Provincie Groningen Second opinion reorganisatie 18 maart 2010
Provincie Groningen Stationsplein 1 Postbus 907 3800 AX Amersfoort Telefoon 033 4677777 www.twynstragudde.nl
Second opinion reorganisatie
drs. L.H.W.P.M. Schunck ir. S.A. Noorman Amersfoort, 18 maart 2010 539731/LSU/SDS
Inhoudsopgave
1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 3 3.1 3.2
Inleiding Aanleiding Vraagstelling Uitgangspunten
1 1 1 1
Uitwerking second opinion Resultaat Rekenprogramma Gehanteerde brondocumenten en aannames Aangeleverde brondocumenten Gehanteerde aannames Gevoeligheidsanalyse
2 2 3 4 4 5 7
Gehanteerde opzet van de Provincie Groningen Afbakening Constateringen
9 9 9
Bijlage: geraadpleegde bronnen
1
Inleiding
In de periode 12 maart 2010 tot 17 maart 2010 is een second opinion uitgevoerd op de reorganisatiekosten van de provincie Groningen door Twynstra Gudde. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de aanleiding, vraagstelling en de belangrijkste uitgangspunten. In het hoofdstuk ‘Uitwerking second opinion’ wordt ingegaan op de resultaten. Tot slot wordt in het hoofdstuk ‘Gehanteerde opzet van de provincie Groningen’ ingegaan op de berekening en aannames van de provincie. 1.1
Aanleiding De provincie Groningen staat aan de vooravond van een omvangrijke bezuinigingsoperatie. Er moet op de apparaatskosten personeel een bedrag van circa € 7.300.000,-- bezuinigd zijn op 1 januari 2016. De omvang van de organisatie gaat door deze operatie van 900 naar circa 790 fte. De gedachte is dit te realiseren door het laten vervallen van taken en door het kwalitatief lager en/of minder intensief uitvoeren van taken. Er is een toezegging aan de vakorganisaties gedaan dat, met toepassing van het Sociale Convenant, gedwongen ontslagen zullen worden voorkomen/ beperkt blijven tot incidentele gevallen. Dit is ook met de OR overlegd.
1.2
Vraagstelling Door de provincie Groningen is een onderbouwing gemaakt van de incidentele kosten die met deze operatie gepaard (kunnen) gaan. Daarbij zijn drie scenario’s uitgewerkt en zijn er verschillende kostensoorten onderscheiden. Het college heeft behoefte aan een second opinion door een externe partij, om na te gaan of de gedane aannames in de gestelde situatie zowel qua aantallen als qua bedragen redelijk zijn, en het totale bedrag daarmee acceptabel is danwel dat het beter is uit te gaan van een andere cijferopstelling. U hebt ons gevraagd om deze second opinion op korte termijn uit te voeren.
1.3
Uitgangspunten Het natuurlijke verloop van personeel wordt zoveel mogelijk ingezet om de reductie te realiseren. Verder wordt mobiliteit van personeel gezien als een belangrijk middel om de reductie te realiseren. Ook is rekening gehouden met de huidige economische crisissituatie. Daardoor doen zich op de arbeidsmarkt weinig mogelijkheden tot externe plaatsing van personeel voor.
1/11
2
Uitwerking second opinion
Allereerst wordt het resultaat van de second opinion weergegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de opbouw van de second opinion. Het gehanteerde rekenmodel weergegeven en de gehanteerde brondocumenten die gehanteerd zijn bij het berekenen van het resultaat, worden toegelicht. Er wordt ingegaan op de gehanteerde aannames voor het kunnen doorrekenen van de reorganisatiekosten. Tot slot is een gevoeligheidsanalyse uitgewerkt om het effect van de verschillende aannames op de totale kostprijs door te rekenen. 2.1
Resultaat Op basis van de gehanteerde brondocumenten en aannames zijn de volgende reorganisatie kosten voor de periode 2011 – 2015 in kaart gebracht: Herschikkingkosten: € 1,62 mio Mobiliteitskosten zijn de kosten voor de acties die genomen moeten worden om het huidige personeel klaar te maken voor de situatie in 2016. Dat kan intern zijn, maar ook extern. Dat blijft ook niet beperkt tot de 110 fte waar de reductie voor gaat gelden, maar ook voor veel andere medewerkers. Afhankelijk van de situatie worden meerdere onderdelen per medewerker ingezet. Organisatiekosten: € 3,64 mio Onder de organisatie kosten worden kosten verstaan die te maken hebben met de aanpassing van de organisatie aan de nieuwe situatie. Bedrijfsvoeringskosten: € 2,00 mio Het gaat hier om een uitgestelde uitvoering van de reductieopdracht voor deze afdelingen. De bedrijfsvoeringskosten hebben betrekking op de ondersteuning van het gehele veranderproces. Daarvoor is het nodig dat de afdelingen FC, P&O, IVT en FZ gedurende de periode 2011 – 2015 geheel of gedeeltelijk op sterkte blijven om de rest van het ambtelijk apparaat te faciliteren bij het realiseren van het financieel perspectief. Gezien het feit dat er nog de nodige onzekerheid is om tot een definitieve kostenbepaling te komen. Diverse zaken die een relatie hebben met de taakstelling, en van belang zijn voor het bepalen van de totale kosten, zijn nog niet inzichtelijk (hoe gaan de afdelingen om met de reorganisatie, hoeveel medewerkers gaan van functie wijzigen, hoeveel mismatches zijn er uiteindelijk). Om deze onzekerheid op te vangen is een bandbreedte toegepast van 20%:
2/11
In paragraaf 2.4 wordt ingegaan op de gevoeligheidsanalyse van de gehanteerde kosten. Deze globale gevoeligheidsanalyse vormt een onderbouwing van de gehanteerde bandbreedte. In figuur 1 wordt een totaalbeeld gegeven van de te verwachten reorganisatiekosten exclusief (BTW en indexering). bandbreedte + 20% 8,71 mio exclusief btw en indexatie berekend bedrag 7,25 mio exclusief btw en indexatie banbreedte 20% 5,80 mio exclusief btw en indexatie Figuur 1: totaalbeeld reorganisatiekosten (exclusief btw en indexering)
In figuur 2 wordt een uitwerking van de reorganisatiekosten weergegeven. In de volgende paragraaf wordt ingegaan op de onderbouwing van de weergegeven kosten. herschikking (mobiliteit) totale herschikking opleiding/cursus loopbaancoaching outplacement mismatch subtotaal onvoorzien eindtotaal organisatie adviseur verandermanagement advisering expertice staf tijdelijke inzet sleutelposities subtotaal onvoorzien eindtotaal
Bedrijfsvoeringskosten FP K&B subtotaal onvoorzien eindtotaal
fte
kosten 201,8 100,9 20,2 10,1 2,0 10%
234,0 dagen 156,0 dagen 2.362,2 dagen 10%
504.431 157.383 302.659 504.431 1.468.904 146.890 1.615.794
257.400 686.400 2.362.230 3.306.030 330.603 3.636.633
uitgestelde reductie 1.820.400,00
10%
1.820.400,00 182.040,00 2.002.440,00
Figuur 1: uitgewerkt resultaat 2.2
Rekenprogramma In figuur 2 is weergegeven welke aanpak is gehanteerd om de second opinion door te rekenen. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de opbouw van het rekenprogramma, de gehanteerde grondslagen voor het berekenen van de organisatiekosten, bedrijfsvoeringskosten en mobiliteitskosten.
3/11
Aanname tav Overzicht verloop Pensioen en natuurlijk
Totaaloverzicht formatie per afdeling
Overzicht opdracht tot formatiereductie
Aanname tav Fte
Berekening reorganisatiekosten
Aannames tav Herschikking, Mobiliteit en Bedrijfsvoering
Overzicht medewerkers 65 jaar
Inschatting kostenmobiliteit
Inschatting kosten organisatie
Inschatting kosten bedrijfsvoering
Figuur 2: Schematische weergaven van het rekenmodel De gehanteerde grondslagen en aannames zijn op diverse momenten met de contactpersonen bij de provincie besproken en toegelicht. 2.3
Gehanteerde brondocumenten en aannames Op basis van het weergegeven model zijn de reorganisatiekosten doorgerekend. Achtereenvolgens worden de verschillende onderdelen toegelicht.
2.3.1
Aangeleverde brondocumenten Bij de uitwerking van het rekenmodel is gebruikt gemaakt van de data uit de volgende aangeleverde brondocumenten: - totaaloverzicht formatie per afdeling d.d. 11 maart 2010. Dit document geeft een overzicht van de formatie en bezetting per afdeling van de periode 2005 tot en met 2009. Uit dit overzicht is gebruik gemaakt van de formatie in fte voor het jaar 2009 - overzicht opdracht tot formatiereductie naar aanleiding van Financieel Perspectief en Klein en Beter Dit document geeft een overzicht van de taakstellende besparing per afdeling tussen 2010 en 2015. Vanuit dit document is aansluiting gemaakt met de in de kolom ‘FP’ gehanteerde taakstellende bedragen - overzicht medewerkers 65 jaar (per afdeling tot 2010) d.d. 3 maart 2010. Dit document geeft een overzicht van de het verloop van personeel per afdeling als gevolg van pensionering voor de komende jaren tot 2020. uitgangspunt is dat de medewerker op 65 jaar met pensioen gaat.
4/11
2.3.2
Gehanteerde aannames Gezien het stadium van de voorgenomen taakstelling zijn er op dit moment een aantal zaken nog niet nader geconcretiseerd. Om toch een inschatting te kunnen maken is derhalve gebruik gemaakt van verschillende aannames. Deze aannames zijn gebaseerd op onze ervaringen van verschillende reorganisatie opdrachten. - aanname ten aanzien van verloop . natuurlijk verloop Onder natuurlijk verloop wordt de reguliere uitstroom verstaan. Normaliter wordt uitgegaan van een reguliere uitstroom van 5%-8% per jaar. Gezien de economische recessie is in het rekenschema uitgegaan van een reguliere uitstroom van 2% per jaar. . pensioenverloop Bij de uitwerking van het verloop als gevolg van de pensionering is uitgegaan van de aanname dat 50% van de medewerkers die in de periode 2011 – 2016 met pensioen gaan moet worden vervangen. - aanname ten aanzien van een fulltime eenheid Onder een full time eenheid wordt een medewerker verstaan die een 36 urige werkweek heeft en op jaarbasis 225 werkdagen heeft. In overleg is vastgesteld dat een gemiddelde fte bij de provincie een jaarinkomen heeft van € 67.397,-- Hierbij inbegrepen zijn de salariskosten, werkgeversdeel en de pensioenlasten. Dit bedrag is gebruikt om de taakstelling voor ‘FP’ per afdeling te vertalen naar fte effecten - aanname ten aanzien van organisatiekosten In de berekening is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: . inhuur voor het begeleiden van verandermanagement In de berekening is uitgegaan van externe inhuur voor het ondersteunen en begeleiden van het verandermanagement voor de periode van 3 jaar met een gemiddelde inzet van 1,5 dag per werkweek tegen een marktconform dagtarief van € 1.100,-- per dag exclusief BTW, exclusief indexering. . inhuur adviseur bedrijfsprocessen stafafdelingen Het betreft de uitgestelde reductieopdracht voor de afdelingen FC (financiën), P&O, IVT (ICT) en FZ (FM). Deze afdelingen gaan ondersteunen bij de overgang naar de nieuwe, in omvang gereduceerde organisatie. Omdat deze afdelingen op het eind van de vastgestelde periode moeten voorbereiden op een versnelde taakstelling wordt rekening gehouden met de inzet van expertadviseurs die de stafafdelingen ondersteunen bij het voorbereiden van de taakstelling. In de berekening is uitgegaan van externe inhuur voor het ondersteunen en begeleiden van de specifieke stafafdelingen voor een periode van 2 jaar met een gemiddelde inzet van 1,5 dag per werkweek tegen een marktconform dagtarief van € 1.100,-- per dag exclusief BTW, exclusief indexering.
5/11
.
inhuur sleutelposities Er wordt rekening gehouden met het tijdelijk vervangen van sleutelposities in de periode 2010-2015. Op basis van de taakstelling per afdeling (Overzicht opdracht tot formatiereductie naar aanleiding van Financieel Perspectief en Klein en Beter) is berekend hoeveel fte’s er op jaarbasis bezuinigd moet worden. Hierbij is een aanname gehanteerd dat er sprake is van een sleutelpositie op 10 fte. Deze verhouding is toegepast op de taakstellende reductie over de periode 2011-2015. In het totaal is rekening gehouden met 2362 dagen inhuur. Hierbij is een extern marktconform tarief gehanteerd van € 1.100,-- per dag exclusief BTW, exclusief indexering . Tot slot is er rekening gehouden met 10% onvoorzien. - aanname ten aanzien van Mobiliteitskosten In de uitwerking van de mobiliteitskosten is uitgegaan van de onderstaande aannames. Hierbij is de watervalmethode toegepast die vaak wordt gebruikt bij reorganisaties om inzicht te krijgen in de mogelijke effecten van de mobiliteit bij een organisatie. Hierbij dient wel aangetekend te worden dat het aantal medewerkers dat gaat veranderen van functie sterk varieert per reorganisatie. In het geval van de provincie Groningen moet naast taakstelling, ook rekening gehouden worden met neven effecten van het natuurlijke verloop en de vergrijzing. Bijgaand zijn de uitgangspunten weergegeven zoals deze door ons zijn gehanteerd op basis van onze expertise: . Circa 25% van de formatie binnen de provincie (peilmoment 2015) wordt herschikt (totaal 202 fte) . Van dit totaal, krijgt 50% een opleiding (totaal 101 fte) . Van het totaal dat een opleiding krijgt, komt 25% in aanmerking voor loopbaancoaching (totaal 20fte) . Van totaal dat in aanmerking komt voor loopbaancoaching komt 50% in aanmerking voor outplacement (totaal 10 fte) . Van het totaal dat in aanmerking komt voor outplacement is er bij 20% sprake van een mismatch (totaal 2 fte) . Er wordt gerekend met een gemiddeld opleidingsbudget per fte van € 5.000,-- exclusief BTW, exclusief indexering. Het gehanteerde bedrag van € 5.000,-- per fte voor een en opleidingsbudget is een marktconform tarief . De inzet voor een coach kan sterk variëren afhankelijk van de behoefte van de medewerker. Om een berekening te maken wordt er gerekend een coachingstraject per fte van 2 uur per week voor 26 weken tegen een marktconform dagtarief van € 1.200,-- exclusief BTW, exclusief indexering per dag voor een coach . De kosten van outplacement in de markt variëren van € 10.000,-- tot € 20.000,-- (exclusief BTW en indexering) voor het inzetten van een outplacementbureau. Een andere rekenmethode is gebaseerd op 20%30% van het bruto jaarsalaris met een opslag van enkele duizenden euro’s voor vaste lasten bij een outplacementbureau. De uiteindelijke kosten van outplacement zijn afhankelijk van de looptijd van het traject.
6/11
Tot slot moet rekening gehouden worden met enkele dagen (tot in enkele gevallen weken) improductiviteit van de werknemer. Op basis van deze uitgangspunten is bij outplacement gerekend met een gemiddeld budget per fte van € 30.000,-- exclusief BTW en indexering. . Bij een mismatch wordt per fte gerekend met € 250.000,-- compensatiekosten. Dit bedrag is overleg overgenomen ivm de wachtgeldcomponent. . Tot slot is er rekening gehouden met 10% onvoorzien. - aanname ten aanzien van de bedrijfsvoeringskosten. . P&O: winkel blijft open en er wordt een mobiliteitstraject en een mobiliteitsbureau gestart . de IVT gerelateerde bezuinigingen worden later geëffectueerd omdat IVT mede gekoppeld is aan apparatuur e.d. Deze apparatuur in latere instantie kleiner in omvang. IVT helpt ook bij de invoering van de benodigde systeemaanpassingen (als gevolg van procesveranderingen etc.) . FC is verantwoordelijk voor de monitoring van de voortgang en budgetten e.d. . de gebouwen blijven gedurende deze periode in gebruik en in beheer van de provincie. Dus FZ is volledig nodig . tot slot is er rekening gehouden met 10% onvoorzien. In de berekening zijn de kosten voor de uitgestelde taakstelling overgenomen zoals weergegeven in het overzicht ‘opdracht tot formatiereductie nav Financieel Perspectief en Klein en Beter’. 2.4
Gevoeligheidsanalyse Op basis van de uitgangspunten is een globale gevoeligheidsanalyse uitgevoerd om vast te stellen wat de effecten zijn indien van de aannames wordt afgeweken. Op basis van deze afwijkingen is een bandbreedte vastgesteld zoals weergegeven in paragraaf 2.1 Resultaat. Voor het uitvoeren van de gevoeligheidsanalyse zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd in het model en zijn de effecten op de totale kosten beoordeeld. - Verdubbeling van de gehele interne mobiliteit (opleidingen, coaching outplacement en mismatch) ten opzichte van de gehanteerde aanname van 202 fte naar 404 fte zal leiden tot een verhoging van de totale kosten met 22% (8.87 mio) ten opzichte van de originele aannames. - Een specifieke verhoging van de mismatch van 2 fte naar 10 fte zal dit leiden tot een verhoging van de totale kosten met 23% (8.89 mio) ten opzichte van de originele aannames. - Indien de sleutelposities voor 50% intern bemand worden en niet volledig bij externen geplaatst worden zal dit leiden tot een daling van de totale kosten met 21% (5.74 mio) ten opzichte van de originele aannames. - Indien de inzet voor externe inhuur voor verandermanagement en expertondersteuning aanpast wordt van 1,5 dag naar 1 dag voor de vastgestelde peri-
7/11
ode zal dit leiden tot een daling van de totale kosten met 9% (6.61 mio) ten opzichte van de originele aannames. - Indien de inzet voor externe inhuur voor verandermanagement en expertondersteuning aanpast wordt van 1,5 dag naar 3 dag voor de vastgestelde periode zal dit leiden tot een stijging van de totale kosten met 8% (7.87 mio) ten opzichte van de originele aannames. - Indien de gehanteerde tarieven voor inzet derden met € 100,-- op dagbasis hoger uitkomen bij gelijkblijvende inzet voor de vastgestelde periode zal dit leiden tot een stijging van de totale kosten met 14% (8.30 mio) ten opzichte van de originele aannames. Uit de uitgevoerde gevoeligheidsanalyse komt naar voren dat met name de aantallen mismatch, de tarieven voor inhuur derden en de inzet derden voor het tijdelijk vervangen van sleutelposities een groot effect hebben op de uiteindelijke totale kosten voor de reorganisatie.
8/11
3
Gehanteerde opzet van de Provincie Groningen
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de bevindingen van de gehanteerd opzet van de provincie Groningen om de kosten voor de reorganisatie te onderbouwen en berekenen. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de afbakening van de opdracht en de constateringen. 3.1
Afbakening De second opinion beperkt zich tot de onderbouwing van de incidentele kosten voor de eigen organisatie bij de provincie Groningen. In het bijzonder is hierbij ingegaan op de onderbouwing zoals weergegeven in de afdelingsnota ‘Stand van zaken Voordracht kaderstelling bezuiniging’ d.d. 4 maart 2010 pagina 2 en 3. Door de afdeling GMO-OMB/PB is gekozen voor een indeling van kosten in de categorieën: - organisatorische aspecten - mobiliteitsaspecten - bedrijfsvoeringsaspecten.
3.2
Constateringen In de nota is aangegeven dat een bedrag van € 7.28 mio is gereserveerd. Helder is in de nota aangegeven dat er nog veel onzekerheden zijn om tot een uiteindelijke kostenberekening te komen. Dat er de nodige voorzichtigheid betracht moet worden bij de interpretatie van de kosten. Door het hanteren van verschillende bandbreedtes wordt voorzien in deze onderzekerheid. Er is uitgegaan van een ‘optimistisch’ scenario, een ‘realistisch’ scenario en een ‘worst case’ scenario. Op basis van deze indeling en rekening houdende met de mate van onzekerheid, wordt voorgesteld om uit te gaan van een gemiddeld scenario van € 9.25 mio. Constateringen: - in de gehanteerde berekeningen van zowel de provincie Groningen en Twynstra Gudde zijn de gehanteerde berekening exclusief BTW weergegeven. - de weergegeven kosten van de reservering € 7.29 mio komt overeen met het door Twynstra Gudde berekende bedrag van € 7.25 mio. - het voorgestelde scenario ( € 9.25 mio) komt uit boven de door Twynstra Gudde gehanteerde bovengrens van € 8.7 mio.
9/11
Dit wordt met name veroorzaakt door de gehanteerde kosten voor de uitgestelde reductie stafafdelingen. - de gehanteerde indeling van de kosten in de rubrieken: organisatie, mobiliteit en bedrijfsvoering, is een vaak toegepaste methode om de kosten voor een reorganisatie te onderbouwen. - per onderdeel wordt in de nota aangegeven wat er onder wordt verstaan. Hierdoor wordt duidelijk welke activiteiten en kosten in welk onderdeel opgenomen dient te worden. - de in de nota gehanteerde bedragen kunnen beter worden onderbouwd: . de opbouw van kosten voor de organisatorische aspecten is onvoldoende onderbouwd. . de uitgestelde reductie van de stafafdelingen wordt gebaseerd op de operationele jaarkosten voor de periode 2011 -2015. In de scenario’s varieert deze uitgestelde besparing van 1.5 mio tot 4 mio. Onduidelijk is aangegeven in het document wat de aanname voor de gehanteerde bandbreedte is. . de mobiliteitsaspecten worden in het document per onderdeel weergegeven. Nadere onderbouwing ontbreekt.
10/11
Bijlage: geraadpleegde bronnen
- stand van zaken Voordracht kaderstelling bezuinigingen (4 maart 2010) - sociaal convenant tussen vakorganisatie en gedeputeerde staten van de provincie Groningen gedurende de periode 2007 – 2011 (27 november 2007) - 010310: overzicht medewerkers 65 jaar per jaar per afdeling - voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen over de kaderstelling voor de bezuinigingen (8 december 2009) - advies deelprojecten P&O gevolgen van de bezuinigingen en notitie Korte Termijn P&O maatregelen (18 februari 2009).
11/11
