Efficiënter wagenparkbeheer met een efficiënte tender

Efficiënter wagenparkbeheer met een efficiënte tender.

04/2010

Waarom dit document? In Nederland rijden ruim 1,5 miljoen zakenauto’s. Meer dan de helft hiervan wordt geleasd. De lease-auto is daarom niet meer weg te denken van de Nederlandse wegen. Niet alleen zijn er veel auto’s, er gaat ook veel geld in om. Na personeelskosten, zijn de autokosten bij veel bedrijven tweede kostenpost. Een kritische zoektocht naar de juiste leasemaatschappij is daarom onontbeerlijk. Het vergelijken van autoleasemaatschappijen is een lastige opgave. Alleen al het feit dat er in Nederland meer dan 900 leasemaatschappijen actief zijn, maakt de keuze niet eenvoudiger. Daarbij komt nog dat het beheren van het wagenpark veelal geen kernactiviteit van uw organisatie is. En ook niet van de persoon die er uitvoering aan geeft. Een tender is dan ook een goed instrument om een uitgebreid beeld van het service- en prijsniveau van een leasemaatschappij te krijgen. Met een tender stelt u namelijk een aantal potentiële leveranciers een groot aantal vragen. Hoe ziet zo’n tender eruit en hoe verlopen de processen? Deze en andere vragen behandelen wij in dit document. Met dit document heeft u een handleiding in handen voor het uitschrijven van een goede tender. Dit document bevat ook een groot aantal voorbeeldvragen dat u op weg helpt naar efficiënt en kostenbewust wagenparkbeheer. Ieder bedrijf is uniek, iedere tender dus ook.

Wanneer schrijf ik een tender uit? Een tender uitschrijven doet u niet jaarlijks. Als u tevreden bent over uw huidige manier van werken, dan is er geen reden om dit - veelal - tijdrovende proces te starten. Bent u echter niet tevreden, doet u nog teveel zelf en denkt u dat de samenwerking met een leasemaatschappij een stuk efficiënter en kostenbewuster kan, dan helpt een tender u daarbij. Stemt alleen het prijsniveau van uw huidige leasemaatschappij u ontevreden, dan is een tender geen goed instrument. In een tender worden namelijk zeer veel zaken rondom het wagenparkbeheer belicht. Prijs is hier slechts een (klein) onderdeel van. Is prijs voor u het belangrijkste vergelijkingsinstrument, vraag dan bij een aantal partijen offertes op en vergelijk deze met elkaar. Dat scheelt veel tijd en dus geld.

Grootte wagenpark Niet ieder wagenpark leent zich voor een tender. Over het algemeen is een tender pas interessant vanaf 25 auto’s. Dat betekent niet dat u niet interessant bent voor een leasemaatschappij als uw wagenpark kleiner is, integendeel. U moet zich alleen afvragen of de investering in de tender voldoende resultaat oplevert.

Financieel gezond? Tot slot is de financiële positie van uw bedrijf van groot belang. De gemiddelde consumentenprijs van een auto is EUR 30.000,00. U kunt zich voorstellen dat het financiële risico voor leasemaatschappijen dan ook zeer groot is. Een leasemaatschappij doet daarom alleen zaken met een financieel gezonde partij. U doet er verstandig aan om op voorhand uw jaarcijfers te geven zodat u - in het slechtste geval - een arbeidsintensief proces bespaard blijft.

Welke voorbereidingen tref ik? Tref een aantal voorbereidingen voordat u de tender uitschrijft. Stel allereerst een zogenaamde tendercommissie op. Deze tendercommissie is verantwoordelijk voor het opstellen en beoordelen van de tender. Belangrijk is dat de commissie bestaat uit personen van verschillende disciplines. Een leasemaatschappij wordt namelijk op veel verschillende zaken vergeleken. Denk aan inkoop, financiële- en arbeidvoorwaardelijke aspecten, maar ook uitvoerende zaken. Kies binnen uw eigen bedrijf de juiste mensen om deze aspecten te beoordelen.

Weging In de inleiding beschreven wij al dat ontevredenheid over de huidige leasemaatschappij de belangrijkste beweegreden voor een tender is. Ervaringen met deze partij geven u inzicht waar u in een samenwerking waarde aan hecht. Stelt u van tevoren een overzicht van beoordelingscriteria met een wegingsfactor per onderdeel op. U bent dan in staat om de tender op rationele overwegingen te beoordelen volledig in lijn met uw wensen.

De calculatie Een offerteaanvraag is een vast onderdeel van een tender. Vraag niet van alle mogelijke auto’s een offerte op, maar maak gebruik van een referentiegroep welke representatief is voor uw wagenpark. Maak bijvoorbeeld per functiecategorie een selectie van auto’s. U bepaalt zelf welke auto’s uw wagenpark voldoende vertegenwoordigen. Denk daarnaast ook nog aan de weging van de calculaties per autotype. Als bijvoorbeeld 90% van uw wagenpark uit een en hetzelfde autotype bestaat, geef de beoordeling van deze calculatie dan ook meer gewicht.

Externe consultant U kunt gebruikmaken van een externe consultant. Op de Nederlandse markt is een groot aantal consultants actief gespecialiseerd in wagenparken. Het voordeel van werken met een consultant is dat u veel werk uit handen geeft en zich minder hoeft te verdiepen in de materie. Houd u er wel rekening mee dat er een prijskaartje aan hangt. Zo kost de begeleiding en implementatie van een tender veel geld waardoor een groot deel van de door de tender te behalen (efficiency) besparingen teniet gedaan wordt.

Hoe kies ik de deelnemers? Stel een shortlist van leasemaatschappijen op als de voorbereidingen zijn gedaan. Maak een shortlist van een overzichtelijk aantal leasemaatschappijen. Zeker niet meer dan vijf. Hoe komt u tot deze lijst van vijf leasemaatschappijen?

De shortlist Het uitgangspunt bij de bepaling van de shortlist zijn de doelstellingen die uw tendercommissie in een eerder stadium vaststelde. Stel uzelf een aantal vragen. Vindt u het belangrijk om zaken te doen met een grote leasemaatschappij, een internationale partij, enz. Het spreekt voor zich dat de verschillende leasemaatschappijen in Nederland niet dezelfde dienstverlening bieden.

De website U krijgt een goede indruk van een leasemaatschappij als u de website bezoekt. Hierop is veel informatie te vinden en het geeft u snel een beeld van de kwaliteit en professionaliteit van deze organisatie.

Onafhankelijke informatie U kunt gebruikmaken van het jaarlijkse Heliview onderzoek. In dit onderzoek wordt de dienstverlening van een groot aantal leasemaatschappijen met elkaar vergeleken en de tevredenheid van ruim 700 fleetowners over de dienstverlening van hun leasemaatschappij getoetst. Hiermee krijgt u een goed beeld van een onafhankelijke partij.

Financiële zekerheid Het spreekt voor zich dat de continuïteit van uw leverancier belangrijk is. Deze bepaalt namelijk mede uw eigen continuïteit. Probeer dan ook in een zo vroeg mogelijk stadium inzicht te krijgen in de financiële situatie van de leasemaatschappij. Veelal is deze openbaar, of via een eventuele moedermaatschappij te achterhalen. U bent er namelijk niet bij gebaat als uw leasemaatschappij in financiële problemen raakt en u dus niet meer kunt beschikken over de auto’s.

Een afspraak Om er zeker van te zijn dat u een tender uitzet bij gelijkwaardige leasemaatschappijen is het aan te raden om voor het opstellen van de shortlist de mogelijke kandidaten uit te nodigen. Een half uur per leasemaatschappij geeft u al een goede indruk. Het voorkomt dat de leasemaatschappijen achteraf te veel van elkaar verschillen waardoor een goed vergelijk niet meer mogelijk is. Zo is de service van een internet- of dealerleasemaatschappij bijvoorbeeld niet te vergelijken met de service van een leasemaatschappij uit de top 5 van Nederland.

Wat is een goede vragenlijst? Vergelijk het uitschrijven van een tender met het laten aanmeten van een maatpak. De vragen moeten een vertaling zijn van uw doelstellingen om de leasemaatschappijen op relevante punten met elkaar te vergelijken. Alleen dan kiest u uiteindelijk voor een leasemaatschappij die volledig bij u past. Houd hier rekening mee bij het samenstellen van de vragen. Stel open vragen maar creër ook duidelijke kaders om een wildgroei aan antwoorden te voorkomen. Om u op weg te helpen, vindt u hieronder een selectie van relevante vragen die u in een tender kunt stellen.

Mogelijke vragen Algemeen 1. Wat zijn de sterke punten van uw onderneming en wat is uw onderscheidend vermogen? Spits dit toe op de wensen en de situatie van onze organisatie. 2. Geef drie referenties op van vergelijkbare bedrijven waar u zaken mee doet.

MVO 3. Wat is uw beleid en bijdrage voor duurzaam ondernemen? 4. Onze organisatie wenst invulling te geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hoe kunt u ons ondersteunen met autoleasing en alternatieve mobiliteit? 5. Hoe helpt u berijders op een zo duurzame manier met de auto om te gaan? 6. Bent u gecertificeerd? Zo ja, welke certificaten bezit u?

Contractvorm 7. Adviseert u open of gesloten calculatie? Waarom?

Offerte-, bestel- en afleverproces 8. Wat is uw werkwijze voor het offerte-, bestel- en afleverproces? 9. Welke taken blijven over voor onze wagenparkbeheerder? 10. Krijgen medewerkers inzicht in het energielabel, de CO2-uitstoot en de fiscale waarde voordat zij een auto bestellen?

Accountteam 11. Hoe geeft u invulling aan een eigen helpdesk of accountteam? 12. Verlopen de dagelijkse contacten voor onze wagenparkbeheerder en onze berijders via één vaste accountmanager binnen- en buitendienst? 13. Op welke wijze borgt u de back-up van het volledige accountteam? 14. Welke tijden is het accountteam bereikbaar? 15. Welke responsetijden garandeert u voor offertes, contracten, afrekeningen en andere vragen?

Management en rapportage 16. Hoe verzorgt u managementinformatie en -rapportages en met welke frequentie? Geef voorbeelden als bijlage. 17. Welke managementinformatie biedt u online aan? 18. Welke activiteiten voert u uit voor de managementfee en administratiekosten? 19. Hoe informeert u de berijder actief bij de aanschaf en het gebruik van de lease-auto en de bijhorende kosten? 20. Welke excessenrapportage verzorgt u en met welke frequentie?

Reparatie en onderhoud 21. Hoe informeert u de berijder over wettelijk verplichte keuringen, zoals de APK? 22. Heeft u een winterbandenprogramma? Geeft u een verduidelijking van de inhoud, de voorwaarden en de kosten. 23. Hoe zorgt u dat onze berijders zo efficiënt mogelijk onderhoud laten uitvoeren?

Hulpverlening 24. Hoe is de hulpverlening bij pech geregeld (in Nederland en buitenland)?

Verzekering en schade 25. Beschrijf de mogelijkheden en kosten voor een POI, SVI en rechtsbijstand. Wat adviseert u ons? 26. Met welk eigen risico rekent u bij een niet-verhaalbare schade? Geeft u een omschrijving van de voorwaarden. 27. Hoe hoog is het eigen risico bij ruitschade? Geeft u een omschrijving van de voorwaarden. 28. Hoe gaat u om met schades geconstateerd bij inname van het voertuig? 29. Biedt u activiteiten voor schadepreventie? Zo ja, welke?

Vervangend vervoer, voorloopauto’s, poolbeheer 30. Hoe verzorgt u vervangend vervoer? Is dit in het gecalculeerde leasetarief opgenomen? 31. Geef een uitvoerige beschrijving van uw poolbeheer. 32. Biedt u een (tijdelijke) stilstandregeling? Zo ja, hoe werkt dat?

Rente 33. Welke rente hanteert u? 34. Wanneer past u de rente aan? 35. Welke periode is het rentepercentage vast in de offerteperiode en na inzet van het leasecontract?

Factuur 36. 37. 38. 39.

Licht uw standaard factuurstromen toe, de soort en de hoeveelheid facturen per maand. Kunt u elektronisch factureren? Beschrijft u de werkwijze. Hoe gaat u om met kostenplaatsen en aantal factuuradressen? Hoe kunt u de afwikkeling van facturen voor ons vereenvoudigen? Denkt u aan een mutatieverslag, een boekingsvoorstel en dergelijke. Beschrijft u uw meerwaarde in het factureringsproces?

40. 41. 42. 43.

Welke maximale looptijd en maximale kilometers van de diesel- en benzineauto’s adviseert u? Welke verrekenprijs hanteert u bij meer of minder gereden kilometers? Welke verrekenprijs hanteert u bij meer of minder gereden dagen? Hoe maakt u eventuele hercalculaties transparant en controleerbaar?

Looptijd, kilometrage, hercalculaties, voortijdige beëindigingen

Voorwaarden en aanvullende condities 44. De gemaakte afspraken leggen wij graag vast in een Service Level Agreement. Voeg van dit document een conceptversie toe. 45. Factureert u aanvullende kosten (die niet in deze tender genoemd worden) separaat van de maandelijkse factuur?

Kwaliteit 46. Hoe borgt u de kwaliteit in uw organisatie? 47. Wat is uw werkwijze ten aanzien van klachten?

Advies en kostenbesparingen 48. 49. 50. 51. 52.

Hoe adviseert u proactief? Hoe minimaliseert u de operationele werkzaamheden voor ons? Kunt u onze autoregeling analyseren en ons advies geven hierover? Welke kostenbesparingen kunt u voor ons realiseren op basis van de gegevens die u heeft? Heeft u zaken die uw meerwaarde onderstrepen en die niet aan bod zijn gekomen in deze tender? Zo ja, voeg deze als bijlage toe.

Deadline Stel een strakke, maar reële deadline voor het inleveren van de tender door de leasemaatschappij. Houd er rekening mee dat het goed en op maat beantwoorden van een tender erg arbeidsintensief is en dus tijd vraagt van de leasemaatschappij. Geeft u de leasemaatschappij minimaal vier weken de tijd om de tender te beantwoorden. Wordt de tender te laat ingeleverd, trek dan uw conclusie. Een partij die nu zijn afspraken niet nakomt, doet dat in de toekomst waarschijnlijk ook niet.

Hoe vergelijk ik de leasetarieven? Naast de vragenlijst, vraagt u bij een tender ook calculaties van verschillende auto’s op. Het is vaak niet mogelijk om de leaseprijzen van verschillende leasemaatschappijen direct met elkaar te vergelijken. Iedere leasemaatschappij heeft weer andere voorwaarden en een andere dienstverlening. Houd u daarom rekening met onderstaande zaken, zodat u altijd appels met appels vergelijkt.

Wees concreet Een goed antwoord begint met een goede vraag. Hoe concreter u uw vraag stelt, hoe eenduidiger de antwoorden. Wees concreet over onder andere het volgende: - wilt u vervangend vervoer per direct, na 24 uur of na 48 uur? - wilt u vervangend vervoer in een klasse kleiner of gelijkwaardig aan de lease-auto? - wilt u verzekering inclusief aanvullende verzekeringen, zoals een SVI / POI of rechtsbijstand? - hoe hoog moet het eigen risico bij ruitschade zijn? - welke contractvorm (gesloten calculatie, open calculatie, winstdeling) kiest u? - bepaalt u of de leasemaatschappij de leverende dealer? Dit zijn enkele voorbeelden van mogelijke keuzes. De keuzes zijn wederom een vertaling van uw tender- en bedrijfsdoelstellingen. Heeft u geen concrete wens, vraag de leasemaatschappij dan om een advies.

Vraag naar aanvullende voorwaarden Vraag naar aanvullende voorwaarden. Vertegenwoordigt de prijs van winterbanden bijvoorbeeld één set of een ongelimiteerd aantal winterbanden? Zijn daarmee alle kosten gedekt of betaalt u apart voor de opslag en het wisselen van de banden? Wees kritisch, zodat u achteraf niet voor verrassingen komt te staan en u ook daadwerkelijk voor de meest geschikte leasemaatschappij kiest. De leaseprijzen weten is stap een. Het is verstandig om een stap verder te gaan en de additionele kosten op te vragen. Deze kunnen namelijk voor hoge kosten zorgen. Denkt u aan de kosten voor het administreren en doorsturen van bekeuringen, kosten van groene kaarten, kosten van kentekenpapieren, kosten bij het eerder inleveren van een auto, kosten bij inname, transportkosten, kosten van een schadevrij verklaring, transportkosten aan het einde van het contract, kosten van contractwijzigingen. Kortom, alle kosten die u bij het vergelijken van alleen de zuivere leaseprijs niet tegenkomt.

Vergelijk altijd leaseprijzen exclusief brandstofvoorschot Brandstof wordt door iedere leasemaatschappij altijd op werkelijke kosten afgerekend. Een brandstofvoorschot geeft te weinig zicht op de werkelijke brandstofkosten. Zoals de naam al zegt, is het slechts een voorschot. Vergelijkt u de leaseprijzen inclusief brandstofvoorschot, dan lijkt een leaseprijs ogenschijnlijk lager bij een laag brandstofvoorschot. Dat geeft een vertekend beeld. Vergelijk dus altijd exclusief brandstof.

Ik heb alle antwoorden ontvangen. En nu? Het is verstandig om minstens zoveel tijd te steken in het analyseren van de antwoorden als in het voorbereidende werk. In het voorbereidingstraject stelde u beoordelingscriteria en wegingen op. Bepaal samen met de tendercommissie welke partijen goed scoren en met welke partijen u zeker geen zaken wilt doen. Het is belangrijk dat alle leden van de commissie het met elkaar eens zijn. De samenwerking met een leasemaatschappij reikt immers verder dan alleen de wagenparkbeheerder. Een goed middel om de tenders met elkaar te vergelijken is het werken met een zogenaamde scorelijst. Afhankelijk van de gegeven antwoorden, kent u een weging toe. Bepaal met behulp van deze weging welke partijen goed scoren. Maak hierbij een onderscheid tussen de antwoorden op de vragen en de calculaties. Wees ervan bewust dat de leaseprijs maar een klein onderdeel is van de totale leasekosten.

Welke partijen gaan door? Hoe meer partijen door de eerste ronde komen, hoe bewerkelijker het vervolgtraject wordt en hoe moeilijker de keuze. U moet er natuurlijk ook voor waken dat u niet te snel ‘afscheid’ neemt van bepaalde leasemaatschappijen. Wij adviseren dan ook om drie partijen door te laten en de kans te bieden zich in een tweede ronde te presenteren. Bent u tevreden over de adviesfunctie en de uitvoering van operationele zaken, maar minder over de prijs? Kiest u er dan voor om deze leasemaatschappij door te laten gaan naar de volgende ronde. De prijs is in veel gevallen bespreekbaar, maar de dienstverlening is niet aan te passen. Het niveau van de dienstverlening is een gegeven. Partijen die de door u gestelde deadline niet gehaald hebben, vallen af. Als u in dit stadium niet belangrijk genoeg bent voor de leasemaatschappij om op tijd te antwoorden, bent u dat in de toekomst ook niet. Natuurlijk is een reële deadline wel een voorwaarde voor een dergelijke houding.

De tweede ronde Het komt zelden voor dat u na het uitschrijven van de tender een definitieve keuze voor een leasemaatschappij maakt. U heeft immers nog niet uitgebreid kennis gemaakt met de leasemaatschappij achter de tender. Het is daarom verstandig een tweede ronde te organiseren. In deze ronde maakt u kennis met de leasemaatschappij en stelt u aanvullende vragen.

Persoonlijk contact De opzet van deze tweede ronde is anders dan de eerste. Het persoonlijk contact staat nu bovenaan. U geeft immers het beheer van uw wagenpark uit handen. Nodig daarom de overgebleven partijen uit om een presentatie te geven. Of beter nog: bezoekt u de leasemaatschappij om daar de presentatie bij te wonen. Het kost u in het begintraject meer tijd, maar u krijgt snel een goed beeld van de organisatie.

Openstaande vragen Bepaal na de analyse van de tender welke vragen nog niet of onvoldoende beantwoord zijn. Misschien heeft de beantwoording nieuwe vragen bij u opgeroepen. Stel concrete vragen op en zorg dat deze tijdens het gesprek aan bod komen. Om de efficiency van het gesprek te verhogen, is het verstandig de vragen vooraf bij de leasemaatschappij neer te leggen. Na de gesprekken heeft u dan een antwoord op al uw vragen.

Communicatie U heeft op basis van het hele traject een keuze voor een of meerdere leasemaatschappijen gemaakt. Nu is het zaak om dit op een juiste wijze naar verschillende partijen te communiceren.

Interne communicatie Stemt u samen met de tendercommissie af wie binnen de organisatie geïnformeerd moet worden over de uitslag. Houd u daarbij rekening met onder andere de afdeling personeelszaken en salarisadministratie. Informeert u ook de medewerkers met een lease-auto over de te volgen procedure. Uiteraard kunt u dit laatste ook uitbesteden aan de leasemaatschappij.

Externe communicatie Uw keuze houdt automatisch in dat er ook partijen zijn afgevallen. Alle partijen hebben veel energie en tijd gestoken in het beantwoorden van de vragen en het presenteren van zichzelf. Neemt u daarom de tijd om iedere leasemaatschappij persoonlijk op de hoogte te stellen van de uitslag. U komt deze partijen in de toekomst ongetwijfeld nog eens tegen en dan is een goede verstandhouding erg belangrijk. U bent nu in de fase gekomen dat u de samenwerking met de gekozen leasemaatschappij(en) verder vorm kunt geven. Als u de juiste afwegingen heeft gemaakt, dan is dat de basis voor een succesvolle samenwerking.

Over Arval Arval is een leasemaatschappij en beheert in Nederland wagenparken van circa 20 tot ruim 5.000 auto's. Sinds de start in 1989 heeft het bedrijf een flinke groei doorgemaakt. Op geheel eigen wijze bedient Arval de markt. Met ruim 190 kritische, enthousiaste en ambitieuze mensen beheren wij op een efficiënte wijze het wagenpark van onze klanten. Arval hoort met 30.000 auto’s bij de top van leasemaatschappijen in Nederland. Arval is onderdeel van de internationale financiële groep BNP Paribas en is de tweede leasemaatschappij van Europa. Jaarlijks ontvangt Arval ongeveer 150 aanbestedingen en tenderaanvragen van bedrijven en overheid. De tenderaanvraag komt binnen bij onze tenderafdeling, die uw vragen duidelijk en concreet beantwoordt. Dit uiteraard binnen de door u gestelde deadlines. Naast het beantwoorden van de vragen, speelt advisering een belangrijke rol bij de beantwoording van de tender. Kiest u voor Arval als leasemaatschappij, dan least u tot 75% efficiënter. Hoe? Simpel. Wij minimaliseren uw interne processen rond wagenparkbeheer door u al het werk uit handen te nemen. Wij schetsen het hier wellicht wat eenvoudiger dan het lijkt. Maar wij stellen u niet teleur. Sterker nog, wij garanderen uw tevredenheid. Uw berijders hebben volledig rijplezier en u houdt tijd over voor andere zaken. Om onze garanties waar te maken, hebben wij onze dienstverlening ingedeeld in vier dimensies. De basis voor een goede samenwerking en een efficiënt wagenparkbeleid. De vier dimensies tezamen maakt dat wij tot 75% efficiënter werken dan een traditionele leasemaatschappij. Om nog maar niet te spreken van de voordelen van leasen ten opzichte van eigen beheer. Bent u benieuwd wat Arval voor uw wagenpark kan betekenen of wilt u een uitgebreide concept tender ontvangen? Dat kan. Neemt u contact op met Bobby Rietveld, teamleider acquisitie. Hij is bereikbaar op telefoonnummer 030 602 44 44 of via e-mail [email protected].