Unit 4 Agresso levert bedrijfssoftware voor MKB’ers werkzaam in diverse branches
Boekhoudsoftware moet betrouwbaar, makkelijk en mooi zijn Boekhoudsoftware
moet betrouwbaar zijn. Maar staat
betrouwbaarheid synoniem voor soberheid? Het lijkt er wel een beetje op. Kenmerkend voor administratieve software is het grijze spreadsheetuiterlijk waar u getallen invoert. Door slimme rekenformules krijgt u inzicht in de kosten en uitgaven, van wie u geld krijgt en aan wie u nog iets verschuldigd bent. De software is zo gebouwd dat u eenvoudig overzichten en aangiften kunt sturen naar uw accountant. Hij leest de gegevens in zijn rapportgenerator in, maakt er een jaarrekening van en stuurt die naar de diverse autoriteiten.
Slimmer In de loop der tijd is boekhoudsoftware steeds slimmer gemaakt. Niet alleen de financiële overzichten rollen er uit, ook kan de software inzicht verschaffen in de voorraden, de voortgang van projecten en de logistieke stromen. En omdat alles in uw bedrijf met elkaar samenhangt, kan de software communiceren met branchepakketten en de kassa. U kunt uw relaties onderhouden in het pakket en de software kan u informatie geven over dingen die goed gaan en zaken die extra aandacht vragen. Dit alles heeft tot doel u betrouwbare informatie te geven zodat u uw bedrijf succesvol kunt runnen. Kortom: het boekhoudpakket transformeert steeds meer naar een compleet bedrijfssysteem voor de MKB-ondernemer. Handig is het zeker, maar sexy? Verre van! Is dat erg? Mwah….boekhouden moet betrouwbaar blijven. Maar ook makkelijk…. en het oog wil ook wat. Tabbladen Daarom
is
het
uiterlijk
van
Unit
4
Multivers
compleet
vernieuwd. Boekhouden is nog makkelijker doordat het pak-
En op veler verzoek is het mogelijk gemaakt te printen naar een
U
ket er logischer uitziet en aansluit op de ontwikkelingen in
PDF-bestand. Hierdoor kunt u de administratie met enkele muis-
goed in bent: uw bedrijf gezond en sterk houden. Uitge-
softwareland. Iconen zijn groter en de zogenaamde ribbonbar
klikken digitaal archiveren of versturen per mail.
breide informatie over vernieuwingen en het toegenomen
van Office 2007 is geïntroduceerd in Unit 4 Multivers 8. Hierdoor is
het
kiezen
boekhoudpakket
overzichtelijker.
om
van
onderdelen
het
Daarnaast
programma
te
kunt
u
kunt
u
dus
blijven
concentreren
op
datgene
waar
gebruiksgemak van Unit 4 Multivers 8 vindt u op pagina 6.
Gewend
starten
Unit 4 Multivers is dus makkelijker en mooier dan ooit te voren.
in tabbladen in plaats van in losse schermen. Zo schakelt u
Het aardige is dat praktisch alle functies nog zitten op de plaats
makkelijker tussen de programma’s. U kunt veelgebruikte
waar u het gewend bent. U hoeft het pakket dus niet opnieuw te
programma’s naar de ‘werkbalk snelle toegang’ slepen.
leren kennen.
Unit 4 Agresso Software B.V.
Stationspark 1000 3364 DA Sliedrecht Postbus 102 3360 AC Sliedrecht
T: 0184 44 44 44 F: 0184 44 44 45
Dakdekkersbedrijf M.J. Beelen & Zn. kiest Unit 4 Multivers 8 vanwege het moderne uiterlijk 3
Alles over de nieuwe mogelijkheden van Unit 4 Multivers 8
Salarisadministratie: Uitbesteden of zelf doen?
6
11
www.unit4agresso.nl/mkb
[email protected]
u
Elektronisch factureren, goed voor mens en milieu Door
de opkomst van snelle internetverbindingen is de
online handel fors toegenomen. De afgelopen vier jaar is e-business bij het MKB met ongeveer een kwart toegenomen. De behoefte om ook digitaal af te rekenen en te factureren groeit. Zowel milieu als mens vaart er wel bij. Uit onderzoek blijkt dat met elektronisch factureren een kostenbesparing is te realiseren van ruim veertig procent. Daar waar een papieren factuur € 1,65 kost aan verwerkings- en portokosten, is een ondernemer nog maar € 0,45 kwijt bij het verstrekken van een elektronische factuur. De Europese Unie heeft onderzocht dat er 15 miljoen bomen blijven staan als bedrijven hun afnemers een digitale rekening sturen. Interessante ontwikkelingen dus, maar hoe werkt digitaal factureren en hoe kan boekhoudsoftware hierin een rol spelen?
Aanzienlijke besparing MKB’ers versturen per maand tussen de 10 en 10.000 facturen. De kosten hiervan kunnen dus oplopen tot zo’n € 16.500,-. Behalve een aanzienlijke besparing die elektronisch factureren kan opleveren, zijn digitale facturen door te sluizen naar de bank voor automatische verwerking. En de ontvanger van een digitale factuur is eerder geneigd om deze binnen de termijn te voldoen, blijkt uit onderzoek. Betaalt de debiteur niet op tijd, dan is een digitale herinnering zo verstuurd en bovendien voordeliger dan een herinnering per post.
Regels Dit geldt voor consumenten maar ook voor ondernemers. De Belastingdienst heeft wel regels opgesteld waaraan een digitale factuur moet voldoen. Dit zijn overigens dezelfde eisen als die waar papieren facturen aan moeten voldoen: • De afnemer moet akkoord gaan met de factuur. • Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan. • De factuur moet authentiek en integer zijn. • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Er zijn meerdere manieren om een digitale factuur te sturen. Dit kan per e-mail met een PDF-bestand in de bijlage. Maar ook kunt u de factuur ‘klaar zetten’ in een persoonlijke omgeving van de klant. U stuurt hem een herinnering per e-mail waarin u vermeldt dat zijn factuur klaar staat en vervolgens kan de klant die inzien en eventueel direct importeren naar zijn internetbankrekeningen boekhoudpakket. Deze vorm biedt direct weer marketingmogelijkheden. Immers, als de klant in zijn persoonlijke omgeving is, kunt u hem ook online nieuwe producten presenteren.
XML-bestand Met Unit 4 Multivers 8 kunt u uw klanten per e-mail een elektronische factuur sturen in de vorm van een PDF-bestand. Daarmee bespaart u al op administratie en portokosten. Later dit jaar worden de mogelijkheden tot elektronisch factureren flink uitgebreid met ondermeer het versturen van een factuur als XML-bestand.
2
Dakbedekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. kiest voor Unit 4 Multivers 8
De look-and-feel gaf de doorslag Barcodes Naar verwachting gaat dat na de bouwvak gebeuren. Vijf medewerkers van de dakdekkersgroothandel gaan met Unit 4 Multivers 8 aan de slag. De financiën, de verkooporders, inkoop, voorraad en offertes doet het bedrijf straks met de MKB-bedrijfssoftware van Unit 4 Agresso.. En daar gaat nog wel het een en ander bij komen, verwacht Beelen. “We willen ook foto’s aan onze artikelen gaan toevoegen, omdat uit de naam van een artikel niet altijd duidelijk is waar het om gaat. Daarnaast willen we barcodes gaan invoeren en koppelen aan Unit 4 Multivers, om het voorraadbeheer te automatiseren. We verwachten dat de investering zich snel zal terugverdienen.”
Doorgroeien Het belangrijkste voor nu is echter dat de debiteuren- en crediteurenadministratie volledig wordt ingevoerd in Unit 4 Multivers. “Als alles straks werkt, kunnen we veel sneller offertes en facturen maken.” Zo kan Dakdekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. ook in de toekomst blijven doorgroeien.
Dakdekkersgroothandel
M.J. Beelen & Zn. maakte een
We verwachten wel van een pakket dat die prijslijsten kunnen
paar jaar geleden een belangrijke omslag. Het bedrijf
worden gekoppeld aan de klantgegevens. En niet dat we elke
uit Budel (op de grens van Noord-Brabant en Limburg)
keer terug moeten zoeken in oude facturen hoeveel een bepaalde
was sinds zijn ontstaan in 1990 kleinschalig van opzet
klant nu eigenlijk betaalt voor een onderdeel.”
geweest, met slechts twee medewerkers.
Spannende eindstrijd De laatste jaren is Beelen uitgegroeid tot een onderneming met
En dus ging de zoektocht naar een nieuw bedrijfssysteem
twee takken: een dakdekkersbedrijf en een groothandel in
de tweede ronde in. De beslissende, bleek achteraf. Met een
dakdekkersmaterialen. Alleen al bij de groothandel werken zeven
spannende eindstrijd. “We hadden nog twee pakketten over in de
mensen. Aan het hoofd staat oprichter Tjeu Beelen, zijn twee
evaluatie, waaronder Unit 4 Multivers. We kozen niet voor Unit
zoons leiden de bedrijfsonderdelen.
4 Multivers omdat het andere pakket er beter uitzag. Dat deze software iets duurder was, namen we voor lief. We hoefden eigen-
Hoewel de overgang van een kleinschalig familiebedrijf naar
lijk de handtekening nog maar te zetten, toen we een telefoontje
een dynamisch, groeiend bedrijf al enige tijd aan de gang was,
kregen van Unit 4 Agresso: of we niet toch nog even wilden kijken
liep het bedrijfssysteem hier nog wat bij achter. De planning en
naar de nieuwe versie van Unit 4 Multivers.” En zo geschiedde: na
facturering werden nog uitgevoerd in een pakket uit de beginpe-
een demonstratie van een prille uitvoering van Unit 4 Multivers 8
riode van het bedrijf dat draaide onder MS DOS.
was Frank Beelen overtuigd. Met name de frisse en moderne ‘look-and-feel’ gaf de beslissende klap in het voordeel van het
Duurkoop
MKB-pakket van Unit 4 Agresso.
“Vooral de planning was absoluut niet wat het moest zijn”, zegt Frank Beelen, die aan het hoofd staat van de dak-
De groothandel zit nu midden in de implementatie. Dat brengt
dekkersgroothandel.
systeem
wel wat dubbel werk met zich mee. Zo draait administratief
ging niet van de één op de andere dag goed. Na een tip van
medewerkster Nicole Vaes momenteel drie systemen naast
een collega koos Beelen in eerste instantie een goedkoop
elkaar. “Dat is allemaal redelijk omslachtig, maar het debiteuren-
programma waarmee het bedrijf snel kon starten. Die beslis-
en crediteuren-bestand moet echt helemaal zijn bijgewerkt
sing bleek duurkoop te zijn: het pakket voldeed simpelweg niet.
voordat we over kunnen op Unit 4 Multivers. Voor veel klanten
“Het grootste probleem zat hem in onze prijslijsten”, legt Frank
gebruiken we namelijk een aparte prijslijst en het duurt even om
Beelen uit. “We hebben voor ongeveer 150 van onze klanten een
dat allemaal in te voeren.”
De
opvolging
van
het
oude
aparte prijslijst.
3
Online marketing, wat moet je ermee?
Op verjaardagen en in de kroeg gaat het regelmatig over
Allerlei ingewikkelde Flash-applicaties maken een website wel flit-
Als u op regio en locatie inkoopt, is uw bedrijf specifiek voor po-
dat leuke reclamefilmpje op YouTube. Of over een marke-
send maar niet zo toegankelijk. Voor een klant is het nog steeds
tentiële klanten in die regio zichtbaar.
tingboodschap die via een leuke Flash banner indruk heeft
het belangrijkste om in één oogopslag te zien wat een bedrijf
gemaakt. Hoe en waarom internettermen de borrelpraat
doet. Een goede, werkende site is dus het halve werk.
Specialist
steeds vaker beheersen en hoe ook u ervan kunt profiteren.
Het inkopen van Google Adwords kunt u eenvoudig laten doen
Lui
door een handig iemand in uw omgeving. Voor specifieke
Is de site op orde, dan is het tijd om te werken aan de vind-
internetmarketingkennis is het verstandig om in zee te gaan met
Niet alleen in het dagelijks leven neemt internet een steeds
baarheid. Want hoe goed hij ook werkt, als uw bedrijf bij googe-
een specialist.
grotere plaats in, ook ondernemers kunnen de digitale snelweg
lende mensen pas te vinden is op pagina 2, dan is het mis. Hoe
niet meer omzeilen. Maar wat als u totaal geen kaas hebt gegeten
lullig het ook klinkt; internetters zijn lui. Vinden ze op pagina 1
Niet alleen Google is belangrijk, ook via sites als bijvoorbeeld
van al die nieuwe technologieën? En wat als u merkt dat uw
van de zoekresultaten niet wat ze zoeken, dan zullen ze eerder
Startpagina.nl loont het vindbaar te zijn. Op dergelijke over-
concurrent via Google orders binnensleept waar u alleen maar
een nieuwe zoekcombinatie invoeren dan doorklikken naar zoek-
zichtspagina’s is het relatief eenvoudig en goedkoop om een link
van kunt dromen? Hoogste tijd om een duik te nemen in de
pagina 2. Maar hoe komt uw bedrijf nu op die eerste pagina en
te plaatsen naar uw bedrijfswebsite. Veel mensen gebruiken der-
wereld van online marketing.
liefst bovenaan in de resultaten?
gelijke sites nog steeds als een dankbaar begin van hun online
Hoger in zoekresultaten
Volgens
Online marketing is er in vele vormen, maar voor mkb-bedrijven
Traffic4U zijn er verschillende technieken. Een goede eer-
Analysetool
is zoekmachinemarketing het meest interessant. Hoe hoger in de
ste stap is zoekmachine-optimalisatie. Hierbij past u uw web-
Is uw bedrijf vind- en bereikbaar op het web, dan is het belangrijk
zoekresultaten van Google, des te beter klanten uw site weten
site zo aan, dat de Google-zoekrobot uw site makkelijk kan
om te kijken wat bezoekers op de site doen. Een handige gratis
te vinden. Voorwaarde voor vindbaarheid is een overzichtelijke,
vinden en Google uw website als relevant beschouwt voor de
tool hiervoor is Google Analytics. Door met een dergelijke ana-
aantrekkelijke site met een makkelijk te onthouden adres, die
opgegeven zoektermen. Een geoptimaliseerde website is echter
lysetool te bekijken hoe de bezoeker over de site manoeuvreert,
snel laadt. De gemiddelde websurfer heeft geen zin om lang te
nog geen garantie voor een topnotering in de zoekresultaten.
komen al snel de knelpunten van de site aan het licht. Zo kunt
wachten. Na twee seconden haakt het gros van de bezoekers af
De vindbaarheid van uw site kunt u verder vergroten door een
u de gebruiksvriendelijkheid, oftewel de usability, verbeteren en
en klopt aan bij de concurrent.
Google
u
uw site optimaliseren, om uiteindelijk een site te krijgen die zowel
gericht adverteren. Via een veilingsysteem koopt u de termen in
goed te vinden maar ook handig te bedienen is. En wat levert dat
Die heeft dan misschien een minder flitsende site, maar in
die het best op uw bedrijfstak en bedrijf slaan. Daarbij zijn de
op? Gerichte sales leads, tevreden gebruikers en meer mensen
platte tekst en met slechts een enkele afbeelding verschijnt de
populaire zoektermen natuurlijk duurder en bent u goedkoper uit
die hun weg vinden naar uw bedrijf.
site meteen op het beeldscherm. Daarnaast is een goede webser-
met nichetermen.
zoektocht.
ver belangrijk, zodat uw site zo min mogelijk uit de lucht is.
4
Edwin
Hof
van
Adwords-campagne.
zoekmachinemarketingspecialist
Met
Google
Adwords
kunt
Spaar voor luxe bij Unit 4 Multivers Member Club Zomaar
een dag…...
Eerst een tocht per luchtballon.
Vervolgens met een Ferrari naar huis rijden voor een
Unit 4 Agresso. Om te sparen hoeft u alleen maar hun gegevens door te geven.
barbecue of een pizza uit de eigen pizza steenoven. Koud biertje erbij uit de eigen beertender en als dessert ijs uit
Hoe kunt u sparen?
de eigen ijsmachine. Tot slot, als afsluiting van de dag, een
Om een lead te kunnen aanbrengen dient u een eigen Unit 4
wijntje geschonken met een luxe wijnset……
Multivers Member Club Account aan te maken op:
www.spaarvoorluxe.nl
Ondenkbaar? Niet als u lid bent van de Unit 4 Multivers Member Club!
Via dit account kunt u leads aanbrengen. Voor iedere gekwalifiBij de Unit 4 Multivers Member Club spaart u eenvoudig voor
ceerde lead worden 10 spaarpunten uitgekeerd. Eén spaarpunt
uiteenlopende cadeaus. Het enige dat hiervoor hoeft te gebeuren,
is € 1,- waard. Zodra een lead daadwerkelijk software bestelt,
is potentiële klanten (leads) voor Unit 4 Agresso doorgeven.
ontvangt de aanbrenger maar liefst 25% van de waarde van de gebruikersovereenkomst (GOK) in spaarpunten. Met deze punten
Iedereen kent wel een ondernemer in z’n familie-, vrienden of
kan gespaard worden voor de cadeaus uit de Unit 4 Multivers
kennissenkring. Deze ondernemers hebben in principe (boek-
Member Club Webshop. U kunt zoveel leads aanbrengen als u
houd)software nodig en zijn dus potentiële klanten voor
wilt.
5
Alles over de nieuwe mogelijkheden Boekhouden
moet
betrouwbaar
blijven.
Maar
ook
makkelijk…. en het oog wil ook wat. Met deze wensen van de gebruiker in het achterhoofd is het uiterlijk van Unit 4 Multivers compleet vernieuwd. Boekhouden is nog makkelijker doordat het pakket er logischer uitziet en aansluit op de ontwikkelingen in softwareland. Iconen zijn groter en de zogenaamde ribbonbar van Office 2007 is geïntroduceerd in Unit 4 Multivers 8. Hierdoor is het boekhoudpakket nog overzichtelijker, zonder concessies
Bovenstaande wijzigingen hebben allemaal betrekking op
te doen aan de betrouwbaarheid. Op deze pagina’s leest u
Unit 4 Multivers, Lite en Basic.
alles over de nieuwe mogelijkheden.
Projecten en Winstneming Werkbalk Snelle toegang
In Unit 4 Multivers 8 is het mogelijk om op een eenvoudige manier
Nieuw is de ‘werkbalk snelle toegang’, een handig hulpmiddel
met winstneming te werken. Was het voorheen mogelijk om via
om vaak gebruikte onderdelen van Unit 4 Multivers te openen.
‘Afsluiten projecten’ het constante deel van de kosten te boeken
Urenregistratie
U kunt deze werkbalk eenvoudig aan uw wensen aanpassen. Het
en de winst te nemen, nu kunt u dit via een apart programma
Het invoeren van uren in Unit 4 Multivers is nog eenvoudiger
takenscherm is eveneens vernieuwd. Zogenaamde drop-down
doen. Dit programma maakt het eenvoudiger om winstneming
gemaakt met de nieuwe urenhulp. Op urenbriefjes wordt veel-
menu’s klappen uit als u de gewenste menukeuze aanklikt.
toe te passen. Per mutatiesoort kunt u opgeven welk deel u wilt
al de begin- en eindtijd genoteerd. Tot versie 8 moest u dan
Staat er een ander menu open, dan klapt deze automatisch
activeren:
zelf uitrekenen hoeveel uur er daadwerkelijk was gewerkt. Met
in. Hierdoor blijft het takenscherm optimaal zichtbaar in het
behulp van de urenhulp hoeft dit niet meer. U kunt nu simpelweg
scherm zonder dat scrollen noodzakelijk is. Voor het gebruikers-
de begin- en eindtijd overnemen van het urenbriefje en Unit 4
gemak zijn sneltoetsen nog steeds beschikbaar. Deze kunt u
Multivers rekent zelf het aantal gewerkte uren uit:
gebruiken door de ALT-toets in te drukken. Ook ziet u links bovenin een grote knop. Dit is de Unit 4 Agresso-knop waaronder u een aantal handige menukeuzes aantreft.
Vergrootglas Het blauwe driehoekje is in versie 8 vervangen door een vergrootglas om de herkenbaarheid van de zoekfunctionaliteit te verduidelijken. Dit zoek-icoon blijft ook altijd beschikbaar. Hebt u reeds gegevens opgevraagd middels het vergrootglas en u wilt nieuwe gegevens opvragen, dan kunt u direct nogmaals op het vergrootglas klikken om het zoekvenster weer op te vragen. Het programma sluiten en opnieuw starten of gebruikmaken van de knop ‘Nieuw’ is in deze situatie niet meer noodzakelijk.
PDF-bestanden Behalve het vernieuwde uiterlijk is Unit 4 Multivers 8 voorzien
De bedragen die naar het resultaat worden doorgeboekt, wor-
Ook is het mogelijk de uren uit een selectielijst te selecteren. Als u
van nieuwe mogelijkheden. Zo kunt u rapporten opslaan als PDF-
den bepaald op basis van het percentage dat u via het menu
de uren zelf intypt, gebruikt Unit 4 Multivers de gewenste notatie
bestand. Ook de bijlage van een e-mail kunt u nu in PDF-formaat
Onderhoud | Projecten | Projecten hebt opgegeven. Hebt u geen
zodra de opgegeven tijd herkend wordt. Als u bijvoorbeeld 730
meesturen. Dit is mogelijk gemaakt door een PDF-printer die
percentages ingevoerd, dan kunt u nog handmatig percentages
invoert, maakt het programma daar zelf 7:30 van. Op hele uren
gratis wordt geïnstalleerd op uw systeem. Deze PDF-printer kunt
of bedragen invoeren.
kunt u zelfs volstaan met alleen een ‘7’ voor 07:00 of ‘14’ voor
u niet alleen gebruiken in Unit 4 Multivers (ook in Lite of Basic), maar is ook beschikbaar in andere programma’s.
14:00.
Materialen inboeken via inkoopboek op een project Voor niet-voorraadhoudende artikelen geldt nu dat deze ook
Margeberekening
Betalingen onderweg verrekenen
op een project zijn te boeken. Kiest u bij het inboeken van
Met Unit 4 Multivers 8 bent u in staat om de marge op twee
Door een uitbreiding op de openstaande postenlijsten debiteuren
een inkoopfactuur een project, dan kunt u ook ‘Materiaal’
manieren te berekenen. Het was reeds mogelijk om de
en crediteuren is het nu mogelijk om betalingen die onderweg
boeken op het project. Dit geldt alleen voor niet-voorraad-
marge te berekenen als een opslag op de vaste verrekenprijs
zijn, te verrekenen op de openstaande postenlijst. Dit houdt in
houdende artikelen. Als u in het inkoopboek een projectfactuur
(VVP). Nu is het ook mogelijk om op basis van de verkoop-
dat een betaalopdracht die u in Unit 4 Multivers heeft gemaakt,
hebt geboekt en vervolgens hebt afgestemd, kunt u deze
prijs de marge te laten berekenen. Uiteraard blijft de marge
maar nog niet is afgeboekt, toch verrekend kan worden op de
‘projectregels’ in de inkoopfactuur niet meer verwijderen.
in euro’s gelijk, maar het margepercentage is per methode
openstaande postenlijst crediteuren. Hetzelfde geldt voor een
Hierdoor kan in feite de inkoopfactuur niet meer op de gebruike-
verschillend. In de bedrijfsparameters kunt u de gewenste
incasso-opdracht die u voor debiteuren kunt aanmaken.
lijke wijze worden verwijderd. Om dit toch mogelijk te maken is
methode selecteren.
het inkoopboek toegevoegd aan het scherm ‘Projectmutaties’:
6
van Unit 4 Multivers 8 Geleverde voorraadartikelen per debiteur
Hiervoor is de knop in de zoekschermen beschikbaar.
Om te weten wat een klant bij u heeft aangeschaft, kunt u een rapport afdrukken waarop per artikelgroep per debiteur de afge-
Met de knop ‘Kolominstellingen herstellen’ in tabblad ‘Extra’ kunt
nomen voorraadartikelen worden vermeld. Zo kunt u beter in de
u teruggaan naar uw eigen instellingen zoals die waren toen u in
gaten houden wat uw klanten bij u hebben afgenomen. Omdat
Door de betreffende letter te typen wordt het onderdeel of het
ook handig is om te weten wat uw klant in het verleden bij u heeft
gewenste menu geopend, waar u ook weer per keuze één of
aangeschaft, is het mogelijk om de afnamehistorie tot 5 jaar
meerdere letters ziet staan. Geef ook deze letter(s) in op het
Thema’s
terug af te drukken.
toetsenbord en het betreffende programma wordt geopend. Met
In de nieuwe versie zijn 3 kleurthema’s opgenomen. U kunt het
de ESC-toets annuleert u deze functie.
thema aanpassen naar een voor u wenselijk thema. Dit doet u via
Tips en Trucs
Unit 4 Multivers inlogde.
het menu ‘Extra | Opties’ tabblad ‘Systeeminstellingen’.
Lees de meegeleverde Release notes om alle mogelijkheden met
Tabbladen of losse vensters
de nieuwe look en feel van Unit 4 Multivers te leren kennen.
In Unit 4 Multivers 8 hebt u de keuze voor het gebruik van tabbladen of losse vensters. Losse vensters kunnen over elkaar heen
U kunt de Release notes net als de overige handleidingen vanuit
staan, waardoor u mogelijk niet meer ziet welke programma’s
het programma starten door op het pijltje naast de ‘Helpknop’ te
u hebt geopend. Het voordeel van tabbladen is dat u altijd in
klikken.
beeld hebt welke programma’s open staan. Ook kunt u eenvoudig schakelen tussen de verschillende programma’s.
Registratie Report Builder onder Windows Vista en latere versies
Zoekvensters
Windows Vista en latere versies maken gebruik van Gebruikers-
Wijzigingen in de zoekschermen (kolommen, kolombreedtes en
accountbeheer. Deze functie beschermt de computer tegen onge-
kolomvolgorde) worden nu in de centrale database opgeslagen.
oorloofde handelingen. De registratie van de Report Builder wordt
Hierdoor maakt het niet uit op welke computer de gebruiker
door het Gebruikersaccountbeheer tegengehouden. Registratie is
inlogt, overal zijn de zoekschermen gelijk.
nodig als u een (nieuwe) versie van Unit 4 Multivers geïnstalleerd hebt op een ‘schoon’ systeem of als u het pakket voor het eerst
Daarnaast kunt u, als u teveel of onterecht hebt gewijzigd, snel
installeert. Hieraan zijn geen kosten verbonden.
terug naar de standaardwaarden in Unit 4 Multivers.
In Windows Vista en latere versies moet u, anders dan bij Windows XP, Unit 4 Multivers voor de registratie van de rapportgenerator als administrator starten. Normaal start u het pakket als ‘Gebruiker’. Maar dan hebt u onvoldoende rechten in Windows Vista en latere versies. Sluit hiervoor Unit 4 Multivers en klik met de rechter muisknop op de snelkoppeling op uw bureaublad of op de programmanaam als u vanuit ‘Alle programma’s’ opstart. In het snelmenu kiest u voor ‘Als administrator uitvoeren’: u hebt dan voldoende rechten om de registratie uit te voeren. In Windows XP is deze wijze van opstarten niet van toepassing.
Sneltoetsen en toetscombinaties Veel programma’s kunnen niet zonder een muis, Unit 4 Multivers echter wel. U kunt zonder muis werken door gebruik te maken van sneltoetsen en toetscombinaties. Een bekende toetscombinatie is de knop ‘F4’ waarmee u zoekschermen opent. Met de Tab-toets kunt u naar het volgende veld, maar wist u dat u met de combinatie Shift-Tab een veld terug gaat, of dat u met Ctrl+s gegevens op kunt slaan? Zo zijn er nog meer combinaties die het werken met Unit 4 Multivers veraangenamen. In de helpfunctie van Unit 4 Multivers vindt u alle sneltoetsen en toetscombinaties door te zoeken op ‘toetscombinaties’. Om een programma te openen kunt u ook gebruikmaken van sneltoetsen. Gebruik hiervoor de ALT-toets en typ de letter die bij het gewenste tabblad hoort (bijvoorbeeld
voor het tabblad ‘Algemeen’). Vervolgens ziet u in het lint een aantal letters verschijnen bij iedere keuzeoptie.
7
Door training meer mogelijk met Unit 4 Multivers
Met
Unit 4 Multivers is veel mogelijk. Veel meer dan u
waarschijnlijk denkt. Hebt u behoefte aan functies maar denkt u dat de software u hier niet in kan voorzien? Bekijk eerst eens alle mogelijkheden. Grote kans dat het met Unit 4 Multivers het wel kan.
Wist u dat u • elektronische bankafschriften kunt importeren, waarna Unit 4 Multivers automatisch op zoek gaat naar bijbehorende openstaande posten of gekoppelde grootboekrekeningen (niet in Unit 4 Multivers Basic)? • met één druk op de knop uw btw- of ict-aangifte kunt doen, direct naar de website van de Belastingdienst? • uw huisstijl kunt toevoegen aan uw facturen, aanmaningen en nog veel meer formulieren? • gegevens uit Unit 4 Multivers naar MS Excel of MS Word kunt overhalen om ze daar verder te bewerken? • vanuit infoprogramma’s (bijvoorbeeld journaalposten) ook wijzigingen kunt aanbrengen op bestaande boekingen, zonder dat u daarvoor eerst naar het invoerprogramma hoeft te gaan? • gescande documenten, bouwtekeningen, foto’s, etc. kunt koppelen aan uw relaties (module relatiebeheer) of aan andere entiteiten zoals opdrachten, debiteuren, klanten, personen, artikelen (module documentmanagement)?
Trainingsmogelijkheden Om uw kennis snel op te vijzelen, biedt Unit 4 Agresso een keur aan trainingen. Door het volgen van een training kunt u meer uit uw software halen. Een greep uit de mogelijkheden: Klassikale training Als u kiest voor de open klassikale training wordt steeds een (deel)proces van uw bedrijfsadministratie behandeld. Procesgericht onderwijs Het procesgericht onderwijs biedt u inzicht in processen van uw financiële en logistieke administratie. Open leercentrum In het open leercentrum kunt u zich door zelfstudie in uw eigen tempo de mogelijkheden van Unit 4 Multivers eigen maken. Zie www.unit4agresso.nl/opleidingenmkb voor meer informatie.
8
Puzzel mee en maak kans op mooie prijzen
De woorden in de puzzel staan in alle richtingen. Sommige letters worden meerdere keren gebruikt. Na het wegstrepen van alle woorden vormen de overgebleven letters een zin als oplossing. Deze oplossing kunt u doorgeven via onze website www.unit4agresso.nl/prijsvraag. Er zijn prachtige prijzen te winnen:
Hoofdprijs Gastronisch weekend in Hotel Paal 8 op Terschelling. Dit weekend bestaat uit twee overnachtingen, inclusief ontbijt en één gastronomisch diner (voor 2 personen)
Overige prijzen 8x Maglite Deze Maglite, met zijn beproefde kwaliteit, is weer- en schokbestendig. Dankzij de compacte afmeting is deze Maglite eenvoudig mee te nemen.
80x Luxe pen Met deze stijlvolle, luxe pen hebt u altijd het juiste schrijfgerei bij de hand. De vulling gaat lang mee, zodat u vele uren schrijfgemak hebt.
ACCURAAT - ACTIEF – ADVISEUR - BAAN – BANNER - BEKEND - BETAALOPDRACHT – BETROUWBAAR – BOEKHOUDEN COMPLEET
-
DIGITAAL
-
EENVOUDIG
–
EISEN
-
ELEKTRONISCH
–
ENERGIE
-
FACTUREREN
–
FLEXIBEL
GEBRUIKSGEMAK - GEWILD - GROEP - HERKENBAAR – LINT - LOGISCH - MAKKELIJKER – MARKT - MENU - MULTIVERS NIEUWS - OMGAAN - OMZET - ONLINE – OPGAAF - OPINIE - OPTIMAAL – PAPER - PRINT - PROJECTMUTATIE – REGEL RIBBONBAR - SALARISADMINISTRATIE – SALDO - SECTOR - SELECTIELIJST - SNELTOETS – SOFTWARE – SUPPORT TAKENSCHERM - TEKST - TERREIN – TIJD - TOEGANKELIJK - TOETSCOMBINATIES – TOTAAL - UITBESTEDEN URENHULP
-
URENREGISTRATIE
–
VERGROOTGLAS
–
VERNIEUWD
-
VERTROUWD
–
VRAGEN
–
WAARDE
WINSTNEMING - ZOEKICOON – ZOEKSCHERM
OPLOSSING: ________________________________________________________________________________
9
Veelgestelde vragen over Unit 4 Multivers 8
Een
nieuwe versie van software leidt altijd tot vragen.
Om u zo snel mogelijk met Unit 4 Multivers 8 te kunnen laten werken, vindt u hieronder de antwoorden op de meest gestelde vragen rondom versie 8 van uw administratieve software. V:
Als ik versie 8 van Unit 4 Multivers installeer, kan ik dan mijn gegevens nog wel blijven uitwisselen met mijn accountant?
A:
Uitwisseling is alleen mogelijk als uw accountant ook werkt met versie 8. Overleg dus eerst met uw accountant voordat u Unit 4 Multivers 8 installeert.
V:
Wanneer gaat Unit 4 Multivers Online over naar versie 8?
A:
Unit 4 Multivers Online zal na de zomer overgaan naar versie 8.
V:
Wordt Unit 4 Multivers 8 ook ondersteund op een Windows 2008 Server?
A:
V:
In de vorige versies van Unit 4 Multivers werden bij
V:
Als het takenscherm actief is, neemt dit een deel van
elkaar horende menuopties verticaal gegroepeerd,
het scherm in beslag. Tijdens het boeken, zeker als er
Ja, Unit 4 Multivers 8 wordt ondersteund op een Windows
tussen 2 strepen. Er klapt nu echter geen menu meer
meerdere schermen open staan, is dit niet wenselijk.
2008 Server, zowel in de 32bits als 64bits omgeving.
naar beneden, hoe is de groepering nu zichtbaar?
Kun je het takenscherm ook actief hebben, maar laten verdwijnen tijdens het boeken?
V:
Werkt de ODBC-koppeling met Unit 4 Multivers 8 ook
A:
op een Windows 2008 Server in de 64bits-omgeving?
De bij elkaar horende menuopties worden in Unit 4 Multivers 8 horizontaal gegroepeerd. De groeperingen worden aangegeven, onder de iconen, in de horizontale balk.
A:
Ja, de ODBC koppeling werkt zowel in de 32bits- als 64bitsomgeving. Let hierbij wel op, dat Unit 4 Multivers een 32-bits
V:
V:
De boekingsschermen worden in Unit 4 Multivers 8 standaard naast elkaar in tabbladen geopend. Kan dit
externe applicatie een 64-bits applicatie is.
ook nog gewoon op de oude manier? A:
op een Windows 2008 Server in de 64bits-omgeving?
Dit is mogelijk. U kunt dit instellen via ‘Extra | Gebruikers-
Ja, de UBC-koppeling werkt zowel in de 32bits- als 64bitsomgeving. Let hierbij wel op, dat Unit 4 Multivers een
V:
Meer vragen over de software? Krijg snel antwoord via de selfservicesite! Op onze selfservicesite (https://selfservice.unit4agresso.nl) kunt
V:
De kolominstellingen van de zoekschermen in Unit 4
32-bits applicatie is en dat de UBC-koppeling NIET werkt, als
downloaden van fixes, het aanvragen van nieuwe versies en al
Multivers 8. zijn voor elke administratie hetzelfde. Ik
de externe applicatie een 64-bits applicatie is.
uw verdere zaken wat betreft support. Naast de kennisdatabase
wil echter graag per administratie een verschillende
met de meest voorkomende vragen en de daarbij behorende op-
In de vorige versies van Unit 4 Multivers was bobeschikbaar. Via het menu ‘Bestand’ kon bijvoorbeeld
opbouw van mijn zoekschermen kunnen instellen, is
lossingen, kunt u hier zelf calls aanmaken, bijlagen toevoegen en
dit mogelijk?
de voortgang van uw calls volgen.
A:
Dit is mogelijk. U kunt dit instellen via ‘Extra | Gebruikers-
een administratie geopend worden. Waar is deze
Als bewijs ontvangt u direct het referentienummer waaronder uw
parameters | Algemeen’ met de parameter ‘Zoekschermen
menuoptie nu gebleven?
vraag geregistreerd staat. Dit nummer dient voor alle communi-
per administratie instellen’.
catie over deze call. Om in te kunnen loggen op de selfservice-
Links bovenin het scherm van Unit 4 Multivers 8 ziet u een grote button (met hetzelfde logo als de snelkoppeling van Unit 4 Multivers, een blauw groen blokje met een witte 4 hierin). Als u hierop klikt, klapt een menu open, met de opties uit het oude menu ‘Bestand’, aangevuld met enkele andere, veel gebruikte menuopties.
10
bovenin het balkje in het takenscherm.
u terecht voor het laatste nieuws omtrent onze producten, het
venaan het scherm een menubalk met menuopties
A:
borgen worden als het even niet gebruikt wordt. Dit kunt
parameters | Algemeen’ met de parameter ‘Vensterbladen weergeven’.
A:
Ja, dit is mogelijk. Het takenscherm kan automatisch veru doen door het icoontje van de ‘punaise’ aan te klikken,
applicatie is en dat de ODBC-koppeling NIET werkt, als de
Werkt de UBC-koppeling met Unit 4 Multivers 8 ook
A:
site hebt u een login code en een wachtwoord nodig. De login code is uw serienummer, hieraan is een wachtwoord gekoppeld. Indien u het wachtwoord niet weet, kunt u dit opvragen via https://selfservice.unit4agresso.nl, door te klikken op de link ‘wachtwoord opvragen’, die wordt getoond onder het login scherm.
Salarisadministratie: Uitbesteden of zelf doen?
Als ondernemer wordt u iedere keer opnieuw geconfronteerd met veranderingen. Wetgeving, arbeidsovereenkomsten, management- en werknemerseisen veranderen voortdurend. Flexibiliteit in arbeidsomstandigheden speelt een steeds grotere rol. Voor de ondernemer heeft dit ook gevolgen. Zijn rol verandert van administratief naar personeelsgericht. Dat betekent anticiperen. Vaak komt de ondernemer hier niet aan toe vanwege een te grote administratieve druk. Maar dat is niet het enige. Het personeel doet ook steeds vaker een beroep op zijn deskundigheid. Om op dit niveau te kunnen acteren, moet u als veeleisende ondernemer kunnen vertrouwen op oplossingen die u ondersteunen in uw dagelijkse en toekomstige werkzaamheden. Nog altijd zijn ondernemers te veel tijd kwijt met het salarisverwerkingsproces, controles, informatieverstrekking aan medewerkers en aanleveringen naar externe partijen. Door primaire processen zoveel mogelijk te automatiseren kunt u zich meer bezighouden met datgene waar u goed in bent: ondernemen.
Diverse aanbiedingsvormen Veel MKB-ers denken dat zij te klein zijn voor het voeren van een eigen salarisadministratie, maar Unit 4 Salaris is voor elke onderneming, zowel groot als klein een goede keuze vanwege de diverse aanbiedingsvormen. Zo is er de keuze voor een inhuispakket, maar het systeem kan ook bij Unit 4 Agresso draaien (hosting). Volledige in-service behoort daarnaast tot de mogelijkheden. In dat geval neemt Unit 4 Agresso de complete salarisadministratie uit handen. Voordelen De salarisadministratie zelf voeren met Unit 4 Salaris kan u als ondernemer vele voordelen opleveren, zoals: • aanzienlijke kostenbesparing t.o.v. uitbesteding bij groot deel van de MKB-ers • flexibiliteit in verwerking en correcties • beheersbaarheid van eigen salaris- en personeelsgegevens
• zowel inzetbaar voor vast personeel, parttimers als seizoenskrachten • automatische signaleringen op o.a. contracten, proeftijden, jubilea etc.
• eenvoudige bediening
• gegevens te exporteren naar Word en Excel
• inzetbaar voor vrijwel elke branche
• digitaal archief mogelijk voor o.a. loonstroken, jaaropgaven,
• mogelijkheden voor koppeling naar arbodiensten en belastingdienst
gescande identiteitsbewijzen, beoordelingen, diploma’s etc.
Deze inrichting is desgewenst aan te vullen met bedrijfsspecifieke zaken. Unit 4 Salaris is te integreren met andere producten van Unit 4 Agresso en in veel gevallen ook met applicaties van derden. Laat u zich voorlichten over de mogelijkheden van Unit 4 Salaris door een mail te sturen naar [email protected].
• actuele software doordat Unit 4 Agresso nieuwe en gewijzigde regelingen aanpast in de software Unit 4 Salaris is een uitstekende oplossing die een combinatie biedt van betrouwbaarheid, flexibiliteit en efficiëntie die u als ondernemer nu en in de toekomst nodig heeft. Onderscheidend in de flexibiliteit van Unit 4 Salaris is dat met één oplossing alle branches kunnen worden bediend, veelal op basis van de standaardinrichting.
11
Stel, u bent niet op de zaak, maar u wilt wel inzicht in uw administratie Met het internetboekhoudprogramma Unit 4 Multivers Online hebt u overal zicht op de zaak. Compleet en 100% veilig. Uniek is dat u de software ook lokaal kunt installeren. Valt de internetverbinding weg, kunt u gewoon verder werken. Zodra de verbinding is hersteld, wordt Unit 4 Multivers Online bijgewerkt. Voor meer informatie bel gratis 0800 844 44 44 of kijk op www.unit4agresso.nl/mkb
Altijd overal online: Unit 4 Multivers Online
