Cursusadministratie Software
Huur of Koop Whitepaper
Januari 2011
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ................................................................................. 2 Inleiding: Koop versus huur ............................................................... 3 Hoofdstuk 1 ..................................................................................... 4 1.1 Belangrijke trends bij SaaS-applicaties ..................................................... 4 1.2 Belangrijke trends bij Koop-applicaties ...................................................... 4
Hoofdstuk 2 ..................................................................................... 5 2.1 Wat is het grootste verschil tussen SaaS en ‘gekochte’ software? ................. 5 2.2 Wat zijn de voordelen van online software (SaaS)? .................................... 5 2.3 Wat zijn de nadelen van online software (Saas)? ....................................... 6 2.4 Wat zijn de voordelen van een koopoplossing? ........................................... 6 2.5 Wat zijn de nadelen van een koopoplossing? ............................................. 6
Hoofdstuk 3 ..................................................................................... 8 3.1 Besparingen en kosten ............................................................................ 8
Hoofdstuk 4 ..................................................................................... 9 4.1 Checklist keuze SaaS dan wel Koop .......................................................... 9
Conclusie ......................................................................................... 9 Over Coachview.net ........................................................................ 10
Inleiding: Koop versus huur Stel je eens voor: Je bent werkzaam bij een opleiding- en trainingsbedrijf, of je werkt als HR-medewerker. Bij beide functies heb je te maken met een grote hoeveelheid cursussen of trainingen en jij bent verantwoordelijk voor de hele organisatie daarvan. Je zoekt een compleet programma, waarin je een goed overzicht hebt. Je begint je zoektocht bij Google en wordt overladen met sites over cursusadministratie programma’s. Daarnaast is er nog een enorme keus uit hard- en software. Maar wat is nu eigenlijk de beste keus? Software as a Service, ofwel SaaS is steeds meer een bekend begrip in de ICT-wereld. Uit een recent mediaonderzoek blijkt dat bij het aanschaffen van nieuwe software steeds vaker gekozen wordt voor een SAAS-mogelijkheid. De voornaamste reden blijkt niet alleen de ‘transparantie’ in kosten maar met name de flexibiliteit van de applicatie. Maar is het werkelijk interessant om voor SaaS te kiezen? Met deze whitepaper willen we antwoord geven op een actuele vraag van personen die alles te maken hebben met het organiseren van opleidingen en cursussen. De vraag luidt : “ Wat zijn de voor- en nadelen van het huren van software ten opzichte van het kopen van software? (koop versus huur)”.
In de volgende vier hoofdstukken geven we antwoord op deze vraag en geven we daarnaast een duidelijk overzicht van de voor- en nadelen van beide mogelijkheden: Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk
1: 2: 3: 4:
De verschillende trends rondom SaaS- en Koop-applicaties De voor- en nadelen van SaaS- resp. Koop-applicaties Besparing en kosten - ‘Total Cost of Ownership’ Checklist keuze SaaS dan wel Koop
Hoofdstuk 1
1.1 Belangrijke trends bij SaaS-applicaties Momenteel is er een sterke maatschappelijke trend rondom het ‘nieuwe werken’ en de wens van mensen om hun werkzaamheden onafhankelijk van tijd, plaats en technologie te kunnen uitvoeren. Dit staaft de verwachting dat online software een verdere vlucht zal gaan nemen. Hierbij zullen vooral bedrijven uit het MKB in steeds grotere mate overstappen naar online software. Naast mobiliteit zijn het ook de kosten die het voor een bedrijf qua hardware-investering en onderhoud (installatie, systeembeheer, beveiliging) aantrekkelijk maken. Aan de aanbodzijde is de verwachting dat steeds meer software aanbieders hierop in zullen spelen en ook een online versie zullen ontwerpen. Het feit dat Nederland internationaal gezien een erg hoge breedbanddekking heeft, geeft aan dat we qua infrastructuur klaar zijn voor deze verdere groei. Een nadeel van is SaaS dat je gedeeltelijk afhankelijk bent van de beveiligingsinspanningen van de leverancier van de applicatie. Kanttekening hierbij is dat onderzoek wel heeft aangetoond dat de professionele aanbieders een meer adequate beveiliging hebben dan een gemiddeld bedrijfsnetwerk. De reden is dat dit aspect een cruciale rol speelt in hun businessmodel. Qua privacy dient de klant rekening te houden met de beperkingen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens met zich meebrengt. Belangrijkste aandachtspunt is dat je enkel de gegevens in de applicatie vastlegt die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Overigens geldt deze eis ook voor intern geïnstalleerde applicaties.
1.2 Belangrijke trends bij Koop-applicaties Zoals boven gesteld zullen steeds meer koop-applicaties online modules krijgen dan wel omgezet worden naar online-applicaties. Een andere trend is dat koop-software op een steeds eenvoudigere wijze updates aanbiedt. Vaak zelfs compleet geautomatiseerd, waarbij periodiek online gecheckt wordt of er een nieuwe versie beschikbaar is. De vereiste inspanning voor de systeembeheerder voor installaties etc. wordt hiermee verminderd. Hier staat wel tegenover dat de ICTafdeling deze automatische updates veelal uitzetten, omdat ze zelf grip willen houden op hetgeen er op de computers wordt geïnstalleerd. Ten slotte is de veiligheid intern ook een belangrijke factor. Neem als voorbeeld de sociale netwerken die een steeds grotere rol spelen in zowel het werk als privé-leven van werknemers. Deze groei zorgt voor een groter risico voor bedrijven. Uit onderzoek van Cisco Connected World Report is gebleken dat 40% van de werknemers aangeeft het ITbeleid te negeren wanneer zij effectiever kunnen werken.
Hoofdstuk 2 2.1 Wat is het grootste verschil tussen SaaS en „gekochte‟ software? SaaS, wat staat voor Software as a Service, is via internet beschikbare software. Dit betekent dat de benodigde ICT-middelen (zoals dataopslag, back-upfaciliteiten, rekencapaciteit, etc.) online beschikbaar zijn en zich niet op de pc van de gebruiker bevinden. Hierdoor zijn er weinig tot geen kosten voor implementatie en onderhoud. Als gebruiker ben je namelijk niet verantwoordelijk voor de service en onderhoud, maar betaal je alleen het gebruik van de software. Bijkomend voordeel is dat deze vervolgens eenvoudig en flexibel te schalen is. Het investeren in traditionele software, dus het kopen van een applicatie, is het tegenovergestelde van SaaS. Het grootste verschil is dat bij een ‘koopoplossing’ de applicaties op je eigen pc en servers worden geïnstalleerd. Hierdoor heb je alles in eigen beheer. Deze software schaf je eenmalig aan, waardoor de prijs hoger ligt dan wanneer je software huurt.
2.2 Wat zijn de voordelen van online software (SaaS)? Het grootste voordeel is dat SaaS schaalbaar is. Dat wil zeggen dat je eenvoudig kunt variëren in aantallen gebruikers en/of modules. Enerzijds omdat je de software niet hoeft te installeren op de computer van de gebruiker en anderzijds omdat deze nieuwe vorm van software hier vaak vergaand op ingesteld is. Wanneer het aantal gebruikers toeneemt hoef je dus geen extra kosten te maken voor hardware, software en de installatie. Ook betaal je in geval van SaaS vaak all-in tarieven per gebruiker (per module) per maand. Dit zorgt ervoor dat je te allen tijde grip hebt op de kosten. Een ander groot voordeel is dat de software altijd, overal en direct beschikbaar is. Je beslist dus zelf waar je werkt, wat thuiswerken direct tot een reële optie maakt. Het enige dat nodig is, is een internetverbinding. (In geval van software die gekocht en geïnstalleerd dient te worden, is dit vaak vele malen lastiger en daarmee kostbaarder, omdat men dan de technische infrastructuur hiervoor moet gaan faciliteren.) Een prettige bijkomstigheid van SaaS is dat de systeembeheerrompslomp geheel bij de aanbieder ligt. Inclusief het installeren van updates en het verzorgen van de back-ups. Ten slotte minimaliseren de professionele datacenters de omgevingsrisico’s, zoals brandof waterschade, virussen en hacking cq inbraak. Voor de duidelijkheid alles op een rij: Voordelen Voordelen SaaSisis schaalbaar: eenvoudig te variëren in aantallen gebruikers/modules 1.1.SaaS 2. Je bepaalt zelf wat je betaalt: veelal betaal je per gebruiker/module 3. Overal beschikbaar (mits je een internetverbinding hebt) 4. Geen zorgen over back-ups, updates, etc. 5. Geen zorgen over beveiliging (virussen, inbraak, brand-/ waterschade, etc.)
2.3 Wat zijn de nadelen van online software (Saas)? Allereerst is er de afhankelijkheid van een internetverbinding. Een storing kan er voor zorgen dat je niet kunt inloggen. Bij kritische software is het dan vaak ook verstandig om een tweede, goedkope internetverbinding af te sluiten bij een andere aanbieder. Bij een langdurige storing kun je dan immers doorwerken. Zo’n goedkopere verbinding is al beschikbaar vanaf circa € 10,- per maand. Verder ben je gedeeltelijk afhankelijk van de software aanbieder, omdat je niet alle gegevens in eigen beheer hebt. Het is van belang hier goede afspraken over te maken en dan met name over het verkrijgen van de eigen data bij het beëindigen van de samenwerking. Een laatste mogelijke beperking is het gegeven dat SaaS-toepassingen vaak minder mogelijkheden tot maatwerk-aanpassingen bieden. De nieuwere SaaS-applicaties spelen hierop in door de standaard software zelf vergaand configureerbaar te maken. Wat overigens uiteindelijk kostentechnisch ook weer een groot voordeel kan zijn. Voor de duidelijkheid alles op een rij: Nadelen 1. Je bent afhankelijk van een internetverbinding. 2. Je bent (gedeeltelijk) afhankelijk van de software aanbieder. 3. Je hebt de kans dat er minder mogelijkheden tot maatwerk-aanpassingen zijn.
2.4 Wat zijn de voordelen van een koopoplossing? Een voordeel van software die is gekocht, is dat je alles in eigen beheer hebt. Je kunt direct bij je gegevens en bent daardoor niet afhankelijk van andere partijen. Een ander voordeel is dat je niet afhankelijk bent van een internetverbinding, met de opmerking dat je natuurlijk weer wel afhankelijk bent van de computer waar de software op geïnstalleerd is en het eventuele netwerk waarop je werkt. Voor de duidelijkheid alles op een rij: Voordelen: 1. Je hebt alle gegevens in eigen beheer 2. Je bent niet afhankelijk van andere partijen 3. Je bent niet afhankelijk van een internetverbinding
2.5 Wat zijn de nadelen van een koopoplossing? Wanneer je kiest voor een koopoplossing, vraagt dit meestal een grote investering, die in één keer betaald moet worden. En dan komt de vraag of de software wel aan je verwachtingen zal voldoen? Vervolgens wordt vaak nog 20-25% van de initiële investering jaarlijks in rekening gebracht voor service en upgrades. Ook ben je zelf verantwoordelijk voor het installeren van deze updates en upgrades. Je hebt dus enige systeembeheerkennis (in huis) nodig. Een volgend belangrijk nadeel is de compatibiliteit van de software met de andere software op je computer. Een applicatie kan bijvoorbeeld prima werken met Windows XP, maar zodra je Windows 8 hebt geïnstalleerd, allerlei fouten gaan geven. Ook is het een nadeel dat de applicatie op je eigen pc/netwerk staat, wat bepaalde risico’s met zich mee brengt. Denk bijvoorbeeld aan crashes, virussen, inbraakpogingen, etc. Een goed systeembeheer, back-upregeling, virussoftware, etc. is dus noodzakelijk.
Een laatste nadeel van een applicatie kopen en deze wordt vaak onderschat, is de serviceverlening. Omdat SaaS-contracten vaak op ieder moment beëindigend kunnen worden (bijvoorbeeld bij niet presteren), is het algemene beeld dat de serviceverlening van dergelijke organisaties op een hoger niveau ligt. Bij koop zit het belangrijkste financiële gewin voor de leverancier namelijk in de initiële investering. Voor de duidelijkheid alles op een rij: Nadelen: 1. Grote eenmalige investering en per upgrade. 2. Je bent zelf verantwoordelijk voor de installatie van updates en upgrades. 3. De applicatie draait op je eigen netwerk, wat bepaalde risico’s met zich mee brengt. 4. Minder prikkels tot goede serviceverlening door de aanbieder.
Hoofdstuk 3 3.1 Besparingen en kosten Een belangrijke afweging voor het aanschaffen van software zijn natuurlijk de kosten. Hieronder volgt een vergelijking van de kosten of besparingen van beide mogelijkheden. SaaS kan op verschillende manieren bijdragen aan een besparing op IT gebied, zoals: 1. Licentiekosten: Deze kosten zijn bij SaaS aanzienlijk lager dan bij een applicatie die gekocht moet worden. Er zijn zelfs SaaS applicaties die gratis worden aangeboden. 2. IT kosten: Denk hierbij aan de kosten voor implementatie, beheer, beveiliging, opslag en servers. 3. Kostenbesparing op mobiliteit: Wanneer een medewerker te allen tijde toegang heeft tot de applicatie heeft hij of zij de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Dit kan kostenbesparing op het gebied van personeel of het ondersteunen van thuiswerkplekken opleveren. Tip: Bereken altijd de TCO (Total Cost of Ownership) over bijvoorbeeld 3 jaar, om een goed vergelijk te kunnen maken tussen de kosten en besparing van het koop– en het SaaS-alternatief. Het is dus belangrijk om een complete afweging te maken van welke investeringen er gemaakt moeten worden, voor zowel de koop als de Saas- variant(en). Onderstaande opsomming kan hier een eerste handvat voor zijn:
Kostensoort
Koop
SaaS
Implementatiekosten: 1.
Investeringen/afschrijvingen in (extra) hardware en software
Ja
Nee
2.
De eigen uren voor het installeren van het systeem
Ja
Nee
3.
De eigen uren voor het (technisch) inrichten van het systeem
Ja
Nee
4.
De eigen uren voor het invoeren van de gegevens
Ja
Ja
5.
De kosten voor het over laten zetten van gegevens (conversie)
Ja
Ja
6.
De eigen uren van het inrichten van rapportages en documenten
Ja
Ja
7.
De kosten voor training
Ja
Ja
Gebruikskosten: 8.
De eenmalige kosten voor de licenties
Ja
Nee
9.
De periodieke kosten voor de licenties
Ja
Ja
10.
De periodieke kosten service en updates
Ja
Nee
11.
De eigen uren voor het installeren van de updates
Ja
Nee
12.
De kosten voor het technisch en functioneel beheer van de applicatie
Ja
Nee
13.
Beheerkosten hard- en software
Ja
Nee
14.
Eventuele extra kosten voor bijvoorbeeld data-opslag
Soms
Soms
Hoofdstuk 4 4.1 Checklist keuze SaaS dan wel Koop Het is uiteraard belangrijk dat je goed overweegt wat voor je specifieke organisatie de beste oplossing is. Hieronder vind je een aantal stellingen met daaraan een letter gekoppeld. Lees de stellingen door en tel vervolgens hoe vaak je het met stellingen van het type (A) en van het type (B) eens bent. Onderaan wordt een toelichting gegeven. De uitslag geeft weer wat voor soort software het beste bij je past: een SaaS- of een koopoplossing.
Ik vind het belangrijk dat ik altijd en overal direct kan inloggen (A) Ik vind het belangrijk dat ik direct in de database met de gegevens kan (B) Ik wil geen investeringen doen in extra hardware (A) Ik heb de beschikking over een up-to-date netwerk en voldoende systeembeheerkennis- en capaciteit (B) Ik ben bereid een grote investering te doen in software-licenties (B) Het aantal medewerkers dat de software gebruikt wisselt vrijwel niet (B) Ik vind het belangrijk dat de applicatie flexibel is in te richten (A) Ik wil gebruik kunnen maken van een helpdesk (A) Ik wil de applicatie kunnen koppelen aan andere software (A) Ik wil niet afhankelijk zijn van internet (B) Ik wil de eigenaar van de licentie zijn (B) Ik wil kosteloos kunnen wisselen van modules (A) Ik wil niet belast worden met installaties, onderhoud en systeembeheer (A)
Vaker A dan B?
Dan past een SaaS applicatie het beste bij je onderneming. Uit bovenstaande vragenlijst blijkt dat je het gemak rondom de inzet van de software belangrijk vindt: geen technische rompslomp. Ook vindt je het prettig dat je geen eenmalige hoge investering hebt en dat het systeem zich dus eerst maar eens moet bewijzen. Een SaaS applicatie vraagt weinig middelen wat zorgt voor veel flexibiliteit in je organisatie. Nu bekend is dat een SaaS applicatie de oplossing voor je onderneming is, moet je echter nog wel een keuze maken voor welke applicatie je kiest. Let bij deze keuze op het soort contract (o.a. flexibiliteit in opzeggen), de kosten over de langere termijn (bijvoorbeeld 3 jaar) en de flexibiliteit in meer/minder gebruikers en modules. Vaker B dan A?
Kies dan voor een koopapplicatie. Een koopapplicatie biedt zekerheid wat betreft kosten en mogelijkheden. Je hebt minder behoefte aan flexibiliteit in gebruikers en modules en beschikt over voldoende financiële middelen voor de wat grotere investering. Waarschijnlijk heb je de beschikking over voldoende systeembeheerkennis en de juiste technische infrastructuur. Let bij de keuze van het pakket vooral op de periodieke kosten voor onderhoud, helpdesk en updates. Ook de frequentie van updates is een aandachtspunt. Let ten slotte op de eisen die gesteld worden aan je eigen PC en/of netwerk.
Conclusie Koop versus huur. In bovenstaande hoofdstukken wordt een duidelijk verschil gemaakt tussen beide mogelijkheden. De afweging heeft te maken met een aantal factoren. Het is belangrijk om een duidelijke keuze te maken tussen en prioriteiten te stellen in de hoofdfactoren. Gaat u dus voor de flexibiliteit en kostenvoordelen van een SaaS-applicatie of het eigen bezit van een koop-applicatie?
Dé nieuwe manier van samenwerken
Over Coachview.net Coachview.net is online software voor cursusadministraties. Het ondersteunt het complete proces rondom de administratie van cursussen, opleidingen, trainingen en seminars en biedt daarnaast veel stuurinformatie. De software is speciaal ontwikkeld voor enerzijds cursus-/trainingsbureaus en anderzijds bedrijfsacademies cq. HR-/opleidingsafdelingen.
Contactgegevens: Coachview.net Postbus 135, 5460 AC Veghel Bastion 1-5, 5491 AN Sint-Oedenrode Tel. 0413-483088 Fax 0413-483086
[email protected] www.Coachview.net
Coachview.net, dé online software voor uw cursusadministratie!
