • Dashboard yang menunjukkan pencapaian

individual seluruh RO/MO • Terdapat data historis yang dapat memperlihatkan performa RO/MO dan mengetahui apakah layak memperoleh peningkatan grade

DATABASE PERUSAHAAN POTENSIAL • Membantu MO untuk mengakses database perusahaan potensi secara praktis dan real

time

• MO dapat mengakses info terbaru secara nasional

PERENCANAAN RO/MO • Menawarkan real-time access berkaitan dengan

perencanaan dan informasi yang dimiliki RO dan MO yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan


29

Sistem IT akan mensubstitusi peran RO terhadap perusahaan skala kecil dan menengah FOKUS PERAN RO

FOKUS PERAN RO SAAT INI vs MASA DEPAN Perusahaan Skala Kecil

Perusahaan Skala Menengah

Perusahaan Skala Besar

√

√

√

RO saat ini RO masa depan Optimized IT

√ √

FUNGSI RELATIONSHIP OFFICER

√

√

FUNGSI SISTEM IT

Fokus kepada pembinaan hubungan dan sosialisasi perusahaan skala besar

Mengambil alih hampir seluruh fungsi rekonsiliasi dari pekerjaan RO sebelumnya

Membantu pendekatan kepada perusahaan-perusahaan dengan kolektibilitas rendah

Memberikan informasi, memberikan jawaban dan tata cara pelaporan kepada perusahaan binaan

Menjadi jembatan informasi kepada MO untuk calon perusahaan dari perusahaan binaan

Menjadi tulang pungung informasi yang mencatat perencanaan dan performance management dari RO


30

Sehingga beban RO menurun dan dapat fokus membina hubungan dengan perusahaan platinum JUMLAH SOSIALISASI PER TAHUN SAAT UTILISASI SISTEM IT SUDAH IDEAL

JUMLAH KUNJUNGAN/BULAN

ALOKASI WAKTU / PERUSAHAAN

2 JAM / PERUSAHAAN

WAKTU TRANSPORT TINGKAT KEMACETAN

WAKTU KUNJUNGAN

60’

35’

50’

20’

22 HARI KERJA

KERJA

ALOKASI WAKTU/ PERUSAHAAN

TINGKAT KEPADATAN KANTOR

246756

8 JAM

JUMLAH RO OPTIMAL /DAERAH

J U M L A H C O M PA N Y V I S I T P E R TA H U N Company visit

351.048

64512

Jawa-Bali

Sumatra

16284

20208

Sulawesi

Kalimantan

3288

Papua


31

Berikut ini adalah contoh perhitungan di Kantor Cabang Gatot Subroto CONTOH PERHITUNGAN JUMLAH COMPANY VISIT IDEAL

KANTOR CABANG : J0P / UTAMA A / Gatot Subroto / Jawa ALOKASI WAKTU / PERUSAHAAN = 2 jam 35 menit WAKTU KUNJUNGAN

WAKTU TRANSPORT

TINGKAT KEMACETAN

1

2 JAM 2

60’

35’

50’

20’

Waktu transport Kacab Gatsu 35 menit karena padat akan perkantoran dan tingkat kemacetannya tinggi

TINGKAT KEPADATAN KANTOR

JUMLAH KUNJUNGAN/BULAN = 545

22 HARI

8 JAM

KERJA

KERJA

ALOKASI WAKTU/

JUMLAH RO OPTIMAL Gatsu

8 orang

PERUSAHAAN

2 jam 35 menit

Dalam 1 tahun Kantor Cabang Gatot Subroto dapat melakukan :

6.540

Company visit


32

Saat ini sistem IT BPJS Ketenagakerjaan sudah tersedia, namun belum diutilisasi secara optimal STRATEGI PENINGKATAN PENGGUNAAN SISTEM IT

Upaya untuk meningkatkan penggunaan sistem IT : 1

Penambahan variabel penggunaan sistem IT pada KPI RO

2

Program pelatihan sistem IT kepada RO

3

Menyediakan tools edukasi RO

4

Sosialisasi Internal mengenai pentingnya penggunaan sistem IT

5

Marketing communication mengenai penggunaan sistem IT

PENGGUNAAN INTERNAL

PENGGUNAAN EKSTERNAL


33

1

Penambahan KPI terkait utilisasi sistem IT akan mendorong penggunaannya oleh RO KPI Relationship Officer

KPI Relationship Officer 2015

KATEGORI 1

Jumlah penerimaan iuran per program

2 Perusahaan aktif bayar iuran tepat waktu

SALES

Jumlah penerimaan iuran terhadap 3 penerimaan iuran dan piutang

2

Kolektibilitas iuran - Jumlah iuran/potensi iuran - Perusahaan aktif bayar iuran Penambahan TK baru PU dari perusahaan binaan

5 Penambahan perusahaan baru

3

6 Jumlah TK aktif total

4 Jumlah TK aktif

% IBR total

8 Indeks kepuasan peserta BPJS TK

9 Tingkat efektivitas dan efisiensi bidang

5

Jumlah perusahaan baru yang direferensikan kepada MO dari perusahaan binaan

6 % jumlah sosialisasi per segmen dari target

10 Integritas dan validitas data kepesertaan

7 Tingkat utilisasi SIPP

11 Brand equity

8 % jumlah pengiriman SP:

15 % penyelesaian program kerja

- Perusahaan menunggak - Perusahaan daftar sebagian 9 Penerbitan SP 1 dan SP 2 tepat waktu

16 17 % jumlah pengiriman SPI 1 & SPI 2 tepat waktu

10

12 13 14 Utilisasi EPS, e-saldo, BPJSTK mobile, & SIPP

DEVELOPMENT

1 Jumlah penerimaan iuran

4 Penambahan TK baru penerima upah

7

NON-SALES

KPI Relationship Officer BARU

18 % jumlah company visit yang dari target

% rata-rata IBR 11 Integritas dan validitas data kepesertaan






34

2

Namun tidak semua RO familiar dengan system IT, sehingga user guide harus dibuat user friendly IT SYSTEM USER GUIDE

EXISTING USER GUIDE 1.1.1 Data Potensi 1.1.1.1 Data Potensi Home 1. Klik menu perluasan -> perluasan

home 2. Isi account name atau opportunity 3. Pilih drop-down list opportunity type

PROPOSED USER GUIDE

SKENARIO 1 1.1.1 Data Potensi

Dilengkapi dengan visual

4. Klik tombol GO

1.1.1.2 Pencarian Data Potensi 1. Klik menu perluasan -> Data potensi 2. Klik tombol query 3. Pilih salah satu field pada list table data potensi binaan 4. Isi data yang di cari 5. Klik tombol GO

Buat dalam beberapa skenario

Gunakan Bahasa yang

user friendly 1.1.1.1 Data Potensi Home 1. Klik menu perluasan -> perluasan

home

2. Isi account name atau opportunity 3. Pilih drop-down list opportunity

type

4. Klik tombol GO


35

3

Selain itu, pelatihan juga diperlukan agar RO mampu menggunakan dan mensosialisasikan SIPP IT USAGE TRAINING

Materi Pelatihan :

1

Basic Product Knowledge : SIPP

2

Cara Sosialisasi SIPP kepada Perusahaan Binaan

Metodologi Pelatihan : Initial Condition

 



RO belum pernah menggunakan SIPP RO belum memahami sosialisasi SIPP bagi peserta binaan RO tidak menggunakan secara rutin

In-Class Training

Post-Class Assessment

Computer Based Tutorial

Project Assignment

Policies and Procedures manual

Weekly & monthly monitoring

Interactive Presentation Role Play Simulation

Desired Condition 

RO memahami penggunaan SIPP dalam mengelola peserta binaan



RO menggunakan SIPP secara rutin dalam rekonsiliasi peserta binaan



RO mampu mensosialisasikan cara penggunaan SIPP kepada peserta binaan

di minggu pertama

Quarterly evaluation

terhadap hasil implementasi SIPP


36

4,5

Komunikasi harus dirancang sequencial untuk menjaga momentum internal & eksternal ROADMAP SOSIALISASI INTERNAL & MARKETING COMMUNICATION BPJS KETENAGAKERJAAN

SOSIALISASI INTERNAL INTRO DUKSI

EDUKASI

IMPLEMENTASI

PENGAWASAN

FASE MARCOMM EDUKASI

INTRODUKSI

MOMENTUM

SOSIALISASI TERPUSAT

TVC

MOTIVATIONAL PROGRAM EVALUASI CALL CENTER POSTER

MOTIVASI

VIDEO TUTORIAL

EVENT KAMPANYE PEMERINTAH

COACHING TRAINING IT

WEBSITE SOCIAL MEDIA

IT USER GUIDE SOSIALISASI INTERNAL

ACTIVATION ADVERTORIAL PROGRAM

EVENT

RADIO AD

BILLBOARD

SOSIALISASI

SOCIAL MEDIA

SOSIALISASI

EMAIL BLAST

PEMELIHARAAN

FORUM

ADVERTORIAL

WAKTU Sumber: Analisa MarkPlus Consulting © 2015

37

4

Media komunikasi internal dirancang untuk membiasakan RO terkait sosialisasi sistem IT DETAIL SETIAP FASE SOSIALISASI INTERNAL

1

FA S E I N T RO D U K S I

2

Sosialisasi Terpusat

Kampanye Internal

Konten sosialisasi memperkenalkan tentang sistem IT yang dimiliki BPJS Ketenagakerjaan. Sosialisasi dapat dilakukan melalui Intranet, Email, dan Sosial.

3

FA S E E D U K A S I Sosialisasi benefit penggunaan sistem IT yang melibatkan manajemen terpusat, diharapkan dapat memperoleh momentum yang lebih tinggi.

Coaching Pelatihan intensif bagi RO senior yang sulit menggunakan teknologi baru.

FA S E I M P L E M E N TA S I Motivational Program Motivational program yang mengajak RO/MO menggunakan sistem IT, seperti “Techie RO/MO of The Month”.

Call Center Operator 24 jam yang dapat membantu RO/MO dalam melakukan kegiatan operasional terkait sistem IT.

4

FA S E P E N G AWA S A N Evaluasi

Tahap penilaian semua corcomm dengan menggunakan KPI masing-masing yang dilengkapi dengan perbaikan di masa mendatang.

Poster Berisi ajakan membiasakan diri menggunakan sistem IT dan memotivasi sosialisasi sistem IT kepada binaan.


38

4

Untuk menjalankan sosialisasi internal yang efektif, perlu implementasi strategi yang tepat STRATEGI SOSIALISASI INTERNAL

1

2

3

Pakai media yang paling efektif digunakan oleh RO/MO

INTRANET - iKnow Tulang punggung dari segala repositori perusahaan, sehingga akan selalu diakses oleh RO/MO

SOSIAL

E-MAIL Memasukkan email reminder secara konstan cukup memberikan efek kepada para RO/MO

Hidup lebih mudah dengan SIPP

Gunakan bahasa yang familiar bagi RO/MO

Komunikasikan kampanye dengan frekuensi yang cukup tinggi

POSTER Menempelkan poster yang berisi ajakan menggunakan system IT

RO/MO lebih percaya jika hal yang disosialisasikan sama dengan yang didengar dari koleganya, sehingga sebaiknya terdapat tim ambassador yang bertugas menyampaikan kampanye secara individual ke setiap RO/MO.

Sudahkan Anda sosialisasi SIPP kepada binaan ?

Gunakan SIPP untuk kurangi beban kerja Anda

Komunikasikan kampanye pada saat yang tepat dengan momentum yang pas :

Saat melakukan rekonsiliasi

Saat mengakses database perusahaan binaan

Saat akan menginput IBR


39

4

Strategi yang diajukan telah terbukti efektif dan mudah diimplementasikan STRATEGI SOSIALISASI INTERNAL

4

Sosialisasikan success story & komunikasikan objektif peningkatan penggunaan sistem IT

TESTIMONIAL

OBJEKTIF

Testimonial dapat diberikan dari RO sukses yang mengimplementasikan system IT dan membagikan kenyamanan yang diperoleh

Edukasi RO/MO dengan benefit dan objektif penggunaan system IT dapat meningkatkan keinginan RO/MO dalam penggunaan system IT

Setelah menggunakan SIPP, saya dapat mencapai target setiap bulannya tanpa lembur

SIMULASI

5

Sosialisasikan dengan konten bahwa hal tersebut dapat dicapai (achievable & feasible)

Komunikasikan komparasi penggunaan sistem manual dengan system IT. Komparasi dapat dilakukan dalam berbagai aspek seperti aspek biaya, aspek waktu, aspek efek jangka panjang, dll

P R O S E S B I S N I S YA N G DIANJURKAN Komunikasikan langkah-langkah yang perlu dilakukan agar penggunaan system IT dapat dijalankan efektif dan efisien


40

4

Selain itu, agency brief sosialisasi internal dirancang untuk memastikan keberhasilan eksekusi AGENCY BRIEF SOSIALISASI INTERNAL BPJS KETENAGAKERJAAN

1

TUJUAN

Memperkenalkan seluruh system IT yang dimiliki BPJS Ketenagakerjaan

2 Mengedukasi cara penggunaan dan keuntungan aplikasi system IT 3 Mengedukasi RO untuk sosialisasi sistem IT kepada binaan 1

TONALITY

Mudah

2 Praktis

4 Peduli pada pekerja 5 Mobile

3 Modern

TARGET KOMUNIKASI

1

2 Marketing Officer (segala level)

1

POSITIONING

Relationship Officer (segala level)

Frame of Reference: SIPP mudah dan andal

2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman 3 Reason to Believe: Dapat mengurangi beban kerja RO dan MO

KONTEN PESAN

1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan 2 SIPP dapat diakses dimanapun dan kapanpun 3 BPJS Ketenagakerjaan dapat memberikan work-life balance kepada para RO Sumber: Analisa MarkPlus Consulting © 2015

41

4

Sehingga, perlu dirancang beberapa syarat eksekusi sosialisasi internal AGENCY BRIEF SOSIALISASI INTERNAL BPJS KETENAGAKERJAAN

S YA R AT

E K S E K U S I

M O T I V A T I O N A L

Dilokalisasi dan menyesuaikan

trend di kantor cabang masingmasing

P R O G R A M

Melibatkan seluruh RO/MO dari segala level

Hadiahnya dapat berupa

recognition dan nonmonetary reward

P O S T E R

Menggambarkan kemudahan penggunaan sistem IT BPJS Ketenagakerjaan

Berisi testimonial dari RO/MO yang sukses implementasi sistem IT

Poster dibuat sesederhana mungkin

S O S I A L I S A S I

Melibatkan success profile sebagai pembicara agar dapat menginspirasi

Menunjukkan simulasi perhitungan perbandingan menggunakan sistem IT dan manual

Dilakukan secara berkala di kantor cabang masing-masing


42

4

Berikut ini adalah contoh poster yang memotivasi penggunaan sistem IT CONTOH SOSIALISASI INTERNAL

ILUSTRASI

“Sosialisasi SIPP kepada

HIDUP LEBIH MUDAH DENGAN SIPP

perusahaan binaan membuat pencapaian target saya

150% tanpa lembur”

S U D A H K A H

A N D A . . .

SOSIALISASI SISTEM ONLINE? MEMASTIKAN BINAAN/CALON SUDAH BISA MENGGUNAKAN? MENGINGATKAN KEMBALI UNTUK MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE?


43

5

Sedangkan marcomm eksternal dirancang untuk mendorong binaan menggunakan sistem IT DETAIL MARKETING COMMUNICATION SETIAP FASE

1

FA S E I N T RO D U K S I

2

FA S E E D U K A S I Forum

Advertorial Iklan pada media cetak yang berisi perkenalan SIPP dan sistem IT BPJS lainnya

Sosialisasi Sosialisasi intensif dengan mengenalkan sistem IT BPJS

Event Acara yang diadakan untuk mensosialisasikan benefit yang diperoleh segmen PU dari BPJS Ketenagakerjaan. Acara ini sebaiknya diadakan bersama pemerintah dan membahas mengenai pentingnya hak tenaga kerja.

Menyebarkan pada forum dan blog mengenai BPJS Ketenagakerjaan. Hal ini akan membuat kesan segala benefit sudah terbukti dan dirasakan masyarakat.

Social Media Post infografik yang menggambarkan benefit BPJS ketenagakerjaan beserta testimonial

TVC

Penyiaran iklan yang mengedukasi benefit BPJS Ketenagakerjaan dan simulasi pendaftaran menggunakan sistem IT

Video Tutorial

Email Blast

Video yang menunjukkan kemudahan dan cara penggunaan system IT BPJS Ketenagakerjaan

Mengirimkan email berkala kepada para binaan untuk menggunakan SIPP untuk rekonsiliasi

Website Menampilkan pada website mengenai prosedur pendaftaran BPJS melalui sistem online


44

5

Hal yang dikomunikasikan adalah ajakan dan keuntungan penggunaan sistem IT DETAIL MARKETING COMMUNICATION SETIAP FASE

3

FA S E M OT I VA S I Event Acara yang diadakan untuk mensosialisasikan kemudahan penggunaan SIPP. Akan lebih baik jika memuat success story yang menunjukkan life-changing events.

Kampanye dgn Pemerintah Kampanye ini akan lebih bermanfaat karena keterlibatan Pemerintah menunjukkan komitmen lebih untuk melayani rakyat.

4

FA S E P E M E L I H A R A A N Sosialisasi Sosialisasi untuk mengingatkan dan mempertahankan penggunaan sistem IT kepada para binaan

Radio Ad Testimonial peserta BPJS melakukan pendaftaran dan rekonsiliasi menggunakan SIPP dan sistem IT BPJS lainnya

Billboard Pesan yang ingin disampaikan adalah kemudahan penggunaan SIPP, contohnya nenek yang sedang mendaftar BPJS online

Social Media Post testimonial kepraktisan penggunaan sistem IT BPJS Ketenagakerjaan

Advertorial Iklan pada media cetak yang berisi ajakan menggunakan SIPP dan sistem IT BPJS lainnya


45

5

Agency brief markom dirancang untuk 2 segmen yaitu BPU dan PU AGENCY BRIEF MARKOM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK SEGMEN PU

TUJUAN

1

2 Meningkatkan awareness binaan mengenai SIPP

1

TONALITY

Mengedukasi keuntungan dan cara penggunaan SIPP bagi para perusahaan binaan

Aman

2 Modern

TARGET KOMUNIKASI

3 Sederhana & bersih 1

POSITIONING

1 Divisi HR perusahaan binaan 2 Divisi IT perusahaan binaan


2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman 3 Reason to Believe: User-friendly application dan menyederhanakan birokrasi BPJS Ketenagakerjaan

KONTEN PESAN

SYARAT EKSEKUSI

1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan 2 BPJS Ketenagakerjaan akan memberikan birokrasi yang lebih sederhana bagi para binaan

1 Menggunakan model yang ada pada segmennya, misalnya HRD perusahaan 2 Menunjukkan interface SIPP dan menunjukkan kegunaan cara operasinya 3 Menunjukkan situasi di perkantoran


46

5

Untuk segmen PU, eksekusi markom perlu dirancang dengan sesuai kapasitas edukasinya AGENCY BRIEF MARKOM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK SEGMEN BPU

TUJUAN

1

2 Meningkatkan awareness binaan mengenai SIPP

1

TONALITY

Mengedukasi keuntungan dan cara penggunaan SIPP bagi para binaan BPU

Aman

2 Kekeluargaan

TARGET KOMUNIKASI

3 Peduli 1

POSITIONING

1 Tukang ojek

4 Pedagang

2 Pekerja mandiri

5 dll

3 Wiraswasta


2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman 3 Reason to Believe: User-friendly application.

KONTEN PESAN

SYARAT EKSEKUSI

1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan 2 BPJS Ketenagakerjaan mengedukasi segala kalangan untuk merasakan dunia online

1 Menggunakan model yang ada pada segmennya, misalnya tukang ojek, orang tua, dll. 2 Menunjukkan interface SIPP dan menunjukkan kegunaan cara operasinya 3 Mencakup testimonial dari pengguna system IT BPJS Ketenagakerjaan 4 Membahas mengenai life-changing event Sumber: Analisa MarkPlus Consulting © 2015

47

Strategi ketiga adalah mengenai strategi sales force management yang menjadi pendukung STRATEGI UTAMA



STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT Dukungan melalui sistem kompensasi, KPI dan pelatihan untuk pencapaian target


48

Perbaikan juga perlu dilakukan pada aspek pengelolaan kinerja, rekrutmen, dan pelatihan ISU TERKAIT PERFORMANCE MANAGEMENT, RECRUITMENT, & TRAINING

SITUATION

IMPLICATION

1

Sistem performance management kurang memotivasi dan belum terdapat sistem reward & punishment

MO & RO tidak terdorong untuk mencapai target karena minimnya apresiasi dan konsekuensi apabila tidak mencapai target

2

Profil spesifik untuk RO & MO belum dijadikan sebagai kriteria dalam perekrutan

Hanya sebagian kecil dari RO dan MO yang memiliki profil success traits

3

Program pelatihan tidak disesuaikan dengan critical task dari RO dan MO

Hanya sebagian kecil dari RO dan MO melaksanakan aktivitas yang menunjang kesuksesan dalam pencapaian target


49

Pertama, sistem penentuan target kepesertaan dan iuran harus disesuaikan MEKANISMEN PEMBAGIAN TARGET

P E N E N T U A N TA R G E T K E P E S E RTA A N B A R U D A N I U R A N B PJ S T K

70%

Agen

Target Kepesertaan Baru Marketing

Officer

Agen Target Kepesertaan Baru Tingkat Wilayah

Target Kepesertaan Baru Kantor Cabang

30%

Target Kepesertaan Baru Relationship

Officer

Target Kepesertaan Baru BPJS TK

Relationship Officer Target Iuran Tingkat Wilayah

Target Iuran Kantor Cabang

Relationship Officer

Pembagian antar RO Mengikuti peraturan KepDir nomor: 347/092013 yang berlaku saat ini

Target kepesertaan baru perlu dipastikan untuk diturunkan hingga level individu serta dibebankan lebih tinggi pada tenaga perluasan untuk memastikan berjalannya proses bisnis yang telah dirancang


50

Kompensasi variabel dikategorikan menjadi insentif u/ KPI sales & kickers u/ KPI keseluruhan INCENTIVES & KICKERS SCHEME

MARKETING OFFICER

RELATIONSHIP OFFICER

MARKETING OFFICER

INCENTIVE ACTIVITY

SALES

SALES

INCENTIVE ACTIVITY

KICKERS ACTIVITY

NON-SALES

NON-SALES

KICKERS ACTIVITY

DEVELOPMENT

DEVELOPMENT

PROMOTION SCORE

Insentif (3 bulan sekali) Non insentif/Kickers (1 tahun sekali)

PROMOTION SCORE

80%

20 %

Sebagai hunter, MO berorientasi kepada pencapaian jumlah peserta, sehingga proporsi insentif yang diberikan MO lebih besar dibanding RO.


50%

50%

Proses membina hubungan baik yang dilakukan RO kepada peserta berjalan lebih lama dibanding MO, sehingga RO mendapat proporsi kickers yang lebih tinggi dibanding MO


51

Besaran insentif/kickers disesuaikan berdasarkan tingkat pencapaian KPI sales/KPI total INCENTIVE & KPI CORRELATION

Incentives (setiap 3 bulan)

% of Earned Incentives/Kickers

Achievement of sales-related KPI

90%

80%

80%

110%

0

100

70%

110%

150 % incentives

80

0

Kickers (setiap 1 tahun)

100 90

Achievement of Total KPI

80 90 100 110

130

100%

80%

% KPI Achievement AVG % Kickers

90% 80


52

Sistem reward & punishment perlu diberlakukan untuk menjaga motivasi dari personel SISTEM REWARD & PUNISHMENT

Penetapan KPI dan target

Dilakukan selama 3 bulan sekali

Sosialisasi KPI individu Penilaian dan Coaching

Penilaian dan Coaching

YA Individu mencapai KPI? TIDAK


Pemberian mahkota dan presentasi






YA Individu mencapai KPI?

Promosi Jabatan

YA Mencapai total score KPI 750?

TIDAK

Pemberian mahkota dan presentasi TIDAK

Pemberian kickers


53

Untuk dapat dipromosikan, MO & RO harus memenuhi kriteria akumulasi minimal 2 tahun PROMOTION CRITERIA

Tahun ke-1 Q1

Q2

Tahun ke-2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

90

100

750

75 75

625

90

90

90

100

100

90

75 75

75

75 75

75 75

100

75 75

75

TOTAL POIN

100

*Asumsi: poin maksimal yang dapat diraih sebanyak 100 poin tiap periode Promosi hanya dilakukan pada akhir tahun

75 75

KETENTUAN TOTAL POIN AKHIR TAHUN

>

400

PROMOSI

Memenuhi kriteria

(Kriteria tidak terpenuhi)

750

PROMOSI

750

TIDAK PROMOSI

400

PERTIMBANGAN PENGURANGAN LEVEL JABATAN

> Sumber: Analisa MarkPlus Consulting

© 2015

54

Sistem punishment dirancang untuk menimbulkan hukuman sosial dalam lingkungan kerja SISTEM PUNISHMENT RO DAN MO

1

P E M A K A I A N

A T R I B U T

2

M E M P R E S E N T A S I K A N P E R E N C A N A A N 3 B U L A N

Memberikan “mahkota” kepada RO/ MO yang tidak

Membuat perencanaan detail selama 3 bulan ke depan

mencapai target di masing-masing kantor cabang

kepada Kabid Pemasaran dan seluruh RO/ MO, isi

• “Mahkota” harus digunakan di dalam kantor dalam

rencana meliputi:

periode 3 bulan hingga RO/ MO tersebut

• Rencana prioritas periode selanjutnya

memperbaiki kinerja

• Kelemahan diri dan rencana untuk perbaikan

A C A R A

P E N O B A T A N

• Kebutuhan dukungan yang diharapkan

Dilakukan oleh Kabid pemasaran/ Kacab dan disaksikan oleh seluruh karyawan cabang Sumber: Analisa MarkPlus Consulting © 2015

55

RO/MO yang sukses memiliki beberapa sifat tertentu yang menjadi dasar recruitment SUCCESS TRAITS

SIFAT RO YANG SUKSES N=11 (dalam %)

SIFAT MO YANG SUKSES N=9 (dalam %)

Persistent

21,61

Aggressive

15,26

Knowledgeable Network-oriented

18,88 18,55

Discipline

11,72

Adaptable

Adaptable

11,35

Creative

Knowledgable

11,33

Specific successful traits

Creative

10,69

• RO yang melakukan pendekatan dengan cara apapun AGRESSIVE • RO yang terbiasa melakukan Network-oriented 10,43 pendekatan yang terus menerus untuk menagih iuran

Confident

•

PERSISTENT

DISCIPLINE

•

• •

7,61

RO yang tidak keberatan untuk melakukan usaha extra demi mencapai target RO yang selalu ingin meningkatkan kemampuan untuk mendukung kinerja sehari-hari RO yang sudah terbiasa melakukan perencanaan dalam bekerja RO yang dapat bekerja dengan baik meski tidak diawasi langsung dari atasan

19,38

13,81

Persistent Common successful traits Discipline KNOWLEDGEABLE Confident Aggressive NETWORK-ORIENTED

CREATIVE

11,46 8,39

• •

MO yang mampu menjelaskan informasi detail dan mudah dipahami 4,76 MO yang mampu menjawab segala pertanyaan dengan jelas 4,76

• •

MO yang mampu membangun network yang luas MO yang sering mendapatkan kepesertaan dari koneksi yang saya miliki

•

MO yang mampu berpikir kreatif dalam mencari solusi permasalahan MO yang memiliki banyak cara dalam melakukan sosialisasi produk

•


56

Proses rekrutmen perlu disesuaikan untuk dapat mengidentifikasi profil sukses tersebut RECRUITMENT PROCESS

PROSES REKRUTMEN RO & MO SELECTED TRAITS

TALENT POOL

ASSESSMENT METHOD

• • • •

Profil COMPASS

Kandidat Karyawan BPJS TK 1

Adaptable

2

Sociable

Online test √ Confirmatory test √ Psikotest & English test √ Leaderless group discussion √

Psikologis interview √

& personality assessment*

Kandidat Staf Pemasaran

Kandidat


Kandidat

Marketing Officer

Knowledgeable

1

Agresif

1

2

Persisten

2 Network-oriented

3

Disiplin

3 Kreatif


• User interview √ • Behavioral interview* • Case interview (MO)*

Marketing Officer

√ = metode existing

* = metode yang disesuaikan kembali


57

Secara umum, staf pemasaran harus memiliki profil personality “extraversion” dan “perceiving” PERSONALITY ASSESSMENT

MBTI® PERSONALITY ASSESSMENT

E

Extraversion

“Outgoing” or “People person”

I

REQUIRED PERSONALITY

Introversion

S

Sensing

T

“Pragmatic” or “Experience matters”

N

Intuition

Thinking

J

“Analytical” or “Logical”

F

Feeling

Judging “Planner” or “Decisive”

P

Perceiving

“Reserved” or “Prefer alone”

“Conceptual” or “Thinker”

“Compassionate” or “Caring”

“Flexible” or “Adaptive”

E

S/N

T/F

P

“Sociable”

tidak ditentukan secara spesifik

“Adaptable”


58

Selain itu, untuk mengidentifikasi traits khusus RO dan MO diperlukan pendekatan berbeda SELEKSI RO & MO

CIRI BICARA

AGRESSIVE

PERSISTENCE

KNOWLEDGEABLE

NETWORKORIENTED

CIRI KARAKTER

• Suara Keras • Berbicara dengan cepat dan mendominasi

• • • •

Jujur menyampaikan ketidaksukaan Umumnya lebih tegang Berpikir secara emosional Perduli terhadap pencapaian target/ tujuan pribadi

• Tenang • Mengarahkan ke solusi

• Pantang menyerah • Memiliki banyak ide/ cara untuk mencapai tujuan • Bersedia melakukan hal-hal diluar pekerjaan demi tercapainya tujuan

• Jawaban yang diberikan memiliki kepastian • Mengesankan banyak pengetahuan • Kadang ingin membenarkan jawaban orang lain

• Memiliki rasa ingin tahu yang besar • Senang mencari informasi baik melalui bacaan/ mendengarkan orang • Mengetahui tren yang terjadi saat ini

• Tenang • Gaya bicara menarik • Mengikuti/ menyesuaikan gaya lawan bicara

• Memiliki banyak kenalan di berbagai level • Menarik dan diterima di berbagai kalangan • Dapat memikirkan kolega yang tepat untuk membantu pekerjaan dengan cepat


59

Berikut adalah contoh untuk pelaksanaan interview RO/ MO SELEKSI RO & MO

B E H AV I O R A L I N T E R V I E W

CASE INTERVIEW

Cara mencari tipe RO yang diinginkan dengan cara bagaimana mereka merespon pertanyaan behavior yang diberikan

“Ceritakan kepada saya, bagaimana anda mengatasi persoalan sulit yang pernah dihadapi?” JAWABAN “Pada saat itu, saya memiliki target sebesar xxx yang tidak mungkin dicapai oleh saya pada akhir tahun. Saya selalu ingin mencapai apapun target yang telah diterapkan, untuk itu saya membuat suatu planning sederhana yang memetakan calon-calon pelanggan saya berdasarkan kemungkinan untuk mendapatkan proyek Dari hasil planning tersebut, saya hanya mendekati calon pelanggan yang memiliki kemungkinan diatas 80%, sehingga saya bisa terus berhubungan dekat dengan calon pelanggan tersebut setiap hari Hasil dari upaya saya, target saya terlampaui pada akhir tahun dan bahkan menjadi salah satu karyawan terbaik” Karyawan diatas memiliki kecendrungan agresif dan persistance

Cara mencari tipe MO yang diinginkan dengan cara memberikan case study kepada calon karyawan dan bagaimana cara pemecahan masalahnya

Terdapat situasi dimana anda diminta untuk mencari data mengenai situasi industri di wilayah anda, namun akses jalan tertutup karena banjir, internet tidak berfungsi!. JAWABAN Pertama saya akan keluar untuk mencari informasi kepada kerabat-kerabat saya yang kebetulan bergerak pada industry tersebut, sedangan untuk hard data, saya akan memanfaatkan kumpulan koran-koran yang akan saya bentuk kliping untuk diserahkan kepada bos saya.


60

Aktivitas yang dilakukan RO/MO sukses akan menjadi dasar penentuan program pelatihan SUCCESS ACTIVITY

AKTIVITAS RO YANG SUKSES N=11 (dalam %)

AKTIVITAS MO YANG SUKSES N=9 (dalam %)

Sosialisasi

13,41

Build Suspect Database

Product Knowledge

13,03

Law enforcement

Menagih Iuran

12,82

Prospect Planning

Referensi

12,56

Educational Selling

Update Gaji Peserta

11,79

Penagihan dari Channel

10,91

Validasi Perusahaan Kunjungan Perusahaan Information Point

7,20 4,35 3,86

10,89

10,55 10,22

Follow up

9,79

Administrative

8,84

Information Point

7,66 7,64

3,47

Lobby Selling

Administrasi

3,45

Third Party Selling

3,16

Build Relationship

Hygiene factors

11,81

Socialization Campaign

Verifikasi dokumen

Hubungan High Level

15,11

4,32 3,15

Key success activities


61

Program pelatihan juga akan disesuaikan berdasarkan fokus dari setiap role PROGRAM PELATIHAN

PROGRAM PELATIHAN RO & MO BERDASARKAN SUCCESS ACTIVITIES & RESPONSIBILITIES

MARKETING OFFICER

CHANNEL PLANNING


• Sales Force Management • Managing Change Through Sales Force: An Introduction • Evaluating The Sales Force Performance

SOCIALIZATION & RELATIONSHIP

• Managing & developing key account • Effective socialization for key account

COMMUNICATION

• High level communication • Approach & selling skill

COMMUNICATION

• High level communication

BASIC TRAINING

• Law Enforcement Utilization • Basic Prospect Planning

BASIC TRAINING

• Product Knowledge Enrichment • Socialization: An Overview


62

Program pelatihan pada 21-22 Desember akan mengikuti hasil dari Sales Force Productivity SILABUS TRAINING

SESSION

HARI 1

1 08.00-09.00

Sosialisasi Sales Force Productivity

1 09.00-10.00

Approaching & Selling Skill

10.00-10.15 2 10.15-12.00

Approaching & Selling Skill

Developing Key Account

Lunch Break High Level Communication

14.00-15.15 4 15.15-17.00

Sales Force Management

Coffee Break

12.00-13.00 3 13.00-14.00

HARI 2

Managing Key Account

Coffee Break Class Activity

Effective Socialization for Key Account

© 2015

63

Seluruh aktifitas dalam program sales force productivity diharapkan dapat berjalan di 2016 TIMELINE IMPLEMENTASI PROGRAM

2016

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agu

Sep

Okt

Nov

Dec

STRATEGI PERLUASAN KEPESERTAAN Penentuan mekanisme agen Sosialisasi mekanisme agen kepada MO Perekrutan dan pelatihan agen Penggunaan agen secara penuh STRATEGI PENGELOLAAN KEPESERTAAN Perbaikan IT user guide Sosialisasi dan Training IT Sosialisasi internal •

Fase Introduksi dan edukasi

•

Fase implementasi

•

Fase pengawasan

Marketing communication •

Fase introduksi

•

Fase edukasi

•

Fase motivasi

•

Fase pemeliharaan

STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT Penentuan dan penetapan target dan skema insentif Penetapan skema reward & punishment Rekrutmen dan pelatihan RO & MO sesuai dengan successful traits dan aktifitas


64

© 2015

65

SALES FORCE PRODUCTIVITY

Recommend Documents