Orbis Software
Ship4U
Whitepaper
Deze whitepaper geeft u meer informatie over ons standaardproduct Ship4U van Orbis Software Benelux BV.
Orbis
Ship4U Standaard Product Automatische verzendetiketten Handmatig aanmaken van verzendetiketten is vaak tijdrovend en foutgevoelig. Zou het niet mooi zijn als uw verzendetiketten automatisch afgedrukt worden vanuit uw ERP systeem? Alle benodigde gegevens zijn daar immers al ingevoerd. Deze gedachte speelt niet alleen bij u maar ook bij de vervoerders. Dit heeft ertoe geleid dat wij samen met DHL, DHL EasyShip, UPS en TNT het Ship4U pakket ontwikkeld hebben.
Waarom Ship4U?
Met Ship4U kunt u snel en eenvoudig verzendetiketten afdrukken. U kunt snel en eenvoudig de verzendwijze wijzigen, extra informatie toevoegen of verschillende pakbonnen verzamelen. Toegang tot uw ERP systeem is niet nodig, een internetbrowser is voldoende!
Het handmatig aanmaken van verzendetiketten is vaak tijdrovend en foutgevoelig. De standaard oplossingen werken vaak niet geïntegreerd met uw ERP systeem. Op verzoek van een groot aantal Orbis TaskCentre® klanten hebben wij daarom Ship4U ontwikkeld, het eerste labelprogramma dat u
Ship4U is geschikt voor alle organisaties die goederen via DHL, DHL EasyShip,
volledig naar eigen wens kunt koppelen met uw ERP systeem.
UPS en TNT vervoeren.
Zo kunt u moeiteloos uw verzendingen afhandelen. Ship4U werkt samen met alle gangbare ERP systemen zoals:
P02
P03
Tekortkomingen van de huidige werkwijze Herkent u de volgende problemen?
. . . .
Aanmaken van verzendetiketten kost veel tijd Gegevens op het etiket zijn niet juist Etiket voldoet niet aan de eisen van DHL, DHL EasyShip, UPS en TNT
Orbis
Afgedrukte etiketten worden niet automatisch opgeslagen Orders worden vergeten en moeten later alsnog naar de vervoerder
Ship4U De Oplossing! . .
Met Ship4U kunt u in korte tijd verzendetiketten afdrukken. Ship4U kent een kort implementatietraject. Eén dag consultancy is meestal voldoende.
.
U kunt snel en eenvoudig de verzendwijze wijzigen, extra informatie toevoegen of verschillende pakbonnen verzamelen.
. P04
Toegang tot uw ERP systeem is niet nodig, een internetbrowser volstaat!
P05
Koppelen met uw ERP Systeem Ship4U wordt middels een aantal standaard taken binnen Orbis TaskCentre gekoppeld aan uw ERP systeem. Voorwaarde is dat uw ERP systeem via een 32 bits ODBC koppeling toegankelijk is.
Uw instellingen definiëren Binnen Ship4U kunt u de benodigde instellingen definiëren. Enkele voorbeelden:
•
Uw klantnummer bij DHL, DHL EasyShip, UPS en TNT
•
Printerinstellingen
•
Koppeling verzendwijzen DHL, DHL EasyShip, UPS en TNT met verzendwijzen in uw ERP systeem
Orbis
Ship4U Operationeel
in 4 stappen
1
Koppelen met uw ERP Systeem
2 Uw instellingen definiëren 3 Eenmalig documenten definiëren
•
Eventueel meerdere administraties koppelen met Ship4U
Eenmalig documenten definiëren U hoeft slechts één keer in Ship4U uw verzendetiketten en eventuele communicaties te definiëren. De meeste verzendetiketten van DHL, DHL EasyShip, UPS en TNT zijn overigens al in Ship4U gedefinieerd. De labels worden eenmalig aan DHL, DHL EasyShip, UPS en TNT aangeboden ter goedkeuring. Nadat u de goedkeuring ontvangen heeft, kunt u Ship4U gaan gebruiken. Wilt u extra diensten voor uw klanten? Wilt u bijvoorbeeld automatisch een leveringsbericht verzenden of een klantenportaal aan uw website toevoegen? Deze functionaliteit kunt u met Orbis TaskCentre toevoegen.
Starten! Nadat u de inrichting heeft voltooid, wordt de synchronisatie met uw ERP systeem
4 Starten!
gestart. Op dat moment wordt de database van Ship4U gevuld met de actuele situatie uit uw ERP systeem. Een Orbis taak zorgt er vervolgens voor dat de database van Ship4U automatisch gesynchroniseerd wordt met uw ERP systeem. U kunt vervolgens aan de slag met Ship4U!
P06
P07
Orbis
Ship4U Functionaliteiten
Verzendetiketten afdrukken Binnen Ship4U ziet u meteen voor welke orders er verzendetiketten afgedrukt moeten worden. Omdat u vaak het aantal colli of het gewicht pas weet nadat u de order gepicked heeft, kunt u iedere order nog aanvullen met de ontbrekende informatie. U kunt meerdere pakbonnen (voor dezelfde klant) verzamelen, de
Uw eigen instellingen
gegevens van het etiket aanpassen of zelfs een andere verzendwijze kiezen.
Binnen Ship4U kunt u een groot aantal standaard instellingen definiëren. Zo weet
de verzendetiketten worden meteen afgedrukt op de geselecteerde printer.
Ship4U precies welke gegevens gebruikt moeten worden. Instellingen:
Verzendetiketten kunnen handmatig worden aangepast waarbij Ship4U controleert
. . . . . . .
U kunt heel eenvoudig alle orders selecteren die u wenst af te drukken en
welke administratie(s) uit uw ERP systeem moeten gekoppeld worden?
of het etiket nog aan alle eisen voldoet. Tenslotte kunnen verzendlijsten per
wat de standaard waarden voor de verzendgewichten zijn
vervoerder afgedrukt worden.
indien deze niet vooringevuld zijn. wat uw standaard standaard labelprinters zijn. wat uw klantnummer is bij uw vervoerders. wat het eerstvolgende etiketnummer is. welke verzendwijzen u gebruikt en kunt u deze verzendwijzen koppelen aan de verzendwijzen van uw ERP systeem. hoe de koppeling met Orbis TaskCentre geregeld is.
Verzendetiketten herprinten Alle afgedrukte etiketten worden historisch bewaard. Het kan immers voorkomen dat een etiket niet goed afgedrukt wordt, omdat de printer vastloopt of het papier op is. Met de functie herpinten bent u in staat om reeds eerder afgedrukte etiketten opnieuw af te drukken.
TaskCentre zorgt voor een automatische synchronisatie van onder andere uw orders, pakbonnen en picklisten vanuit uw ERP systeem naar Ship4U.
Verzendwijzen
Verzendetiketten verzamelen Vaak heeft u meerdere orders (pakbonnen) voor één debiteur. Binnen Ship4U is het mogelijk om deze per debiteur te verzamelen. U kunt op deze manier alle goederen
Binnen Ship4U zijn de meest gangbare verzendwijzen opgenomen. Het is mogelijk dat u niet alle verzendwijzen gebruikt. U kunt per verzendwijze aangeven of u deze wenst te gebruiken. Tevens kunt u een aantal standaard instellingen per verzendwijze opgeven. Ook combinaties van de meest gangbare verzendwijzen zijn mogelijk. Indien mogelijk koppelt u een verzendwijze aan de verzendwijze
in één zending versturen. Indien u veel orders heeft en u weet niet of een debiteur meerdere pakbonnen heeft, dan kunt u de orders gemakkelijk sorteren op debiteur. Het is ook mogelijk om van één debiteur alle orders te zoeken die nog verzonden dienen te worden. Kan een bepaalde order toch niet mee, dan kunt u achteraf altijd een verzameling ongedaan maken.
binnen uw ERP systeem. Ship4U zal er dan voor zorgen dat de juiste verzendwijze van een order automatisch vooringevuld wordt P08
P09
Verzendetiketten maken Vaak komt het voor dat u iets naar een klant wilt verzenden waarvoor geen order aanwezig is. Denk hierbij aan monsters, reclamematerialen of onderdelen. Toch moet u dan in staat zijn om een verzendetiketten te maken. De functie “verzendetiketten maken” binnen Ship4U stelt u in staat om deze verzendetiketten zelf te definiëren en af te drukken.
Synchronisatie De synchronisatie van Ship4U met uw administratie(s) gebeurt volledig automatisch. Hiervoor is een Orbis taak actief. Ship4U wordt op (door u te bepalen) gezette
Orbis
Ship4U Met Ship4U is uwexpeditemedewerker in staatom snel de benodigde verzendetiketten af te drukken. Toegang tot uw ERP systeem is niet nodig, een internetbrowser is volstaat!
tijden gesynchroniseerd met uw administratie(s). Ook is het vaak mogelijk om deze synchronisatietaak “event driven” te laten werken. Dit betekent dat, op het moment dat u een pakbon of picklist binnen uw ERP systeem afdrukt, het verzendetiket meteen in Ship4U beschikbaar is.
Meer informatie over Ship4U en onze andere producten kunt u terugvinden op onze website http://www.orbis-software.nl of neem contact met ons op per e-mail
[email protected] of telefoonnummer +31 (0) 40 290 16 40.
P10
P11
Orbis
Ship4U
Prijzen
Hieronder vindt u de prijzen terug van de Ship4U Licenties.
Ship4U DHL Ship4U TNT Ship4U UPS
Aanschafprijs
Onderhoud p/jaar
€ 750,00 € 750,00 € 750,00
€ 150,00 € 150,00 € 150,00
Het jaarlijks onderhoud is verplicht.
Voor het gebruik van Ship4U geldt
. . . . .
Tenminste een Microsoft SQL Server 2005. Tenminste een IIS 6.0 Microsoft .Net Framework 3.5. Orbis TaskCentre licentie met voldoende vrije taken. Vanaf de webserver moet het mogelijk zijn om verbinding te maken met de Ship4U database op de database-server (eventueel lokaal). Er dient een TaskCentre client op de webserver geïnstalleerd te zijn en moet er vanaf deze client verbinding gemaakt kunnen worden met de TaskCentre server.
P12
P13
Orbis
Ship4U Notities
http://www.orbis-software.nl/ship4u P14
P15
Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op:
Tel: +31 (0) 40 290 1640
Orbis Software Benelux BV
Fax: +31 (0) 40 290 1649
Geldropseweg 250
Email:
[email protected]
5643 TR Eindhoven, Nederland
WWW: http://www.orbis-software.nl
© 2012 by Orbis Software Benelux. All rights reserved. All products and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by Orbis Software for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and Orbis Software shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for Orbis Software products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Alle prijzen in dit document zijn onder voorbehoud van druk- en zetfouten. Voor de gevolgen van druk- en zetfouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard. Alle prijzen in dit document zijn in EURO’s en exclusief 21% BTW. Op al onze producten zijn de voorwaarden van toepassing zoals die te raadplegen zijn op: http://www.orbis-software.nl/
