Orbis Software
Debman4U Whitepaper
Deze whitepaper geeft u meer informatie over ons standaardproduct Debman4U van Orbis Software Benelux BV.
Orbis
Debman4U Standaard Product
Debman4
Debman4U
Debma Debman4U
Automatisch Credit Management Systeem
Debm
Met Debman4U maakt u gebruik van de nieuwste technieken om uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen. U kunt uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten. Rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten worden zo veel mogelijk automatisch verstuurd. De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog
Waarom Debman4U?
moet uitvoeren. Debman4U is gemakkelijk in het gebruik, binnen 1 dag weet u
Met de opkomst van het internet is de snelheid van onze zakelijke transacties
precies hoe het werkt. Met Debman4U verbetert u niet alleen de efficiency maar
enorm toegenomen. Dit vereist ook een grotere snelheid voor het incasseren
ook uw klantrelaties!
van openstaande nota’s. Het handmatig afdrukken en verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen uit uw ERP systeem is definitief
Debman4U is geschikt voor alle organisaties die op een snelle en efficiënte wijze
achterhaald. Door deze documentenstroom automatisch af te handelen
hun debiteurenbeheer wensen te automatiseren zodat dit nauwelijks nog tijd kost!
kunt u veel tijd en kosten besparen. U wilt echter niet dat een trouwe klant automatisch een herinnering krijgt wanneer hij een keer een dag te laat is
Debman4U werkt samen met alle gangbare ERP systemen zoals:
met betalen. U wilt uw debiteurenbeheer dus zo veel mogelijk automatiseren waarbij u het proces flexibel naar eigen wens kunt inrichten.
P02
P03
Tekortkomingen van de huidige werkwijze Herkent u de volgende problemen?
. . . . . . .
Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het opzoeken en afhandelen van achterstallige betalingen
Orbis
Uw cashflow staat onder druk door frequente en langlopende
Debman4U De Oplossing!
openstaande posten Het toesturen van rekeningoverzichten en kopiefacturen kost veel tijd Door ad hoc debiteurenbeheer komt u niet toe aan een gestructureerde werkwijze Uw klant krijgt een ongepaste of onterechte aanmaning Het vergaren van (management)informatie over de status van betalingen is tijdrovend U heeft geen gestructureerd inzicht in uw openstaande posten en de redenen waarom deze (nog) niet betaald zijn
. . . . . . .
Met Debman4U uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en automatisch afhandelen. U kunt uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten. Debman4U heeft een kort implementatietraject, drie dagen consultancy zijn meestal voldoende. Met Debman4U verbetert u niet alleen de efficiency maar ook uw klantrelaties! Rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten worden zo veel mogelijk automatisch verstuurd. De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog dient uit te voeren. Debman4U is gemakkelijk in het gebruik, binnen 1 dag weet u precies hoe het werkt.
P04
P05
Koppelen met uw ERP Systeem Debman4U wordt middels een aantal standaard taken binnen Orbis TaskCentre gekoppeld aan vrijwel ieder ERP systeem. Orbis TaskCentre zorgt ervoor dat de gegevens uit uw ERP systeem automatisch gesynchroniseerd worden met Debman4U. Denk hierbij ondermeer aan uw debiteurgegevens, de contactpersonen en de actuele openstaande posten.
Het definiëren van uw incassotrajecten Debman4U werkt met trajecten en activiteiten. Een traject is een verzameling van activiteiten die uitgevoerd worden om een openstaande post te incasseren. U kunt dus verschillende trajecten definiëren voor de verschillende debiteuren. Voor een goede en betrouwbare debiteur heeft u wellicht een ander traject dan bij een slecht betalende
Orbis
Debman4U Operationeel
in 4 stappen
debiteur. U legt de verschillende trajecten (en de daarbij behorende activiteiten) eenmalig in Debman4U vast.
Eenmalig definiëren communicaties DebMan4U verstuurt allerlei soorten documenten en berichten aan uw debiteuren. Dit gebeurt automatisch of wanneer u hiertoe opdracht geeft. U dient eenmalig binnen Debman4U uw documenten en berichten te definiëren. Denk hierbij aan rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen of incassobrieven.
1
Koppelen met uw ERP Systeem
2 Het definiëren van uw incassotrajecten
Starten!
3 Eenmalig definiëren communicaties
Nadat u de inrichting heeft voltooid wordt de synchronisatie met uw ERP systeem gestart.
4 Starten!
Op dat moment wordt de database van Debman4U gevuld met de actuele situatie uit uw ERP systeem. Een Orbis taak zorgt er vervolgens voor dat op gezette tijden (1x per dag, 1x per uur, etc.) de database van Debman4U automatisch gesynchroniseerd wordt met uw ERP systeem. U kunt vervolgens aan de slag met uw debiteurenbeheer!
P06
P07
Orbis
Debman4U Functionaliteiten Activiteiten, de bouwstenen van een Incassotraject Activiteiten zijn de afzonderlijke stappen die ondernomen worden om een openstaande post te incasseren. Zij vormen dus de bouwstenen van een incassotraject. Er zijn automatische activiteiten, die uitgevoerd worden door het
Dossiers, alle documenten en activiteiten overzichtelijk bij elkaar Een dossier wordt aangemaakt voor de oudste openstaande (vervallen) factuur van een debiteur. Alle documenten die door een activiteit aangemaakt en verstuurd worden zijn binnen het dossier terug te vinden. Ook extra (handmatige) activiteiten kunnen aan een dossier toegevoegd worden zoals een gespreksnotitie of een dispuut. Een dossier geeft u dus heel snel inzicht in alle activiteiten die reeds uitgevoerd zijn en alle activiteiten die in de toekomst nog uitgevoerd gaan worden.
systeem (Orbis TaskCentre), maar ook handmatige activiteiten die door een medewerker uitgevoerd dienen te worden. Bij het definiëren van de verschillende
Eenvoudig versturen van documenten
activiteiten kunt u niet alleen aangeven hoe deze activiteit uitgevoerd dient te worden, maar u heeft ook de beschikking over vrije velden die u binnen deze activiteit kunt laten vullen.
Binnen Debman4U is het mogelijk om met één eenvoudige handeling documenten te versturen naar uw klant. Vraagt de klant om een kopiefactuur of wenst u hem een rekeningoverzicht toe te zenden? Dit kan heel eenvoudig per e-mail, fax of via
Verschillende Incassotrajecten mogelijk In een traject worden diverse activiteiten in de tijd ingepland en automatisch aan een
de printer. Deze activiteit met bijbehorende documenten wordt vervolgens weer binnen het dossier bewaard. Het daadwerkelijk genereren en versturen van de documenten wordt verzorgd door Orbis TaskCentre.
openstaande post (dossier) toegekend. Binnen Debman4U kunnen verschillende trajecten gedefinieerd worden. Zo kunt u onderscheid maken tussen verschillende groepen debiteuren. Een goede debiteur wilt u wellicht anders benaderen dan een
Ouderdomsanalyse en saldilijst
slecht betalende debiteur. Er is één “standaard” traject dat elke debiteur automatisch
De ouderdomsanalyse geeft het totaal openstaand bedrag weer van alle
krijgt toegewezen, tenzij u aan een debiteur een ander traject heeft toegekend.
debiteuren in de tijd. De saldilijst geeft u een totaaloverzicht per debiteur van de
Een traject bestaat uit meerdere automatische of handmatige activiteiten. Sommige
openstaande en/of vervallen posten.
handmatige activiteiten, zoals bijvoorbeeld een “Dispuut” of een “Aanvraag voor Creditnota”, blokkeren het traject. Er worden géén verdere activiteiten meer uitgevoerd totdat deze “blokkerende” activiteiten gereed gemeld zijn.
P08
P09
Medewerkers en Rollen Binnen Debman4U is het mogelijk om verschillende medewerkers aan te maken en deze aan een rol te koppelen. Deze rollen bepalen welke activiteiten een medewerker mag uitvoeren. Tevens kan een medewerker toegang hebben tot 1 of meerdere administraties waaraan Debman4U gekoppeld is. Ook is er een “Dynamische medewerker” binnen Debman4U. Dit is de accountmanager (vertegenwoordiger) van een debiteur. Wanneer er een nieuwe activiteit wordt aangemaakt voor de accountmanager, wordt deze automatisch aan de juiste medewerker gekoppeld.
Werkstroom
Orbis
Debman4U Met automatisch debiteurenbeheer verbetert u niet alleen de efficiency maar ook uw klantrelaties!
Handmatige activiteiten worden toegekend aan een medewerker. Deze medewerker zal deze activiteit moeten uitvoeren en afhandelen. In zijn eigen werkstroom kan iedere medewerker precies zien welke activiteiten dit zijn. In één oogopslag ziet elke medewerker welke activiteiten reeds uitgevoerd hadden moeten zijn, of welke activiteiten in de toekomst uitgevoerd dienen te worden.
Administraties Binnen Debman4U is het mogelijk om voor meerdere administraties het debiteurenbeheer te voeren. U kunt gemakkelijk de gewenste administratie selecteren of meerdere administraties verzamelen.
Meer informatie over Debman4U en onze andere producten kunt u terugvinden op onze website http://www.orbis-software.nl of neem contact met ons op per e-mail
[email protected] of telefoonnummer +31 (0) 40 290 16 40.
P10
P11
Orbis
Debman4U Prijzen
Hieronder vindt u de prijzen terug van Debman4U Licentie per server.
Aanschafprijs
Debman4U
Onderhoud p/jaar
€ 2500,00 € 500,00 Het jaarlijks onderhoud is verplicht.
Voor het gebruik van Debman4U geldt:
. . . . .
Tenminste een Microsoft SQL Server 2005. Tenminste een IIS 6.0 Microsoft .Net Framework 3.5. Orbis TaskCentre licentie met voldoende vrije taken. Vanaf de webserver moet het mogelijk zijn om verbinding te maken met de Debman4U database op de database-server (eventueel lokaal). Er dient een TaskCentre client op de webserver geïnstalleerd te zijn en moet er vanaf deze client verbinding gemaakt kunnen worden met de
.
TaskCentre server. Eventueel Crystal Reports voor het aanmaken van de verschillende documenten.
P12
P13
Orbis
Debman4U Notities
http://www.orbis-software.nl/debman4u P14
P15
Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op:
Tel: +31 (0) 40 290 1640
Orbis Software Benelux BV
Fax: +31 (0) 40 290 1649
Geldropseweg 250
Email:
[email protected]
5643 TR Eindhoven, Nederland
WWW: http://www.orbis-software.nl
© 2012 by Orbis Software Benelux. All rights reserved. All products and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by Orbis Software for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and Orbis Software shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for Orbis Software products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Alle prijzen in dit document zijn onder voorbehoud van druk- en zetfouten. Voor de gevolgen van druk- en zetfouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard. Alle prijzen in dit document zijn in EURO’s en exclusief 21% BTW. Op al onze producten zijn de voorwaarden van toepassing zoals die te raadplegen zijn op: http://www.orbis-software.nl/
