Resultaten Benchmark Kwaliteit Intern Toezicht 2013 Een kopgroep van raden van toezicht en raden van commissarissen in de sectoren zorg, onderwijs en corporaties hebben in het afgelopen jaar een online zelfevaluatie uitgevoerd bij het Instituut. Zij waarderen de kwaliteit van hun toezicht gemiddeld als goed.
Twee kanttekeningen hierbij zijn dat ook een digitale vragenlijst slechts de meest essentiële aspecten van goed toezicht kan bevatten en dat het nog steeds gaat om een zelfbeoordeling. Een uitgebreide zelfevaluatie met een externe facilitator om de twee of drie jaar blijft wenselijk.
Online zelfevaluatie Budgetten voor maatschappelijke ondernemingen staan steeds meer onder druk. Dit betekent dat ook raden van toezicht en raden van commissarissen op zoek zijn naar manieren om hun kosten te verlagen, zoals voor hun periodieke zelfevaluatie. De online zelfevaluatie komt aan die behoefte tegemoet.
Bij de online zelfevaluatie van het Instituut maken de leden van een raad gebruik van een digitale vragenlijst op een beveiligde pagina van de website. De leden loggen in met een persoonlijk password en sturen hun antwoorden op die door het Instituut worden verwerkt tot een eindrapport met conclusies en aanbevelingen.
© Instituut voor Governance & Leiderschap - September 2013
Een raad kan vervolgens kiezen of hij de verdere evaluatie op basis van het eindrapport zelf wil uitvoeren of gebruik wil maken van externe begeleiding van het Instituut, bijvoorbeeld bij de plenaire bespreking van het eindrapport.
Een voordeel van de externe digitale vragenlijst is dat benchmarking mogelijk wordt. Bij het Instituut vullen toezichthouders en commissarissen uit diverse sectoren, zoals zorg, onderwijs en corporaties, in principe dezelfde vragenlijst in. Door alle antwoorden en scores samen te voegen ontstaat een benchmarkgroep waarmee toezichthouders hun eigen prestaties kunnen vergelijken. Daar wordt steeds meer gebruik van gemaakt omdat zij graag willen weten waar hun raad staat. En waar eventuele verbeteringen mogelijk zijn.
Resultaten De deelnemende raden van toezicht en raden van commissarissen waarderen de kwaliteit van hun toezicht gemiddeld als goed. Per thema lopen de scores iets uiteen.
Een eerste thema gaat bijvoorbeeld over de werkgeversrol. Dit thema scoort onder het gemiddelde. De kwaliteit van toezicht op dit punt blijkt over het algemeen wat minder sterk ontwikkeld. Dit wordt bevestigd door de scores van bestuurders op dit thema. Met andere woorden, de werkgeversrol biedt de meeste ruimte voor verbetering. Denk hierbij aan het afspreken van objectieve prestatiecriteria met de bestuurder en het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken op een professionele wijze.
Een ander thema gaat over de eigen werkzaamheden van de raad. Hoe beoordelen de leden hun eigen inbreng? Dit thema scoort bovengemiddeld.
© Instituut voor Governance & Leiderschap - September 2013
De kwaliteit van het eigen functioneren wordt over het algemeen gezien als goed tot zeer goed. Toch zijn er ook hier verbeterpunten mogelijk volgens de deelnemende raden. Met name het bijhouden en verder professionaliseren van de eigen toezichthoudende competenties zou meer aandacht verdienen. Men is zich inmiddels goed bewust van de noodzaak hiertoe en heeft ook de ambitie om hieraan iets te doen. Echter, in de hectiek van de toezichthoudende praktijk komt het hier niet altijd van.
Weer een ander thema gaat over de rol van de voorzitter. Hoe vinden de leden dat de voorzitter zijn rol vervult als leider van het team, als discussieleider en als conflictoplosser? Over het algemeen scoren de voorzitters rond of licht boven het gemiddelde. Regelmatig zien wij dat de bestuurder positiever is over het functioneren van de voorzitter dan de leden zelf. Hoe dat komt verschilt van raad tot raad. Maar het bewijst nog eens dat de inbreng van de bestuurder een waardevolle aanvulling is en kan leiden tot een meer genuanceerd beeld van het functioneren van de raad.
Kanttekeningen Een digitale of schriftelijke vragenlijst kan alleen de meest essentiële aspecten van goed toezicht bevatten. Anders wordt de lijst te lang. Maar een goed opgestelde lijst met evenwichtige en objectief gestelde vragen is al een hele verbetering ten opzichte van de bekende afvinklijstjes en borrelpraatjes. In feite is het een eerste stap naar een volledige zelfevaluatie.
Het is vooral geschikt om de kwaliteit van technische aspecten van het toezicht te beoordelen. Maar in een raad als samenwerkingsverband spelen relationele aspecten ook een belangrijke rol.
© Instituut voor Governance & Leiderschap - September 2013
Deze aspecten lenen zich niet goed voor een vragenlijst. Bij beantwoording blijkt vaak dat deelnemers de behoefte hebben aan toelichting en nuancering. Daarom vinden wij dat een evaluatie bij voorkeur ook moet bestaan uit interviews met individuele leden van een raad. In die gesprekken hebben zij de gelegenheid om meer ‘gevoelige’ zaken te bespreken met betrekking tot de onderlinge relaties.
Online zelfevaluatie kan het nadeel dat de slager zijn eigen vlees keurt niet wegnemen. De kans dat toezichthouders hun eigen functioneren beter beoordelen dan die in werkelijkheid is, is natuurlijk altijd aanwezig. Maar in de kopgroep die inmiddels is ontstaan door het gebruik van de digitale vragenlijst blijkt dat die zelfoverschatting wel meevalt. Als de bestuurder wordt uitgenodigd om de vragenlijst ook in te vullen levert dat bijna altijd een bevestiging op van de resultaten van de raad.
Verdere ontwikkeling Tot slot constateren wij dat de meeste toezichthouders en commissarissen betrokken en openhartig zijn bij de bespreking van de resultaten van hun zelfevaluatie in de plenaire bijeenkomst van de raad. Het is duidelijk dat zij op een meer professionele wijze toezicht willen houden.
Zij hebben de signalen uit de maatschappij en de politiek begrepen en beseffen dat het toezicht meer pro-actief en alerter moet worden. Steeds meer raden gaan over tot studie(mid)dagen en strategische bijeenkomsten om de eigen toezichthoudende kwaliteiten actueel te houden of te verbeteren, waar nodig.
© Instituut voor Governance & Leiderschap - September 2013
Online zelfevaluatie is een innovatief instrument dat commissarissen en toezichthouders kunnen inzetten ter beoordeling en verbetering van de kwaliteit van hun eigen functioneren. Het komt tegemoet aan hun behoefte om op een structurele maar kostenbesparende manier zichzelf te evalueren. Het feit dat zich een kopgroep heeft gevormd die dit op een moderne en professionele manier wil doen vinden wij een bemoedigende zaak.
Mr. Daniel Le Gras en Jacques J.K. Gerards Partners Instituut voor Governance & Leiderschap
Voor meer informatie: Mobiel 06-46752088 www.governance-leadership.org
[email protected]
© Instituut voor Governance & Leiderschap - September 2013
