Whitepaper
Wagenparkbeheer Inleiding Binnen veel organisaties valt het beheer van het wagenpark in de categorie ‘bijzaken’. Opmerkelijk, gezien de omvang van deze kostenpost en de vele mogelijkheden om deze te beperken. Welke zijn dat en hoe toont u bovendien uw ‘groene gezicht’, zonder in te boeten aan medewerkertevredenheid? Omdat we tegenwoordig allemaal maatschappelijk verantwoord ondernemen, begint de term ‘wagenparkbeheer’ achterhaald te raken. Liever spreken we van zakelijke mobiliteit, om zo te benadrukken dat het niet alleen om auto’s gaat. Alternatieven lijken, al dan niet fiscaal gestimuleerd, immers steeds aantrekkelijker te worden. De grootste besparing (in tijd én geld) wordt nog altijd bereikt door niet te reizen. Telewerken wint dan ook langzaam aan populariteit, maar is nu eenmaal niet voor iedereen weggelegd. Onbegrijpelijk dat onze overheid hier, in combinatie met variabele werktijden, niet meer aandacht aan besteedt en zich blindstaart op de zo vermaledijde kilometerheffing waarvan de totale kosten een groot vraagteken blijven. Aangezien die kosten via het bedrijfsleven toch bij de uiteindelijke consument terechtkomen, valt het wezenlijke effect op de verkeersdrukte volgens analisten bovendien tegen. Heffingen via de brandstofaccijns – die op zich weliswaar al buitenproportioneel hoog is – lijken een stuk eenvoudiger. De veelrijder en/of veelverbruiker betaalt vanzelf meer en het scheelt een omvangrijk ambtenarenapparaat. Ook de invoer van ingewikkelde kostbare techniek waarvan niemand de feilloze werking kan garanderen kan achterwege blijven. Tevens blijft het gevreesde ‘Big Brother’- aspect uit. Inderdaad, de verkeersintensiteit op specifieke tijden en plaatsen laat zich zo niet regelen. Het voornaamste tegenargument vanuit Eurlings en consorten lijkt echter de vrees dat nog meer mensen over de grens gaan tanken. Tja. Ondanks alle goede bedoelingen zullen de initiatieven dus vooral van uw kant moeten komen. Onderstaand enige suggesties.
Alternatief vervoer Halverwege de jaren negentig kwam NS-dochter Transvision met de toen revolutionaire Odyssee-card. Het idee was om diverse vervoersmogelijkheden (trein, taxi, leaseauto) via een mobiliteitspas te combineren, waarbij Transvision als ‘reisregisseur’ optrad. De kaart kreeg al spoedig het imago van ‘huurauto met chauffeur’, was duur in het gebruik en een soepele coördinatie van al die verschillende reizen bleek onmogelijk. De Odyssee-card faalde dan ook jammerlijk en liet zowel werkgever als werknemer voor lange tijd vertwijfeld achter. Inmiddels zijn de Nederlandse Spoorwegen met de NS Business Card een stuk succesvoller en bestaan er alternatieven van partijen zoals Mobility Mixx en Mobilys. Zo is het bij laatstgenoemde bijvoorbeeld mogelijk om naast vervoer per auto, tweewieler en openbaar vervoer ook parkeer- en zelfs telewerkfaciliteiten in het mobiliteitscontract mee te nemen. Onderdeel van dat contract is een individueel mobiliteitsbudget waarbinnen de medewerker volgens het cafetariamodel zelf kiest uit de diverse (vervoers)mogelijkheden. Inventarisatie loont: voor veel medewerkers blijkt mobiliteit anders te kunnen waarmee u niet alleen geld, maar ook het milieu (be)spaart.
www.FACTO.nl
Whitepaper Verjonging Mogelijkheden te over dus, al blijkt uit praktijkonderzoek dat de meeste wagenparkbeheerders nog altijd in auto’s denken. Niet zo gek trouwens, als we bedenken dat uw huidige contractverplichtingen toch vooral auto’s betreffen. Ook bestaande leaserijders doen maar moeilijk afstand van hun heilige koe en lijken nog weinig ontvankelijk voor alternatieven. Reden voor Athlon Car Lease om met hun ‘Green Car Solution’ nieuwe markten aan te boren onder uw overige werknemers, daarbij handig gebruikmakend van onze zucht naar ‘groen’ en de daarbij behorende fiscale stimulansen. Hoe werkt het? In 2009 werden 62.000 voertuigen (de regeling ging eind mei vorig jaar van start) via de sloopregeling afgevoerd en de bedoeling is dat dat er nog veel meer worden. Verjonging van het wagenpark betekent immers een lagere CO2-uitstoot en dat doel hebben we nu eenmaal met z’n allen heilig verklaard. Idee van Athlon is nu dat uw werknemer zijn (oudere, vuilere) privéauto verkoopt en overstapt in een leaseauto in de categorie Peugeot 107, Citroën C1 en Toyota Aygo. Uitgaande van 36 maanden en 15.000 kilometer per jaar betalen werkgever en werknemer beiden € 150,- per maand aan de auto. Voor de werknemer is deze eigen bijdrage voor privégebruik aftrekbaar van zijn forfaitaire bijtelling. Deze is bij genoemde ‘14%-auto’s’ lager dan die € 150,- en dus rijdt de medewerker gratis. Groter mag ook, maar dat betekent een hogere fiscale bijtelling. Als werkgever bent u af van de gemiddeld € 80,- reiskostenvergoeding per maand, waardoor u, in dit voorbeeld, voor een paar tientjes niet alleen een blije medewerker heeft, maar ook nog eens ‘duurzaam’ bezig bent.
Water Het mag duidelijk zijn dat we, alle mooie initiatieven ten spijt, de auto niet gaan laten staan. Het totaal aantal autokilometers nam over het afgelopen jaar dan wel af, maar dit lijkt vooral aan het economische tij te wijten. Hoewel sommige belangengroepen ons anders willen doen geloven, is er met de auto dan ook weinig mis. Kijk eens naar welke ontwikkelingen hij in zijn 125-jarig bestaan heeft doorgemaakt en vergelijk bijvoorbeeld de laatste tien jaar met het decennium daarvoor als het gaat om aandrijftechnieken, uitstoot en veiligheid. Op al deze gebieden staat ons bovendien nog veel te wachten. Werd er eerst vooral ingezet op de waterstofauto, inmiddels lijkt de elektrische auto de toekomst te zijn. Marketingtechnisch is het natuurlijk handig dat er bij eerstgenoemde alleen maar water wordt uitgestoten, maar de benodigde waterstof dient wel eerst (elektrisch) opgewekt te worden. Er circuleren getallen van zo’n 15% rendement in dit proces (van de benodigde energie aan het begin van het winningsproces blijft een zevende over om het voertuig aan te drijven), wat fors minder is dan bij de huidige auto met verbrandingsmotor. Bovendien is waterstof vluchtig en dient het onder hoge druk opgeslagen te worden; wie zijn waterstofauto wegzet met een volle tank en een week niet rijdt heeft na die week toch maar een halve tank over. Mobieltjesfabrikant Nokia heeft overigens al een telefoonbatterij ontwikkeld waarbij waterstof in vaste vorm wordt opgeslagen, maar het zal nog wel even duren voordat deze techniek ook breed inzetbaar is in de voertuigindustrie. Dus toch die elektrische auto? Ja en nee. Volledig elektrische auto’s (met 0% fiscale bijtelling in 2010 en 2011 en BPM-vrijstelling tot 2018!) zijn er nog nauwelijks en kennen vooral een hoge prijs, dito gewicht en een beperkte actieradius. Iedereen kent het verhaal dat een hybride (aandrijving door accu’s én verbrandingsmotor) zoals de Toyota Prius tijdens zijn levensduur (inclusief bouw en sloop) ons milieu zwaarder belast dan een, inmiddels sociaal totaal incorrecte, Hummer. Fossiele
www.FACTO.nl
Whitepaper brandstoffen raken op, waardoor ook elektriciteit anders opgewekt zal gaan worden. Alles heeft zijn voor- en nadelen, maar een toekomst met elektrische voertuigen (EV), aangedreven door in kerncentrales opgewekte (schone!) elektriciteit is niet eens zo’n heel onwaarschijnlijk scenario.
Slurptax Goed, als we dan toch blijven autorijden, hoe kunnen we dat dan voordeliger en schoner gaan doen? Eerder zag u al dat ‘Den Haag’ de keuze voor kleinere, schonere auto’s beloont. De autoverkopen daalden in 2009 dan wel met 22,5% ten opzichte van het jaar daarvoor, maar uit de nieuwe auto’s die wél verkocht werden blijkt duidelijk dat dit beleid zijn vruchten afwerpt. Waar merken als Jaguar, Chrysler en Land Rover verkoopdalingen van 50 tot 70% noteerden, maakt het eerder genoemde kleine drietal uit het A-segment inmiddels deel uit van de top 10. Toyota werd op een haar na, met dank aan genoemde Aygo en Prius, het bestverkochte merk. De meeste strepen werden gezet bij Volkswagen dat met de Golf (C-segment) het bestverkochte model in huis heeft en inmiddels hoge ogen gooit met een Polo Diesel in de categorie van 14% bijtelling. Let trouwens ook op de steeds verder uitbreidende ‘20%-categorie’ die nu ook middenklassers (zelfs in het D-segment) van bijvoorbeeld Volvo, Audi en BMW bevat. Van de nieuwe leaseauto’s heeft inmiddels 75% een A- of B-label. Wie niet least maar koopt, profiteert van kleinschaligheidsinvesteringsaftrek voor zeer zuinige (CO2-uitstoot van maximaal 95 gram voor diesel en 110 gram voor benzine) en elektrische auto’s, betaalt voor deze auto’s (evenals de leasenemer) geen motorrijtuigenbelasting en mag deze bovendien willekeurig afschrijven. In september 2014 gaat de Euro6-emissienorm in. De eisen ten aanzien van maximale roetuitstoot veranderen nauwelijks ten opzichte van Euro5 (de norm die in september 2009 van kracht werd), er wordt vooral ingezet op een reductie van de uitstoot van stikstofoxide (NOx). Dieselmotoren produceren hier meer van dan benzinemotoren, maar zullen aan nagenoeg dezelfde norm moeten gaan voldoen (respectievelijk 0,08 g/km versus 0,06 g/km). De meeste autofabrikanten moeten nog veel werk verzetten om aan de nieuwe normen te voldoen, maar er zijn er al een paar die nu al binnen de marges vallen. Wie voor 2014 een dieselauto kiest die aan de Euro6-norm voldoet, krijgt vanaf 1 januari 2011 € 1.500,- BPM-korting, welk bedrag tot 2014 wordt afgebouwd. De BPM (Belasting Personenauto’s en Motorrijwielen), die uiteindelijk helemaal zal verdwijnen, werd in het verleden gerelateerd aan de catalogusprijs, maar is nu vooral afhankelijk van de CO2-uitstoot waarmee ook de slurptax als toeslag verdween. Aan die CO2-emissie wordt ook het percentage van de fiscale bijtelling en, als deze er komt, de hoogte van de kilometerheffing opgehangen. De aanschafprijs van een auto wordt dus mede bepaald door de uitstoot in grammen van kooldioxide, waarbij bovendien een progressieve heffing (drie schalen)geldt. Energielabels blijven de relatieve zuinigheid aangeven, maar hebben dus geen invloed meer op de autoprijs. Aangezien deze omslag (voor de overheid) budgetneutraal dient te geschieden, zal duidelijk zijn dat de voordelen van kleinere, zuinigere auto’s gefinancierd moeten gaan worden door diegenen die minder ‘groene’ keuzes maken. Voldoende prikkels van overheidswege dus. Welke
www.FACTO.nl
Whitepaper organisatie nu, tegen bovenstaande achtergrond, zijn autoregeling nog niet up-todate heeft, dreigt de boot te gaan missen.
IJzer smeden Nog niet eens zo heel lang geleden werd u als werkgever door potentiële werknemers vooral geselecteerd op de auto die u bij de betreffende functie beschikbaar stelde. Met dank aan de economische neergang heeft u de touwtjes op de arbeidsmarkt inmiddels weer in handen, maar voor hoe lang? Nu smeden dus, dat ijzer. Er komen al minder medewerkers voor een nieuwe auto in aanmerking en de keuzevrijheid hadden we, vooral kostentechnisch en qua milieubelasting, ook al flink beperkt. Hoewel gevoelig en mogelijk indruisend tegen het gewenste behoud van medewerkertevredenheid, kunt u overwegen de merkkeuze te beperken en zo aanvullende aanschafkortingen bewerkstelligen. Onder het motto ‘wie betaalt, bepaalt’ laat u de keuze van de leverende dealer niet langer aan de berijder over, zodat al het te behalen financiële voordeel ook terechtkomt waar het hoort. Gebruikmakend van internettools laat u het besteltraject (en daarna natuurlijk ook alle operationele aangelegenheden zoals schademeldingen en aanvragen voor brandstofpassen, groene kaarten etc.) zo veel mogelijk rechtstreeks tussen medewerker en leasemaatschappij verlopen, waardoor uw bureau schoon blijft. Trouwens, waarom een nieuwe auto? Zowel de technische als de economische levensduur van auto’s neemt al jaren toe. Het verlengen van bestaande leasecontracten levert u een lager leasetarief op en u stelt bovendien het aangaan van nieuwe verplichtingen uit. Nieuwe medewerkers liet u het eerste jaar (maar zeker in de proeftijd) natuurlijk al geen nieuwe auto meer bestellen en die lijn kunnen we eenvoudig doortrekken naar het overige personeel. Een huurauto is flexibel maar duur, voor een zogenaamde shortleaseauto geldt dat in beide gevallen minder en u kunt denken aan occasionlease. Via diverse organisaties neemt u tegenwoordig vrij eenvoudig een bestaand leasecontract over en het aanbod is gigantisch. De leasemaatschappij heeft een kleiner objectrisico en stelt minder eisen aan uw kredietwaardigheid. Door de kortere (resterende) contractlooptijd wint u aan flexibiliteit. Dat is ook prettig voor uw leaserijders, die u tevens overtuigt met de lagere fiscale bijtelling (want lagere catalogusprijs dan dezelfde auto nieuw), de snelle beschikbaarheid en het feit dat die Opel Insignia nu wel in hun op een Astra afgestemde leasebudget past.
Appels Naast het opfrissen van uw interne autoregeling kan het momenteel ook geen kwaad uw huidige leveranciers eens tegen het licht te houden. Leveren ze nog altijd de dienstverlening die u mag verwachten? En sluiten de (om efficiencyredenen natuurlijk elektronische en niet vaker dan maandelijkse) facturen daar ook bij aan? In hoeverre verhouden de kosten van contractaanpassingen zich tot de daadwerkelijke kilometerafwijkingen? Wat was de totale factuurwaarde over het afgelopen jaar en wordt het niet eens tijd om een omzetbonus te verlangen? Zijn er componenten in de dienstverlening, zoals de verzekering, die u wellicht beter (goedkoper) elders onder kunt brengen? Wellicht zijn uw wensen en eisen in de loop van de tijd veranderd en bestaan er partijen die beter bij u passen. Hardnekkig blijft in het vergelijk de veel geziene bovenmatige aandacht voor het leasetarief en dus worden appels tegen peren afgezet. Dat leasemaatschappijen ‘allemaal hetzelfde doen’ is een
www.FACTO.nl
Whitepaper misverstand waar u te laat achter kunt komen. Kijk dus niet alleen naar maandtarieven, maar vooral naar bijkomende kosten, voorwaarden en procedures en laat u hierin eventueel bijstaan door een externe deskundige die zichzelf gauw terugverdient. U kiest tenslotte voor een langetermijnrelatie.
Berijdergedrag Nadat de auto is afgeleverd begint het pas. Het bevreemdt niemand meer dat een leaseauto voor ruitreparatie, schadeherstel en bandenvervanging naar andere partijen gaat dan de officiële merkdealer. In een leasemarkt (met meer dan 900 aanbieders) die steeds verder onder druk kwam te staan en waar nog altijd een te sterke focus bestaat op het maandelijks te betalen tarief, kunnen aanbieders niet anders dan bezuinigen aan de inkoopkant. Niet altijd voordelig voor u als afnemer, hoewel er bij sommigen ook een bezuinigingsmogelijkheid bestaat waar u wel iets aan hebt, genaamd onderhoudssturing. Omdat de fabrieksgarantie niet meer in gevaar komt door onderhoud bij een niet-merkdealer, loont het de moeite hier bij uw leasemaatschappij op aan te sturen. In het leasetarief ziet u weinig verschil, maar daar het universele garagebedrijf de auto haalt en brengt bespaart u kosten voor vervangend vervoer. Als er overigens al een vervangende auto nodig is, moet dat dan een gelijkwaardig voertuig zijn of kan uw medewerker het voor die beperkte periode ook wel af met een auto uit de basiscategorie? Belangrijker: uw medewerker besteedt zijn tijd aan zijn werk en niet aan dealerbezoek, wat u, zeker bij mensen die op uurtarief werken, nog veel meer oplevert. Tijd die men ook, bijvoorbeeld, kan besteden aan een training ‘het nieuwe rijden’. In een dagdeel leren uw medewerkers, onder ander door beter te anticiperen, zich vlotter door het verkeer te bewegen en daarbij ook nog eens 5 tot 20% brandstof te besparen. Daarnaast leent dit evenement zich ook uitstekend als teambuildingsessie waardoor u twee vliegen in één klap slaat. Verlaging van de brandstofkosten bereikt u tevens door te kiezen voor een merkgebonden brandstofpas (veelal gratis en goed voor extra korting op de literprijs) en opties als ‘tolbetaling’, ‘wassen’ en ‘tanken langs de snelweg’ uit te sluiten. Alle promotiecampagnes en mooie namen als ‘Ultimate’, ‘Excellium’ en ‘V-Power’ ten spijt is het effect, behalve op de prijs, van deze premiumbrandstoffen nooit onafhankelijk bewezen. De mogelijkheid tot het tanken daarvan hoeft u dus ook niet aan te vinken. Zuiniger rijden leidt bovendien niet alleen tot lagere brandstofkosten. Wie bewuster rijdt, heeft minder schades en bekeuringen. Wat schadeverloop betreft kunt u denken aan een zogenaamd gestaffeld eigen risico, dat in hoogte oploopt na ieder (nietverhaalbaar) schadegeval. De ervaring leert dat de hiervan uitgaande dreiging op zichzelf al bijdraagt aan een vermindering van het aantal schades. Ondanks dat bedragen voor verkeersovertredingen en eigen risico door de medewerker betaald worden, belasten zij tenslotte ook uw organisatie. Denk alleen al aan de bijbehorende discussies en administratieve verwerking. Tijd is geld, ook hier. Een stap verder is het daadwerkelijk aansporen van uw zakelijke rijders tot een gedragsverbetering, waarbij we liever belonen dan straffen. Er bestaan (via leasemaatschappijen) diverse bonusprogramma’s die u en de berijder inzage geven in het rijgedrag en dit afzetten tegen een benchmark. Het gaat dan met name om brandstofverbruik, schadebeeld en bekeuringen. Wie beter scoort dan gemiddeld spaart punten, die zich bijvoorbeeld om laten zetten naar een extra korting op (de eigen bijdrage voor) een volgende leaseauto, een weekendje weg of een MP3-
www.FACTO.nl
Whitepaper speler. Dit alles gebeurt binnen de hiervoor bestaande fiscale grenzen en is kosteloos voor u als werkgever; met recht een win-winsituatie dus.
Inleveren Ook binnen uw bedrijf gaan mensen, al dan niet vrijwillig, uit dienst voor de einddatum van het leasecontract. In uw autoregeling had u ooit opgenomen, dat wie uit eigener beweging de organisatie verlaat geacht wordt zijn auto mee of over te nemen. Omdat u de medewerker hiermee in zijn verdere loopbaan belemmert, houdt deze eis in de rechtbank echter geen stand. Eerder zagen we al de opkomende markt van occasionleaseauto’s, dus wanneer u de overgebleven auto intern niet doorgezet krijgt, loont het zich hem daar aan te bieden. Wie daar zijn tijd en geld niet aan wenst te besteden, maakt vooraf strakke afspraken met zijn leasemaatschappij in de vorm van een inleverclausule. Het is, zeker in de huidige markt, niet ongebruikelijk dat u overeenkomt om jaarlijks een percentage van uw wagenpark kosteloos stil te zetten. Dat is makkelijk verdiend. Over inleveren gesproken, hoe gaat uw leasemaatschappij daar mee om? Voortijdig of niet, aan ieder leasecontract komt een eind. Dat een auto na vier jaar en 160.000 kilometer niet meer in nieuwstaat verkeert, is iedereen met u eens. Wel is er de afgelopen tijd een trend ontstaan: wat voorheen doorging voor ‘gebruiksspoor’ noemt uw aanbieder nu een ‘innameschade’ met de bijbehorende rekening. Schenk extra aandacht (of laat dit doen) aan deze innamefacturen en ga de discussie aan, want in de angst u als klant te verliezen blijken partijen meestal bereid water bij de wijn te doen.
Opbrengst Een landelijk werkende koeriersdienst bespaart inmiddels tonnen op jaarbasis door toepassing van een aantal vermelde maatregelen. Ook een accountantskantoor uit de top 3, waar men niet geheel onverwacht toch al een stuk ‘netter’ met de auto’s bleek om te gaan, liet een besparingspercentage van meer dan 10% zien. Van minstens even groot belang is het gegeven dat de gemiddelde berijder wel een gewenningsperiode nodig bleek te hebben, maar zijn baas uiteindelijk toch beloonde met een hoger medewerkerstevredenheidscijfer. Dus: - Update uw mobiliteitsregeling en houd daarbij zo veel mogelijk rekening met de toekomst. - Spoor uw medewerkers positief aan tot een gedragsverbetering. - Laat het bijbehorende werk doen door degene die ervoor betaald wordt. - Wees, juist nu, extra kritisch naar uw leveranciers. - Huur zo mogelijk externe expertise in; de juiste adviseur verdient zichzelf meer dan terug. - Evalueer, corrigeer en maak dit tot een continu proces binnen uw organisatie. Wanneer begint u?
Auteur Martin Schuurman is partner bij Oxonia Fleet Solutions.
www.FACTO.nl
