Table Of Duties Sales Head Development Program
LATAR BELAKANG Kegiatan SH yang semakin banyak dan beragam sehingga memerlukan: Panduan dalam bekerja, sebagai alat kontrol terhadap kegiatan SH dan salesforce, dan pedoman melakukan analisa aktivitas penjualan
TUJUAN 1. Membuat panduan dan alat kontrol dalam aktivitas Harian,
Mingguan, dan Bulanan bagi Sales Head 2. Menyeragamkan cara kerja seluruh Sales Head dalam memonitor dan mereview aktivitas SF 3. Merupakan implementasi dari TOD Sales Head
POKOK BAHASAN • Pemahaman Table Of Duties SH • Aturan-aturan terkait seperti : target SH, target SF, training, pengembangan tim dan individu, evaluasi tim • Implementasi TOD (form) & Evaluasi Kinerja SH dan Tim
PEMAHAMAN TABLE OF DUTIES SH
No. PAGI 08-12
TOD SALES HEAD
Rekonfirm policy dan strategi ke Branch Manager (BM) dan mencari informasi tambahan yang perlu disampaikan kepada Sales Force (SF) Mengikuti morning meeting bersama SF Memastikan dan mengingatkan target harian SF tercapai
Menyampaikan policy strategi maupun rencana kepada SF dengan menekankan pada hal2 yang prioritas Memastikan dan menjalankan rekruitmen salesforce sesuai dengan standart PT. SIS Membina dan mengembangkan salesforce trainee dengan cara menjalankan seluruh rangkaian program Sales Trainee Development Program yang menjadi tanggung jawab Dealer Joint Call dengan utamakan pendampingan oleh Sales Platinum dan Gold, bila ada project besar, baru dengan SH Memonitor proses penjualan tiap SF mulai dari proses SKPK sampai dengan delivery Bertanggung jawab pada perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aktivitas marketing
SUDAH/BLM
V V
No. SIANG : Laporan
TOD SALES HEAD Menganalisa masalah yang dihadapi masing-masing sales Force di timnya dan membuat solusinya Mereview Inquiry Tracking System berdasarkan performance masing-masing tim
SIANG : Monitor & Kordinasi
Memonitor pemanfaatan data base oleh Sales Force
Monitor A/R dengan mengutamakan kordinasi dengan bagian penagihan, SH bertindak berdasarkan info bagian penagihan. Penagihan kasir
SUDAH/BLM
No.
TOD SALES HEAD Bila di rasa perlu menelpon cross check data Kartu Data Pelanggan (KDP) kepada konsumen
Mereview aktifitas pameran, event dan lain-lain Mereview progres laporan mengenai keluhan konsumen dan memberikan solusi SORE : meeting sore
Mereview pencapaian hasil penjulan SF: Hot prospect monitoring (HP,Closed, Delivery sesuai di wall board) Melakukan laporan ke BM Mengadakan meeting sore bersama SF
MINGG UAN
Mengevaluasi pencapaian hasil penjualan selama 1 minggu sebelumnya Membuat rencana kegiatan dan menentukan pencapaian hasil penjualan 1 minggu mendatang Membuat hot prospek monitoring (hot prospek, closed, delivery) Membuat rencana pendampingan / joint visit & joint call selama 1 minggu informasi stok unit dalam 1 minggu Diskusi dengan BM mengenai pencapaian target penjualan salesman Menfollow up AR customer dan leasing yang bermasalah
SUDAH/BLM
No.
TOD SALES HEAD
Mengevaluasi pencapaian hasil penjualan selama 1 bulan sebelumnya dan triwulan serta semester berjalan Membuat rencana kegiatan dan menentukan pencapaian hasil penjualan 1 bulan mendatang BULANAN Membuat hot prospek monitoring (hot prospek, closed, delivery) Menginformasikan stock unit dalam 1 bulan
Menginformasikan program penjualan dalam 1 bulan
Mendistribusikan dan mengevaluasi data base yang telah di terima dari kepala Cabang kepada Sales Force Membuat evaluasi pencapaian & grading Salesman dan melaporkan ke BM Sosialisasi policy baru Mencapai MMPI
SUDAH/BLM
Resume TOD Harian SH 1. Buka summary inquiry, evaluasi pencapaian ITS 2. Buka next follow up dan informasikan ke SF, bila perlu di print ITS yang harus di follow up hari ini 3. Tanyakan setiap Salesman hasil kegiatan kemarin 4. Tanyakan Hot Prospek baru dan informasikan progress Hot Prospek yang sudah dibantu follow up oleh SH 5. Lakukan joint call bila diperlukan untuk mempercepat closing
By Danang
6. Tanyakan SPK baru atau progres SPK 7. Bantu prosesnya bila melalui leasing 8. Sampaikan sales program stock update, dan infromasi baru lainnya 9. Sampaikan rencana kegiatan hari ini (pameran, moving, juga jadwal follow up data di kantor, dll) 10. Lakukan C&C tiap individu untuk mengetahui permasalahan yang timbul dan mencari jalan keluarnya (utamakan C&C menyangkut skill)
11. Siang hari lakukan monitoring terhadap semua kegiatan harian. Lakukan semua kegiatan untuk membantu progress target (DAILY – WEEKLY – MONTHLY) bisa tercapai 12. Sore hari menerima laporan aktivitas SF yang dilakukan hari itu
Target Penjualan SH
CONTOH RKA DEALER SALES FORCE DEVELOPMENT 1. Kapasitas Penjualan
No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Jan Kontri Outlet / Sub Dealer busi Unit Outle t (%) SEJAHTERA ABADI 100% 24 TRADA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL - Dealer 100% 24
ADJUSTMENT TARGET JUMLAH UNIT*
JAN
24 *Diisi pada saat meeting RKA, jika ada perubahan target unit
Mar Kontri busi Unit Outle t (%)
Apr Kontri busi Unit Outle t (%)
May Kontri busi Unit Outle t (%)
Target Penjualan per Bulan Jun Jul Aug Kontri Kontri Kontri busi busi busi Unit Unit Unit Outle Outle Outle t (%) t (%) t (%)
Sep Kontri busi Unit Outle t (%)
Oct Kontri busi Unit Outle t (%)
Nov Kontri busi Unit Outle t (%)
Dec Kontri SKP Total busi Unit Outle t (%)
23
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
0 0 0 0 0 0 0 0 0 23
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 22
Feb Kontri busi Unit Outle t (%)
0%
22
23
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 23
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 26
FEB MAR APR MAY JUN
JUL AUG SEP
23
27
22
23
26
23
26
26
26
2. Sales Force Quantity & Quality
23
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 23
100%
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 27
26
27
Data Versi SFD Data Training Train Remai ed n 1 0 2 0 0 0
Branch Manager Sales Head Sales Platinum
4
Sales Gold
2
25%
1
8%
1
7% 23,0%
1
0
0
0
5
Sales Silver
4
50%
5
42%
5
36% 48,5%
5
0
1
0
6
Sales Trainee
2
25%
6
50%
8
57% 25,0%
4
2
3
6
10
2
4
6
Total Sales Person Kapasitas Penjualan
8 20
12 23
14 25
26
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 26
26
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 26
26
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 26
27
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 27
27
300
21
0 0 0 0 0 0 0 0 0 100% 27
0 0 0 0 0 0 0 0 0 300
0 0 0 0 0 0 0 0 0 21
TOTA SKP L 27 300 26
1 2 3
Position & Grade
100%
OCT NOV DEC
Data Jumlah Sales Force Training Aktual Train Remai 2014 RKA 2016 STD 2015 ed n 1 1 1 1 1 2 2 2 0% 0% 0% 3,5% 0
No
27
SKP=(AVERAGE(Jan:Des)+MAX(EJan:Des))/2
TARGET SH 1. Target sh tahunan ditentukan oleh kepala cabang (BM), di
break down menjadi target bulanan 2. Target yang ditentukan oleh BM kepada SH adalah berdasarkan turunan dari target rka tahunan 3. Target meliputi jumlah penjualan (DO) yang diperoleh dan juga target manpower (komposisi) yang ditetapkan mengacu kepada RKA
PERTIMBANGAN DALAM MENENTUKAN TARGET SH
1. Berdasarkan penambahan / pengurangan target
manpower sesuai RKA 2. Berdasarkan komposisi platinum, gold, silver dan
trainee yang dimiliki 3. Mempertimbangkan turnover manpower
4. Berdasarkan potensi market yang ada di wilayahnya
TARGET SF
Platinun Gold
TARGET SH
TARGET SF TARGET SF TARGET SF
TARGET DEALER
TARGET SF
TARGET SH
TARGET SF TARGET SF TARGET SF
TARGET SH
TARGET SF
HIRARKI TARGET DEALER
Silver Trainee
AKTIVITAS SALES & MARKETING
Disusun berdasarkan breakdown dari aktivitas
marketing yang ada di RKA dan yang dilaporkan setiap 3 bulan kepada PT SIS
SALES & MARKETING ACTIVITY SH • Pameran Indoor
• Canvas
• Pameran Outdoor
• Walk in
• Showroom Event
• Call in
• Customer Gathering
• Call out
• Moving Exhibition
• Visit
dengan display unit • Open Table
• Newspaper • Social Media
MANAGE ACTIVITIES PLAN, DO, CHECK, ACTION (PDCA) PLAN : Set the target • Tentukan target bulanan SH • Tentukan target SF • Tentukan progress milestones • Tentukan target pendukung (Inquiry, HP, SPK, SR, Test Drive, dll)
DO : Take action to achieve the targets (implement the plan) • Buat desain aktivitas yang dilakukan untuk mencapai target • Desain sub-targets (test drive, inquiry, HP, SPK, SR, dsb) • Buat skedul mingguan untuk mencapainya CHECK : Periksa progress tiap inquiry dan monitor problem • Buat laporan daily activities • Progress Management
ACTION : Fix problems to achieve the targets • Bila target mingguan tidak tercapai lakukan perbaikan (langsung rubah/menambah strategi untuk minggu berikutnya) • Cek Inquiry, analisa faktor kegagalan (lost) juga faktor sukses
ATURAN-ATURAN TERKAIT
ATURAN SDQA yang Berkaitan dengan SH
KAPASITAS PENJUALAN • Dealer mempunyai wiraniaga yang total kapasitasnya sesuai untuk mencapai target penjualan Dealer • Penilaian dilakukan secara proporsional setiap 3 bulan, dengan pertimbangan masa review 3 bulan dan tersedia ruang improvement bagi Dealer.
Penilaian Kapasitas Penjualan Maximum
Minimum
Grade Pencapaian
Point
Pencapaian
Point
Platinum
> 70%
2
<70%
0
Gold
> 80%
5
<80%
0
Silver
80% - 100%
0
<80% atau >100%
-3
Trainee
80% - 100%
0
<80% atau >100%
-2
Contoh Grade
Target Komposisi wiraniaga
Realisasi Komposisi wiraniaga
% pencapaian
Nilai
P
3
2
67%
0
G
6
3
50%
0
S
3
2
67%
-3
T
3
3
100%
0
Total
15 Wiraniaga
10 Wiraniaga
0
TRAINING Seluruh wiraniaga grade trainee dengan masa kerja maksimal 1 bulan telah menyelesaikan tahapan training STDP Setiap peserta training STDP mencapai nilai minimum 85 pada post test STDP via E-Learning
TRAINING Seluruh wiraniaga grade Silver telah menyelesaikan training STDP & Standar Pelayanan Suzuki (SPS) Silver maksimal 2 bulan setelah pengangkatan grade Silver Setiap peserta training SPS Silver mencapai nilai minimum 85 pada post test SPS Silver via E-Learning Sales Head wajib mengambil bagian sebagai Instruktur pada training STDP & SPS Silver
TRAINING STDP
SPS SILVER
NILAI
V
V
2
V
X
0
X
V
0
X
X
-2
PARTISIPASI SH DALAM TRAINING
TRAINING • Partisipasi wiraniaga pada test periodik E-Learning sudah mencapai minimal 95% setiap bulan • setiap peserta tes periodik E-Learning mencapai nilai minimal 85 • Sales Head (dan Branch Manager) HARUS mengerjakan setiap materi test periodik Elearning (Sesuai surat dari PT SIS No. SIS/909/SFD/XI/2015).
Career Path 3 bulan
3 bulan
6 bulan
PROMOTE •Pencapaian Target poin >120% ( >288 poin)
STAY DEMOTE
6bulan •Pencapaian Target poin ≥ 90% ( ≥324 poin)
•Pencapaian Target 90%≤ poin ≤120% (216– 288 poin) •Pencapaian Target >120% ( >90poin)
•Pencapaian Target >20 poin
PLATINUM (360Poin)
poin
GOLD
•Pencapaian Target 90%≤ poin ≤120% (67,5 – 90 poin)
(240 Poin) •Pencapaian Target poin < 90% ( < 324poin)
SILVER (75poin)
Trainee (20 poin) •Pencapaian Target < 20 poin
OUT 3 bulan
•Pencapaian Target poin < 90% ( < `67,5 poin)
3 bulan
•Pencapaian Target poin < 90% ( < 216poin) Target Point Trainee = 10 Silver = 25 Gold = 40 Platinum = 60
6 bulan
6 bulan
Table Of Duties Sales Head wajib melakukan review atas aktivitas yang dilakukan berdasarkan Table of Duties (TOD). Topik : • Review ITS • Marketing Activity • Team Development (Grading/ Career Path)
Review ITS 1. Apakah SH mengetahui Total Target Inquiry? 2. Apakah SH mengetahui Total Prospek? 3. Apakah SH mengetahui Total Hot Prospek? 4. Apakah SH mengetahui Stock unit yang tersedia? 5. dll
MATERI ITS
TOD Pengembangan SF REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (Bulanan) Setiap salesforce pada setiap grading mempunyai target, actual dan % pencapaian. Terdiri dari : 1. Inquiry 2. Spk 3. Do 4. Success Ratio (P to SPK, SPK to DO, P to DO) Untuk mengetahui: 1. Evaluasi personal 2. Action plan 3. Reward
REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (3 Bulanan) Evaluasi yang dilakukan untuk menilai Performance setiap salesforce dengan masa Waktu selama 3 (tiga) bulan terdiri dari: 1. TARGET (inq, SPK, DO) 2. ACTUAL (inq, SPK, DO) 3. Presentasi pencapaian Dengan adanya eveluasi tersebut dapat dipertimbangkan untuk promosi, demosi, stay dan next grading
IMPLEMENTASI TOD (FORM)
Mar-16
NO
SALES GRADING FORCE
1 GTORO
SILVER
REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (Bulanan)
:
(CONTOH) OUSTANDI NG (N-1)
TARGET
ACTUAL
%PENCAPAIAN
SUCCESS RATIO
Problem identification Corrective Action Action Plan ITS SPK (HP)
17
1
INQ
50
SPK DO
5
3
INQ
75
SPK
2
DO
2
INQ
150%
SPK
40%
DO
67%
Inq to SPK Inq to DO
3%
3%
SPK to DO Actual > Plan Inq (75 : 50) • Sangat baik Inq vs DO < 8% (3%) • Tidak memenuhi target yang diharapkan Target vs Actual SPK hanya 40% 100% • Tidak memenuhi target Target vs Actual DO hanya 67% • Tidak memenuhi target Ratio DO thd SPK 100% • Sangat baik, acc leasing tidak ada kendala
2 IDA
PLATINUM 12
1
50
8
6
70
10
8
140%
125%
133%
14%
11%
80%
3 YUDI
SILVER
0
50
3
2
75
2
1
150%
67%
50%
3%
1%
50%
28
Actual > Plan Inq (70 : 50) • Sangat baik Inq vs DO > 8% (11%) • Memenuhi target yang diharapkan Target vs Actual SPK 125% • Melebihi target Target vs Actual DO 133% • Melebihi target Ratio DO thd SPK 80% • Tidak seluruhnya disetujui leasing
Perbanyak pencapaian SPK dan DO Maximalkan perolehan inquiry Tingkatkan realisasi pencapaian SPK dan DO sesuai target Pertahankan sukses faktor leasing
Latihan sellling skill ditingkatkan Selektif dalam menentukan inquiry Follow up inquiry ditingkatkan
Tingkatkan kemampuan untuk memperoleh approval leasing
Pelajari faktor2 penentu persetujuan leing
(CONTOH LANJUTAN)
NO
SALES GRADING FORCE
OUSTANDI NG (N-1)
TARGET
ACTUAL
%PENCAPAIAN
SUCCESS RATIO Problem identification
ITS SPK (HP)
INQ
SPK DO
INQ
SPK
DO
INQ
SPK
DO
SPK to Inq to SPKInq to DO DO
4 ROZI
SILVER
21
0
50
3
2
75
2
1
150%
67%
50%
3%
1%
50%
5 RISMA
SILVER
17
0
50
3
2
71
1
1
142%
33%
50%
1%
1%
100%
6 AFRI
GOLD
15
1
50
5
4
67
4
3
134%
80%
75%
6%
4%
75%
7 AMIN
SILVER
26
0
50
3
2
70
4
3
140%
133%
150%
6%
4%
75%
8 MEGA
SILVER
5
0
50
3
2
71
2
1
142%
67%
50%
3%
1%
50%
9 NUR
MK
0
0
25
2
1
42
1
1
168%
50%
100%
2%
2%
100%
141
3
425
35
24
616
28
21
145%
80%
88%
5%
3%
75%
TOTAL
Note : Target SH adalah breakdown dari target BM sesuai RKA
Corrective Action Action Plan
REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE ( 3 Bulanan) Sales Head
:
outlet
:
Bulan
: MARET 2016
(CONTOH)
targe JANUARY FEBRUARI GRADI t poi NO SALES FORCE NG gradi nt Targe targe actua OSPK actual % OSPK % ng t t l 1 TORO 2 IDA 3 YUDI
EVALUASI ( JANUARY MARET )
MARET targe OSPK actual t
%
target OSPK actual
%
KETERANGA N (PROMOSI NEXT GRADING / DEMOSI / APRIL 2016 STAY)
SILVER PLATIN UM
3
25
3
3
3
100%
3
3
3
100%
3
3
2
67%
9
9
8
89%
6
60
6
6
7
117%
6
6
10 167%
6
7
8
133%
18
19
25
139%
SILVER
3
25
2
2
0
0%
2
2
1
2
2
1
50%
6
6
2
33% warning
50%
4 ROZI
SILVER
3
25
2
2
2
100%
2
2
1
50%
2
2
1
50%
6
6
4
67% warning
5 RISMA
SILVER
3
25
2
3
7
350%
2
3
3
150%
2
2
1
50%
6
8
11
183%
6 AMIN
SILVER
3
25
2
2
2
100%
2
2
1
50%
2
2
3
150%
6
6
6
100%
7 MEGA
SILVER
3
25
2
4
4
200%
2
3
0
0%
2
2
1
50%
6
9
5
83%
8 AFRI
GOLD
5
40
4
4
1
25%
4
4
2
50%
4
4
3
75%
12
12
6
50%
TOTAL 29 250 23
26
26 113% 23
25
21
91%
24
25
21
88%
70
76
68
97%
PRODUCTIVITY :
3,25
2,63
2,33
8,50
Diberikan SP diberikan kesempatan sd 30 April
WARNING & Downgrade to CnC Silver
Tabel Point Per Type (contoh) DEALER A
DEALER B Poin
No.
Poin
Tipe
No. Sales
Sales Counter
Tipe Sales
Sales Counter
1
Ertiga
15
11
1
Ertiga
13
7,8
2
Karimun WagonR
10
7
2
Karimun WagonR
10
6
3
All New Swift
13
9
3
All New Swift
15
9
4
Swift Sport
13
9
4
Swift Sport
20
12
5
Grand Vitara
15
11
5
Grand Vitara
20
12
6
APV Luxury
13
9
6
APV Luxury
13
7,8
7
APV Arena
13
9
7
APV Arena
13
7,8
8
APV GE / GA
13
9
8
APV GE / GA
13
7,8
9
APV Blind Van
10
7
9
APV Blind Van
13
7,8
10 APV PU
10
7
10 APV PU
10
6
11 Carry Real Van
10
7
11 Carry Real Van
10
6
12 Carry Pick Up
10
7
12 Carry Pick Up
10
6
13 Mega Carry
10
7
13 Mega Carry
10
6
14 Mega Carry Xtra
10
7
14 Mega Carry Xtra
10
6
15 Splash
10
7
15 Splash
13
7,8
16 -
16 -
Dapat juga dihitung berdasarkan point per type
Keterangan • Productivity : jumlah penjualan total SH dibagi jumlah Sales Head • Pencapaian Grading adalah : jumlah penjualan total SH terhadap total grading (digunakan untuk menilai apakah komposisi grading di dalam team-nya dibagi jumlah SF sudah tercapai produktivitasnya) • Outstanding SPK (OSPK) : Adalah outstanding SKPK bulan lalu yang belum ada PO Leasing, Total DP belum dibayar, atau misal baru bayar tanda jadi Rp.1.000.000,- yang ada di bulan lalu • Target SH adalah berdasarkan target RKA yang diturunkan • Target SH meliputi jumlah penjualan dan komposisi manpower
Contoh MMPI ver Dealer SBT MMPI for SH Semester II Tahun 2015
Periode Juli - Desember 2015
Nilai
Grade
KPI
Bobot
> 90
A
75 s/d < 90
B
60 s/d < 75
C
ITS
15%
45 s/d < 60
D
TOD
10%
< 45
E
Sales Performance Target Sales Development Team
Note : (Actual/Target)*100*Bobot ( sesuai ketentuan PT. SIS )
60% 15%
(CONTOH LANJUTAN)
REKAP PENILAIAN INTISARI KPI SH
NO.
Keterangan
Target Penjualan (60%)
Grading Productivity (15%)
Nama Sales Head
Rekap Actual vs Sales
Rekap Sales vs Grading
(113%+91%+8 8%)/3 = 97% Lalu 97/100x 60 = 58,2%
(26+21+21)/3 =22,6 dibanding target grading 31 Yaitu 72,9 Lalu 72,9/100x15 =10,9%
ITS (15%)
Marketing Activity (10%)
Performa implementasi TOD (100%)
Rekap pencapaian Inq (P, HP, SPK/DO)
Rekap Target Marketing Activity vs Actual
60%+15%+15 %+10% = 100%
Target inq perhari sesuai SDQA adalah 1 (SBT 3) (dpt ditambahkan pencapaian SR tiap sts) Yaitu % pencapaian inq thd target
Ada bbrp approach : • Pencapaian inq yang didapat (SR 0,05) • By cost/spk (tergantung lokasi event) • By SPK berdasarkan periode 1 bln extent
Total Pencapaian setiap komponen
CATATAN • Proporsi pembobotan tiap komponen akan tergantung dari lokasi dealer masing-masing • Bisa saja target penjualan lebih besar atau lebih kecil dari 60%
Contoh Penilaian oleh Dealer Data Penilaian SH Cabang
: SBT
Bulan
: OKTOBER
Tahun
: 2015
Rekap Rekap TOD % total Marketing pencapaian Rank Produktivity TOD ITS 15% Activity Grading 15% 10%
No
Cabang
Sales Head
Target penjualan 60%
1
Madrid
Nur
60%
15%
9%
7%
91%
1
2
Roma
Ati
0%
0%
0%
0%
0%
2
Poin
baik
THANK YOU
