POLISZ SYSTEM Integrált Önkormányzati Rendszer
SZÁMVITEL Készítette: Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. © Budapest
Jelen dokumentum, valamint a rendszerhez kapcsolódó valamennyi információ szerzői jogi védelem alatt áll. Bármely részének felhasználása elektronikus vagy hagyományos módon a szerzők hozzájárulása nélkül tilos.
TARTALOMJEGYZÉK TÖRZSADATOK ………………………………………………………..………………..…………... 3 BEÁLLÍTÁSOK …………………………………………….…………………..……………. 3 SZAKFELADATOK ……………………………………………….………………………… 4 SZERVEZETKÓDOK …………………………………………………………………………6 FORRÁS- ÉS PROJEKTKÓDOK …………………………………………………………… 7 NAPLÓK ……………………….……………………………………………..……………….9 SZÁMLATÜKÖR ………………….………………………………………………..……... 10 ALAPSZÁMLATÜKÖR ……………..…………………………………………………..… 11 GAZDASÁGI ESEMÉNYEK KIALAKÍTÁSA ………………………………...………….. 12 JOGCÍMEK…………………………………………………………………………………...15 ELŐIRÁNYZAT-TELJESÍTÉS FŐKÖNYVI PÁROK ……………………………………. 16
NYITÁS A PROGRAM INDULÁSAKOR …………………………………………………….…….17 KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE ………………..………………………………………………..….22 EREDETI ELŐIRÁNYZATOK RÖGZÍTÉSE ÉS KÖNYVELÉSE ………...…….....………………26 ELŐIRÁNYZAT MÓDOSÍTÁSOK RÖGZÍTÉSE ÉS KÖNYVELÉSE …………...……..………....28 KONTÍROZÁS, KÖNYVELÉS ……………………………………………………………….....…...30 Kontírozás, könyvelés bankban, pénztárban ……………………………………….………....30 Állományi mozgások kontírozása ……………………………………........................35 Az automatikus kontírozás során előforduló hibák javítása ………………...……….39 Vegyes tételek kontírozása, könyvelése …………...……………………………………....…43 Pénztári kerekítések könyvelése a vegyesben ……………………………………….49 38-as beszámoló mozgáskódjai ………………………………………………….…...50 Bérkönyvelés másképpen ………………………………………………………………….….52 Bér beolvasása Excelből …………………………………………………………………….. 58 ELLENŐRZÉSEK, KÖNYVELÉSI HIBÁK KERESÉSE ……………………………………….......62 BESZÁMOLÓK ..…………...……………………………………………………………….....……..81 KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS KÖNYVELÉSE A NULLÁS SZÁMLAOSZTÁLYBA ………... 84 ÉV VÉGI ZÁRÁS, NYITÁS ……………………………………………………….…………………88
2
SZÁMVITELI TÖRZSADATOK KIALAKÍTÁSA
BEÁLLÍTÁSOK Menüpont: 1.1.6. Intézmények (pusz)
Minden intézmény állítsa be ebben a menüpontban, hogy könyvel-e 6-os főkönyvre (ha igen, pipálja be a „6-os, 7-est manuálisan kontíroz” megjegyzés melletti négyzetet módosítás üzemmódban) és hogy akarja-e, hogy a program könyvelje automatikusan az állományi mozgásokat (ha igen, pipáljuk be az „Állományit automatikusan könyvel” megjegyzés melletti négyzetet módosítás üzemmódban). Ezen kívül azt is megadhatjuk, hogy a könyvelés során a szakfeladat és szervezetkódok mellett akarunk-e forrás-, illetve projektkódokat is használni.
3
SZAKFELADATOK Menüpont: 1.1.3.3. Szakfeladatok (pusz) A szakfeladatok 7. karaktere a szerint változhat, hogy az adott tevékenység az adott intézménynél alaptevékenység (1), szabad kapacitás kihasználása érdekében végzett alaptevékenység (2), vállalkozási tevékenység (4), támogatási típusú szakfeladat (5) vagy technikai szakfeladat (9).
A szakfeladat 7. pozíciója: 1 – alaptevékenység
A szakfeladat 7. pozíciója: 2 – szabad kapacitás kihaszn. alaptev.
4
Technikai jellegű szakfeladatok (6-os könyveléshez szükséges)
Új szakfeladat felvitelekor meg kell adni: -
a szakfeladat kódját, a szakfeladat nevét, az „Intézmény” mezőbe bármelyik intézmény kódját beírhatjuk amennyiben technikai jellegű szakfeladatról van szó (amelyeket a 6-os könyvelés során használunk), pipáljuk be az utolsó oszlopban található kis négyzetet („Nem szerepel a beszámolóban”)
A „Funkcionális átvezetési főkönyvek” mezőket csak akkor kell kitölteni, ha: a, olyan szakfeladatot vittünk fel, amelynek 7. pozíciója: 2, 4, 5 vagy 9. b, technikai szakfeladatot vittünk fel.
Ha a szakfeladat 7. pozíciója: Átvezetési főkönyvek
Technikai jellegű szakfeladat
1
2
4
Bevételi előirányzat teljesítés
9921
9922
9951
üres maradhat
Kiadási előirányzat teljesítés
721
722
751
6-os főkönyv
Bevételi előirányzat főkönyv
9911
9912
9941
üres maradhat
Kiadási előirányzat főkönyv
711
712
741
üres maradhat
5
SZERVEZETKÓDOK Menüpont: 1.1.3.4. Szervezetkód (pusz) A menüpont a különböző szervezetek felsorolására, egyedi kóddal történő ellátására szolgál. Az itt szereplő tételek tevékenységek, feladatok, beruházások, intézményeken belüli szervezeti egységeket jelölnek. A szervezetkódokat a könyvelés során használjuk, a szakfeladatok mellett. Példa: A 203-as intézmény a Petőfi Sándor ÁMK, különálló egységeit felvihetjük szervezetkódokként a következők szerint: 20301 Petőfi Igazgatás, 20302 Petőfi Iskola, 20303 Petőfi Kollégium stb. A könyvelési listákat le lehet kérdezni az egyes szervezetkódokra, de akár úgy is, hogy 203*.
Új szervezetkód bevitelekor nyomjuk meg a a felső ikonsorban a 4. ikont (Rekordok bevitel) vagy menjünk át módosításba (3. ikon) és az F4 megnyomásával szúrjunk be egy új sort. Kód: adjunk meg egy egyedi kódot. Szakfeladat: minden szervezethez lehet egy szakfeladatot rendelni. Csak akkor töltsük ki, ha adott szervezethez mindig ugyanaz a szakfeladat fog tartozni! Név: tetszőleges megnevezést írjunk be. Intézmény: adjuk meg, hogy adott szervezet melyik intézményhez tartozik! Feladat csoport: melyik csoport feladatai közét tartozik ez a szervezet kód (a képernyő alján látható a feladat csoport neve). F5-tel választható a kialakított törzsből. Kapcsolódó osztály: melyik osztályhoz tartozik ez a szervezet kód (a képernyő alján látható a kiválasztott osztály neve). F5-tel választható a kialakított törzsből. Szervezetkódot csak akkor lehet törölni a törzsből, ha még nem szerepel a lekönyvelt tételek között. A kódot módosítani nem lehet, csak a szakfeladatát, nevét, az intézményt, a feladat csoportot és a kapcsolódó irodát lehet átírni. 6
FORRÁSKÓDOK, PROJEKTKÓDOK Menüpont: 1.1.3.5. Forráskód, 1.1.3.6. Projektkód (pusz) Jellemzőik: - A forráskódok és projektkódok a szervezetkódokon és szakfeladatokon túl adnak lehetőséget bizonyos tételek elkülönítésére. - Használatukhoz az „Intézmények” törzsben (menüpont: 1.1.6.) be kell állítani a „Forráskód kezelése”, illetve a „Projektkód kezelése” mezőket. - A projektkódokat szervezetkódokhoz is kapcsolhatjuk (hasonló módon, ahogyan a szervezetkódokhoz szakfeladatot rendelünk). Ehhez az „Intézmények” törzsben (menüpont: 1.1.6.) be kell állítani a „Projektkód szűkítése szervezetre” mezőt. - A forrás- és projektkódokat a szervezetkód és a szakfeladat mellett adhatjuk meg: - előirányzat rögzítésnél, előirányzat módosításnál, - számla rögzítésnél, számlázásnál, - szerződés előírásának rögzítésekor, - banki és pénztári mozgások rögzítésénél, - kontírozásnál, könyvelésnél. - Lekérdezéseknél, beszámolók legyűjtésénél is van lehetőség ezen kódokra szűrni. Példák forrás- és projektkódokra:
7
További lehetőségek: pályázatok ütemeinek elkülönítésére Példa: Forráskód: ÁROP-1.A. 2/A PM Hivatal szervezetfejlesztése Projektkódok: ÁROP-1.A. 2/A I. ÜTEM, ÁROP-1.2/A. II. ÜTEM
8
NAPLÓK Menüpont: 1.1.3.8. Naplók (pusz) A programrész funkciója: a napló törzsállomány felépítése, karbantartása.
A törzsben a következő naplók szerepelnek általában: 1 Nyitó 2 Mérlegrendező tételek 5 Kötelezettségvállalás 10 Bankszámla 20 Pénztár 30 Pénzforgalom nélküli pénzforgalom 35 Bér 50 Vegyes 60 Eredeti előirányzat 61 Módosított előirányzat 62 Állományi 63 Funkcionális 999 Záró Napló törlése csak akkor lehetséges, ha a naplóhoz nem tartozik lekönyvelt tétel. Az 1-es (Nyitó) és 999-es (Záró) napló helye kötött, törlésük, módosításuk nem lehetséges. Új napló felvitelekor (4. ikon) a következőket kell megadni: Naplószám: Könyvelési napló száma. Név: Napló megnevezése. Nem pénzforgalmi főkönyvi szám: például 30-as naplónál: 4992 9
SZÁMLATÜKÖR Menüpont: 1.1.3.1. Számlatükör (pusz) A számlatükör a törvényileg megadott költségvetési alapszámlatükör (PUSZ: 1.3.2.) intézményi sajátosságok alapján tovább-bontott, ill. összevont változata. Kialakítása az alapszámlatükörből történik, a főkönyvek átemelésével. (lásd: „Alapszámlatükör” c. fejezet) A kialakításnál törekedjünk arra, hogy ugyanolyan bontásúak legyenek a pénzforgalmi (teljesítési) és az előirányzat főkönyvek! Ez különösen a kötelezettségvállalás ellenőrzése szempontjából fontos. Az intézmények hangolják össze számlatükreiket, és az alapján bontsák tovább a már meglévő főkönyveket! Új főkönyvi számot a 4. ikonra való kattintással lehet felvinni. A felhasználóknak csak a számot és a főkönyvi szám megnevezését kell megadniuk. Az ablak felső részében található, a főkönyvi számokra vonatkozó tulajdonságokat a program tölti ki, miután kilépünk a számlatükör törzsből! Ezek a tulajdonságok: Számla típusa: A számla típusa lehet: Könyvelő, Záró vagy Nyitó. Bevételi / Kiadási: Bevételi vagy kiadási, vagy egyik sem (állományinál). Kapcsolódás: Előirányzati, teljesítési, állományi vagy egyik sem. Szakfeladat/Szervezet kell: Ha bepipáljuk, az adott főkönyvi számra történő könyvelés során a program engedi a szakfeladatra, szervezetkódra történő könyvelést. Függő?: függő főkönyvi számoknál (39, 48) be kell pipálni. Kivonatban szerepel: ha azt akarjuk, hogy adott főkönyv szerepeljen a főkönyvi kivonatban, pipáljuk be.
Fontos! Új főkönyvi szám berögzítésekor, kilépéskor vagy adott főkönyv kiválasztásakor a program lefuttatja az Összefüggések átvezetését, ezt mindig meg kell várni, míg lefut.
10
ALAPSZÁMLATÜKÖR Menüpont: 1.1.3.2. Költségvetési alapszámlatükör (pusz) Ebben a menüpontban található a törvényileg meghatározott számlatükör. Minden évben automatikusan frissítésre kerül a Saldo Kiadó „Államháztartási szervezetek számlatükre” c. kiadványa alapján. Ebben a menüpontban a felhasználók ne módosítsanak az adatokon! Az Átemelés nyomógomb segítségével lehet kialakítani az intézményi számlatükröt (1.1.3.1.). Ráállunk egy adott főkönyvre és az Átemelés gomb megnyomásakor a főkönyv átkerül az 1.1.3.1-es menüpontba. (Minden év elején csak az adott évben megváltozott főkönyveket kell átemelni, ill. az új főkönyvi számokhoz kapcsolódóan kell ezt a műveletet elvégezni.)
Az „Éves számlatükörben” nevű mezőben látszik az, hogy az adott főkönyvi szám benne vane az intézményi számlatükörben (1.1.3.1.-es menü), és ha benne van, akkor azonos névvel szerepel-e ott. Ha a mező üres, akkor az a főkönyvi szám nincs a mi számlatükrünkben (vagyis: az 1.1.3.1-es menüben).
11
GAZDASÁGI ESEMÉNYEK KIALAKÍTÁSA ÉS AZOK AUTOMATIKUS KONTÍROZÁSÁNAK PARAMÉTEREZÉSE Menüpont: 1.1.3.9.
Gazdasági események (pusz)
A számla nélküli tételek (pl: bér, különböző függő tételek, adószámlák mozgásai, kerekítési különbözetek, tárgyi eszközökkel kapcsolatos események – értékcsökkenés, térítés nélküli átadás, befejezetlen beruházás aktiválása, stb. – , fordított áfa, stb.) automatikus kontírozása gazdasági események alapján történik. A gazdasági események kialakítása a következőképpen történik: Bevitel üzemmódban (4. ikon a felső ikonsorban) megadjuk: - a gazdasági esemény kódját - a gazdasági esemény megnevezését A kód és a megnevezés ugyanaz, a különbség csak annyi, hogy a kódba kevesebb karaktert tudunk beírni, tehát ott rövidíteni kell. A „Megnevezés”-be a gazdasági esemény neve hosszabban beírható. A „Megnevezés” rovatba érdemes beírni a szöveg elé a kapcsolódó főkönyvi számot is, mert akkor a későbbiekben főkönyvre is lehet keresni, nem csak szövegre! Példa egy gazdasági esemény rögzítésére:
Ha beírtuk a kódot, megnevezést, meg kell nyomni a lefele, majd a felfele nyilat. (Tehát el kell állni, majd vissza kell állni a gazdasági eseményre.) A gazdasági eseményekhez szakfeladat és szervezetkód is rendelhető, de CSAK AKKOR, ha az adott gazdasági eseményt mindig (minden intézmény) ugyanarra a szakfeladatra és szervezetkódra könyveli! (Mivel intézményenként eltérő a szervezetkód törzs, ha közösen akarjuk használni a gazdasági eseményeket, akkor nem érdemes beírni ezeket.) Fontos! Vagy mind a két kódot (szakfeladat és szervezet) rendeljük hozzá a gazdasági eseményhez, vagy egyiket se!
Ezután lekérdezés üzemmódba váltunk és az Automatikus kontír. nyomógombra kattintunk. A feljövő képernyőn bevitel üzemmódba váltunk (4. ikon a felső ikonsorban) és kitöltjük a táblázat mezőit. 12
A következő képernyőt fogjuk látni:
Az egyes mezőket a következőképpen kell kitölteni: Kapcsolat: B(ank) vagy V(egyes) (Itt azt kell eldönteni, hogy adott gazdasági eseményt a bankban/pénztárban vagy a vegyes tételek között fogjuk-e használni. Ha a gazdasági esemény a pénztárban fordul elő, akkor is jó a „Bank” kapcsolat! Elegendő a kezdőbetű megadása!) à Tab K/B: attól függően, hogy kiadásról vagy bevételről van szó, a B vagy a K betűt üssük le (Ha a Kapcsolat „Vegyes”, akkor nem kell kitölteni!) à Tab Gazdasági esemény: itt már szerepel az előzőekben felvitt gazdasági esemény, tehát Tab-bal lépjünk tovább. Tartozik/Követel: - Ha a Kapcsolat „Bank” volt, akkor a program automatikusan rááll arra az oldalra, ahová be kell írnunk a (teljesítési) főkönyvet. (példánkban ez a 391122) (Az ellenoldalt – a bank- és pénztárfőkönyveket (31-32), átvezetési főkönyvet (499) - NEM kell beírni!) - „Vegyes” Kapcsolat esetén a Tartozik és Követel oldal főkönyvi számát is meg kell adni. Napló: Csak akkor kell kitölteni, ha a Kapcsolat „Vegyes” volt. Állományi Tartozik/Követel: ebbe a mezőbe csak akkor kell főkönyvet írni, ha olyan gazdasági eseményről van szó, amelynek van állományi mozgás vonzata is. (Például: tárgyi eszköz beszerzés) Fontos! Függő főkönyveknél (39, 48) TILOS kitölteni az állományi rovatokat!
Példánk:
Ha kitöltöttük a mezőket, kilépünk az „Automatikus kontírozás” ablakból. 13
Ezzel visszatértünk a „Gazdasági események” ablakba, ahol vihetjük is fel a következő eseményt a bemutatott módon.
Példa gazdasági eseményekre, melyeknek állományi mozgás vonzata is van:
Példa gazdasági eseményekre, melyeknél a Kapcsolat „Vegyes”, azaz nem pénzforgalmi tételek:
14
JOGCÍMEK Menüpont: 1.1.1.8.
Jogcímek (pu/pusz/jogu/pzt)
A számlás tételek (bevételek és kiadások egyaránt), valamint azon számla nélküli tételek automatikus kontírozása, amelyek előírásáról utalványlap készül, jogcímek (pontosabban: a jogcímek mögé beírt főkönyvi számok) alapján történik. A jogcímek kerülnek a számlák soraiba, ill. a szerződések előírásaiba. Minden szerződéstípushoz (=számlacsoporthoz) tartozik legalább egy jogcím. A jogcímek a szerződéstípusok (=számlacsoportok) alábontásai. Jogcím: -
az a bevétel, amit mi számlázunk ki partnereinknek. A jogcím rá fog kerülni a számlára, az lesz a számla sorában. az a kiadás, amit nekünk számláznak ki partnereink. Pl.: ha az 503. szerződés típus megnevezése: dologi kiadások, akkor a hozzá kapcsolódó jogcímek: 50301 irodaszer, 50302 könyv beszerzés, 50303 postaköltség, stb.
A jogcímekhez főkönyvi számokat is rendelünk (azon túl, hogy TESZOR-számot, mennyiségi egységet és ÁFA-mértéket és -típust is adunk nekik). Azzal, hogy már a jogcímtörzsben megadjuk, hogy melyik főkönyvi számra fogjuk könyvelni az adott tételt, már a könyvelés előtt, a számla kiállításának, ill. (a szerződésen) az előírás legenerálásának pillanatában meg fog jelenni a kötelezettségvállalás listánkban a számlázott, ill. az előírt összeg, a megadott főkönyvön. A későbbiekben pedig ezekre a főkönyvi számokra fogja a program automatikusan lekontírozni a számlák/előírások összegét. Minden számlánál annyi számlasort kell rögzíteni, ahány főkönyvi számra meg kell bontani a számla összegét. A jogcímekhez tartozó áfa típus határozza meg azt, hogy melyik áfa főkönyvre fogja automatikusan lekontírozni a program a számlát.
ÁFA főkönyvi száma (pl: 91923)
Nettó összeg főkönyvi száma
15
ELŐIRÁNYZAT – TELJESÍTÉS FŐKÖNYVI PÁROK CTRL + E
Minden előirányzat főkönyvhöz csak egy teljesítési főkönyvet lehet kapcsolni. A pénzforgalmi jelentésen (1.6.7.1, stb.) ezzel a beállítással kerülnek egy sorba ez előirányzat és teljesítés összegek. Ha a lekönyvelt összeg dupláját, netán tripláját látjuk valamelyik könyvelési listán (1.6.7.1., 1.6.6.1.3., stb.), akkor a hibát itt kell keresni! Ilyen esetben egy előirányzat főkönyv két vagy három teljesítési főkönyvhöz is hozzá van rendelve. (Ezt most már nem engedi a program, de a régebben felvitt főkönyv-párok esetén még néha előfordul ez a probléma.)
16
NYITÁS Fontos! Csak a program indulásakor kell elvégezni! (A következő évek elején már a program fogja elvégezni a nyitás műveletét!) Menüpont: 1.6.1. Vegyes tételek (pusz)
Kitöltendő mezők: - Intézmény: 1 – 1 (a program bekészíti azt, amelyikbe beléptünk) - Dátum: pl: 12/01/01 – 12/01/01 - Indulhat nyomógombra kattintunk A feljövő ablakban: Bevitel üzemmódba kapcsolunk. (4. ikonra kattintunk a felső sorban.) (Amennyiben még nincs egy adat sem a képernyőn, úgy a program már eleve bevitel üzemmódban lesz.)
17
Az egyes mezők kitöltése: - A táblázat első oszlopában az az Intézmény(kód) jelenik meg automatikusan, amit az előző ablakban kiválasztottunk. - Dátum oszlopba bekészítődik a: 12/01/01. à Enter - Bizonylat: beírjuk a NYITÁS szót (a program a későbbiekben ehhez hozzá fog tenni egy sorszámot is) à Enter - Összeg: beírjuk az első főkönyv nyitó összegét à Enter à Enter à Enter - Gazdasági esemény: itt most nem F5-tel választunk (mert a nyitáshoz nem kell gazdasági eseményeket kialakítani), hanem beírjuk, hogy melyik főkönyvet nyitjuk meg. Például: 1213 - Megjegyzés: írjuk be, hogy „Nyitás”.
Nyomjuk meg a lefelé, majd a felfelé mutató nyilat, azaz: álljunk el, majd álljunk vissza a sorra, majd váltsunk lekérdezés üzemmódba (5. ikon) és kattintsunk a Kontírozás: Nincs nyomógombra, majd a Tételes kontírozás nyomógombra. A Kontírozó lap ablakban kitöltendő mezők: - Napló: írjuk be az 1-es (nyitó) naplót! - Dátum: megjelenik automatikusan - Gazdasági esemény: megjelenik automatikusan.
18
A Kontírtétel: Nincs nyomógombra kattintunk. A Kontírozás képernyőn kitöltjük a táblázatot: Old.sz. (Oldal száma): ide írjuk be a tartozik oldal számát: 1 à Enter Főkönyvi szám: beírjuk azt a főkönyvi számot, aminek a tartozik oldalára akarunk könyvelni (példánkban ez a 1213) à Enter /Az állományi számlát beírva, élővé válik a Szervezetre nyomógomb, ahol meg lehet adni a szervezetkódot is, ha szükséges./
Ezután álljunk rá a következő sorra (lefelé nyíllal) és adjuk meg a követel oldalt és az ellenszámlát: Old.sz.: 2 (Követel) à Enter Főkönyvi szám: 491 Nyitómérleg számla
19
Ezután kiléphetünk a Kontírozás képernyőjéből a Kilépés nyomógombbal. A Kontírozó lapon megjelenik a Kontírtétel: Van nyomógomb. à Kilépés. A Vegyes tételek könyvelése ablakban is meg kell jelennie a Kontírozás: Van nyomógombnak. Ugyanilyen módon rögzítjük a többi tételt. ………………………………………………………………………………………………….. JAVÍTÁS: - Ha csak a kontírozást rontottuk el, akkor álljunk rá a „Vegyes tételek könyvelése” ablakban arra a tételre, amelynek a kontírozását elrontottuk. A soron állva nyomjuk meg a Kontírozás: Van nyomógombot, majd a „Kontírozó lapon” F3-mal töröljük a kontírozást, majd lépjünk ki az ablakból. A Kontírozás:nincs nyomógombra kattintva újra ki lehet kontírozni a tételt. - Ha nem csak a kontírozást, hanem már az összeget is elrontottuk a „Vegyes tételek könyvelése” ablakban, akkor először töröljük a kontírozást a fent leírt módon, majd a „Vegyes tételek könyvelése” ablakban (módosítás üzemmódban) módosítsuk le az összeget, vagy F3mal töröljük ki az egész sort. …………………………………………………………………………………………………... Ha berögzítettük és le is kontíroztuk mindegyik nyitó tételt, akkor nyomtassunk ki egy kontírlistát a nyitásról. Menüpont: 1.5.7. Kontírozott tételek szakfeladatra:
- Miről: Válasszuk a Vegyes-t. - Intézmény: bekészítődik annak az intézménynek a kódja, amelybe beléptünk - Dátum: 12/01/01 – 12/01/01 - Napló: 1 - 1 Indulhat nyomógombra kattintunk. 20
A feljövő nyomtatási képen (PDF) találunk egy nyomtató ikont, erre kattintva tudjuk kinyomtatni a listát. Ha mindent rendben találunk (egyenleg: 0), elindítjuk a kontírozás feldolgozását, azaz a KÖNYVELÉSt: az 1.5.3. Kontírozás feldolgozása menüpontban. Az ablakban a következőképpen töltjük ki a mezőket: - Intézmény: megfelelő intézmény megadása - Típus: Vegyes - Dátum: 12/01/01 – 12/01/01 - Saját kontírozások: akkor legyen bepipálva, ha mi készítettük az összes nyitó tétel kontírozását.
Indulhat nyomógombra kattintunk. A könyvelés akkor van készen, amikor a „Tartozik összesen” és a „Követel összesen” mezőben megjelennek az összegek.
A lekönyvelt tételekről már bármilyen könyvelési lista lekérhető. Mi a nyitó főkönyvi kivonat lekérését javasoljuk. Menüpont: 1.6.6.2.1. Főkönyvi kivonat Kitöltendő mezők: - Intézmény: egy adott intézmény megadása - Dátum: 12/01/01 – 12/01/01 - Napló: 1-1 Az Indulhat nyomógombra kattintva elindul a legyűjtés és megjelenik a nyomtatási kép.
21
KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE Itt a bevételi és kiadási előirányzatokat tudjuk megtervezni, majd az elfogadott verziót átemelni az eredeti előirányzatok közé. Fontos! Aki csak a közgyűlés által elfogadott verziót szeretné rögzíteni a rendszerbe (azaz: nem a Poliszban szeretné megtervezni a költségvetését), az ne használja ezeket a menüpontokat, hanem az 1.9.1.1. és 1.9.1.2-es menüpontokba belépve rögzítse az eredeti előirányzatokat! (lásd: „Eredeti előirányzatok rögzítése és könyvelése” c. fejezetet) A kiadások tervezése a
1.9.2.1 menüpontban történik.
A következő adatokat lehet ebben az ablakban megadni: Melyik évet: adjuk meg, hogy melyik év költségvetését akarjuk megtervezni. Intézmény: annak az intézménynek a kódja készítődik be, amelyikbe beléptünk. Tervezett sorszám: Több költségvetési változatot is készíthetünk. Ezeket lássuk el sorszámokkal. Amikor elfogadtatjuk a költségvetést a programmal (azaz beemeljük az eredeti előirányzatok közé a tervezett előirányzatokat, akkor kell majd megadnunk, hogy melyik sorszámú tervezet lett a végleges változat). Kiadás egyenlege: A program számolja ki a berögzített adatok alapján. Bevétel egyenlege: A program számolja ki a berögzített adatok alapjánEzen adatok megadása után rákattintunk az Előirányzatokra nyomógombra, ahol a következő képernyő jelenik meg:
22
A mezőket a következőképpen kell kitölteni: Sorszám: A program automatikusan adja Eredeti v. mód dátuma: Mindig az aktuális év január 1-jét készíti be a program. Szervezet: F5 segítségével kiválasztható, vagy be is lehet írni. Sor megnevezése: A szervezetkód megnevezése, amit a program készít be. Előirányzat összege: Ide nem adunk meg összeget, a program fogja automatikusan kiszámítani, miután az Analitika nyomógombra kattintva felsoroljuk az adott szervezetkódhoz tartozó főkönyveket és az azokra vonatkozó összegeket. Az oldal tetején látható a korábban már berögzített előirányzat összesen összege az intézményre vonatkozóan. Az Analitika nyomógombra kattintva az alábbi képernyő jelenik meg:
Az alábbi adatokat tudjuk itt megadni: Megnevezés: Tetszőleges szöveg beírható Egység: Lehet például: db vagy fő. Tervezhetünk kisebb egységgel és nagyobbal is. A példában látható, hogy a személyi jellegű kifizetéseknél 15 fővel számoltunk, a dologi kiadásokat viszont nem bontottuk meg mennyiségi egységekre, hanem egy összegben rögzítettük azokat. Egy egység értéke: Ft-ban adjuk meg. Előirányzat összege: A program számolja ki az „Egység” és az „Egy egység értéke” alapján. Szervezet: Mivel szervezetkódonként tervezzük az előirányzatokat, így a program bekészíti az előző képernyőn megadott szervezetkódot. Szakfeladat: F5 segítségével kiválaszthatjuk vagy beírhatjuk a sorhoz tartozó szakfeladatot. Főkönyvi szám: F5 segítségével a számlatükörből kiválaszthatjuk vagy beírhatjuk a főkönyvi számot. Itt csak az előirányzat főkönyvi számok közül tudunk választani. Ha kilépünk a képernyőből, akkor a program összeadja az általunk berögzített tételeket. A képernyő felső részénél pedig növelni fogja az összesen adatot.
23
A többi tétel esetén is hasonló módon kell eljárni. A bevételi előirányzatokat is ugyanezen a módon kell rögzíteni csak az menüpontban.
1.9.2.2.
Ha minden szervezetkódra berögzítettük a megfelelő analitika sorokat, akkor a főképernyőn megjelenik, hogy eddig mennyi előirányzat összeget rögzítettünk a kiadások és bevételek közé. Ellenőrzésként is jó, hogy meg tudjuk nézni a berögzített kiadási és bevételi tételek összesen összegét.
(A képernyőn jól látható, hogy a bevételek és kiadások összege nem egyezik. Ilyen esetben bevételt kell még növelni, vagy kiadást kell csökkenteni.) Listát a megtervezett előirányzatokról az: 1.9.2.3. menüpontból lehet lekérni.
24
Költségvetési terv elfogadása Ha berögzítettük a tervezésbe a kiadási és bevételi előirányzatokat, akkor a végleges változatot el kell fogadtatni a programmal. A program csak EGYSZER emeli át az adatokat, ezt a funkciót többször nem lehet elindítani, így mielőtt megkezdenénk az átemelést, ellenőrizzük le, hogy a verzióban minden adat megfelelő-e és ez a változat-e az, amelyet a közgyűlés elfogadott. A tervváltozat elfogadtatása a „Költségvetési terv elfogadása” menüpontban (1.9.2.4) történik, amelynek során a program átemeli a tervadatokat az eredeti előirányzatok közé.
Adjuk meg a következő adatokat: Év: a költségvetés éve Intézmény: adjuk meg annak az intézménynek a kódját, amelynek költségvetési tervezetét el szeretnénk fogadtatni. Terv. sorszáma: annak a tervváltozatnak a sorszáma, amelyet a közgyűlés elfogadott és az eredeti előirányzatok között szeretnénk látni. Az Átvez.fők.sz. nyomógomb használata: Előfordulhat, hogy miután megterveztük a költségvetést, megjelenik az új számlatükör és abban néhány főkönyvi szám megváltozott. Itt van lehetőségünk arra, hogy megadjuk ezeket a változásokat. Írjuk be a régi főkönyvi számot (amire még mi terveztünk) és mellé az új főkönyvi számot. A program az átemelés során az új főkönyvi számokra fogja tenni az összegeket. Ha az Indulhat nyomógombra kattintunk, elindul az átemelés. A Kilépés nyomógombra kattintva kiléphetünk az ablakból. Az átemelt adatokat az 1.9.1.1 és 1.9.1.2 menüpont alatt meg tudjuk nézni és érdemes egy listát is nyomtatni az 1.9.1.7-es menüpontban. Ha sikeres volt az átemelés kontírozzuk és könyveljük is le az előirányzatokat. (lásd 26. oldal)
25
Azon Önkormányzatok, akik a tervezést nem használják, az eredeti előirányzatokat a következők szerint rögzítsék be:
A KÖLTSÉGVETÉS (EREDETI ELŐIRÁNYZATOK) RÖGZÍTÉSE ÉS KÖNYVELÉSE A bevételi és a kiadási előirányzatok berögzítése külön menüpontban történik. 1. Gazdálkodás - 9. Költségvetési műveletek - 1. Költségvetés készítés - 2. Bevételi előirányzat / 1. Kiadási előirányzat
1.9.1.1./1.9.1.2. Kiadási/Bevételi előirányzat ablakban: Kitöltendő mezők: - Melyik évet: automatikusan bekészíti azt az évet a program, amelyet a belépésnél adtunk meg. - Szervezet: F5-tel kiválasztjuk, vagy beírjuk. - Intézmény: ha a szervezetet már megadtuk (és nyomtunk utána egy TAB-ot), ez automatikusan bekészítődik (Ha a Szervezet vagy az Intézmény rovatban * marad, akkor csak lekérdezni lehet a már korábban rögzített tételeket. Új előirányzatot rögzíteni, vagy módosítani csak akkor lehet, ha mindkét mező ki van töltve! Ha korábban már rögzítettünk be előirányzatot, akkor lehetőség van arra, hogy már csak a kontírozatlan, ill. könyveletlen tételeket kérdezzük le, a négyzetek bepipálásával.) Előirányzatokra nyomógombra kattintunk. Kitöltjük a táblázat első (ha korábban már vittünk be előirányzatot, akkor a következő) sorát. Szakfeladat oszlopban F5-tel kiválasztjuk, vagy csak egyszerűen beírjuk a megfelelő szakfeladatkódot. TAB megnyomásával a szakfeladat megnevezése automatikusan megjelenik. TAB-bal továbblépünk a Sorszám oszlopba és kitöltjük azt. (Értelemszerűen 1, ha az első sort írjuk be) Ezután nyomunk egy lefele, majd egy felfele nyilat, hogy élővé váljon a Sorokra nyomógomb, melyre rákattintunk. (Az összeg oszlopokat a program fogja automatikusan megadni majd a sorokba kerülő összegek összeadásával.) A feljövő Sorok ablakban kitöltjük a táblázat sorait (annyit, ahány főkönyv tartozik az adott szakfeladathoz): - Főkönyv: F5-tel kiválasztjuk vagy beírjuk. (megnevezése megjelenik automatikusan) - Előirányzat Ft: megadjuk az előirányzat összegét FORINTBAN - Módosított Ft: automatikusan ugyanazt készíti be ide a program, amit az előzőbe beírtunk. - Megjegyzést írhatunk az ablak alsó részén található hosszú mezőbe. A sor beírása után nyomjuk meg a lefele, majd a felfele nyilat, hogy a műveletet elfogadtassuk. A program minden tételhez kioszt egy bizonylatszámot, amit az ablak felső részében láthatunk. (pl.: ELK120010001 jelentése: ELőirányzat, Kiadási, év: 2012, 1-es szervezet, 0001-es sorszám) Ha egy tétel már kapott bizonylatszámot, NEM LEHET TÖRÖLNI! Ilyenkor már csak lenullázni lehet az összeget, és a megjegyzésként beírni, hogy „téves”! 26
Ha tartozik még tétel az adott szakfeladathoz, beírjuk a következő sort, ha nem: Kilépés. Az Előirányzat képernyőn felvihetjük a következő szakfeladatot. Ha az adott szervezethez több szakfeladat nem tartozik, innen is kilépünk és a Kiadási/Bevételi előirányzat ablakban választunk egy másik szervezetet.
Költségvetési jelentés lekérdezése (rögzítés közben ellenőrzésképpen, illetve ha minden tételt berögzítettünk): 1.9.1.7. Költségvetési jelentés - Intézmény: egy intézményre is lekérdezhetjük, de akár az összesre is a * beírásával - Dátum: 12/01/01 –12/01/01 - Szakfeladat: egy szakfeladatra is lekérdezhetjük, de akár az összesre is a * beírásával - Szervezet: egy szervezetre is lekérdezhetjük, de akár az összesre is a * beírásával A többi mezőben hagyjunk *-ot. Indulhat nyomógombra kattintunk. A feljövő listát ki is nyomtathatjuk a Nyomtató ikonra kattintva. Ha az összes előirányzatot jól berögzítettük, és a bevételi és kiadási előirányzatok összesen összege megegyezik, akkor lekontírozzuk a tételeket: az 1.9.1.B Előirányzat auto kontírozása menüpontban. Az ablak első mezőjében kiválasztjuk azt, hogy Mindkettő (tehát bevételi és kiadási előirányzat is), majd megadjuk, hogy mely szervezetet, mely intézményt kontírozzuk, végül az Indulhat nyomógombra kattintunk. Ha kész, a Kilépés nyomógombot nyomjuk meg.
A kontírozás ellenőrzése (kontírlista nyomtatása): 1.5.7. Kontírozott tételek szakfeladatra ablakban kitöltendők: Miről: üres! Dátum: 12/01/01 – 12/01/01; Napló: 60 (eredeti előir.) – 60 Indulhat
A kontírozás feldolgozása/ könyvelés: 1.5. 3. Kontírozás feldolgozása - Intézmény: adjuk meg az intézményünk kódját - Típus: válasszuk az Előirányzat v. Módosítás-t - Dátum: 12/01/01 – 12/01/01 Indulhat A könyvelés ellenőrzése (napló tételek kinyomtatása): 1.6.6.3. Könyelési napló tételek Intézmény: belépésnél megadott intézmény Dátum: 12/01/01 – 12/01/01 Napló: 60 - 60
27
ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁSOK RÖGZÍTÉSE ÉS KÖNYVELÉSE 1.9.1.3. / 1.9.1.4. Kiadás / Bevétel előirányzat módosítás (pusz) A képernyőn kitöltendő mezők: - Melyik évet: bekészítődik a belépett év (ezt nem is lehet módosítani). - Szervezet: F5 segítségével ki lehet választani, vagy simán beírjuk. - Intézmény: automatikusan megjelenik, ha a szervezetet kiválasztottuk. - Hivatk. szám: annak a rendeletnek/közgyűlési határozatnak a száma, ami a módosításokat tartalmazza (ha esetleg nincs: sorszámot is adhatunk) (a későbbiekben az ide beírt számok közül F5-tel lehet választani!) (Itt is érvényes az, hogy ha valamelyik mezőben *-ot hagyunk, akkor csak lekérdezni tudunk!) Előirányzatokra nyomógombra kattintunk. A feljövő Előirányzat módosítás ablakban kitöltjük a táblázat sorait. - Dátum: előirányzat-módosítás dátuma (a program bekészíti az aktuális napot, de ez módosítható) - Szakfeladat: (F5-tel v. beírással) amelyhez a módosítás kapcsolódik. - Sor azonosító: ezen az oszlopon átlép a program! - Főkönyv: F5-tel válasszuk ki vagy írjuk be - Gazdasági esemény: az „Előírányzat módosítás” eseményt a program bekészíti. - Módosítás Ft: írjuk be azt az összeget FORINTBAN, amellyel az előirányzat módosul. A CSÖKKENÉST MÍNUSZ ELŐJELLEL ÍRJUK BE!!! Az ablak alsó részén lévő mezőbe Megjegyzést írhatunk. Adjuk meg a: Módosítás jellegét: 1. Saját hatáskör 2. Országgyűlési hatáskör 3. Felügyeleti szerv hatáskörében 4. Intézményi hatáskör 5. Kormány hatáskör 6. Polgármesterre átruházott hatáskör 7. Bizottságra átruházott hatáskör Kitöltése azért fontos, mert a program ez alapján fogja összeállítani a 23-as beszámolót! Határozat száma: beírhatunk még egy tetszőleges iktatószámot/azonosítószámot is a módosításhoz kapcsolódóan. A Kapcsolódó módosítás nyomógombra kattintva berögzíthetjük a módosítás „másik lábát”, vagyis: ha egy bevételt növeltünk, akkor itt egy másik bevételt csökkenthetünk, vagy egy kiadást növelhetünk. Ugyanilyen módon rögzítsük be az összes módosítást. 28
Az 1.9.1.7. Költségvetés jelentés menüpontban láthatjuk a módosításokat is, ellenőrizzük le, hogy a bevételek és a kiadások módosításai megegyeznek-e.
Ha minden jó, elindíthatjuk a módosítások kontírozását: Az 1.9.1.C. Módosítás auto kontírozása menüpontban. - Válasszuk ki a Mindkettő – t az első mezőbe - Melyik évet: adott év - Szervezet: adott szervezetkódot beírjuk vagy kiválasztjuk F5-tel. - Intézmény: bekészítődik, ha a szervezetkódot megadtuk. Indulhat
Nyomtassunk egy kontírlistát: 1.5.7. Kontírozott tételek szakfeladatra ablakban kitöltendők: Miről: üres! Dátum: írjuk be a módosítás(ok) dátumát. Napló: 61 ( előir. módosítás) – 61 Indulhat
Könyveljük le a kikontírozott tételeket: 1.5.3. Kontírozások feldolgozása - Intézmény: adott intézményt megadjuk. - Típus: Előirányzat v. módosítás - Dátum: módosítás(ok) dátuma. Indulhat
Ezek után már minden könyvelési listában megjelennek a módosítások.
29
KONTÍROZÁS, KÖNYVELÉS KONTÍROZÁS, KÖNYVELÉS BANKBAN / PÉNZTÁRBAN A számlás, illetve a számla nélküli banki és pénztári tételeket már a számla berögzítésekor, az előírás legenerálásakor (kötelezettségvállalás), illetve az egyéb utalványlapok elkészítésekor előkészítjük kontírozásra, hiszen már ezen folyamatok során megadjuk azt a főkönyvi számot (a főkönyv jogcímhez vagy gazdasági eseményhez kapcsolódik), azt a szakfeladatot és azt a szervezetkódot, amire könyvelni fogjuk a tételt. Ennek köszönhetően a könyvelőknek már csak a következő a dolguk: - végig kell nézniük a banki, illetve pénztári tételeket abból a szempontból, hogy a megfelelő főkönyvet, szakfeladatot és szervezetkódot rendelték-e a pénzügyes kollégák az egyes tételekhez, - le kell kontírozniuk kézzel, azokat a tételeket, amelyeknél nem lehet az automatikus kontírozást alkalmazni (ezek a részkiegyenlítéses számlák), - és végül el kell indítaniuk a megmaradt tételekre az automatikus kontírozást. Nézzük végig, hogy a felsorolt feladatokat hol és hogyan kell elvégezni: 1. Ellenőrzés Menüpont: Banki mozgások kontírozása: (pusz) 1.5.1.1. (vagy: 1.4.2.1.) Pénztári tételek kontírozása: (pusz) 1.5.1.2. (Az 1.5.1.1. és 1.4.2.1.-es menü között annyi a különbség, hogy az 1.5.1.1.-ben le lehet szűkíteni a tételeket a kontírozatlan és könyveletlen tételekre.)
A bank és pénztár kontírozásának módszere megegyezik, csak a menüpontban tér el egymástól a kettő!
30
Az induló képernyőn adjuk meg, hogy: - Melyik bankot / pénztárt akarjuk kontírozni (F5-tel tudunk választani) - Melyik időszakot szeretnénk kontírozni Az Indulhat nyomógombra kattintva feljön a Bank mozgások képernyő. Ezen a képernyőn sorról sorra haladva ellenőrizzük le a következőket: - jó gazdasági esemény van-e kiválasztva a tételhez? - ha nincs gazdasági esemény, akkor a Felosztva nyomógombra kattintva nézzük, meg hogy ott szerepelnek-e azok a főkönyvi számok, amikre le kell könyvelni az összeget? - meg vannak-e adva jól a szakfeladatok és szervezetkódok (Ha a gazdasági esemény alatt nem látjuk a kódokat, akkor nézzük meg a Felosztva-t! Ha ott benne vannak a kódok, akkor kívülre nem kell beírni!) (Függő tételeknél szakfeladat nem kell, de szervezet igen!)
Számlás tételeket (utalványlap száma: UTS…): a program le tudja kontírozni az alapján is, amit a Felosztva nyomógombra kattintva látunk, nem kötelező gazdasági eseményt választani. Példa számlás tételre:
Nettó szakfeladatok
ÁFA szakfeladatok
Előírásról készült számla nélküli tételeket (utalványlap száma: UTE…): a program le tudja kontírozni az alapján is, amit a Felosztva nyomógombra kattintva látunk, nem kötelező gazdasági eseményt választani. Minden más tételt: csak gazdasági esemény alapján tud kikontírozni a program.
Ha valamelyik adat hiányzik, akkor azt pótoljuk, ha pedig módosítani kell a megadott adatokon, akkor azt is megtehetjük. Ha minden adat helyesen szerepel egy-egy tételnél, akkor lépjünk tovább a következő tételekre és folytassuk az ellenőrzést. Ha az összes tétellel készen vagyunk, akkor ki is léphetünk. Ha találunk olyan tétel(eke)t, amit nem tudunk automatikusan, a programmal kontíroztatni, mert részkiegyenlítésű a számla, akkor a 2. pontban leírtak szerint járjunk el. 31
2. Kézi kontírozás A tételen állva (módosítás üzemmódban) kattintsunk a Kontírozás: Nincs nyomógombra. A feljövő ablakban a program megkérdezi, hogy automatikusan vagy tételesen akarunk-e kontírozni. Azokat a tételeket kontírozzuk tételesen, amelyek részkiegyenlítésű számlák, vagy amely tételhez nem tudtunk gazdasági eseményt kiválasztani. A Mégsem nyomógombra kattintva mi fogjuk elvégezni a kontírozást. A Kontírozó lap képernyőn megjelenik, hogy melyik naplón fogunk kontírozni. (Bank: 10-es napló, pénztár: 20-as napló) A sorban kitölthetjük a Gazdasági esemény mezőt is, ahova ez esetben nem F5-tel választunk eseményt, hanem beírhatunk egy tetszőleges szöveget.
A képernyőn lehetőség van arra is, hogy megjelöljük, hogy az adott tételt pénzmaradványból fizetjük ki. Ebben az esetben pipáljuk be a kis négyzetet. (A későbbiekben kilistázhatók azok a tételek, amelyek pénzmaradványból lettek kifizetve.) Kattintsunk a Kontírtétel:Nincs nyomógombra. A Kontírozás képernyőn megjelenik egy táblázat. Az első sorban a Mit oszlopot a TAB megnyomásával átugorjuk. Az Old.sz. oszlopba egy szám kerül: 1-es, ha a Tartozik főkönyvi számot írjuk be, 2-es, ha a Követel főkönyvi számot írjuk be. Ha beírtuk, TAB-bal továbblépünk, a főkönyvi számla kiválasztása következik (F5-tel, vagy egyszerűen csak beírjuk). Az Összeg oszlopot is kitöltjük. Ezután megnyomjuk a lefelé mutató nyilat és ezzel átugrunk a következő sorra, ahova az ellentétes oldalt írjuk be. (Ha több számla is tartozik vagy követel, akkor természetesen két sornál több lesz.) Az Összeg oszlop után megint megnyomjuk a lefelé mutató nyilat, hogy a műveletet elfogadtassuk és hogy az ablak bal felső részében megjelenjen a (megegyező) Tartozik és a Követel összeg is. Azoknál a soroknál, ahol teljesítés főkönyv szerepel, megjelenik a Szakfeladatra nyomógomb. Erre a gombra kattintva tudjuk elvégezni az összeg szakfeladatos, szervezetkódos bontását. (A nettó összeget és az áfát is bontsuk meg!)
32
Ha kilépünk a Kontírozás ablakból, akkor a Kontírozó lapon megjelenik, hogy Kontírozás:Van. Ebből az ablakból is kilépve visszatérünk a Bank mozgás / Pénztár mozgás ablakba. Itt is meg kell jelennie a Kontírozás: Van nyomógombnak.
Kontírozás törlése: A Kontírozó lap ablakban (amit a banki/pénztári tételen állva, a Kontírozás: Van nyomógomb lenyomásával érhetünk el) lehet kitörölni a kontírozást: a soron állva (amely mutatja, hogy mely naplóra kontíroztunk) F3-at nyomunk, majd a feljövő ablakban megerősítjük a törlés igényét. Ezután: Kilépés. Majd a Kontírozás: Nincs nyomógombot megnyomva, újrakezdhetjük a kontírozást (vagy automatikusan vagy tételesen).
33
Hasonló módon kontírozzuk le a többi olyan banki/pénztári tételt is, amelyiknél nem lehet az automatikus kontírozást alkalmazni. Ha minden ilyen tételt kikontíroztunk, és mindent tételt leellenőriztünk, akkor következhetnek a 3. pontban leírtak (37. oldal).
34
Egy speciális eset: kontírozás tárgyi eszköz vásárlásnál (állományi mozgások könyvelése) Tárgyi eszköz vásárlásához, felújításhoz, beruházáshoz kapcsolódóan az állományi mozgást a következőképpen könyveli a program: MEKKORA ÖSSZEGET? - akkora összeget rak az állományi főkönyvre, amekkorát az „Állomány (beruházás) értéke” mezőbe beírtunk a kontírozáskor Ez a mező akkor jelenik meg a kontírozás során, amikor beírtuk a teljesítési főkönyvet (pl: 1231-et) és annak összegét. - Ha a mezőt üresen hagyjuk, akkor az állományira átvezetendő összeg függ attól, hogy milyen típusú áfa van a számlán: - ha az áfa VISSZAIGÉNYELHETŐ, akkor NEM rakja rá az áfa összegét az állományi főkönyvre - ha az áfa NEM VISSZAIGÉNYELHETŐ, akkor rárakja MELYIK FŐKÖNYVRE? - arra az állományi főkönyvre vezeti át a megfelelő összeget a program, amelyik be van állítva a számlatükörben a teljesítési főkönyv mellé Például: 1231-hez a 1211 tartozik Ezt a főkönyvet felülírhatja az az állományi főkönyv, amelyet a kontírozásnál, a „Kontírozás” ablakban írunk be az „Állományi főkönyv” mezőbe. Ez a mező akkor jelenik meg a kontírozás során, amikor beírtuk a teljesítési főkönyvet (pl: 1231-et) és annak összegét (Az „Állomány (beruházás) értéke” mező mellett).
MELYIK NAPLÓN? Az állományi mozgásokat a 62-es naplóra könyveli a program minden esetben. Példa:
35
Fontos! Azon számláknál, amelyek összegét több 1-es főkönyv között, és esetleg még egy 5-ös főkönyv között is meg kell bontanunk (vagyis: a számla különféle eszközöket és például kisértékű tárgyi eszközt is tartalmaz), a kontírozás során mindenképpen adjuk meg az állományi értékeket és főkönyveket az egyes teljesítési főkönyvekhez kapcsolódóan, mert a program nem tudja megbontani a számla összegét az egyes főkönyvek között megfelelően. Példa: Vagyoni értékű jog (1133): 46.400 (nettó) + 11.600 (áfa – 18221 NVIG) = 58.000 Ügyviteli gépek (13131): 120.000 (nettó) + 30.000 (áfa- 18221 NVIG) = 150.000 Kisértékű te (54722): 10.000 (nettó) + 2.500 (áfa – 561211 NVIG) = 12.500
36
3. Automatikus kontírozás Adott időszak tételeinek leellenőrzése után elindítjuk az automatikus kontírozást.
3/a, Számla nélküli tételek automatikus kontírozása Menüpont: (pusz) 1.5.2.2.
Adjuk meg a következő adatokat: Intézmény: a program bekészíti annak az intézménynek a kódját, amibe be vagyunk lépve. Bank/Pénztár kód: F5-tel válasszuk ki annak a banknak vagy pénztárnak a kódját, amelyiket kontírozni szeretnénk. Mozgás dátuma: írjuk be azt az időszakot vagy napot, amelynek tételeit le szeretnénk kontíroztatni. A Kontírozás nyomógombra kattintva indítsuk el az automatikus kontírozást. Ha végzett a program, lépjünk ki.
Az automatikus kontírozás során fellépő hibák javításáról a 39. oldalon olvashat.
37
3/b, Számla automatikus kontírozása Menüpont: (pusz) 1.5.2.1.
Adjuk meg a következő adatokat: Intézmény: a program bekészíti annak az intézménynek a kódját, amibe be vagyunk lépve. Bank/Pénztár kódja: F5-tel válasszuk ki annak a banknak vagy pénztárnak a kódját, amelyiket kontírozni szeretnénk. Kiegyenlítés kelte: írjuk be azt az időszakot vagy napot, amelynek tételeit le szeretnénk kontíroztatni. Az Indulhat nyomógombra kattintva indítsuk el az automatikus kontírozást. Ha végzett a program, lépjünk ki.
Az automatikus kontírozás során fellépő hibák javításáról a 39. oldalon olvashat.
38
Az automatikus kontírozás során előforduló hibák és azok javítása Ha a program valamilyen okból nem tudja elvégezni az automatikus kontírozást, akkor megjelenik egy hibalista, melyen felsorolja, hogy melyik tételeknél mi a hiba. Hibafajták, melyek előfordulhatnak: I Nem igazolt számla N Rossz gazdasági esemény lett megadva / nem adott meg gazdasági eseményt K Szakfeladat, szervezetkód nem lett megadva O Szakfeladatra, szervezetre felosztott összeg hibás F Nettó felbontás összeg hibás
A hibák javítása a következő módon történik: I Nem igazolt számla Csak igazolt számlákat lehet kontírozni. (A vevő számlákat a program automatikusan igazolttá teszi, a szállítóiakat a számla rögzítőjének kell igazolnia!) A számla igazolása utólag: Adott banki/pénztári tételen állva, a számlaszám mezőbe kattintunk és F5-öt nyomunk. A feljövő Számla választás ablakban látjuk a számla adatait. Megnyomjuk a Számla módosítás nyomógombot és a feljövő ablakban az Igazolás fülre kattintva, az Igazolt? kérdésnél Igen-t választunk. (Kilépés, Kilépés, visszatérés a Bank/Pénztár mozgások ablakba, ahol most már elvégezhető a kontírozás.)
N Rossz gazdasági esemény lett megadva / nem adott meg gazdasági eseményt Ilyen esetben vagy nem adtunk meg gazdasági eseményt (és jogcím alapján sem tudja a program lekönyvelni a tételt) vagy rossz gazdasági esemény lett kiválasztva, vagy az adott gazdasági eseménynek nincs, vagy nem jól van beállítva az automatikus kontírozása. Arra is figyeljünk, hogy bevételhez bevételi jellegű gazdasági eseményt választottunk-e, kiadáshoz pedig kiadásit!
K Szakfeladat, szervezetkód nem lett megadva Az összeg nem lett felosztva szakfeladatra vagy szervezetkódra. Valamelyik hiányzik. A javítást a fentebb leírtak szerint végezzük el. (A Gazdasági esemény fülben, vagy a Felosztva nyomógombra kattintva ellenőrizzük, hogy be vannak-e írva, ha valamelyik hiányzik, pótoljuk)
O Szakfeladatra, szervezetre felosztott összeg hibás Szakfeladatra, illetve szervezetkódra nem annyi összeg került felosztásra, mint amennyi a bankban/pénztárban szerepel. Javítását lásd: a „K” hiba javításánál.
F Nettó felbontás összeg hibás A Felosztva nyomógombra kattintva ha megnézzük a Nettó szakfeladatokat, akkor az található összeg nem egyezik meg a banki mozgás összegével. 39
4. Kontírlista kinyomtatása Ha sikerült egy adott időszak minden tételét lekontíroznunk, akkor nyomtassunk ki egy kontírlistát a tételekről. Ezt célszerű naponta lekérni, hogy hozzá tudjuk fűzni a bankkivonat, illetve a pénztárjelentés mellé. Menüpont: (pusz) 1.5.7. Kontírlista szakfeladatokra
Kitöltendő/Kitölthető mezők: Miről: attól függően, hogy mit kontíroztunk, „Bank”-ot vagy „Pénztár”-t válasszunk Dátum: -tól –ig (írjuk be azt a napot, vagy időszakot, amit nyomtatni szeretnénk) Bank, Pénztár: beírjuk vagy kiválasztjuk (F5-tel) a bank / pénztár kódját Ellenszámla kell?: ha kivesszük a pipát, akkor a program nem nyomtatja rá a listára a 321 / 311, stb. főkönyveket, csak az ellenoldali számlákat. Az Indulhat nyomógombra kattintva indul a lista legyűjtése, a nyomtatási képen a nyomtató ikonra kattintva indul a nyomtatás.
40
5. Kontírozás feldolgozása (könyvelés) Menüpont: (pusz) 1.5.3. Kontírozás feldolgozása
Kitöltendő/Kitölthető mezők: Típus: attól függően, hogy mit kontíroztunk, „Bank”-ot vagy „Pénztár”-t válasszunk Bank, Pénztár: beírjuk vagy kiválasztjuk (F5-tel) a bank / pénztár kódját Dátum: -tól –ig (írjuk be azt a napot, vagy időszakot, amit könyveltetni szeretnénk) Saját kontírozásokat? Hagyjuk mindig bepipálva, mert így csak azokat a kontírozott tételeket fogja lekönyvelni a program, amelyeket mi kontíroztunk. Az Indulhat nyomógombra kattintva indul a könyvelés. Akkor van kész a program a művelettel, amikor megjelenik egy-egy összeg a Tartozik összesen és Követel összesen mezőkben.
41
Könyvelés után az 1.5.1.1. (Bank) / 1.5.1.2 (Pénztár) / 1.4.2.1. (Bank) menüpontokban az egyes tételeknél eltűnik a Kontírozás:Van nyomógomb és megjelenik helyette a Könyvelésre nyomógomb. Erre kattintva meg lehet nézni, hogy milyen naplókon van lekönyvelve az adott tétel és milyen főkönyvekre.
A könyvelést javítani csak úgy lehet, hogy sztornózzuk a könyvelést. Ha rákattintunk a Sztornírozás nyomógombra, akkor újra megjelenik a Kontírozás:Nincs nyomógomb és újra lehet kezdeni a kontírozást, majd a könyvelést.
Könyvelés után már mindegyik könyvelési listában látni fogjuk a tételeket. Pénzforgalmi jelentés Pénzforgalom forrásra Pénzforgalom projektre Intézményi pénzforgalom Intézményi összevont pénzforgalom Szakfeladatos pénzforgalom Tételes pénzforgalom Tételes pénzforgalom szervezetre Tételes pénzforgalom forrás – szervezet Tételes pénzforgalom szervezet – forrás Tételes pénzforgalom projekt – szervezet Tételes pénzforgalom szervezet – projekt Főkönyvi kivonat Főkönyvi számla tételes forgalma Főkönyvi számla forgalma szervezetre Főkönyvi számla forgalmi szakfeladatra Napló tételek
(pusz) 1.6.7.1. (pusz) 1.6.7.2. (pusz) 1.6.7.3. (pusz) 1.6.7.4. (pusz) 1.6.7.5. (pusz) 1.6.7.6. (pusz) 1.6.7.7. (pusz) 1.6.7.8. (pusz) 1.6.7.9. (pusz) 1.6.7.A. (pusz) 1.6.7.B. (pusz) 1.6.7.C. (pusz) 1.6.6.2.1. (pusz) 1.6.6.1.3. (pusz) 1.6.6.1.2. (pusz) 1.6.6.1.1. (pusz) 1.6.6.3.
Ezután nincs más dolgunk, mint megnézni, hogy van-e könyvelési hibánk, illetve valamilyen eltérésünk. A könyvelési hibák, az eltérések kereséséről az 53. oldaltól olvashat bővebben. 42
VEGYES TÉTELEK KONTÍROZÁSA, KÖNYVELÉSE Menüpont:
(pusz) 1.6.1. Vegyes tételek
Itt történik a pénzforgalommal nem járó tételek (minden, ami nem bank, pénztár és előirányzat) rögzítése és kontírozása. A kontírozás történhet: - kézzel, illetve - automatikusan (a program által), gazdasági esemény alapján. Naplók, amelyekre itt kontírozhatunk: 30: pénzforgalom nélküli tételek naplója – pl: helyesbítések könyvelése - (amikor teljesítési főkönyvekre könyvelünk), 50: vegyes – ezen a naplón csak állományi főkönyveket használhatunk, vagyis: tárgyi eszközökkel kapcsolatos tételeket könyvelünk rá, pl: écs-t, folyamatban lévő beruházás aktiválása, stb. –, 20: pénztár napló – a pénztárban keletkezett kerekítési különbözetek könyvelése Fontos! 62-es naplón ne könyveljünk! (Erre a program könyveli automatikusan az állományi mozgásokat.) Induló képernyő:
Intézmény: a program automatikusan bekészíti azt az intézménykódot, amibe be vagyunk lépve. Dátum: adjuk meg azt a dátumot mindkét mezőbe, amire könyvelni szeretnénk. Az Indulhat nyomógombra feljövő képernyő:
43
Dátum: bekészítődik, amit az előző képernyőn adtunk meg. Bizonylat: adjunk meg egy tetszőleges szöveget vagy számot (összesen hat karakter írható csak be!) Összeg: írjuk be a könyvelendő összeget Tárgyi eszköz mozgáskód: csak abban az esetben kell kitölteni, ha tárgyi eszközzel kapcsolatos tételt könyvelünk (amikor állományi főkönyvre könyvelünk 50-es naplón, nem pedig teljesítés főkönyv helyesbítésének könyvelésekor!). A megfelelő mozgáskódot F5-tel tudjuk kiválasztani. (bővebb leírás: 46. oldalon) Gazdasági esemény: F5-tel tudjuk a megfelelő („Vegyes” típusú) gazdasági eseményt kiválasztani. Amennyiben kézzel fogunk kontírozni, nem pedig automatikusan, akkor nem kötelező gazdasági eseményt választani, be is írhatunk egy tetszőleges szöveget. A Megjegyzés rovatba tetszőleges szöveg írható. Szervezet, Szakfeladat: írjuk be, vagy F5-tel válasszuk ki azt a szervezetkódot és szakfeladatot, amire könyvelni szeretnénk a tételt. Amennyiben több szakfeladatra, illetve szervezetkódra kell megbontani a tételt, akkor ne ezt a két mezőt használjuk, hanem kattintsunk a Nincs felosztva nyomógombra és ott végezzük el a megosztást. Ha minden mezőt kitöltöttünk, akkor álljunk el a sorról, majd álljunk vissza. (Nyomjuk meg a le és fel nyilat.) Ezután válik élővé a Kontírozás:nincs nyomógomb, amelyre kattintva elvégezhetjük a kézi vagy automatikus kontírozást. A kontírozás után a Kontírozó lapon kattintsunk rá a Lekönyvel nyomógombra is. Ezzel a kontírozást egyúttal fel is dolgoztuk. (Ez a lépés ugyanaz, mintha a Kontírozás feldolgozása menüpontban (1.5.3.) elindítottuk volna a könyvelést.) Példák vegyes tételek rögzítésére, könyvelésére: Helyesbítés: Példánkban egy szakfeladat helyesbítést fogunk könyvelni. A korábban a 8411261-es szakfeladatra lekönyvelt irodaszer vásárlást átkönyveljük a 8411141-re.
44
A tételhez nem adtunk meg gazdasági eseményt, szakfeladatot és szervezetkódot sem, mivel kézzel fogjuk kontírozni. Kattintsunk lekérdezés üzemmódban a Kontírozás:nincs nyomógombra. Ha tételesen akarunk kontírozni, a Tételes kontír nyomógombra kattintunk. A feljövő „Kontírozó lap”-on a „Napló” mezőbe megadjuk, hogy melyik naplóra akarunk könyvelni. (F5 segítségével itt is választhatunk a naplók közül.) Példánkban a helyesbítést a 30-as naplóra (pénzforgalom nélküli tételek) könyveljük.
Ezután kattintunk a Kontírtétel:nincs nyomógombra. Ugyanúgy ahogy bankban, pénztárban kontírozunk, itt is megadjuk a tartozik, követel oldal főkönyvi számát, beírjuk az összegeket és a Szakfeladatra nyomógombra kattintva, ahol szükséges a szakfeladatot és a szervezetkódot.
45
Példánkban: 1 T 5432 Irodaszer 252.000,2 K 5432 Irodaszer 252.000,-
Szakfel: 8411141, szervezet:100 Szakfel: 8411261, szervezet: 100
A Kontírozó lapon a Lekönyvel nyomógombra kattintva a kontírozás feldolgozását is elvégzi a program.
Bér: Dátum: a program bekészíti a belépésnél megadott dátumot, vagy az aktuális napot Bizonylat: ide tetszőleges szöveget írhatunk: példánkban ha februári bért könyvelünk, legyen: „bér02” Összeg: beírjuk a megfelelő összeget Gazdasági esemény: ide írhatunk tetszőleges szöveget, de F5-tel választhatunk is (az 1.1.3.9. „Gazdasági esemény” törzsbe felvitt események közül. Ide csak olyan esemény választható, amelynél az automatikus kontírozás paraméterezése során a „Kapcsolat” mezőbe „Vegyes”-t írtunk, megadtuk a tartozik és követel oldal főkönyvi számát és a naplót is!) Szakfeladat, szervezet: amennyiben a kiválasztott gazdasági eseményhez kapcsolódik szakfeladat és szervezetkód, akkor azok ide be fognak készítődni. Amennyiben nem, írjuk be mi a szakfeladat és szervezetkódot. (Ha az összeget több szakfeladatra, ill. szervezetkódra bontjuk, akkor használjuk a Nincs felosztva nyomógombot!) Megjegyzés: tetszőleges szöveg beírható A Kontírozás:nincs nyomógombra kattintva választhatunk, hogy tételesen vagy automatikusan akarunk kontírozni. Ha választottunk beparaméterezett gazdasági eseményt, akkor elindíthatjuk a kontírozást automatikusan. Ha tételesen akarunk kontírozni, a Mégsem nyomógombra kattintunk. A feljövő „Kontírozó lap”-on a „Napló” mezőbe megadjuk, hogy melyik naplóra akarunk könyvelni. (F5 segítségével itt is választhatunk a naplók közül.) Példánkban a bért a 35-ös naplóra könyveljük. 46
Ezután kattintunk a Kontírtétel:nincs nyomógombra. Ugyanúgy ahogy bankban, pénztárban kontírozunk, itt is megadjuk a tartozik, követel oldal főkönyvi számát/számait, beírjuk az összegeket és a Szakfeladatra nyomógombra kattintva, ahol szükséges a szakfeladatot és a szervezetkódot. Példánkban: 1 T 511211 Köztisztv. alapilletménye 2 K 4992
2.123.000,-
Szakfel: 751153, szerv.:100
……………………………………………………………………………………………….. A vegyes tételek könyvelésénél, ha állományi főkönyvekre könyvelünk, akkor törekedjünk az 1 tartozik – 1 követel típusú könyvelési tételekre. Ez alól csak az értékcsökkenés könyvelése kivétel, ott több főkönyv is tartozhat, illetve követelhet egy könyvelési tételen belül.
ÉCS: Dátum: 12/03/31 Bizonylat: ÉCSI. Összeg: 650.000 Megjegyzés: 2009. I. negyedévi écs Kontírozás:nincs à Mégsem à Napló: 50 à Kontírtétel:nincs 1 T 59312 2 K 11231 2 K 11241 1 T 41233 2 K 59312
650.000 250.000 400.000 650.000 650.000
Tárgyi eszköz eladás: A dátum, bizonylat, összeg, megjegyzés mezőn túl a „Tárgyi eszköz m.kód” mezőt is ki kell tölteni, ahol F5 segítségével ki tudunk választani egy megfelelő mozgáskódot, ami a 38-as űrlap elkészítéséhez szükséges. Példánkban ez 230-as (értékesítés) lesz. 50-es naplón a következőt könyveljük: 1 T 4122 1.000.000 2 K 1212 1.000.000
0-ra leírt tárgyi eszköz: 50-es naplón: 1 T 11194 687.000 2 K 1114 687.000
47
A vegyes tételek KÖNYVELÉSE az 1.5.3. (Kontírozás feldolgozása) menüpontban történik, ha egyesével nem végeztük el a könyvelést. A „Típus” mezőbe a „Vegyes”-t kell választani.
A kontírozást, könyvelést törölni, módosítani ugyanúgy lehet, ahogy bankban, pénztárban.
Kontírlistát, könyvelési listát ugyanazokban a menüpontokban lehet kérni a vegyes tételekről, mint amiket a banki, pénztári tételeknél használunk.
48
PÉNZTÁRI KEREKÍTÉSEK KÖNYVELÉSE A VEGYESBEN A pénztári kerekítésekről a pénztárosnak minden záráskor listát kell nyomtatnia a (pzt)1.4.3.C. menüpontban. (Ha naponta zár, akkor naponta, ha csak hetente, akkor arról az időszakról.) A kerekítés könyvelését a lista alapján kell a könyvelőnek elvégeznie, lehetőség szerint naponta! (Nagyban megkönnyíti a későbbiekben az egyeztetést.) A könyveléshez készítsünk gazdasági eseményeket: Kerekítési különbözet – hiány (T: 5562 – K: 311, 20-as napló) Kerekítési különbözet – többlet (T: 311 – K: 91229, 20-as napló) Ha több pénztárunk is van, és azoknak más és más a főkönyvi száma (pl: 3111, 3112, stb.), akkor ezeknek külön-külön meg kell csinálni a két-két gazdasági eseményt!
49
MOZGÁSKÓDOK A 38-AS BESZÁMOLÓHOZ A 38-as űrlap elkészítéséhez a következők megtétele szükséges: A vegyes könyvelésben (PUSZ: 1.6.1.) a megfelelő tételeknél a „Tárgyi e. mozgáskód” mezőbe, az F5 megnyomásával megjelenő, mozgáskód törzslistából ki kell választani a megfelelőt. Mozgáskódok: 110 Eszköz beszerzése, létesítése 120 Térítésmentes átvétel 130 Felújítás 140 Egyéb növekedés 150 Saját kivitelezésű beruházás (felújítás) aktiválása 161 Beszerzés és felújítás előzetesen felszám. ÁFA 170 Előző évek beruházásából aktivált érték 181 Nem aktivált beruházás 182 Nem aktivált beruházási előleg 210 Eszközök selejtezése, megsemmisülése 220 Eszköz térítésmentes átadása 230 Értékesítés 240 Egyéb csökkenés 250 Alapítás, átszervezés miatti átvétel 260 Alapítás, átszervezés miatti átadás Az egyes m ozgáskódok a 38-as beszámoló következő sorait érintik: SOR 2. sor 3. sor 4. sor 6. sor 7. sor 8. sor 9. sor 10. sor 13. sor 14. sor 15. sor 16. sor 17. sor 18. sor 19. sor
SOR MEGNEVEZÉSE Növekedés Beszerzés, létesítés Felújítás Beszerzés, felújítás előzetesen felszámított áfája Saját kivitelezésű beruházás aktivált értéke Előző év(ek) beruházásából aktivált érték Térítésmentes átvétel Alapítás, átszervezés miatti átvétel Egyéb növekedés Csökkenés Értékesítés 02-04-ből nem aktivált beruházás, felújítás és áfa összege 02-04-ből beruházási előleg összege Selejtezés, megsemmisülés Térítésmentes átadás Alapítás, átszervezés miatti átadás Egyéb csökkenés
MOZGÁSKÓD 110 130 161 150 170 120 250 140 230 181 182 210 220 260 240
50
FONTOS! Az értékcsökkenés és a nullára írás tételeinél NEM KELL mozgáskódot választani, mert azokkal kapcsolatosan a megfelelő főkönyvi számokról gyűjt a program a beszámoló adott soraiba.
1-es főkönyvekre történő könyvelésnél mindig a tőkeváltozás (413…) legyen az ellenoldali főkönyv, direktbe ne könyveljünk egymással szemben két 1-es főkönyvre. 1. Példa: Előző évekről befejezett felújítás, beruházás: Helytelenül: T: 121492
-
K: 127412
Helyesen: 1/ T: 121492 – K: 41332 Mozgáskód: 170 2/ T: 41332 – K: 127412 Mozgáskód: nem kell Így kerül be az összeg a 38-as űrlap 7. sorába (Ingatlanok oszlopba)
2. Példa: Nem aktivált beruházás, felújítás: Helytelenül: T: 127412
-
K: 121312
Helyesen: 1/ T: 127412 – K: 41332 Mozgáskód: 181 2/ T: 41332 – K: 121312 Mozgáskód: nem kell Így kerül be az összeg a 38-as űrlap 14. sorába
51
BÉRKÖNYVELÉS BANKBAN A bérkönyvelés következő módszerét azoknak ajánljuk, akik a kötelezettségvállalásban (a bérrel kapcsolatban) mindig annyi összeget szeretnének látni, amennyit adott hónapban lekönyveltek. (Kötelezettségvállalás összege = Teljesítés összege) Ilyen esetben a bért nem a vegyes tételek között, hanem bankban rögzítjük és könyveljük. 1/ A Bankok-Pénztárak törzsben (menüpont: pusz 1.1.1.4.) létrehozunk egy bankot. Ehhez a bankhoz a 4992-es főkönyvet rendeljük, a naplója pedig a 35-ös (bér) napló lesz.
2/ A Gazdasági események törzsben (menüpont: pusz 1.1.3.9.) az összes olyan főkönyvi számmal kapcsolatban, amit a bérkönyvelés során használni szoktunk, felviszünk egy-egy gazdasági eseményt.
52
A gazdasági esemény megnevezésébe írjuk be a kapcsolódó főkönyvi számot is, hogy főkönyvi szám alapján is tudjunk majd keresni a gazdasági események között. A gazdasági események automatikus kontírozását a következőképpen állítsuk be:
Kapcsolat: Bank legyen K/B: K (kiadás) Gazdasági esemény: a program bekészíti Tartozik: ide írjuk be az eseményhez kapcsolódó 51/52/53-as főkönyvet.
Kell néhány bevételi jellegű gazdasági eseményt is felvinni, ezek alapján fogjuk az ellenoldalt könyvelni (nettó finanszírozás, stb.):
53
3/ A jogügylet modulban vigyünk fel egy szerződést a bérrel kapcsolatban. (Ezt év elején egyszer kell csak megtenni!) Menüpont: (jogu) 1.3.2.1.2. Szerződések nyilvántartása A szerződés adatai a következők legyenek: Elszámolási ügyfél: „Bér” Szerződéstípus: 400 Bér Szerződés száma: bér/2012 Tárgy: 2012. évi bérkifizetéssel kapcsolatos kötelezettségvállalás nyilvántartása Kötelezettségvállaló: Polgármester Kötváll sorszáma: a program osztja ki Szerződés időtartama: 1. Határozott idejű Érvényesség dátuma: 12/01/01 – 12/12/31 Fizetés módja: Átutalás
4/ A bérrel kapcsolatos tételek rögzítése: (pusz) 1.4.2.1.-es menüpontban történik. Lépjünk be abba a bankba, amelyiket a bérkönyveléshez hoztunk létre, és adjuk meg azt a dátumot, amikorra a bért rögzíteni szeretnénk.
A következő képernyőn vigyük fel egymás után az összes bérrel kapcsolatos tételt. Azok a tételek, amelyeket az 5-ös főkönyvekre könyvelünk, kiadási jellegű mozgások lesznek, a függő tételek (pl: a nettó finanszírozás) pedig bevételiek. A nap végén a bank egyenlegének 0-nak kell lennie! Minden sorhoz válasszuk ki F5-tel a megfelelő gazdasági eseményt és írjuk be a megfelelő szakfeladatokat és szervezetkódokat. 54
A kiadási sorokhoz kiválasztjuk az Ügyfél mezőbe a szerződésen megadott ügyfelet (Bér), a Szerződés / Határozat mezőbe pedig kiválasztjuk a „bér/2009” számú szerződésünket. Ezt a bevételi soroknál nem kell megtenni! Kiadási sorok:
Bevételi sorok:
Miután minden tételt berögzítettünk, ellenőrizzük le a nap végi egyenleget az Egyenleg nyomógombra kattintva. Az egyenlegnek 0-nak kell lennie! Ha rendben van az egyenleg, akkor lekontírozhatjuk automatikusan a tételeket. 55
5/ Bér kontírozása, könyvelése: Menüpont: (pusz) 1.5.2.2. Bank-pénztár automatikus kontírozása
Bank/Pénztár kód: ide írjuk a bérrögzítéshez használt bankunk kódját. Mozgás dátuma: adjuk meg azt a napot, amire felrögzítettük az adott havi bért. A Kontírozás nyomógombra kattintva indítsuk el az automatikus kontírozást. Ha kész van a program, lépjünk ki. (Ha esetleg valami miatt nem tud a program néhány tételt lekontírozni, hibalistát fog felhozni.) Ezután nyomtassuk ki a kontírlistát a (pusz) 1.5.7.-es menüpontban:
Utolsó lépésként könyveljük le a bért a (pusz) 1.5.3.-as menüpontban a már ismert módon. 56
6/ Kötelezettségvállalás legenerálása a lekönyvelt bérhez kapcsolódóan Menüpont: (kotvall) 1.7.B.2.
Adjuk meg a bérkönyvelés dátumát, válasszuk ki a bérrel kapcsolatos szerződésünket, pipáljuk be a „Visszagenerálás könyvelésből?”-t és indítsuk el kötelezettségvállalás legenerálását. A teljesítések összege így kerül be a Kötelezettségvállalás összegébe. (Ezt például az 1.7.1.-es listában láthatjuk.)
57
BÉR BEOLVASÁSA EXCELBŐL Menüpont: 1. 4. 2. 5. Ez a menüpont arra ad lehetőséget, hogy a bért ne kelljen tételesen rögzíteni az 1.4.2.1. – Banki mozgások – menüpontban, hanem egy kötött formátumú Excel táblázatba beírva egy adott hónap (és adott intézmény) tételeit, azokat be tudjuk olvasni oda. (Az Excel programra vonatkozó követelmény: gépünkön a Microsoft Office Excel program legalább 2003-as változatának kell telepítve lennie.)
Az Excel táblázatnak a következő adatokat kell tartalmaznia (a mintát lásd mellékelve): - tétel jellege: bevétel vagy kiadás (B/K) - összeg - főkönyvi szám - szervezetkód - szakfeladat - forráskód (természetesen nem kötelező a használata) - projektkód (természetesen nem kötelező a használata) - megjegyzés (nem kötelező kitölteni) Az Excel táblában nem szabad megcserélni az oszlopok sorrendjét, és plusz oszlopokat sem érdemes felvenni, mert azokat nem olvassa be a program. Az Excel táblázat első sorának az oszlopok megnevezését kell tartalmaznia, konkrét adatokat a második sortól lehet beírni. A program azokat a sorokat olvassa be, ahol ki van töltve a „B/K” oszlop. Ahol nincs kitöltve a „B/K” oszlop, ott megáll a program! Tehát olyat sem lehet csinálni, hogy egy sort üresen hagyunk, majd onnan folytatjuk a táblázat kitöltését! Egy Excel táblában csak egy munkalap lehet! (Ha van is több, azokat nem olvassa be a program, mindig csak az elsőt!) Érdemes az általunk küldött Excel táblát elmenteni, és azt átírni a saját adatokkal, és azt beolvasni első alkalommal. Azt, hogy az adott táblázat melyik hónapra, melyik intézményre vonatkozik, azt a fejlécbe és (mentés során) a fájl nevébe célszerű beleírni. Egy Excel táblázat természetesen tartalmazhat többféle szervezetkódot is, ha azok mind egy intézményhez tartoznak. Szervezet, forrás- és projektkódoknál ügyeljünk arra, hogy a mezők „Szöveg” formátumúak legyenek az Excelben, ha van 0-val kezdődő kód! Ha az Excel táblázat olyan szervezetkódot vagy szakfeladatot tartalmaz, ami nincs adott évben (illetve adott intézményben) a szervezetkód, illetve szakfeladat törzsben, akkor azt nem olvassa be a program. Ha egy adott sorban egy szervezetkód mellé nem azt a szakfeladatot írtuk be, mint ami a szervezetkód törzsben (1.1.3.4.) az adott szervezethez hozzá van rendelve, akkor a program nem a táblázatban szereplő szakfeladatot veszi figyelembe, hanem azt, ami a szervezet törzsben szerepel! 58
Az 1.4.2.5. „Bér beolvasása Excelből” menüpontban az induló képernyőn a következő mezőket kell kitölteni:
Intézmény: bekészítődik annak az intézménynek a kódja, amibe éppen be vagyunk lépve (nem módosítható). Bank kódja: F5 segítségével válasszuk ki azt a bankot, ahol a bért rögzítjük. Dátum: adjuk meg azt a dátumot, amelyre le akarjuk könyvelni a tételeket. Bizonylatszám: adjuk meg, hogy mi legyen a banki bizonylatszám (ha például a május havi bért olvassuk be, akkor 05hó) Ügyfél: F5 segítségével válasszuk ki azt az ügyfelet, ami ahhoz a szerződéshez tartozik, amelyet a bérhez kapcsolódó kötelezettségvállalás nyilvántartására szoktunk (adott évben és intézményben) használni. Szerződésszám: F5 segítségével válasszuk ki azt a szerződést, ami arra az intézményre vonatkozik, amelynek a bértételeit éppen be akarjuk olvasni. Beolvasandó XLS: a Tallóz nyomógombra kattintva adjuk meg a beolvasandó Excel tábla elérési útvonalát és nyissuk azt meg. (A kiválasztott fájl elérési útvonala megjelenik a mezőben.) Az Indulhat nyomógomb csak akkor él, ha a kötelezően kitöltendő mezőket (bank kódja, dátum, bizonylatszám) kitöltöttük. Az Indulhat nyomógombra kattintva megkezdődik a tételek beolvasása. A képernyőn látszik, hogy ez a művelet meddig tart. Ha eltűnik a „homokóra”, akkor ki lehet lépni. Lezárt banki napra nem olvas be tételeket a program! 59
A beolvasás ellenőrzése: Ellenőrzéshez lépjünk be a banki mozgásokba (1.4.2.1.) és nézzük meg, hogy a megadott napon és bankban rögzítésre kerültek-e azok a tételek, amiket az Excel tábla tartalmazott.
A gazdasági eseményeket az Excelben megadott főkönyvi számok alapján keresi meg a program! Az EGYENLEGET ellenőrizzük, hogy nulla-e!
60
Javítás, törlés: Adatok módosítása, sorok törlése a szokás módon történik. (Összeget, szervezetet, szakfeladatot, forrás- és projektkódot simán át lehet írni, gazdasági eseményt, ügyfelet, szerződésszámot F5-tel lehet másikat választani.) Ha esetleg rossz dátumra olvastuk be a tételeket, akkor F3-mal törölni kell az összes sort, és azután lehet a beolvasást elvégezni egy másik dátumra. Figyelem! Egy Excel táblát többször is enged beolvasni (akár ugyanarra a dátumra is) a program, nem tudja megállapítani, hogy egy adott táblázat be volt-e már olvasva vagy sem, erre a felhasználóknak kell ügyelniük! Ezért érdemes a beolvasás és ellenőrzés után lezárni az adott banki napot az 1.4.2.9-es (Bank zárás) menüpontban!
A tételek kontírozása, könyvelése: A tételek beolvasása és ellenőrzése után a kontírozás és könyvelés a megszokott módon történik. 1/ Automatikus kontírozás: 1.5.2.2. 2/ Kontírlista kinyomtatása: 1.5.7. 3/ Könyvelés: 1.5.3.
61
ELLENŐRZÉSEK, KÖNYVELÉSI HIBÁK KERESÉSE Ez az összeállítás azt a célt szolgálja, hogy Önök minél gyorsabban és egyszerűbben megtalálják, és javítani tudják az esetlegesen előforduló könyvelési hibákat. A következőkben bemutatásra kerülő (gyorsan elvégezhető) ellenőrzések mindegyikét célszerű legalább havonta elvégezni (könyvelésileg lezárt hónapokra) intézményenként, annak érdekében, hogy a beszámolók egyeztetése, ellenőrzése során már ne kelljen hónapokra visszamenőleg hibákat keresni.
1.
PÉNZFORGALOM ELLENŐRZÉSE
(pusz) 1.6.4.1.
Ebben a menüpontban a bankok, pénztárak könyvelését tudjuk leellenőrizni, a következő szempontokat vizsgálva: - Megegyezik-e az adott napon a bankba/pénztárba felvitt forgalom az adott napon lekönyvelt összeggel - Megegyezik-e az adott napon a bankban/pénztárban szakfeladatra, szervezetkódra felosztott összeg az adott napon lekönyvelt összeggel - Lekönyveltünk-e minden tételt adott napon a bankban/pénztárban
Az ellenőrzést célszerű az összes bankra, pénztárra lefuttatni (1 – 999-ig). Az időszak megadása után az Indulhat nyomógombra kattintva indul a gyűjtés, amelynek eredményét ezután a Lapozás nyomógombra kattintva tudjuk megnézni. Az ellenőrzés eredményét bankonként / pénztáranként, napi bontásban láthatjuk. Minden naphoz 3 sor tartozik, melyek tartalma a következő: 1. sor – 1. oszlop = Bevétel: adott napon a bankba/pénztárba bevételezett összeg 1. sor – 2. oszlop = Kiadás: adott napon a bankból/pénztárból kiadott összeg 1. sor – 3. oszlop = Egyenleg: a bevételekből és kiadásokból számított egyenleg 2. sor – 1. oszlop = Tartozik: a bankban/pénztárban adott napon lekönyvelt bevételek összege 2. sor – 2. oszlop = Követel: a bankban/pénztárban adott napon lekönyvelt kiadások összege 62
2. sor – 3. oszlop = Egyenleg: a tartozik és követel összegek egyenlege 3. sor – 1. oszlop = Szakfel. tartozik: szakfeladatra, szervezetkódra felbontott bevételek összege 3. sor – 2. oszlop = Szakfel. követel: szakfeladatra, szervezetkódra felbontott kiadások összege 3. sor – 3. oszlop = Egyenleg: a szakfeladatos tartozik és követel összegek egyenlege
Ha egy adott napon az „Egyenleg” oszlop mindhárom sora megegyezik, akkor van rendben a könyvelés. (A forgalmi adatokat tartalmazó oszlopok mutathatnak eltérést a bruttó módon lekönyvelt tételek miatt.) Amennyiben a 3 sor nem egyezik meg, azt a program piros színnel kiemelve jelzi a hiba kódjával és szövegével együtt. A lehetséges hibák: Kód: 2 Jelentése: Javítása:
Kód: 3 Jelentése: Javítása:
Kód: 4 Jelentése: Javítása:
Bank nem egyezik a szakfeladattal! Adott napon a bankban / pénztárban kevesebb vagy több összeg van berögzítve, mint amennyit lekönyveltünk. Lépjünk be az 1.5.1.1. (bank) /1.5.1.2. (pénztár) menüpontban a megfelelő bankba/pénztárba úgy, hogy a „Könyvelés nélküliek?”, „Kontírozás nélküliek?” kérdésnél Igen-t választunk. Így csak azok a tételek fognak megjelenni az ablakban, amelyek nem lettek lekönyvelve. Pótoljuk a hiányzó kontírozás(oka)t és könyvelés(eke)t.
Főkönyv nem egyezik a szakfeladattal! Adott napon a bankban/pénztárban kevesebb vagy több összeget osztottunk fel szakfeladatra, mint amennyit lekönyveltünk. Ha ilyen hibánk van, akkor lépjünk át a 1.6.4.2.-es menüpontba és indítsuk el a tételes könyvelés ellenőrző programot, amely ki fogja hozni pontosan, hogy melyik bizonylatszámú tételnél rossz a szakfeladatos vagy szervezetkódos felosztás. (bővebben lásd: következő oldal)
Nincs minden tétel lekönyvelve az adott napon! Adott napon az első sor (bevétel/kiadás) és a második sor (lekönyvelt bevétel/kiadás) összege nem egyezik. Lépjünk be az 1.5.1.1. (bank) /1.5.1.2. (pénztár) menüpontban a megfelelő bankba/pénztárba úgy, hogy a „Könyvelés nélküliek?”, „Kontírozás nélküliek?” kérdésnél Igen-t választunk. Így csak azok a tételek fognak megjelenni az ablakban, amelyek nem lettek lekönyvelve. Pótoljuk a hiányzó kontírozás(oka)t és könyvelés(eke)t.
63
2.
KÖNYVELÉS ELLENŐRZÉSE TÉTELESEN
(pusz) 1.6.4.2.
Ebben a menüpontban az összes könyvelési tétel (bankokban, pénztárakban, vegyes naplón lekönyvelt tételek, előirányzatok, előirányzat módosítások, bér) helyességét le tudjuk ellenőrizni adott időszakra, adott intézmény(ek)ben.
Az Indulhat nyomógombra kattintással indíthatjuk el az ellenőrzést. Ha lefutott a program, akkor a Hibák nyomógomb segítségével tudjuk az ellenőrzés eredményét megtekinteni. (Ha a Hibák –ra kattintva nem jön fel semmilyen képernyő, akkor nincs hiba az adott időszakban.) A program bizonylatszámonként kilistázza a hibásan lekönyvelt tételeket főkönyvi számmal, naplószámmal, ügyfélnévvel, iktatószámmal, dátummal, hibakóddal. (A listát ki is lehet nyomtatni a Listázás nyomógombra kattintva.) A következő hibák fordulhatnak elő: Kód: Hiba szövege: 1 2 3 4 6 7 9 11 12 13 20 21 22 23 25 26
Főkönyv T-K nem egyezik Szakfeladatos bontás nincs Szakfeladatos bontás nem egyezik a főkönyvi összeggel Funkcionális átvezetés nincs vagy nem egyezik Állományi átvezetés nincs Állományi átvezetés nem egyezik Szakfeladatos bontás nem kell Szakfeladat vagy szervezetkód helytelenül van kitöltve Könyveléstechnikailag hibás tétel Bank (pénztár) összeg nem egyezik a lekönyvelttel Főkönyv nincs a számlatükörben! Ön pénzforgalmi naplón állományi főkönyvre könyvelt! Szakfeladatos bontás nem kötelező Nem létező szervezetkódra vagy szakfeladatra könyvelt Könyvelés keveredése intézmények között Idegen pénzeszköz hibás főkönyvi számra van könyvelve
64
Hibák jelentése: 1 2 3 4
6
7 9 11 12 13
20 21
22 23 25 26
A Tartozik és Követel oldalra nem ugyanaz az összeg lett lekönyvelve. Nem lett felosztva szakfeladatra/szervezetre a teljesítési főkönyvre lekönyvelt összeg. Kevesebb vagy több összeget osztottunk fel szakfeladatra/szervezetkódra, mint amennyit lekönyveltünk. A program nem könyvelte le a funkcionális átvezetést (63-as naplón). /Általában akkor fordul elő, amikor egy olyan főkönyvi számra könyveltünk, amihez a számlatükörben nincs vagy csak későn lett az átvezetési főkönyv hozzárendelve./ vagy: Az átvezetési főkönyvön (63-as naplón) nem az az összeg van, mint ami a kapcsolódó főkönyvön. A program nem könyvelte le az állományi átvezetést (62-es naplón). /Általában akkor fordul elő, amikor egy olyan teljesítési főkönyvi számra könyveltünk, amihez a számlatükörben nem lett vagy csak későn állományi főkönyv rendelve./ Az állományi főkönyvön (62-es naplón) nem az az összeg van, mint ami a kapcsolódó teljesítési főkönyvön. Szakfeladatos bontás van egy olyan főkönyvi számon, amin nem is kellene, hogy legyen. (pl: állományi főkönyvön, függő főkönyveken) A lekönyvelt összeg nem lett teljes mértékben szakfeladatra, vagy szervezetkódra felosztva. Többféle hiba lehet. Például: bevételi előirányzatot a kiadási részben vittünk fel. A bank, illetve pénztár főkönyvre lekönyvelt összeg nem egyezik meg azzal, ami a bankba, illetve pénztárba be lett rögzítve adott tételhez kapcsolódóan. (Bruttó módon könyvelt tételeknél nem kell javítani a hibát!) A főkönyvi szám, amelyre könyveltünk nincs a számlatükörben (menüpont: 1.1.3.1.) Pénzforgalmi naplón (10: banknapló, 20: pénztárnapló, 30: pénzforgalom nélküli pénzforgalmi napló, 35: bérnapló) állományi főkönyvre könyveltünk. Vagy: egy bankban vagy pénztárban nem arra a főkönyvre könyveltünk, ami az 1.1.1.4-es menüpontban annak a banknak vagy pénztárnak be van állítva. Függő tételek könyvelésénél nem szükséges a szakfeladat használata. Ha valaki mégis szakfeladatosan könyveli le ezeket a tételeket, akkor azt jelzi a program. Olyan szakfeladatra vagy szervezetkódra könyveltünk, ami nincs a szakfeladat vagy szervezetkód törzsben (1.1.3.3 / 1.1.3.4), vagy másik intézményhez tartozik. Programhibából adódó probléma, mostanában már nem fordul elő. Ha a 488-as főkönyvvel szemben nem 35-ös vagy 36-os főkönyvi szám áll.
Hibák javítása: 1
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra ügyelve arra, hogy a tartozik és követel oldalra lekönyvelt összegek egyezzenek.
2
A javítást magában itt a 1.6.4.2. (Könyvelés ellenőrzése) menüpontban megtehetjük. A tételen állva rákattintunk a Könyvelésre nyomógombra, majd annál a főkönyvnél, ahol a szakfeladatos felosztás hiányzik az Analitika nyomógombra kattintunk és a feljövő képernyőn pótoljuk a szakfeladatot/szervezetet.
65
3
A javítást itt a 1.6.4.2. (Könyvelés ellenőrzése) menüpontban megtehetjük. A tételen állva rákattintunk a Könyvelésre nyomógombra, majd annál a főkönyvnél, ahol a szakfeladatos felosztás összege hibás az Analitika nyomógombra kattintunk és a feljövő képernyőn javítjuk az összeget.
4
A 4-es hibakódnál a program bepipálja a „Javítsam?” mezőt, mert ezt a hibát automatikusan tudja javítani. Ehhez ki kell lépnünk a „Könyvelési hibák” képernyőből és rá kell kattintani a Javítás nyomógombra. (Ha még ezek után is hibás tételként hozza a program a tételt, akkor ebből a menüpontból lépjünk ki, és a könyvelés eredeti helyén – bankban, pénztárban, vegyesben, stb. – sztornózzuk a tétel könyvelését és kontírozzuk, könyveljük le újra.)
6
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra.
7
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra.
9
Nem kötelező javítani az ilyen jellegű hibát.
11
A javítást itt - a 1.6.4.2. (Könyvelés ellenőrzése) menüpontban – is megtehetjük. A tételen állva rákattintunk a Könyvelésre nyomógombra, majd annál a főkönyvnél, ahol a szakfeladatos, szervezetkódos felosztás hibás az Analitika nyomógombra kattintunk és a feljövő képernyőn javítjuk a szakfeladatot/szervezetkódot/összeget.
12
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1., előirányzat: 1.9.1.1./1.9.1.2./1.9.1.3./1.9.1.4.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra.
13
Bruttó módon könyvelt tételeknél nem igényel javítást! Egyéb esetben: lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra.
20
Vigyük fel a hiányzó főkönyvi számot az 1.1.3.1.-es menüpontban található számlatükörbe. (Vagy ha esetleg rájövünk, hogy nem jó főkönyvre könyveltük a tételt, akkor a könyvelés eredeti helyén – bankban, pénztárban, vegyesben, stb. – sztornózzuk a könyvelést és kontírozzuk, könyveljük újra immár a megfelelő főkönyvi számra.)
21
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra.
22
Nem kötelező a javítás.
23
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd a szakfeladat / szervezetkód javítása után kontírozzuk és könyveljük újra. Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra.
25
66
26
Lépjünk be abba a menüpontba, ahol a tételt lekönyveltük (bank: 1.4.2.1., pénztár: 1.5.1.2, vegyes: 1.6.1.), sztornózzuk, majd kontírozzuk és könyveljük újra immár a megfelelő főkönyvi számra.
Fontos! A javítások után indítsuk el még egyszer az ellenőrző programot (1.6.4.2), hogy meggyőződjünk róla, valóban minden hibát kijavítottunk!
67
3.
BÉRNAPLÓ EGYENLEGÉNEK ELLENŐRZÉSE
(pusz) 1.6.4.3.
A bérnapló egyenlegének 0-nak kell lennie minden hónap végén, ennek ellenőrzésére szolgál ez a programrész.
Adjuk meg az intézménykódot, az időszakot (könyvelésileg lezárt hónapot) és a bérnapló számát, majd indítsuk el a gyűjtést az Indulhat nyomógombra kattintva. Az ellenőrzés eredménye feljön egy új képernyőn, amelynek alsó részében láthatjuk a bérnapló egyenlegét. Ha az nem 0, azt a program piros színnel kiemelve jelzi. Ilyenkor át kell nézni az adott hónap bérkönyvelését és javítani kell a hibá(ka)t. (Két egyenleg mező van a képernyőn: a felső annak a tételnek az egyenlegét mutatja, amelyen éppen állunk, az alsó az összesen egyenleg, ennek kell 0-nak lennie!)
68
4.
499-ES FŐKÖNYV EGYENLEGÉNEK ELLENŐRZÉSE
(pusz) 1.6.4.4.
A 499(*)-es főkönyv egyenlegének 0-nak kell lennie adott időszak végére, ennek ellenőrzésére szolgál ez a programrész.
Az intézménykód és az időszak (könyvelésileg lezárt hónap) megadása után, kattintsunk az Indulhat nyomógombra. Elindul az ellenőrzés, majd annak eredménye feljön egy új képernyőn. A főkönyv egyenlegét az ablak alsó részében láthatjuk, ha az nem 0, akkor azt a program piros kiemeléssel jelzi. Ilyenkor át kell nézni az adott hónap bérkönyvelését, illetve minden olyan könyvelést, amely érinti a 499-es átvezetési főkönyvet és javítani kell az esetleges hibákat.
69
5.
KIVONAT – PÉNZFORGALOM EGYEZTETÉSE
(pusz) 1.6.4.5.
Ebben a menüpontban azt ellenőrizzük, hogy a főkönyvi kivonaton és a pénzforgalmi jelentésen megegyezik-e a pénzkészlet. Az ellenőrzést mindig január 1-jétől indítsuk az utolsó lekönyvelt hónap végéig.
A program a gyűjtés eredményét táblázatos formában megjeleníti (ezt akár ki is lehet nyomtatni). Láthatjuk, hogy mennyi: - a főkönyvi kivonaton a 31 , 32, 33, 34-es főkönyvek Tartozik és Követel forgalma - a főkönyvi kivonaton a 31, 32, 33, 34-es főkönyvek egyenlege - a pénzkészlet a pénzforgalmi jelentésen (ezt láthatjuk egyébként az 1.6.7.1.-es menüpontban lekérhető pénzforgalmi jelentés utolsó oldalán is) - az eltérés a főkönyvi kivonat egyenlege és a pénzforgalmi jelentés pénzkészlete között. (Az eltérés legfeljebb a pénzmaradvány összege lehet, ami a 9812-es és 9822-es főkönyvre van lekönyvelve.) Ha az előző négy ellenőrzés nem jelez egyetlen hibát sem, akkor nagy valószínűséggel nem lesz eltérés itt sem. Ha mégis, annak a következő okai lehetnek: - valamelyik (pénzkészlettel kapcsolatos) főkönyvi szám (31, 32, 33-asok) nem jelenik meg a főkönyvi kivonatban. Ez azért lehet, mert a számlatükörben (menüpont: 1.1.3.1) nincs bejelölve, hogy „ A kivonatban szerepel”. - valamelyik főkönyvi szám nincs benne a pénzforgalmi jelentésben. (Ez azért lehet, mert a CTRL + E billentyűkombinációval megtekinthető táblázatban, ahol az előirányzat és teljesítés főkönyvi párokat kell beállítani, az adott főkönyvnek nincs beállítva a párja.) - Idegen pénzeszközzel (35, 36-os főkönyvek) szemben nem a 4881-es főkönyv alábontását könyveltük. - A 31-es / 32-es főkönyvvel szemben könyveltünk a 488-as főkönyre. - A 499-es átvezetési főkönyvnek egyenlege van.
70
Ha az ellenőrzés során eltérést mutat a program, akkor rövidebb időszakokra kell lekérni az ellenőrző programot és meg kell állapítani, hogy először melyik napon jelentkezett az eltérés. Egy adott napon belül már könnyebb megtalálni az eltérés okát. Ha megvan, hogy melyik napon van az eltérés, akkor kilistázzuk annak a napnak a lekönyvelt tételeit a 1.6.6.1.3.-as menüpontban, és megnézzük, hogy van-e olyan összeg, ami megegyezik az eltéréssel.
6.
BESZÁMOLÓ (80-AS) - PÉNZFORGALOM EGYEZTETÉSE
(pusz) 1.6.4.6.
Ebben a menüpontban azt ellenőrizzük, hogy a pénzforgalmi jelentés (1.6.7.1.) és a 80-as beszámoló (2012-ben) 145. sorában szereplő pénzkészlet megegyezik-e. Az ellenőrzést mindig január 1-jétől indítsuk az utolsó lekönyvelt hónap végéig.
A program a gyűjtés eredményét táblázatos formában megjeleníti (ezt akár ki is lehet nyomtatni). Láthatjuk, hogy mennyi: - a pénzkészlet a pénzforgalmi jelentésen (ezt láthatjuk egyébként az 1.6.7.1.-es menüpontban lekérhető pénzforgalmi jelentés utolsó oldalán is) - a 80-as űrlap 145. sorában a pénzkészlet (tárgyidőszak végén) - az eltérés a 80-as beszámoló és a pénzforgalmi jelentés pénzkészlete között.
71
(Az eltérés legfeljebb a pénzmaradvány összege lehet, ami a 9812-es és 9822-es főkönyvre van lekönyvelve.)
Ha az előző négy ellenőrzés nem jelzett egyetlen hibát sem, akkor nagy valószínűséggel nem lesz eltérés itt sem. Ha mégis, annak a következő okai lehetnek: - valamelyik főkönyvi szám nincs beparaméterezve a 80-as beszámoló soraiba (Ezt nekünk kell jelezni, és pótoljuk a beállítást.) - valamelyik főkönyvi szám nincs benne a pénzforgalmi jelentésben. (Ez azért lehet, mert a CTRL + E billentyűkombinációval megtekinthető táblázatban, ahol az előirányzat és teljesítés főkönyvi párokat kell beállítani, az adott főkönyvnek nincs beállítva a párja.) - nem megfelelően alábontott főkönyvre könyveltek (pl: 91624 Egyéb kamatbevételek: ezt a főkönyvet mindig jobban meg kell bontani aszerint, hogy államháztartáson kívülről vagy belülről származik, illetve működési vagy felhalmozási célú a kamatbevétel. Erre azért van szükség, mert a 80-as beszámolóban ezeknek külön sora van, éppen ezért nem a főszám van beparaméterezve az űrlapon, hanem azok alábontása)
Ha az ellenőrzés során eltérést mutat a program, akkor kérjük le az 1.6.4.7. menüpontban a beszámoló és a pénzforgalmi jelentés tételes ellenőrzését az adott időszakra, amely meg fogja mutatni, hogy mely főkönyvi számnál van az eltérés.
72
7. BESZÁMOLÓ (80) - PÉNZFORGALOM TÉTELES EGYEZTETÉSE (pusz) 1.6.4.7. Ha az 1.6.4.6.-os ellenőrző program eltérést jelez, akkor az 1.6.4.7.-es menüpontban indítsuk el ugyanarra az időszakra a pénzforgalmi jelentés és a 80-as beszámoló tételes ellenőrzését.
A táblázatban csak azokkal a sorokkal kell foglalkozni, amelyek pirossal vannak megjelölve. A 916241-es főkönyvnél csak a pénzforgalmi jelentés oszlopban van összeg, a 80-as beszámolóra vonatkozó oszlopokban nincs. Oka: a 80-as űrlapon csak a 9162411 és 9162412-es főkönyv van beparaméterezve. A 916241-re lekönyvelt tételeket át kell könyvelni egy jobban alábontott főkönyvi számra.
73
8
KÖNYVELÉSI TÉTELEK KERESÉSE ÖSSZEG ALAPJÁN
(pusz) 1.6.4.8.
Ha egy konkrét összeget keresünk a könyvelésünkben, akkor az 1.6.4.8.-as menüpontban egy időszak megadása után megkerestethetjük a programmal az adott összeget.
A keresés eredménye:
A keresés eredménye (melyet akár ki is lehet nyomtatni) tartalmazza, hogy milyen dátumon, milyen bizonylatszámmal és iktatószámmal, milyen naplón és főkönyvi számon talált a program a megadott összeggel könyvelési tételt.
74
9 PÉNZTÁR EGYENLEGÉNEK ELLENŐRZÉSE A pénztárak egyenlegének minden nap meg kell egyeznie a 31-es főkönyvek egyenlegével. Sok esetben a 311-es főkönyv 1-2 Ft-tal eltér a tényleges pénzkészlettől. A következő példában azt látjuk, hogy a főkönyv és a pénztár záró egyenlege között 1 Ft eltérés van. (3112: 2094 Ft, pénztári záró egyenleg: 2095 Ft)
1.6.6.2.1. Főkönyvi kivonat
75
1.4.3.1. Pénztári mozgások
1/ Ilyenkor a Kerekítési lista (pzt – 1.4.3.C.) alapján ellenőrizni kell, hogy minden nap lekönyveltük-e, és ha igen helyesen-e a vegyes tételekben az aznapi kerekítések összegét. Fontos a kerekítés könyvelésénél odafigyelni arra, hogy ha több pénztárunk van, és azoknak más-más a főkönyvi száma (311, 3111, 3112), akkor mindig a megfelelőre könyveljük a kerekítést! Ilyen esetekben nem lehet ugyanazt a gazdasági eseményt használni mindegyik pénztárhoz kapcsolódóan.
A példánkban szereplő 1 Ft-os eltérést is az okozza, hogy az RKÖ pénztár januári kerekítését a CKÖ pénztár főkönyvi számára könyvelték (T: 3111 – K: 5562): így lett volna helyes: T: 3112 – K: 5562)
76
2/ Másik egyeztetési lehetőség, hogy az 1.5.1.2. Pénztári mozgások menüpontban kinyomtatjuk az adott időszak (11/01/01 – 11/03/31) záró egyenlegeit és azokat összehasonlítjuk a 311-es főkönyv egyenlegével a főkönyvi kivonat segítségével. Pénztár napi egyenlegeinek listázása:
1.4.3.1. /1.5.1.2. Pénztári mozgások
77
Ugyanilyen módon akár a bankok napi egyenlegeit is ki lehet listázni a 1.4.2.1. Bank mozgások menüpontban. A listázás egyetlen feltétele, hogy legyenek zárósorok a bankban!
10 BANKOK / PÉNZTÁRAK EGYENLEGÉNEK ELLENŐRZÉSE Végül még egy egyeztetési lehetőség: bankok és pénztárak záró egyenlegének egyeztetése pénzügyi és számviteli oldalról. Pénzügyi oldalról: 1.4.2.B.8 Bankok, pénztárak egyenlege
Számviteli oldalról: 1.6.6.2.1. Főkönyvi kivonat: 31* – 36* főkönyvre
Bankok, pénztárak egyenlege (1.4.2.B.8.)
78
79
Főkönyvi kivonat (1.6.6.2.1., 31*-36* főkönyv)
80
BESZÁMOLÓK A program a következő űrlapokat tartalmazza: 01 (mérleg-jelentés), 02, 03, 04, 05, 06, 06R, 07, 08, 09, 10, 10R, 12, 16, 21, 21K, 22, 22B, 23, 24, 27, 29, 38, 80, mérleg (M2) BESZÁMOLÓK KISZÁMÍTÁSA Menüpont: 1.8.4. Beszámoló kiszámítása (pusz)
Mire gyűjtjük a beszámolót? Beszámolóra Intézmény: állítsuk be, hogy melyik intézmény(ek) beszámolóját szeretnénk kiszámíttatni (a Beállít nyomógombra kattintva módosítás üzemmódban jelöljünk ki egy vagy több intézményt) Ha több intézményt jelölünk ki, akkor az elsőre fogja összesíteni a program a legyűjtött tételeket. Beszámolótól – Beszámolóig: egy vagy több beszámolót tudunk lekérni (F5-tel lehet választani). Arra mindig ügyeljünk, hogy a 06, 10, 21 és 22-es űrlapokból mindig kettő van, a megnevezésükből látjuk, hogy melyiket kell év elején / félévkor, illetve év végén lekérni! Időszak: írjuk be melyik időszakra szeretnénk lekérni a beszámolót. Megjegyzés: az űrlapokat egy-egy hónapra, vagy rövidebb időszakokra is ki lehet számoltatni, akár egyetlen napra is! A kezdő dátumnak sem kötelező január 1-jét megadni! Ez a lehetőség is megkönnyítheti az esetleges eltérések keresését! 81
Év: automatikusan bekészítődik. Az Indulhat nyomógombra kattintva indul a gyűjtés. Ha elkészült a program a gyűjtéssel, a beszámolót az 1.8.1. menüpontban lehet megtekinteni és kinyomtatni, az 1.8.5. menüben pedig csak nyomtatni.
BESZÁMOLÓ MEGTEKINTÉSE, NYOMTATÁSA Menüpont: 1.8.1. Beszámoló (pusz) Év: aktuális Dátum: mindig az a dátum, ahonnan indítottuk a kiszámítást (az 1.8.4.-es menüpontban megadott kezdődátum)! Intézmény: adjuk meg azt az intézménykódot, amelyre kiszámíttattuk az űrlapot/beszámolót. Beszámoló: beírjuk vagy F5-tel kiválasztjuk az 1.8.4-ben legyűjtött beszámoló számát. Legyűjtött intézmények: a program tölti ki! Mire nézi a beszámolót:
Beszámolóra
Beszámolóra nyomógombra kattintunk.
82
Minden oszlop alján látható egy Főkönyvre nyomógomb. Erre rákattintva meg lehet nézni, hogy mely főkönyvi számokból adta össze a program az adott sor összegét.
Nyomtatás nyomógombra kattintva kinyomtathatjuk a beszámolót.
BESZÁMOLÓ NYOMTATÁSA Menüpont: 1.8. 5. Beszámoló nyomtatása (pusz) Intézmény: adjuk meg azt az intézménykódot, amelyre kiszámíttattuk az űrlapot/beszámolót. Év, időszak: aktuális év, az a nap, amelytől indítottuk a beszámoló kiszámítását Beszámolótól – Beszámolóig: írjuk be azoknak a beszámolóknak a számát, amiket ki szeretnénk nyomtatni. Részletező lista: ha bepipáljuk, kinyomtatja a listára azt is a program, hogy a beszámoló egyes sorainak összege milyen főkönyvi számok összegéből jött ki. 1000 egységre?: ha bepipáljuk, ezer Ft-ban lesznek az adatok a listán. Mire gyűjtjük a beszámolót?
Beszámolóra
Indulhat nyomógombra kattintva indul a nyomtatás.
83
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS KÖNYVELÉSE A NULLÁS SZÁMLAOSZTÁLYBA A kötelezettségvállalás könyvelése intézményenként történik, mindig egy hónapra, a hónap utolsó napjára, az 5-ös naplón. (Egy adott hónapra akár többször is el lehet indítani a könyvelést, mert a program először mindig kitörli az adott hónapra vonatkozó adatok könyvelését, majd újra lekönyveli azokat.) A program megfelelő működéséhez (MINDEN ÉV ELEJÉN) a legelső könyvelés előtt: - Ellenőrizni kell, hogy a számlatükörben (1.1.3.1.) benne vannak-e azok a 0-ás főkönyvek, amelyekre a program könyvelni fog. Ha a főkönyvek nincsenek a számlatükörben, azokat az alapszámlatükörből (1.1.3.2.) át lehet emelni. - Ellenőrizni kell, hogy a számlatükörben (1.1.3.1.) benne vannak-e a teljesítési főkönyvek mellett a 0-s főkönyvi számok. Ha nincsenek, akkor a (kotvall) 1.7.A.1.-es menüpontban rá kell kattintani a Paraméter beállítás nyomógombra. Menüpont: (kotvall) 1.7.A.1. Kötelezettségvállalás könyvelése
A Paraméterek nyomógombra kattintva lehet beállítani, hogy az egyes teljesítési főkönyvekhez melyik 0-s főkönyvi szám kapcsolódjon, és a 0-s főkönyvnek melyik főkönyv legyen az ellenszámlája a kötelezettségvállalás könyvelésekor. A nyomógombra kattintva mindig annak az évnek a beállításai jönnek fel, amelyik évet megadtuk a „Könyvelési időszak (év/hó)” mezőben.
84
Az alapértelmezett beállítások: Teljesítési főkönyv 113 123 124 1313 1314 1323 1324 143 144 152 1541 1542 1543 156 158 159 171 172 173 174 18 191 192 193 194 271 272 273 274 371 372 373 374 376 381 382 383 386 291
0-s főkönyv 07113 07123 07124 071313 071314 071323 071324 07143 07144 07152 071541 071542 071543 07156 07158 07159 07171 07172 07173 07174 0718 072191 072192 072193 072194 072271 072272 072273 072274 072371 072372 072373 072374 072376 072381 072382 072383 072386 074291
Ellenszámla 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0971 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0972 0974 85
292 293 294 295 4314 4324 4334 4344 4354 4364 4514 4524 4534 4544 4554 4564 4574 51 52 53 54 55 56 57 58
074292 074293 074294 074295 07431 07432 07433 07434 07435 07436 07451 07452 07453 07454 07455 07456 07457 0751 0752 0753 0754 0755 0756 0757 0758
0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0974 0975 0975 0975 0975 0975 0975 0975 0975
A beállítások tetszőlegesen megváltoztathatók! A paraméterek kialakítása után a Paraméter beállítás nyomógombra kell kattintani, ez a programrész állítja be a megadott 0-s főkönyvi számokat az intézmény számlatükrébe (1.1.3.1.). A főkönyvi számok beállítása után az év/hónap megadása után, az Indulhat nyomógombra kattintva lehet elindítani a kötváll könyvelését. A program az egyes főkönyvi számok adott havi tételeit összesítve, egy összegben könyveli le a KOTV-11 (=év)… bizonylatszámon. A 0-s számlák Tartozik oldalára kerül lekönyvelésre a Vállalt kötelezettség összege, a Követel oldalra pedig a Teljesítés összege. (Vagyis: a 0-s főkönyvek egyenlegei a teljesítetlen kötelezettségvállalás összegét mutatják.) Ha az adott hónapban a Kötelezettségvállalás összege mínusz, akkor azt a 0-s számlák Követel oldalára könyveli a program, ha pedig a Teljesítés összege mínusz (követel egyenleg), akkor az a 0-s számla Tartozik oldalán fog megjelenni. 86
T
0-s főkönyv
Vállalt kötelezettség (ha +)
Teljesítés összege (ha -)
K
Vállalt kötelezettség (ha -)
Teljesítés összege (ha +)
Fontos! A (kotvall) 1.7.1.-es menüpontban lekérhető listában látható összegeket fogja lekönyvelni a program, ezét el se indítsuk addig a könyvelést, amíg nem ellenőriztük le, hogy a listán a megfelelő kötelezettségvállalás és teljesítési összegeket látjuk.
A program lefutása után a (pusz) 1.6.6.3. Könyvelés napló tételek menüpontban az 5-ös naplót kilistázva megtekinthetjük adott időszak lekönyvelt kötelezettségvállalását, és a főkönyvi kivonaton (1.6.6.2.1) nézhetjük meg a nullás főkönyvek egyenlegeit, hogy azok egyeznek-e az 1.7.1. (vagy 1.7.2.)-es listán látható összegekkel.
87
ÉV VÉGI ZÁRÁS, NYITÁS Fontos tudnivalók: A zárás és nyitás programok futtatása közben KÖNYVELÉSI MŰVELETET EGYIK INTÉZMÉNYBEN SEM LEHET VÉGEZNI! A zárást és a nyitást is el lehet többször indítani, az újbóli indítás során kitörli a program az előző zárást. Tehát: ha valami nem lesz jó a zárásban, még mindig lehet akár könyvelni is, aztán lehet újra zárni. Zárás, nyitás után a listák bármelyikét 0 – 998-as naplóig lekérve továbbra is a zárás előtti állapotot fogjuk látni. A beszámolóűrlapokat is bármikor le lehet kérni az előző évekre. A zárás, illetve a nyitás lépései INTÉZMÉNYENKÉNT a következők: 1. LÉPÉS: ZÁRÁS: (purgazd) 1.A.1. menüpontban (2012-es évbe legyünk belépve) Melyik intézményt?: példa: 1 – Polgármesteri Hivatal Melyik évet zárjuk? : 2012 Zárás időszaka: 2012/01/01 – 2012/12/31 Nyitás dátuma: 2013/01/01 Pénzforgalmi egyenleg vizsgálat?: Nem kell bepipálni! Kattintsunk az Indulhat nyomógombra. (Ha végzett a program, lépjünk ki.)
2. LÉPÉS: ZÁRÓ FŐKÖNYVI KIVONAT LEKÉRDEZÉSE : 1.6.6.2.1. menüpontban* Intézmény: példa: 1 – Polgármesteri Hivatal Dátum: 2012/01/01 – 2012/12/31 Napló : 0 – 999 (!) (999: Záró napló) Főkönyvi számlaszám: * - * Kattintsunk az Indulhat nyomógombra. A főkönyvi számok közül már csak a mérlegszámláknak (állományi számláknak – köztük a 0s főkönyveknek – ) lehet egyenlege. (Az előirányzat és teljesítés számláknak már nem lehet egyenlege!) Nézzük át a nyomtatási képen soronként, hogy minden előirányzati és teljesítés számlát lezárt-e a program! Ha nem, akkor ne is menjünk tovább! Ha rendben van a főkönyvi számlák egyenlege, akkor nyomtassuk ki a kivonatot. * Több főkönyvi kivonat közül is lehet választani. (1.6.6.2.1./ 1.6.6.2.5.)
88
A FOLYTATÁSNÁL KÉT LEHETŐSÉG KÖZÜL VÁLASZTHATUNK: - 3/A. lépés: mérlegszámlák zárása és nyitás egy lépésben - 3/B. lépés: csak a mérlegszámlák zárása, automatikus nyitás nem történik
3/A. LÉPÉS: NYITÁS 1.A.2. menüpontban: Ez a programrész lezárja az állományi számlákat a 493-as főkönyvvel szemben a záró (999) naplón, majd meg is nyitja azokat a 491-es főkönyvi számmal szemben január 1-jével a nyitó (1) naplón. (A 0-s főkönyveket a 0993-as főkönyvvel szemben zárja, és a 0991-es főkönyvvel szemben nyitja a program.) Melyik intézményt?: példa: 12 – XY Általános Iskola Melyik évet zárjuk? : 2012 Zárás időszaka: 2012/01/01 – 2012/12/31 Nyitás dátuma: 2013/01/01 Pénzforgalmi egyenleg vizsgálat?: Nem kell bepipálni! Kattintsunk az Indulhat nyomógombra.
(Ha végzett a program: Kilépés)
VAGY: 3/B. LÉPÉS: CSAK MÉRLEGSZÁMLÁK ZÁRÁSA 1.A.6. menüpontban: Ez a programrész csak lezárja az állományi számlákat a 493-as főkönyvvel szemben a záró (999) naplón, nyitás nem történik. Melyik intézményt?: példa: 1 – Polgármesteri Hivatal Melyik évet zárjuk? : 2012 Zárás időszaka: 2012/01/01 – 2012/12/31 Nyitás dátuma: 2013/01/01 Pénzforgalmi egyenleg vizsgálat?: Nem kell bepipálni! Kattintsunk az Indulhat nyomógombra. (Ha végzett a program: Kilépés)
4. LÉPÉS: ZÁRÓ FŐKÖNYVI KIVONAT: 1.6.6.2.1. menüpontban* Intézmény: példa: 1 – Polgármesteri Hivatal Dátum: 2012/01/01 – 2012/12/31 Napló : 0 – 999 (!) (999: Záró napló) Főkönyvi számlaszám: * - * Kattintsunk az Indulhat nyomógombra.
89
Már egyik főkönyvnek sem lehet egyenlege! Nézzük át a nyomtatási képen soronként, hogy minden állományi főkönyvet lezárt-e a program! Ha rendben van a főkönyvi számlák egyenlege, akkor nyomtassuk ki a kivonatot. * Több főkönyvi kivonat közül is lehet választani. (1.6.6.2.1./ 1.6.6.2.5.)
5. LÉPÉS: ZÁRÓ NAPLÓ KINYOMTATÁSA: 1.6.6.3. menüpontban Az 1.6.6.3. (Könyvelés napló tételek) menüpontban ki lehet listázni, hogy 2011/12/31-el a 999-es (záró) naplóra miket könyvelt a program, ha szükséges. Intézmény: példa: 1 – Polgármesteri Hivatal Dátum: 2012/12/31 – 2012/12/31 Napló : 999 – 999 (999: Záró napló) Kattintsunk az Indulhat nyomógombra.
Ezek után lépjünk át a CTRL + W billentyűkombináció segítségével a 2013-as évbe.
6. LÉPÉS: NYITÓ FŐKÖNYVI KIVONAT NYOMTATÁSA: 1.6.6.2.1. menüpontban* 2013/01/01-jére lekérve az 1-es naplót, már a nyitó főkönyvi kivonatot kapjuk. (feltéve, ha a 3/A. lépést választottuk az előzőekben.) Intézmény: példa: 12 – XY Általános Iskola Dátum: 2013/01/01 – 2013/01/01 Napló : 1 – 1 Főkönyvi számlaszám: * - * Kattintsunk az Indulhat nyomógombra.
* Több főkönyvi kivonat közül is lehet választani. (1.6.6.2.1./ 1.6.6.2.5.) 7. LÉPÉS: NYITÓ TÉTELEK ÁTVEZETÉSE AZ ÚJ FŐKÖNYVI SZÁMOKRA Amennyiben a 3/A lépést, azaz a nyitást indítottuk el, akkor az 1.A.3. „Nyitó átvezetése” menüpontban át kell vezetnünk a régi főkönyvi számokról az újakra a nyitó tételeket (feltéve , hogy már át vannak vezetve a 2013-as főkönyvi változások a számlatükrünkben – 1.1.3.1. menüpontban – ). (Ugyanis a program a régi főkönyvi számokra nyit meg.) Az átvezetés menete: - rákeresünk a régi főkönyvi számra - rákattintunk az Átvezetés nyomógombra - átmegyünk módosítás üzemmódba 90
- átírjuk a régi főkönyvi számot az újra - kilépünk - rákeresünk a következő főkönyvre, és ugyanígy folytatjuk.
8. LÉPÉS: NYITÓ NAPLÓ KINYOMTATÁSA: 1.6.6.3. menüpontban Intézmény: példa: 12 – XY Általános Iskola Dátum: 2013/01/01 – 2013/01/01 Napló : 1 – 1 Kattintsunk az Indulhat nyomógombra.
Végül célszerű lekérni az 1.8.4-es menüpontban a nyitó mérleget vagy mérleg-jelentést is, hogy ellenőrizzük, a nyitó oszlop egyenlegei megegyeznek-e a tavalyi záró értékekkel.
91
