COACHING & COUNSELING & JOIN CALL FOR SALES FORCE Sales Head Development Program
Back Ground • Belum ada guidance khusus untuk SH secara baku • Belum ada bekal pengetahuan tentang C&C (cara melaksanakan & evaluasi) • Joint visit belum dilaksanakan secara maksimal
Objectives • Sales Head mampu melakukan pembinaan dan pengembangan SF dengan C&C dan joint visit • Sarana untuk meningkatkan motivasi, skill, dan kinerja Salesforce yang tepat sasaran
POKOK BAHASAN • Peran Coaching & Counseling untuk mengakomodir SH menjadi problem solving/
pemimpin/ role model • Peran Joint visit untuk follow up C&C dan aktivitas genba untuk mengetahui problem di lapangan
PERAN COACHING & COUNSELING
Sales force dalam beraktivitas sering menemukan masalah yang tidak dapat diselesaikan, yang seharusnya menjadi tanggung jawabnya
Tanda-tanda Karyawan Yang Bermasalah • Menunjukkan penurunan dalam berusaha • Menjadi sangat sensitif dan defensif • Menunjukkan ‘mood’ yang tidak baik
• Kebiasaan atau perilakunya berubah drastis • Disiplinnya menurun (sering absen, ijin, dsb)
Apa itu Coaching ?
• Mengajarkan • Membimbing • Memberikan instruksi
Wiraniaga
Tujuan
Memperoleh ketrampilan atau metode baru dalam melakukan sesuatu untuk mencapai suatu sasaran yang dikehendaki
COACH Pelatih yang bertanggung jawab agar wiraniaga: • Dapat menemukan jawaban • Mengembangkan kemampuan dan skill untuk memecahkan problem yang dihadapinya
Apa itu Counseling ? • Counseling adalah suatu kegiatan untuk mengubah perilaku, sikap seseorang. • Counseling membantu seseorang untuk menyadari perilaku, sikapnya yang menghambat atau menimbulkan masalah.
Pendekatan Counseling Berpusat Pada Solusi
Menganjurkan Menyuruh
Konsultasi
Menawarkan
Refleksi
Berpusat Pada Masalah
PERBEDAAN COACHING
COUNSELING
1. Mengajarkan ketrampilan atau tugas baru
1. Mengubah sikap atau
2. Coach menunjukkan “apa yang harus dilakukan” dan “bagaimana melakukannya”
2. Counselor meneliti sikap
3. Fokus pada “mengajarkan”
3. Fokus pada “mendengarkan”
4. Coach memberikan solusi untuk permasalahan
4. Counselor membantu orang
perilaku
atau perilaku seseorang bersama orang tersebut
untuk menemukan solusinya sendiri
Mengapa Coaching ? • Untuk memperbaiki kinerja kelompok individu & secara proaktif • Agar orang lain menjadi trampil dalam hal tertentu • Membantu orang lain melakukan pekerjaan atau menangani situasi dengan benar dan lebih baik • Memberikan kesempatan kepada Coach dan si ’murid’ untuk bersama-sama menemukan solusi yang terbaik • Membangun pengertian yang lebih baik antara Coach dan si ’murid’ • Memperbaiki kinerja indivual
Kapan Melakukan Coaching ? Pada saat: • Muncul suatu permasalahan yang harus dipecahkan • Ada kesempatan untuk bertindak • Seseorang datang kepada Anda untuk membahas suatu permasalahan / situasi • Bawahan Anda baru mempelajari suatu ketrampilan baru dalam training • Anda melihat bahwa bawahan Anda melakukan sesuatu dengan tidak benar
Tahap C&C
Suasana Gali dan temukan Solusi Langkah Selanjutnya
1. Ciptakan 2. 3.
Ciptakan Suasana • • • • •
Kontak Mata Senyum Posisi duduk Intonasi Suara Jelaskan Tujuan
Gali & temukan Solusi • Pertajam Komunikasi • Tumbuhkan Empati • Keterampilan Diagnosa
MENDENGAR • • • •
IQNORING (mengabaikan) PRETENDING (pura-pura) SELECTIVE (memilih) ATTENTIVE (penuh perhatian) • ACTIVE (aktif)
TUMBUHKAN EMPATI 1. Kemampuan merasakan emosional orang lain 2. Mengetahui yang orang lain rasakan & pikirkan 3. Menciptakan keinginan menolong
Pertimbangan dalam melakukan Coaching
ANALISA DISC
Diagnosa C&C Dominance • Mereka senang mengendalikan lingkungan mereka • Mereka langsung, kuat, tidak sabar dan bisa sangat menuntut • Ketika mereka dimotivasi secara negatif, mereka dapat menjadi tidak patuh. • Mereka tidak suka diberitahukan apa yang harus dilakukan. • Mereka enggan melakukan tugas yang melibatkan hal-hal yang harus dilakukan secara detail. • Mereka cepat menjadi bosan dengan tugas-tugas yang rutin.
Strategi Coach: Dominance • Ketika Anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan mereka, Anda harus jelas, langsung, dan tepat sasaran (to the point). • Hindari menjadi orang yang berbicara terlalu banyak mengenai hal-hal di luar pekerjaan • Biarkan mereka mengetahui Apa yang Anda harapkan dari mereka. Jika Anda harus memerintah mereka, berikan pilihan yang memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengambil keputusan. • Setujuilah kebutuhan mereka untuk melakukan variasi dan perubahan. Jika memungkinkan, berikan tantangan baru.
Diagnosa C&C Influence • Mereka tidak suka menangani detail yang kompleks • Mereka lebih menyukai berhadapan dengan orang (people oriented) daripada dengan tugas (tasks). • Mereka senang membuat kesan yang baik dan lingkungan yang mampu memberikan motivasi • Mereka akan membicarakan apapun yang ada dalam pikirannya dengan Anda • Mereka memotivasi karyawannya dan senang membangkitkan semangat mereka • Ketika mereka di motivasi negatif, mereka akan cenderung menjadi ngambek
Strategi Coach: Influence • Bertanyalah mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan mereka di luar kantor • Ajak mereka berbagi dengan Anda mengenai citacita mereka baik cita-cita profesional ataupun personal • Satukan tujuan Anda dengan mimpi dan cita-cita mereka • Ciptakan suasana dan interaksi yang demokratis dengan mereka
Diagnosa C&C Steadiness • Mereka senang bekerjasama dengan orang lain dalam menjalankan tugas. • Mereka sabar, dapat dipercaya, setia, namun cenderung resisten terhadap perubahan yang terjadi secara mendadak dalam lingkungan mereka • Mereka menghargai langkah-langkah pendekatan yang teratur/sistematis • Mereka memberikan unjuk kerja yang konsisten, perilaku yang dapat diprediksikan, dan cenderung stabil, menjaga keharmonian lingkungan kerja • Ketika mereka kehilangan motivasi mereka menjadi keras kepala, suasana hatinya biasanya diekspresikan dalam bentuk perlawanan yang pasif
Strategi Coach: Steadiness • Berikan aturan spesifik dan kepastian dalam bekerja • Ketika menerapkan perubahan, pastikan untuk memberikan gambaran yang sistematik. Mereka perlu merasa aman. • Yakinkan mereka bahwa Anda telah memikirkan berbagai hal yang akan dilalui sebelum perubahan dimulai. Sampaikan rencana untuk menghadapi dan mengantisipasi masalah yang mungkin akan terjadi.
Diagnosa C&C Compliance • Mereka cenderung hati-hati dalam bertindak serta menuntut kualitas dan ketepatan • Mereka menghargai kesempatan untuk melakukan perencanaan yang seksama dan berhati-hati • Mereka adalah pemikir yang kritis dan sangat teliti terhadap hal detail • Mereka siap meluangkan waktu untuk menganalisa situasi dan menyukai sesuatu yang pasti, mereka berhati-hati dalam menerima perubahan yang mendadak. • Mereka senang mengikuti prosedur dan standar • Ketika mereka termotivasi secara negatif, mereka menjadi sinis atau mengkritik secara berlebihan.
Strategi Coach: Compliance • Berikan kesempatan untuk mendemonstrasikan keahlian mereka • Berikan tugas yang menuntut ketelian dan detil • Berikan juga tugas yang menuntut sistematika berpikir dan tindakan yang tinggi, sebab mereka kuat dalam aspek ini.
PERAN JOINT VISIT
JOINT VISIT Adalah suatu aktivitas yang sangat penting dan merupakan faktor pengungkit kinerja wiraniaga SH perlu untuk memprioritaskan kegiatan joint visit meliputi: • Menyediakan waktu khusus • Kemampuan untuk melaksanakan joint visit yang efektif dan merupakan critical skill bagi SH
JOINT VISIT Ketika terjadi Joint Visit, maka akan muncul pertanyaan : 1. Siapa yang melakukan joint visit? 2. Siapa yang mendampingi? 3. Mengapa harus berdua (SH dan wiraniaga)? 4. Siapa yang berinisiatif mengadakan joint visit? 5. Apakah yang akan dituju atau di hasilkan? 6. Apakah merupakan latihan atau situasi riil?
Effective Joint Visit Harus memenuhi 4 aspek: 1. A quality phone call 2. Conducting a pre-call session 3. Identify the reason for a joint call 4. Make sure you do a post call debrief
Effective pre-visit plan: A. Define the role of the sales manager – Jelaskan peran SH terlebih dahulu apakah sebagai : Pemimpin, Pendukung atau Observer Tergantung dari tujuan yang akan dicapai
B. Communicate any logistical details • SH mengetahui peran apa yang akan dibawakan ketika mengetahui apa yang akan diharapkan. • Mengetahui meeting dengan siapa? kedudukannya? isu2 utama yang akan dibicarakan, apa yang harus dihindari, akan memastikan SH lebih siap, mempelajari pengetahuan yang dibutuhkan, dan siap berkontribusi dengan kondisi yang tepat.
C. Determine the customer’s desired outcome – Menentukan apa yang akan diharapkan/diinginkan Perusahaan dan apa yang diinginkan Customer
APLIKASI C&C • C&C dilakukan mulai dari morning briefing kepada wiraniaga • C&C dilakukan berbeda-beda sesuai karakter wiraniaga • C&C dapat hilang bersamaan hilangnya proses ketika wiraniaga ditugaskan untuk menginput data KDP/Inquiry masing-masing • Bila SH yang menginput, maka proses C&C bisa berjalan
PENDAMPINGAN SH • Keterlibatan SH akan menjadi guidance dan motivasi Wiraniaga Trainee untuk dapat menjual dengan lebih baik, di lain hal SH akan membantu rasio kesuksesan penjualan teamnya. • SH wajib melakukan review dan pendampingan kepada Wiraniaga Trainee sekurang – kurangnya 4 kali dalam 1 bulan.
Penilaian berdasarkan SDQA Penilaian dilakukan secara proporsional, setiap bulannya, dengan ketentuan sebagai berikut : Outlet 3S/1S menunjukkan bukti bahwa SH yang tercatat di bulan tsb melakukan pendampingan terhadap Wiraniaga Trainee, berupa notulen review dan pendampingan SH
Jenis-Jenis Pendampingan • • • •
Pendampingan untuk wiraniaga Baru Pendampingan untuk Low/Unperformance Pendampingan untuk Low Motivation Dll
FORM PENDAMPINGAN (berdasarkan SDQA) NO.
NAMA SALESMAN
BENTUK PENDAMPINGAN
JOINT VISIT
JOINT CALL
PENDAMPINGAN (CLOSING)
TGL
HASIL PENDAMPINGAN (LOST/SPK)
TANDA TANGAN SH & WIRANIAGA
THANK YOU
