Quickscan Inhuur Derden Gemeente Veendam

Quickscan Inhuur Derden Gemeente Veendam

Ommelander Rekenkamer



Onderzoek inhuur externen Gemeente Veendam

De Ommelander rekenkamer is een personele unie waarin de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Veendam en (sinds 2010) Slochteren zijn benoemd door de betrokken gemeenteraden. De Ommelander rekenkamer bestaat uit Hans de Graaf (voorzitter), Jaap van Middelkoop (lid) en Jan Dob (lid en ambtelijk secretaris).



inhoudsopgave

Inleiding

4

Conclusies en aanbevelingen

9

Tot slot

13

Opdracht

15

Uitkomsten van de verrichte werkzaamheden

18

Regels voor het inhuren van derden zijn duidelijk, onduidelijk is in hoeverre deze worden nageleefd

22

De aard en de omvang van externe inhuur over de jaren 2006 t/m 2009 is grotendeels bekend

24

Gemeente Veendam stuurt aan op de meest gunstige prijs-/kwaliteits- verhouding bij inhuur derden

32

De kwaliteit van de eind- producten van externen wordt niet expliciet beoordeeld

34

De meerwaarde van externen is niet vast te stellen 36 Bijlagen

37

Analysekader inhuur derden

38

Reactie college B&W

44

Nawoord van de Rekenkamercommissie

46



1 INLEIDING



1.1 Aanleiding voor het onderzoek

Gemeenten worden geconfronteerd met omvangrijke bezuinigingen de komende jaren. Daarbij zijn stevige keuzes binnen het fysieke, sociale en voorzieningendomein noodzakelijk. In het verlengde daarvan zal, meer nog dan anders, ook gekeken worden naar de bedrijfsvoering: kunnen taken nog efficiënter worden uitgevoerd zonder dat het (interne en externe) dienstverleningsniveau wordt ondermijnd. Tegen deze achtergrond heeft de Ommelander rekenkamer, mede op verzoek van enkele raadsfracties geuit tijdens het informeel overleg van 10 mei 2010, de inhuur van externen in de vorm van een ‘quick scan’ onderzocht. Vooraf is onderkend, dat de omvang van deze inhuur in de gemeente Veendam mede (en sterk) bepaald zal worden door de gedurende de onderzoeksperiode voorgenomen en inmiddels (deels) gerealiseerde ambtelijke samenvoeging. Wij hebben onderkend, dat harde conclusies over de omvang van de externe inhuur daarmee moeilijker zijn te trekken, maar dat, juist in het kader van de oprichting van ‘De Kompanjie’ het een goed moment kan zijn de effectiviteit van de externe inhuur te beoordelen en op basis daarvan aanbevelingen te doen. Aanbevelingen die bij ‘De Kompanjie’ tot invulling kunnen worden gebracht.

4

5

Met inachtneming van het vorenstaande hebben wij de volgende hoofdvragen geformuleerd:

A

Wat is het beleid voor inhuren van externen



(externe opdrachtnemers) en wat zijn de resultaten



van het beleid?

B

Wat zijn de regels voor het inhuren van externen



en worden deze nageleefd?

C

Wat is de aard en de omvang van externe inhuur



over de jaren 2006 t/m 2009?

D

Wordt er door de gemeente aangestuurd op de



meest gunstige prijs-/kwaliteitsverhouding bij



externe inhuur?

E

Zijn de eindproducten van externen van goede kwa-



liteit en worden deze door de gemeente goed benut?

F

Leveren de externe adviseurs meerwaarde t.o.v.



uitvoering door de gemeente zelf?

Vooraf merken wij op dat de voor dit onderzoek relevante inhuur bestaat uit: a) vervanging wegens ziekte, zwangerschap- en

ouderschapsverlof;

b) vervanging i.v.m. vacatures; c) andere tijdelijke inzet van werkkracht i.v.m.

piekwerkzaamheden e.d.;

d) inhuur van projectleiders en adviseurs voor speciale

projecten, omdat de benodigde deskundigheid niet



of onvoldoende in eigen huis beschikbaar is.



1.2 Onderzoeksvragen

Voor hoofdvraag A. hebben we de volgende subvragen geformuleerd: 1.

Is er beleid ontwikkeld waaruit blijkt onder welke



omstandigheden en onder welke voorwaarden



externen kunnen worden ingehuurd?

2.

Is er beleid waaruit blijkt welke balans gewenst is



tussen de inzet van eigen personeel versus de



inhuur van externen?

Voor hoofdvraag B. hebben we de volgende subvragen geformuleerd: 1.

Zijn er in samenhang met dit beleid regels voor



inhuren van externen opgesteld, duidelijk



vastgelegd en afdoende gecommuniceerd binnen



de gemeentelijke organisatie?

2.

Worden deze regels nageleefd?

Voor hoofdvraag C. hebben we de volgende subvragen geformuleerd: 1.

Wat is de (financiële) omvang van de externe



inhuur over de te onderzoeken jaren?

2.

Worden deze ondergebracht c.q. zijn deze onder te



brengen in verschillende categorieën voor inhuur



zoals hiervoor genoemd, te weten:



a) vervanging wegens ziekte, zwangerschap-



en ouderschapsverlof

b) vervanging i.v.m. vacatures c) andere tijdelijke inzet van werkkracht i.v.m.

piekwerkzaamheden e.d.

6

7

d) inhuur van projectleider en adviseurs voor

speciale projecten, omdat de benodigde



deskundigheid niet of onvoldoende in eigen



huis beschikbaar is

3.

Welke verschillende dekkingsmiddelen staan daar



tegenover c.q. worden aangewend voor genoemde



categorieën?

Voor hoofdvraag D. hebben we de volgende subvragen geformuleerd: 1.

Wordt er afdoende gebruik gemaakt van duidelijke



opdrachtformuleringen (p.v.e.’s)?

2.

Is er sprake van (bijna automatische) inhuur van



eerder gebruikte externen/bureaus?

3.

Wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van mantel



contracten met bijvoorbeeld staffels voor tarieven



per afgenomen hoeveelheid uren?

4. Wordt eventueel meerwerk aan een kritische

beschouwing onderworpen?

Voor hoofdvraag E. hebben we de volgende subvragen geformuleerd: 1.

Is er (standaard) sprake van een eindbeoordeling



van ingehuurde krachten c.q. de door ingehuur



de krachten geleverde producten en/of



inspanningen (waaronder projectevaluatie)?

2.

Zijn er bij langdurige opdrachten ook tussen-



beoordelingen?

8

3.

Wordt er gestuurd op afgesproken c.q. vastgelegde



(aflever)termijnen?

4. Wordt er gestuurd op te implementeren en

geëvalueerd op geïmplementeerde onderdelen?

Voor hoofdvraag F. hebben we de volgende subvragen geformuleerd: 1.

Was er sprake van meerwaarde bij het inhuren van



externe adviseurs/deskundigheid?

2.

Zo ja, waaruit bestond die meerwaarde?



1.3 Uitvoering van het onderzoek

Het onderzoek is uitgevoerd door Price Waterhouse & Coopers te Leeuwarden. Hun onderzoeksrapport is afzonderlijk in deze rapportage opgenomen.



2 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 2.1 Beleid vooral operationeel van aard

Het beleid ten aanzien van de inhuur derden is vooral operationeel van aard. Een expliciet kader voor bijvoorbeeld de gewenste flexibele schil geeft ook aan de Raad een betere mogelijkheid de werkelijke omvang van de inhuur te kunnen toetsen en beoordelen.

Aanbeveling 1 Nu de ambtelijke samenvoeging met de gemeente Pekela in ‘De Kompanjie’ per 1 februari jl. is gerealiseerd, lijkt het ons een natuurlijk moment een strategisch beleid voor inhuur derden te ontwikkelen, geënt op de nieuwe situatie met kaders voor: -

gewenste omvang van de flexibele schil/inhuur



derden;

-

op welke beleidsterreinen/gemeentelijke



(kern)taken wordt gekozen voor inhuur



derden/flexibele schil en welke niet;

-

welke expertise wil De Kompanjie in huis hebben



en welke wil men inhuren;

-

maximum aan externe inhuur op afdelingen om



verlies van kennis/ervaring bij vertrek van de



externe te voorkomen;

-

kwaliteit- en tevredenheidmeting;

-

informatievoorziening aan College en Raad.

9

2.2 Geen expliciete toetsing of evaluatie kwaliteit werkzaamheden Er vindt geen (geformaliseerde) meting van meerwaarde dan wel eindresultaten plaats. In de procedurebeschrijving en procesbeschrijving zijn ook geen evaluatie momenten opgenomen. Hierop wordt dus feitelijk niet gestuurd. Voor de inhuur van specialisten is veelal een globaal programma van eisen aanwezig. Deze biedt echter weinig basis voor evaluatie. Aan het einde van de looptijd is er geen sprake van een formele evaluatie.

Aanbeveling 2 -

Beoordeel bij iedere ingehuurde kracht de



geleverde producten en/of inspanning en leg deze



beoordeling vast;

-

Voer bij langdurige projecten een tussen-



beoordeling uit.

10

11



2.3 Omvang inhuur derden ‘verklaarbaar’

Het onderzoek laat weliswaar zien dat de omvang van de externe inhuur over de onderzoeksperiode weliswaar relatief fors is toegenomen (Veendam in 2009 15,15%, ten opzichte van bijvoorbeeld de ‘norm’ van 13% zoals deze bij de ministeries/Rijksoverheid geldt), maar dit kan verklaard worden uit de (gedurende de onderzoeksperiode nog voorgenomen) ambtelijke samenvoeging in (toen nog) BMPV-verband en de specialistische inhuur voor enkele projecten. Wij hebben geconstateerd, dat de procedures rondom het besluit tot inhuur derden toereikend zijn. Voordat er overgegaan wordt tot inhuur van derden, wordt bijvoorbeeld eerst beoordeeld in hoeverre de tijdelijke vraag opgevuld kan worden met eigen medewerkers. Intern wordt gestreefd naar een effectieve inzet van de eigen mensen en desgewenst herallocatie van mensen. Verder vindt inhuur plaats wanneer specifieke kennis niet aanwezig is.



2.4 Geen expliciete monitoring inhuur derden

Over de aard en omvang van de externe inhuur wordt momenteel niet afzonderlijk gerapporteerd.

Aanbeveling 3 Wij adviseren in de paragraaf bedrijfsvoering afzonderlijk te rapporteren over kwantitatieve en kwalitatieve aspecten van externe inhuur.

12



3 TOT SLOT

Samenvattend is ons oordeel dat de inhuur van derden over het algemeen goed verloopt, maar dat de sturing (heldere beleidsmatige kaders) en verantwoording (bijvoorbeeld via de paragraaf bedrijfsvoering) nog verbeterd kunnen worden. Ook het expliciet monitoren (na afloop van een contractperiode dan wel tussentijds bij langdurige projecten) achten wij een wenselijke verbetering. Nogmaals merken wij op, dat alle aanbevelingen op het niveau van De Kompanjie invulling dienen te krijgen.

13

Quickscan Inhuur Derden Gemeente Veendam

PriceWaterhouseCoopers



1. Opdracht 1.1 Opdracht

Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot het door de gemeente Veendam aangeleverde cijfermateriaal inzake de inhuur van derden door deze gemeente. Deze werkzaamheden zijn in overstemming met uw opdracht (offerteaanvraag van 11 juni 2010) en vastgelegd in onze opdrachtbevestiging gedateerd 6 juli 2010. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden.



1.2 Achtergrond en aanleiding

De huidige economische crisis heeft ook een fors effect op de financiële positie en meerjarenperspectief van gemeenten in Nederland. Gemeenten zien zichzelf geconfronteerd met structurele tekorten door lagere opbrengsten uit het gemeentefonds, bouwleges en opbrengsten uit het grondbedrijf/grondexploitaties. Daarom dienen gemeenten te bezuinigen. Dit kan via een breed palet aan mogelijkheden. Eén daarvan betreft ook een efficiënte en doelmatige inzet van eigen én extern personeel. Daarom hebben wij op verzoek van De Ommelander Rekenkamer nut en noodzaak van externe inhuur bij de gemeente Veendam onderzocht.

15



1.3 Vraagstelling

16

De doelstelling van deze quickscan1 is te vertalen in de volgende hoofdvraag: Wat is de nut en noodzaak van externe inhuur? Bovenstaande hoofdvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Wat is het beleid voor inhuren van externen

(externe opdrachtnemers) en wat zijn de



resultaten van het beleid?

2. Wat zijn de regels voor het inhuren van

externen en worden deze nageleefd?

3. Wat is de aard en de omvang van externe

inhuur over de jaren 2006 t/m 2009?

4. Wordt er door de gemeente aangestuurd op

de meest gunstige prijs/kwaliteits-verhouding



bij externe inhuur?

5. Zijn de eindproducten van externen van goede

kwaliteit en worden deze door de gemeente



goed benut?

6. Leveren de externe adviseurs meerwaarde 1

t.o.v. uitvoering door de gemeente zelf? Een ‘quickscan’ is een onderzoeksmethode waarbij in een kort

tijdsbestek verschillende gegevens worden geanalyseerd, met als doel het verstrekken van heldere en eenduidige informatie over een organisatie.





1.4 Verrichte werkzaamheden

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: 1. Voorbereiding van de quickscan met de Ommelander

Rekenkamer (selecteren te interviewen medewerkers



van de gemeente, bepalen van vragen over



documentatie en het voeren van voorbereidende



gesprekken);

2. Bestuderen van de documenten zoals opgesomd

in de bijlage;

3. Opstellen van een analysekader voor het analyseren

van de inhuur van derden;

4. Vaststellen van het analysekader door de

Ommelander Rekenkamer;

5. Uitvoeren van de quickscan middels het

interviewen van medewerkers van de gemeente



Veendam;

6. Bespreken van de concept bevindingen met de

geïnterviewde medewerkers van de gemeente



Veendam;

7. Opstellen van een concept rapportage; 8.

Afstemmen van de conceptrapportage met de



Ommelander Rekenkamer.

17

2. Uitkomsten van de verrichte werkzaamheden 2.1 Het beleid van inhuur van derden is vooral van operationele aard De vraag naar externe mensen is afhankelijk van de behoefte van de gemeente Veendam. Bij de gemeente Veendam wordt er onderscheid gemaakt in twee categorieën externe inhuur. Ten eerste is er de reguliere inhuur van personeel. Dit betreft de inhuur van personeel voor de invulling van ‘operationele’ werkzaamheden als gevolg van bijv. ziekte en zwangerschapsverlof. Ten tweede is er de inhuur van specialisten en interimmanagement. Dit betreft de kennis die niet standaard aanwezig is bij de gemeente. Wij hebben geen strategisch beleid ten aanzien van inhuur derden aangetroffen. Het HRM-beleid van de gemeente is ook alleen van toepassing op het eigen personeelsbestand. Wel zijn de personeelsadviseurs nauw betrokken bij het wel of niet inzetten van tijdelijk personeel (in overleg met de uiteindelijk eindverantwoordelijke manager). Dit betreft zowel bij de analyse van het ontstane personele probleem, zoekopdracht als werving en selectie. Bij de gemeente Veendam is een relatief groot aantal ingehuurde medewerkers werkzaam (zie paragraaf 2.2). Over het jaar 2009 betreft dit circa 50 personeelsleden

18

19

(ca. e 1,5 mln.) in verband met vooral openstaande vacatures. Sinds enkele jaren wordt samenwerking gezocht met omliggende gemeenten. In BMPV-verband is tot en met 2009 intensief overlegd gevoerd met de deelnemende gemeenten. Uiteindelijk is deze voorgenomen samenwerking niet doorgegaan. Momenteel wordt intensief gewerkt aan samenwerking met de gemeente Pekela. In het licht van deze ontwikkelingen zijn de afgelopen jaren ontstane vacatures niet vast ingevuld en was er daardoor sprake van meer inhuur. Het budgetrecht ten aanzien van inhuur derden is duidelijk en centraal ingevuld. Wanneer vacatureruimte ontstaat, worden de hiermee samenhangende personele kosten overgeheveld naar het gemeentebrede budget tijdelijke personeel. Dit budget wordt centraal gecoördineerd en bewaakt. Over de inzet van dit budget besluit de Algemeen Directeur. Intern is een duidelijke procedure en procesbeschrijving voor inzet van tijdelijk personeel aanwezig. Er vindt geen (geformaliseerde) meting van meerwaarde dan wel eindresultaten plaats. Hierop wordt feitelijk niet

gestuurd. Wel wordt door P&O (o.a.) de looptijden van de contracten met externen centraal bewaakt. Voor de reguliere inhuur is een beperkt budget vrijgemaakt. De vraag naar reguliere inhuur wordt veroorzaakt door incidenten zoals (langdurige) ziekte en zwangerschap. Verder is er geen budget voor reguliere inhuur opgenomen in het algemene personeelsbudget. Leidinggevenden dienen voor reguliere inhuur deze te dekken uit hun eigen personeelsbudgetten (de algemeen directeur besluit over inzet). Voor overige inhuur vindt dekking plaats vanuit het hierboven genoemde gemeentebrede budget tijdelijk personeel. Voordat er overgegaan wordt tot inhuur van derden, wordt eerst beoordeeld in hoeverre de tijdelijke vraag opgevuld kan worden met eigen medewerkers. Intern wordt er gestreefd naar een effectieve inzet van de eigen mensen en desgewenst herallocatie van mensen. Conform de procedure bespreekt P&O dit met de verantwoordelijk leidinggevende. Onduidelijk is in hoeverre dit succesvol is aangezien wij geen schriftelijke vastlegging aangetroffen hebben om dit te verifiëren. De inhuur van specialisten wordt ook veroorzaakt door bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap. In deze gevallen heeft inhuur van derden een incidenteel karakter. Verder worden specialisten ingehuurd wanneer hier vraag naar is voor een specifiek project. Inhuur vindt plaats wanneer specifieke kennis niet aanwezig is. Hierop vindt geen resultaatmeting plaats. Intern wordt aangegeven dat het vaak om een aanbesteding gaat, op voorhand worden kwalitatieve eisen geformuleerd.

20

Ten aanzien van het aspect ‘beleid’ concluderen wij het volgende: -

Er ontbreekt (strategisch) beleid over de inzet van



inhuur externen en aspecten zoals:



o gewenste omvang van de flexibele schil/inhuur



derden

o op welke beleidsterreinen/gemeentelijke (kern)



taken wordt gekozen voor inhuur



derden/flexibele schil en welke niet



o welke expertise wil je in huis hebben en welke



wil je inhuren

o maximum aan externe inhuur op afdelingen



om verlies van kennis/ervaring bij vertrek



van de externe te voorkomen



o kwaliteit- en tevredenheidmeting



o informatievoorziening aan College en Raad

-

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt niet



gerapporteerd over kwantitatieve en kwalitatieve



aspecten van externe inhuur.



21

2.2 Regels voor het inhuren van derden zijn duidelijk, onduidelijk is in hoeverre deze worden nageleefd Zoals vermeld hanteert de gemeente twee categorieën voor externe inhuur. Voor de inhuur van regulier personeel is een raamcontract afgesloten met een uitzendbureau (Start People). Hiervoor is een procesbeschrijving aanwezig. In overleg tussen het afdelingshoofd en de personeelsadviseur wordt bepaald of en hoe het knelpunt wordt opgelost. Hierbij wordt ook de overweging gemaakt om eigen personeel in te zetten of deze in te huren. De aanbieders van externen zijn middels een aanbestedingsprocedure gekozen, destijds is gekozen voor de economisch meest voordelige aanbieding. Ten aanzien van de inhuur van specialistische kennis dient er een specifieke situatie aanwezig te zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er grootschalige projecten worden uitgevoerd of wanneer er een reorganisatie gaande is. Het kan voor de gemeente dan wenselijk worden geacht om een specifiek deskundigheid (bijvoorbeeld separate projectleider) hiervoor aan te stellen. De algemeen directeur beslist over inzet van tijdelijk personeel (conform mandaat). Er is een procesbeschrijving aanwezig ten aanzien van het inhuren van derden. Naar wij hebben begrepen en voor zover wij dat gelet op het karakter van dit onderzoek (een quick scan) hebben na kunnen gaan, wordt

22

23

deze beschrijving goed nageleefd. Er vindt intern geen (expliciete) toetsing op naleving plaats. P&O baseert deze conclusie op beperkte incidenten zoals -

Een medewerker krijgt geen toegang tot een



werkplek (pasje/ICT) omdat P&O de medewerker



moet aanmelden bij de facilitaire dienst.

-

Het vaste uitzendbureau dient altijd contact met



P&O op te nemen voor een plaatsing wordt



uitgevoerd bij de gemeente Veendam.

Op basis van bovenstaande is de indruk van P&O dat afwijking van de procedure niet veel voorkomt. De visie van de geïnterviewden is dat de gemeente een bescheiden omvang heeft en men probeert een aantal zaken ook pragmatisch op te lossen. Hierdoor kan het voorkomen dat er incidenteel afgeweken wordt van de beschreven procedure. Dit kan voorkomen wanneer de urgentie voor inhuur hoog wordt geacht. Dit kan ook gebeuren wanneer het gekozen uitzendbureau niet tijdelijk personeel kan regelen, dit vindt pas plaats nadat de reguliere procedure is doorlopen. Ten aanzien van het aspect ‘interne regelgeving’ concluderen wij het volgende: -

Er vindt geen gestructureerde periodieke controle



plaats of wordt voldaan de interne regels en pro-



cedures inzake externe inhuur, bijvoorbeeld door deze



te betrekken in de rechtmatigheidcontroles.



2.3 De aard en de omvang van externe inhuur over de jaren 2006 t/m 2009 is grotendeels bekend De omvang van externe inhuur wordt in dit hoofdstuk nader toegelicht. Deze inhuur is gesplitst in 3 onderdelen: -

Reguliere inhuur als gevolg van uitval door ziekte,



zwangerschap- en ouderschapsverlof

-

Inhuur in verband met vacatureruimte

-

Specialistische inhuur

Reguliere inhuur als gevolg van uitval door ziekte, zwangerschap- en ouderschapsverlof Hiernaast is er een onderscheid gemaakt tussen reguliere inhuur als gevolg van uitval door ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof:

24

Jaar

Uitval a.g.v.

Uitval a.g.v.

Uitval a.g.v.

ziekte* (in %)

zwanger-

Ouderschaps-

schap* (in %)

verlof* (in %)

0,3

0,17

2006 6,6

externe inhuur

Geen specifieke gegevens bekend omtrent de externe inhuur.

2007 6,9

0,1

0,12

Zwangerschapsverlof is 100% vervangen (1 persoon). Ziekte is voor +/- 40% vervangen. Ouderschapsverlof is niet vervangen.

2008 6,9

0,4

0,09

Zwangerschapsverlof is 100% vervangen (2 personen). Ziekte is voor +/- 50% vervangen. Ouderschapsverlof is niet vervangen.

2009 7,1

0,4

0,21

Zwangerschapsverlof is 100% vervangen (4 personen). Ziekte is voor +/- 50% vervangen. Ouderschapsverlof is niet vervangen.

*Uitgedrukt in % t.o.v. het gehele personeelsbestand van de betreffende jaren, bron: P&O Veendam

Hieruit blijkt dat het zwangerschapsverlof over het algemeen 100% wordt vervangen. Het idee erachter is dat deze personen langere perioden afwezig zijn. Hier kan de gemeente tijdig actie op ondernemen. De uitval wegens ouderschapsverlof wordt niet vervangen. De uitval wegens ouderschapsverlof is vaker meer van korte duur. Deze werkzaamheden kunnen in eerste instantie goed worden opgevangen door de aanwezige medewerkers. De uitval als gevolg van ziekte wordt gemiddeld over de jaren voor ongeveer 50% vervangen door de inhuur van externen. De gemeente zoekt in eerste instantie wel naar een interne oplossing (herallocatie van personeel). Wanneer dit niet slaagt zal men overstappen naar tijdelijke inhuur van derden. Men houdt wel rekening met de doelmatigheid van de inhuur. Hieruit blijkt feitelijk dat het interne steven van een effectieve inzet van de eigen mensen en desgewenst herallocatie van mensen deels gerealiseerd wordt bij ziekte (in 50% van de gevallen) doch niet bij zwangerschapsverlof.

26

Inhuur in verband met vacatureruimte De inhuur als gevolg van vacatureruimte is hieronder opgenomen: Uitval

Vacatures in fte

Vacatures in %*

externe inhuur

2007

12

4

Vacatures zijn voor +/- 40% vervangen (5 fte)

2008

22,25

8

Vacatures zijn voor +/- 50% vervangen (11 fte)

2009

32

11

Vacatures zijn voor +/- 50% ingevuld (16 fte) met tijdelijke inhuur

*Uitgedrukt in % t.o.v. het gehele personeelsbestand van de betreffende jaren, bron: P&O Veendam Hieruit blijkt dat de afgelopen jaren bij de gemeente Veendam het aantal niet ingevulde vacatures sterk is toegenomen in verband met de verwachte samenwerking met andere omliggende gemeenten. Hierdoor is de inhuur van derden sterk toegenomen. Daarnaast zijn bij de gemeente Veendam ook nog medewerkers (tijdelijk) werkzaam of ingehuurd als WSW’er, BBL’er (leer/werkplekken) en stagiaires/ trainees.

Specialistische inhuur De omvang van de specialistische inhuur is onderstaand schematisch weergegeven per jaar: 2006 Specialist (aantal)

Doel inhuur

5

Medewerker voor projecten

4

Geen interne expertise aanwezig op deze vakgebieden

1

ziektevervanging

2007 Specialist (aantal)

Doel inhuur

4

Medewerker voor projecten

5

Geen interne expertise aanwezig op deze vakgebieden

1

ziektevervanging

2008 Specialist (aantal)

Doel inhuur

3

Medewerker voor projecten

4

Invulling vacature uren

3

Geen interne expertise aanwezig op deze vakgebieden

2009 Specialist (aantal)

Doel inhuur

10

Projectleiders en medewerkers voor projecten

3

Invulling vacature uren

3

Geen interne expertise aanwezig op deze vakgebieden

2

Wegwerken achterstanden (Maatschappelijke Zaken)

1

Extra inzet zomerperiode (Maatschappelijke Zaken)

bron: P&O Veendam In bovenstaande tabellen is het aantal ingehuurde specialisten weergegeven met daarbij de reden voor de inhuur.

Uit vorenstaande blijkt voornamelijk dat de inhuur van specialisten komt doordat men de kennis zelf niet in huis heeft. De gemeente geeft aan dat de omvang van de gemeente beperkt is en men ook niet alle kennis in huis kan en hoeft hebben. De inhuur van specialisten komt voornamelijk voort uit specifieke projecten. Hierbij kan gedacht worden aan omvangrijke infrastructurele projecten waarbij een externe projectleider met voldoende kennis noodzakelijk wordt geacht. De sterke toename van het aantal specialisten in 2009 wordt vooral veroorzaakt door het wegwerken van achterstanden/extra inzet bij Maatschappelijke Zaken en extra inhuur in verband met reorganisatie (extern vervullen van vacatureruimte en projectleiders t.b.v. de reorganisatie/BMPV). Er kan gesteld worden dat de inhuur van specialisten voornamelijk wordt veroorzaakt doordat men de specifieke kennis niet in huis heeft. Hier is ook bewust voor gekozen. In een relatief kleinere gemeente is het niet doelmatig om allerlei specialisten te hebben. Deze kunnen dan wellicht tijdelijk worden ingehuurd. Ook is het te overwegen in samenwerking met andere gemeenten in te huren. In 2009 is daarnaast extra ingehuurd in verband met achterstanden en de reorganisatie/voorgenomen samenwerking.

29

Totaaloverzicht

30

Hieronder hebben wij de ontwikkeling van de inhuur derden (uitdrukt in een percentage ten opzichte van het gehele personeelsbestand) bij de gemeente Veendam globaal weergegeven. Categorie

2006

2007

2008

2009

ziekte/zwangerschap/ouderschap

onbekend 2,9%

3,4%

3,95%

inhuur ivm vacatureruimte

onbekend 2%

4%

5,5%

Specialisten

2,9

2,9%

2,8%

5,7%

Totaal

nvt

7,8%

10,2%

15,15%

Hieruit blijkt een sterke toename van de inhuur derden. In 2009 is de totale inhuur externen hoger dan veel gehanteerde vuistregel van 13% welke door ministeries wordt gebruikt. Ten opzichte van de loonsom van de gemeente Veendam (e 14 mln.2) wordt 10,7% uitgegeven aan externe inhuur (te weten circa e 1,5 mln.). Daarnaast is de externe inhuur van de gemeente Veendam over het jaar 2008 lager maar in 2009 hoger dan bij de eveneens door ons onderzochte gemeente Hoogezand Sappemeer. Bij de gemeente Hoogezand Sappemeer was in de onderzochte periode overigens ook sprake van specifieke bijzonderheden (reorganisatie) waardoor de cijfers niet 1 op 1 te vergelijken zijn maar wel richtinggevend zijn. 2

Begroting 2010, loonsom exclusief onderwijzend personeel

Winkler Prins

De aanwezigheid van enerzijds een strategische gemeentelijk beleid op dit punt (zie paragraaf 2.1) en anderzijds een goede interne beheersing bij de gemeente Veendam is daarom ook noodzakelijk. Hier zien wij nog diverse aandachtspunten. Ten aanzien van het aspect ‘aard en omvang van inhuur derden’ concluderen wij het volgende:

- Bij de gemeente Veendam is een toenemend en



relatief groot aantal ingehuurde medewerkers



werkzaam. Dit betreft een bedrag van circa



e 1,5 mln.



- Het aantal ingehuurde medewerkers is hoger



dan de veelgebruikte vuistregel van 13% zoals



deze bij de ministeries/Rijksoverheid geldt.



- Het hoge aantal ingehuurde medewerkers



wordt vooral veroorzaakt door openstaande



vacatures. Gezien het voornemen tot samen-



werking met omliggende gemeenten is sinds



enige jaren terughoudend omgegaan met het in



vast dienst nemen van medewerkers door de



gemeente Veendam.



- Het huidige beheer rondom inhuur externen



past niet bij het aantal mensen dat extern wordt



ingehuurd (bovenstaande is in FTE, in aantallen



personeelsleden zijn het er veel meer).



De registratie wordt bijvoorbeeld nu nog in een



spreadsheet bijgehouden. Dit is vanuit het



oogpunt van budgetbeheer en P&O nuttig maar



geeft het management verder weinig



(management)informatie.

31

2.4 Gemeente Veendam stuurt aan op de meest gunstige prijs-/ kwaliteitsverhouding bij inhuur derden Ten aanzien van de reguliere inhuur van personeel wordt er gewerkt met raamcontracten met reguliere uitzendorganisaties. Hierbij is gekozen om in 3 kavels aan te besteden

1. Werknemers schaal 1 t/m 8 (Start People)



2. Werknemers hoger als schaal 9 / specialisten



(BAN, Randstad, Start People)

3. Payrolling (Driessen)

Middels een aanbesteding is destijds gekozen voor deze leveranciers van tijdelijk personeel. Indien deze niet de juiste mensen kunnen leveren mogen andere bureaus worden ingeschakeld. De gemeente is verplicht om voor de economisch meest voordelige oplossing te kiezen. Van de CV’s die voldoen aan de gestelde eisen zullen kandidaten met de meest voordelige tarieven worden uitgenodigd voor een gesprek. Namens de gemeente is veelal iemand van P&O en is het afdelingshoofd aanwezig. Op basis van informeel overleg wordt de aanstelling bepaald. Er zijn geen structurele vastleggingen van aanstellingsoverwegingen aanwezig.

32

33

Voor de reguliere inhuur is de globale functieomschrijving/vacaturetekst het uitgangspunt voor de opdrachtformulering. Voor de inhuur van specialisten is veelal een globaal programma van eisen aanwezig, deze biedt echter weinig basis voor evaluatie. Wanneer een interim-manager wordt aangetrokken worden een uitgebreid contract met prestatieafspraken opgesteld. Ten aanzien van het aspect ‘gunstige prijs/kwaliteit verhouding’ concluderen wij het volgende:

- Er ontbreekt een integraal dossier per



ingehuurde externe met relevante documenten



zoals:



o

vacaturetekst



o

projectomschrijving (met duidelijk



omschreven einddoelen/resultaten),



o

cv’s



o

schriftelijke vastlegging van de keuze



(als basis voor de (periodieke)



evaluatie)



(standaard)evaluatieformulier

o



of (eind)beoordeling.

2.5 De kwaliteit van de eind producten van externen wordt niet expliciet beoordeeld Alvorens een externe wordt aangesteld wordt medegedeeld wat de verwachtingen zijn van de persoon. Er wordt gesproken van een taakomschrijving, maar deze is niet altijd helder en eenduidig te formuleren c.q. wordt niet altijd helder en eenduidig geformuleerd. De externe weet volgens P&O wat onderdelen zijn van het takenpakket. Aan het einde van de looptijd is er geen sprake van een formele evaluatie. Wel wordt intern beoordeeld in hoeverre de verwachtingen zijn waargemaakt en wanneer er niet aan voldaan wordt, zal deze waarschijnlijk niet meer worden ingehuurd door de gemeente Veendam. In de procedurebeschrijving en procesbeschrijving zijn geen evaluatie momenten opgenomen. De evaluatie is veelal impliciet. Er worden geen personeelsdossiers aangelegd en geen beoordelingsgesprekken gevoerd (conform de functieomschrijving). Als (tussentijdse) evaluaties plaats vinden worden geen vastleggingen gemaakt. Door de geïnterviewden wordt wel aangegeven dat men intern kritisch is op het functioneren van externen en dat hierop gestuurd wordt. Externe medewerkers die niet functioneren worden niet meer ingehuurd of het contract wordt opgezegd. Overwegingen worden niet vastgelegd (conform de interne procedure).

34

35

Gezien de aard van het onderzoek (quickscan) hebben wij geen nader onderzoek verricht naar de kwaliteit, tevredenheid en meerwaarde. Dit is ook veelal zonder vastleggingen niet achteraf goed vast te stellen. Ten aanzien van het aspect ‘beoordeling kwaliteit’ concluderen wij het volgende:

- Er wordt niet bij iedere ingehuurde kracht cq



door de ingehuurde kracht geleverde producten



en/of inspanning een eindbeoordeling uitge-



voerd (dit kan ook een projectbeoordeling zijn)



- Er wordt bij langdurige projecten geen tussen-



beoordelingen uitgevoerd

- Er wordt niet schriftelijk vastgelegd of wordt



voldaan aan afspraken omtrent kwaliteit,



voortgang e.d.

2.6 De meerwaarde van externen is niet vast te stellen De externe inhuur levert volgens de gemeente Veendam een meerwaarde, dit kan niet onderbouwd worden. Hierbij gaat het voornamelijk om specialisten en interim-management. Wanneer de externe inhuur de gestelde opdrachtomschrijving naar voldoening uitvoert is er sprake van meerwaarde. Specialisten worden ook voornamelijk ingehuurd omdat de gemeente dergelijke specialistische kennis niet in huis heeft. Ten aanzien van het aspect ‘meerwaarde’ concluderen wij het volgende:

- Er wordt niet periodiek per opdracht beoor-

deeld

of er sprake is van meerwaarde bij het extern



inhuren ten opzichte van eigen personeel.



Deze beoordeling kan vooral gericht worden op



de niet-routinematige werkzaamheden.

36

37



Bijlagen Geraadpleegde documentatie

Procesbeschrijving inzet tijdelijk personeel inclusief afwikkeling nota’s Jaarrekening 2008 gemeente Veendam Jaarrekening 2009 gemeente Veendam Overzicht van inhuur tijdelijk personeel versie december 2009 Procedure en spelregels met betrekking tot inhuur van tijdelijk personeel Door Veendam opgestelde specificaties van ingehuurd tijdelijk personeel Voorjaarsrapportage 2009 en 2010 Najaarsrapportage 2009 en 2010



Geïnterviewde personen

De heer Mollema, hoofd P&O Mevrouw Prins, personeelsadviseur

Analysekader inhuur derden Voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen is een analysekader opgesteld. Dit kader omvat de onderzoeksdoelen en een overzicht van de sub-onderzoeksvragen die als leidraad voor het onderzoek dienen. In het analysekader worden de belangrijkste vragen omschrevendie in het kader van het onderzoek minimaal moeten worden beantwoord. Uit elke hoofdvraag worden meer specifieke subvragen afgeleid, welke op basis van interviews en documentenstudie zullen worden beantwoord. De centrale vragen van het onderzoek in opdracht van de Ommelander Rekenkamer naar inhuur derden luiden:

A. Wat is het beleid voor inhuren van externen



(externe opdrachtnemers) en wat zijn de



resultaten van het beleid?



B. Wat zijn de regels voor het inhuren van externen



C. Wat is de aard en de omvang van externe inhuur



en worden deze nageleefd? over de jaren 2006 t/m 2009?

D. Wordt er door de gemeente aangestuurd op de



meest gunstige prijs-/kwaliteitsverhouding bij



externe inhuur?



E. Zijn de eindproducten van externen van goede



kwaliteit en worden deze door de gemeente



goed benut?



F. Leveren de externe adviseurs meerwaarde t.o.v.



uitvoering door de gemeente zelf?

De onderzoeksvragen zijn met name analyserend en kijken naar de situatie in de periode 2006 tot en met 2009

38

2006 tot en met 2009

A. Wat is het beleid voor



a. Is er beleid ontwikkeld waaruit blijkt onder welke

omstandigheden en onder welke voorwaarden (externe opdracht externen kunnen worden ingehuurd? nemers) en wat zijn b. Is er beleid ontwikkeld waaruit blijkt welke balans de resultaten van het gewenst is tussen de inzet van eigen personeel beleid? versus de inhuur van externen? c. Welke doelstellingen zijn in het beleid voor inhuur externen benoemd? d. Zijn de beleidsdoelstellingen zodanig gefor- muleerd dat de uitvoering van het beleid door het bestuur van de gemeente en door het college van burgemeester en wethouders toetsbaar is? e. Worden de gemeenteraad en het college vooraf en achteraf voldoende geïnformeerd? f. Wordt de reden van inhuur voldoende beargumenteerd en worden de te leveren prestaties SMART vastgelegd? g. Maakt de inhuur van externen onderdeel uit van het HRM-beleid van de gemeente? inhuren van externen

B. Wat zijn de regels

a. Welke regels bestaan er voor de opdracht-

voor het inhuren van omschrijving? externen en worden b. Welke regels bestaan er voor de opdracht deze nageleefd? verlening? c. Welke regels bestaan er met betrekking tot het inzetten van interne capaciteit? d. Welke regels bestaan er met betrekking tot de duur van de inhuur? e. In welke gevallen en op welke wijze mag er van deze (basis)regels worden afgeweken? f. Welke rol speelt de inkoopafdeling bij externe inhuur?

g. Welke raamcontracten bestaan er op dit moment

voor externe inhuur? h. Op welke wijze is externe inhuur ingebed in de planning & control cyclus van de gemeente? i. Op welke wijze wordt er over de regels voor inhuur van derden gecommuniceerd? j. Worden deze (basis) regels nageleefd? C. Wat is de aard en de

omvang van externe inhuur over de jaren 2006 t/m 2009?

a. Welk budget is voor de inhuur van externen



gereserveerd voor de jaren: i

ii

2006 2007

iii 2008 iv

2009

b. Hoeveel procent van de totale personeelskosten



wordt ingezet voor externe inhuur? Welke norm wordt er voor dit percentage gehanteerd?

(departementen hanteren bijvoorbeeld een norm van 13%)

c. Hoe verhouden de kosten voor externe inhuur

zich tot de normformatie en de daadwerkelijke bezetting? d. Hoe is de verdeling van inhuur in % en e voor de volgende categorieën: i plaatsen waar functies langdurig onvervuld zijn vanwege ziekte, zwangerschap- en ouderschaps verlof; ii plaatsen waar vacatures tijdelijk niet worden vervuld;



iii plaatsen voor extra werkzaamheden waar de



iv



kennis en capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie ontbreekt, tekort schiet of

ontoereikend is ten opzichte van de ambities van het bestuur (bij voorbeeld in geval van piekwerkzaamheden); plaatsen waar de inschakeling van externe

deskundigen (projectleiders en adviseurs)

nodig is vanwege het ambitieniveau van het

bestuur voor specifieke eenmalige projecten (boven- formatief en er is sprake van afzonderlijke financiering);

e. Wat is de uitval wegens ziekte, zwangerschap- en



ouderschapsverlof voor de jaren: i

ii

2006 2007

iii 2008 iv

2009

f. Wat is de uitval wegens vertrek medewerkers



(open vacatures) voor de jaren: i

ii

2006 2007

iii 2008 iv

2009

g. Welke dekkingsmiddelen worden aangewend voor

bovengenoemde categorieën? h. Hoe zijn de kosten van externe inhuur verdeeld over de verschillende afdelingen/diensten? i. Hoe is de administratie van externe inhuur georganiseerd?

D. Wordt er door de



gemeente aange-

a. Hoeveel offertes moeten er voor externe

opdrachtverlening worden aangevraagd? b. Wordt er afdoende gebruik gemaakt van stuurd op de meest gunstige prijs duidelijke opdrachtformuleringen (p.v.e.’s)? /kwaliteitsverhouding c. Is er sprake van (bijna automatische) inhuur van bij externe inhuur? eerder gebruikte externen/bureaus? d. Wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van mantelcontracten met bijvoorbeeld staffels voor tarieven per afgenomen hoeveelheid uren? e. Wordt eventueel meerwerk aan een kritische beschouwing onderworpen? f. Welke regels bestaan er met betrekking tot tariefstelling?

E. Zijn de eindproducten a. Is er (standaard) sprake van een eindbeoordeling



van externen van

goede kwaliteit en worden deze door de gemeente goed benut?

van ingehuurde krachten c.q. de door ingehuurde krachten geleverde producten en/of inspanningen (waaronder projectevaluatie)? b. Zijn er bij langdurige opdrachten ook tussenbeoordelingen? c. Wordt er gestuurd op afgesproken c.q. vastgelegde (aflever)termijnen? d. Wordt er gestuurd op te implementeren en geëvalueerd op geïmplementeerde onderdelen? e. Hoe wordt het resultaat (kwantitatief en kwalitatief) van de externe inhuur gemeten?

F. Leveren de externe

a. Was er sprake van meerwaarde bij het inhuren

adviseurs meerwaarde van externe adviseurs/deskundigheid? t.o.v. uitvoering door b. Zo ja, waaruit bestond die meerwaarde? c. Heeft de gemeente een eigen interne advies de gemeente zelf? afdeling (een ‘pool’ van adviseurs)? d. In hoeverre (objectief en subjectief) zijn de volgende categorieën door de gemeente zelf uitvoerbaar: i plaatsen waar vacatures tijdelijk niet worden vervuld, of waar (langdurig) zieken zijn; ii plaatsen waar de inschakeling van externe deskundigen nodig is vanwege het ambitieniveau van het bestuur voor specifieke eenmalige projecten (boven formatief en er is sprake van afzonderlijke financiering); iii plaatsen voor extra werkzaamheden waar de kennis en capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie ontbreekt, tekort schiet of ontoereikend is ten opzichte van de ambities van het bestuur; iv plaatsen voor het uitvoeren van werkzaam- heden (behorend tot de reguliere taken) die structureel zijn uitbesteed.

Reactie van college van B&W

De Ommelander Rekenkamer t.a.v. de heer J.E. de Graaf RA, voorzitter p/a Postbus 155 9470 AD Zuidlaren

Kenmerk: 201102165 Behandeld door: E. Prins Doorkiesnummer: (0598) 694614

Veendam, 22 februari 2011 Betreft: reactie conceptrapportage onderzoek ‘inhuren van derden’ Geachte heer De Graaf, Wij willen u dankzeggen voor toezending van de conceptrapportage van het onderzoek naar inhuur van derden, zoals dat door of namens de Ommelander Rekenkamer is verricht bij de gemeente Veendam. Van de gelegenheid om hierop als college van burgemeester en wethouders een reactie te geven, maken wij graag gebruik. In dat kader merken wij het volgende op. Op het moment dat de vraag tot dit onderzoek binnenkwam bij de Gemeente Veendam, medio 2010, werd op voorhand reeds aangegeven dat het moment van het onderzoek van invloed zou zijn op het onderzoek zelf. Enerzijds omdat in de afgelopen jaren vacatures aangehouden werden teneinde binnen de regionale samenwerking “ruimte” te houden voor formatieve invulling. Anderzijds doordat in het kader van die regionale samenwerking al een groot beroep gedaan werd op het voor dit onderzoek relevante personeel, hetgeen de grote werkdruk zou verhogen. Omdat u hier rekening mee wilde houden, is besloten om een zogenaamde quickscan toe te passen. Echter: als wij uw rapportage beoordelen zien wij dat er soms (te) vergaande conclusies worden getrokken op basis van een beperkte quickscan.. De rapportage verwijst enkele malen naar de samenwerking van de ambtelijke organisaties ((Belllingwedde/)Menterwolde/)Pekela/Veendam) in relatie tot een stijging van de kwantitatieve inhuur. Ons inziens is een aandachtspunt daarbij, dat er een zekere stilstand is geweest op het gebied van kwaliteitstoetsing en monitoring van prestaties. Deze zaken hebben geen voorrang gekregen in het aanloopproces naar de samenwerking toe. Dit aspect is niet genoemd in de rapportage, echter het raakt wel alle onderdelen ervan. Uiteraard zijn uw constateringen wel zodanig, dat deze aansluiten bij onze eerder gemaakte keuze ten aanzien van de nieuwe organisatie en haar bedrijfsvoering. Dat hier reeds aandacht voor is blijkt uit de gekozen doelen van De Kompanjie en de bijbehorende structuur en functies (o.a. positionering planning en control). Paragraaf 2.3 betreft de aard en de omvang van externe inhuur over de jaren 2006 tot en met 2009. Hieruit blijkt duidelijk in hoeverre de gekozen onderzoeksperiode van invloed is op de uitkomsten. In aantallen fte’s en dus kosten stijgt de inhuur immers aanzienlijk. Gedurende reorganisaties getuigt het echter van goed werkgeverschap om vacatures aan te houden als formatieve ruimte in een plaatsingsproces. Aangezien de organisatie niet kan werken zonder invulling van deze

vacatures is er voornamelijk gebruik gemaakt van tijdelijke inhuur. Dit gegeven komt echter niet terug in de rapportage, noch bij de conclusies. Overigens kan achteraf geconstateerd worden dat die keuze uit het verleden een goede is geweest, aangezien al het “zittende” personeel adequaat kon worden geplaatst in de nieuwe organisatie. Daarnaast doet de tekst van de rapportage vermoeden dat het onderzoek en de conclusies zich vooral hebben gericht op de gegevens uit 2009. Bovenstaand is reeds aangegeven dat juist in die periode veel tijdelijke inhuur is ingezet. In die zin zou gesteld kunnen worden dat de gebruikte gegevens, hoewel deze als zodanig wel juist zijn, niet geheel representatief zijn voor de gehele werkwijze binnen de organisatie. De genoemde landelijke norm met betrekking tot tijdelijk inhuur die gehanteerd wordt in de rapportage, verwijst naar een vuistregel die gericht is op een staande organisatie. In het geval van de gemeente Veendam gaat het echter om een organisatie die in de aanloop zat naar een samenwerkingsorganisatie. Dit vraagt om andere maatregelen en keuzes dan die in een staande organisatie gemaakt (kunnen) worden. Het onverkort toepassen van deze norm lijkt dan niet geheel logisch. Overigens komt het inhuurpercentage alleen in het jaar 2009 boven de gebruikte vuistregel. Tevens verwijst u in de rapportage naar de situatie van Hoogezand-Sappemeer. Die vergelijking gaat ons inziens niet geheel op. In Veendam is immers sprake van een opschaling, terwijl in Hoogezand- Sappemeer ‘slechts’ sprake was van een interne reorganisatie. Uiteraard biedt uw rapportage ook duidelijke handreikingen voor de doorontwikkeling van de samenwerkingsorganisatie en dan met name ten aanzien van het onderdeel bedrijfsvoering. Zo dient de organisatie procesmatiger te werk te gaan bij de inhuur van derden en dient er beleid gemaakt te worden over de inzet van tijdelijk personeel, bijvoorbeeld op het gebied van evaluatie van de inzet van tijdelijk personeel. Hoewel de bestaande procedureafspraken met betrekking tot de inhuur van personeel al aanzienlijk zijn doorontwikkeld, is met name het SMART-er maken van de doelen en verwachtingen van ingezet tijdelijk personeel, zeker met betrekking tot interim-situaties of projecten, een verbeterpunt. In die zin draagt deze quickscan zeker bij aan het besef dat op dat gebied nog een aantal slagen gemaakt kunnen en ook moeten worden. Gelijktijdig spreken wij de verwachting uit, dat nu de samenwerkingsorganisatie “De Kompanjie” een feit is, de inzet van tijdelijk personeel aanzienlijk lager zal worden. Mede in het licht van het door u verrichte onderzoek zullen wij periodiek die ontwikkeling bewaken. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

Nawoord

Nawoord van de Rekenkamer- commissie De Rekenkamercommissie heeft kennisgenomen van de reactie van het College van B&W bij brief van 2 februari 2011 op het onderzoeksrapport naar de inhuur van derden, waarvoor onze dank. Op een aantal zaken willen we hieronder kort reageren. Kern van de reactie van het College is, dat onvoldoende rekening zou zijn gehouden met de effecten en omstandigheden van de aanloopperiode naar de (beoogde) BMPV-samenwerking. Wij merken daarbij op, dat ten aanzien van de omvang van de externe inhuur zowel in de feitenrapportage van PWC als onze Nota van Aanbevelingen hier wel op is gewezen en ook geen ‘harde’ conclusies zijn getrokken. Of en in hoeverre voornoemde omstandigheid ook de meer kwalitatieve conclusies raken, kunnen wij gelet op aard en onderzoek moeilijk objectief vaststellen. Wij volstaan hier met op te merken, dat het ons in elk geval goed lijkt de door ons gedane aanbevelingen, nadat De Kompanjie is ‘ingeregeld’ worden geïmplementeerd, zodat zowel doelmatigheid als doeltreffendheid van de inhuur van derden (nog) beter geborgd is.

46

47

Het College constateert zelf ook, dat ‘de rapportage ook duidelijke handreikingen voor de doorontwikkeling van de samenwerkingsorganisatie en dan met name ten aanzien van het onderdeel bedrijfsvoering biedt’. De overige opmerkingen van het College kunnen beschouwd worden als input voor de discussie in de Raad.

Gemeente Veendam

Raadhuisplein 5



Postbus 20004



9640 PA Veendam



T (0598) 65 22 22



F (0598) 65 22 50



[email protected]



www.veendam.nl

Ommelander Rekenkamer

Postbus 155



9470 ad zuidlaren



T (050) 589 33 32



F (050) 589 33 31



[email protected]



www.ommelanderrekenkamer.nl