SAGE WHITEPAPER
WAAROM U BEST EEN SOFTWARE VOOR COMMERCIEEL BEHEER AANSCHAFT EN HOE U DEZE MOET KIEZEN?
1
WAAROM U BEST EEN SOFTWARE VOOR COMMERCIEEL BEHEER AANSCHAFT? Uw commerciële activiteiten vormen een zenuwcentrum op zich: prospectie, opstellen van prijsoffertes, facturatie, opvolging van bestellingen en van klanten, ... Maar ook beheer van aankopen, van stocks, van tarifering en van artikels. Al die verrichtingen zijn even cruciaal: doelmatigheid en visibiliteit moeten primeren. Het commercieel beheer bekleedt een centrale plaats in de werking van uw bedrijf. Als het goed georganiseerd en geautomatiseerd verloopt, wordt het een echte sturingstool aan de hand van eenvoudige indicatoren met betrekking tot de gezondheid van uw bedrijf, en kunt u uw commercieel reactievermogen garanderen. Is het slecht gestructureerd, dan belemmert het uw prestaties in aanzienlijke mate, en vormt het een belangrijke bron van tijdverlies en fouten. Hoeveel tijd besteedt u vandaag aan de creatie van uw commerciële documenten? Voorziet u in een nauwkeurig beheer van uw stocks of van de aanmaningen bij laattijdige betaling? Hebt u een totaalkijk op uw commerciële activiteiten? Kunt u gemakkelijk een analyse maken van de rendabiliteit van uw activiteiten of van het risiconiveau van uw klanten, van de historiek van de aankopen bij een leverancier? Kunt u snel de meest winstgevende artikelen identificeren? Al deze aspecten zijn strategisch en moeten bijgevolg zo grondig en zo snel mogelijk worden behandeld. Veel KMO’s maken zo goed en zo kwaad als het kan nog gebruik van traditionele kantoorprogramma’s om hun commerciële activiteiten te beheren. Onvermijdelijk worden ze geconfronteerd met de beperkingen daarvan: • Tijdverlies door documenten opnieuw in te voeren bij de omzetting van prijsoffertes in facturen, geen enkele automatisering, groot risico op fouten • Approximatief beheer van de stocks • Te weinig kijk op uitstaande bedragen en op historieken van klanten en leveranciers • Ontbreken van samenhang met boekhoudprogramma om automatisch boekingen te recupereren Een programma voor commercieel beheer is relatief eenvoudig te installeren en berust op twee belangrijke bestanden: • Een bestand «artikels» of «serviceprestaties» naargelang uw activiteiten, dat de code, de omschrijving, de stock, de prijs, enz. omvat. • Een bestand «derden» dat alle informatie over uw klanten en leveranciers bevat: contactgegevens, statistieken, historiek,... Het complete beheer van de aankopen en de verkopen wordt eveneens op eenvoudige wijze voorzien: creatie en uitgave van prijsoffertes, bestelbons, leveringsbons en andere facturen moeten op elkaar aansluiten zonder dat gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd. Het beheer van de inventarissen en de stocks moet worden geautomatiseerd en moet geheel transparant voor u verlopen. Tot slot garandeert de voorziening van een softwareprogramma voor commercieel beheer u een betere zichtbaarheid zodat u uw bedrijf nog juister kunt sturen. In luttele minuten bekomt u de sleutelindicatoren voor uw commerciële activiteiten: uw omzetcijfers, uw marge of de hitparade van uw klanten. U kunt gemakkelijk de financiële gezondheid van uw firma opvolgen en u kunt in real time reageren, bijvoorbeeld door klanten die te laat zijn met hun betaling, een aanmaning te sturen. De tijd die u wint dankzij een programma voor commercieel beheer, kan in uw voordeel worden aangewend om u te wijden aan uw eigenlijke business, aan de ontwikkeling van uw activiteiten en aan de verbetering van de kwaliteit van uw dienstverlening aan de klant.
2
CRITERIA VOOR DE JUISTE KEUZE Ons advies • • • •
Verzeker u van de bestendigheid van uw leverancier: de levensduur en de evolutie van uw programma hangen ervan af Zie erop toe dat de software deel uitmaakt van een geïdentificeerd gamma, en dat er gateways bestaan met andere beheersprogramma’s (met name boekhouding, online store,…) Let erop dat u uw voordeel kunt doen met professionele services zoals updates, toegang tot telefonische bijstand,… Als het gaat om een eerste uitrusting moet u de mogelijkheid nagaan om informatie te recupereren die reeds is geregistreerd en opgeslagen in uw bestaande bestanden (Word, Excel…). Dit moet transparant gebeuren en zonder gegevensverlies. Opgelet: als dat niet het geval is, moet u tal van uren voorzien om uw productcatalogus, uw prijslijst, de lijst met uw klanten, enz. opnieuw samen te stellen!
Maak van eenvoud een prioriteit Uw doelstelling bestaat erin autonoom te kunnen zijn in het gebruik van het programma voor commercieel beheer. Dit laatste moet ook kunnen worden benut door iemand die een leek is ter zake. Het moet met name een intuïtieve hulpmodule of een module voor zelfopleiding bevatten om er onmiddellijk mee aan de slag te kunnen. Verder moeten er vooraf geprogrammeerde «modellen» voor registratie zijn om tijd te winnen met het invoeren van gegevens. Terugkerende verrichtingen moeten worden geautomatiseerd, wat het risico op fouten aanzienlijk beperkt en het werk voor u een stuk makkelijker maakt. Maar uw programma moet ook gemakkelijk kunnen worden gepersonaliseerd zodat het kan worden aangepast aan uw activiteit en uw werkgewoonten.
Analyseer uw behoeften •
Welke functionaliteiten hebt u nodig? Beheer van aankopen, beheer van betalingen, beheer van tarieven en kortingen, beheer van stocks, beheer van historieken van klanten, . • Welke volume van gegevens moet u verwerken? Hoeveel gebruikers zijn betrokken bij dit project? Bepaal het aantal simultane toegangsverrichtingen dat u nodig hebt. • Wenst u uw programma te personaliseren? Specifieke toegangsmachtigingen per gebruiker, definitie van aparte tarieven per artikel, manier van betaling per klant of leverancier, ... • Wat zijn uw technische vereisten? Hardware, besturingssysteem, reeds aanwezige software … • Is uw bedrijf reeds uitgerust met een programma voor commercieel beheer? Kunt u dezelfde database delen tussen uw programma’s voor commercieel beheer en voor boekhouding (klanten, leveranciers die gemeenschappelijk zijn binnen de beide toepassingen, …)? Al deze aanwijzingen zullen worden geformaliseerd in het licht van een referentiedocument dat u zult begeleiden bij uw keuze uit de verschillende aanbiedingen.
FUNCTIONELE CRITERIA De 6 kenmerkende functionaliteiten 1. 2.
Structureren van informatie Integrale facturatieketen steeds weer gekopieerd
3
3. 4. 5. 6.
Actualiseren van de boekhouding in één muisklik Zorgeloos aansturen Uitgaven Uitbreiding tot online verkoop
1. Structureren van informatie Het bestand «artikels» bevat de codes, de omschrijvingen, de prijzen, de stocks. Het programma moet u bovendien de kans bieden om de belangrijkste eigenschappen (verkoopeenheid, beheer van stocks, margecoëfficiënt, …) van productfamilies te bepalen, zodat u makkelijker en sneller nieuwe producten kunt creëren. Een juwelier zal bijvoorbeeld de families «goud», «zilver» en «fantasie» creëren. Elke familie zal haar eigen karakteristieken bezitten (toegepast margepercentage, facturatievoorschriften, ...). Vervolgens zal elk nieuw artikel dat wordt aangemaakt en wordt toegewezen aan een familie, dezelfde karakteristieken bezitten. Op die manier verloopt de registratie eenvoudiger en sneller.
Het bestand «derden» bevat alle informatie over uw klanten en leveranciers. Een klantenfiche bevat uiteraard de volledige contactgegevens van de klant, maar ook het leveringsadres, de bankgegevens en de betaalvoorwaarden. Er kan een gelijkaardige fiche worden aangemaakt voor elke leverancier.
Ons advies Dankzij uw programma voor commercieel beheer kunnen aanmaningen tot betaling worden geautomatiseerd. Met één muisklik kunt u een lijst opmaken van klanten die te laat zijn met hun betaling en hen een gepersonaliseerde aanmaning sturen, per post of via e-mail.
Op basis van deze beide bestanden zal het programma voor commercieel beheer u in staat stellen om uw hele verkoopcyclus en nog veel meer te beheren...
2. Integratie facturatieketen steeds weer gekopieerd Beheer van aankopen en verkopen Uw programma voor commercieel beheer biedt u de kans om alle documenten aan te maken betreffende uw aankopen en uw verkopen: prijsofferte, bestelbon, leveringsbon, factuur, tegoed, ... Zonder dat dezelfde informatie herhaaldelijk moet worden ingevoerd, wordt de prijsofferte omgezet in een bestelbon, en dan in een leveringsbon, een factuur, eens …. De tijdwinst is onmiddellijk meetbaar.
Ons advies Let erop dat er is voorzien in een evolutief beheer van uw prijsoffertes tot uw facturen. Deze functionaliteit vormt immers de garantie op veel tijdwinst en een geringer risico op fouten. Dankzij de automatische nummering van de documenten worden betrouwbaarheid en opspoorbaarheid verzekerd.
4
Beheer van betalingen Uw programma voor commercieel beheer neemt ook de zorg over de betalingen op zich: u registreert een betaling van een klant en kent deze op volstrekt transparante wijze toe aan één of meer facturen. Beheer van stocks Het beheer van de stocks verloopt erg eenvoudig dankzij de automatische berekening van de reële stocks en de stocks op termijn (rekening houdend met de bestellingen van uw klanten en uw leveranciers). Op het vlak van de aankopen verloopt dat zo: • wanneer u een bestelbon aanmaakt, verschijnen de overeenkomstige goederen meteen in de stock op termijn. • de registratie van de leveringsbon duidt op de intrede in de stock. In uw programma voor commercieel beheer verschijnen de goederen dan in de reële stock en verdwijnen ze uit de stock op termijn. Voor de verkopen geldt: • het verloop is vergelijkbaar wat de actualisering van uw stocks betreft. • het programma verwittigt u bij een niet beschikbaarheid van de stock. Zo kunt u ogenblikkelijk reageren en een bestelling plaatsen bij uw leverancier.
Ons advies Er bestaan vandaag diverse methodes voor het beheer van stocks. Let erop dat uw programma in staat is om de methode te beheren die het meest geschikt is voor uw activiteiten. Beheer van inventaris Met uw programma voor commercieel beheer kunt u een inventarisbeschrijving van de stock bekomen, zowel qua hoeveelheid als qua waarde. U kunt gemakkelijk een inventarisoverzicht afdrukken per familie of per productcategorie, of een gedeeltelijke staat in functie van de criteria die u zelf bepaalt: bijvoorbeeld artikels met nul voorraad of artikels van A tot F ...
Ons advies De inventaris vormt een punctuele afspraak binnen de onderneming, maar kan snel een omslachtige taak vormen als u niet over de juiste tools beschikt!
3. Vanuit uw programma voor commercieel beheer kunt u uw boekhouding in één muisklik actualiseren Alle verkoop- en aankoopstukken en alle betalingen die werden geregistreerd en gevalideerd in uw programma voor commercieel beheer, moeten automatisch kunnen worden omgezet in de nodige boekingen in uw boekhoudprogramma. Gedaan met herhaaldelijke invoer van gegevens, fouten en tijdverlies! Voorbeeld: uw verkoopfactuur voor klant “CARAT” in de maand november zal onmiddellijk de boekingen genereren (derdenrekening, btw en productrekening) in het kasboek met de verkopen van de maand november binnen uw boekhoudprogramma. Op die manier kunt u via uw facturatieprogramma uw boekhouding sturen!
Ons advies Niet alle programma’s bieden dezelfde koppeling aan tussen boekhouding en facturatie! Geef de voorkeur aan een automatische, gestroomlijnde link tussen de beide programma’s in plaats van aan een Import / Export van bestanden. Dit laatste kan immers complex blijken als men geen specialist ter zake is.
5
4. Zorgeloos aansturen Het programma voor commercieel beheer moet eveneens in staat zijn om u statistieken te verschaffen zodat u artikelen makkelijker kunt beheren en een optimale kijk bekomt. U kunt bijvoorbeeld de omzetcijfers krijgen, naast de verkochte hoeveelheden of de marge per artikel of per familie van artikelen. Via een hitparade van de verkopen kunt u de beste of de zwakste verkopen opvolgen.
Ons advies Sommige programma’s bieden een functionaliteit voor financiële supervisie aan. Of het nu gaat om uw klanten of uw leveranciers, u integreert informatie over de financiële gezondheid van derde partijen rechtstreeks in uw programma. Nuttig als u weet dat het grootste risico voor een faillissement van kleine ondernemingen vandaag te maken heeft met de insolvabiliteit van de partners van het bedrijf!
5. Uitgaven Voor elk commercieel document (bestelbon, leveringsbon, factuur, ...) moet uw programma u vooraf geprogrammeerde uitgavemodellen voorstellen. U kunt die modellen uiteraard personaliseren door er bijvoorbeeld uw logo in op te nemen of door ze aan te passen aan uw voorgedrukte documenten. Uw commerciële staten kunnen worden afgedrukt met het oog op een betere opvolging van uw commerciële prestaties: statistieken met artikelen of klanten, stockverschuivingen, kasboeken, afschriften van facturen, … en dit naargelang de criteria die u zelf bepaalt, aangezien deze de meest relevante voor u zijn. Om uw offertes en uw facturen te personaliseren, kunt u op elk moment aanvullende commentaren opnemen in de documenten: u kunt bijvoorbeeld informatie over een artikel aan de prijsofferte toevoegen (garantie, gewicht,…) of u kunt in het geval van een servicebedrijf de inhoud van de prestaties voor uw klant detailleren (aantal gepresteerde uren, vervangen wisselstukken, …)
Vergeet niet dat de prijsofferte die u aan een klant bezorgt, voor die laatste de gelegenheid vormt om een beeld te krijgen van uw professionalisme!
Ons advies Om uw communicatie met klanten en leveranciers te vergemakkelijken, biedt het programma voor commercieel beheer de mogelijkheid om labels en mailings aan te maken in functie van door u gespecificeerde criteria. U kunt bijvoorbeeld communiceren over uitzonderlijke openingstijden, promoties,...
6. Uitbreiding tot online verkoop Sommige programma’s voor commercieel beheer bevatten functies voor e-commerce met het oog op een automatisering van de creatie, het beheer en de hosting van een website voor salesdoeleinden. Overweeg dit beslist in het raam van de uitbouw van uw commerciële activiteiten!
6
De functies voor e-commerce omvatten de publicatie van productcatalogi op het internet, verrijkt met foto’s en aanvullende beschrijvingen, de berekening van prijsoffertes, het opnemen van bestellingen, beveiligde betaling, de opvolging van bestellingen, statistieken over het bezoek aan de site en tot slot de synchronisatie van de gegevens tussen de commerciële website en de commerciële database van de onderneming.
Ons advies Ga na of de bestellingen, afkomstig van uw website, rechtstreeks worden opgenomen in het programma voor commercieel beheer en of er geen manuele import of export van bestanden nodig is. Op die manier worden tarieven, nieuwe producten of beschikbaarheden van artikelen automatisch geactualiseerd op uw commerciële site.
TECHNISCHE CRITERIA 1. Monopost of netwerk? 2. Informaticamateriaal: de checklist 3. Minimale configuratie
1. Monopost of netwerk? Gaan veel mensen gelijktijdig gebruik maken van uw programma voor commercieel beheer? •
Voor één enkele gebruiker kiest u best voor een monopostversie. U kunt deze nadien laten evolueren naar een netwerkversie als uw behoeften veranderen. • Omgekeerd kiest u best voor een netwerkversie in de volgende gevallen: o Als meerdere mensen zich bezighouden met de facturatie en dus met de registratie. o Als een of meer mensen zich bezighouden met de facturatie en als andere medewerkers in het bedrijf op elk moment de informatie moeten kunnen raadplegen die zich bevindt in het programma voor commercieel beheer. Voorbeeld: 1 persoon van de facturatie en 5 personen in het magazijn moeten de staat van de stocks en de komende bestellingen inkijken.
2. Informaticamateriaal: de checklist Om er zeker van te zijn dat uw software gemakkelijk kan worden geïntegreerd in uw informaticamateriaal, moet u een beknopte staat opmaken van het bestaande: • Hoeveel posten moeten er worden uitgerust met de software? Opgelet: het aantal posten in de onderneming staat niet gelijk met het aantal gebruikers van het programma voor het beheer van contacten, want meerdere gebruikers kunnen een vrije post delen. • Beschikt u reeds over één of meer bestanden met commerciële gegevens? Let er dan op dat uw programma voor commercieel beheer in staat is om de gegevens uit die bestanden te recupereren, of dat het er compatibel mee is. • Wat is uw besturingssysteem? Wat is de versie ervan? Windows 2000, XP, Vista, 7, MacOS... Wat uw systeem ook is, let erop dat de software compatibel is. • Bezit u reeds een netwerk? Wie verzekert het beheer ervan? • Welke programma’s moeten in interactie treden met de tool? Boekhouding, beheer van online store, beheer van contacten, ... Uw netwerk zal uw nieuwe toepassing moeten integreren: zorg dat het er klaar voor is.
7
3. Minimale configuratie De uitgevers preciseren de basisvereisten betreffende hardware voor hun software. Over het algemeen moet u voor een programma voor commercieel beheer het volgende voorzien: • een processor van minstens 266 MHz •
minimaal 64 Mo RAM
•
een compatibele printer
BIJHORENDE SERVICE Ons advies De onderneming kan het programma altijd zelf installeren. Maar er wordt aanbevolen om een beroep te doen op een professional die u zal adviseren en begeleiden bij uw project. U wint er veel tijd, efficiëntie en gemoedsrust mee. Deze services zijn onontbeerlijk voor de goede integratie van uw oplossing in de onderneming. Ze worden verzorgd door de verkoper van uw software en keren terug in verschillende fases van uw project: voorafgaand aan de keuze van het programma, tijdens de invoering ervan en tijdens het gebruik ervan. Vóór • •
Analyseer in eerste instantie zelf uw functionele behoeften Vervolledig deze analyse met uw informaticaverdeler: technische criteria, organisatie en behoeften van de onderneming, … Laat u in uw keuze helpen door uw informaticaverdeler
• • Tijdens • Opleiding van de gebruikers • Ook al wordt uw programma geïnstalleerd in enkele minuten, de opleiding van de gebruikers is erg belangrijk: ze staat borg voor een onmiddellijke productiviteit en een minimale foutenmarge • Installatie en parametrisatie • Als u behoefte hebt aan een verregaande parametrisatie van uw programma, reken dan 3 tot 5 dagen voor deze parametrisatiefase. Uw verkoper kan u bijvoorbeeld begeleiden bij de structurering van uw catalogus (creatie van productfamilies, artikelcodes, …) • Hulp bij het opstarten • Na • Vergewis u ervan dat uw verkoper of uitgever voorziet in telefonische • Vraag naar mogelijkheden van een eventuele aanvullende opleiding • Ga na of uw verdeler beschikbaar zal zijn om u te helpen bij nieuwe parametrisatieactiviteiten of specifieke handelingen • Vraag inlichtingen over de periodiciteit van de updates. De uitgever moet wettelijk toezien op nieuwe ontwikkelingen, zodat u in het volste vertrouwen alle belangrijke stappen kunt zetten.
8
OVER SAGE Sage is de referentie in software development voor boekhouding, commercieel beheer, ERP en CRM voor KMO’s. Sage ontwikkelt pakketten die, dankzij hun uitgebreide waaier van pragmatische vernieuwingen, het bedrijf begeleiden tot in de kern van zijn business en dit gedurende zijn volledige evolutie. Met 30 jaar ervaring en meer dan 6 miljoen klanten wereldwijd, verzekert Sage een 100% klantgerichte internationale expertise. In België en Luxemburg heeft Sage meer dan 30.000 klanten*, waarvan 3.000 fiduciaires, overtuigd. Met twee kantoren in Groot-Bijgaarden en in Luik, een 40-tal medewerkers en een netwerk van 150 verdelers, verspreid over het Belgische en het Luxemburgse gebied, garandeert Sage de flexibiliteit van een lokale speler.
Onze SOEPELE beheersoftware houden uw bedrijf LENIG! ©Sage Institute Sage – Noordkustlaan 16A - 1702 Groot-Bijgaarden - Tel. +32 2 721 18 30 | Fax +32 2 721 93 9
[email protected] | www.sage.be
9
