SAGE WHITEPAPER
WAAROM U BEST EEN BOEKHOUDSOFTWARE AANSCHAFT EN HOE U DEZE MOET KIEZEN?
1
WAAROM U BEST EEN BOEKHOUDSOFTWARE AANSCHAFT? Wettelijke verplichting. De boekhouding van een onderneming wordt door mensen die er professioneel niet in thuis zijn, vaak ervaren als een complex doolhof. Nochtans vormt een totaalkijk op uw financiën, op de solvabiliteit van uw klanten of op de activiteiten die u met hen en met uw leveranciers ontplooit, een enorm voordeel om uw onderneming in goede banen te leiden.
De boekhouding van uw bedrijf is tegelijk technisch en strategisch, en brengt grote juridische, fiscale en economische implicaties met zich mee. Resultaatrekening en balansen zijn onderworpen aan strenge regels en andere wettelijke verplichtingen. En informatie, zoals de toestand van de liquide middelen, de uitstaande bedragen of de lasten, moet zeer nauwkeurig en up-to-date zijn, want anders wordt de toekomst van de onderneming snel in het gedrang gebracht. De vereenvoudiging en de tijdwinst die het gebruik van een specifiek programma met zich meebrengt, bieden u de kans om meer tijd te besteden aan uw eigenlijke activiteiten en om bepaalde kosten te beperken. U kunt immers zelf op automatische wijze eenvoudige, dagelijkse operaties verrichten; tegelijkertijd beperkt u het aantal fouten, die onnodige kosten en vooral veel tijdverlies met zich meebrengen. U beschikt natuurlijk niet noodzakelijkerwijze over een intern beheersprogramma. En de klassieke kantoortools blijken ruim ontoereikend om een domein te behartigen dat zo gespecialiseerd is als het beheer van uw onderneming. Ze zijn immers niet voorzien van automatisering, hulp bij beslissingen, administratieve aangiften, of opsporing van fouten en dubbel gebruik. Hun schijnbare eenvoud dreigt bijgevolg een rem te zetten op de verdere ontwikkeling van uw business. Er resten u twee mogelijkheden voor de verwerking van uw boekhouding. De eerste oplossing is de volledige outsourcing van de functie bij een kantoor van Experten Boekhouders. Dat betekent echter dat documenten over en weer moeten gaan en dat u geen kijk in real time bekomt op de financiële toestand van uw onderneming. Voor deze eerste oplossing volstaat een eenvoudige tekstverwerker of spreadsheetprogramma om verkoopfacturen uit te schrijven. Het voorziet echter niet in automatisering en kan een aanzienlijk risico op fouten met zich meebrengen, bijvoorbeeld met betrekking tot de commerciële voorwaarden. De tweede oplossing bestaat uit de installatie van een boekhoudprogramma in uw bedrijf, aangepast aan uw behoeften. Uw Expert Boekhouder kan desgevallend de gegevens controleren, eventuele rechtzettingen doorvoeren, uw verschillende aangiften indienen bij de betrokken administraties en uw rekeningen afsluiten op het einde van het boekjaar, dit dankzij de synchronisatie van uw informatie met de zijne.
De eerste opdracht van een boekhoudprogramma bestaat erin u de kans te bieden om documenten van dag tot dag te registreren. De talrijke automatismen garanderen u productiviteit en efficiëntie. Naast boekhoudkundige verwerkingen op basisniveau biedt de software u een precieze kijk op de situatie van de onderneming (liquiditeiten, rendabiliteit,...). U kunt er ook rapporten mee aanmaken voor een strikte opvolging of voor een optimale inschatting van klanten en leveranciers van uw bedrijf. Het boekhoudprogramma biedt u tevens de mogelijkheid om alle wettelijke documenten op te maken (btw-aangiften, ...). Sommige van die verrichtingen kunnen evenwel specifieke boekhoudkundige kennis vereisen die niet altijd aanwezig is bij alle ondernemers. Tussen beide oplossingen in bevindt zich een scala van mogelijkheden om de verschillende noodzakelijke taken in het raam van het voeren van een boekhouding te verdelen tussen de Expert Boekhouder en zijn klant. Deze verdeling moet rekening houden met de noodzaak om de kosten te drukken en om in real time te worden geïnformeerd over de situatie van het bedrijf. Daarbij moet een mechanisme worden ingevoerd dat het risico op fouten beperkt en dat zo nodig aan de Expert Boekhouder de mogelijkheid biedt om makkelijk fouten op te sporen en recht te zetten (die fouten kunnen immers heel wat tijdverlies veroorzaken).
2
« Het boekhoudprogramma vormt een échte tool om uw bedrijf aan te sturen. » Voor beginners kan de keuze tussen de vele programma’s op de markt moeilijk lijken. In functie van de grootte van uw onderneming, haar activiteitensector en haar organisatie moet de software min of meer functies bevatten. Maar de regels voor het voeren van een boekhouding en voor de presentatie van de balansen zijn dezelfde voor alle bedrijven, ongeacht hun omvang. Uw boekhoudprogramma moet u dus in staat stellen om volgende zaken op eenvoudige wijze te behartigen zonder dat u zelf een boekhouder bent:
•
• • • • •
De invoer van documenten (aankoop- en verkoopfacturen, rekeninguittreksels, ...) De opvolging van onbetaalde facturen en aanmaningen van klanten De actualisering van de rekeningen De aanmaak van de verplichte staten (boeken, grootboeken, balansen) De automatische uitwisseling van gegevens met uw Expert De indiening van officiële documenten (btw-aangiften, commissiefiches, ...)
Het programma biedt u de mogelijkheid om de verwerking van bepaalde operaties te automatiseren, maar bovendien om een analytische boekhouding te voeren en activa te beheren. U wordt een stuk onafhankelijker en u beschikt over volledige informatie om uw bedrijf in de juiste richting te sturen. Uw informaticapartner en/of uw Expert kunnen u begeleiden bij de invoering van uw oplossing en kunnen uw toepassing optimaal programmeren in functie van uw activiteiten.
.
CRITERIA VOOR DE JUISTE KEUZE Ons advies Verzeker u van de duurzaamheid van uw leverancier : de levensduur en de evolutie van uw programma hangen ervan af. Ga de compatibiliteit na met de apparatuur van uw Expert Boekhouder. Zie erop toe dat uw leverancier beschikt over voldoende referenties die u een verbetering van de toepassing garanderen. Verzeker u dat u kunt genieten van professionele services, zoals updates, toegang tot telefonische bijstand, opleidingen, documentatie en handleidingen. Vergewis u ervan dat de software behoort tot een volledig gamma van beheersoplossingen (facturatie, commercieel beheer,...), dat zich aanpast aan de evolutie van uw activiteiten, dit om te garanderen dat u snel aan de slag kunt met nieuwe functionaliteiten. Controleer de mogelijkheid om informatie uit uw bestaande bestanden te recupereren, en dit op transparante wijze en zonder gegevensverlies, zodat u veel uren van hernieuwde invoer kunt voorkomen.
Geef voorrang aan eenvoud Uw bedoeling is autonoom met uw boekhoudprogramma aan de slag te kunnen. U moet de verschillende functionaliteiten snel kunnen benutten. Herhaaldelijk terugkerende verrichtingen moeten bijvoorbeeld worden geautomatiseerd, zodat het risico op fouten grotendeels wordt beperkt; op die manier wordt u het werk
3
makkelijker gemaakt. Het programma moet u ook op elk moment een gedetailleerde kijk kunnen verschaffen op de situatie van uw onderneming. Uw programma moet tevens vlot kunnen worden gepersonaliseerd zodat het kan worden aangepast aan uw activiteiten en uw werkgewoonten.
Analyseer uw behoeften • • • •
Wat zijn de functionaliteiten die u nodig hebt? Btw-aangiften, klantenfiches, leveranciersfiches, historieken, communicatie met uw Expert, boekhoudplan,... Wat is het volume van de te verwerken gegevens? Hoeveel gebruikers zijn betrokken bij het project? Bepaal het aantal gelijktijdige toegangsverrichtingen waarover u moet kunnen beschikken. Wenst u uw programma te personaliseren? Specifieke toegangsmachtigingen per gebruiker, personalisatie van rapporten, integratie van specifieke gegevens,... Hoe zien uw technische vereisten eruit? (hardware, besturingssysteem, reeds aanwezige software).
Al die indicaties moeten worden geformaliseerd zodat ze een referentiedocument vormen dat u kunt begeleiden bij uw keuze uit de verschillende aanbiedingen.
FUNCTIONELE CRITERIA De 8 kenmerkende functionaliteiten 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
De invoer van documenten Het boekhoudkundig beheer De geautomatiseerde verwerkingen De edities De controles De personalisatie De communicatie met uw Expert De communicatie met uw facturatiesoftware
1. De invoer van documenten Uw boekhoudprogramma biedt u de mogelijkheid om uw verrichtingen in real time te registreren en te valideren. U wint tijd dankzij het gebruik van vooraf geprogrammeerde typeboekingen. Bovendien bevat het boekhoudprogramma tal van automatische voorzieningen: berekening van btw, automatische toewijzing van een debet- of creditboeking, automatisch duplicaat,... Voor terugkerende verrichtingen (elektriciteitsfacturen, huur, abonnementen,…) moet de software langdradige hernieuwde registraties vermijden. Dit biedt voor u een verzekering van tijdwinst en een beperking van het risico op fouten.
2. Het boekhoudkundig beheer Algemene boekhouding Het samenstellen van boekhoudkundige dagboeken vormt een wettelijke verplichting en moet in handen worden genomen door uw boekhoudprogramma: boeken met aankopen, verkopen, diverse verrichtingen en financiële dagboeken worden standaard voorzien. Standaard wordt ook een boekhoudplan aangeboden, dat centraal staat in elk boekhoudprogramma.
4
Bij de oprichting van een firma recupereert u op die manier een bestaand boekhoudplan, wat vermijdt dat u informatie opnieuw moet invoeren. De geldende btw-tarieven zijn geïntegreerd en geprogrammeerd, en kunnen worden gepersonaliseerd in functie van uw activiteiten. Bij een wijziging in de wetgeving, moet de uitgever voorzien in een actualisering om de software aan te passen.
Analytische boekhouding De analytische boekhouding beschrijft de evenementen binnenin de onderneming. Ze is niet gereglementeerd en niet wettelijk verplicht, en ze biedt de kans om de kosten van de onderneming te kennen en te detailleren, de resultaten te verklaren, prognoses op te maken, en afwijkingen tussen prognoses en realisaties vast te stellen. Ze vormt een kostbare hulp bij het nemen van beslissingen. De boekhoudsoftware moet de creatie van één of meer analytische secties mogelijk maken voor elke boeking.
Opvolging voor derden Met het boekhoudprogramma kunt u de schuldvorderingen en de schulden van de onderneming opvolgen die betrekking hebben op klanten en leveranciers. U kunt er een termijnplanning per klant en per leverancier mee opmaken om een totaalkijk te krijgen op wat de klanten hebben betaald of wat u nog moet betalen aan uw leveranciers. Er kunnen makkelijk klanten- of leveranciersfiches worden aangemaakt in onbeperkte hoeveelheden. Dankzij een link met de officiële VIES-database kunnen de gegevens van derden automatisch worden ingevuld en geverifieerd. U bekomt dan een perfecte kijk op de partners van uw onderneming. Door statistieken te analyseren kunt u snel reageren als dat nodig is: • • • •
Consultatie van de termijnplanningen van uw schulden bij leveranciers en uw schuldvorderingen bij klanten, Verzending van herinneringen aan klanten via e-mail : het programma biedt personaliseerbare typebrieven aan die bijvoorbeeld de vervaldag van de facturen, het verschuldigde bedrag, enz. hernemen, Opvolging van uitstaande bedragen in functie van de omzet, Vorming van inningdossiers.
Ons advies Verzeker u van de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de globale uitstaande bedragen van alle derde partijen, dankzij de cumul van de informatie, die ligt vervat in meerdere rekeningen. Eenzelfde derde partij kan immers tegelijk klant en leverancier zijn.
3. De automatische verwerkingen Gedaan met manuele opzoekingen van facturen en betalingen op papier. Het programma gaat voor u de link leggen tussen de factuur en de betaling ervan. U moet zich alleen nog maar concentreren op laattijdige betalingen! Het maakt tevens voorlopige en definitieve afsluitingen van het boekjaar mogelijk en het beheert automatisch de heropeningen.
Ons advies De automatisering van de courante verwerkingen garandeert een hogere productiviteit en meer efficiëntie. Zie erop toe dat uw programma automatische berekeningen aanbiedt van dag tot dag en voor het einde van het boekjaar. Zo krijgt u een kijk in real time op de activiteiten van uw bedrijf.
5
4. De edities Het boekhoudprogramma moet een bepaald aantal edities mogelijk maken. In de eerste plaats moet het natuurlijk de uitgave van officiële documenten mogelijk maken:
• • • •
btw-aangiften klantenlisting diverse overzichten boeken en grootboeken
Maar ook rapporten, bestemd voor de beheerders, waarmee die laatsten de evolutie van het bedrijf kunnen volgen:
• •
Financiële analyses Statistieken
5. De controles Het boekhoudprogramma moet het beheer van wachtwoorden en de toegang per gebruiker integreren. Het moet de gebruiker in staat stellen om makkelijk te communiceren met zijn Expert over zijn twijfels en onzekerheden op het vlak van boekingen. Bovendien moet de software met het oog op een optimale veiligheid een reeks tests bevatten, bedoeld om de relevantie en de coherentie van de gegevens na te gaan. Het programma moet automatisch rapporten aanmaken die de controle van de gegevens vergemakkelijken, dit door automatisch eventuele problemen onder de aandacht te brengen (bijvoorbeeld een rekening die normaal een debet- maar nu een creditrekening is).
Ons advies Bovendien moet de software met het oog op een optimale veiligheid een reeks tests bevatten, bedoeld om de relevantie en de coherentie van de gegevens na te gaan. Het programma moet automatisch rapporten aanmaken die de controle van de gegevens vergemakkelijken, dit door automatisch eventuele problemen onder de aandacht te brengen (bijvoorbeeld een rekening die normaal een debet- maar nu een creditrekening is).
6. De personalisatie Het boekhoudprogramma moet personalisatie op meerdere niveaus toelaten. Voor de gebruiker moeten er op eenvoudige wijze functionele voorkeuren per dossier kunnen worden geconfigureerd. De automatische aanmaak van boekingsmodellen zal de registratie vereenvoudigen. Voor de documenten zelf (herinneringen, rekeninguittreksels,...) moet een geïntegreerde opmaaktool een vlotte personalisatie mogelijk maken. Het programma kan ook de mogelijkheid bieden om de gebruikers een verschillende kijk te verschaffen in functie van het gebruik dat ze maken van de software
7. De communicatie met uw accountant Om uw boekhouder een makkelijke toegang tot de gegevens van uw bedrijf te bieden, voorziet het boekhoudprogramma in een communicatie tussen klant en Expert
6
8. De communicatie met uw facturatiesoftware Als u beschikt over een facturatiesoftware, let er dan op dat uw boekhoudprogramma automatisch de boekingen van facturen en betalingen, afkomstig van het Commercieel Beheer, kan ontvangen (zonder hernieuwde invoer). Op die manier moet u de informatie slechts eenmaal registreren in uw programma voor Commercieel Beheer/Facturatie. Geef de voorkeur aan een software die deel uitmaakt van een compleet en toekomstgericht gamma en die uw opdracht zal vergemakkelijken omdat u uw gebruikelijke manier van werken zult terugvinden in de verschillende modules (presentatie van de informatie, samenvattingen,...).
Ons advies Met één enkele muisklik wordt de informatie, die aanwezig is in uw Commercieel Beheer, rechtstreeks overgeschreven naar boekingen in de juiste boeken. Dit levert heel wat tijdwinst op! Alle commerciële handelingen worden automatisch omgezet in boekhoudkundige handelingen.
TECHNISCHE CRITERIA 1. Mono-user of netwerk? 2. Informaticamateriaal: de check-list 3. Minimale configuratie
1. Mono-user of netwerk? In functie van het aantal gebruikers en de gebruiksfrequentie kunt u kiezen tussen een mono-user versie van uw software of een netwerkversie. • Voor geringe volumes en één of twee gebruikers kiest u in eerste instantie best voor een mono-user. Deze oplossing kan nadien makkelijk evolueren naar een netwerkversie. • Voor een gelijktijdig gebruik van de toepassing door meerdere gebruikers kiest u voor de netwerkversie van het programma. Let hierbij op de mogelijkheden inzake toegangsrechten (misschien mogen niet alle gebruikers toegang krijgen tot alle informatie)...
2. Informaticamateriaal: de check-list Om er zeker van te zijn dat uw software makkelijk kan worden geïntegreerd in uw computermateriaal, moet u een beknopte staat opmaken van het bestaande: • Hoeveel posten moeten er worden uitgerust met de software? Opgelet: het aantal posten in de onderneming staat niet gelijk met het aantal gebruikers van het boekhoudprogramma, meerdere gebruikers kunnen een vrije post delen. •
Beschikt u reeds over één of meer bestanden met boekhoudgegevens?
Let erop dat de boekhoudsoftware in staat is om de gegevens uit deze bestanden te recupereren of dat de software er compatibel mee is. •
Wat is uw besturingssysteem? Wat is de versie ervan?
•
Wat is uw besturingssysteem? Wat is de versie ervan?
•
Windows 2000, XP, Vista, 7, MacOS... Wat uw systeem ook is, let erop dat de software compatibel is. Hebt u
reeds een netwerk? Wie verzekert er het beheer van? Uw netwerk zal de nieuwe toepassing moeten opnemen: zie erop toe dat het er klaar voor is. •
Welke programma’s moeten in interactie treden met de tool? Beheer van activa,
facturatiesoftware, programma liquiditeiten,...
7
3. Minimale configuratie De uitgevers preciseren de basisvereisten inzake hardware voor hun software. Over het algemeen moet u voor een boekhoudprogramma het volgende voorzien: ➤ Processor van minstens 1Ghz ➤ Minstens 512 Mo RAM ➤ 500 Mb vrije ruimte op de harde schijf
BIJHORENDE SERVICE Ons advies De onderneming kan de software altijd zelf installeren. Er wordt aangeraden om een beroep te doen op een Professional die u zal adviseren en begeleiden bij uw project. U wint er veel tijd, efficiëntie en gemoedsrust mee.
Deze services zijn onontbeerlijk voor de goede integratie van uw software in de onderneming. Ze worden behartigd door de verkoper van uw software, eventueel in samenwerking met uw Expert. De verkoper treedt op in verschillende fases van uw project: voorafgaand aan de keuze van de software, tijdens de invoering ervan en tijdens de exploitatie ervan.
Voor • • •
Analyseer in eerste instantie zelf uw functionele behoeften. Vervolledig deze analyse met uw computerverkoper: technische criteria, organisatie en behoeften van het bedrijf,... Laat u in uw keuze bijstaan door uw computerverkoper, uw Expert Boekhouder of collega’s te raadplegen.
Tijdens •
•
•
Installatie en programmering Als u nood hebt aan een doorgedreven personalisatie van uw software, let er dan op dat deze laatste beschikt over een tool waarmee uw informaticapartner specifieke functies voor uw activiteit kan toevoegen. Opleiding van de gebruikers Ook al wordt uw software geïnstalleerd in luttele minuten, de opleiding van de gebruikers is erg belangrijk: ze staat borg voor een onmiddellijke productiviteit en een minimale foutenmarge. Hulp bij het opstarten Vergeet niet dat uw behoeften mettertijd zullen evolueren en dat dus ook de ingevoerde oplossing moet kunnen evolueren.
Na • • • •
Verzeker u dat de verkoper of uitgever van uw software voorziet in telefonische bijstand en dat die makkelijk bereikbaar is. Informeer u over de mogelijkheden van een eventuele aanvullende opleiding. Ga na of hij beschikbaar zal zijn om u te helpen bij nieuwe programmeringen of specifieke manipulaties. Informeer u over de timing van de updates. De uitgever moet een wettelijke supervisie voorzien die u zult helpen om alle nodige stappen met de nodige gemoedsrust te voltooien.
8
OVER SAGE Sage is de referentie in software development voor boekhouding, commercieel beheer, ERP en CRM voor KMO’s. Sage ontwikkelt pakketten die, dankzij hun uitgebreide waaier van pragmatische vernieuwingen, het bedrijf begeleiden tot in de kern van zijn business en dit gedurende zijn volledige evolutie Met 30 jaar ervaring en meer dan 6 miljoen klanten wereldwijd, verzekert Sage een 100% klantgerichte internationale expertise. België en Luxemburg heeft Sage meer dan 30.000 klanten*, waarvan 3.000 fiduciaires, overtuigd. Met twee kantoren in Groot-Bijgaarden en in Luik, een 40-tal medewerkers en een netwerk van 150 verdelers, verspreid over het Belgische en het Luxemburgse gebied, garandeert Sage de flexibiliteit van een lokale speler.
Onze SOEPELE beheersoftware houden uw bedrijf LENIG! ©Sage Institute Sage – Noordkustlaan 16A - 1702 Groot-Bijgaarden - Tel. +32 2 721 18 30 | Fax +32 2 721 93 9
[email protected] | www.sage.be
9
