POLISZ SYSTEM Integrált Önkormányzati Rendszer
Kezelési útmutató
ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Készítette: Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. Jelen dokumentum, valamint a rendszerhez kapcsolódó valamennyi információ szerzői jogi védelem alatt áll. Bármely részének felhasználása elektronikus vagy hagyományos módon a szerzők hozzájárulása nélkül tilos.
TARTALOMJEGYZÉK
Belépés………………………………………………………………………………………..3 Ikonok…………………………………………………………………………………….…..5 Az egyes programfunkciók elérése…………………………………………………………...7 A leggyakrabban használt menüpontok………………………………………………………8 Általánosan alkalmazott billentyűk………………………………………………………….11 Keresés………………...…………………………………………………………………….12 Munkaköri funkcióleírás…………………………………………………………………….16
2
BELÉPÉS A PROGRAMBA 1. Kétszer rákattintunk az asztalunkon lévő Polisz ikonra. (Vagy internet-böngészőből indítjuk a programot.) 2. A „Start” nyomógombra kattintunk. 3. Bejelentkezés:
A következő belépőkódok közül választhatunk: Felhasználó kód:
pusz/pu/pzt/te/kotvall/vez/jogu
à Tab
Jelszó:
pusz/pu/pzt/te/kotvall/vez/jogu
OK nyomógomb
pusz pu pzt te kotvall vez jogu
pénzügy és számvitel pénzügy pénztár tárgyi eszköz nyilvántartás kötelezettségvállalás vezetői információk (statisztikák) jogügylet, ügyvitel, szerződés nyilvántartás
3
4. Belépés a programba a saját kódunkkal: Felhasználói kód: Év: Intézmény:
Nyomtató: Jelszó:
4 jegyű személyes belépési kód írjuk be azt az évet, amelyikben dolgozni szeretnénk F5-tel lehet kiválasztani (csak azok közül az intézmények közül lehet választani, amikre adott előadónak van jogosultsága). Következő bejelentkezésnél már automatikusan bekészíti a program azt az intézményt, amit a legutolsó bejelentkezéskor megadtunk (ami természetesen módosítható). 2 (Laser DeskJet helyi) – nem módosítható adjuk meg a felhasználói kódunkhoz tartozó jelsztó (A Jelszó csere gomb segítségével lehet jelszót módosítani.)
Belépés nyomógomb
4
IKONOK 1
2
3
4
5
6 7
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1-2. Nem használjuk. 3. Módosító üzemmód A felhasználó által bevitt adatok módosítását teszi lehetővé. (A CTRL + M billentyűkombináció segítségével is módosítás üzemmódra válthatunk.) 4. Beviteli üzemmód Új adatok beviteli lehetősége. 5. Lekérdezés üzemmód Adatok lekérdezésére alkalmas.
6. Rekordkeresés Lehetőségünk van arra, hogy különböző szempontok alapján kikeressünk adatokat azon a képernyőn, ahol éppen állunk. Például ki tudjuk keresni a partnertörzsből azokat a partnereket, akik Budapesten laknak, vagy itt található a székhelyük. Gyakorlatban ez a következő módon működik: Bemegyünk az ügyféltörzsbe (menüpont: 1.1.1.1.) és ráklikkelünk a rekordkeresés ikonjára. A feljövő kis ablak első oszlopában választhatunk az ügyféltörzsben megadható adatok bármelyikére. A példánkban most a „Partner város”-t választjuk ki a legördülő menüből. A „From value” oszlopba beírjuk a keresett város nevét, jelen esetben „Budapest”-et. Ha Tabulátorral tovább lépünk, a „To value” oszlopba is beírja ugyanezt a program. Az „OK” nyomógomb megnyomása után a partner törzsben a program rááll az első olyan ügyfélre, aki Budapesten lakik, vagy itt van a székhelye az ügyféltörzs szerint. Ha azt akarjuk, hogy ráálljon a program a következő olyan ügyfélre, aki budapesti, akkor rá kell kattintanunk a következő ikonra. (Lásd: következő pont) 7. Következő rekord keresése Ez a programrész szorosan kapcsolódik az előzőhöz. A Rekordkeresés megadott szempontja alapján kiválasztott rekordok közül ugyanis a program először a megadott szempontnak megfelelő első rekordra áll rá. Például az abc-sorrendbe rendezett partnerek közül az elsőre, aki Budapesten lakik. Ha erre az ikonra klikkelünk, akkor a program kikeresi a következő ilyen tulajdonságú rekordot, esetünkben ügyfelet. 8. Tartomány kijelölés A korábban tárgyalt szempontok alapján itt is rekordok kikeresésére van lehetőségünk, de ebben az esetben csak azok a rekordok jelennek meg a listában, melyek az adott szempontnak
5
megfelelnek, példánkban: csak a Budapesten lakó, illetve budapesti székhelyű partnerek jönnek fel az ügyféltörzsben. A keresésről bővebben a 12. oldaltól olvashat. 9.10. 11. ikon Nem használjuk. 12. Táblázat teteje Abban az esetben, ha benne vagyunk valamilyen listában, például az ügyféllistában, akkor ezt az ikont alkalmazva a lista elejére ugrunk. 13. Előző képernyő Az ikonra kattintva annyit lépünk vissza a listában, hogy az egy oldallal korábbi sorok jelennek meg a képernyőn. Például: ha 10 sor fér a képernyőre, és a 35. soron állunk, akkor erre az ikonra klikkelve a 21-30. sor fog megjelenni. 14. Előző tábla sor Erre az ikonra klikkelve az előző sorra lépünk. 15. Következő tábla sor Ha erre az ikonra klikkelünk, a következő sorra lépünk. 16. Következő képernyő Erre az ikonra klikkelve a következő oldal sorai fognak megjelenni. Például: ha 10 sor fér a képernyőre és a 35. soron tartózkodunk, akkor, ha erre az ikonra klikkelünk, akkor a 41-50. sor fog megjelenni. 17. Táblázat alja Ha erre az ikonra klikkelünk, akkor a táblázat utolsó sorára ugrik a program. 18. ikon Nem használjuk.
6
AZ EGYES PROGRAMFUNKCIÓK ELÉRÉSE
Adott programfunkció elérése a következő módon történik: 1. Az egér jobb gombjával a munkaterületre klikkelünk, majd az így megjelenő listán a megfelelő menüpontra lépünk az egérrel. Az ábrán látható példában az egérrel először az 1. 4. menüpontra lépünk, ekkor megnyílik az ehhez tartozó lista. Itt kiválasztjuk a 2. menüpontot, s az ehhez a ponthoz tartozó listáról az 1. menüpontot: 1. Gazdálkodás – 4. Pénzügy, folyószámla — 2. Bank — 1. Banki mozgások 2. A másik lehetőség az, hogy a jobb egérgombbal történő klikkelés után, leütjük a billentyűzeten az 1-es, a 4-es, a 2-es, majd az 1-es billentyűt. E négy billentyű lenyomása után rögtön megjelenik a Banki mozgások képernyője. A dokumentációban az egyes menüpontok elött álló számok az imént említett elérési útvonalat mutatják. Példánkban 1.4.2.1. Banki mozgások. (Elérési útvonal 1-4-2-1)
7
A LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT MENÜPONTOK PÉNZÜGY-SZÁMVITEL (pu / pusz/pzt) Számla kiállítása vevőnek: Sztornó számla készítése:
1.2.2. 1.2.4.
Bejövő számlák rögzítése:
1.4.1.7.
Számlahelyettesítők-számlaösszesítők (minden olyan bevételhez és kiadáshoz, amihez nincs számla, de van áfa-tartalma, ahhoz kell számlahelyettesítőt készíteni!),
1.4.1.7.
Régi számlák rögzítése (program indulásakor):
1.4.1.7.
Utalás (tételesen/csoportosan)
1.4.5.1. /1.4.5.2.
Megbízási csomagok beemelése bankba
1.4.2.2.
Bank rögzítése: (Számlákat előtte kell rögzíteni!)
1.4.2.1.
Pénztár rögzítése: (Számlákat lehet közben is rögzíteni.)
1.4.3.1.
Bank tételes kontírozása: Pénztár tételes kontírozása: Bank, pénztár automatikus kontírozása:
1.4.2.1. vagy: 1.5.1.1. 1.5.1.2. 1.5.2.2. és 1.5.2.1.
Kontírlista (szakfeladatos):
1.5.7.
Kontírozás feldolgozása (könyvelés):
1.5.3.
Könyvelés ellenőrzése: Vegyes tételek rögzítése és kontírozása (pl: écs, bér): Eredeti előirányzatok rögzítése: Eredeti előirányzatok automatikus kontírozása: Előirányzat módosítás: Módosítások automatikus kontírozása: Bérlemez beolvasása: Adószámlák forgalmának beolvasása:
1.6.4.1. - 1.6.4.7. 1.6.1. 1.9.1.1. és 1.9.1.2. 1.9.1.B. 1.9.1.3. és 1.9.1.4. 1.9.1.C. 1.5.2.4. és 1.5.2.5. 1.4.2.5.2
Főkönyvi kivonatok:
1.6.6.2-sek
Tételes főkönyvi listák:
1.6.6.1-sek
Pénzforgalmi listák: Beszámolók kiszámítása és megtekintése (nyomtatása):
1.6.7-sek 1.8.4. és 1.8.1.
8
JOGÜGYLET (jogu)
Bevételi szerződések rögzítése
1.3.3.1.2.
Kiadási szerződések rögzítése
1.3.2.1.2.
Lista a szerződésekről
1.3.6.1. / 1.3.6.2.
Számla generálás előírásról
1.3.3.2.3.
Számla nyomtatás
1.3.3.2.2.
Postai csekk nyomtatása
1.3.3.5.
Postai csekk beolvasása
1.3.7.1.
Szerződés-mozgás egyenleg lista
1.3.2.6.1. / 1.3.3.6.1.
Szerződés-előírás egyenleg lista
1.3.2.6.2. / 1.3.3.6.2.
Szerződés egyenleg lista
1.3.2.6.9. / 1.3.3.6.9.
Hátralékosok lista
1.3.2.6.3. / 1.3.3.6.3.
Túlfizetők lista
1.3.2.6.4. / 1.3.3.6.4.
Levelek (egyenlegközlő, fizetési felszólítás)
1.3.2.6.5. / 1.3.3.6.5.
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS (kotvall)
Kötelezettségvállalás legenerálása
1.7.B.2.
Kötelezettségvállalás lista
1.7.1.
Kötelezettségvállalás lista nyitó összegekkel
1.7.2.
Kötelezettségvállalás lista szervezetkódonként
1.7.6.
Kötelezettségvállalás szerződésenként (csak képernyőre hívható!)
1.7.7.
Részletes kötváll listák
1.7.8.
Kötelezettségvállalás könyvelése a 0-s számlaosztályba 75-ös beszámoló lekérése
1.7.A.1. 1.7.C.
TÁRGYI ESZKÖZ (te)
Tárgyi eszközök törzsadatok
1.B.1.
Tárgyi eszköz rögzítése
1.B.2.1.
Tárgyi eszköz módosítása
1.B.2.2.
9
Tárgyi eszköz lekérdezése
1.B.2.3.
Kisértékű tárgyi eszközök rögzítése
1.B.2.6.
Lista a kisértékű tárgyi eszközökről
1.B.2.7.
Gazdasági változások rögzítése
1.B.2.2.
Befejezetlen beruházás aktiválása
1.B.3.5.
0-ra írt eszközök selejtezése
1.B.3.6.
Csoportos főkönyvi szám változtatás
1.B.3.3.
Csoportos szakfeladat változtatás
1.B.3.2.
ÉCS számítás
1.B.4.
Tárgyi eszköz karton
1.B.6.1.2.
Tárgyi eszköz lista
1.B.6.1.3.
ÉCS lista
1.B.6.3.1.
Főkönyvi összesítő
1.B.6.4.1.
Leltár
1.B.5.1.
10
ÁLTALÁNOSAN ALKALMAZOTT BILLENTYŰK Ctrl + M
Módosítás üzemmód
Ctrl + M majd F3
Törlés Csak módosítás üzemmódban működik. Egy sor törlésére alkalmazható.
Ctrl + M majd F4
Új sor beszúrása Csak módosítás üzemmódban működik. A következő sorba egy üres sort szúr be, bevitel üzemmódban.
F2
Elhagyás Ha az éppen folyamatban lévő tevékenységünket, nem akarjuk folytatni, vagy észrevesszük, hogy hibás, akkor az F2-es billentyű lenyomásával semmissé tehetjük.
F2, majd X
Módosítás semmissé tevése és az adott ablak elhagyása.
F5
ZOOM
Egy mezőn ZOOM-olva, megtekinthetjük, hogy a mezőbe milyen adatokat írhatunk, és kiválaszthatjuk a megfelelőt.
F6
Széthúz
Egy mező teljes tartalmát megmutatja, ha a képernyőn nem látható az egész szöveg.
Tab
Továbblépés a következő mezőre.
Shift + Tab
Visszalépés az előző mezőre.
Ctrl + Home Táblázat/lista elejére ugrik. Ctrl + End
Táblázat/lista végére ugrik.
Pg Down
Következő képre ugrik/ Lista esetén megmutatja a következő oldalt.
Pg Up
Előző képre ugrik / Lista esetén megmutatja az előző oldalt.
Ctrl +W
Átlépés másik intézménybe, vagy évbe
Ctrl + E
Előírás és előírás teljesítés főkönyvi párok megtekintése.
11
KERESÉS 6. 7.
8.
6. IKON: Rekordkeresés Lehetőségünk van arra, hogy különböző szempontok alapján kikeressünk adatokat egy törzsből. Például ki tudjuk keresni a szerződéstörzsből azokat a szerződéseket, amelyek száma 08/S11el kezdődik. Gyakorlatban ez a következő módon működik:
1. Bemegyünk a szerződéstörzsbe (1.3.2.1.2.) és ráklikkelünk a „Rekordkeresés” ikonjára (6. ikon), feljön a következő képernyő:
2. A kis ablak első oszlopában (Name) a legördülő menüből kikeressük a „Szerződés száma” lehetőséget és kiválasztjuk. A „From value” mezőbe beírjuk a keresett számot és mögé egy csillagot írunk: 08/S11* Ha Tabulátorral tovább lépünk, akkor a „To value” mezőbe is beírja a program ezt az értéket.
12
3. Ezután ráklikkelünk az OK nyomógombra, és a program felhozza azokat a szerződéseket, amelyeknek a száma 08/S11-el kezdődik.
4. Ha most rákattintunk a 7. ikonra, a Következő rekord keresésre, akkor a program rááll a következő olyan szerződésre, amelynek száma 08/S11-el kezdődik, és így tovább. A keresés annál pontosabb lesz, minél pontosabban meg tudjuk adni a keresési szempontot. Például, ha keresési szempontnak meg tudjuk adni a teljes szerződésszámot, akkor a program egyből arra a szerződésre fog ráállni.
13
KERESÉS TARTOMÁNYKIJELÖLÉSSEL
A 8. IKON a Tartomány kijelölés. A korábban tárgyalt szempontok alapján itt is kikeresésre van lehetőségünk, de ebben az esetben csak azok az adatok jelennek meg a listában, melyek az adott keresési szempontnak megfelelnek, tehát jelen esetben csak a 08/S11-el kezdődő számú szerződések. A keresés menete: 1. Rákattintunk a szerződéstörzsben (1.3.2.1.2) a „Tartomány kijelölés” ikonra (8. ikon). 2. A kis ablak első oszlopában (Name) a legördülő menüből kikeressük a „Szerződés száma” lehetőséget és kiválasztjuk. A „From value” mezőbe beírjuk a keresett számot és mögé egy csillagot írunk: 08/S11* Ha Tabulátorral tovább lépünk, akkor a „To value” mezőbe is beírja a program ezt az értéket.
3. Ezután ráklikkelünk az OK nyomógombra, és a program felhozza azokat a szerződéseket, amelyeknek a száma 08/S11-el kezdődik. A képernyőn csak ezeket fogjuk látni.
14
15
MUNKAKÖRI FUNKCIÓLEÍRÁS A POLISZ egyes moduljaihoz kapcsolódó feladatok Szerződés és jogügyleti modul 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Törzsadatok kialakítása: ügyfelek, jogügylet típusok, jogcímek Szerződések nyilvántartása (a szerződések alapadatainak berögzítése) Előírások készítése Az előírások és a pénzügyi teljesítések egyeztetése (elszámolás) Lekérdezések (hátralékosok lista, túlfizetések lista) Egyenlegközlő és/vagy fizetési felszólító levelek nyomtatása Vevői számlák generálása az előírásokról A generált számlák kinyomtatása Vevői számlák készítése a számlázó programban Postai csekk nyomtatása Postai csekk beolvasása
Pénzügy 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Törzsadatok kialakítása: ügyfelek, bank- és pénztárkódok, ÁFA mértékek és típusok, jogcímek Vevői számlák készítése és nyomtatása a számlázó programban A beérkezett szállítói számlák rögzítése A banki mozgások rögzítése (a bankkivonatok berögzítése) A rendszerbe berögzített vevői és szállítói számlák hozzárendelése a banki tételekhez Számlák utalása A bankok napi zárása Kompenzáció (az eredeti és a sztornó számlák kiegyenlítése) A szállítói számlák legyűjtése és feladása banki terminálon keresztüli utalásra Figyelem felhívó és fizetési felszólító levelek nyomtatása Lekérdezések (számlaösszesítés, folyószámla a mai napon, folyószámla a megadott napon, kintlevőségek) 23 ÁFA kimutatás lekérése (pénzforgalmi , fordított áfa)
Pénztár modul 24 25 26 27 28 29 30
Törzsadatok kialakítása: ügyfelek, jogcímek Pénztári mozgások rögzítése (kiadási és bevételi pénztárbizonylatok készítése és nyomtatása) Pénztár nyitóegyenlegének berögzítése Pénztár napi zárása (címletjegyzék és pénztárjelentés nyomtatása) Pénztári analitika vezetése és lekérdezése A készpénzes szállítói számlák berögzítése és hozzárendelése a pénztári tételhez Készpénzes vevői számlák elkészítése és nyomtatása, valamint hozzárendelése a pénztári tételhez
Számviteli modul 31 Törzsadatok kialakítása: számlatükör alábontások, gazdasági események, automatikus kontírozások, a bank- és pénztárkódokhoz tartozó főkönyvi számok, az egyes ÁFA mértékekhez és típusokhoz tartozó főkönyvi számok rögzítése 32 A gazdasági események, valamint a szakfeladatok és szervezetkódok hozzárendelése a banki és pénztári tételekhez, ha a pénzügyi modulban nem tették még meg. Az előbbi adatok ellenőrzése, ha a pénzügyi modulban már megadták őket. 33 A bank- és pénztármozgások tételes vagy automatikus kontírozása 34 A vegyes tételek kontírozása (pl. nyitó főkönyvi számlák, helyesbítések, értékcsökkenés stb.) 35 Kontírozási listák lekérése és nyomtatása (naplóra, főkönyvre, szakfeladatosan) 36 A kikontírozott tételek könyvelése 37 Könyvelési tételek ellenőrzése (pénzforgalom ellenőrzése, könyvelés ellenőrzése) 38 Könyvelési listák lekérése és nyomtatása (napló, főkönyvi kivonat, tételes forgalom)
16
39 Pénzforgalmi jelentés lekérése és nyomtatása 40 Beszámolók kiszámíttatása és nyomtatása 41 A pénzkészlet, a pénzforgalom és a 80-as beszámoló egyeztetése a rendszerben lévő ellenőrző programokkal 42 Költségfelosztás
Költségvetési modul 43 44 45 46 47 48
Költségvetés tervezése Eredeti kiadási és bevételi előirányzatok rögzítése Előirányzat módosítások rögzítése Költségvetési jelentés lekérése és nyomtatása Az eredeti és módosított előirányzatok automatikus kontírozása A kikontírozott előirányzatok könyvelése
Tárgyi eszköz modul 49 Törzsadatok kialakítása: tárolási helyek, az állományi, az értékcsökkenés és a 0-ra leírt főkönyvi számok közötti kapcsolat kialakítása, az egyes állományi főkönyvekhez tartozó leírási kulcsok megadása, felelős dolgozók 50 Tárgyi eszközök rögzítése, módosítása 51 Kisértékű tárgyi eszközök rögzítése 52 A tárgyi eszközökkel kapcsolatos gazdasági események rögzítése 53 Értékcsökkenés kiszámítása 54 Leltár készítés 55 Lekérdezések (törzskarton lista, tárgyi eszköz karton, tárgyi eszköz lista, gazdasági mozgások listája, értékcsökkenési listák, havi gyűjtött forgalom főkönyvenként)
Kötelezettségvállalás modul 56 Kiadási szerződések, megrendelők rögzítése 57 Előírások generálása a szerződéseken 58 Előírások – kifizetések egyeztetése
17
